MIND MAPPING
Chapter 8 : Basic System Concepts And Tools
Oleh:
Pada bab sebelumnya kita telah membahas mengenai system. Sistem merujuk
pada suatu sistem informasi didalamnya ada hardware, software, dan komponen
komunikasi lainnya. Bahkan kata sistem dapat diartikan secara luas. Misalnya, sistem
membantu kita untuk memahami hubungan yang kompleks antara unit bisnis yang
berbeda dalam suatu organisasi sehingga ketika kita mengubah salah satu aspek maka
kita perlu mempertimbangkan dampaknya terhadap seluruh bisnis kita. Kemampuan
mengelola sistem dengan proses yang saling terkait sangat penting untuk keberhasilan
dalam perubahan lingkungan bisnis saat ini. Dalam bab ini kita akan membahas
beberapa metode dan teknik yang digunakan dalam pengembangan software untuk
saat ini dan masa depan.
What is System
Sistem adalah seperangkat komponen yang saling terkait yang harus bekerja
sama untuk mencapai tujuan bersama. Hal ini mudah untuk diucapkan tetapi sulit
untuk dijalani. Contoh apa yang terjadi ketika komponen sistem tidak bekerja
bersama-sama. Misal rumah ini lengkap ada kamar, pintu, jendela, pipa, kabel listrik
namun komponennya tersebut tidak berjalan secara bersama atau sesuai dengan
fungsinya. Misalnya kamar mandi berada diatap. Ini menunjukan bahwa sebaik
apapun komponen yang dirancang jika komponen-komponen tersebut tidak bekerja
sama dengan baik maka akan menimbulkan kerusakan sistem (sistem tersebut
dikatakan rusak).
Information System (IS) dapat diartikan secara luas sebagai bagian dari IT,
prosedur, gerakan, manajemen, distribusi data dan informasi. Komponen-komponen
dalam IS ini harus bekerjasama dengan baik, artinya komponen tersebut harus
konsisten, lengkapm dan terhubungan satu sama lain.
INTERFACES adalah titik kontak antara sistem dan lingkungannya atau antara dua
subsistem. Dalam suatu sistem informasi, fungsi interface umumnya sebagai berikut:
Penyaringan Membuang data yang tidak berguna (atau kebisingan).
Coding / decodingdata yang menerjemahkan dari satu format ke yang lain
(misalnya, beralih antara skema penomoran dua bagian, yang digunakan oleh
pemasaran dan lain yang digunakan oleh engineering).
Deteksi dan koreksi kesalahan Memeriksa kepatuhan terhadap standar dan
konsistensi; dengan mengisolasi tugas ini dalam interface, komponen lainnya
dapat berkonsentrasi pada tanggung jawab yang lebih penting.
Buffer Membiarkan dua subsistem untuk bekerja sama tanpa disinkronkan ketat,
seperti dengan memiliki interface mengumpulkan data sampai komponen
berikutnya siap untuk menerima data.
Keamanan Menolak permintaan yang tidak sah untuk data dan menyediakan
mekanisme perlindungan lainnya.
Meringkas Kondensasi volume besar masukan ke dalam statistik agregat atau
bahkan parameter matematika untuk mengurangi jumlah pekerjaan yang
dibutuhkan oleh subsistem berikutnya.
Interface juga dapat dibangun antara sistem independen yang sudah ada
sebelumnya. Sebagai contoh, sebuah perusahaan melakukan kontrak dengan
organisasi luar (mungkin bank) untuk memproses cek gaji atau dengan perusahaan
riset pasar untuk menangkap data penjualan pesaing. Dalam setiap kasus, sebuah
interface dibangun yang memungkinkan sistem eksternal untuk berkomunikasi
dengan sistem internal perusahaan.
Tujuan penting dari sebuah interface adalah sistem decoupling.Dua
komponen sistem yang membutuhkan komunikasi yang cukup sering dan cepat
sehingga menimbulkan hambatan dalam sistem. Metode utama dari sistem decoupling
adalah:
Sumber daya kendur (lambat) dan fleksibel Menyediakan jalur alternatif untuk
mengikuti ketika salah satu komponen rusak atau melambat, seperti memiliki
transmisi data yang interface mengubah rute ke operator publik jika jaringan
komunikasi data pribadi perusahaan sibuk.
Buffer Menyimpan data di lokasi sementara sebagai penyangga atau menunggu
jalur yang bisa habis sebagai data ditangani oleh komponen berikutnya.
Berbagi sumber daya Membuat toko data bersama dengan hanya satu program
(bagian dari komponen interface) mempertahankan data, sehingga menghindari
kebutuhan untuk menyinkronkan beberapa langkah memperbarui atau untuk
beroperasi dengan beberapa salinan konsisten data
Standar Menegakkan standar yang mengurangi kebutuhan untuk dua komponen
untuk berkomunikasi, seperti dalam mengadopsi kebijakan bisnis yang
mengharuskan semua pengalihan interunit informasi tentang pelanggan harus
dilakukan dengan menggunakan perusahaan kode identifikasi pelanggan standar
Decoupling memungkinkan satu subsistem tetap relatif stabil sementara
subsistem lainnya berubah. Dengan komponen ke dalam subsistem mengelompokkan
dan dengan menerapkan berbagai teknik decoupling, jumlah desain dan usaha
pemeliharaan dapat dikurangi secara signifikan. Karena bisnis terus berubah,
decoupling secara signifikan dapat mengurangi beban pemeliharaan sistem organisasi.
Decoupling juga dapat membuat lebih mudah bagi sebuah organisasi untuk terlibat
dalam merger dan akuisisi, atau unit bisnis spin-off.
Organisasi sebagai Sistem
Beberapa kerangka yang berguna ada konsep bagaimana sistem informasi
masuk ke dalam sistem organisasi. Kerangka pada Gambar 8.5, berdasarkan berlian
Leavitt, grafis menggambarkan empat komponen mendasar dalam sebuah organisasi
yang harus bekerja untuk seluruh organisasi untuk menjadi efektif: orang, teknologi
informasi, proses bisnis, dan struktur organisasi. Prinsip penting di sini adalah bahwa:
Setiap kali kita mengubah karakteristik satuatau lebih dari empat komponen ini, kita
harus mempertimbangkan perubahan kompensasi di lain.
SYSTEM SCOPE. Sistem batas menunjukkan ruang lingkup sistem. Batas sangat
penting untuk merancang sistem atau memecahkan masalah. Terlalu sempit lingkup
bisa menyebabkan kehilangan solusi yang sangat baik untuk masalah. Terlalu lebar
lingkup bisa terlalu rumit untuk menangani. Memilih lingkup yang tepat sulit namun
penting dalam memecahkan masalah secara umum dan dalam proyek-proyek IS pada
khususnya.
LOGICAL BEFORE PHYSICAL Setiap deskripsi dari suatu sistem adalah abstrak
karena deskripsi adalah bukan sistem itu sendiri, tapi deskripsi sistem yang berbeda
bisa menekankan aspek yang berbeda dari sistem. Dua jenis umum yang penting dari
deskripsi sistem adalah deskripsi logis dan fisik. Deskripsi logis berkonsentrasi
padaapa yang sistem lakukan, dan deskripsi fisik berkonsentrasi
pada bagaimana sistem beroperasi. Cara lain untuk mengatakan ini adalah "fungsi
sebelum bentuk."
Konsekuensi ketika melanggar prinsip fungsi-sebelum-bentuk ialah dapat
meningkatkan biaya-biaya dan upaya untuk memperbaiki kesalahan spesifikasi
fungsional. Oleh sebab itu harus mendapatkan spesifikasi logis atau fungsional yang
tepat untuk memahami bagaimana memilih implementasi fisik alternatif.
PROSES BISNIS
Pada tahun 1990an banyak organisasi yang mulai mengibah bisnis mereka dalam
upaya untuk merasakan dan merespon lebih cepat pada ancaman global. Sebuah
proses bisnis adalah rantai kegaitan yang dibutuhkan untuk mencapai hasil seperti
pemenuhan pesanan atau bahan perolehan. Sistem informasi yang digunakan untuk
memfasilitasi restrukturisasi radial untuk proses bisnis
Gambar 8.8 menyajikan tiga fase model generik SDLC (SDLC): Definisi,
Konstruksi, dan Implementasi. Pada fase Definisi, pengguna akhir dan analis sistem
melakukan analisis tahapan dari operasi bisnis saat ini dan sistem informasi atau
sistem di bidang yang penting.Operasi dan sistem saat ini dijelaskan, pada tingkat
tinggi, baik melalui proses-berorientasi dan berorientasi data notasi. Sebuah deskripsi
tingkat tinggi biasanya cukup untuk mengidentifikasi masalah dan untuk nanti
memahami bagaimana transisi dari As-Is ke To-Be sistem. Analisis proses-berorientasi
berkonsentrasi pada aliran, penggunaan, dan transformasi data. Analisis data berfokus
pada jenis data yang dibutuhkan dalam sistem dan hubungan bisnis antara data
tersebut. Masalah dengan operasi saat ini dan peluang untuk mencapai nilai bisnis
melalui kemampuan IT baru diidentifikasi. Kemampuan baru kemudian
didokumentasikan secara detail menggunakan proses yang sama dan notasi
berorientasi data. Sebuah kasus bisnis dibuat untuk kelayakan sistem baru, dan
memilih salah satu solusi. Solusi ini rinci dalam sebuah pernyataan persyaratan yang
disepakati oleh semua pihak.
Tahap Konstruksi memerlukan merancang, membangun, dan pengujian sistem
yang memenuhi persyaratan dikembangkan di tahap Definition. Sistem yang pertama
adalah logis dijelaskan, dan kemudian desain fisik ditentukan. Program dan file
komputer dirancang, dan teknologi komputer yang dipilih. Input seperti bentuk bisnis
dan layar komputer, serta output seperti laporan, yang dirancang. Setelah desain fisik
diterima sebagai layak (secara teknis, ekonomis, dan operasional), perangkat lunak
komputer yang diprogram, didokumentasikan, dan diuji. Jika solusi dikemas dipilih,
maka tahap konstruksi digunakan untuk menyesuaikan paket dengan lingkungan
setempat; berbagai bentuk pengujian masih diperlukan untuk memastikan paket
disesuaikan bekerja di lingkungan setempat bersama dengan sistem lain dengan yang
harus antarmuka. Pengguna memainkan peran utama dalam penerimaan pengujian
untuk memverifikasi bahwa kebutuhan bisnis sistem telah dipenuhi.
Pada tahap implementasi, manajer bisnis dan IS profesional bekerja sama
untuk menginstal sistem baru, yang sering melibatkan mengkonversi data dan
prosedur dari sistem lama. Instalasi sistem baru dapat terjadi dalam berbagai cara,
seperti secara paralel dengan operasi sistem lama atau cutover total dan bersih. Tahap
pelaksanaan juga termasuk staf pelatihan tentang prosedur baru dan perangkat lunak
serta operasi dan pemeliharaan lanjutan dari sistem. Pemeliharaan biasanya tahap
terpanjang dari siklus sistem hidup dan menimbulkan biaya terbesar. Ini termasuk
perubahan sistem yang dihasilkan dari kelemahan dalam desain asli, dari perubahan
kebutuhan bisnis atau peraturan, dan dari menggabungkan teknologi baru.
Translate into Physical To-Be, dilakukan oleh spesialis IT guna melakukan pemetaan
persyaratan logis untuk teknologi yang tersedia.
Kunci keefektifan dari pemodelan DFD adalah penguatan hubungan hirarkir. Masing-
masing proses dalam DFD memiliki lower-level yang akan mendokumentasikan
subproses, penyimpanan data, dan aliran data yang dibutuhakan untuk menyelesaikan
tugas pemrosesan.
Ketika pemodelan DFD telah selesai, DFD akan menceritakan proses bisnis yang
tidak tergantung terhadap bentuk spesifik maupun teknologi tertentu.
Berdasarkan diagram di atas, yang mana merupakan DFD utang, dapat dilihat bahwa
masing-masing entitas eksternal, proses, aliran data, dan penuimpanan data, telah
terdokumentasikan sesuai dengan kontennya. Dokumentasi tersebut juga
menunjukkan bagaimana komponen-komponen saling terkait.
Keakuratan dan kelengkapan model DFD adalah hal yang penting bagi proses
pengubahan model Logical-To-Be ke model Physical To-Be.
Pendekatan paling umum untuk menjaga metadata dalam DFD adalah dengan
menciptakan data dictionary/directory (DD/D). Tujuan Dari DD/D adalah untuk
menjaga metadata sebisa mungkin untuk tetap lengkap kontennya. Selanjutnya,
berkaitan dengan detail dari level elemen data, hubungan antara setiap entitas harus
ditentukan. Data model dibuat secara logis dengan mendefinisikan kepentingan dan
kecukupan hubungan di antara data sistem.
Salah satu notasi paling umum bagi data model adalah entity-relationship diagram.
Berikut adalah gambaran mengenai notasi tersebut.
Ringkasnya, dalam menciptakan model Logical To-Be, memerlukan abstraksi dari
proses bisnis saat ini dari model As-Is ke representasi yang memisahkan aliran data
dari proses dan entitas, secara akurat mengidentifikasi aturan-aturan bisnis, dan
menangkap hubungan di antara data.
Figur tersebut ini menjelaskan istilah-istilah kunci dalam logical tdata modeling.