Panduan Rancangan Proyek Perubahan
Panduan Rancangan Proyek Perubahan
PROYEK PERUBAHAN
DIKLAT KEPEMIMPINAN TK. IV
2
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Diklat kepemimpinan merupakan pendidikan dan
pelatihan yang dirancang bagi pejabat pemerintah untuk
membentuk dan mengembangkan mereka menjadi pemimpin
perubahan. Kompetensi sebagai pemimpin perubahan akan
terbentuk melalui praktik langsung di lapangan. Bentuk praktik
langsung dalam diklatpim ini adalah dengan melaksanakan
proyek perubahan di kantornya. Pelaksanaan proyek
perubahan dimulai dengan menyusun Rancangan Proyek
Perubahan. Penyusunan Rancangan Proyek Perubahan
dimaksudkan untuk memberi kesempatan kepada peserta
untuk menganalisis permasalahan atau peluang yang terkait
dengan tugas dan fungsi masing-masing dan mencari
solusinya.
Panduan penyusunan Rancangan Proyek Perubahan ini
dimaksudkan untuk mempermudah dan memperjelas peserta
tentang proses penyusunan dan alur pikir penulisan
Rancangan Proyek Perubahan. Dengan panduan ini kami
mengharapkan agar proyek perubahan yang dihasilkan akan
bermanfaat dan memenuhi harapan berbagai pihak yang
berkepentingan.
B. Hasil Belajar dan Indikator Hasil belajar
Merancang proyek perubahan memberikan kesempatan
sekaligus menantang peserta diklat untuk menuangkan hasil
belajar yang telah diperoleh selama pembelajaran di kelas.
1.
Hasil belajar
Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta
diharapkan mampu menuangkan kompetensi dalam
26
Rancangan Proyek Perubahan
...............................................................................
.......................................................................................
.............................................................................................
OLEH:
...................................................
NPP............................................
2.
1.
2.
3.
4.
5.
25
Penyusunan
Rancangan
Proyek
Perubahan
merupakan tugas individual dalam Diklatpim Tingkat IV.
Peserta Diklatpim Tingkat IV melakukan diagnostic reading
terhadap permasalahan di kantor masing-masing untuk
mengidentifikasi kebutuhan perubahan organisasi. Setelah
melalui serangkaian bimbingan maka peserta perlu menyusun
Rancangan Proyek Perubahan yang diseminarkan dan
menjadi panduan melaksanakan perubahan di kantor masingmasing sebagai laboratorium kepemimpinan.
Hasil dari pelaksanaan Rancangan Proyek Perubahan
tersebut dituangkan dalam Laporan Proyek Perubahan.
Panduan ini telah memberikan gambaran yang diharapkan
mampu dimanfaatkan oleh peserta sebagai alat bantu
menyusun Rancangan Proyek Perubahan. Selamat menjadi
Pemimpin Perubahan di Kementerian Keuangan.
24
b.
2.
.
1)
a) .
(1) ..
(a) ..
.
5
BAB II
PROSES PENYUSUNAN RANCANGAN PROYEK
PERUBAHAN
Bab II Panduan Penyusunan Rancangan PP berisi
penjelasan mengenai urutan kegiatan selama PP. Urutan
kegiatan selama PP tersebut adalah penjelasan proyek
perubahan, taking ownership (breakthrough 1), bimbingan
merancang PP, penyusunan rancangan PP, seminar
presentasi PP, laboratorium kepemimpinan (breakthrough 2),
seminar
laboratorium
kepemimpinan,
dan
evaluasi
kepemimpinan. Uraian masing-masing kegiatan tersebut akan
dijelaskan di bawah ini.
A. Penjelasan PP
Penjelasan PP merupakan sesi untuk menjelaskan
proses dalam PP. Penjelasan PP meliputi materi PP dan
mekanisme pelaksanaan PP. Untuk memudahkan dalam
proses coaching, kelas dibagi dalam beberapa kelompok.
Rata-rata jumlah kelompok 3-4 kelompok tergantung dari
jumlah peserta keseluruhan. Pembagian kelompok dilakukan
oleh pihak penyelenggara diklat. Setiap kelompok terdiri dari 8
10 orang dan didampingi oleh seorang coach yang bertugas
memberikan arahan dan konsultasi kepada peserta.
BAB V
PENUTUP
6
kepada mentor untuk topik (permasalahan) yang akan
diangkat dalam PP.
C. Bimbingan Merancang PP
Bimbingan
Merancang
PP
dilakukan
secara
berkelompok. Setiap kelompok akan dibimbing oleh seorang
coach. Bimbingan yang terjadwal dilakukan sebanyak 18 jam
pelatihan yang dibagi dalam tiga sesi dengan alokasi waktu 1
jam pelatihan sebelum taking ownership (setelah Penjelasan
PP), 8 jam pelatihan sebelum Bencmarking, dan 9 jam
pelatihan setelah Bencmarking. Di luar jadwal yang telah
terstruktur, konsultasi dapat dilaksanakan sesuai dengan
kesepakatan antara peserta dengan coach. Bimbingan yang
tidak terstruktur dapat dilakukan terbatas di lingkungan
kampus, kecuali di asrama.
23
dst
Disetujui oleh
Peserta,
Coach,
Nama Peserta
NPP
Nama Coach
NIP Coach
Penguji,
D. Penyusunan Rancangan PP
Kegiatan pada tahap ini adalah para peserta menulis dan
menyusun rancangan PP secara individual. Penulisan PP
didasarkan pada hasil analisis yang telah dilakukan pada
tahap pembimbingan.
Nama Penguji
NIP Penguji
E. Seminar Presentasi PP
Seminar dilaksanakan per kelompok di ruang tersendiri.
Mekanisme seminar rancangan PP dapat dilihat pada
Panduan Seminar Rancangan PP.
F.
J.
Sistematika Penomoran
Sistem penomoran dalam
Perubahan adalah sebagai berikut:
1.
Identitas Proyek
a. .
Rancangan
Proyek
22
I.
DAFTAR REVISI
No
1
2
3
Halaman
Lama
Baru
Tertulis
Revisi
7
memobilisasi sumber daya yang ada di organisasi untuk
mendukung dan memperlancar tercapainya tujuan PP.
8
BAB III
SISTEMATIKA PENYAJIAN RANCANGAN PP
Bab III Panduan Penyusunan Rancangan PP
menjelaskan sistematika dalam menyajikan Rancangan PP.
Penjelasan meliputi dua subbab yaitu Sistematika Penyajian
Rancangan PP dan Penjelasan. Masing-masing subbab
tersebut dijelaskan sebagai berikut.
A. Sistematika Penyajian Rancangan PP
Sistematika Penyajian Rancangan PP adalah sebagai
berikut:
Halaman Judul (cover)
Kata Pengantar
Daftar Isi
1. Identitas Proyek
2. Latar Belakang
3. Tujuan
4. Manfaat
5. Permasalahan dan Ruang Lingkup
6. Analisis Permasalahan dan Solusi
7. Output Kunci
8. Pentahapan Utama dan Penjadwalan
9. Tata Kelola Proyek
10. Anggaran
11. Identifikasi Stakeholder
12. Identifikasi Potensi Masalah
13. Risiko
14. Kriteria Keberhasilan
15. Faktor Kunci Keberhasilan
16. Persetujuan
21
3.
4.
5.
H. Lampiran
Lampiran Rancangan Proyek Perubahan ditempatkan
sesudah daftar pustaka berisi:
1. Foto-foto kegiatan proyek perubahan.
2. Foto-foto bukti fisik proyek perubahan.
3. Nota dinas, surat, surat keputusan, surat tugas, undangan,
notulen rapat, daftar hadir, dan lain-lain.
4. Dokumen pendukung lainnya.
Penulisan lampiran diurutkan dan diberi nomor urut.
20
4.
E. Nomor Halaman
Penomoran halaman menggunakan angka arab dan
ditulis di sebelah kanan atas halaman.
F.
1.
2.
Kutipan
Kutipan sebanyak sampai dengan tiga baris diketik
dengan jarak dua spasi dan digabung ke dalam
paragraph.
Kutipan yang lebih dari tiga baris diketik dengan jarak satu
spasi dan semuanya menjorok ke dalam sebanyak
delapan ketukan dari baris di atasnya.
B. Penjelasan
Penjelasan masing-masing poin pada Subbab A di atas
adalah sebagai berikut.
Halaman Judul
Judul merupakan suatu hal yang sangat penting.
Untuk membuat judul peserta perlu memperhatikan
beberapa hal penting berikut:
1. Judul mengacu pada output akhir. Contoh: apabila
peserta menggunakan alat analisis fishbone diagram,
judul mengacu pada kepala ikan.
2. Apabila solusi atas permasalahan hanya satu atau
dua, judul dapat mengacu ke solusi dan output
akhirnya. Contoh: Membuat ... dalam rangka ....
3. Judul dibuat dengan kalimat yang menarik perhatian
pembaca.
4. Judul harus mewakili isinya.
5. Harus terdapat lokus.
Contoh halaman judul dapat dilihat pada lampiran
panduan ini.
Kata Pengantar
Peserta menuliskan kata pengantar yang memuat
pengantar dari peserta mengenai pemilihan area
perubahan pada rancangan PP, judul rancangan PP,
ucapan terima kasih, dan harapan peserta.
Daftar Isi
Daftar isi memuat uraian dan pencantuman halaman
dimulai dari halaman judul sampai dengan persetujuan.
1. Identitas Proyek
10
19
2. Latar Belakang
Pada bagian ini, peserta menjelaskan latar belakang
perlunya PP. Penjelasan berangkat dari kondisi yang ideal
atau normatif yang akan dicapai oleh organisasi. Kondisi
ideal
tersebut
kemudian
dihubungkan
dengan
permasalahan yang dihadapi. Berdasarkan kenyataan ini,
maka layaklah hal tersebut diangkat menjadi topik dalam
PP.
3. Tujuan
Pada bagian ini, peserta menjelaskan tujuan PP.
Tujuan meliputi tujuan jangka panjang (lebih dari satu
tahun), jangka menengah (satu tahun), dan jangka pendek
(sampai berakhirnya Diklatpim Tingkat IV). Penulisan
tujuan cukup untuk tujuan jangka pendek dan jangka
panjang saja. Tujuan jangka pendek merupakan
18
11
pengungkit (leverage) yang dilakukan dalam rangka
mencapai tujuan jangka panjang.
Persetujuan
Ketentuan persetujuan atas Rancangan PP adalah
sebagai berikut:
Rancangan PP harus disetujui oleh mentor, coach,
dan penguji.
Sebelum meminta persetujuan dari ketiga pihak di
atas, Rancangan PP yang telah diseminarkan harus
dilakukan perbaikan terlebih dahulu apabila pada saat
Seminar Presentasi PP tersebut terdapat masukan
baik dari mentor maupun dari penguji.
Batas waktu persetujuan dari penguji dan coach
adalah satu hari setelah Seminar Presentasi PP.
Batas waktu persetujuan dari Mentor adalah dua
minggu setelah Seminar Presentasi PP.
4. Manfaat
Pada bagian ini, peserta menjelaskan manfaat PP.
Manfaat PP dihubungkan dengan program reformasi
birokrasi (kelembagaan), perbaikan kinerja kebijakan, dan
perbaikan kualitas pelayanan publik yang menjadi
tanggung jawab instansinya.
BAB IV
FORMAT PENULISAN
A. Ketentuan Umum
1. Kertas yang digunakan adalah kertas A4 berat minimal 70
gram.
2. Pengetikan menggunakan jenis huruf Arial ukuran 11.
3. Jarak pengetikan adalah 2 spasi.
4. Jarak pada setiap halaman di sisi kiri 4 cm, sisi kanan 3
cm, sisi atas 3 cm dan sisi bawah 3 cm.
5. Penulisan judul, bab, sub bab, sub sub bab tidak
menggunakan garis bawah dan tanpa titik.
6. Pengetikan menggunakan rata kiri dan kanan (justify
alignment).
B. Halaman Judul (Cover)
12
(menggambarkan) hasil analisis dengan alat analisis yang
telah digunakan pada Bagian 5.
Langkah selanjutnya setelah analisis permasalahan
adalah mencari alternatif solusi atas permasalahan yang
terjadi.
Alternatif
solusi
dikembangkan
dengan
memperhatikan aspek kreativitas dan inovasi. Peserta
juga dapat melakukan adaptasi dari hasil selama
benchmarking. Alternatif solusi yang dipilih adalah yang
paling
memberikan
pengaruh terbesar terhadap
pemecahan dari permasalahan yang ada. Berdasarkan
langkah-langkah ini nantinya peserta akan mendapatkan
beberapa alternatif solusi atas permasalahan yang terjadi
di kantornya.
7. Output Kunci
Pada bagian ini, peserta menjelaskan output kunci
dari PP yang akan dijalankan. Output ini merupakan hasil
yang akan dicapai dari solusi yang telah dikembangkan
pada Bagian 6. Penjelasan output dapat disajikan sebagai
berikut:
Nama
Deskripsi
Sebutkan output kunci Penjelasan singkat output
yang akan dihasilkan dari antara dan output akhir
PP. Output kunci meliputi yang hendak dihasilkan
output antara dan output dalam PP.
akhir. Output antara adalah
output yang akan dicapai
dalam jangka pendek atau
setelah
berakhirnya
diklatpim
(setelah
breakthrough
2),
sedangkan output akhir
adalah output yang akan
17
menghambat
pelaksanaan PP.
keberhasilan
pencapaian tujuan PP
sesuai target waktu
yang telah ditetapkan
16. Persetujuan
Persetujuan atas Rancangan PP terdiri dari tiga
pihak yaitu penguji, mentor dan coach.
Project sponsor:
Coach
Nama dan tanda tangan
Nama dan tanda tangan
Tempat
dan
Tanggal Tempat
dan
Tanggal
Persetujuan
Persetujuan
Penguji
Nama dan tanda tangan
Tempat
dan
Tanggal
16
13
13. Risiko
Pada bagian ini, peserta menjelaskan risiko yang
dihadapi dalam pelaksanaan PP. Selanjutnya peserta
melakukan antisipasi (mitigasi) atas risiko tersebut.
Penjelasan risiko dan mitigasinya disajikan sebagai
berikut:
Nomor
Risiko
Mitigasi Risiko
Penjelasan tentang Penjelasan
tentang
risiko atas kendala langkah antisipasi atas
yang
dapat kendala dalam rangka
dicapai
dalam
jangka
panjang (satu tahun atau
lebih).
14
Tahapan
dalam
PP
merupakan capaian sangat
penting
sehingga
harus
diperhatikan dalam menjamin
terlaksananya PP secara tepat
waktu dan tepat sasaran.
Milestone bisa dibedakan
antara tahapan jangka pendek
dan jangka panjang
Target
pelaksanaan
(minggu,
tahun)
15
waktu
1 Pembuatan
Panduan
Penyusunan
Profil
Organisasi
bulan,
2 dst
10. Anggaran
Pada bagian ini, peserta menjelaskan sumber
anggaran dan biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan
PP. Penjelasan anggaran dapat disajikan sebagai berikut:
Jumlah
Deskripsi
Estimasi jumlah anggaran Penjelasan peruntukan
yang dibutuhkan
Tahap
Utama
Kegiatan
Minggu 1 Minggu 2
dst
Bulan ... Bulan ...
Pembentukan
Tim
Penyusun Panduan
Inventarisasi hal-hal
yang
akan
dimasukkan dalam
panduan
Perumusan langkahlangkah pembuatan
panduan
dst