SOP PENDELEGASIAN MAHASISWA

UNIVERSITAS AIRLANGGA

1. Surat permohonan pendelegasian mahasiswa diajukan paling lambat 2 (dua) minggu

sebelum hari H pelaksanaan kegiatan, harus menggunakan kertas surat dinas resmi fakultas
yang mengatasnamakan BLM Fakultas, BEM Fakultas, HIMA Program Studi/Departmen,
Kelompok Mahasiswa Fakultas atau perorangan, diketahui/disetujui oleh pejabat fakultas
yang berwenang (Wakil Dekan I) dengan dilampiri proposal pendelegasian mahasiswa yang
menyebutkan secara jelas dan terang nama penyelenggara/peserta, serta penanggungjawab
kegiatan.
2. Jika didalam pendelegasian mahasiswa diperlukan surat-surat lain (surat penugasan peserta,
surat permohonan ijin pencairan dana dari pihak ketiga/sponsorship, dll) maka wajib
melampirkan photocopy surat ijin pendelegasian mahasiswa yang diterbitkan direktur
kemahasiswaan Universitas Airlangga dan khusus surat pencairan bantuan dana dari pihak
ketiga /sponsorship ndilampiri proposal kegiatan.
3. Penyampaian surat pendelegasian mahasiswa, dialamatkan kepada Direktur Kemahasiswaan
Universitas Airlangga dan dikirim melalui counter penerima surat masuk di lobby lantai 1
Kantor Manajemen Universitas Airlangga Kampus C Mulyorejo Surabaya.
4. Kegiatan pendelegasian mahasiswa wajib melampirkan surat undangan resmi dari panitia
penyelenggara pada saat pengajuan permohonan ijin pendelegasian Universitas Airlangga.
5. Khusus pendelegasian mahasiwa yang pelaksanaannya diagendakan bulan Desember, surat
pengajuan permohonan ijin pendelegasian mahasiswa harus dikirim ke Direktur
Kemahasiswaan Universitas Airlangga paling lambat pertengahan bulan November, karena
terkait dengan batas akhir penyampaian Laporan Pertanggungjawaban akhir tahun berjalan.
6. Terkait dengan pencairan bantuan dana pendelegasian mahasiswa, penanggungjawab
kegiatan/peserta kegiatan harus mengkonfirmasi ulang maksimal 3 (tiga) hari sebelum hari H
keberangkatan pendelegasian mahasiswa ke petugas yang ditunjuk mengelola kegiatan di
Direktorat Kemahasiswaan Universitas Airlangga.
7. Setiap pendelegasian mahasiswa Universitas Airlangga akan dibekali 2 (dua) lembar surat
tugas, dimana 1 (satu) lembar lainnya dimintakan lembar pengesahan (stempel dinas) dari
panitia penyelenggara kegiatan sebagai bukti kehadiran delegasi mahasiswa Universitas
Airlangga, untuk selanjutnya diserahkan ke petugas yang ditunjuk di Direktorat
Kemahasiswaan Universitas Airlangga bersamaan dengan penyampaian Laporan
Pertanggungjawaban Kegiatan.

8. Pendelegasian Mahasiswa Universitas Airlangga yang tidak mengkonfirmasi dan tidak

mengumpulkan Laporan Pertanggungjawaban kegiatan maksimal 3 (tiga) minggu setelah
hari H pelaksanaan kegiatan, dapat dianggap membatalkan pendelegasian mahasiswa dan
sekalipun kegiatan telah terselenggara tidak akan didanai/mendapat bantuan dana kegiatan.
9. Pendelegasian mahasiswa Universitas Airlangga yang tidak jadi mengikuti kegiatan
pendelegasian mahasiswa, sementara proses transfer bantuan dana kegiatan sudah terjadi,
maka kepada penanggungjawab/ peserta kegiatan diwajibkan mengembalikan dana yang
telah terkirim kepada Bendahara Universitas Airlangga, dengan terlebih dahulu
berkonsultasi kepada pengelola yang ditunjuk di Direktorat Kemahasiswaan Universitas
Airlangga.

Kementerian Akademik Prestasi

BEM Universitas Airlangga