STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Tentang
TENDER
No. Dokumen : 002/SOP/T&S/II/2016

DIBERLAKUKAN DALAM LINGKUP PERUSAHAAN TRINET PRIMA SOLUSI

JABATAN

NAMA

DISUSUN

Head Of Technical
and Services

Widodo Poerwanto

DIPERIKSA

Direktur

Vivi Mardalena

DISYAHKAN

Direktur Utama

Chandradi Halim

TANGGAL
PENGESAHAN

TANDA
TANGAN

Seluruh dokumen adalah milik TRINET PRIMA SOLUSI

Dilarang menggandakan atau memperbanyak dokumen ini dalam bentuk apapun
tanpa izin tertulis dari manajemen TRINET PRIMA SOLUSI

SOP TENDER

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan.............................................................................................................................

Daftar Isi...............................................................................................................................................

1. Tujuan.............................................................................................................................................

2. Standar / Referensi.........................................................................................................................

3. Lingkup...........................................................................................................................................

4. Definisi / Istilah................................................................................................................................

5. Ketentuan Umum............................................................................................................................

6. Prosedur Pelaksanaan..................................................................................................................

7. Lampiran

No. : 002/SOP/T&S/XII/2015

Revisi :

Tgl. Berlaku :

Halaman : 2 / 4

SOP TENDER

1. Tujuan.
1.1.

Memberikan pedoman kepada fungsi Sales dan Pre Sales dalam pelaksanaan tender, agar
tahapan dan dokumen tender yang disiapkan sesuai dengan aturan tender yang berlaku.

2. Standar / Referensi.
2.1.

ISO

3. Lingkup.
SOP ini meliputi tujuan, referensi, ruang lingkup, definisi, ketentuan umum dan prosedur
pelaksanaan yang berlaku di TRINET PRIMA SOLUSI.

4. Definisi / Istilah.
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.

4.7.
4.8.
4.9.
4.10.
4.11.
4.12.
4.13.
4.14.

Klien adalah pengguna produk dan jasa PT. Trinet.

Assessment adalah Proses pemetaan atau analisa kebutuhan klien untuk mengetahui kondisi
saat ini dan solusi yang akan diberikan.
Sales adalah Pegawai PT. Trinet yang menjalankan tugas untuk menawarkan produk dan jasa
kepada klien.
Head Technical & Services adalah Pegawai PT. Trinet yang bertanggung jawab atas semua
kegiatan divisi Technical & Services.
Pre Sales adalah Pegawai PT Trinet yang menjalankan tugas untuk memberikan informasi
teknis produk perangkat mulai dari spesifikasi, fitur sampai solusi teknikal kepada klien.
Rencana Kerja Syarat-Syarat (RKS) adalah Peraturan-peraturan pemerintah yang harus
dipatuhi oleh peserta tender dan format-format dokumen tender yang digunakan dalam
pelaksanaan tender.
Bill Of Quotation (BOQ) adalah Daftar kebutuhan perangkat yang akan diimplementasi di klien
sesuai assessment yang telah dilakukan.
Table Of Reference (TOR) adalah Daftar spesifikasi minimum tiap perangkat yang akan
diimplementasi di klien sesuai dengan BOQ yang telah disetujui oleh klien.
Table Of Compliance (TOC) adalah Daftar detil spesifikasi tiap perangkat yang akan
diimplementasi di klien sesuai dengan TOR yang telah disepakati antara PT. Trinet dank lien.
Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) adalah Surat Ijin yang dikeluarkan oleh pemerintah
daerah dan dibutuhkan oleh PT Trinet untuk melakukan usaha atau transaksi perdagangan.
Tanda Daftar Perusahaan (TDP) adalah bukti bahwa PT Trinet merupakan suatu perusahaan
atau badan usaha yang telah melakukan pendaftaran perusahaan dalam Daftar Perusahaan.
Bank Guarantee (Garansi Bank) adalah jaminan tertulis dari bank yang diberikan kepada PT.
Trinet untuk memenuhi suatu kewajiban kepada pihak lain.
Quotation (Surat Penawaran Harga) adalah Surat yang berisi penawaran suatu barang dan
jasa sesuai spesifikasi dan jumlah sesuai kebutuhan yang ditujukan kepada klien.
Dokumen Tender adalah Dokumen-dokumen yang menjadi syarat tender, yang antara lain
berisi TOR, SIUP, TDP, Quotation, Bank Guarantee

No. : 002/SOP/T&S/XII/2015

Revisi :

Tgl. Berlaku :

Halaman : 3 / 4

SOP TENDER

5. Ketentuan Umum.
5.1.
5.2.

Tahapan pelaksanaan tender harus mengikuti aturan yang berlaku sesuai tender yang
berjalan.
Dokumen tender yang dibuat harus mengikuti dengan format tender yang berlaku dalam RKS.

6. Prosedur Pelaksanaan.
1.
2.
3.

4.
5.
6.
7.

8.

9.

Setelah proses pra tender selesai dilakukan, maka fungsi PreSales menngunduh RKS.
Kemudian fungsi PreSales membuat TOC berdasarkan dokumen TOR yang sudah dibuat saat
proses pra tender.
Selanjutnya fungsi Sales membuat quotation berdasarkan dokumen BOQ yang sudah dibuat
saat proses pra tender, untuk selanjutnya quotation tersebut diserahkan kepada fungsi
PreSales.
Fungsi Presales menerima TOC dan quotation yang telah dibuat oleh fungsi Sales.
Selanjutnya TOC dan quotation menjadi bagian dari dokumen tender (TDP, SIUP, TOC,
Quotation, Bank Garansi).
Dokumen tender tersebut untuk selanjutnya dikirimkan ke klien oleh fungsi Presales.
Setelah klien menerima dokumen tender tersebut akan dilakukan review atau pengecekan oleh
klien. Jika ada revisi terhadap BOQ atau TOR, maka :
a. Klien akan menginformasikan ke fungsi PreSales.
b. Fungsi PreSales melakukan revisi terhadap BOQ atau TOR.
c. Setelah BOQ atau TOR direvisi oleh fungsi PreSales, maka BOQ atau TOR revisi tadi
dikirim kembali ke klien oleh fungsi PreSales (point 6).
Fungsi Sales menunggu pengumuman dari hasil tender tersebut..Jika hasil tender dinyatakan
menang, maka :
a. Fungsi Sales menginformasikan ke fungsi PreSales dan sejalan dengan itu dilakukan
Proses Persiapan Pelaksanaan Proyek (dijelaskan dalam SOP Persiapan Pelaksanaan
Proyek).
Proses tender selesai.

7. Lampiran
7.1.

FoP Tender

No. : 002/SOP/T&S/XII/2015

Revisi :

Tgl. Berlaku :

Halaman : 4 / 4

FoP : Tender Rev.00

Pre Sales

Start

Proses Pra
Tender

Download
RKS

Membuat
TOC

TOR

TDP

Kirim Dok.
Tender ke
Klien

TOC

SIUP

Ada Revisi
BOQ / TOR ?

Ya

Quotation
Bank
Garansi

Revisi BOQ
dan TOR
BOQ
TOR
ver. n
ver. n

Menerima
informasi
menang
tender

Sales

Tidak

Membuat
Quotation
BOQ

Menunggu
pengumuman
tender dari
Klien

Menang tender

Ya

Paralel

Tidak

Head T&S

Stop

Proses
Persiapan
Proyek

Kirim BOQ
TOR
dan TOR
ver. n
revisi ke
Klien BOQ
ver. n