1.

0 PENGENALAN

Penggunaan internet dan e -mel dalam di UiTM telah meningkat dengan da masa ini, hampir ke semua agensi di sektor awan telah dilengkapi dengan kemudahan ini. Kesan positif ini turut mereformasikan cara agensi -agensi Kerajaan berkomunikasi dan bertukar -tukar maklumat. Penggunaan ini telah mewujudkan satu dimensi baru dalam era perkhidmatan awam terutamanya dalam memberikan perkhidmatan kepada pelanggan. Walaubagaimanapun, penggunaan yang tidak terkawal akan membawa kepada kesan negatif yang akan memudaratkan bukan sahaja kepada jabatan bahkan kepada masyarakat dan negara. Ini adalah kerana capaian kepada internet dan penghantaran e -mel adalah terlalu mudah dan c epat, yang mana menyebabkan perkara-perkara yang tidak mungkin dilakukan sebelum ini, dapat dilakukan tanpa batas dan tanpa sempadan.Sebagai langkah berwaspada, dengan itu, pengguna -pengguna mestilah mengambil langkah bijaksana dengan membuat pertimbangan dan penilaian yang sewajarnya ke atas isi dan sumber ledakan maklumat ini. Pusat Sistem Maklumat Bersepadu UiTM (PSMB) telah mengambil langkah inisiatif dengan menyediakan kemudahan kepada semua kakitangan kakitangan UiTM. Langkah ini diharap dapat mewujud an masyarakat pengguna internet dan emel yang bertanggungjawab.

2.0 TANGGUNGJAWAB PENGGUNAAN EMEL

Emel adalah wadah komunikasi alaf baru yang menjadi salah satu media komunikasi rasmi pada masa kini dan semua pengguna mempunyai tanggungjawab untuk mengg unakan sumber ini dengan betul, cekap, berkesan, beretika dan berbudi bahasa pada sepanjang masa dan keadaan. Setiap warga organisasi akan diberikan satu emel akaun yang khusus bagi 1

memudahkan tugas seharian dijalankan yang m elibatkan perhubungan dengan pihak luar yang terdiri dari agensi kerajaan, swasta, orang ramai, pelajar dan lain-lain. Disamping itu, emel juga digunakan sebagai alat komunikasi dalaman antara pengguna di dalam persekitaran organisasi seperti di UiTM bagi memudahkan pengagihan maklumat atau dokumen dalam format elektronik seperti laporan, kertas kerja, minit mesyuarat serta memo panggilan mesyuarat. Walaubagaimanapun, kemudahan emel bukan hak mutlak. Ia termaktb di bawah peraturan jabatan dan boleh ditarikbalik jika pengguna menyalahgunakan kemudahan tersebut. Oleh yang demikian, sebagai kakitangan seharusnya menggunakan kemudahan ini dengan beretika dan bertanggungjawab.

2.1 Etika Penggunaan Akaun E mel

2.1.1 Menghantar emel

i. Untuk penghantaran emel rasmi pengguna hendaklah menggunakan akaun email rasmi dan pastikan alamat emel penerima adalah betul. Penghantar boleh menggunakan kemudahansalinan kepada (cc) sekiranya emel tersebut perlu dimaklumkan kepada penerima lain. Penggunaan blind cc (bcc) tidak digalakkan . Pengguna dilarang sama sekali menggunakan emel rasmi orang lain kerana emel dianggap kemudahan bersifat peribadi. Setiap kenyataan yang dicatatkan mewakili pendapat penggunanya.

ii. Kemudahan reply emel pula digunakan untuk menjawab emel kepada penghantar. Kemudahan reply emel ini adalah untuk mempercepatkan komunikasi dan tindakan. Terdapat beberapa jabatan yang mewajibkan penggunaan latarbelakang surat rasmi bagi tujuan tersebut sebagai emel rasmi. Walaubagaimanapun, ia bergantung kepada peraturan jaba tan masing-masing.

iii. Asal dan forward untuk memanjangkan emel atau dimajukan kepada penerima lain. Dalam hal ini, pemilik dinasihatkan berwaspada dengan kandungan emel yang akan di foward. Pastikan perkara berkenaan tidak menyentuh perkara -perkara sensitif atan menyalin emel lain tanpa kebenaran.

iv. Hadkan saiz dan bilangan fail yang ingin anda lampirkan ke dalam mesej. Semua email (termasuk lampiran) tidak boleh melebihi saiz 5MB bagi mengelakkan bombing atau penafian perkhidmatan keatas sistem email jabatan. Tanpa penyelenggaraan yang baik, fail -fail yang mempunyai saiz memory yang besar akan mengurangkan had penerimaan emel pemilik. v. Pemilik emel dinasihatkan supaya tidak melampirkan fail (attachment) melainkan ianya benar-benar diperlukan. Semua lampiran menggunakan format .exe, .com dan .bat tidak dibenarkan kerana format ini berisiko virus. Walaubagaimanapun, jika perlu pastikan perisian antivirus komputer dalam keadaan berfungsi baik dan boleh mengimbas fail berkaitan.

2.1.2 Menjawab emel

i. Bagi perkhidmatan awam, emel rasmi perlu dijawab dengan segera . Ini bertujuan untuk menyege rakan tindakan dari pihak lain. Pihak penyelenggara seperti Pusat Sistem Maklumat Bersepadu UiTM boleh menetapkan tempoh maksimum emel yang tidak dijawab untuk dibuang secara automatic. Ini dapat mengurangkan kapasiti penyimpanan di pusat server jabatan. Disamping itu, digalakkan agar kakitangan yang hendak bercuti lama melaporkan kepada penyelenggara supaya dapat menyekat kemasukan emel ke alamat pengiring.

ii. Keutamaan emel adalah untuk tujuan rasmi sama ada melibatkan pelanggan yang terdiri daripada pelajar, orang ramai, agensi kerajaan dan swasta serta pengguna dalaman UiTM amnya. Emel UiTM melambang kerasmian sesuatu orga nisasi. Penggunaannya harus bertanggungjawab ba gi menjaga nama baik organisasi.

iii. Agensi kerajaan menetapkan emel penghantar hendaklah dijawab selewat-lewatnya 4 hari dari tarikh emel berkenaan di terima oleh penerima. Kaedah ini dapat memastikan pihak penerima mendapat maklumat yang dikehendaki yang me njamin kualiti perkhidmatan yang terbaik oleh agensi kerajaan.

iv. Pemilik digalakan menggunakan kemudahan penghantaran emel jawab automatik semasa berada di luar pejabat bagi tempoh yang panjang adalah digalakkan. Walaubagaimanapun ia bergantung kepada jenis perkhidmatan yang diminta oleh pengirim emel. Kebiasaannya, emel jawab automatik bertujuan untuk memaklumkan kelengkapan sesuatu urusan.

2.1.3 Menyemak emel

i. Setiap pengguna emel diminta untuk menyemak emel sekurang kurangnya 3 kali (pagi, tengahari dan petang) dalam satu hari. Kakitangan digalakkan membuka email sebaik sahaja sampai ke pejabat atau sewaktu memulakan kerja pada waktu pagi. Emel hendaklah dibiarkan aktif pada keseluruhan waktu bekerja supaya email yang dialamatkan kepada kakitangan dapat sampai tepat pada masanya untuk diambil tindakan yang selanjutnya.

ii. Lakukan pemeriksaan ke atas kotak email dalam jangkamasa waktu yang sesuai (contoh pada setiap 2 jam) kerana mungkin ada email yang memerlukan anda membuat tindakan segera.

iii. Amalkan menjawab terus kepada penghantar email yang masuk bahawa email telah diterima. Ini untuk mengelakkan penghantar tertanya-tanya samada email yang dihantar diterima atau tidak.

2.1.4 Kumpulan maklumat/newsgroup

i.

Kakitangan organisasi perlu memohon kebenaran sebelum melanggan kepada sesuatu risalah elektronik atau kumpulan maklumat. Sesetengah organisasi yang terlibat dalam aktiviti penyelidikan memerlukan kumpulan maklumat. Oleh yang demikian, adalah baik untuk memohon secara rasmi da ri pihak pengurusan.

ii.

Contohnya terbaik adalah bagaiamana UiTM membenarkan penggunaan Facebook dengan bersyarat. Ia memudahkah pemakluman maklumat dan permasalah persekitaran terkini.

2.1.5 Penggunaan Peribadi

Walaupun akaun emel rasmi adalah untuk kegu naan urusan rasmi yang berkaitan dengan kerja seharian, penggunaan emel untuk tujuan peribadi adalah dibenarkan secara berpatutan dengan mengikut garis panduan berikut:

i.

Penggunaan emel untuk tujuan peribadi tidak boleh mengganggu urusan kerja. Adalah digalakkan agar kakitangan awam mempunyai emel berasingan seperti yahoomail.com atau googlemail.com untuk tujuan peribadi. Kelebihan pengasingan emel peribadi adalah untuk mengasingkan maklumat peribadi dan maklumat tugas rasmi dari bercampur aduk.

ii.

Emel peribadi mestilah mematuhi garis panduan dalam polisi ini . Emel peribadi perlu disimpan dalam folder yang berasingan

bertandaPeribadi. Emel dalam folder ini hendaklah dipadamkan setiap minggu untuk mengelakkan kesesakan storan sistem.

iii.

Memajukan surat berantai,berita yang tidak bernilai, iklan, jenaka dan executables (fail yang boleh dilancarkan) adalah tidak dibenarkan.

iv.

Semua mesej yang diedarkan melalui sistem emel organisai, termasuk emel peribadi adalah menjadi hakmilik o rganisasi.

2.2 Penyelenggaraan Akaun Emel

2.2.1 Penyimpanan

i.

Pengguna tidak dibenarkan meny impan email di server emel melebihi separuh saiz kotak emel yang dibenarkan. Semua eme l perlu dimuat turun ke local disk di komputer masing -masing menggunakan client outlook express atau Microsoft Outlooks.

ii.

Bagi kakitangan yang mencapai emel menggunakan webmel perlu membuat penyelenggaraan kotak emel sendiri agar tidak melebihi saiz kotak email yang diperuntukkan. Bagi kotak emel yang didapati telah melebihi saiz akan dikosongkan tanpa notis.

iii.

Setiap emel rasmi yang dihantar atau diterima hendaklah dicetak dan difailkan mengikut sistem fail yang disediakan di jabatan.

iv.

Pengguna hendaklah memastikan jumlah e mel yang disimpan di dalam kotak masuk emel adalah tidak melebihi ruang sto ran yang telah diperuntukkan dan mengutamakan penyimpanan emel yang perlu sahaja. Penyimpanan salinan emel pada sumber storan kedua seperti disket adalah digalakkan bagi tujuan keselamatan.

2.2.2 Penghapusan i. Hapuskan emel yang difikirkan tidak perlu disimpan. Jika emailtersebut perlu di rujuk semula kemudian hari atau untuk dijadikan bahan bukti, buatlah salinan email pada sumber storan kedua seperti thumb drive atau mencetaknya.

ii.

Semua emel yang telah diimbas dan didapati adalah spam atau bervirus atau tidak dibenarkan oleh sistem spam akan disekat atau dihapuskan.

iii.

Membuka folder Sent Item sekurang-kurangya sekali seminggu dan memadamkan salinan emel-emel lama yang telah berjaya dikirim sekiranya tidak lagi diperlukan.

2.3 Aktiviti Yang Dilarang Dalam Penggunaan Emel

Emel adalah satu kemudahan dan sepatutnya digunakan dengan penuh tanggungjawab. Tujuan utama sistem emel organisasi adalah untuk kemudahan komunikasi rasmi namun tujuan keg unaan sendiri adalah dibenarkan jika ianya wajar dan tidak menjatuhkan imej jabatan, bukan kepentingan peribadi, tidak menyumbang ke arah yang tidak berguna dan tidak mengganggu produktiviti urusan kerja seharian.

Kakitangan UiTM adalah dilarang keras daripada menghantar atau memajukan emel yang mengandungi unsur-unsur fitnah, memburukkan, ancaman, perkauman, pengiklanan atau lucah.

Selain itu, penghantaran kertas soalan peperiksaan di IPTA/IPTS melalui emel juga dilarang keras kerana dikuatiri berlaku ketirisan kertas soalan.

2.4 Keselamatan Emel

Emel kakitangan sentiasa terdedah dari tindakan pengodam siber. Perlindungan sebarang maklumat terperingkat (rahsia, sulit, terhad dan sensitif) yang dihantar melalui email adalah diperlukan . Antara kaedahnya ialah dengan menggunakan teknik penyulitan (encryption) atau kata laluan. Selain dari itu:

2.4.1 Simpan salinan mesej yang penting terutamanya lampiran.

2.4.2 Simpan katalaluan secara sulit dan hendaklah diubah dari semasa ke semasa. 2.4.3 Hendaklah sentiasa mengimbas fail dalam kotak emel dengan perisian antivirus. Berwaspadalah kerana emel adalah cara paling mudah untuk menghantar virus dari sebuah komp uter ke komputer yang lain. Kakitangan awam juga hendaklah memastikan fail yang dihantar melalui lampiran (attachment) bebas dari virus.

2.4.4 Kakitangan awan dilarang menggunakan email rasmi organisasi dalam senarai emel kumpulan, kumpulan perbincangan, muat turun, pendaftaran di internet yang menyebabkan anda menerima sejumlah email berbentuk komersial, porno dan lain -lain yang tidak diundang dengan banyak pada setaip hari. Jika berlaku demikian, lakukan pengistiharaan spam keatas emel tersebut untuk menyekat email tersebut dari memasuki semula kotak emel.

2.5 Tanggungjawab Pengguna

Pengguna hendaklah mematuhi tatacara penggunaan Internet dan e mel yang telah ditetapkan agar keselamatan ke atas pemakaiannya akan terus terjamin. Antara peranan dan tanggungjawab pengguna adalah seperti berikut: 8

2.5.1 Menggunakan akaun atau alama t emel yang diperuntukkan oleh jabatan.

2.5.2 Memaklumkan kepada pentadbir sistem PSMB dengan segera sekiranya mengesyaki akaun telah disalahgunakan.

2.5.3 Menggunakan kata laluan yang baik dengan ciri -ciri keselamatan yang bersesuaian dengan merujuk amalan baik keselamatan kata laluan.

2.5.4 Memastikan setiap fail yang dimuat turun beb as dari virus sebelum digunakan. 2.5.5 Bertanggungjawab sepenuhnya terhadap semua kandungan fail elektronik termasuk emel di dalam akaun sendiri. Dengan itu, pengguna perlu bertindak bijak, profesional dan berhati -hati apabila berkomunikasi menerusi saluran elektronik.

2.5.6 Berhenti dan memutuskan talian dengan serta -merta sekiranya kakitangan menerima dan disambungkan ke laman internet yang mengandungi unsur-unsur tidak menyenangkan.

2.5.7 Mengadakan salinan atau p enduaan pada media storan kedua elektronik seperti disket dan sebagainya bagi tujuan keselamatan. 2.5.8 Memastikan kemudahan emel digunakan dan dibiarkan aktif pada keseluruhan waktu bekerja supaya e-mel yang dialamatkan sampai tepat pada masanya dan tindakan ke atasnya dapat disegerakan.

2.5.9 Menggunakan kemudahan passwo rd screen saver atau log keluar apabila hendak meninggalkan komputer.

2.5.10 Memaklumkan kepada pentadbir sistem PSMB sekiranya berada di

luar pejabat dalam tempoh waktu yang panjang, bercuti atau bertu kar tempat kerja bagi memudahkan penyelenggaraan dilakukan.

2.5.11 Memaklumkan kepada pentadbir sistem PSMB atau pegawai keselamatan PSMB sekiranya berlaku atau mengesyaki berlakunya insiden keselamatan ICT.

3.0 TANGGUNGJAWAB PENGGUNAAN INTERNET

Penciptaan peralatan komunikasi canggih seperti internet pada zaman ini menjanjikan satu era baru dalam perkembangan penyebaran maklumat. Penggunaan internet dapat memantapkan proses pencarian ilmu dan informasi seperti pendidikan, pekerjaan, hiburan, kewangan dan sebagainya (Presidents Working Group, 2000). Selain itu, teknologi terbaru ini sememangnya juga akan memudahkan dan mempercepatkan proses komunikas. Tidak keterlaluan jika dikatakan dunia komunikasi hari ini banyak bergantung kepada internet untuk membolehkan atau melancarkan proses urusan harian. Penggunaan komputer yang melua s menjadi pemangkin kepada peru bahan ini khususnya dalam proses pengurusan organisasi seperti urusan pentadbiran UiTM. Kawalan harus dilakukan bagi menghalang pen yalahgunakan kemudahan tersebut. Penghantaran bahan -bahan seksual dan lucah seperti gambar atau visual, teks dan sebagainya melalui internet semakin menjadi-jadi. Fenomena ini telah menyebabkan wujud apa yang dikenali sebagai gangguan seksual elektronik atau e-harassment (Towns,2000). Kakitangan awam harus sedar diatas tindak-tanduk mereka. Tanpa kesedaran, dikuatiri ia akan menjatuhkan maruah penjawat awam. Dalam bidang akademik pula, perbuatan plagiat teks di kalangan pensyarah juga wujud. Terdapat pensyarah di universiti pada masa kini yang mencuri dan menciplak karya penulis lain untuk dijadikan sebagai hasil kerja penyelidiakan dan buku mereka. Plagiat menjadi semakin merbahaya dari apa yang

10

masyarakat sedari (Laird, 2001). Perbuatan tidak bermoral ini timbul lantaran terdapat begitu banyak sekali laman web yang menawarkan perkhidmatan tersebut seperti Researchpaper. com dan Termpapers-on-file.com (Hricko, 1998). Masalah plagiat harus diambil serius oleh pihak organisasi terutamanya berkait dengan akademik seperti UiTM. Halatuju UiTM untuk menjadi universiti penyelidikan tidak harus tercemar dengan perbuatan plagiat yang mencemarkan nilai sesuatu hasil rujukan atau penyelidikan. Ini secara langsung menjatuhkan nilai institusi pengajian tinggi di Malaysia. Selain itu, perbuatan melayari laman web lucah juga dikatakan semakin meningkat dikalangan pengguna internet . Tanpa kawalan dari pihak bertanggungjawab, ekses bagi melayari laman web lucah akan terdedah. Oleh yang demikian, Unit Penyelarsan Perlaksanaan, Bahagian Teknologi Maklumat, Jabatan Perdana Menteri Malaysia telah menyusun strategi dengan menyekat ekses ke laman web sedemikian. Ini bagi memastikan etika kakitangan awam tetap dipercayai dan disanjung tinggi.

Strategi Pencegahan Penyalahgunaan Internet .

Sehubungan dengan itu, kes salahlaku m oral menerusi internet haruslah d iberi perhatian serius sebelum ia merebak dan pihak terbabit dikehendaki mengambil tindakan tegas dalam menangani kejadian tersebut daripada bermaharajalela. Untuk itu, langkah -langkah seperti berikut wajar diambil:

1. Menurut perspektif undang-undang, Seksyen 2 1 1(i) Akta Multimedia dan Komunikasi 1998 memperuntukkan:"Tiada pemberi perkhidmata n aplikasi kandungan atau orang lain yang menggunakan perkhidmatan aplikasi kandungan boleh memberikan kandungan yang sumbang, lucah, palsu, mengancam atau jelik sifatnya dengan niat untuk mengacau, mendera, mengugut atau mengganggu mana-mana orang.

11

2. Peruntukan undang-undang ini menyatakan bahawa menjadi satu kesalahan jika seorang individu menghantar kandungan yang dianggap tidak sesuai, lucah atau mengancam orang lain menerusi internet. Dari segi hukuman pula, Seksyen 2 1 1 (ii) Akta Multimedia dan Komunikasi 1998 menyatakan:Seseorang yang melanggar sub@) adalah melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi RM50,000 .00 atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi 1 tahun atau kedua-duanya dan juga boleh didenda selanjutnya RM1, 000.00 bagi setiap hari atau sebahagian daripada sehari kesalahan itu diteruskan selepas pensabit .

3. Bagi aktiviti plagiat akademik di antara langkah yang boleh diambil untuk mencegah atau mengelak dari melakukan perbuatan salahlaku tersebut ialah seperti: Penulis harus memberi kredit atau penghargaan terhadap apa -apa idea, cadangan atau teori yang diambil menerusi inter net. Selain itu, penulis juga dikehendaki membuat petikan terhadap setiap penulisan atau idea penulis asal (www.indiana.edul-wts/wts/plagiarism.html).

Para pensyarah haruslah meminta pelajarnya mengemukakan n ota-nota tugasan, draf serta rangka tugasan. Selain itu, pelajar juga dikehendaki mengepilkan senarai bahan ruju kan yang telah digunakan semasa membuat sesuatu tugasan.

12

4.0 KESIMPULAN

Salahlaku moral menerusi internet perlu dipandang serius oleh semua organisasi termasuk UiTM. Dengan perkembangan teknologi internet yang begitu pesat, pengguna haruslah sent iasa ingat bahawa kegunaan internet untuk tujuan yang memanfaatkan dan bukan sebal iknya. Oleh yang demikian, adalah penting pengguna -pengguna internet dan emel menyemai dan memupuk kesedaran dalam diri masing-masing terhadap penggunaan internet yang betul. Sekiranya setiap pengguna mempunyai sifat sebegitu, maka salahlaku moral menerusi internet akan dapat dibendung. Selain itu, pihak yang bertanggungjawab seperti ibu bapa dan pensyarah bolehlah juga mendidik anak-anak atau pelajar-pelajar mereka tentang etika penggunaan internet yang betul bagi mem banteras perbuatan salahlaku moral men erusi internet.

13

5.0 RUJUKAN

Unit Penyelarsan Perlaksanaan: Etika Penggunaan E-Mail dan Internet. Bahagian Teknologi Maklumat, Jabatan Perdana Menteri Malaysia (1999). Polisi dan Etika Penggunaan Emel FAMA . Towns, Douglas M.; Johnson, Mark S.:Sexual harassment in the 21st century: e harassment in the workplace . Employee Relations Law Journal (2003). Ellen Laird, Internet plagiarism: We all pay the price, The Chronicle of Higher Education (2001). Paul Bocij: Cyberstalking: Harassment in the Internet age and how to protect your family. Connecticut, Praeger Publisher (2004) . Hricko M.: Internet Plagiarism: Strategies to Deter Academic Misconduct. Kent State University. Presidents Working Group Report Of OTC DerivativesCEA Re-Authorization: U.S..Washington, Government Printing Office (2000). www.indiana.edul-wts/wts/plagiarism.html

14