PANDUAN PIMPINAN RAPAT

DALAM PELAKSANAAN RUAT DAN PEMILIHAN PENGURUS DAN PENGAWAS

PPPSRS BELMON TOWER EVEREST
RUTA I (PERTAMA)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Kata pembukaan oleh pembawa acara :

MC

“Selamat Pagi Bapak-Bapak dan Ibu ibu para pemilik Apartemen BELMONT
TOWER EVEREST dan atau yang diwakilkan serta para undangan yang kami hormati,
Perkenankan kami mengucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak2 dan Ibu2 sekalian
yang telah berkenan hadir memenuhi Undangan pengurus P3SRS BELMONT TOWER
EVEREST untuk menghadiri Rapat Umum Anggota Tahunan 2021 Perhimpunan Pemilik
dan Penghuni Satuan Rumah Susun Apartemen BELMONT TOWER EVEREST yang
diselenggarakan pada hari ini, MINGGU, 19 FEBRUARI tahun 2023 ( yang selanjutnya
disebut Rapat).”

Pertama-tama kami perkenalkan juga nama-nama yang hadir dalam rapat ini sebagai
peninjau, yaitu :
1. Kepala Dinas Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman Provinsi DKI Jakarta atau
yang mewakili ( Sebut Namanya )
2. Perwakilan dari pemerintah Kota Administrasi Jakarta Barat ( Sebut Namanya )
3. Perwakilan dari Suku Dinas Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman Kota
administrasi Jakarta Barat ( Sebut Namanya )
4. Notaris yang membuat berita Acara Rapat. ( Sebut Namanya )

Selanjutnya Kami memperkenalkan para Pengurus dan pengawas yang hadir secara ofline
maupun virtual sebagai berikut :

Pengurus PPPSRS adalah sebagai beikut :

1. Bpk. Roy Aprilianto

2. Bpk. Candra Tjahyono

3. Bpk. Stephanas Budiono

4. Bp. Perkasa Raymond Yunus

Pengawas PPPSRS adalah sebagai berikut :

1. Bpk. Darmaja

2. Bpk. Noppi Surjatno

3. Ibu. Angelia Vera Dwie

4. Ibu. Amelia Gani

1
5. Ibu. Endang Retnaningsih

Selanjutnya kami kenalkan juga para para Panitia Musyawarah sbb :

1. Bpk. Bernadus Riyadhi

2. Bpk. Yakub Tanujaya

3. Ibu. Melitta Kumalasari

4. Ibu. Dini S Koentjoro

5. Ibu. Vera Monalisa

MC

Untuk mempersingkat waktu izinkan saya untuk menyampaikan susunan acara pada hari
ini sebagai berikut :

1. Pembukaan
2. Menyanyikan lagu Indonesia Raya
3. Pembacaan do’a.
4. Pembacaan Tata Tertib Rapat
5. Pembacaan Pakta Integritas Pengurus.
6. Pembacaan Kuorum
7. Pembahasan Agenda Rapat
8. Penutup

Bapak dan Ibu para anggota PPPSRS Apartemen BELMONT TOWER EVEREST dan
undangan yang kami hormati marilah kita memasuki acara kedua yaitu menyanyikan lagu
Indonesia Raya

HOST : Audio Video lagu indonesia Raya ditampilkan dilayar

MC

Selanjutnya pembacaan do’a, semoga seluruh rangkaian acara pada hari ini dapat berjalan
dengan baik dan lancar serta aman dalam suasana kekeluargaan serta dapat mengambil
keputusan-keputusan yang sah dengan cara musyawarah sebagaimana yang di
amanatkan dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga.

Pembacaan Doa menurut agama dan kepercayaan masing-masing, berdoa dimulai.

*Tunggu sampai selesai *

MC

Terima kasih bapak Ibu peserta Rapat, selanjutnya rapat ini akan dipimpin oleh Bapak
………………………. Selaku Ketua Pengurus, kepada Ketua.Kami persilakan.

2
Bapak Ketua PPPSRS

Bapak Ibu peserta Rapat dan undangan yang kami banggakan, sebelum kita masuk pada
agenda rapat maka terlebih dahulu akan dibacakan rancangan tata tertib rapat yang
merupakan acuan dalam acara rapat yang harus kita taati bersama agar rapat berjalan
sesuai yang agenda rapat untuk itu kepada Pembawa acara kami persilakan untuk
membacakannya.

HOST : Rancangan Tata Tertib agar ditampilkan pada layar.

PEMBAWA ACARA

“Membacakan Rancangan Tata Tertib Rapat”

tunggu sampai selesai

Bapak Ketua PPPSRS

Terima kasih Pembawa Acara yang Telah membacakan Tata Tertib Rapat sebagai aturan
dalam pelaksanaan rapat pada hari ini untuk kita jalankan dan taati bersama sehingga acara
rapat dapat berjalan lancar sesuai dengan agenda rapat.”

Bapak Ibu peserta rapat yang kami banggakan, sebelum acara dilanjutkan Perlu kami
sampaikan bahwa sesuai dengan ketentuan dalam pasal 28 Aggaran Dasar P3SRS bahwa
Rapat dapat diselenggarakan dan mengambil keputusan yang sah apabila telah memenuhi
kuorum kehadiran minimal lebih dari 50% dari jumlah anggota PPPSRS. Oleh karena itu
maka terlebih dahulu saya akan menanyakan apakah peserta rapat yang hadir telah
memenuhi kuorum?, untuk itu kepada Notaris kami persilakan untuk membacakan jumlah
peserta yang hadir.

Notaris :

Membacakan jumlah kuorum kehadiran.

Berdasarkan daftar hadir secara virtual peserta Rapat sampai dengan pukul ….. jumlah
Peserta yang hadir adalah sebanyak ….. atau sama dengan …..%. dari ……. Jumlah
anggota, Dengan demikian belum memenuhi ketentuan dalam pasal 28 Ayat (2) minimal
lebih dari 50 % dari ……. jumlah anggota, Untuk itu Rapat belum dapat dilanjutkan dan
harus ditunda selama 30 menit Demikian Pimpinan rapat.

Bapak Ketua PPPSRS

“terima kasih Notaris, Sesuai dengan informasi dari Notaris bahwa jumlah anggota yang
hadir belum memenuhi Kuorum minimal lebih dari 50 % dari jumlah anggota P3SRS, oleh
karena itu rapat harus diskors selama 30 Menit. , oleh sebab itu rapat saya skors selama
30 Menit dimulai pada pukul ……………s,d pukul ………….. Wib,

3
 Ketok Palu 1 Kali

Bapak Ibu yang kami hormati untuk mengisi waktu Skor, akan kami bacakan pakta Integritas
Pengurus dan Panitia Musyawarah Selaku Penyelenggara RUAT dan pemilihan Pengurus
dan Pengawas PPPSRS Pakta Integritas akan dibacakan oleh …………………. Kami
persilakan

Bapak ……………….

Membacakan Pakta Integritas. Sampai Selesai.

Sambutan Dinas Perumahan

Jika Perwakilan Dinas Perumahan Hadir.

Bapak Ketua PPPSRS

“Bapak ibu peserta Rapat yang berbahagia, waktu menunjukkan pukul……..wib dan kita
telah mendengar arahan Dinas, maka skor saya cabut dan rapat saya buka kembali pada
pukul ….. wib.

*Ketuk palu 1 kali*

Sebelum saya lanjutkan agenda rapat terlebih dahulu saya akan menanyakan kepada
Notaris apakah peserta yang hadir telah memenuhi ketentuan dalam pasal 28 Anggaran
Dasar mengenai Kuorum kehadiran minimal lebih dari 50 % jumlah anggota atau belum? .
Kepada Notaris saya persilahkan.

Notaris :

“Bahwa setelah diskors selama 30 Menit jumlah peserta yang hadir sebanyak ……….
Peserta atau ….. % dari jumlah anggota maka tidak mencapai Kuorum, dan sesuai
ketentuan Pasal 28 ayat (3) Anggaran Dasar PPPSRS bahwa apabila setelah ditunda
jumlah peserta yang hadir belum memenuhi Kuorum maka rapat tidak dapat
diselenggarakan. Dengan demikian maka rapat harus ditunda, dan rapat kedua akan
dilaksanakan kembali paling lambat 30 hari kalender dan paling cepat 7 hari kalender.
Demikian Pimpinan Rapat”

Bapak Ketua PPPSRS

“Terima kasih kepada ibu Notaris atas informasinya. Bapak dan Ibu peserta rapat, sesuai
informasi yang disampaikan oleh Ibu Notaris, bahwa setelah ditunda selama 30 Menit
jumlah peserta rapat belum memenuhi Kuorum, maka rapat tidak dapat diselenggarakan.
Oleh Karena itu rapat akan dilaksanakan kembali dan merupakan kelanjutan dari rapat ini
pada hari ……………………….pukul …………….WIB sampai dengan selesai.

Diharapkan kepada peserta yang hadir pada rapat hari ini agar hadir kembali pada rapat
kedua dan menghimbau kepada para peserta untuk mengajak para Anggota yang tidak
dapat hadir pada hari ini untuk hadir pada rapat kedua. Namun persyaratan registrasi
kehadiran tetap harus dipenuhi sesuai dengan undangan Rapat.
4
Bapak ibu Peserta Rapat dan Undangan yang terhormat , apabila ada kata-kata dan hal-
hal yang kurang berkenan atas penyelenggaraan Rapat ini, saya mewakili Pengurus dan
Pengawas memohon maaf, dan kami menghimbau agar menjaga kesehatan dengan tetap
menerapkan Protokol Kesehatan, Gunakan Masker, menjaga jarak, mencuci tangan dan
jangan lupa jaga imunitas agar tetap sehat.

Atas kehadiran dan partisipasinya saya ucapkan terima kasih.

Rapat pertama ini saya tutup pada pukul …….Wib.

*Ketuk palu 3 kali*

Pembawa acara.

Bapak Ibu yang kami hormati, Rapat Umum Tahunan Anggota telah ditutup, namun
demikian kita akan lanjutkan dengan RUALB Pemilihan Pengurus dan pengawas periode
Tahun 2023-2026. Maka untuk memnadu acara pemilihan pengurus dan pengawas akan
dipimpin oleh Ibu Ketua PANMUS dan didampingi oleh para anggota Panmus, kepada Ibu
Ketua Kami persilakan.

Ketua PANMUS

Bapak Ibu yang kami hormati, Bahwa perlu kami sampaikan bahwa dalam Pelaksanaan
Pemilihan Pengurus ada beberapa Agenda yang akan dibahas dan mendapat persetujuan
anggota untuk itu saya akan membacakan genda Pemilihan Pengurus dan Pengawas sbb
:

1. Pemilihan Pimpinan Musyawarah

2. Pengesahan Tata Tertib Rapat.
3. Penetapan Calon Pengurus dan Pengawas yang telah lolos verifikasi dari Dinas
Perumahan.
4. Penyampaian Visi dan Misi Calon.
5. Pelaksanaan Pemilihan Calon Paket Pengurus dan Pengawas.
6. Penetapan Susunan Pengurus dan Pengawas PPPSRS Terpilih.
7. Penandatangan Pakta Integritas Pengurus dan Pengawas terpilih
8. Pembahasan Service Charge dan Sinking Fund
9. Pembahasan dan Pengesahan Peraturan dan Tata Tertib Hunian
10. Penutup

Inilah agenda dalam pelaksanaan Pemilihan Pengurus dan Pengawas periode 2023-
2026.

Untuk dapat mengambil keputusan dalam pelaksanaan pemilihan Pengurus dan

Pengawas periode tahun 2023-2026, sesui dengan aagenda tersebut, harus memenuhi
ketentuan kuorum kehadiran.

5
Pada saat pelaksanaan RUAT kita tahu Bahwa berdasarkan daftar hadir secara virtual
jumlah peserta rapat sudah dapat dipastikan tidak memenuhi kuorum kehadiran. Perlu kami
sampaiakn juga bahwa yang melakukan konfirmasi kehadiran dalam pelakskanaan RUTA
mauapun Pemilihan Pengurus dan pengawas tidak lebih dari ………………..orang Oleh
Karena itu tidak akan mencapai kuiorum kehadiran, maka rapat pemilihan pengurus dan
pengawas periode tahun 2023-2026 tidak dapat dilanjutkan, untuk itu rapat Pemilihan
Pengurus dan Pengawas yang pertama saya tutup tepat pada pukul…………… wib.

Diharapkan Bapak Ibu yang hadir pada hari ini agar hadir kembali pada rapat lanjutan yang
akan dilaksanakan pada tanggal …………………………………………. dan mengajak para
pemilik yang belum sempat hadir pada hari ini agar hadir pada rapat kedua nanti.

Terima kasih atas perhatian partisipasinya, kami ucapkan terima kasih.

Ketok palu 3 kali

Pembawa Acara.

Bapak Ibu yang kami hormati, dengan ditutupnya rapat pemilihan pengurus dan pengawas
periode tahun 2023-2026 . Maka kami sebagai pembawa acara undur diri.

Wassalamu’alaikum wr. Wb.