PENGONTROLAN STOK PERBEKALAN FARMASI SECARA RANDOM

Kode Nomor : 002/ JANGNMED-Farmasi No. Revisi : 00 Halaman : 3/3

Ditetapkan :

SPO
Tanggal Terbit : 25/ 02/ 2014
Administrasi
Pelayanan
dr. Suryanti Gunadi, MARS
Direktur

PENGERTIAN 1. Pengontrolan stok perbekalan farmasi secara random adalah proses perhitungan
jumlah stok perbekalan farmasi yang ada di Instalasi Keperawatan/ Penunjang
Medis secara acak sebagai suatu mekanisme kontrol aset Rumah Sakit yang
dilakukan sewaktu-waktu tanpa terjadwal dengan cara mencocokan stok yang ada
(fisik) dengan stok ada ada computer untuk kemudian dilakukan penyesuaian
apabila terjadi selisih stok.
2. Lingkup perbekalan farmasi meliputi : obat, bahan obat, alat kesehatan, reagensia,
radiofarmasi, dan gas medis.
3. Petugas Random :
a. Tim Stok Random adalah tim yang bertugas melakukan pengontrolan
perbekalan farmasi di Rumah Sakit.
b. Susunan Tim Stok Random adalah :
Ketua : Wakil Direktur Umum dan Keuangan
Wakil : Wakil Direktur Medis
Anggota : Manajer Penunjang Medis, Manajer Keperawatan, Manajer
Keuangan dan Apoteker.
c. Pendamping Stok random adalah orang yang bertanggung jawab terhadap
penyimpanan perbekalan farmasi di Rumah Sakit. Pendamping adalah
Apoteker, Kepala Instalasi / Kepala Perawatan Ruangan yang bersangkutan.
d. Pelaksanaan stok random dilakukan oleh 2 (dua) orang Tim Stok Random
disertai pendamping.
TUJUAN 1. Meningkatkan akurasi / ketepatan pemakaian perbekalan farmasi di tiap Instalasi
Perawatan dan Instalasi Penunjang Medis.
2. Memastikan bahwa perbekalan farmasi yang terpakai sesuai dengan yang
digunakan.
3. Menghindari stok perbekalan farmasi yang terlebih atau kekuangan dan
menindaklanjuti langsung dengan cepat dan tepet, apabila terjadi selisih stok.
4. Mengontrol perbekalan farmasi yang mendekati kadaluarsa atau sudah kadaluarsa
KEBIJAKAN Keputusan Direktur RS Hermina Palembang No.169/KEP-DIR/RSH-PLB/I/2014
tentang Pelayanan Farmasi Di Rumah Sakit Hermina Palembang bahwa stok
perbekalan farmasi di instalasi farmasi/ perawatan harus dikontrol secara random.

*DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN DIREKSI RS HERMINA PALEMBANG SECARA TERTULIS *
Halaman 1
 PENGONTROLAN STOK PERBEKALAN FARMASI SECARA RANDOM

Kode Nomor : 002/ JANGNMED-Farmasi No. Revisi : 00 Halaman : 3/3

Ditetapkan :

SPO
Tanggal Terbit : 25/ 02/ 2014
Administrasi
Pelayanan
dr. Suryanti Gunadi, MARS
Direktur

PROSEDUR A. Pelaksanaan Stok Random Perbekalan Farmasi di Instalasi Perawatan

1. Petugas random didampingi oleh Apoteker, Kepala Instalasi / Kepala
Perawatan Ruangan bersangkutan melakukan pengontrolan perbekalan farmasi
secara random di tiap ruang keperawatan (Nurse Station) obat dengan cara
mengisi formulir sebagai berikut :

Stok Tanda Tangan

Jenis
No Kode Perbekalan Selisih Keterangan
Ka. Ins Anggota
Farmasi Komputer Fisik
YBS TSR

Formulir ditandatangani oleh Manajer Penunjang Medis

Catatan :
a. Item prioritas yang di stok random adalah obat racikan (untuk di Instalasi
Farmasi) obat/ alat kesehatan / reagen dipakai bersama dan obat yang bernilai
mahal serta vitamin dan multivitamin dan obat yang fast moving.
b. Penulisan Kode dan Nama Jenis Perbekalan harus sesuai dengan yang tertera
pada modul Inventory VB.

2. Kepala Instalasi menelusuri ketidakcocokan tersebut. Tunjukkan secara fisik

atau bukti bila telah di transaksikan (penjelasan tidak diperbolehkan secara
lisan).
3. Kepala Intalasi mengajukan persetujuan kepada Manajer Penunjang Medis
bersama dengan Manajer Keuangan, permintaan penyesuaian tersebut di analisa
kembali, apakah alasan selisih dapat diterima dan permintaan penyesuaian dapat
diteruskan.
4. Apabila penyesuaian dapat dilakukan, berikan tanda tangan persetujuan di
formulir permohonan penyesuaian oleh Kepala Instalasi, Manajer Keuangan dan
Manajer Penunjang Medis untuk selanjutnya memperoleh persetujuan dari wakil
Direktur Umum dan Keuangan pada hari yang sama (Lampiran 3).

*DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN DIREKSI RS HERMINA PALEMBANG SECARA TERTULIS *
Halaman 2
 PENGONTROLAN STOK PERBEKALAN FARMASI SECARA RANDOM

Kode Nomor : 002/ JANGNMED-Farmasi No. Revisi : 00 Halaman : 3/3

Ditetapkan :

SPO
Tanggal Terbit : 25/ 02/ 2014
Administrasi
Pelayanan
dr. Suryanti Gunadi, MARS
Direktur

5. Kemudian serahkan formulir permintaan penyesuaian tersebut kepada petugas

EDP / Manajer Penunjang Medis untuk langsung dilakukan proses penyesuaian.
Penyesuaian dilakukan setelah mendapatkan persetujuan dari wakil direktur
umum dan keuangan dan dilakukan oleh petugas EDP atau manajer penunjang
medis (bila petugas EDP tidak ada di tempat).
6. Setelah melakukan penyesuaian, cetak hasil penyesuaian dengan jumlah rangkap
2 (dua) untuk ditandatangani oleh petugas EDP, Kepala Bidang Penunjang
Medis dan Kepala Instalasi/Pelayanan Terkait. Hasil cetak penyesuaian
dikoreksi/diperiksa oleh Manajer Penunjang Medis, dimana 1 (satu) lembar asli
untuk arsip petugas EDP dan 1 (satu) lembar salinan untuk Manajer Penunjang
Medis.
7. Arsipkan berkas formulir asli oleh petugas EDP dan arsipkan salinannya oleh
instalasi yang meminta penyesuaian.

B. Pelaporan Stok Perbekalan Farmasi

1. Setiap awal bulan berikutnya, Manajer Penunjang Medis membuat laporan
rekapitulasi stok random disertai fotokopi kerja keras dan bukti penyesuaian
yang dilakukan oleh EDP dalam format laporan juga tercantum data
penyesuaian yang dilakukan selain penyesuaian stok random (format laporan
lampiran 2).
2. Laporan diberikan kepada Direktur.

UNIT TERKAIT Bidang Pelayanan Medis/ Bidang Penunjang Medis/ Bidang Keperawatan/ Bagian
Keuangan/ EDP

*DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN DIREKSI RS HERMINA PALEMBANG SECARA TERTULIS *
Halaman 3