Nomor Nama Tanggal

: : STANDARD PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG :

1. LATAR BELAKANG Dalam perusahaan tidak lepas dari berbagai aktivitas Operasional Perusahaan salah satunya adalah pengadaan Suku Cadang dan Material. Proses pengadaan ini meliputi pembelian sampai dengan pengeluaran Suku Cadang atau Material. 2. TUJUAN Untuk itulah diperlukannya salah satu pedoman yang baku dalam proses pelaksanaannya, dan pedoman ini akan menjadi acuan pembelian sampai dengan pengeluaran baik yang dilakukan oleh Pusat maupun Daerah (Field) sebagai sarana Tertib Administrasi yang seragam. 3. KETENTUAN Pengertian Spare Part adalah Suku Cadang - Suku Cadang yang dipakai untuk menunjang kegiatan operasional, dan Material adalah barang berupa cairan yang dipakai untuk menunjang kegiatan operasional. Aktivitas pembelian terbagi menjadi 2 (dua) yaitu pembelian suku cadang Fast Moving atau Slow Moving maupun pembelian Material. 4. PROSES Secara garis besar proses yang terjadi disini dibagi menjadi 4 (empat) bagian, antara lain : Proses permintaan, pembelian, penyimpanan dan pengeluaran suku Cadang. 1) Permintaan Suku Cadang dan Material o Proses permintaan Suku Cadang dan Material ini pertama kali dilakukan oleh Mekanik dengan mengisi Form Permintaan Suku Cadang atau Material (P.S.C) rangkap 3 (tiga) yang kemudian dilakukan permintaan persetujuan dari kepala bagian (kepala

mekanik) dan setelah mendapatkan persetujuan, form tersebut di distribusikan ke bagian Logistik. Selanjutnya, Logistik akan melakukan pengecekan apakah Suku Cadang atau Material yang diminta ada di gudang atau tidak. Jika Suku Cadang atau Material yang diminta tidak ada atau masuk dalam kategori Slow Moving, maka akan dilakukan Order Pembelian. 2) Pembelian Suku Cadang dan Material o Pembelian Suku Cadang dan Material dilakukan tidak hanya pada saat ada permintaan dari mekanik saja tetapi apabila stock sudah mencapai batas minimum maka pembelian suku cadang pun dapat dilakukan. Untuk pembelian ini akan dicek terlebih dahulu status Suplliernya, apakah pembelian dapat dilakukan di daerah (Untuk di Field) atau pembelian harus dilakukan di pusat. Order Pembelian (PO) dibuat rangkap 4 (empat) dimana pendistribusian secara berurutan lembar 1 (pertama) untuk Supplier, lembar 2 (kedua) untuk bagian Accounting, lembar 3 (ketiga) untuk bagian Kasir dan lembar 4 (keempat) untuk arsip Logistik. Setelah mendapatkan persetujuan dari Direksi, maka Order Pembelian tersebut didistribusikan kebagian masing-masing. Untuk penentuan jumlah Qty Order, bagian logistic harus membuat estimasi tambahan berapa lama Suku Cadang atau Material yang diorder sampai ke bagian logistik cabang (Untuk di Field). Sehingga tidak terjadi dead lock Suku Cadang dan Material atau kekurangan akibat minimum stock habis terpakai. Pembelian Suku Cadang dan Material (Untuk di Field) dapat dilakukan melalui 2 (dua) cara yaitu : I. Pembelian Lokal (di Field) Untuk pembelian Suku Cadang dalam jumlah tertentu ( yang diatur dalam pengaturan tambahan tertulis ) dapat dilakukan melalui Supplier Lokal guna menghemat waktu serta efesiensi biaya pengiriman. Adapun mekanisme pembeliannya sebagai berikut: o Lembar 1 (pertama) diberikan kepada Supplier Lokal.

o Supplier akan mengirimkan barang berikut dengan fakturnya ke bagian Logistik. II. Pembelian Pusat (di Jakarta) Untuk pembelian Suku Cadang atau Material lebih dari nominal tertentu ( yang diatur dalam peraturan tambahan tertulis ) atau jika Supplier Lokal tidak bisa memenuhi permintaan Suku Cadang atau Material yang di order, maka Order Pembelian akan dilakukan melalui kantor pusat setelah sebelumnya dilakukan klarifikasi supplier dan harga dari suku cadang tersebut. Adapun mekanisme pembeliannya sebagai berikut : o Form Permintaan Pembelian di kirim ke bagian Pembelian Jakarta (via Email / fax) o Setelah itu akan dibuatkan Order Pembelian (empat) dan meminta persetujuan Direksi. o Setelah mendapatkan persetujuan akan dilakukan pendistribusian dokumen secara berurutan dimana lembar 1 (pertama) untuk Supplier, lembar 2 (kedua) untuk bagian Accounting, lembar 3 (ketiga) untuk bagian Kasir dan lembar 4 (keempat) untuk arsip Pembelian. o Setelah Suku Cadang datang dan telah dilakukan pengecekan, maka barang akan segera di kirim ke kantor cabang. 3) Penyimpanan Suku Cadang dan Material Bagian Logistik akan melakukan pengecekan ulang antara data suku cadang atau material di P.O dengan data fisik suku cadang atau material yang datang (dikirim). Setelah itu akan dilakukan proses pencatatannya kedalam kartu stock (Stock Card) dan kedalam data komputer. Selanjutnya suku cadang atau material tersebut akan di tata / di kelompokan berdasarkan jenis kendaraan dan fungsinya ke dalam masing masing rak yang tersedia. 4) Pengeluaran Suku Cadang dan Material Berdasarkan form Permintaan Suku Cadang yang telah disetujui oleh kepala bagian, maka bagian gudang (spareparts) akan mengeluarkan suku cadang atau material yang diminta dan mencatat pengeluaran (PO) rangkap 4

suku cadang tersebut di kartu Stock (Stock Card) serta melampirkan bukti pengeluaran suku cadang dari gudang untuk pencatatan dalam kartu kendaraan. 5. LAPORAN Semua Laporan - Laporan ( Inventory, Pembelian dan Pengeluaran) dibuat rangkap 2 (dua) yang diberikan kepada kepala cabang dan didistribusikan ke kantor Pusat yang ditunjukan kepada bagian Accounting. 6. LAMPIRAN Terlampir bentuk form form yang di gunakan dalam proses ini.