TLSK 2014 (08122014) - Fix

1
Lampiran
Peraturan Direksi PT PLN (Persero)
Nomor
:
.K/DIR/2014
Tanggal : 27 Oktober 2014
BAB I
TATALAKSANA SURAT
Tatalaksana surat mengatur cara penerbitan surat sebagai sarana komunikasi kedinasan di
lingkungan PLN secara terpadu guna menyampaikan/memperoleh data dan/atau informasi yang
cepat, tepat, dan lengkap untuk pengambilan keputusan.
A. JENIS SURAT
Surat sebagai sarana komunikasi kedinasan, berdasarkan jenisnya dibedakan menjadi 4
(empat), yaitu:
1. Surat
Berdasarkan ruang lingkupnya, surat dibedakan menjadi 4 (empat) jenis, yaitu:
1.1
Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern disebut Surat Ekstern, adalah surat yang
ditujukan satu (tunggal) atau lebih dari satu (kolektif) kepada Satuan Organisasi,
instansi/lembaga, swasta, atau perorangan.
1.2
Surat yang memiliki ruang lingkup intern disebut Nota Dinas, adalah surat yang
dipergunakan di dalam satu lingkungan Satuan Organisasi sesuai dengan hirarki
yang berlaku.
1.3
Surat yang memiliki ruang lingkup khusus disebut Surat Bentuk Khusus adalah surat
yang dibuat secara sepihak (surat keterangan, surat peringatan, surat pernyataan,
surat tugas, surat perintah perjalanan dinas, laporan, formulir, daftar pengantar dan
undangan) dan/atau mengikat ke dua belah pihak, antara lain berupa Nota
Kesepahaman/Memorandum of Understanding (MoU), Letter of Intent (LOI),
Notification of Award (NoA), Perjanjian/Kontrak, Surat Perintah Kerja (SPK), Surat
Kuasa, dan Berita Acara.
1.4
Risalah/Notulensi adalah surat yang memiliki catatan mengenai apa yang telah
dibicarakan dan diputuskan dalam suatu rapat, antara lain Rapat Direksi, Rapat
Komite Direktur, Rapat General Manager/Kepala Unit Induk, Persetujuan Direksi/Ijin
Prinsip, Rapat Pimpinan, dan Rapat Kerja.
2. Produk Hukum
Surat yang memiliki ruang lingkup sebagai dasar hukum dalam pelaksanaan tugas di
lingkungan PLN, berisi ketentuan-ketentuan yang bersifat pengaturan atau penetapan
tentang sesuatu hal yang mengikat dan wajib dilaksanakan, baik seluruh atau sebagian
Satuan Organisasi, swasta maupun perorangan, misalnya Corporate Intent (CI).
Produk Hukum dibedakan menjadi 6 (enam) jenis, yaitu:
1.1
Peraturan
Peraturan adalah surat yang berisi/bersifat pengaturan yang dikeluarkan oleh
Pejabat yang berwenang.
Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)
1.2
Keputusan
Keputusan adalah surat yang berisi/bersifat penetapan yang dikeluarkan oleh
Pejabat yang berwenang.
1.3
Instruksi
Instruksi adalah surat yang memuat perintah dengan petunjuk teknis pelaksanaan
suatu kebijakan/ketetapan baik bersumber dari peraturan yang lebih tinggi maupun
berdasarkan suatu kebijakan Direksi.
1.4
Edaran
Edaran adalah surat yang isinya memuat petunjuk atau penjelasan tentang halhal yang harus diperhatikan dan dilaksanakan berdasarkan Peraturan yang ada.
Edaran bersifat umum dan berlaku tetap untuk seluruh atau sebagian Satuan
Organisasi.
1.5
Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang memuat suatu informasi atau penjelasan yang
berlaku umum untuk waktu satu kali atau untuk waktu terbatas/tertentu sampai isi
pengumuman itu diketahui dan/atau dilaksanakan oleh Satuan Organisasi dan/atau
masyarakat di wilayah kerja Satuan Organisasi.
1.6
Pemberitahuan
Pemberitahuan pada dasarnya sama dengan Pengumuman, tetapi hanya berlaku di
lingkungan kerja terbatas, dengan maksud untuk diketahui dan/atau dilaksanakan
oleh pegawai dalam Satuan Organisasi.
3. Produk Media Elektronik

Produk media elektronik dengan segala perangkatnya mengalami perubahan tata cara
dalam berkomunikasi baik formal maupun informal, sebagaimana diatur pada Bab II.
B. SIFAT SURAT
Dilihat dari aspek keamanan dan legalitas, sifat surat dibedakan menjadi 4 (empat), yaitu:
1. Tingkat Keaslian
Tingkat keaslian dilihat dari aspek legalitas, dapat dibedakan menjadi 4 (empat), yaitu:
1.1
Asli
Asli adalah lembaran yang ditujukan kepada pejabat/instansi sebagaimana
tercantum pada alamat yang dituju atau lembaran yang dinyatakan asli.
1.2
Tembusan
Tembusan adalah lembaran penyampaian informasi kepada pejabat/instansi yang
mempunyai keterkaitan langsung maupun tidak langsung dengan informasi surat
sebagaimana dikomunikasikan oleh pejabat/instansi yang terdapat pada surat.
1.3
Salinan
Salinan adalah lembaran hasil penggandaan yang dilegalisasi oleh pejabat yang
berwenang.
1.4
Petikan
Petikan adalah lembaran berisi beberapa bagian/kalimat/hal yang diambil dari surat
asli dan dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang.
2. Bobot Informasi
Dilihat dari bobot informasinya, surat dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:
2.1
Surat Penting
Surat penting adalah surat yang isinya mengandung hal-hal yang strategis,
kebijakan, dan operasional.
2.2
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya mengandung hal-hal yang bersifat rutin.
3. Pengamanan Informasi
Dilihat dari pengamanan informasi, surat dibedakan menjadi 4 (empat), yaitu:
3.1
Sangat Rahasia
Sangat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan
tertinggi. Tingkat pengamanan informasi surat erat hubungannya dengan keamanan
dan keselamatan Negara dan/atau PLN serta hanya boleh diketahui oleh pejabat
yang berhak menerimanya.
3.2
Rahasia
Rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi. Tingkat
pengamanan informasi erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya
boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
3.3
Terbatas
Terbatas adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan. Tingkat
pengamanan informasi surat erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan
dan hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
3.4
Biasa
Biasa adalah surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan bagi
PLN jika isinya diketahui atau dibaca pihak lain.
4. Penyampaian Surat
Penyampaian surat dapat dibagi menjadi 3 (tiga), yaitu:
4.1
Sangat Segera
Sangat segera adalah surat yang penyampaiannya harus segera dilakukan pada
hari yang sama dengan waktu penandatanganan surat.
4.2
Segera
Segera adalah surat yang penyampaiannya dilakukan secepat mungkin setelah
surat ditandatangani.
4.3
Biasa
Biasa adalah surat yang penyampaiannya sesuai dengan jadwal pengiriman yang
ada.
C.
PENGAMANAN SURAT
Pengamanan surat mencakup kegiatan pengamanan/menjaga kerahasiaan, baik dari segi fisik
maupun informasinya. Pada prinsipnya pengamanan surat mulai dari pembuatan
rancangan/konsep, penentuan format, penggunaan kertas, pengetikan, pembubuhan paraf,
dan pengesahan serta penyampaian kepada alamat yang dituju.
Penentuan bobot informasi, tingkat kerahasiaan, dan kecepatan penyampaian surat
merupakan faktor penting dalam pengamanan surat.
1. Penyusunan
1.1
Surat diterbitkan berdasarkan inisiatif pejabat yang berwenang sesuai fungsi dan
tugas jabatannya sebagai keharusan pelaksanaan tugas jabatannya.
1.2
Konsep surat dibuat sendiri oleh pejabat yang akan menandatangani atau oleh
pejabat yang ditunjuk. Untuk konsep surat yang tidak dibuat oleh penandatangan
surat, konsep harus disetujui terlebih dahulu oleh pejabat penandatangan.
1.3
Apabila materi surat menyangkut lebih dari satu unit kerja, konsep terlebih dahulu
disampaikan pejabat unit terkait untuk disetujui dengan membubuhkan paraf.
1.4
Khusus untuk surat yang mempunyai sifat rahasia.

1.4.1
Konsep harus dibuat sendiri oleh pejabat yang akan menandatangani atau
pejabat yang ditunjuk.
1.4.2
Konsep surat berupa hardcopy dan softcopy yang sudah tidak digunakan,
harus segera dimusnahkan.
1.4.3
Kode kerahasiaan dicantumkan pada nomor surat.
1.4.4
Khusus untuk surat yang bersifat rahasia, untuk menjaga kerahasiaan,

tembusan surat yang disimpan oleh Unit Pengolah, hanya dibuat satu lembar
dan tembusan berwarna kuning disimpan oleh masing-masing Sekretariat
Direktorat/Divisi/Unit Induk/Bidang/Unit Pelaksana/Sub Unit Pelaksana.
2. Pengetikan
Pengetikan adalah pengetikan konsep akhir surat yang akan ditandatangani. Konsep yang
telah disetujui diketik oleh Sekretariat Direktorat/Divisi/Unit Induk/Bidang/Unit
Pelaksana/Sub Unit Pelaksana yang bersangkutan atau oleh staf tertentu yang ditunjuk.
3. Pembubuhan Paraf
Surat yang telah diketik, perlu diparaf oleh minimum satu pejabat dengan satu rentang di
bawah pejabat penandatangan.
Apabila surat di paraf oleh satu pejabat maka paraf diletakkan disebelah kanan bawah
nama pejabat penandatangan.
Apabila yang memaraf lebih dari satu, maka paraf pertama oleh pejabat rentang kedua di
sebelah kiri bawah nama pejabat penandatangan dan paraf kedua oleh pejabat rentang
pertama di sebelah kanan bawah nama pejabat penandatangan.
Dalam hal surat yang akan diparaf lebih dari satu halaman, pembubuhan paraf dimulai dari
halaman pertama lembar kedua, ketiga, dan seterusnya di bagian kanan bawah.
4. Penggandaan
Penggandaan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan dapat dilakukan dengan fotocopy/percetakan atau penggandaan softcopy dengan format pdf. Surat yang merupakan
hasil penggandaan dianggap asli apabila diberi tanda tangan oleh pejabat yang
berwenang. Khusus penggandaan surat yang bersifat sangat rahasia dan/atau rahasia,
wajib memperhatikan ketentuan tentang kerahasiaan surat.
5. Penyampaian
5.1
Surat yang bersifat sangat rahasia dan/atau rahasia disampaikan dengan

menggunakan amplop rangkap dua dan kode kerahasiaan hanya dicantumkan pada
amplop dalam.
5.2
Surat yang bersifat tidak rahasia (terbatas dan/atau biasa) disampaikan dengan
menggunakan media elektronik berupa aplikasi yang ditetapkan PLN, kecuali
lampiran pendukung dalam bentuk buku, CD, atau bukti pembayaran.
5.3
Penyampaian surat yang bersifat sangat rahasia, rahasia, dan tidak rahasia dilarang
dimasukkan kedalam satu amplop yang sama.
5.4
Surat-surat yang telah disampaikan, diatur agar dikendalikan dengan sarana

pengendalian.
D.
WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT

Wewenang penandatanganan surat adalah wewenang yang dimiliki oleh pejabat untuk
menandatangani surat, sesuai dengan ruang lingkup, batas wewenang, dan tanggung jawab
jabatannya.
1. Wewenang Langsung
Wewenang langsung adalah wewenang penandatanganan surat yang dimiliki oleh pejabat
untuk menandatangani surat yang berhubungan dengan hak dan kewajiban jabatannya.
Penandatanganan surat berdasarkan wewenang langsung ditentukan sebagai berikut:
1.1
Penandatanganan Surat Produk Hukum

1.1.1
Peraturan
a. Pusat Organisasi, ditandatangani oleh Direksi.
b. Unit Induk, ditandatangani oleh General Manager/Kepala.
1.1.2
Keputusan
c.
Unit Pelaksana, ditandatangani oleh Manager, khusus keputusan yang

terkait kepegawaian mengacu pada ketentuan kepegawaian yang
berlaku, Penertiban Pemakaian Tenaga Listrik dan pengadaan barang
dan jasa yang berlaku.
1.1.3
Instruksi
Instruksi hanya diterbitkan oleh Pusat Organisasi dan ditandatangani oleh
Direksi.
1.1.4
Edaran
1.1.5
Pengumuman
a. Pusat Organisasi, ditandatangani oleh Direksi atau Pejabat Struktural
satu tingkat di bawah Direksi.
b. Unit Induk, ditandatangani oleh General Manager/Kepala atau pejabat
struktural satu tingkat dibawah General Manager/Kepala.
c. Unit Pelaksana, ditandatangani oleh Manajer.
d. Sub Unit Pelaksana, ditandatangani oleh Manajer.
1.1.6
Pemberitahuan
a. Pusat Organisasi, ditandatangani oleh Direksi atau Pejabat Struktural
satu tingkat di bawah Direksi.
b. Unit Induk, ditandatangani oleh General Manager/Kepala atau pejabat
struktural satu tingkat dibawah General Manager/Kepala.
c. Unit Pelaksana, ditandatangani oleh Manajer.
Matrik kewenangan langsung penandatanganan dan penerbitan surat Produk Hukum,

sebagaimana tercantum dalam Lampiran 01 Peraturan ini.
1.2
Penandatanganan Surat Ekstern dan Surat Intern

1.2.1
Surat Ekstern
Penandatanganan Surat Ekstern ditetapkan sebagai berikut:
a. Pusat
Organisasi
ditandatangani
oleh
Direksi,
Pejabat
Struktural/Fungsional sampai dengan dua tingkat di bawah Direksi
dan/atau diberi kuasa oleh Direksi.
b. Unit Induk, ditandatangani oleh General Manager/Kepala dan Pejabat
Struktural/Fungsional sampai dengan satu tingkat di bawah General
Manager/Kepala dan/atau diberi kuasa oleh General Manager/Kepala.
c. Unit Pelaksana, ditandatangani oleh Manajer dan Pejabat yang diberi
kuasa oleh Manajer.
1.2.2
Surat Intern
Penandatanganan Surat Intern (Nota Dinas) ditetapkan sebagai berikut:
a. Pusat
Organisasi
ditandatangani
oleh
Direksi,
Pejabat
Struktural/Fungsional sampai dengan dua tingkat di bawah Direksi
dan/atau diberi kuasa oleh Direksi.
b. Unit Induk, ditandatangani oleh General Manager/Kepala dan Pejabat
Struktural/Fungsional satu tingkat di bawah General Manager/Kepala
dan/atau diberi kuasa oleh General Manager/Kepala.
c. Unit Pelaksana, ditandatangani oleh Manajer dan Pejabat Struktural satu
tingkat di bawah Manajer.
d. Sub Unit Pelaksana, ditandatangani oleh Manajer dan Pejabat Struktural
satu tingkat dibawahnya
1.3
Surat Bentuk Khusus

Surat Bentuk Khusus, kewenangan penerbitan dan penandatanganannya diatur
sesuai dengan wewenang serta tanggung jawab jabatannya atau sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
Matrik kewenangan langsung penandatanganan Surat Ekstern dan Surat Intern (Nota
Dinas), sebagaimana tercantum dalam Lampiran 02 Peraturan ini dan penandatanganan
surat Produk Hukum berdasarkan wewenang langsung, sebagaimana tercantum dalam
Lampiran 03-1 Peraturan ini.
2. Wewenang Pelimpahan
Wewenang pelimpahan adalah wewenang penandatanganan surat yang dimiliki oleh
pejabat untuk menandatangani surat, karena mendapat pelimpahan wewenang dari
pejabat atasannya atau pejabat setingkat, untuk seluruh atau sebagian kewenangan
dengan maksud untuk kelancaran dan ketertiban alur komunikasi administrasi.
Pelimpahan wewenang penandatanganan surat dibedakan menjadi 5 (lima), yaitu:
2.1
Pejabat Pelaksana Tugas (PLT)

Pejabat Pelaksana Tugas yang selanjutnya disingkat PLT adalah Pegawai yang
diberi tanggung jawab sebagaimana Pejabat Struktural definitif dengan kewenangan
penuh karena pejabat struktural definitif berhalangan sementara.
Ketentuan terkait dengan persyaratan dan pelaksanaan PLT diatur dalam Keputusan
Direksi tersendiri.
2.2
Pejabat Pelaksana Tugas Harian (PLH)

Pelaksana Harian yang selanjutnya disingkat PLH adalah Pegawai yang
ditunjuk/diperintah untuk melaksanakan tugas jabatan struktural dengan
kewenangan terbatas karena pejabat struktural definitif berhalangan sementara.
Ketentuan terkait dengan persyaratan dan pelaksanaan PLH diatur dalam
Keputusan Direksi tersendiri.
2.3
Atas Nama
Atas nama adalah pelimpahan wewenang dari pejabat yang berwenang kepada
pejabat di bawahnya, atas sebagian hak dan kewajibannya, selanjutnya disingkat
a.n.
Persyaratan yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut:

2.3.1
Sifat
: Relatif tetap.
2.3.2
Ruang lingkup : Untuk sebagian kewenangan.
2.3.3
Sumber
: Keputusan.
2.3.4
Syarat
: - Pejabat yang berwenang ada atau tidak ada di tempat;

- Tanggung jawab ada pada pejabat yang memberi
kuasa;
- Materi yang dilimpahkan adalah bidang tugas pejabat
penerima pelimpahan.
2.4
2.3.5
Penggunaan
: Untuk menandatangani surat/dokumen yang ditujukan

antar Satuan Organisasi, kepada pihak ketiga atau untuk
penggunaan intern Satuan Organisasi yang bersangkutan.
2.3.6
Tata cara
: Penunjukan dari pejabat yang berwenang kepada pejabat

di bawahnya sesuai dengan bidang tugasnya masingmasing.
Kuasa
Kuasa adalah pelimpahan wewenang khusus dari seorang pejabat kepada pejabat
lain baik setingkat maupun pejabat/pegawai di bawahnya atau kepada pihak lain.
2.4.1
Sifat
: Satu kali selesai.
2.4.2
2.4.3
Sumber
: Surat Kuasa
2.4.4
Syarat

- Tanggung jawab ada pada pejabat yang melimpahkan
sepanjang pelaksanaannya sesuai dengan materi
kuasa;
- Materi wewenang yang dilimpahkan, adalah benarbenar menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang
melimpahkan.
2.5
2.4.5
Penggunaan
: Untuk menandatangani surat/dokumen; antara lain yang

materi suratnya mengenai sengketa di Pengadilan atau
yang materi suratnya menyangkut transaksi di lembaga
keuangan bank atau non bank dan hal-hal lain sesuai
ketentuan yang berlaku.
2.4.6
Tata cara
: Penunjukan dari pejabat yang berwenang.
Untuk Beliau
Untuk beliau adalah pelimpahan wewenang dari seorang pejabat kepada pejabat di
bawahnya dalam hal pejabat yang berwenang ada atau berhalangan/tidak ada di
tempat, sedangkan suatu masalah harus diselesaikan saat itu juga, selanjutnya
disingkat u.b.

2.5.1
Sifat
: Insidentil.
2.5.2
2.5.3
Syarat

- Dipergunakan apabila materi suratnya memang menjadi
bidang tugas pejabat yang menandatangani sesuai
batas kewenangan yang telah diatur secara umum
dalam organisasi PLN;
- Untuk kelancaran komunikasi dan menghormati pejabat
penerima surat;
- Sesuatu masalah harus diselesaikan saat itu juga;
- Masalah yang harus diselesaikan termasuk tugas
bawahan pejabat yang berwenang;
- Tanggung
jawab
menandatangani.
ada
pada
pejabat
yang
2.5.4
Penggunaan
: Untuk menandatangani surat/dokumen yang ditujukan

antar Satuan Organisasi atau kepada pihak ketiga.
2.5.5
Tata cara
: - Pelimpahan wewenang tidak langsung untuk hal-hal

tertentu;
- Dilakukan dalam keadaan mendesak.
Penandatanganan surat berdasarkan pelimpahan wewenang, sebagaimana tercantum

dalam Lampiran 04 Peraturan ini.
E.
STANDARDISASI
1. Lambang/Logo
1.1
1.2
Umum
1.1.1
Pada umumnya lambang/logo lazim dipergunakan dalam

Tatalaksana Surat dan Kearsipan sebagai tanda pengenal atau identitas
yang bersifat tetap dan resmi.
1.1.2
Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan

Tatalaksana Surat dan Kearsipan di seluruh satuan organisasi PLN maka
perlu ditentukan penggunaan lambang/logo secara umum pada kertas surat
dan amplop.
Logo
Logo adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk simbol yang dipergunakan
oleh PLN. Logo dicetak pada sudut kiri atas dan ditempatkan dalam format surat
sebagai Kepala Surat dengan ketentuan sebagai berikut:
1.2.1
Ukuran logo pada blanko surat 1 cm x 1,5 cm.

Posisi letak logo 1,5 cm dari sisi sebelah atas kertas, 2 cm dari sisi sebelah
kiri kertas, warna dan ukuran sesuai dengan ketentuan.
1.2.2
Tulisan nama "PT PLN (Persero)" terletak di sebelah kanan, sejajar

dengan "logo" dan dari tepi atas kertas 2 cm (3 spasi baris), dengan huruf
ukuran 12 untuk surat-surat yang ditandatangani oleh Direksi.
10
1.2.3
Tulisan nama PT PLN (Persero) terletak di sebelah kanan sejajar

dengan "Lambang/Logo" dan dari tepi atas kertas 2 cm (3 spasi baris),
dengan huruf ukuran 10. Tulisan nama Satuan Organisasi terletak di
sebelah bawah tulisan "PT PLN (Persero)" dengan huruf ukuran 12, untuk
surat yang ditandatangani oleh pejabat selain Direksi.
1.2.4
Alamat terletak 0,5 cm di bawah logo dan 2 cm dari tepi kiri kertas,
nomor telepon, nomor kotak pos, nomor facsimile, e-mail dan website
terletak 0,5 cm di bawah alamat, dengan huruf ukuran 8, diberi garis
batas tebal.
Lambang/logo PT PLN (Persero) yang dicantumkan pada blanko surat, amplop atau
sarana komunikasi kedinasan lainnya tetap berpedoman pada ketentuan yang berlaku dan
tidak dibenarkan menambahkan lambang/logo atau pesan lainnya.
2. Tata Cara Penerbitan Surat
Penyelesaian penerbitan surat pada dasarnya meliputi surat produk hukum, ekstern,
intern, dan surat bentuk khusus. Penerbitan surat mencakup alur penerbitan, penentuan
format, tata cara pengetikan, dan penentuan ukuran kertas.
2.1
Produk Hukum
Penyelesaian surat produk hukum pada masing-masing satuan organisasi dilakukan
sebagai berikut :
2.1.1
Alur Penerbitan
Alur penerbitan Surat Produk Hukum (Peraturan, Keputusan, Instruksi,
Edaran, Pengumuman dan Pemberitahuan) yang merupakan tanggung
jawab konseptor, dilakukan sebagai berikut:
a. Rancangan
Rancangan dibuat oleh konseptor, menggunakan formulir pengendalian
konsep, sebagaimana tercantum dalam Lampiran 05 Peraturan ini.
Perumusan rancangan dikoordinasikan oleh konseptor dengan Bidang
Hukum untuk dievaluasi dari aspek hukum.
Hasil perumusan rancangan tersebut dicetak dalam rangkap 2 (dua) asli
dan pada lembar asli kedua pada setiap halaman sebelah kanan bawah
diparaf oleh konseptor, pejabat bidang/bagian hukum dan pihak terkait
lainnya.
b. Pengesahan
1) Hasil perumusan yang telah diparaf oleh konseptor, pejabat bidang
hukum dan pihak terkait lainnya ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang.
2) Pemberian nomor berpedoman pada tata cara sebagaimana
yang telah ditentukan dan dilakukan oleh Sekretariat, setelah
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
3) Lembar asli pertama tidak diberi cap dinas, dengan maksud untuk
keperluan penggandaan ulang jika sewaktu-waktu diperlukan.
Lembar asli pertama dan kedua disimpan di Sekretariat, sedangkan
copy lembar kedua disampaikan ke Bidang/Bagian Hukum dan
Konseptor.
11
Dalam hal penerbitan melalui media cetak maupun elektronik, format dan
susunannya tetap mengacu pada ketentuan, serta Sekretariat pada
Satuan Organisasi yang bersangkutan harus tetap menyimpan aslinya.
c. Penggandaan dan pengiriman surat produk hukum, dikelola oleh
Sekretariat berdasarkan permintaan konseptor secara tertulis.
2.1.2
Format
a. Judul/kepala meliputi unsur-unsur sebagai berikut:
1) Kepala surat memuat nama organisasi.
2) Bentuk penuangan diikuti dengan sebutan jabatan dan nama
organisasi pejabat penandatangan.
3) Nomor urut dan tahun.
4) Tentang.
5) Judul.
6) Sebutan jabatan diikuti dengan nama organisasi.
b. Konsideran memuat unsur-unsur sebagai berikut:
1) Konsideran Menimbang memuat uraian singkat mengenai pokokpokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan
Peraturan/Keputusan dengan memuat unsur-unsur filosofis, yuridis,
dan sosiologis.
2) Dasar
hukum
memuat
dasar
kewenangan
pembuatan
Peraturan/Keputusan, dituangkan dalam konsideran Mengingat
dengan memperhatikan tata urutan hirarki peraturan perundangundangan yang diurutkan secara kronologis berdasarkan saat
penerbitannya.
3) Dasar non hukum (bila diperlukan), berisi data/informasi tertulis yang
dipakai untuk dasar Peraturan/Keputusan yang dituangkan dalam
konsideran
Membaca
dicantumkan
sebelum
konsideran
Menimbang sedangkan konsideran Memperhatikan dicantumkan
setelah konsideran Mengingat.
c. Batang Tubuh/Isi
1) Penulisan
MEMUTUSKAN
dan
Menetapkan
Peraturan/Keputusan.
Penulisan menginstruksikan untuk Instruksi.
untuk
2) Pengelompokan materi muatan Peraturan dapat terdiri dari bab,

pasal, dan ayat.
Keputusan terdiri dari Diktum Pertama, Kedua, Ketiga dan
seterusnya.
Instruksi terdiri dari Kepada, Untuk, dan Diktum.
Jika peraturan mempunyai materi muatan yang ruang lingkupnya
sangat luas dan mempunyai banyak pasal, maka pasal atau
beberapa pasal tersebut dapat dikelompokkan menjadi buku (jika
merupakan kodifikasi), bab, pasal, ayat, dan sebagainya.
12
d. Penutup memuat unsur-unsur sebagai berikut:

1) Nama tempat.
2) Tanggal, bulan, dan tahun.
3) Sebutan jabatan pejabat penandatangan.
4) Tanda tangan pejabat penandatangan.
5) Nama pejabat penandatangan.
6) Cap dinas.
7) Tembusan (bila diperlukan).
e. Lampiran (bila diperlukan).
2.1.3
Pengetikan
a. Peraturan
1) Untuk Peraturan Direksi diketik PT PLN (PERSERO) dengan huruf
kapital ukuran 12 di tengah marjin tanpa diakhiri tanda baca dengan
jarak 2,54 cm (1 inch) dari batas kertas atas.
2) Untuk Peraturan General Manager/Kepala diketik PT PLN
(PERSERO) dengan huruf kapital ukuran 10/11 di tengah marjin
tanpa diakhiri tanda baca dengan jarak 2,54 cm (1 inch) dari batas
kertas atas, selanjutnya diketik nama Unit Organisasi dengan huruf
kapital ukuran 12 di tengah marjin tanpa diakhiri tanda baca pada
posisi di bawah PT PLN (PERSERO) dengan jarak 1 spasi baris
(single).
3) Tulisan NOMOR diketik dengan huruf kapital di tengah-tengah pada
posisi di bawah Peraturan, Sebutan Jabatan dan Sebutan
Organisasi dengan jarak 1 spasi baris.
4) Tulisan TENTANG diketik dengan huruf kapital di tengah-tengah
pada posisi di bawah tulisan NOMOR dengan jarak 2 spasi baris.
5) Penulisan Judul Peraturan diketik dengan huruf kapital di bawah
tulisan TENTANG dengan jarak 1 spasi baris.
6) Sebutan Jabatan dan Sebutan Organisasi diketik dengan huruf
kapital di bawah Judul Keputusan dengan jarak 2 spasi baris.
7) Konsideran yang tertuang dalam kata Menimbang diketik di tepi kiri
kertas dengan jarak 3 cm dan 1 spasi baris di bawah Sebutan
Jabatan dan Sebutan Organisasi, sedangkan materi Menimbang
dengan jarak 2,54 cm (1 inch) dari tepi kanan dengan spasi baris 1.
Untuk penulisan konsideran yang lain sama dengan penulisan
konsideran Menimbang.
8) Jarak antara tiap konsideran adalah 1 spasi baris.
9) Diktum yang dituangkan dalam:
a) MEMUTUSKAN ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa
spasi diantara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua
serta diletakkan ditengah marjin pada posisi di bawah
Konsideran dengan jarak 1 spasi baris.
13
b) Menetapkan ditulis sesudah MEMUTUSKAN yang disejajarkan

kebawah dengan tulisan Menimbang dan Mengingat. Huruf
awal Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda baca titik dua dengan jarak 1 spasi baris
c) Batang tubuh/isi tertuang dalam BAB diketik dengan huruf
kapital, Pasal diketik dengan huruf awal kapital diletakkan
ditengah marjin, sedangkan penulisan ayat dengan huruf kecil.
Jarak antara tiap batang tubuh/isi 1 spasi baris.
d) Tempat adalah nama kota, diketik dengan jarak 2 spasi baris di
bawah baris terakhir dari isi Diktum dan penulisan tanggal, bulan
dan tahun Keputusan ditetapkan, dibawah 1 spasi baris penulisan
tempat.
Penulisan tempat dan/atau tanggal berjarak 2,54 cm (1 inch) dari
tepi kanan kertas.
e) Sebutan jabatan pejabat penandatangan diketik dengan huruf
kapital dan diakhiri tanda baca koma ( , ) dengan posisi di tengahtengah dan di bawah tulisan pada tanggal ... dengan jarak 1
spasi baris.
f)
Nama pejabat penandatangan diketik dengan huruf kapital

dengan posisi di bawah dan ditengah-tengah Sebutan jabatan
pejabat penandatangan" dengan jarak 6 spasi baris.
g) Tembusan
diketik
sejajar
dengan
Nama
penandatangan dengan jarak 3 cm dari tepi kiri kertas.
pejabat
h) Lampiran
Dalam hal peraturan memerlukan lampiran, hal tersebut
dinyatakan dalam batang tubuh bahwa lampiran dimaksud
merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari peraturan.
Lampiran dapat memuat antara lain uraian, daftar, tabel,
gambar, peta, dan sketsa.
Apabila terdapat lebih dari satu lampiran, tiap lampiran harus
diberi nomor urut dengan menggunakan angka romawi.
Judul lampiran ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang
diletakkan disudut kanan atas tanpa diakhiri tanda baca dengan
rata kiri ukuran 10/11.
Nama lampiran ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang
diletakkan ditengah tanpa diakhiri tanda baca.
Pada halaman akhir tiap lampiran harus dicantumkan sebutan
jabatan, nama dan tanda tangan pejabat penandatangan ditulis
dengan huruf kapital yang diletakkan di sudut kanan bawah jarak
2,54 cm (1 inch) cm dari tepi kanan kertas dan diakhir dengan
tanda baca koma ( , ) setelah nama pejabat yang menetapkan
peraturan.
i) Kata Penyambung
Kata penyambung adalah kata yang digunakan sebagai tanda
bahwa kalimat masih berlanjut pada halaman berikutnya.
Kata penyambung dimaksud diambil sama dengan kata pertama
halaman berikutnya dan diketik pada setiap akhir halaman di
14
sudut kanan bawah 2 (dua) spasi baris di bawah kalimat terakhir

dengan menambahkan 3 (tiga) titik (...), sejajar vertikal dengan
batas margin kanan.
Contoh : Penulisan kata penyambung Dalam...
Kata penyambung
Dalam...
b. Keputusan
Keputusan, penerbitannya berpedoman pada tata cara penerbitan
Peraturan, namun dalam batang tubuh/isi wajib menuliskan Diktum
PERTAMA, KEDUA, KETIGA dan seterusnya yang diketik dengan huruf
kapital sejajar vertikal dengan Menetapkan dan jarak antara tiap isi
Diktum 1 spasi baris.
c. Instruksi
Instruksi, penerbitannya berpedoman pada tata cara penerbitan
Peraturan/Keputusan dan ditambahkan dengan kalimat .....dengan ini
menginstruksikan:.
d. Edaran
1) Untuk Edaran Direksi diketik PT PLN (PERSERO) dengan huruf
kapital ukuran 12 di tengah marjin tanpa diakhiri tanda baca dengan
jarak 2,54 cm (1 inch) dari batas kertas atas.
2) Untuk Edaran General Manager/Kepala diketik PT PLN (PERSERO)
dengan huruf kapital ukuran 10/11 di tengah marjin tanpa diakhiri
tanda baca dengan jarak 2,54 cm (1 inch) dari batas kertas atas,
selanjutnya diketik nama Unit Organisasi dengan huruf kapital
ukuran 12 di tengah marjin tanpa diakhiri tanda baca pada posisi di
bawah PT PLN (PERSERO) dengan jarak 1 spasi baris (single).
3) Tulisan NOMOR diketik dengan huruf kapital di tengah-tengah pada
posisi di bawah Edaran, Sebutan Jabatan dan Sebutan Organisasi
dengan jarak 1 spasi baris.
4) Tulisan TENTANG diketik dengan huruf kapital di tengah-tengah
pada posisi di bawah tulisan NOMOR dengan jarak 2 spasi baris.
5) Penulisan Judul Edaran diketik dengan huruf kapital di bawah tulisan
TENTANG dengan jarak 1 spasi baris.
6) Sebutan Jabatan dan Sebutan Organisasi diketik dengan huruf
kapital di bawah Judul Edaran dengan jarak 2 spasi baris.
7) Batang tubuh/isi diketik 3 cm dari tepi kiri dan 3 cm dari tepi kanan
serta jarak antara tiap batang tubuh/isi 1 spasi baris, dan disesuaikan
dengan kebutuhan PLN.
8) Tempat, Sebutan jabatan pejabat penandatangan, Nama pejabat
penandatangan, dan Lampiran penerbitannya berpedoman pada
tata cara penerbitan Peraturan/Keputusan.
e. Pengumuman dan Pemberitahuan
Pengumuman dan Pemberitahuan di Pusat Organisasi, Unit Induk, Unit
Pelaksana dan Sub Unit Pelaksana, penerbitannya berpedoman pada
15
tata cara penerbitan Peraturan/Keputusan

berpedoman pada Edaran.
dan
batang
tubuh/isi
Surat produk hukum diketik menggunakan huruf Arial/Times New Roman

dengan ukuran spasi baris (line spacing) menggunakan format single.
sebagaimana tercantum dalam Lampiran 06-1 sampai dengan 06-17
Peraturan ini.
2.2 Surat Ekstern
Penyelesaian surat ekstern pada masing-masing Satuan Organisasi dilakukan
sebagai berikut:
2.2.1
Alur Penerbitan
Alur penerbitan Surat Ekstern baik yang bersifat biasa, terbatas, rahasia, dan
sangat rahasia yang merupakan tanggung jawab konseptor, dilakukan
sebagai berikut:
a. Pembuatan konsep surat dilakukan oleh konseptor dengan
menggunakan formulir pengendalian konsep yang tertuang dalam
aplikasi, sebagaimana tercantum dalam Lampiran 05 Peraturan ini.
b. Pengesahan oleh pejabat yang berwenang.
c. Pemberian nomor, tanggal dan cap dinas dilakukan oleh Sekretariat
masing-masing Direktorat/Divisi/Unit Induk/Bidang/Unit Pelaksana/ Sub
Unit Pelaksana setelah ditandatangani, dan pengetikan alamat yang
dituju pada amplop surat dapat dilakukan oleh Sekretariat masing-masing
Direktorat/Divisi/Unit Induk/Bidang/Unit Pelaksana/ Sub Unit Pelaksana.
d. Pengiriman dilakukan oleh Sekretariat.
e. Pengiriman tembusan dari Sekretariat kepada pejabat lainnya dalam
lingkungan intern Satuan Organisasi dilakukan oleh Sekretariat dengan
menggunakan buku ekspedisi atau Aplikasi.
f.
2.2.2
Penyimpanan tembusan (lembar kedua warna kuning/model blanko

1002/1005)
dilakukan
oleh
Sekretariat
masing-masing
Direktorat/Divisi/Unit Induk/Bidang/Unit Pelaksana/Sub Unit Pelaksana
yang setelah dokumen dengan status jadwal retensi arsip inaktif akan
diserahkan ke Sekretariat.
Format
Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern terdiri dari 3 (tiga) bagian, sebagai
berikut:
a. Kepala surat meliputi unsur-unsur sebagai berikut:
1) Lambang atau logo PT PLN (Persero).
2) Nama dan alamat pengirim surat. (Meliputi nama jalan, Kode Pos,
Telepon, Facsimile dan Website.
3) Tanggal, bulan, dan tahun.
4) Nomor surat.
5) Sifat surat (berdasarkan keamanan dan legalitas surat).
6) Lampiran (apabila ada).
16
7) Alamat yang ditujukan kepada pejabat yang karena fungsi dan

tugasnya berkaitan langsung dengan informasi surat.
b. Batang tubuh/isi surat meliputi unsur-unsur sebagai berikut:
1) Pembuka yang berisi latar belakang, maksud, dan tujuan surat
secara singkat dan jelas.
2) Isi pokok/uraian inti materi surat.
3) Penutup.
c. Kaki surat meliputi unsur-unsur sebagai berikut:
1) Sebutan Jabatan Pejabat penandatangan surat.
2) Tanda tangan.
3) Nama Pejabat penandatangan surat
4) Tembusan (apabila ada).
5) Cap dinas.
2.2.3Pengetikan
a. Kepala Surat
Lambang/Logo, nama organisasi dan alamat dicantumkan lengkap
sebagaimana dimaksud pada Bab I huruf E. STANDARDISASI, angka
1. Lambang/Logo.
b. Nomor
Nomor dicantumkan sebagaimana dimaksud pada Bab I huruf F.
PEMBERIAN KODE, angka 1. Kode surat keluar, butir 1.2 Surat Ekstern.
c. Lampiran
Jumlah Lampiran diketik setelah tulisan Lampiran : dan diberi jarak 1
spasi dengan menyebut jumlah lembar/set/buku/berkas/dll.
d. Sifat
Sesuai dengan penyelesaian, pengamanan dan penanganannya, diketik
setelah tulisan Sifat : dan diberi jarak 1 spasi.
e. Perihal
Uraian masalah diketik setelah tulisan Perihal : dan diberi jarak 1 spasi,
diuraikan secara singkat, jelas, dan disesuaikan dengan masalah.
f.
Tanggal
Tanggal surat diketik sebelah kanan dengan posisi sejajar horisontal
dengan tulisan Nomor Surat : .
Tanggal diketik dengan 2 (dua) angka, bulan diketik dengan huruf (tidak
boleh disingkat, diawali dengan huruf kapital dan diikuti huruf kecil) dan
tahun dicantumkan lengkap 4 (empat) angka.
17
g. Tujuan dan alamat

Kata Kepada pada tujuan surat diketik di sebelah kanan sejajar
horisontal dengan tulisan Perihal : dan sejajar vertikal dengan
Tanggal.
Tujuan surat diketik 2 spasi baris di bawah tulisan Kepada dan
Alamat tujuan surat, diketik 1 spasi baris di bawah Tujuan surat
dengan alternatif penulisan sebagai berikut:
Alternatif 1:
Jika surat yang ditujukan kepada nama sebutan jabatan organisasi maka
ditulis Yth. dan dilanjutkan dengan nama sebutan jabatan organisasi
tersebut serta dilengkapi dengan nama organisasi dan
alamat yang
dituju.
Alternatif 2:
Dengan menggunakan Untuk perhatian (disingkat u.p. )
Jika surat ditujukan ke nama organisasi, maka dituliskan nama organisasi
dan alamat yang dituju di sebelah kanan atas sejajar vertikal dengan
tulisan Kepada :.
Untuk pejabat yang dituju, dipergunakan u.p. Yth. diketik 1 spasi baris
di atas awal paragraf pertama.
Pengetikan nama organisasi dan alamat yang dituju, maksimal berjumlah
5 (lima) spasi baris, sedangkan untuk surat yang bersifat kolektif tidak
perlu menuliskan alamat organisasi yang dituju, namun alamat lengkap
tujuan surat dituangkan di dalam amplop.
Apabila surat kolektif lebih dari 5 (lima) unit yang dituju atau pengetikan
melebihi 5 (lima) spasi baris, agar menggunakan lampiran alamat dituju
secara terpisah.
h. Alinea/paragraf
Alinea pertama sebagai pembuka surat diketik 3 spasi baris setelah
nama kota atau alamat yang dituju dan setiap alinea baru diberi jarak 1
spasi baris.
i.
Ruang Tanda Tangan

Sebutan Jabatan Pejabat Penandatangan diketik dengan huruf kapital,
2 spasi baris di bawah kalimat terakhir di sisi kanan, diakhiri dengan
tanda koma (,) dan Nama Pejabat penandatangan surat diketik 5 spasi
baris dengan huruf kapital di bawah Sebutan Jabatan Pejabat
Penandatangan.
j.
Tembusan
Tulisan Tembusan diikuti tanda baca Titik Dua (:) tanpa garis bawah,
diketik sebelah kiri sejajar horisontal dengan Nama Pejabat
penandatangan surat dan sejajar vertikal dengan Alinea.
Tulisan Sebutan Jabatan Pejabat yang diberi tembusan, ditulis di
bawah Tembusan : dan diketik 1 spasi baris.
Jika hanya 1 (satu) yang diberi tembusan, maka diberi tanda dan jika
pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, maka harus diberi nomor urut
dan harus ditulis kepada nama sebutan jabatan, apabila diperlukan dapat
disertai nama orang yang diberi tembusan, bukan nama
organisasi/instansi.
18
Tidak dibenarkan ditulis menggunakan kata-kata:

a.
b.
c.
d.
sebagai laporan;
untuk diketahui;
sebagai undangan;
arsip.
Jika materi surat hanya satu halaman, pengetikan tembusan Ekstern

diketik mulai dari lembar asli (blanko model 1001), dan tembusan Intern
(satuan organisasi pejabat penandatangan) diketik mulai dari lembar
kedua (blanko model 1002). Sedangkan untuk materi surat lebih dari satu
halaman, pengetikan tembusan Ekstern diketik mulai dari lembar asli
(blangko model 1004) dan untuk tembusan Intern diketik mulai dari
lembar kedua/halaman lanjutan (blanko model 1005).
Untuk penulisan Yth. tidak dipergunakan pada Tembusan, kecuali
dengan mempertimbangkan etika surat untuk alamat tembusan yang
dituju.
k. Kata Penyambung
Kata penyambung tidak diperlukan namun harus menggunakan lembar
surat model 1004, model 1005, dan model 1006.
l.
Inisial
Inisial yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama konseptor
dan/atau nama pengetik surat, maksimum tiga huruf (ukuran 8),
konseptor dengan huruf kapital, sedangkan pengetik dengan huruf kecil,
jika konsep surat diketik oleh konseptor, maka inisial cukup satu ditulis
dengan huruf kapital, diketik di sebelah kiri dibawah tulisan Model 1002
dan Model 1003 atau Model 1005 dan Model 1006 (lembar terakhir
surat).
2.3
Surat Intern
Penyelesaian surat intern pada masing-masing Unit Pengolah Satuan Organisasi
dilakukan sebagai berikut:
2.3.1
Alur Penerbitan
a. Pembuatan konsep surat dilakukan oleh konseptor dengan
menggunakan formulir pengendalian konsep yang tertuang dalam
aplikasi, sebagaimana tercantum dalam Lampiran 05 Peraturan ini.
b. Penandatanganan dilakukan oleh pejabat yang berwenang.
c. Pemberian nomor dan tanggal dilakukan oleh Sekretariat masing-masing
Direktorat/Divisi/Unit Induk/Bidang/Unit Pelaksana/Sub Unit Pelaksana
setelah ditandatangani.
d. Pengiriman
Pengiriman dilakukan oleh Sekretariat masing-masing
Divisi/Unit Induk/Bidang/Unit Pelaksana/Sub Unit Pelaksana.
Direktorat/
e. Penyimpanan dilakukan oleh Sekretariat masing-masing Direktorat/

Divisi/Unit Induk/Bidang/Unit Pelaksana/Sub Unit Pelaksana.
f.
Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas dan tidak diberi amplop, kecuali
yang bersifat rahasia diberi amplop.
19
2.3.2
Format
Surat yang memiliki ruang lingkup intern terdiri dari 3 (tiga) bagian, yaitu:
a. Kepala surat memiliki unsur-unsur sebagai berikut:
1) Nama organisasi.
2) Tulisan Nota Dinas.
3) Nomor.
4) Kepada.
5) Dari.
6) Tanggal, Bulan, dan Tahun.
7) Sifat.
8) Lampiran.
9) Perihal.
b. Batang Tubuh
Pada prinsipnya tidak berbeda dengan surat yang memiliki ruang lingkup
ekstern.
d. Kaki surat meliputi unsur-unsur sebagai berikut:
1) Tanda tangan.
2)
Nama pejabat penandatangan.
3) Tembusan (apabila ada).

2.3.3
Pengetikan
a. Kepala Nota Dinas
Nama Satuan Organisasi diketik dengan huruf kapital ukuran 12 di
sebelah kiri atas dan diberi garis bawah.
Apabila penulisan Satuan Organisasi lebih dari 1 baris maka yang diberi
garis bawah adalah baris yang paling akhir.
b. Nota Dinas
Tulisan NOTA DINAS diketik dengan huruf kapital ukuran 12 di tengahtengah berjarak 5 cm dari tepi atas kertas, tidak diberikan spasi kolom
dan diberi garis bawah.
c.Nomor
Tulisan Nomor diketik di bawah tulisan Nota Dinas.
Tulisan Nomor diketik di bawah tulisan NOTA DINAS dengan posisi di
tengah-tengah.
20
d. Kepada
Tulisan Kepada diketik di sebelah kiri, berjarak 2 cm dari sebelah tepi
kiri kertas dan 1 cm di bawah tulisan Nomor dengan diikuti tanda baca
titik dua ( : ).
e. Dari
Tulisan Dari diketik di bawah tulisan Kepada diikuti dengan tanda
baca titik dua ( : ).
f. Tanggal
Tulisan Tanggal diketik di bawah tulisan Dari diikuti dengan tanda
baca titik dua ( : ). Tanggal diketik dengan 2 (dua) angka, bulan diketik
dengan huruf (tidak boleh disingkat dengan menggunakan tulisan huruf
kecil dan huruf awal kapital) dan tahun dicantumkan lengkap 4 (empat)
angka.
g. Sifat
Tulisan Sifat diketik di bawah tulisan Tanggal diikuti dengan tanda
baca titik dua ( : ), Jenis Sifat diketik sesuai dengan tingkat
penyelesaian dan/atau pengamanan dan/atau penanganannya.
h. Lampiran
Tulisan Lampiran diketik di bawah tulisan Sifat diikuti dengan tanda
Jumlah Lampiran diketik dibelakang tulisan Lampiran : dengan
menyebut jumlah lembar/set/buku/berkas/dll.
i. Perihal
Tulisan Perihal diketik di bawah tulisan Lampiran diikuti dengan tanda
Uraian masalah diketik di belakang tulisan Perihal : , diuraikan secara
singkat, jelas, dan disesuaikan dengan kode masalah.
Untuk surat ekstern dan intern tata cara pengetikan dan penerbitannya,
sebagaimana tercantum dalam Lampiran 07-1 sampai dengan 07-11 Peraturan ini.
2.4
Surat Bentuk Khusus

Surat yang memiliki ruang lingkup mengikat secara sepihak dan atau mengikat
kedua belah pihak selanjutnya disebut surat bentuk khusus, perlu dicantumkan
identitas yang jelas mengenai jenis surat sehingga informasi yang terkandung
didalamnya dapat dikenali dengan baik, yaitu:
2.4.1 Nota Kesepahaman/Memorandum of Understanding (MoU)
Nota Kesepahaman/Memorandum of Understanding (MoU) adalah suatu
bentuk perjanjian atau kesepakatan awal yang menyatakan langkah
pencapaian saling pengertian antara ke dua belah pihak untuk melangkah
kemudian pada penandatangan suatu kontrak/perjanjian.
21
2.4.2 Kontrak/Perjanjian
Kontrak/Perjanjian adalah perikatan dalam bentuk tertulis yang
memuat/persetujuan antara dua pihak atau lebih mengenai suatu hal atau
kegiatan tertentu, masing-masing pihak mempunyai hak dan kewajiban
melakukan sesuatu berdasarkan isi perjanjian tersebut.
Bentuk surat perjanjian pada umumnya memuat antara lain:
Nama/judul perjanjian.
para pihak yang mengadakan perjanjian.
alasan diadakan perjanjian (jika ada).
ketentuan umum.
lingkup pekerjaan.
persyaratan teknis, meliputi spesifikasi pekerjaan.
jangka waktu perjanjian/waktu pelaksanaan.
metode pembayaran.
pengakhiran perjanjian.
keadaan memaksa/force majeur.
Penyelesaian perselisihan.
Penutup.
2.4.3 Amandemen
Amandemen adalah surat yang memuat perubahan ketentuan dalam
perjanjian/kontrak berupa penambahan atau pengurangan yang harus
dituangkan dalam amandemen perjanjian.
2.4.4 Surat Perintah Kerja
Surat perintah kerja adalah surat yang memuat perintah kepada pihak
kedua/pihak lain untuk melakukan pekerjaan tertentu.
2.4.5 Letter of Intent (LoI)/Surat Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ)
Letter of Intent adalah surat yang diterbitkan oleh pengguna barang/jasa
kepada penyedia barang/jasa sebagai penunjukkan pemenang.
2.4.6 Notification of Award
Notification of Award/Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa adalah surat
penunjukan pemenang/Penyedia Barang/Jasa yang dikeluarkan oleh
pengguna.
2.4.7 Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat yang memuat pelimpahan wewenang atau
penugasan dari pejabat yang mempunyai kewenangan menandatangani
surat kepada pejabat/pegawai/orang lain untuk dan atas namanya
melakukan sesuatu perbuatan sesuai dengan yang dimaksudkan dalam
surat kuasa tersebut.
Surat kuasa, terdiri dari surat kuasa umum dan surat kuasa khusus, masingmasing dapat diberikan wewenang substitusi.
Surat kuasa umum adalah surat kuasa yang meliputi seluruh kepentingan
pemberi kuasa.
22
Surat kuasa khusus adalah surat kuasa yang hanya meliputi kepentingan
tertentu atau lebih pemberi kuasa.
2.4.8 Berita Acara

Berita acara adalah surat yang memuat uraian tentang tindakan atau
peristiwa untuk dipergunakan sebagai sarana pembuktian.
2.4.9 Surat Keterangan
Surat keterangan adalah surat yang memuat keterangan tentang sesuatu
atau seseorang pada saat tertentu dan posisi tertentu.
2.4.10 Surat Peringatan/Teguran
Surat peringatan/teguran adalah surat yang memuat pemberitahuan yang
sifatnya memperingatkan bahwa telah terjadi kealpaan/kelalaian/ kekeliruan
atau suatu hal yang berlawanan dengan peraturan yang berlaku.
2.4.11 Surat Pernyataan
Surat pernyataan adalah surat yang memuat pernyataan mengenai
kebenaran sesuatu yang dibuat oleh pejabat/pegawai/panitia/ sekelompok
pegawai untuk suatu tujuan tertentu.
2.4.12 Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang memuat penugasan dari seorang pejabat
yang berwenang kepada pejabat bawahannya/pegawai untuk melaksanakan
sesuatu tugas pekerjaan yang ditentukan.
2.4.13 Surat Perintah Perjalanan Dinas
Surat perintah perjalanan dinas adalah surat yang memuat perintah dari
pimpinan/pejabat yang berwenang kepada pejabat setingkat/pejabat
bawahannya/pegawai untuk melakukan perjalanan dinas.
2.4.14 Laporan
Laporan adalah surat yang memuat uraian hasil atau pertanggungjawaban
atas pelaksanaan tugas, penyampaian keterangan tertulis sehubungan
dengan sesuatu masalah atau kegiatan yang telah terjadi.
Laporan dibedakan menjadi laporan berkala, laporan khusus, risalah, dan
notulen.
Laporan berkala adalah laporan bersifat rutin atau bersifat statistik,

lazimnya dikeluarkan pada jangka waktu tertentu, misalnya harian,
mingguan, bulanan, triwulanan, semesteran, dan tahunan.
Laporan khusus adalah laporan yang dikirimkan sewaktu-waktu baik atas

permintaan atasan maupun menurut pertimbangan lain yang memuat
kejadian-kejadian khusus atau keadaan luar biasa.
Risalah adalah laporan mengenai jalannya suatu pertemuan yang

disusun secara teratur dan dipertanggungjawabkan oleh pembuat dan
atau pertemuan itu sendiri sehingga mengikat sebagai dokumen resmi
dari kejadian/peristiwa yang disebut di dalamnya.
Notulen adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau

rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.
23
2.4.15 Formulir
Formulir adalah jenis surat yang mempunyai desain khusus yang memuat
data kedinasan untuk tujuan tertentu, antara lain:
Formulir Pengendalian Konsep;
Formulir Pengendalian Surat Masuk.
2.4.16 Daftar Pengantar

Daftar pengantar adalah daftar yang memuat pemberitahuan tentang
penyampaian dokumen/naskah/barang yang dikirim bersama-sama dengan
pengantar dimaksud.
2.4.17 Undangan
Undangan adalah surat yang memuat permintaan kehadiran pada suatu
rapat, upacara atau pertemuan kedinasan lainnya.
Proses penyelesaian Surat Bentuk Khusus pada dasarnya sama dengan
penyelesaian Surat Ekstern, format surat tidak diatur secara rinci, namun demikian
proses penerbitannya tetap mengacu pada etika dan estetika.
3. Penggunaan Kertas
Pengadaan kertas dan sarana pendukung lainnya yang dikenal secara umum sebagai
Alat-alat Tulis Kantor (ATK) merupakan faktor yang tidak dapat dipisahkan dalam
Tatalaksana Surat dan Kearsipan. Dengan demikian penggunaan bahan-bahan tersebut
perlu diatur dalam Tatalaksana Surat dan Kearsipan untuk pengendalian pengadaan ATK,
baik dari segi biaya maupun kualitasnya.
Oleh karenanya standardisasi kertas merupakan faktor yang sangat penting menjamin
kualitas dalam tatalaksana surat pada awalnya dan tatalaksana kearsipan pada akhirnya.
3.1
Ukuran dan Jenis Kertas

Untuk keseragaman pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan, maka
ditentukan standar ukuran kertas. Hal ini selain dikaitkan dengan standardisasi
peralatan kantor, juga didasarkan pada materi muatan informasi masing-masing
jenis surat dan daya tampung masing-masing ukuran kertas yang berbeda.
3.1.1 Surat Ekstern, Surat Intern, dan Surat Bentuk Khusus
a. Surat Ekstern
1) Ukuran kertas A 4 (210 x 297 mm) atau 8,27 x 11,69 inci.
2) Jenis kertas yang dipergunakan jenis kertas HVS dengan ketebalan
70 mg.
3) Model blanko surat ekstern yang dipergunakan adalah:
a)
Model 1001 : lembar untuk yang dituju, kertas warna putih.
b)
Model 1002 : lembar untuk yang disimpan Sekretariat masingmasing Direktorat/Divisi/Unit Induk /Bidang/Unit
Pelaksana/Sub Unit Pelaksana, warna kuning.
c)
Model 1003 : lembar untuk konseptor dan/atau tembusan,

kertas warna putih.
24
d)
Model 1004 : lembar untuk yang dituju lanjutan dari Model 1001,
kertas warna putih.
e)
Model 1005 : lembar untuk yang disimpan Sekretariat masingmasing Direktorat/Divisi/Unit Induk /Bidang/Unit
Pelaksana/Sub Unit Pelaksana lanjutan dari
Model 1002, kertas warna kuning.
f)
Model 1006 : lembar untuk konseptor dan/atau tembusan

lanjutan dari Model 1003, kertas warna putih.
Untuk keperluan surat tembusan eksternal yang digandakan adalah

Model 1001 dan/atau Model 1004, sedangkan untuk keperluan surat
tembusan internal, yang digandakan adalah Model 1003 dan/atau Model
1006.
Model blanko surat ekstern ada dua jenis, yaitu dalam bahasa Indonesia
dan bahasa Inggris, sebagaimana tercantum dalam Lampiran 07-21
sampai dengan 07-26 Peraturan ini.
b. Nota Dinas
1) Ukuran kertas A 4 (210 x 297 mm) atau 8,27 x 11,67 inci.
2) Jenis kertas yang dipergunakan jenis kertas HVS berwarna putih 70
mg.
c. Surat Bentuk Khusus
Jenis kertas yang dipergunakan adalah kertas Conquerol/HVS 90 mg
berwarna putih dengan ukuran A 4 (210 x 297 mm) yang berpedoman
pada ketentuan yang berlaku, kecuali:
1) Surat kuasa khusus dengan menggunakan kertas warna putih
dengan ukuran kertas letter (215,9 x 279,4 mm) dan ditentukan lain.
2) Surat yang dibuat berdasarkan kesepakatan ke dua belah pihak atau
lebih.
3) Surat Perintah Kerja menggunakan blanko Surat Ekstern.
3.1.2 Produk Hukum
a. Ukuran kertas Legal/folio (210 x 355 mm) atau 8,50 x 14 inci.
b. Jenis kertas yang digunakan adalah jenis kertas Conquerol/HVS putih 90
mg.
3.1.3 Produk Media Elektronik
Surat produk media elektronik, keperluan format dan lain-lain diatur pada
Bab II.
3.2
Tingkat Keasaman Kertas

Untuk jenis surat yang dirancang berjangka simpan panjang/permanen,
dipergunakan kertas yang bebas asam dan bebas lignin. Apabila kemungkinan ini
tidak dapat dipenuhi atau dilaksanakan, maka sebaiknya kertas yang dipergunakan
memiliki tingkat keasaman (pH) 6,5 8,5.
25
4. Bentuk Surat
Bentuk surat baik yang memiliki ruang ekstern maupun intern, menyangkut tata letak atau
posisi susunan bagian-bagian surat. Dilihat dari teknik pengetikan dengan
mempertimbangkan prinsip daya guna dan hasil guna yang didasarkan atas keterpaduan
faktor kemudahan, kehematan dan keserasian, PT PLN (Persero) menggunakan bentuk
setengah lurus (semi block style), dengan jenis huruf Arial atau Times New Roman ukuran
10/11. Ukuran spasi baris (line spacing) menggunakan format single.
5. Cap Dinas
Cap dinas adalah cap yang dipergunakan sebagai unsur sahnya surat dinas.
Di Pusat Organisasi/Kantor Pusat, cap dinas terdiri dari cap dinas Direksi dan cap dinas
Kantor Pusat.
5.1
5.2
Cap Dinas Direksi

5.1.1
Lingkaran pertama tebal dengan garis tengah 4 cm.
5.1.2
Lingkaran kedua tipis dengan garis tengah 3,7 cm.
5.1.3
Lingkaran ketiga tipis dengan garis tengah 2,6 cm.
5.1.4
Di antara lingkaran kedua dan ketiga ditulis "PT PLN (Persero)".
5.1.5
Di tengah-tengah lingkaran ketiga ditulis "DIREKSI".
Cap Dinas Kantor Pusat

5.2.1
Lingkaran pertama tebal dengan garis tengah 4,2 cm.
5.2.2 Lingkaran kedua tipis dengan garis tengah 4 cm.

5.2.3 Lingkaran ketiga tipis dengan garis tengah 2,9 cm.
5.2.4 Di antara lingkaran kedua dan ketiga ditulis "PT PLN (Persero).
5.2.5 Di tengah-tengah lingkaran ketiga ditulis "KANTOR PUSAT" (huruf kapital).
5.3
Cap Dinas Unit Induk/ Unit Pelaksana/Sub Unit Pelaksana

5.3.1 Lingkaran pertama tebal dengan garis tengah 4,2 cm.
5.3.2 Lingkaran kedua tipis dengan garis tengah 4 cm.
5.3.3 Lingkaran ketiga dengan garis tengah 2,9 cm.
5.3.4 Di antara lingkaran kedua dan ketiga ditulis "PT PLN (Persero)".
5.3.5 Di tengah lingkaran ketiga di atas nama yang disesuaikan dengan nama Unit
Induk/ Unit Pelaksana/Sub Unit Pelaksana yang bersangkutan (huruf
kapital).
5.4
Penggunaan Cap Dinas

5.4.1
Cap dinas Direksi hanya dapat dipergunakan untuk jabatan Direksi.
5.4.2
Cap dinas Kantor Pusat hanya dapat dipergunakan untuk jabatan selain
Direksi.
26
5.5
5.4.3
Cap dinas pada Satuan Organisasi dapat dipergunakan untuk surat ekstern
dan surat-surat lainnya sesuai ketentuan yang berlaku.
5.4.4
Cap dinas untuk keperluan legalisasi keuangan (cek dan giro) dibuat sesuai
dengan standardisasi cap dinas sebagaimana diatur pada Bab I Tatalaksana
Surat angka 5.2 dan 5.3.
Pemegang/Penanggung Jawab Cap Dinas

Untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan, maka Cap Dinas dipegang oleh
Sekretariat atau pejabat yang ditunjuk berdasarkan Berita Acara Serah Terima Cap
Dinas.
5.6
Pembubuhan Cap Dinas

Cap dinas harus dibubuhkan di atas tanda tangan sebelah kiri. Apabila surat
ditandatangani di atas meterai maka cap harus dibubuhkan kira-kira seperempat di
atas meterai sebelah kiri bawah.
Tanda tangan yang berhak dibubuhi cap dinas adalah tanda tangan pejabat yang
mempunyai wewenang langsung dan atau pejabat yang menerima pelimpahan
wewenang menandatangani surat.
5.7
Warna Tinta Cap Dinas

Warna tinta cap dinas yang dipakai adalah warna ungu.
Bentuk/model Cap Dinas, sebagaimana tercantum dalam Lampiran 08 Peraturan ini.

6. Amplop
Amplop adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat yang
mempunyai ruang lingkup ekstern, sedangkan untuk surat memiliki ruang lingkup intern
sesuai dengan kebutuhan dengan mempertimbangkan segi efisiensi.
Untuk amplop yang dipergunakan sesuai standar ukuran sampul surat sebagai berikut:
6.1
Ukuran
6.1.1 12 cm x 23,5 cm.
6.1.2 16,5 cm x 26 cm.
6.1.3 23 cm x 32 cm.
6.1.4 27 cm x 38 cm.
6.2
Bahan yang dipergunakan adalah kertas Casing berwarna coklat.
6.3
Kepala amplop adalah sama dengan kepala Surat Ekstern dan logo berwarna
hitam.
Amplop Dinas, sebagaimana tercantum dalam Lampiran 09 Peraturan ini.

7. Formulir dan Buku Agenda Penyelesaian Surat
7.1
Formulir Pengendalian Surat Masuk

Formulir pengendalian surat masuk dipergunakan untuk mencatat data yang ada
pada surat masuk yang dipergunakan untuk mengendalikan dan/atau mengarahkan
surat masuk dengan menggunakan aplikasi yang sudah di tentukan (bila diperlukan),
27
7.2
Buku Agenda Surat Masuk

Buku agenda surat masuk adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat data
surat masuk (apabila diperlukan), sebagaimana tercantum dalam Lampiran 11
Peraturan ini.
7.3
Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi dipergunakan untuk menyampaikan dan sebagai bukti penerusan
serta penerimaan surat dari Sekretariat ke masing-masing Direktorat/Divisi/Unit
Induk/Bidang/Unit Pelaksana/Sub Unit Pelaksana dan sebaliknya.
Kolom-kolom buku ekspedisi secara horizontal adalah sebagai berikut:
7.4
7.2.1
Kolom 1 : Nomor urut.
7.2.2
Kolom 2 : Tanggal.
7.2.3
Kolom 3 : Direktorat/Divisi/Unit Induk/Bidang/Unit Pelaksana yang dituju.
7.2.4
Kolom 4 : Nomor agenda/nomor surat/masalah.
7.2.5
Kolom 5 : Tanda terima.
Buku Agenda Surat Keluar

Buku agenda surat keluar dipergunakan untuk mencatat identitas surat (apabila
diperlukan), sebagaimana tercantum dalam Lampiran 12 Peraturan ini.
7.5
Daftar Pengantar
Daftar pengantar dibuat dalam rangkap 2 (dua) dipergunakan untuk mengirimkan
surat yang ditujukan kepada Sekretariat dan dimaksudkan sebagai tanda terima (bila
diperlukan), sebagaimana tercantum dalam Lampiran 13 Peraturan ini.
Untuk jenis formulir yang tidak termasuk dalam kategori tersebut di atas tetap berpedoman
pada ketentuan lain yang berlaku di PLN.
F. PEMBERIAN KODE
Pemberian kode adalah pembuatan/penulisan kode surat, yang bertujuan untuk mempermudah
identifikasi atau pengenalan surat dalam rangka membantu terlaksananya kegiatan
menghimpun, menyimpan dan menyajikan kembali. Pelaksanaan penerbitan nomor surat
dipusatkan atau diberikan oleh Sekretariat, sedangkan untuk Nota Dinas nomor penerbitannya
diberikan
oleh
Sekretaris
masing-masing
Direktorat/Divisi/Unit
Induk/Bidang/Unit
Pelaksana/Sub Unit Pelaksana.
Kode pokok masalah yang dipergunakan dalam pemberian nomor surat dalam bentuk angka.
1. Kode huruf
2. Kode huruf
3. Kode huruf
4. Kode huruf
5. Kode huruf
6. Kode huruf
7. Kode huruf
8. Kode huruf
9. Kode huruf
10. Kode huruf
11.Kode huruf
12. Kode huruf
13. Kode huruf
14. Kode huruf
MNJ
REN
EPI
KIT
TRS
DIS
AGA
DAN
KON
LIT
SER
MRO
SKK
SPI
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
MANAJEMEN
PERENCANAAN
ENERGI PRIMER DAN TERBARUKAN
PEMBANGKITAN
TRANSMISI
DISTRIBUSI
NIAGA
PENGADAAN
KONSTRUKSI
PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
SERTIFIKASI
MANAJEMEN RISIKO
PENGENDALIAN KINERJA KORPORAT
SATUAN PENGAWAS INTERN
28
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
Kode huruf
Kode huruf
Kode huruf
Kode huruf
Kode huruf
Kode huruf
Kode huruf
Kode huruf
SDM
KEU
SIM
HKM
STH
MUM
LOG
KLH
=
=
=
=
=
=
=
=
SUMBERDAYA MANUSIA
KEUANGAN
SISTEM INFORMASI
HUKUM
STAKEHOLDER MANAGEMENT
UMUM
LOGISTIK
K2, K3, DAN LINGKUNGAN HIDUP
Pemberian kode dibedakan atas 2 (dua) jenis, yaitu:

1. Kode Surat Keluar
1.1
Produk Hukum
Surat yang bersifat pengaturan atau penetapan, diberi kode sesuai dengan kerangka
sebagai berikut:
1.2/3/4
Keterangan:
1
Nomor urut
Masing-masing diberi nomor urut berdasarkan bentuk penuangan surat yang
mengatur dan dimulai pada setiap awal tahun kalender.
Kode bentuk penuangan berupa huruf, sebagaimana tercantum dalam

Lampiran 14 Peraturan ini.
Kode jabatan berupa huruf.
Tahun pembuatan dicantumkan lengkap empat angka.
Untuk Keputusan yang berkaitan dengan pengaturan Sumberdaya Manusia (SDM)

antara lain: pengangkatan, mutasi, rotasi, demosi, kenaikan berkala, kenaikan grade,
kenaikan level kompetensi, pemberhentian pegawai diberi kode sesuai dengan
kerangka sebagai berikut:
1.2/3/4/5
Keterangan:
1
Nomor urut
Masing-masing diberi nomor urut sesuai bentuk penuangannya dan dimulai
pada setiap awal tahun kalender.
2 =

Kode masalah berupa huruf dan angka, sebagaimana tercantum dalam

Kode organisasi berupa huruf.
Tahun pembuatan, dicantumkan lengkap empat angka.
Pemberian Nomor dan penyimpanan dokumen dikelola langsung oleh Unit Pengolah
(SDM).
1.2
Surat Ekstern
1.2.1
Surat Ekstern Tunggal
29
Surat ekstern tunggal, diberi kode sesuai dengan kerangka sebagai berikut:
1/2/3/4
Keterangan:
1 =
Nomor urut
Masing-masing diberi nomor urut berdasarkan pokok masalah dan
dimulai pada setiap awal tahun kalender.
2 =
Kode masalah
Kode masalah berupa huruf dan angka, sebagaimana tercantum
3 =
Kode Organisasi berupa huruf.

Kode Organisasi berupa huruf kapital dengan level satuan Unit
Induk/Unit Pelaksana/Sub Unit Pelaksana, khusus Organisasi Kantor
Pusat dengan menggunakan sebutan organisasi Struktural sampai
dengan 2 tingkat di bawah Direksi.
4 =
Tahun pembuatan.
Dicantumkan lengkap empat angka, khusus mengenai surat-surat
sangat rahasia/rahasia, penulisannya dirangkaikan dengan tahun
pembuatannya, contoh: 2015-R atau 2015-SR.
1.2.2
Surat Ekstern Kolektif

Surat ekstern kolektif diberi kode sesuai dengan kerangka surat ekstern
tunggal, sedangkan tata cara penulisan tujuan alamat diberi nomor urut (1.,
2., 3., dan seterusnya).
1.3
Nota Dinas, diberi kode sesuai dengan kerangka sebagai berikut:

1/2/3/4
Keterangan:
1
Nomor urut
Nomor urut dimulai pada setiap awal tahun kalender.
Kode masalah
Kode jabatan Unit Pengolah (Direktorat/Divisi/Unit

Pelaksana/Sub Unit Pelaksana) berupa huruf.
Tahun pembuatan.
Induk/Bidang/Unit
Dicantumkan lengkap empat angka, khusus mengenai surat-surat sangat

rahasia/rahasia, penulisannya dirangkaikan dengan tahun pembuatannya,
contoh: 2015-R atau 2015-SR.
1.4
Surat Bentuk Khusus

Surat yang mempunyai bentuk khusus, diberi kode sesuai dengan kerangka sebagai
berikut:
30
1.2/3/4/5
Keterangan:
1
Nomor urut


Khusus untuk penomoran Surat Amandemen, diketik tulisan Amandemen dan diikuti
tulisan Nomor Amandemen, sebagaimana tercantum dalam Lampiran 07-15
Peraturan ini.
2. Kode Surat Masuk
Pemberian kode surat masuk dicatat pada agenda surat masuk dan formulir pengendalian
surat masuk, ditulis lengkap sesuai identitas yang ada pada surat masuk dengan
menggunakan sistem aplikasi yang sudah di tentukan.
2.1
Kode Surat Masuk Produk Hukum

Pemberian kode surat masuk diberi kode sesuai dengan kerangka sebagai berikut:
1.2/3/4
Keterangan:
1
Nomor urut
Masing-masing surat yang bersifat pengaturan/penetapan diberi nomor
urut terpisah berdasarkan bentuk penuangan dan dimulai setiap awal tahun
kalender.

Kode organisasi pengirim berupa huruf.
Untuk Keputusan yang berkaitan dengan pengaturan Sumberdaya Manusia (SDM)

antara lain: Pengangkatan, mutasi, rotasi, demosi, kenaikan berkala, kenaikan
grade, kenaikan level kompetensi, pemberhentian pegawai diberi kode sesuai
dengan kerangka sebagai berikut:
1.2/3/4/5
Keterangan:
1
Nomor urut
31
2 =


Pemberian Nomor dan penyimpanan dokumen dikelola langsung oleh Unit Pengolah
(SDM).
2.2
Kode Surat Masuk untuk Surat Ekstern, Nota Dinas dan Surat Bentuk Khusus.
2.2.1
Surat Ekstern
Surat ekstern diberi kode, sesuai dengan kerangka sebagai berikut:
1/2/3/4
Keterangan:
1
Nomor urut
Masing-masing diberi nomor urut berdasarkan pokok masalah dan
dimulai pada setiap awal tahun kalender.
2.2.2

Kode organisasi pengirim berupa huruf kapital dengan level satuan

Unit Induk/Unit Pelaksana/Sub Unit Pelaksana, khusus Organisasi
Kantor Pusat dengan menggunakan sebutan organisasi Struktural
sampai dengan 2 tingkat di bawah Direksi.
Nota Dinas
Nota dinas, diberi kode dengan kerangka sebagai berikut:
1/2/3/4
Keterangan:
1
Nomor urut
Nomor urut dimulai pada setiap awal tahun kalender.
2.2.3

Kode jabatan pengirim berupa huruf.
Surat Bentuk Khusus

Surat masuk yang mempunyai bentuk khusus, diberi kode sesuai dengan
kerangka sebagai berikut:
32
1.2/3/4/ 5
Keterangan:
1
Nomor urut
Masing-masing diberi nomor urut sesuai bentuk penuangannya
dan dimulai pada setiap awal tahun kalender.
Kode bentuk penuangan.

Kode bentuk penuangan berupa huruf, sebagaimana tercantum

Kode organisasi pengirim berupa huruf.
33
BAB II
TATALAKSANA SURAT MEDIA ELEKTRONIK
Tatalaksana surat media elektronik merupakan tata cara pengaturan komunikasi baik formal
maupun informal dengan menggunakan fasilitas teknologi informasi berupa Electronic Mail (e-mail),
Facsimile, File Transfer Protocol (FTP), website, twitter, facebook, dan media sosial lainnya.
Penggunaan fasilitas media elektronik mengikuti tata cara dan format sebagai berikut:
A. TATA CARA PENGGUNAAN E-MAIL
E-mail adalah sarana/alat komunikasi yang memanfaatkan jaringan komunikasi data berbasis
internet yang dipergunakan untuk melayani pengiriman informasi atau naskah secara
elektronik.
1. Ruang Lingkup Penggunaan E-mail
1.1 E-mail dapat dipergunakan sebagai sarana komunikasi kedinasan untuk
menyampaikan informasi yang sifatnya tidak secara langsung memuat unsur
kebijakan dan/atau keuangan.
1.2 E-mail tidak diberikan identitas sebagaimana halnya surat dinas.
1.3 Berita yang disampaikan melalui e-mail merupakan alat bukti yang sah.
2. Format E-mail
2.1
To/Kepada
Tujuan harus diisi dengan memberikan alamat (e-mail address) yang jelas dan
benar.
2.2
From/Dari
Diisi identitas pengirim oleh sistem secara otomatis
2.3
Cc/Tembusan
Jika diperlukan dapat diisi.
2.4
Subject/Perihal
Perihal diisi dengan kalimat/kata-kata yang singkat, jelas dan mencerminkan isi
keseluruhan surat.
2.5
Redaksi/Isi Berita
Isi berita disampaikan dengan jelas, ringkas dan sopan sesuai dengan etika dan
tetap menggunakan tata bahasa yang baik dan benar.
2.6
Penutup
Pengirim harus mencantumkan identitas diri yang jelas, lengkap, dan benar (minimal
nama, sebutan jabatan, ekstensi, dan Unit kerja).
2.7
Attachment/Lampiran
Dalam hal pengiriman e-mail yang memerlukan lampiran, hendaknya diperhatikan
kapasitas yang disediakan oleh ISP (Internet Service Provider). Umumnya kapasitas
yang disediakan oleh ISP maksimum 2 MB (Mega Byte).
34
Dalam hal pengiriman e-mail yang memerlukan lampiran, hendaknya diperhatikan

kapasitas yang ditetapkan oleh pengelola e-mail korporat.
Format e-mail, sebagaimana tercantum dalam Lampiran 16 Peraturan ini.
3.
Etika Penggunaan E-mail

Untuk keseragaman dan efektifitas dalam penggunaan e-mail, berpedoman pada
ketentuan penggunaan email yang berlaku.
B.
TATA CARA PENGGUNAAN FACSIMILE

Facsimile adalah sarana/alat komunikasi yang dipergunakan sebagai media pengiriman surat
resmi yang telah diterbitkan (telah diberi nomor, tanggal, ditandatangani dan dibubuhkan cap
dinas) sebelum surat asli dikirim ke Unit tujuan. Oleh karena urgensinya maka surat dapat
dikirimkan melalui facsimile. Pada dasarnya surat yang dikirimkan melalui facsimile bukan
merupakan surat yang bersifat Sangat Rahasia atau Rahasia.
1.
Facsimile Sebagai Media Pengiriman

1.1 Pengiriman
1.1.1
Sekretariat
Pengiriman surat resmi melalui facsimile yang dikirimkan melalui Sekretariat
masing - masing Direktorat/Divisi/Unit Induk/Bidang/Unit Pelaksana/Sub Unit
Pelaksana dengan tata cara sebagai berikut:
a. Sekretariat masing - masing Direktorat/Divisi/Unit Induk/Bidang/Unit
Pelaksana/Sub Unit Pelaksana mengirimkan form surat asli model 1001
dan 1004 (jika surat lebih dari 1 halaman) yang sudah dikirim melalui
facsimile kepada Sekretariat.
b. Sekretariat masing - masing Direktorat/Divisi/Unit Induk/Bidang/Unit
Pelaksana/Sub Unit Pelaksana melakukan pengiriman surat dimaksud
dan mencatat pengiriman tersebut pada buku agenda surat keluar.
c. Sekretariat tetap mengirimkan surat asli ke alamat yang dituju.
d. Surat yang dicetak pada form surat model 1002 (warna kuning) tetap
disimpan
oleh
Sekretariat
masing-masing
Induk/Bidang/Unit Pelaksana/Sub Unit Pelaksana.
1.1.2
Unit Pengolah
Sekretariat
masing-masing
Induk/Bidang/Unit
Pelaksana/Sub Unit Pelaksana mengirimkan surat yang telah resmi
diterbitkan dengan tata cara sebagai berikut:
a. Surat yang dikirim melalui Facsimile adalah foto copy surat asli.
b. Sekretariat masing-masing Direktorat/Divisi/Unit Induk/Bidang/Unit
Pelaksana/Sub Unit Pelaksana menyerahkan surat aslinya kepada
Sekretariat untuk dikirimkan ke alamat yang dituju berdasarkan surat
pengantar atau buku permintaan pengiriman.
35
1.2 Penerimaan
1.2.1 Sekretariat dan Sekretariat masing masing
Induk/Bidang/Unit Pelaksana/Sub Unit Pelaksana.
a.
Sekretariat
dan
Sekretariat masing - masing Direktorat/Divisi/Unit Induk/Bidang/Unit
Pelaksana/Sub Unit Pelaksana menerima facsimile dan mencatat pada
Aplikasi, sebagaimana tercantum dalam Lampiran 10 Peraturan ini.
b.
Sekretariat
dan
Pelaksana meneruskan facsimile kepada alamat yang dituju.
c.
Sekretariat
dan
Pelaksana/Sub Unit Pelaksana menyatukan formulir dimaksud apabila
sudah menerima surat asli dan mengirimkannya kepada alamat yang
dituju.
1.2.2 Unit Pengolah

Pelaksana/Sub Unit Pelaksana menerima surat resmi yang dikirim melalui
facsimile oleh unit pengirim dan selanjutnya melakukan hal-hal sebagai
berikut:
a. Mencatat facsimile pada Aplikasi.
b. Meneruskan facsimile kepada alamat yang dituju.
1.3 Penggunaan Facsimile.
1.3.1
Facsimile hanya dipergunakan untuk keperluan penyampaian surat yang

sifatnya segera diketahui oleh pejabat yang dituju setelah surat resmi
diterbitkan.
1.3.2 Jumlah lembar surat yang dikirim hendaknya tidak terlalu banyak.
1.3.3 Hindarkan pengiriman berkas yang bersifat rahasia atau sangat rahasia.
2.
Facsimile sebagai media komunikasi resmi pengganti surat

Sehubungan dengan urgensinya, sekretariat masing - masing Direktorat/Divisi/Unit
Induk/Bidang/Unit Pelaksana/Sub Unit Pelaksana dapat menyampaikan berita kepada
Satuan Organisasi atau Instansi lain dalam waktu yang cepat dengan menggunakan surat
bentuk khusus berupa formulir facsimile, sebagaimana tercantum dalam Lampiran 17
Peraturan ini.
Ruang Lingkup Penggunaan Facsimile
2.1
Berita yang disampaikan tidak bersifat Rahasia/Sangat Rahasia, tidak berkaitan

dengan masalah Keuangan, Hukum, dan masalah lain yang membutuhkan keaslian
surat.
2.2
Pemberian Nomor facsimile dilakukan oleh sekretariat masing - masing

Direktorat/Divisi/Unit Induk/Bidang/Unit Pelaksana/Sub Unit Pelaksana berdasarkan
kode masalah dengan penomoran terpusat.
36
2.3 Penandatanganan facsimile sesuai dengan kewenangan penerbitan surat ekstern.

C.
FILE TRANSFER PROTOCOL

File Transfer Protocol (FTP) adalah perangkat lunak yang memfasilitasi perpindahan data/file
antar komputer. FTP dapat dipergunakan sebagai media pengiriman surat/berkas yang telah
di-scan (ditransfer menjadi file berbentuk digital) dari satu Unit Organisasi ke Unit Organisasi
lainnya dengan alamat yang sudah ditentukan oleh pengelola Teknologi Informasi.
Fungsi lain dari FTP adalah sebagai alternatif penyampaian lampiran/attachment yang tidak
dapat dikirim melalui e-mail karena melebihi kapasitas maksimal.
1. Jenis FTP berdasarkan hak akses:
1.1
FTP User
FTP User artinya FTP yang dapat diakses dan hanya untuk User tertentu. Karena
FTP user disertakan suatu autensitas bila kita akan mengakses ke dalamnya.
Format dari FTP user adalah:
FTP://user@host.domain
1.2
FTP Anonymous
FTP anonymous artinya, FTP yang disediakan secara anonymous, dengan kata lain
FTP tersebut dapat diakses oleh siapapun dan biasanya tanpa password.
Contoh:
FTP ://unila.ac.id
FTP ://FTP5.freebsd.org
FTP ://FTP.tucows.com
1.3
FTP Server
FTP Server adalah Komputer Server yang memberikan akses FTP ke Intranet
(lokal) maupun Internet (global).
1.4
FTP Client
FTP client adalah perangkat yang dipergunakan untuk melakukan transfer file dalam
lingkungan internet menggunakan standar dari FTP (File Transfer Protocol).
2. Cara Melakukan FTP

Cara melakukan FTP berpedoman pada SOP yang telah ditentukan oleh pengelola
Teknologi Informasi.
D.
WEBSITE
Website adalah Sistem Aplikasi, sarana, dan alat komunikasi yang memanfaatkan jaringan
komunikasi data berbasis internet yang dipergunakan untuk melayani pengiriman informasi
atau naskah secara elektronik.
37
Sistem Aplikasi terpusat berbasis website dipergunakan oleh semua Unit untuk sarana
kegiatan Tatalaksana Surat dan Kearsipan dengan pengaturan lingkup komunikasi
berdasarkan jenjang Organisasi.
38
BAB III
TATALAKSANA KEARSIPAN
Arsip pada hakekatnya merupakan informasi yang terekam, baik dibuat maupun diterima sebagai
bukti nyata pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti transaksi organisasi.
Sebagai bukti transaksi organisasi, penggunaan arsip harus memperhatikan ketentuan hukum
yang berlaku, baik dari segi aspek pertanggungjawaban administrasi maupun keterbukaan
informasi.
A.
PENGGOLONGAN ARSIP
Penggolongan Arsip dibedakan menjadi 3 (tiga), yaitu:
1. Berdasarkan Fisik
Berdasarkan fisik, arsip digolongkan menjadi 2 (dua), yaitu:
1.1
Arsip kertas ( konvensional)

Arsip kertas (konvensional) adalah arsip yang ditulis/dicetak/digambar di atas kertas
baik yang dibuat maupun diterima.
1.2
Arsip Media Elektronik

Arsip media elektronik adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam bentuk
elektronik dengan menggunakan peralatan khusus dan akan terus berkembang
sejalan dengan teknologi informasi.
1.2.1
Arsip Pandang Dengar

Arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dipandang dan didengar,
yaitu:
a. Arsip Citra Bergerak
Arsip citra bergerak adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam
citra gambar bergerak, seperti pada film gambar hidup dan video yang
diciptakan dengan teknik tersendiri dengan menggunakan peralatan
khusus.
1) Arsip Film
Arsip film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak
terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada bahan
dasar film dan media film lainnya, yang diciptakan dengan rancangan
teknis dan artistik dengan menggunakan peralatan khusus.
2) Arsip Video
Arsip video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak
terekam dalam rangkaian fotografik dan suara pada pita magnetik
dan media video lainnya, yang diciptakan dengan menggunakan
teknologi elektronik.
39
b. Arsip Gambar Statik

Arsip gambar statik adalah arsip yang isi informasinya berupa citra
diam/tidak bergerak.
c. Arsip Rekaman Suara
Arsip rekaman suara adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam
sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu.
1.2.2
Arsip Elektronik
Arsip elektronik sering juga disebut arsip komputer adalah arsip yang berisi
tentang rekaman informasi dari suatu kegiatan yang diciptakan dengan
menggunakan komputer sebagai alat dan arsip dimaksud disebut juga arsip
bacaan mesin.
1.2.3
Arsip Bentuk Micro (Microform)

Microform adalah suatu media yang berisi miniatur atau image berbentuk
micro, jenis microform, antara lain microfilm, microfische, dan micro opaque.
a. Microfilm
Microfilm adalah salah satu alat elektronik untuk pembuatan salinan
fotografis dalam bentuk lebih kecil.
b. Microfiche
Microfiche adalah lembaran film berisi banyak miniatur gambar atau citra
dalam suatu kisi.
c. Micro Opaque
Micro opaque adalah lembaran kertas yang tidak tembus cahaya yang
berisi banyak images berukuran mini dalam suatu pola garis atau frame.
1.3
Arsip bentuk khusus

Arsip bentuk khusus adalah arsip dalam bentuk blueprint, peta, gambar
kearsitekturan, chart, denah bangunan dan gambar enjiniring.
1.
Berdasarkan Fungsi
Berdasarkan Fungsi, arsip digolongkan menjadi:
2.1
Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip Dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu:
2.1.1
Arsip Dinamis Aktif

Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus.
2.1.2
Arsip Dinamis Inaktif

40
Arsip dinamis inaktif adalah arsip arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun.
2.2
Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan keterangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh PLN dan/atau
Arsip Nasional Republik Indonesia.
2.3
Arsip Vital
Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannnya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak dapat
digantikan apabila rusak atau hilang.
2.
Berdasarkan Tingkat Perkembangan/Pembuatan

Berdasarkan tingkat perkembangan/pembuatannya, arsip dibedakan menjadi 4 (empat),
yaitu:
B.
3.1
Asli
3.2
Tembusan
3.3
Salinan
3.4
Penggandaan (copy)
NILAI GUNA ARSIP

Penentuan nilai guna arsip merupakan faktor yang sangat menentukan dalam kegiatan
penyusutan arsip dan perlu dilaksanakan dalam tata kearsipan. Penentuan nilai guna
merupakan kegiatan untuk memilah antara arsip yang mempunyai nilai guna permanen dan
sementara.
Nilai Guna Arsip dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:
1. Nilai Guna Primer
Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang masih dipergunakan bagi kepentingan
Perusahaan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan yang sedang berlangsung dalam
jangka waktu tertentu.
Nilai Guna Primer meliputi:
1.1
Nilai Guna Administrasi

Nilai guna administrasi adalah arsip yang memuat tentang tugas dan fungsi PLN
yang mempunyai informasi tentang rumusan, kebijaksanaan, ketentuan atau
prosedur dalam rangka penyelenggaraan kegiatan administrasi di lingkungan PLN.
1.2
Nilai Guna Hukum

Nilai guna hukum adalah arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan
hukum atas hak dan kewajiban PLN, antara lain arsip yang mempunyai informasi
tentang Peraturan/Keputusan, Perjanjian, dan dokumen hukum sebagai bahan bukti
peradilan lainnya.
41
1.3
Nilai Guna Keuangan

Nilai guna keuangan adalah arsip yang berisikan hal ikhwal yang menyangkut
transaksi-transaksi dan pertanggungjawaban keuangan, antara lain arsip yang
mempunyai informasi tentang anggaran belanja PLN, pertanggungjawaban
keuangan, pembukuan, dan laporan pemeriksaan keuangan.
1.4
Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi

Nilai guna ilmiah dan teknologi adalah arsip yang mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai alat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan, apabila data
tersebut tidak dimanfaatkan secara langsung atau hasil penelitian itu tidak
diterbitkan.
2. Nilai Guna Sekunder

Nilai guna sekunder adalah arsip yang kegunaannya untuk kepentingan umum di luar PLN
dan dapat dijadikan bukti pertanggungjawaban PLN secara nasional. Apabila tidak
dipergunakan bagi kepentingan PLN, secara hirarki diserahkan ke Arsip Nasional Republik
Indonesia.
Nilai Guna Sekunder meliputi:
2.1
Nilai Guna Kebuktian

Nilai guna kebuktian adalah arsip yang mengandung fakta dan/atau keterangan
yang dapat dipergunakan untuk menjelaskan tentang pendirian, pengembangan,
pengaturan, dan fungsi PLN.
2.2
Nilai Guna Informasional

Nilai guna informasional adalah arsip yang dapat dipergunakan untuk referensi
kepentingan penelitian dan kesejarahan.
C.
PENATAAN ARSIP
Penataan arsip pada hakekatnya dimulai sejak arsip tersebut diterbitkan, dilakukan secara
terus menerus dimaksudkan untuk penyajian yang cepat, tepat, lengkap, dan menyeluruh
berdasarkan kaidah penataan arsip, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi
manajemen.
Untuk memenuhi kebutuhan dimaksud, penyimpanan arsip secara logis dan sistematis
didasarkan pada sistem penyimpanan alfanumerik dan masalah.
Sistem penyimpanan alfanumerik adalah pengaturan/penataan arsip berdasarkan kombinasi
huruf dan angka. Kode huruf menunjukan informasi tentang isi arsip, sedangkan angka
merupakan identitas arsip yang berupa nomor urut penerbitan.
Jika ada perubahan produk hukum maka perubahan tersebut akan digandakan dan disimpan
pada arsip produk hukum awal yang dirubah.
Sistem penyimpanan berdasarkan masalah adalah sistem penyimpanan arsip yang ditata
sesuai dengan permasalahan yang terkandung dalam isi arsip dengan menggunakan urutan
kegiatan yang ada pada masalah tersebut.
Langkah-langkah untuk melakukan penataan arsip antara lain dengan cara melakukan
pengecekan, penyediaan sarana/peralatan dan penyusunan berkas arsip serta lokasi simpan.
42
1. Penataan Arsip Konvensional

1.1
Tahap Pengecekan
Langkah awal penataan arsip adalah melakukan pengecekan terhadap kebenaran
dan kelengkapan berkas.
1.2
Penyediaan Peralatan
Peralatan penataan arsip yang diperlukan untuk arsip aktif, antara lain guide, folder,
label, formulir tunjuk silang, agenda, dan filing cabinet.
Peralatan penataan arsip yang diperlukan untuk arsip inaktif, antara lain folder, box
arsip, rak arsip, dan roll opact.
1.2.1 Guide
Guide/sekat berkas dipergunakan untuk:
a. Petunjuk pemisah antara masalah satu dengan masalah lain beserta
rinciannya.
b. Memperlihatkan hubungan antara pokok masalah satu dengan masalah
yang lain atau masalah dengan sub masalah.
c. Membedakan himpunan/kelompok berkas yang satu dengan yang lain.
1.2.2 Folder
Folder dipergunakan sebagai tempat menyimpan berkas arsip.
1.2.3 Label
Label guide dan folder ditulis pada tab untuk menunjukkan isi kelompok
berkas.
1.2.4
Formulir Tunjuk Silang

Catatan yang diletakkan di dalam filing cabinet berupa lembaran atau tab
guide/folder untuk mengindikasikan adanya arsip yang tidak disimpan di
tempat tersebut namun memiliki keterkaitan dengan arsip lainnya.
1.2.5
Agenda
Agenda arsip dipergunakan sebagai cara untuk menemukan surat,
1.2.6
Boks
Boks yang akan dipergunakan untuk penyimpanan berkas arsip ada
berbagai ukuran sesuai dengan jumlah berkas yang akan disimpan.
1.2.7
Rak Statis, Rak Bergerak, Almari, dan Filing Cabinet

Rak statis, rak bergerak, almari, dan filing cabinet dipergunakan untuk
menyimpan arsip yang sudah tertata, sedangkan filing cabinet untuk
menyimpan arsip yang berada dalam folder dan/atau map gantung.
1.3
Penyusunan Berkas
43
1.3.1
Berdasarkan Alfanumerik
Setelah dilakukan pengecekan berkas-berkas disusun berdasarkan
kelompok jenis surat produk hukum dan masing-masing jenis disusun
menurut nomor urut penerbitan. Pemisahan masing-masing jenis ditandai
guide dan folder yang berisikan nomor urut diletakkan di belakang guide dari
masing-masing jenis yang telah ditetapkan, sebagaimana tercantum dalam
1.3.2
Berdasarkan Masalah
Setelah selesai melakukan pengecekan, berkas disusun berdasarkan
kelompok urutan masalah, sehingga akan memberikan informasi yang utuh
dari suatu kegiatan.
Bentuk susunan guide dan folder adalah sebagai berikut:
a. Penyusunan berkas ditandai oleh guide yaitu guide utama (primer), guide
kedua (sekunder), dan guide ketiga (tertier).
b. Pokok masalah dituangkan ke dalam guide primer (berupa huruf dan
angka) yang posisi tabnya berada di paling kiri dan diikuti oleh guide
sekunder yang merupakan sub pokok masalah, dengan posisi tab berada
di posisi kedua dari kiri, kemudian diikuti oleh guide tertier yang berisi sub
sub pokok masalah, dengan posisi tab berada di posisi ketiga dari kiri.
c. Folder, diletakan di belakang guide dan sebagai tempat penyimpanan
arsip.
d. Pemberian label baik penempatan pada tab guide maupun folder harus
diketik rapi.
Susunan guide dan folder, sebagaimana tercantum dalam Lampiran 21 Peraturan

ini.
1.3.3
Lokasi Simpan
Berkas arsip yang telah disusun berdasarkan masalah dan/atau alfanumerik
disimpan pada tempat penyimpanan (rak/lemari dll.) dengan diberi kode
sesuai dengan kode penyimpanan.
2.
Penataan Arsip Media Elektronik

Pola penataan arsip media elektronik pada prinsipnya sama seperti yang dimaksud pada
penataan arsip konvensional dan tetap menggunakan pola penataan berdasarkan
masalah dengan tahapan penataan sebagai berikut:
2.1
Pengecekan
Pengecekan arsip media elektronik pada dasarnya meliputi kegiatan pengecekan
jenis arsip dan peralatan yang akan dipergunakan.
2.2
Penyusunan
Pada dasarnya pola penyusunan arsip media elektronik sama dengan penyusunan
arsip konvensional.
2.3
Tempat penyimpanan
44
Tempat penyimpanan arsip media elektronik disesuaikan dengan persyaratan teknik

setiap jenis arsip yang akan disimpan agar terhindar dari unsur-unsur penyebab
kerusakan.
2.3.1 Arsip Foto
a. Arsip foto harus disimpan dengan baik, dijaga agar tetap dalam keadaan
kering, tidak lembab, dan negatif foto diperlakukan dengan lebih hati-hati.
b. Lingkungan tempat penyimpanan harus bersih, dengan memperhatikan
kestabilan temperatur dan kelembaban ruangan untuk mencegah
tumbuhnya jamur, mengeringnya lapisan emulsi yang menyebabkan
bahan retak dan mengelupas.
c. Foto harus disimpan secara terpisah dalam sampul yang bersifat netral
dan foto berwarna disimpan dalam pembungkus plastik yang tahan uap
lembab. Kelembaban relatif antara 40% sampai 50% sedangkan
temperatur sekitar 10 hingga 15 derajat celcius untuk foto hitam-putih
dan 0 hingga 5 derajat celcius untuk foto berwarna.
d. Negatif foto harus betul-betul kering sebelum dimasukkan ke dalam
tempat penyimpanan. Bila diketahui bahwa lajur-lajur negatif yang sudah
disimpan terlihat lembab/basah, maka semua negatif tersebut harus
dikeluarkan, lalu digelar di atas permukaan yang bersih atau dapat pula
digantung satu persatu, dianginkan atau dijemur sekitar 30 menit hingga
kering, selanjutnya dimasukkan ke dalam plastik penyimpanan.
e. Negatif foto yang kotor atau berjamur bisa dibersihkan dengan
menggunakan negative cleaner/film cleaner, namun bila kotoran tersebut
sudah melekat atau meresap ke dalam emulsi, upaya pembersihan
sudah tidak berguna lagi.
f.
Foto digital disimpan pada media penyimpanan elektronik.
g. Penataan arsip berupa foto dapat dilakukan dengan cara penyusunan

berdasarkan masalah atau dengan nomor yang ada disetiap lembar foto
(baik positif maupun negatif).
2.3.2 Arsip Film
a. Penyimpanan dan penataan arsip film dipisahkan antara negatif dengan
positifnya. Negatif film disimpan dalam ruangan dengan suhu antara (10
5) derajat celcius dan kelembaban (45 55)%, sedangkan untuk positif
film disimpan dalam ruangan yang bersuhu antara (15 18) derajat
celcius dan kelembaban antara (55 - 65)%.
b. Penyimpanan film baik positif maupun negatif dalam can (tempat film),
penataannya dapat dilakukan berdasarkan urutan label yang tertera di
atas tempat film tersebut.
2.3.3 Arsip Video
Pengelolaan arsip video terutama dalam pelestariannya memerlukan
ketelitian khusus. Dalam rangka pelestarian video, dilakukan hal-hal sebagai
berikut:
a. Membuat/menggandakan master video dibuat dengan kualitas baik dan
pola penyimpanannya sesuai dengan ketentuan pabrikan.
45
b. Jika diperlukan dapat menggunakan hasil penggandaan/copy.

2.3.4 Arsip Elektronik
a. Untuk mencegah terjadinya gangguan keamanan fisik arsip elektronik
dibuat copy dari berkas yang tersimpan pada satu media ke media
lainnya secara periodik.
b. Penyimpanan arsip elektronik yang ideal adalah (11 22) derajat celcius
dengan kelembaban berkisar antara (45 65)% RH.
2.3.5 Arsip Mikrografik
Perawatan dan pelestarian arsip mikrografik tidak jauh berbeda dengan
perawatan dan pelestarian pada arsip film. Arsip mikrografik disimpan dalam
ruangan dengan suhu antara (10 18) derajat celcius dengan kelembaban
(45 55)% RH.
D.
PERAWATAN ARSIP
Perawatan arsip adalah kegiatan pemeliharaan dan pengamanan fisik arsip untuk menjamin
kelestarian informasi agar terhindar dari segala kemungkinan yang merugikan antara lain
kerusakan, kehilangan, dan kebakaran.
Perawatan arsip terdiri dari 2 (dua) unsur, yaitu:
1.
Perawatan Fisik
Perawatan fisik arsip adalah pemeliharaan langsung terhadap fisik arsip untuk
menghindari dan menjaga arsip agar tidak mengalami kerusakan sebagai akibat dari
pengaruh biologis, kimia, fisik arsip, dan pengaruh lingkungan tempat penyimpanan.
1.1
Pengaruh Biologis
Di daerah tropis kerusakan arsip pada umumnya diakibatkan oleh pengaruh
biologis antara lain jamur, bakteri, dan serangga.
1.2
Pengaruh Kimia
Zat-zat kimia yang terkandung di dalam ruang penyimpanan arsip, seperti
pencemaran udara dan debu dapat mengakibatkan kerusakan arsip. Zat kimia
yang terkandung dalam tinta mempengaruhi daya tahan fisik arsip.
1.3
Pengaruh Fisik Arsip

Kondisi fisik arsip tidak sama, tergantung dari jenis, dan mutu bahan serta
dipengaruhi oleh derajat panas dan kadar kelembaban udara yang tidak stabil
yang dapat mengakibatkan daya tahan arsip menurun.
1.4
Pengaruh Lingkungan Tempat Penyimpanan

Untuk mengatasi faktor pengaruh lingkungan tempat penyimpanan, antara lain:
1.4.1Menyediakan gedung atau ruangan arsip yang bebas dari kemungkinan
banjir dan kebakaran.
1.4.2Membebaskan dari gangguan rayap dan hewan lainnya.
46
1.4.3Melengkapi ruangan arsip dengan sarana pengatur kestabilan derajat panas

dan kelembaban udara.
1.5
Cara Perawatan Fisik Arsip

1.5.1Menghilangkan/mengurangi kadar keasaman.
1.5.2Menyelenggarakan restorasi terhadap arsip yang mengalami kerusakan.
1.5.3Melakukan laminasi untuk arsip yang dianggap bernilai guna tinggi.
1.5.4Melakukan fumigasi secara periodik
2.
E.
Pengamanan Informasi Arsip

2.1
Penyimpanan arsip agar memperhatikan pengamanan nilai informasi.
2.2
Wajib menjaga rahasia PLN.
2.3
Arsip disimpan pada tempat yang tidak mudah dilihat dan dibaca orang yang tidak
berhak mengetahui isinya.
2.4
Perlu adanya pengaturan/tata tertib peminjaman dan pengggandaan arsip sesuai

dengan urgensi nilai informasinya.
2.5
Perlu adanya identitas khusus bagi pengelola arsip
PELAYANAN
Untuk memudahkan pelayanan dalam memenuhi permintaan bagi pengguna arsip, perlu
dilakukan hal-hal sebagai berikut:
1.
Mencari Arsip
Langkah-langkah yang diperlukan dalam mencari fisik arsip antara lain:
a)
b)
Pengguna Arsip
1.1.1
Mengetahui materi dan masalah yang diperlukan.
1.1.2
Memastikan materi dan masalah yang diperlukan.
Pengelola Arsip
1.2.1
Mengetahui materi dan masalah yang diperlukan.
1.2.2
Mengetahui kode lokasi penyimpanan.
1.2.3
Mencari sekat penunjuk berkode yang dimaksud.
1.2.4
Mencari folder berkode yang dimaksud.
1.2.5
Menemukan arsip yang diperlukan di dalam folder.
1.2.6
Selama arsip berada di luar folder, isinya digantikan dengan bukti

peminjaman/berita acara peminjaman (menggunakan out indicator).
47
2.
Peminjaman
Pejabat/pegawai yang meminjam arsip harus mendapat persetujuan Pengelola
Kearsipan/Pejabat yang ditunjuk, dengan ketentuan sebagai berikut:
3.
2.1
Peminjaman arsip diberikan kepada pejabat/pegawai

berkepentingan di bidang masalah yang bersangkutan.
yang
dianggap
2.2
Peminjaman arsip dengan menggunakan Surat/Nota Dinas dan mengisi formulir

peminjaman arsip, sebagaimana tercantum dalam Lampiran 22 Peraturan ini.
2.3
Peminjam arsip tidak dibenarkan membuat salinan (foto copy dan media
pengganda lainnya), kecuali mendapat ijin dari Pengelola Kearsipan.
2.4
Peminjaman arsip sangat rahasia/rahasia hanya dapat diberikan dalam sampul

tertutup.
Penempatan Kembali
Arsip yang telah selesai dipergunakan harus segera dikembalikan ke tempat semula.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
F.
3.1
Teliti apakah arsip masih tetap seperti keadaan pada waktu dipinjam.
3.2
Temukan bukti peminjaman/berita acara peminjaman.
3.3
Kembalikan arsip pada tempat semula.
PENGELOLA KEARSIPAN
Pengelola kearsipan adalah Sekretariat yang melakukan pengelolaan, pengolahan, dan
penyimpanan arsip sesuai dengan fungsi (dinamis maupun statis) dan nilai guna arsip.
1.
Ruang Lingkup Pengelolaan Kearsipan

Ruang lingkup pengelolaan arsip meliputi kegiatan mengelola dan mengolah arsip baik
secara fisik maupun isi informasi yang terkandung di dalamnya, sehingga arsip dapat
berhasil guna dan berdaya guna terhadap pelaksanaan kegiatan di lingkungan PLN.
2.
Tugas Pokok Pengelola Kearsipan

2.1
Pusat Organisasi
Sekretariat mempunyai tugas pokok sebagai berikut:
2.1.1
Melakukan penelitian dan pengembangan pengelolaan arsip PLN.
2.1.2
Melakukan pembinaan dan monitoring pelaksanaan pengelolaan arsip di

seluruh Unit Organisasi.
2.1.3
Melakukan pengelolaan dan pengolahan arsip PLN sesuai dengan fungsi

dan nilai guna arsip, dengan pembagian tugas sebagai berikut:
a. Arsip yang bersifat dinamis aktif dikelola dan diolah oleh sekretariat
masing-masing Direktorat/Divisi/Unit Induk/Bidang/Unit Pelaksana/ Sub
Unit Pelaksana.
48
b. Arsip yang bersifat dinamis inaktif dan statis dikelola dan diolah oleh
sekretariat.
2.2
2.1.4
Menyediakan informasi untuk bahan referensi manajemen.
2.1.5
Melakukan penyusutan arsip sebagaimana diatur pada Bab IV.
Unit Induk/Unit Pelaksana /Sub Unit Pelaksana

Sekretariat mempunyai tugas pokok sebagai berikut:
2.2.1
Melakukan pengelolaan dan mengolah arsip.
2.2.2
Menyediakan informasi untuk bahan referensi manajemen.
2.2.3
Melakukan penyusutan arsip sebagaimana diatur pada Bab IV.
49
BAB IV
PENYUSUTAN ARSIP
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan volume berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
yang bertujuan untuk mengatasi masalah penumpukan guna meningkatkan daya guna dan hasil
guna arsip di Pengelola Kearsipan.
Pelaksanaan penyusutan arsip adalah dengan cara melakukan pemilahan berdasarkan Jadwal
Retensi Arsip, dengan cara melakukan pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan.
A.
PEMINDAHAN
1.
Pemindahan arsip Sub Unit Pelaksana ke Unit Pelaksana.

Sub Unit Pelaksana melaksanakan kegiatan sebagai berikut:
1.1
Melakukan pemilahan arsip-arsip yang akan dipindahkan sesuai dengan JRA.
1.2
Membuat Daftar Arsip yang akan dipindahkan dengan menggunakan formulir,

1.3
Membuat permohonan pemindahan arsip ke Unit Pelaksana.
1.4
Setelah permohonan disetujui, selanjutnya dapat dilakukan pemindahan disertai

Berita Acara dengan menggunakan formulir, sebagaimana tercantum dalam
Lampiran 24 Peraturan ini. dan Daftar Arsip, sebagaimana tercantum dalam
Lampiran 23 Peraturan ini. dibuat rangkap dua untuk masing-masing pihak.
1.5
Sekretariat Sub Unit Pelaksana melaksanakan kegiatan sebagai berikut:

1.5.1 Mencocokkan Daftar Pemindahan Arsip dengan fisiknya, baik jenis maupun
jumlahnya.
1.5.2 Menandatangani Berita Acara Pemindahan Arsip yang telah disiapkan
Sekretariat Unit Pelaksana.
1.5.3 Menata kembali arsip yang baru diterima.
2.
Pemindahan arsip Unit Pelaksana ke Unit Induk

Unit Pelaksana melaksanakan kegiatan sebagai berikut:
2.1
Melakukan penyiangan/pemilahan arsip-arsip yang akan dipindahkan sesuai

dengan JRA.
2.2
Membuat Daftar Pertelaan Arsip yang akan dipindahkan dengan menggunakan

formulir, sebagaimana tercantum dalam Lampiran 25 Peraturan ini.
2.3
Membuat permohonan pemindahan arsip ke Unit Induk.
2.4

Lampiran 26 Peraturan ini. dan Daftar Arsip, sebagaimana tercantum dalam
Lampiran 25 Peraturan ini. dibuat rangkap dua untuk masing-masing pihak.
2.5
Sekretariat Unit Induk melaksanakan kegiatan sebagai berikut:

jumlahnya.
50
2.5.2 Menandatangani Berita Acara Pemindahan Arsip yang telah disiapkan

Sekretariat Unit Pelaksana.
3.
Pemindahan Arsip Unit Induk ke Pusat Organisasi

Sekretariat Unit Induk melaksanakan kegiatan sebagai berikut:
3.1
Melakukan pemilahan arsip-arsip yang akan dipindahkan sesuai dengan JRA.
3.2
Membuat Daftar Arsip yang akan dipindahkan dengan menggunakan formulir,

3.3
Membuat permohonan pemindahan arsip ke Sekretariat Pusat Organisasi.
3.4

Lampiran 28 Peraturan ini dan Daftar Arsip, sebagaimana tercantum dalam
Lampiran 27 Peraturan ini dibuat rangkap dua untuk masing-masing pihak.
3.5
Sekretariat Pusat Organisasi melaksanakan kegiatan sebagai berikut:

jumlahnya.
3.5.2 Menandatangani Berita Acara Pemindahan Arsip yang telah disiapkan oleh
Sekretariat Unit Induk.
B.
PEMUSNAHAN
Pemusnahan arsip PLN harus memperhatikan nilai guna arsip, untuk menghindari hal-hal
yang tidak diinginkan sehingga arsip yang dimusnahkan benar-benar sudah tidak mempunyai
nilai guna lagi baik untuk PLN maupun untuk kehidupan berbangsa dan bernegara.
1.
Pemusnahan Arsip di Unit Induk

Dalam rangka pemusnahan arsip terlebih dahulu dibentuk Tim Penilai Arsip yang
anggotanya terdiri dari unsur Kearsipan, Hukum, dan unit pencipta arsip pada Unit
Induk yang ditetapkan oleh General Manager/Kepala Unit Induk serta diawasi oleh Tim
Pemeriksa (SPI).
Tim Penilai melaksanakan kegiatan sebagai berikut:
1.1
Melakukan pemilahan dan penelitian atas arsip sesuai JRA.
1.2
Membuat Daftar Arsip Usul Musnah dengan menggunakan formulir, sebagaimana

tercantum dalam Lampiran 29 Peraturan ini.
1.3
Membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip yang akan diusulkan pemusnahannya

dengan menggunakan formulir, sebagaimana tercantum dalam Lampiran 30
Peraturan ini.
1.4
Melaporkan arsip yang akan dimusnahkan oleh General Manager/Kepala Unit

Induk, selanjutnya General Manager/Kepala Unit Induk mengusulkan ke Direksi
untuk mendapat persetujuan dan Direksi meneruskan ke ANRI untuk mendapat
pertimbangan secara tertulis.
51
2.
Pemusnahan Arsip di Pusat Organisasi

Dalam rangka pemusnahan arsip terlebih dahulu dibentuk Tim Penilai Arsip yang
anggotanya terdiri dari unsur Kearsipan, Hukum, dan unit pencipta arsip pada Unit
Induk, Tim Pemeriksa (SPI) yang ditetapkan oleh Direksi.
Tim Penilai melaksanakan kegiatan sebagai berikut:
2.1
Melakukan pemilahan dan penelitian atas arsip sesuai JRA.
2.2
Membuat Daftar Pemusnahan Arsip yang akan diusulkan pemusnahannya dengan

menggunakan formulir, sebagaimana tercantum dalam Lampiran 29 Peraturan ini.
2.3
Membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip yang akan diusulkan pemusnahannya

dengan menggunakan formulir, sebagaimana tercantum dalam Lampiran 30
Peraturan ini.
2.4 Membuat permohonan persetujuan pemusnahan kepada Direksi dan Direksi

meneruskan ke ANRI untuk mendapat pertimbangan secara tertulis.
C.
PENYERAHAN
Dalam hal dokumen Perusahaan yang mempunyai nilai guna tinggi bagi kepentingan
nasional, Perusahaan mempunyai kewajiban menyerahkan dokumen-dokumen dimaksud
Arsip Nasional Republik Indonesia.
Untuk melaksanakan penyerahan arsip, dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
Tata cara penyerahan arsip (berdasarkan pedoman hukum HAM):
1.
Memeriksa arsip yang mememiliki keterangan permanen dan jangka

waktu simpannya sudah selesai sebagai arsip statis.
2.
Mengelompokkan arsip.
3.
Membuat daftar arsip yang akan diserahkan ke Arsip Nasional

Republik Indonesia.
4.
Menyampaikan surat pemberitahuan dan daftar arsip yang akan

dierahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia.
5.
Pemeriksaan dan penilaian oleh tim verifikasi Arsip Nasional

Republik Indonesia.
6.
Penyerahan arsip disertai dengan penandatanganan Berita Acara

Arsip Statis.
Ditetapkan di
pada tanggal
Jakarta
27 Oktober 2014
DIREKTUR UTAMA,
NUR PAMUDJI

TLSK 2014 (08122014) - Fix

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

TLSK 2014 (08122014) - Fix

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

1

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

3. Produk Media Elektronik

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

Khusus untuk surat yang mempunyai sifat rahasia.

Kode kerahasiaan dicantumkan pada nomor surat.

Khusus untuk surat yang bersifat rahasia, untuk menjaga kerahasiaan,

Surat yang bersifat sangat rahasia dan/atau rahasia disampaikan dengan

Surat-surat yang telah disampaikan, diatur agar dikendalikan dengan sarana

WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT

Penandatanganan Surat Produk Hukum

Unit Pelaksana, ditandatangani oleh Manager, khusus keputusan yang

Matrik kewenangan langsung penandatanganan dan penerbitan surat Produk Hukum,

Penandatanganan Surat Ekstern dan Surat Intern

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

Surat Bentuk Khusus

Pejabat Pelaksana Tugas (PLT)

Pejabat Pelaksana Tugas Harian (PLH)

Persyaratan yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut:

Ruang lingkup : Untuk sebagian kewenangan.

: - Pejabat yang berwenang ada atau tidak ada di tempat;

: Untuk menandatangani surat/dokumen yang ditujukan

: Penunjukan dari pejabat yang berwenang kepada pejabat

: Satu kali selesai.

Ruang lingkup : Untuk sebagian kewenangan.

: - Pejabat yang berwenang ada atau tidak ada di tempat;

: Untuk menandatangani surat/dokumen; antara lain yang

: Penunjukan dari pejabat yang berwenang.

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

Persyaratan yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut:

Ruang lingkup : Untuk sebagian kewenangan.

: - Pejabat yang berwenang ada atau tidak ada di tempat;

: Untuk menandatangani surat/dokumen yang ditujukan

: - Pelimpahan wewenang tidak langsung untuk hal-hal

Penandatanganan surat berdasarkan pelimpahan wewenang, sebagaimana tercantum

Pada umumnya lambang/logo lazim dipergunakan dalam

Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan

Ukuran logo pada blanko surat 1 cm x 1,5 cm.

Tulisan nama "PT PLN (Persero)" terletak di sebelah kanan, sejajar

Tulisan nama PT PLN (Persero) terletak di sebelah kanan sejajar

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

2) Pengelompokan materi muatan Peraturan dapat terdiri dari bab,

d. Penutup memuat unsur-unsur sebagai berikut:

b) Menetapkan ditulis sesudah MEMUTUSKAN yang disejajarkan

Nama pejabat penandatangan diketik dengan huruf kapital

sudut kanan bawah 2 (dua) spasi baris di bawah kalimat terakhir

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

tata cara penerbitan Peraturan/Keputusan

Surat produk hukum diketik menggunakan huruf Arial/Times New Roman

Penyimpanan tembusan (lembar kedua warna kuning/model blanko

7) Alamat yang ditujukan kepada pejabat yang karena fungsi dan

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

g. Tujuan dan alamat

Ruang Tanda Tangan

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

Tidak dibenarkan ditulis menggunakan kata-kata:

Jika materi surat hanya satu halaman, pengetikan tembusan Ekstern

e. Penyimpanan dilakukan oleh Sekretariat masing-masing Direktorat/

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

Nama pejabat penandatangan.

3) Tembusan (apabila ada).

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)