MAKALAH

Sistem Informasi Akuntansi

Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan

Oleh;

Kelompok 6
1. Gigih Andita Taruna (A1C014042)
2. Gilang Novri Setiadi (A1C014043)
3. Justica Kharista (A1C014056)
4. Lalu Aang Ryan Putra P. (A1C014060)
5. Afrida Isnaini (A1C015002)
6. Agnes Tri Wilujeng (A1C015003)
7. Bq. Putri Haryati Fardian (A1C015016)
8. Bq. Sonya Ermyna Dende R. (A1C015017)
9. Elma Ramdhani (A1C015028)
10.Febriani Dewi Safithri (A1C015033)
11.Habibullah (A1C015037)

S1 AKUNTANSI REG. PAGI

UNIVERSITAS MATARAM
2017
 Kata Pengantar

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala limpahan Berkah dan
Rahmat-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan pembuatan makalah ini dalam bentuk
maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai
salah satu acuan, petunjuk dan pedoman bagi para pembaca dalam pokok pembahasan
Sistem Informasi Akuntansi mengenai Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan.

Semoga makalah ini dapat membantu menambah pengetahuan dan pengalaman

bagi para pembaca, kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh
karena itu, kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu diharapkan
demi kesempurnaan makalah ini. Akhir kata, kami ucapkan terima kasih kepada semua
pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir.

Mataram, 1 April 2017

Penyusun,

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 2

 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................................1

KATA PENGANTAR ...............................................................................................2
DAFTAR ISI..............................................................................................................3
BAB I. PENDAHULUAN .........................................................................................4
A. Latar Belakang ...........................................................................................4
B. Rumusan Masalah ......................................................................................5
C. Tujuan Masalah ..........................................................................................5
BAB II. PEMBAHASAN ..........................................................................................6
A. Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan ...........................................6
B. Pengendalian Siklus Transaksi Pada Pemrosesan Pesanan .........................11
C. Proses Bisnis Manajemen Akun Pelanggan ................................................14
D. Pengendalian Transaksi Pada Proses Bisnis Piutang Dagang .....................14
E. Proses Bisnis Kas Yang Diterima Pada Rekening ......................................17
F. Proses Bisnis Penjualan Tunai ....................................................................23

BAB III. PENUTUP ..................................................................................................24

A. Kesimpulan ..................................................................................................24
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................25

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 3

 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Proses bisnis yang berjalan dalam organisasi semakin lama semakin berkembang.
Proses transaksi yang ada juga semakin rumit. Dalam hal ini suatu organisasi tidak bisa
hanya mengandalkan pemrosesan transaksi secara tradisional. Oleh karena itu,
pengembangan sistem informasi merupakan suatu keharusan bagi organisasi dalam
menjalankan aktivitas bisnisnya. Perusahaan yang aktivitas operasionalnya yanh masih
manual ketika mencoba menggunakan suatu teknologi computer untuk pemrosesan data,
maka masalah yang pertama dihadapi adalah besarnya pembiayaan yang harus
dikeluarkan. Pembiayaan ini dapat berupa biaya pembelian hardware, pembangunan
sistem dan penyiapan infrastruktur, baik sumber daya manusia maupun teknis..

Penerapan sistem informasi disuatu organisasi merupakan seluruh cara dalam

memenangkan persaingan yang semakin ketat dan menjadikan informasi sebagai sumber
daya yang harus dikelola dengan tepat. Sehingga tercipta suatu sistem terpadu yang
menyediakan informasi untuk mendukung operasionalnya, manajemen dan fungsi
penentu pengambilan keputusan bisnis yang tepat. Penerapan sistem informasi baru juga
akan mengalami masalah jika tidak diselesaikan akan menimbulkan inefisiensi dan
inefektivitas dalam pemberdayaan sumber daya potensial. Oleh karena itu sebelum
melakukan upaya pengembangan dan implementasi, harus dilakukan proses konsiderasi
secara multidimensi terhadap berbagai hal yang mungkin berpengaruh terhadap
kesuksesan suatu sistem baru.

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 4

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimanakah proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan ?
2. Bagaimanakah pengendalian siklus transaksi pada pemrosesan pesanan ?
3. Bagaimanakah bisnis manajemen akun pelanggan ?
4. Bagaimanakah pengendalian transaksi pada proses bisnis piutang dagang ?
5. Bagaimanakah proses bisnis kas yang diterima pada rekening ?
6. Bagaimanakah proses bisnis penjualan tunai ?

C. Tujuan Masalah
1. Untuk mengetahui proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan.
2. Untuk mengetahui pengendalian siklus transaksi pada pemrosesan pesanan.
3. Untuk mengetahui bisnis manajemen akun pelanggan.
4. Untuk mengetahui pengendalian transaksi pada proses bisnis piutang dagang.
5. Untuk mengetahui proses bisnis kas yang diterima pada rekening.
6. Untuk mengetahui proses bisnis penjualan tunai.

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 5

 BAB II
PEMBAHASAN

A. Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan meliputi aktivitas :

Permintaan informasi
Pembuatan kontrak
Penerimaan pesanan
Pengiriman
Penagihan

Permintaan informasi dan pembuatan kontrak adalah aktivitas pilihan. Kadang-kadang

aktivitas ini terjadi atau diperlukan dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan
pada beberapa organisasi, tetapi aktivitas ini tidak penting pada beberapa pelanggan atau
organisasi.
Permintaan Informasi
Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu
permintaan informasi dari pelanggan atau permintaan suatu quotation. Quotation adalah
sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna
memberikan informasi mengenai produk, harga, ketersedian produk dan informasi
pengiriman. Quotation disiapkan ketika pelanggan potensial meminta secara khusus
informasi secara rinci mengenai pesanan potensialnya. Informasi pelanggan yang
dimasukan ke sistem penerimaan pesanan untuk menyiapkan dokumen permintaan
informasi atau quotation disimpan dan digunakan kembali secara berkala jika pelanggan
melakukan pemesanan.

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 6

 Pembuatan Kontrak
Perjanjian legal sebelum menjual kepada pelanggan sebagai suatu kebijakan
perusahaan. Pembuatan kontrak ini kadang kala tidak diperlukan oleh perusahaan. Jika
kontrak diperlukan, maka ini merupakan aktivitas berikutnya dalma proses bisnis
pengelolaan pesanan pelanggan. Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan
barang atau jasa kepada pelangga. Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal
pengirimannya. Kontrak yang berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu barang pada
periode tertentu disebut blanket order.

Memasukkan Pesanan
Memasukan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan.
Aktivitas order-entry pada dasarnya sama, apakah sebagai aktivitas yang pertama dalam
proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan atau terjadi sebagai bagian dari permintaan
atau terjadi sebagai bagian dari permintaan informasi, penyiapan kontrak, atau keduanya.
Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan ketersediaan
barang. Penentuan harga suatu pesanan yaitu mengetahui harga terkini dari produk atau
jasa, biaya tambahan, diskon maupun biaya pengiriman. Sistem informasi enterprise
resource planning (ERP) memungkinkan implementasi prosedur penentuan harga yang
canggih dan flekeibel antara pelanggan dan barang.

Pengiriman
Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang
disebut delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang ke
pelanggan. Semua informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengirimkan
barang kepada pelanggan ada di dalam delivery. Pesanan penjualan berisi banyak
informasi yang diperlukan dalam suatu delivery. ERP secara otomatis membuat salinan
informasi ini ke delivery. ERP akan melakukan pemeriksaan tambahan untuk
memastikan kualitasnya. Sebagai contoh, ketersediaan barang akan dicek ulang untuk
memastikan bahwa pengiriman dapat dilakukan segera. Dokumen delivery diprses untuk
menyiapkan jadwal (daftar kerja) pengiriman. Jadwal didasarkan pada tanggal
pengiriman yang diminta oleh pelanggan. Barang yang dikeluarkan dari persediaan untuk
pengiriman memerlukan dokumen pengambilan pesanan, pengepakan pesanan, dan
posting pengiriman. Pengambilan pesanan mencakup proses memilih barang dari pabrik
atau gudang sesuai dengan pesanan. Pengepakan barang mencakup menyiapkan barang
sampai ke kendaraan angkutan yang membawa sampai ke pelanggan. Daftar pengepakan
disiapkan unuk setiap pengiriman dan tembusannya diikutkan dalam pengiriman. Bill of
lading disipakan sebagia dokumen untuk pengangkutan barang ke kendaraan angkutan
sampai ke pelanggan. ERP dapat membuat salinan informasi tersebut untuk dokumen
pesanan penjualan atua dokumen delivery.

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 7

 Penagihan
Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan.
ERP membuat banyak salinan data yang digunakan untuk penagihan dari
dokumen pesanan penjualan pelanggan atau dokumen delivery pelanggan. Faktur
pada gambar di bawah tersebut untuk pengiriman disiapkan dan diberikan kepada
pelanggan. Pembuatan faktur ini adalah akhir dari proses bisnis pengelolaan
pesanan pelanggan.

Ilustrasi ERP
Sistem ERP mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang
sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Bagan
ini akan membahas secara ringkas data yang disimpan dan diproses dalam bisnis
pengelolaan pesanan pelanggan dengan menggunakan SAP R/3. Proses bisnis
pengelolaan pesanan adalah bagian dari modul penjualan dan distribusi SAP.
1. Record Master Pelanggan
Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkaitan dengan
pelanggan. Record master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan
penjualan dalam R/3 karena informasi dalam record master pelanggan
digunakan dalam proses pesanan penjualan.
SAP R/3 membutuhkan empat macam record master :
1. Record penjualan ke pelanggan
2. Record pengiriman ke pelanggan
3. Record penagihan ke pelanggan
4. Record pembayaran pelanggan

Ketika record master penjualan ke pelanggan dibuat, ketiga record master

yang lain akan secara otomatis dibuat dengan menggunakan informasi

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 8

 yang sama. Ketika seorang pelanggan memiliki lokasi yang berbeda untuk
penerimaan, pengiriman dan atau pembayaran, informasi pada record
tersebut dapat diubah sesuai dengan kebutuhan.

2. Field Data
Record master pelanggan dibuat dengan memasukkan informasi ke dalam
R/3/ R/3 mengarahkan proses input dengan menunjukkan urutan isian
pada layar monitor. Setiap layar digunakan untuk mengumpulkan kategori
data yang berkaitan dengan pelanggan. Kebanyakan input dikodekan
dengan angka. Pengguna menekan tombol return jika isi layar
dilengkapi dan untuk melihat layar berikutnya. Layar input Create
Customer pada input fasilitas R/3 menggunkan list box dan fasiltas
pencarian. List box digunakan oleh pengguna untuk memilih item dari
daftar yang ada. Item-item biasanya ditunjukkan dalam bentuk tekx dan
input dikodekan dengan angka oleh R/3 ketika pengguna memilih item
dalam daftar. Fasilitas pencarian memungkinkan pengguna memasukkan
kata dan R/3 akan menemukan kode yang dibutuhkan. Layar Create
Customer dan beberapa data yang dimasukkan pada layar ini ditunjukan
pada gambar dibawah ini.
Initial Screen -Payment Transaction
Customer Address - Correspondence
Control Data - Insurance
Marketing - Sales
Payment Transactions - Billing
Unloading Points - Shipping
Foreign Trade - Taxes
Contact Person - Output
Account Management -Partner Functions
Gambar : Layar input Create Customer pada SAP R/3
Create Customer : Initialscreen. Layar awal ini memerlukan masukan
kode pelanggan yang digunakan sebagai identitas unik recordmastere
pelanggan. Kode ini ditetapkan secara internal dan eksternal.

Create Customer : Customer Address. Layar awal ini memerlukan

masukan alamat pelanggan yang berupa teks. Nama perusahaan
dimasukkan ke dalam field nama.

Create Customer : Control Data Screen. Field yang dimasukkan pada

layar ini tergantung pada kebutuhan khusus perusahaan.
Create Customer : Marketing. Layar ini digunakan untuk memasukan
data statistik mengenai pelanggan.

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 9

 Create Customer : Payment Transaction. Layar ini digunakan untuk
memasukan informasi bank pelanggan.

Create Customer : Unloading Points. Layar ini digunakan untuk

memasukkan dimana barang yang diterima pelanggan belum dibongkar.

Create Customer : Foreign Trade. Digunakan untuk memasukkan data

yang berkaitan dengan pengendalian ekspor.

Create Customer : Contact Person. Digunakan untuk memasukkan data

yang berkaitan dengan kontak orang.

Create Customer : Account Management. Digunakan untuk spesifikasi

data rekening rekonsiliasi.

Create Customer : Payment Transaction. Create Customer :

mengumpulkan data untuk transaksi pembayaran secara otomatis.

Create Customer : Correspondence. Digunakan untuk membangun

suatu dunning procedure ( tindakan yang dilakukan untuk mengumpulkan
pembayaran dari pelanggan yang terlambat melakukan pembayaran) dan
koresponden lain dengan pelanggan.

Create Customer : Insurance. Digunakan untuk memasukkan data yang

berkaitan dengan asuransi kredit ekspor.

Create Customer : Sales. Digunakan untuk mengidentifikasi wilayah

dalam perusahaan yang bertanggung jawab kepada pelanggan.

Create Customer : Shipping. Digunakan untuk menentukan pengiriman

rinci.

Create Customer : Billing. Digunakan untuk memasukkan data

mengenai penagihan.

Create Customer : Taxes. Digunakan untuk memasukkan data yang

berkaitan dengan kewajiban pajak pelanggan.

Create Customer : Layar Output. Digunakan untuk spesifikasi default

output untuk berbagai dokumen yang dapat dihasilkan bagi pelanggan.

Create Customer : Partner Function. Ketika record penjualan ke

penlanggan dibuat, R/3 secara otomatis membuat record master tagihan
kepada, membayar, dan pengiriman ke untuk pelanggan yang sama
dengan menggunakan informasi yang sama.

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 10

B. Pengendalian Siklus Transaksi Pada Pemrosesan Pesanan

Pada gambar 7.4 menunjukkan flowchart analitik dari proses bisnis pesanan
penjualan standar dimana pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi.
Pengendalian siklus transaksi didasarkan pada fungsi yang dipisah dalam suatu proses
bisnis. Pada gambar tersebut tampak, fungsi-fungsinya antara lain input pesanan, kredit,
barang jadi, pengiriman, penagihan, piutang dagang, dan buku besar.

Memasukkan pesanan
Fungsi memasukkan pesanan (order-entry) memulai proses
pesanan pelanggan dengan menyiapkan dokumen pesanan
pembelian. Pesanan penjualan berisi penjelasan mengnai prosuk
yang dipesan, harganya, dan data deskriptif mengenai pelanggan
seperti nama, alamat pengiriman, dan jika diperlukan, alamat
penagihan.

Kredit
Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya diverifiasi terlebih
dahulu ke bagian pengiriman barang. Unutk pelanggan regular,
pemeriksaan kredit meliputi menentukan jumlah total kredit yang
disetujui tidak melebihi otorisasi dan manajemen secara umum
atau khusus. Untuk pelanggan baru, pemeriksaan kredit diperlukan
untuk menentukan waktu penjualan kepada pelanggan. Fungsi
order-entry merupaka subjek pengendalian dari suatu fungsi kredit

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 11

 independen untuk mmisahkan tugas dalam proses bisnis. Sekali
kredit telah disetujui, maka proses pesanan berjalan.

Barang jadi
Barang jadi diambil sesuai dengan yang ada pada picking list.
Picking list disiapkan dari dokumen pengiriman yang disiapkan
dengan database pesanan untuk memproses esanan yang telah
disetujui. Record pesanan diperbarui unutk menunjukkan kuantitas
sesungguhnya yang diambil dan akan dilanjutkan ke bagian
pengiriman. Bagian pengiriman akan memberitahukan penerimaan
barang yang telah ditransfer.

Pengiriman
Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok
dengan pesanan yang ada pada packing list bersama dengan barang
yang dipesan. Dokumentasi pengiriman disiapkan dan database
pesanan diperbarui untuk pengiriman. Bagian pengiriman secara
khusus menyiapkan bill of loading (gambar 7.5) untuk pengiriman.
Bill of loading merupakan pertukaran dokumentasi antara pengirim
dan pengangkut.

Penagihan
Merupakan proses terakhir dari proses pesanan dengan
menyiapkan faktur untuk pesanan yang tampak pada daftar
penagihan. Bagian penagihan melakukan verifikasi pesanan dan
kemudian menyiapkan faktur. Faktur berisi total pembayaran untuk
jumlah kuantitas yang dikirimkan, biaya akhut, dan pajak.

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 12

 Piutang dagang dan buku besar
Perbedaan antara penagihan dan piutang dagang penting untuk
mempertahankan pemisahan fungsi. Bagian penagihan
bertanggung jawab untuk membuat faktur pesanan secara
individual dan piutang dagang menangani informasi rekening
pelanggan dan secara periodik mengirimkan laporan piutang
dagang kepada pelanggan. Bagian penagihan tidak mempunyai
akses ke record keuangan ( buku besar piutang dagang) dan record
keuangan independen dari proses pembuatan faktur. Perhatikan
pada gambar 7.4 bahwa pengendalian total dari posting ke
rekening buku besar piutang dagang dibandingkan dengan jurnal
yang dikirimkan dari enagihan untuk melakukan validasi posting
ke buku besar. Perbedaan antara fungsi pengiriman dan barang jadi
penting untuk membangun akuntabilitas untuk penegluaran barang
jadi dari gudang. Fungsi pengiriman hanya menerima barang yang
telah diidentifikasi secara independen.

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 13

C. Proses Bisnis Manajemen Akun Pelanggan
Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan mencakup pemrosesan piutang
dagang sampai pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening.
Piutang Dagang
Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang atau
jasa yang telah dijual yang dimasukkan dalam rekening. Prosedur piutang dagang
sederhana, dimana buku pembantu dari rekening individu dikelola dengan
menggunakan rekening pengendalian dalam buku besar. Remittance advices di-
rute dari fungsi penerimaan kas, kredit memo dan penyesuaian faktur lainnya di-
rute ke departemen piutang dagang dari departemen penagihan. Debit dan kredit
di posting ke rekening individualnya secara periodik, laporan-laporan disiapkan
dan dikirm ke pelanggan. Daftar umum piutang dagang disiapkan sebagai produk
dari laporan yang dikirimkan.

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 14

 D. Pengendalian Transaksi Pada Proses Bisnis Piutang Dagang

Gambar 7.6 menggambarkan flowchart dokumen dari proses bisnis piutang dagang. Hal utama
dalam piutang dagang adalah pemisahan pada fungsi-fungsi yang ada dalam proses bisnis.

Penerimaan Kas
Slip pembayaran pelanggan dilanjutkan ke piutang dagang untuk diposting dari
penerimaan kas. Piutang dagang tidak punya akses ke kas atau memeriksa
pembayaran pelanggan.

Penagihan
Faktur, memo kredit dan penyesuaian faktur yang lainnya dirutekan ke piutang
dagang untuk diposting ke rekening pelanggan. Hal ini menjaga pemisahan
fungsi-fungsi yang ada. Penagihan tidak punya akses langsung ke pencatatan
piutang dagang.

Piutang dagang

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 15

 Piutang dagang bertanggung jawab untuk mengelola buku pembantu piutang
dagang. Rekening kontrol dikelola oleh departemen buku besar. Debit dan kredit
di posting ke rekening pelanggan dari bukti pembayaran, faktur, dan dokumen
lain yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas.

Kredit
Fungsi departemen kredit meliputi menyetujui retur dan potongan penjualan dan
penyesuaian lainnya untuk rekening pelanggan.

Buku Besar
Mengelola rekening pengendali piutang dagang. Debit dan kredit diposting ke
rekening pengendali piutang dagang dari jurnal dan hasil pencocokan dengan total
pengendali yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas. Jumlah ini
direkonsiliasi ke kontrol total dan dikirimkan ke buku besar langsung dari piutang
dagang. Rekonsiliasi ini merupakan siklus pengendalian transaksi yang penting
dalam proses bisnis piutang dagang.

Retur dan Potongan Penjualan

Retur dan potongan penjualan memerlukan pengendalian yang hati-hati. Potongan
penjualan terjadi karena ada barang dagangan yang rusak, kekurangan dalam
pengiriman, atau adanya perjanjian antara pelanggan dengan penjual untuk
mengurangi jumlah yang dipunyai pelanggan. Retur penjualan terjadi ketika
pelanggan mengembalikan vyang sudah dikirim, seperti diilustrasikan pada
gambar 7.6, prosedur retur penjualan dimulai dari departemen penerimaan. setelah
barang diterima dari pelanggan dan dikembalikan sebagai persediaan, untuk
pengendalian yang baik, bagian penerimaan akan melanjutkan memo retur
penjualan atau dokumen yang sejenis ke departemen kredit. Departemen kredit
menyetujui memo retur penjualan dan melanjutkan ke bagian penjualan. Memo
retur penjualan yang telah disetujui diotorisasi oleh bagian penagihan untuk
menerbitkan memo kredit untuk retur ini.

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 16

 Penghapusan Piutang Dagang
Pemisahan fungsi penting dalam proses bisnis untuk menghapus piutang dagang.
Hal pokok dalam proses penghapusan adalah analisis rekening yang telah jatuh
tempo sebelumnya. Sejumlah teknik dapat digunakan sebagai upaya untuk
mengumpulkan rekening yang telah jatuh tempo. Hal ini melibatkan posedur
dunning seperti mengirimkan ke pelanggan sejumlah surat sebagai tindak lanjut
dan menggunakan agen-agen pengumpul piutang untuk melakukan pendekatan ke
pelanggan untuk membayar. Akan tetapi, sejumlah rekening memang sudah tidak
layak lagi dan harus dihapus. Gambar 7.7 mengilustrasikan pemisahan fungsi
dalam proses bisnis penghapusan piutang dagang. Departemen kredit memulai
proses penghapusan dengan menyiapkan memo penghapusan. Bagian piutang
dagang melakukan otorisasi untuk rekening yang dihapus setelah menerima
memo penghapusan yang telah disetujui. Tembusan memo penghapusan yang
telah disetujui juga dikirimkan ke pihak ketiga (internal audit) seperti pada
gambar 7.7 untuk tujuan pencatatan. Ini diperlukan karena setelah penghapusan,
piutang dagang tidak akan masuk dalam rekening yanga aktif.

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 17

E. Proses Bisnis Kas Yang Diterima Pada Rekening
Proses bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan masih
memiliki saldo. Penerimaan kas pada rekening biasanya berasal dari pengiriman
surat atau dibayarkan oleh seseorang ke kasir pusat. Pembayaran pelanggan harus
selalu di akui. Pelanggan seharusnya menerima kuintansi dan laporan bulanan
yang menunjukkan jumlah yang dibayarkan. Pengakuan pembayaran merupakan
pengendalian yang penting. Piutang dagang yang telah dicatat yang akan
dibayarkan perlu pengendalian dari penerimaan pembayaran. Pada kejadian
dimana pembayaran pelanggan tidak diakui pada laporan berikutnya, maka
pelanggan akan memberikan catatan khusus untuk pemesanan berikutnya.

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 18

Gambar 7.8 merupakan flowchart analitis dari proses bisnis kas yang diterima
pada rekening. Hal pokok yang diilustrasikan adalah pemisahan fungsi-fungsi
berikut ini :
Mailroom. Pembayaran pelanggan akan diterima dalam mailroom. Surat
akan dibuka dan cek serta bukti pembayaran akan dipisahkan. Cek
disahkan dan dijumlahkan secara hati-hati. Daftar pembayaran yang berisi
pembayaran yang diterima, disiapkan. Daftar pembayaran merupakan
saldo dari jumlah cek keseluruhan yang diterima, dan perjanjian dari
jumlah tersebut telah disetujui. Tembusan daftar pembayaran dan bukti
pembayaran diberikan ke bagian piutang dagang. cek dan control total
diberikan ke penerimaan kas sebagai deposito.

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 19

 Penerimaan kas. Cek diterima dari mailroom bersama dengan penerimaan
kas dari penjualan tunai (jika ada) dan slip setoran disiapkan. Daftar
pembayaran dan control total diterima dari mailroom dicocokan dengan
slip setoran dan perjanjian tentang jumlah yang telah disetujui. Daftar
pembayaran kemudian digunakan untuk memposting jumlah pembayaran
yang diterima dari mailroom ke jurnal penerimaan kas. Jurnal disiapkan
dan dilanjutkan ke buku besar. Daftar pembayaran, control total, dan
tembusan slip disimpan urut tanggal. Deposito dilanjutkan seluruhnya ke
bank.
Piutang dagang. Di posting ke rekening piutang dagang. yang di posting
ke buku besar adalah totalnya. Control total dicocokkan dengan daftar
pembayaran. Perjanjian untuk jumlah ini disetujui. Piutang dagang
diurutkan dan disimpan urut pelanggan. Daftar pembayaran dan tembusan
KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 20
control total yang di posting disimpan urut tanggal. Tembusan control
total dilanjutkan ke buku besar.

Buku besar. Jurnal dari penerimaan kas dan control total diterima
dari rekening piutang dagang untuk dibandingkan. Jumlahnya
kemudian di posting ke buku besar. Sumber posting ke buku besar
adalah jurnal dari kasir sejumlah pembayaran yang diterima untuk
didepositokan. Jumlah ini harus direkonsiliasikan dengan total item
yang di posting ke buku besar piutang dagang. Jurnal dan control
total disimpan urut tanggal.

Bank. Menerima setoran dan melakukan validasi tembusan slip

setoran. Tembusan slip setoran yang telah divalidasi di kembalikan

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 21

 ke audit internal. Slip setoran yang telah dovalidasi disimpan urut
tanggal.

Audit Internal. Menerima laporan bank secara periodic. Rekonsiliasi bank

secara independen merupakan pengendalian yang penting dalam proses bisnis
penerimaan kas.
Rangkuman. Untuk mengendalikan penerimaan kas melalui surat, tidak boleh
ada pekerjaan yang dirangkap antara mailroom (yang membuka surat),
penerimaan kas (tempat uang dicatat dan setoran disiapkan) dan piutang
dagang (tempat pengurangan aset dilakukan). Sering kali faktur atau laporan
yang dikirim ke pelanggan disiapkan dengan nama dan alamat pelanggan
dikembalikan bersamaan dengan pembayaran sebagai piutang dagang. ini
biasa dilakukan untuk faktur telepon, dan supermarket (gambar 7.9). Seperti
gambar 7.8, dokumen sumber untuk memposting ke buku besar adalah jurnal

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 22

 yang dibuat oleh kasir yang mengindikasikan jumlah setoran dari kas yang
diterima. Jumlah ini harus direkonsiliasi dengan total item yang di posting ke
file buku pembantu piutang dagang. tembusan slip setoran yang telah
divalidasi dilanjutkan ke internal auditor, yang akan digunakan ketika
melakukan rekonsiliasi dengan rekening bank. Pengendalian dari kas aktual
(sebagai kebalikan cek) yang diterima melalui surat sebagian besar
mengandalkan supervisi langsung.

F. Proses Bisnis Penjualan Tunai

Perbedaan ignifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan proses bisnis kas yang
diterima pada rekening adalah tidak adanya pencatatan aset sebelumnya (saldo rekening
pelanggan) pada proses bisnis penjualan tunai. Pembuatan dokumen awal dari penjualan
tunai menjadi subjek pengendalian akuntansi. Penjualan tunia dicatat pada register kas untuk
menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk
pelanggan. Beberapa teknik dan alat dapat digunakan untuk membuat pencatatan awal. Audit
pelanggan merupakan istilah umum yang digunakan untuk menjelaskan prosedur dimana
tindakan pelanggan sebagai pengendalian pada dokumentasi awal transaksi. Penentuan harga
item senilai 99 sen dan buka $1 merupakan teknit audit pelanggan, sama dengan teknik
pemasaran. Penentuan harga ini memkasa pencatatan penjualan karena pelanggan pada
umumnya berharap ada perubahaan harga. Teknik yang berkaitan dengan faktur penjualan,
seperti memberikan hadiah satu gallon ice cream jika penerimaannya mendapatkan red star
KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 23
atau symbol yang lain, dengan maksud agar pelanggan memeriksa pencatatann penjualan.
Adanya kemungkinan memperoleh hadiah dapat meningkatkan keinginan pelanggan untuk
membaca faktur.

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 24

 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi aktivitas
permintaan informasi, pembuatan kontrak, memasukkan pesanan, pengiriman,
dan penagihan. Sistem ERP memiliki kemampuan untuk menyimpan dan
memproses sejumlah proses informasi yang relevan dengan proses pengelolaan
pesanan pelanggan. Bab ini menjelaskan data yang disimpan dan diproses pada
proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan dengan SAP R/3. Siklus transaksi
yang mengendalikan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan mencakup
pemisahan fungsi-fungsi berikut : pemrosesan pesanan penjualan, otorisasi kredit,
penjagaan barang jadi, pengiriman, penagihan, piutang dagang, dan buku besar.

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi pemrosesan piutang

dagang melalui pengumpulan pembayaran pelanggan. Siklus transaksi
mengendalikan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan termasuk pemisahan
fungsi : penerimaan kas, otorisasi kredit, penagihan, piutang dagang, dan buku
besar. Prosedur untuk penanganan retur dan potongan penjualan dan prosedur
yang digunakan untuk menghapus piutang dagang perlu dirancang dan
dikendalikan secara hati-hati. Bab ini juga memberikan diskusi singkat mengenai
proses bisnis penjualann tunai karena ini sering terintegrasi dengan proses
pengumpulan pembayaran dari pelanggan.

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 25

 DAFTAR PUSTAKA
George H. Bodnar dan William S. Hopwood.2006. Sistem informasi akuntansi. Edisi 9. Andi
Ofset.

KELOMPOK 6 | Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan 26