PENGENDALIAN MAJLIS RASMI

Protokol Majlis

Pengertian dan Kepentingan

Majlis rasmi Suatu majlis formal yang mengandungi tatacara-tatacara tertentu dan protokol yang perlu diikuti Contoh Sukan Tahunan, Perhimpunan, Mesyuarat Agong PIBG, Konvokesyen, Hari GERKO dsb.

Apa itu protokol majlis?

Peraturan sama ada secara tersurat atau tersirat mengenai tatacara amalan yang perlu diamalkan dalam memenuhi agenda kehidupan bermasyarakat Amat penting kerana ia amat berkaitan dengan tatasusila dan ketertiban atau peradaban yang perlu diikuti demi mengekalkan keharmonian acara itu Menjadi lambang ketinggian adat dan budaya dalam kehidupan bermasyarakat terutamanya

Tujuan Protokol
Lebih profesional Mengelakkan berlaku ketidaksempurnaan Menjaga imej penganjur Menjaga imej tetamu Memastikan majlis berjalan lancar

Kesilapan-kesilapan yang sering berlaku

Juruacara tersasul menyebut pangkat, gelaran atau tetamu kehormat Juruacara menyebut nama tidak mengikut urutan yang sepatutnya Juruacara sering tersasul atau teragak-agak tentang aturcara majlis Pembesar suara tidak berfungsi dengan sempurna Dulang atau alas dulang hadiah tidak disediakan Majlis penerimaan hadiah kelam-kabut, (pemenang atau penerima hadiah tidak teratur naik ke pentas, pemenang lambat naik ke pentas dsb.) Pertujukan-pertunjukan kelam-kabut atau dilaksanakan secara tidak sempurna

Senarai Jemputan
Empat jenis senarai jemputan hendaklah disediakan: Ringkasan senarai jemputan Senarai nama Senarai keutamaan Senarai kehadiran

Majlis Perasmian
Aturcara Majlis Perasmian Pembukaan dan Penutup hendaklah dirancang dengan teliti mengikut urutan dan dicetak secara khusus dalam buku program.

Teks Juruacara Majlis

Mengandungi kesemua maklumat tentang majlis tersebut Ditaip menggunakan kertas A4 (dibahagi dua atau sepenuhnya jika ada dua juruacara) Pada setiap helai kertas teks juruacara ditulis nombor muka surat, masa, cue dan pengumuman Cue peristiwa yang berlaku sebagai panduan kepada juruacara Pengumuman kata-kata yang dilafazkan oleh juruacara

Contoh teks juruacara

Masa : 9.10 pagi 1 Cue : Tetamu kehormat dan jemputan duduk Pengumuman: Untuk memulakan majlis pada hari bersejarah ini, saya mempersilakan Yang Mulia Ustaz Saad bin Hassan membaca doa selamat. Dengan segala hormatnya dipersilakan

Masa : 9.15 pagi Cue : Ustaz Saad duduk Pengumuman:

Majlis merakamkan ucapan terima kasih kepada Yang Mulia Ustaz Saad Hassan.

Untuk meneruskan majlis kita pada hari ini, daya dengan sukacitanya mempersilakan Yang Berusaha En. Hassan bin Asit, Pengetua SMK Seri Medan untuk menyampaikan ucapan alu-aluan. Dengan segala hormatnya dipersilakan

Masa : 9.30 pagi 3 Cue : Tuan Pengetua duduk Pengumuman: Majlis merakamkan setinggi-tinggi ucapan terima kasih kepada Yang Berusaha Tuan Pengetua atas ucapan beliau itu tadi. Seterusnya Majlis dengan segala sukacitanya mempersilakan Yang Berhormat Dato Mahad Kama Piah Che Othman, Ketua Eksekutif ASNB untuk menyampaikan ucapan. Dengan segala hormatnya dipersilakan.

Raptai
Mesti diadakan sehingga sempurna dan memuaskan hati dengan tujuan: Memberi gambaran secara menyeluruh tentang senario majlis kepada yang terlibat Membaiki beberapa kelemahan yang timbul Mengambil beberapa alternatif yang perlu untuk memastikan majlis tersebut berjalan dengan sempurna dan lancar Membuat penentuan urutan majlis dan penentuan masa bagi setiap acara Semua yang terlibat seharusnya mengetahui peranan, tanggungjawab dan masa bertindak dalam majlis tersebut