SISTEM MENGAMBIL SEPANJANG MASA

Pada Januari 1997, SPA telah mengadaptasi pengurusan elektronik dalam perkhidmatannya apabila sistem pengambilan
berkomputer iaitu Sistem Mengambil Sepanjang Masa (SMSM) diperkenalkan. Sistem ini direkabentuk dan di bangunkan
oleh Urusetia Suruhanjaya Perkhidmatan Awam dalam tahun 1995/96, dan dilancarkan oleh Ketua Setiausaha Negara pada
21 Disember 1996. Dengan adanya SMSM, ia akan memastikan urusan pengambilan dapat dilaksanakan secara berterusan.

PAKEJ BORANG SPA 8

Selaras dengan pembaharuan sistem pengambilan di bawah SMSM, SPA kini mengeluarkan satu Pakej Permohonan yang
mengandungi:-
a) Borang SPA 8 (borang permohonan jawatan)
b) Buku Panduan Memohon Jawatan
c) Panduan Mengisi Borang SPA 8

PENDAFTARAN PERMOHONAN
Pemohon boleh memohon sehingga lima jenis jawatan dengan menggunakan Borang SPA 8 atau Borang SPA8 i melalui
Laman SPA dalam Internet. Maklumat jawatan-jawatan yang ditawarkan telah disenaraikan dalam Buku Panduan Memohon
Jawatan atau boleh dirujuk dalam Jawatan-jawatan dalam perkhidmatan Malaysia. Pendaftaran permohonan boleh dibuat
pada bila-bila masa dan akan sahlaku untuk tempoh satu tahun. Pemohon tidak perlu menunggu iklan disiarkan oleh SPA.
Iklan yang disiarkan melalui media hanya sebagai makluman tentang jawatan-jawatan yang ditawarkan.

Melalui SMSM, semua permohonan yang lengkap akan didaftarkan di dalam Bank Data berkomputer SPA. Pemohon-
pemohon diingatkan supaya mengisi borang dengan teliti dan memohon jawatan yang bertepatan dengan kelayakan yang
diperolehi. Kesilapan mengisi borang menyebabkan calon-calon tidak akan didaftarkan.

JAWATAN YANG BOLEH DIPOHON

Urusan pengambilan bagi tujuan pelantikan yang dilaksanakan oleh SPA adalah bagi jawatan-jawatan yang mensyaratkan
kelayakan masuk ijazah, diploma dan Sijil Tinggi Persekolahan (STPM).

Urusan pengambilan bagi jawatan-jawatan kelayakan Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) telah diwakilkan kuasa oleh SPA
kepada semua Ketua Setiausaha Kementerian/Ketua Pengarah Jabatan berkenaan. Kementerian/Jabatan tersebut akan
mengiklankan jawatan tersebut di dalam akhbar tempatan dari semasa ke semasa. Pemohon hendaklah berhubung terus
dengan Kementerian/Jabatan berkenaan apabila iklan dikeluarkan.

Pengambilan untuk mengikuti Latihan Separa Perubatan di Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) juga diuruskan oleh
SPA. Walaubagaimana pun penempatan ke pusat-pusat latihan setelah calon berjaya menduduki temuduga akan diuruskan
oleh KKM sendiri.

Tempoh urusan pengambilan dilaksanakan

Pada umumnya tempoh proses urusan pengambilan adalah tidak lebih daripada lapan minggu daripada tarikh SPA
menerima permohonan pengisian jawatan daripada Jabatan atau Kementerian berkenaan.

Cara lain yang boleh digunakan untuk mengemukakan permohonan jawatan dalam SMSM
Sistem ini juga membolehkan pemohon memohon jawatan melalui Laman Web Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
dan permohonan akan diproses sebagaimana permohonan yang dikemukakan melalui Borang SPA 8

PROSES TAPISAN
Berdasarkan peraturan sekarang, Kementerian/Jabatan dan Pentadbiran Negeri akan melaporkan kekosongan jawatan
kepada SPA untuk membuat pengisian. Kementerian/Jabatan akan mengemukakan maklumat-maklumat mengenai
kekososongan jawatan tersebut dan kriteria pemohon yang diperlukan kepada SPA. SPA akan memulakan urusan
pengambilan dengan menyemak calon-calon yang telah berdaftar dengan SPA. Sekiranya SPA menerima permohonan
daripada Kementerian/Jabatan pada 1 Jun 2002, hanya calon-calon yang telah berdaftar dengan SPA sehingga tarikh
tersebut sahaja akan dipertimbangkan.

Satu proses tapisan akan dijalankan oleh Suruhanjaya untuk memanggil calon temuduga berdasarkan keperluan
Kementerian/Jabatan. Peringkat tapisan untuk memanggil calon temuduga adalah peringkat yang kritikal dan rumit.

Apabila jumlah kekosongan adalah sedikit berbanding permohonan biasanya asas tapisan yang digunakan adalah CGPA
atau bidang pengajian/pengkhususan seseorang calon berdasarkan keperluan Kementerian/Jabatan.

1
Bagi beberapa jawatan di mana jumlah permintaan adalah sentiasa tinggi biasanya tiada dikenakan tapisan ke atas calon.
Bagi calon-calon yang mempunyai kelayakan dalam bidang berkaitan, peluang mereka adalah cerah untuk dipanggil
temuduga.

UJIAN

Beberapa jawatan di mana syarat kelayakan adalah terbuka dan sesetengahnya memerlukan bakat tertentu , skim
perkhidmatan mensyaratkan calon lulus ujian khas yang ditadbir oleh SPA. terdapat beberapa skop ujian yang ditadbir iaitu
kognitif, aptitud, bakat, sahsiah dan fizikal.

Calon-calon yang lulus ujian khas akan dipanggil temuduga. Bagi memasuki Perkhidmatan pegawai Tadbir dan Diplomatik,
calon-calon yang lulus ujian disyaratkan lulus tapisan di 'Assesment Centre' sebelum dipanggil temuduga.

KEISTIMEWAAN CALON KENAIKAN PANGKAT SECARA LANTIKAN

Terdapat Pegawai sedang berkhidmat dan Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) yang layak dipertimbangkan untuk
menjawat jawatan yang lebih tinggi mengikut skim perkhidmatan masing-masing apabila memperolehi kelayakan akademik
yang tinggi atau lulus Peperiksaan Khas. Keistimewaan bagi calon-calon KPSL ialah sekiranya mereka layak mengikut skim
perkhidmatan, mereka akan terus dipanggil temuduga tanpa dikenakan apa-apa tapisan. Walaubagaimanapun mereka perlu
bersaing dengan calon lantikan terus iaitu perlantikan mereka akan mengikut prosedur dan peraturan yang sama dengan
calon-calon lain kerana lantikan mereka bukanlah secara automatik.

TEMUDUGA
Calon-calon yang berjaya melepasi asas tapisan akan dipanggil temuduga oleh SPA. Pusat temuduga yang ditetapkan oleh
Suruhanjaya selain dari Kuala Lumpur ialah semua ibu negeri di Semenanjung dan juga beberapa pusat temuduga kecil
serta ibu negeri di Sabah dan Sarawak. Calon-calon akan dipanggil temuduga seberapa boleh di pusat temuduga yang
dipilih atau yang berhampiran. Bagi membantu Lembaga Temuduga, Suruhanjaya biasanya akan menjemput wakil dari
Kementerian/Jabatan bersama Suruhanjaya mengendalikan temuduga. Ahli Suruhanjaya yang menjadi penemuduga terdiri
dari kalangan yang mempunyai pelbagai bidang kepakaran seperti Pentadbiran, Pakar Perubatan, Pergigian, Pendidikan,
Ahli Sains, Kewangan dan sebagainya. Kesemua penemuduga adalah mahir dalam mengendalikan temuduga berdasarkan
pengalaman mereka di sektor awam.

TIPS UNTUK CALON

1) Mengetahui profil jawatan yang ditemuduga
2) Pengetahuan berkaitan isu semasa
3) Membawa maklumat asas seperti ijazah dan sijil asal serta kenyataan perkhidmatan bagi calon yang sedang berkhidmat
dan KPSL
4) Datang awal

Semua calon yang hadir temuduga dengan SPA akan diberitahu keputusannya sama ada berjaya, simpanan atau pun gagal.
Surat Tawaran Perlantikan calon yang berjaya dalam temuduga akan dikeluarkan oleh SPA.

WAWASAN
Untuk Menjadi Sebuah Agensi Awam Yang Terunggul

MISI
Menerap Kecemerlangan Untuk Keunggulan

MOTO
Mudah, Cepat & Tepat

Fungsi

Memastikan urusan pengendalian Ujian Khas Memasuki Perkhidmatan Awam dan Peperiksaan Perkhidmatan Awam
Malaysia berjalan mengikut ketetapan yang dibuat oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia dan Jabatan
Perkhidmatan Awam Malaysia
2
Memastikan Khidmat Sokongan yang berkesan, berkualiti dan cekap disediakan bagi membolehkan setiap aktiviti Urusetia
berjalan dengan lancar selaras dengan dasar dan ketetapan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia

Aktiviti-aktiviti dan Program Unit

UNIT PENGAMBILAN

Menjalankan urusan penyediaan proses temuduga untuk mengikuti latihan

Separa Perubatan.

Menjalankan urusan temuduga untuk mengikuti latihan Separa Perubatan.

Menyediakan Kertas Pertimbangan Suruhanjaya untuk memilih calon latihan Separa
Perubatan dan Kertas Pelantikan Pelatih yang telah tamat latihan ke jawatan tetap
untuk pertimbangan Suruhanjaya.

Menawarkan latihan Separa Perubatan kepada calon yang berjaya dan mengeluarkan
surat perlantikan kepada pelatih yang telah tamat latihan Separa Perubatan.

Melaksanakan pengkomputeran fail menerusi ‘MIS’.

Menyedia dan mengirim surat panggilan temuduga Kumpulan Pengurusan

dan Profesional dan Kumpulan Sokongan 1.

Menjalankan kerja-kerja naziran ke Kementerian/Jabatan dan menyediakan laporan.

UNIT PERKHIDMATAN

Menguruskan pengwartaan pelantikan.

Menguruskan pengesahan lantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, perlanjutan tempoh

percubaan, pemberian taraf berpencen, penamatan perkhidmatan, kembali ke jawatan asal
dan penyelarasan dan penetapan gaji.
Melaksanakan urusan pengesahan dan berpencen secara bersekali (SAHPEN).

Menguruskan pelantikan secara pinjaman, pertukaran perkhidmatan dan pertukaran tetap.

Menguruskan pelantikan secara tetap daripada pelantikan bertaraf sementara dan kontrak.

Melaksanakan kerja-kerja naziran ke pelbagai Kementerian/Jabatan Persekutuan

di Negeri Sabah berdasarkan Perwakilan Kuasa P.U. (B) 392 dan Perwakilan Kuasa
yang baru mulai 1.9.1996.

Melaksanakan pengkomputeran fail menerusi ‘MIS’.

Memberikan taklimat mengenai urusan perkhidmatan kepada pelbagai Kementerian/Jabatan

Persekutuan di Negeri Sabah mengikut permintaan.

UNIT PEPERIKSAAN

Mengurus dan melaksanakan program peperiksaan Lembaga Peperiksaan Perkhidmatan Awam Malaysia mengikut jadual.

Mengurus dan melaksanakan program peperiksaan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia mengikut arahan dari
semasa ke semasa.

Menguruskan taklimat Peperiksaan Perkhidmatan Awam Malaysia.

Mengurus dan melaksanakan Peperiksaan Lembaga Peperiksaan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia mengikut
Sistem Peperiksaan berjadual yang dilaksanakan mengikut pelaksanaan SMSM

3
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT

Bertanggungjawab terhadap pengoperasian, penyelenggaran dan keselamatan sistem

komputer Urusetia.

Membantu melancarkan urusan pengambilan menggunakan Sistem Mengambil Sepanjang Masa (SMSM). Proses Tapisan,
Temuduga, Kertas Suruhanjaya dan Tawaran.

Membantu melancarkan urusan perkhidmatan menggunakan

Service Promotion & Diciplinary Monitoring System bagi proses pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian taraf
berpencen dan lain-lain.

Memberi bantuan teknikal terhadap masalah yang dihadapi oleh anggota dalam
menjalankan urusan menggunakan komputer di Urusetia.

Mengurus dan menyelenggara sistem rangkaian, data dan latihan penggunaan komputer di Urusetia.

UNIT PENGURUSAN

Pentadbiran

Mengurus dan menyelenggara hal ehwal kebersihan, harta benda dan dokumen pejabat.

Mengurus dan mengawasi perjalanan Sistem Fail dan Dokumentasi.

Menyelenggara dan mengawasi penggunaan kenderaan pejabat.

Mengurus penyimpanan, penyelenggaraan dan pengagihan harta modal, inventori dan

peralatan pejabat.

Menyediakan lojistik Ahli Suruhanjaya dan Pegawai Kanan SPA menjalankan tugas di Sabah.

Melaksanakan pengkomputeran fail menerusi ‘MIS’.

Menguruskan Sistem Kaunter Perkhidmatan Berkomputer.

Perkhidmatan

Menguruskan perkara perjawatan anggota Urusetia seperti pertukaran dan pengisian kekosongan jawatan.

Menguruskan perkara perkhidmatan anggota Urusetia seperti pelantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian taraf
berpencen, penyelarasan gaji, cuti, latihan, pergerakan gaji, kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggung kerja, tindakan
tatatertib dan persaraan.

Kewangan

Mengurus dan mengawal peruntukan, pembelian dan perbelanjaan.

4
Mengurus dan mengendalikan buku vot, lembaran gaji dan elaun, baucar, bil, invois dan
penyediaan laporan perbelanjaan bulanan.

Mengurus penyediaan Anggaran Belanjawan Tahunan.

Mengkredit wang kutipan hasil ke bank dan menyediakan laporan penyata kewangan yang berkaitan.

Menyediakan laporan pengkosan output melalui Sistem Perakaunan Mikro.

Menyediakan Laporan Pengurusan Kewangan dan Akaun berdasarkan

Pekeliling Perbendaharaan Bil. Tahun 2/96.

OBJEKTIF

Memastikan pengisian kekosongan jawatan dalam Perkhidmatan Awam Am Persekutuan di bawah bidang kuasanya
dikendalikan dengan pantas, kemas dan teratur.

Memastikan hanya calon yang berkelulusan, berkelayakan, berkebolehan dalam berbagai bidang dan berupaya
menjalankan tugas dengan rajin, jujur, amanah, dedikasi serta bertanggungjawab akan dilantik bagi menjawat jawatan
dalam Perkhidmatan Awam Am Persekutuan di bawah bidang kuasanya.

Menentukan segala urusan mengenai perkhidmatan anggota-anggota Perkhidmatan Awam Am Persekutuan di bawah
bidang kuasanya dilaksanakan dengan cepat dan teratur.

PIAGAM PELANGGAN

Warga Urusetia ini telah berpegang kepada falsafah piagam pelanggan iaitu bertanggungjawab untuk memberikan
perkhidmatan yang berkualiti dan memuaskan hati pelanggan bersandarkan layanan yang adil dan saksama.
Dengan itu, kami berjanji:

Jabatan Kesihatan Negeri Sabah akan dibekalkan calon-calon yang berkualiti dan bersesuaian untuk mengikuti
latihan separa perubatan selewat-lewatnya lima (5) minggu sebelum latihan bermula.

Menawarkan calon lantikan kepada Kementerian/Jabatan dalam tempoh lapan (8) minggu daripada tarikh permohonan.

Menentukan keputusan pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian taraf berpencen, pertukaran perkhidmatan dan
lain-lain urusan perkhidmatan disampaikan dalam tempoh lima (5) minggu dari tarikh terima perakuan.

LATAR BELAKANG

Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia ditubuhkan mengikut peruntukan Perkara 139 Perlembagaan Persekutuan.
Sejarah penubuhan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia di Sabah bermula dengan penubuhan Malaysia pada tahun
1963 selaras dengan pelaksanaan Laporan Jawatankuasa Antara Kerajaan Malaysia 1962 dengan kronologi seperti berikut:

Mulai tahun 1963 Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Persekutuan Cawangan Sarawak dan Sabah diwujudkan dan berpejabat
di Kuching, Sarawak.

Pada 18 November 1974 diwujudkan pejabat yang berasingan daripada Sarawak dan dikenali sebagai Suruhanjaya
Perkhidmatan Awam Persekutuan Cawangan Sabah, berpejabat di Kota Kinabalu, Sabah. Mulai 15 Mei 1981 nama jabatan
dikenali sebagai Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia, Urusetia Cawangan Sabah, Kota Kinabalu.

BULETIN SYURA (PENERBITAN)Buletin Syurra merupakan buletin yang diterbitkan oleh kakitangan SPA Malaysia,
cawangan Sabah sejak tahun 90an lagi iaitu sekali sebulan. Buletin ini memaparkan pelbagai maklumat seperti berita-berita
semasa yang berlaku di dalam/luar pejabat, sudut pedoman, petua-petua dan resepi-resepi masakan tempatan.

5
Dengan perkembangan teknologi yang pesat, sidang pengarang telah berusaha dengan sedaya upaya untuk meningkatkan
lagi mutu buletin bagi tujuan memuaskan hati pelanggan, dan telah membuat keputusan untuk menambahkan beberapa
sudut lain seperti sudut kesihatan, teknologi, pengurusan, ekonomi dan sukan.

Nama Gelaran Email

Tuan Haji Othman bin Omar Ketua Pegawai Pentadbir othman@spa.gov.my

En. Aman bin Hashim Penolong Setiausaha aman@spa.gov.my

En. Kamarudin bin Idris Penolong Pegawai Tadbir kamar@spa.gov.my

En. Misman bin Kassim Penolong Pegawai Tadbir misman@spa.gov.my

En. Vivian Leong Penolong Pegawai Sistem Maklumat vivian@spa.gov.my

Haji Ag. Hamidun

in Pg. Tahir Ketua Pembantu Tadbir hamidun@spa.gov.my

En. Shah Effendey Ketua Pembantu Tadbir effendey@spa.gov.my

Nama Gelaran Emel No. Telefon

Tuan Haji Othman bin Omar Ketua Pegawai Pentadbir othman@spa.gov.my 088-319655
Puan Masnih Abd Rahman Pembantu Khas KPP 088-319644
Encik Aman bin Hashim Penolong Setiausaha (PG) aman@spa.gov.my 088-319664
Encik Dairin Unsir Penolong Setiausaha (KT) dairin@spa.gov.my 088-319653
Encik Kamarudin bin Idris Penolong Pegawai Tadbir (PN) kamar@spa.gov.my 088-319645
Encik Misman bin Kassim Penolong Pegawai Tadbir (PE) misman@spa.gov.my 088-319650
Penolong Pegawai Sistem
Encik Vivian Leong vivian@spa.gov.my 088-319640
Maklumat
Haji Ag. Hamidun bin Pg. Tahir Ketua Pembantu Tadbir (PG/KT) hamidun@spa.gov.my 088-319651
Encik Shah Effendey Ketua Pembantu Tadbir (PN/PE) effendey@spa.gov.my 088-319644
Unit Pengambilan (PG) 088-319643
Unit Perkhidmatan (KT) 088-319648
Unit Peperiksaan (PE) 088-319642
Unit Pengurusan (PN) 088-319641
Kaunter Pertanyaan Am 088-319646
Kaunter Temuduga 088-319647
Hotline 088-221811

6
7