AGEN PENJUALAN DAN KANTOR CABANG

Masalah teknis antara agen dan kantor cabang seringkali digunakan untuk menjelaskan
perbedaan keduanya. Kegiatan agen adalah memamerkan barang dagangan dan menangani
pesanan pelanggan, mereka tidak mempunyai persediaan untuk memenuhi pesanan pelanggan
ataupun untuk menangani kredit pelanggan.
Agen bukan merupakan entitas dan juga bukan kesatuan usaha yang terpisah. Biasanya
pencatatan akuntansi yang diperlukan untuk kegiatan agen ini hanya penerimaan dan
pengeluaran kas, yang diperlakukan sama seperti sistem kas kecil (pretty cash).Pencatatan atas
penjualan yang dilakukan oleh agen, biaya-biaya yang berhubungan dengan penjualan, dan biaya
lain-lain dicatat oleh sistem akuntansi kantor pusat.
Sebaliknya kantor cabang memiliki persediaan, melakukan penjualan kepada pelanggan,
menangani kredit pelanggan, menagih piutang, mencatat biaya yang terjadi, dan kegiatan-
kegiatan lain yang biasa dilakukan oleh suatu perusahaan. Kegiatan-kegiatan tersebut dicatat
berdasarkan sistem akuntansi kantor cabang.

PEMBUKUAN AGEN PENJUALAN

Seperti telah diuraikan sebelumnya, bahwa agen penjualan tidak memerlukan sistem
akuntansi yang lengkap untuk mencatat aktivitasnya yang terbatas. Agen cukup
menyelenggarakan buku kas untuk mencatat penerimaan modal kerja dari kantor pusat dan
pengeluaran-pengeluaran kas untuk biaya-biaya operasinya yang didukung oleh bukti-bukti
pengeluaran.
Karena digunakan inprest fund system (sistem dana tetap) maka pada saat mdal kerja
hampir habis maka catatan pengeluaran kas beserta bukti-bukti pengeluarannya dikirimkan ke
kantor pusat untuk dimintakan pengisian kembali.
Apabila terjadi penjualan oleh agen maka harga pokok penjualannya harus ditentukan.
Jika digunakan sistem perpetual, pencatatannya dengan mendebit pada perkiraan harga pokok
penjualan agen A dan mengkredit pada persediaan barang dagangan. Sedangkan jika
digunakan sistem periodik, dengan mendebit perkiraan harga pokok penjualan agen A dan
mengkredit pengiriman pada agen. Ayat-ayat jurnal ini hanya dicatat pada akhir periode
akuntansi oleh kantor pusat, setelah menerima catatan (memorandum) dari agen-agen.
Untuk memberi gambaran yang lebih lengkap ayat-ayat jurnal yang dibutuhkan kantor
pusat dalam hubungannya dengan operasi agen penjualan, perhatikan ilustrasi di bawah ini
dengan asumsi menggunakan sistem perpetual.
1. Pembentukan modal kerja agen :
Modal kerja agen Rp. 5.000.000
Kas Rp. 5.000.000
(Untuk mencatat transfer kas ke agen)
2. Transfer persediaan contoh (sample) kepad agen :
Persediaan contoh agen Rp. 9.000.000
Barang dagangan (pembelian) Rp. 9.000.000
(Untuk mentransfer barang dagangan contoh ke agen)
3. Penggantian dana modal kerja agen pada akhir bulan atau tahun :
Biaya gaji Rp.2.200.000
Biaya utilitas Rp. 700.000
Biaya iklan Rp.1.200.000
Biaya lain-lain Rp. 300.000
Kas Rp.4.400.000
(Untuk mencatat biaya yang terjadi di agen dan penggantian modal kerja)

4. Penyesuaian persediaan contoh agen pada akhir bulan atau tahun :

Biaya iklan Rp. 3.000.000
Persediaan contoh Rp. 3.000.000
(Untuk menyesuaikan persediaan contoh dengan nilai sebenarnya dan
untuk membebankan pencatatannya pada biaya iklan)

Jurnal tersebut digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran dan kas dan barang
dagangan yang dimiliki agen. Meskipun demikian, sistem yang dijelaskan di atas tidak cukup
untuk melakukan kontrol efektif atas penngeluaran-pengeluaran yang dilakukan agen atau untuk
mengukur kontribusi kegiatan agen pada pendapatan pusat. Ia juga tidak menyediakan dasar
untuk menentukan apakah operasi agen berjalan dengan efisien.
Ayat jurnal untuk sistem pencatatan agen yang lebih luas diberikan berikut ini. Jurnal ini
memperlakukan aktiva tetap agen penjualan Nelson secara terpisah. Penjualan, harga pokok
penjualan dan informasi biaya ditunjukkan dengan basis agen.
1. Membeli tanah dan bangunan untuk agen Nelson :
Tanah agen Nelson Rp. 2.000.000
Bangunan agen Nelson Rp.18.000.000
Kas Rp. 20.000.000
(Membeli fasilitas untuk agen)

2. Membentuk modal kerja agen :

Modal kerja agen Nelson Rp. 4.000.000
Kas Rp. 4.000.000
(Untuk mencatat transfer kas ke agen Nelson)

3. Transfer barang dagangan ke agen :

Persediaan contoh agen Nelson Rp. 8.000.000
Barang dagangan Rp. 8.000.000
(Untuk mencatat transfer persediaan contoh)
4. Pembayaran gaji karyawan agen :
Biaya gaji agen Nelson Rp. 3.000.000
Kas Rp. 3.000.000
(Untuk mencatat pembayaran gaji karyawan agen)

5. Pesanan penjualan dari agen telah diarsipkan dan dilakukan penagihan :

Piutang dagang Rp. 12.000.000
Penjualan Rp. 12.000.000
(Untuk mencatat penjualan kredit yang dilakukan oleh agen Nelson)

Harga pokok penjualan - agen Nelson Rp. 6.000.000

Barang dagangan Rp. 6.000.000
(Harga pokok persediaan yang dijual agen Nelson)

6. Penggantian modal kerja agen pada akhir tahun :

Biaya promosi agen Nelson Rp. 1.800.000
Biaya utilitas agen Nelson Rp. 400.000
Biaya lain-lain agen Nelson Rp. 300.000
Kas Rp. 2.500.000
(Untuk mencatat penggantian modal kerja agen)

7. Pencatatan penyusutan gedung agen :

Biaya penyusutan agen Nelson Rp. 900.000
Akumulasi penyusutan agen Nelson Rp. 900.000
(Untuk mencatat penyusutan gedung agen)

8. Persediaan contoh agen disesuaikan agar mencerminkan pemakaian :

Biaya promosi-agen Nelson Rp. 1.000.000
Persediaan contoh agen Nelson Rp. 1.000.000
(Untuk mencatat nilai persediaan contoh pada nilai yang dapat direalisasikan)