PENGONTROLAN STOK PERBEKALAN FARMASI

SECARA RANDOM

No.Dokumen Revisi ke : 04 Jumlah Halaman : 1/4

JMED-FAR/SPO

Tgl Terbit : Ditetapkan,

PROSEDUR 12/11/2007 Direktur
TETAP

dr. W.F.P Kaunang, MARS

PENGERTIAN :
1. Pengontrolan stok perbekalan farmasi secara random adalah proses perhitungan jumlah stok
perbekalan farmasi yang ada di Instalasi Farmasi / Instalasi Keperawatan secara acak sebagai
suatu mekanisme kontrol asset rumah sakit yang dilakukan sewaktu-waktu tanpa terjadwal
dengan cara mencocokkan stok yang ada (fisik) dengan stok yang ada pada komputer untuk
kemudian dilakukan penyesuaian apabila terjadi selisih stok.
2. Lingkup perbekalan farmasi meliputi : obat, bahan obat, alat kesehatan dan kosmetik.
3. Petugas random :
a. Di Instalasi Keperawatan : Kepala Instalasi Farmasi dibantu oleh Apoteker.
b. Di Instalasi Farmasi : Manajer Penunjang Medis dibantu oleh Apoteker

TUJUAN :
1. Meningkatkan akurasi / ketepatan pemakaian perbekalan farmasi di tiap Instalasi perawatan
dan Instalasi Farmasi.
2. Memastikan bahwa perbekalan farmasi yang terpakai sesuai dengan yang digunakan.
3. Menghindari stok perbekalan farmasi yang berlebih atau kekurangan dan menindaklanjuti
langsung dengan cepat dan tepat, apabila terjadi selisih stok.
4. Mengontrol perbekalan farmasi yang mendekati kadaluarsa atau sudah kadaluarasa.

KEBIJAKAN :
1. Stok perbekalan farmasi di tiap Instalasi Farmasi / Perawatan harus dikontrol secara random.
2. Pengontrolan stok perbekalan farmasi dilakukan minimal seminggu sekali dengan jumlah
sample 10 s/d 30 item perbekalan farmasi yang tercatat saat itu.
3. Setiap sebulan sekali Staf Bagian Keuangan ikut mendampingi dan menyaksikan Manajer
Penunjang Medis / Ka.Ins.Farmasi dalam melakukan pelaksanaan stok random.

PROSEDUR :
A. Pengontrolan Stok Perbekalan Farmasi di Instalasi Perawatan

1. Petugas random didampingi oleh Kepala Instalasi / Penanggung Jawab Instalasi Perawatan
bersangkutan melakukan pengontrolan perbekalan farmasi secara random ditiap depo obat
dengan cara mengisi formulir sebagai berikut :

Jenis Stok Tanda Tangan

No. Perbekalan Selisih Keterangan
Komputer Fisik Ka.Ins.Keperawata Ka.Ins.Farmasi
Farmasi
n

*DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN RSIA HERMINA DEPOK*

Halaman 1
 PENGONTROLAN STOK PERBEKALAN FARMASI
SECARA RANDOM

No.Dokumen Revisi ke : 04 Jumlah Halaman : 2/4

JMED-FAR/SPO

Tgl Terbit : Ditetapkan,

PROSEDUR 12/11/2007 Direktur
TETAP

dr. W.F.P Kaunang, MARS

2. Bersama Kepala Instalasi Farmasi, Manajer Penunjang Medis melakukan analisis terhadap
hasil pelaksanaan stok random. Apabila terdapat ketidakcocokkan data, lakukan langkah
berikut ini :
a. Ka.Ins.Farmasi dan Ka.Ins./PJ Perawatan menindaklanjuti
ketidaksesuaian data yang ditemukan sampai dengan data sesuai kembali antara stok fisik
dan stok komputer.
b. Apabila diperlukan proses penyesuaian, lanjutkan langkah prosedur ke
point A.3 (tiga)

3. Ajukan permintaan penyesuaian kepada Wadirum untuk persetujuan.

Bersama dengan urusan GL, permintaan penyesuaian tersebut dianalisa kembali, apakah
permintaan penyesuaian dapat dilakukan. Bila Wadirum tidak sedang ditempat, permintaan
persetujuan dapat disampaikan kepada Direkur rumah sakit setempat.

4. Kemudian petugas GL dan Wakil Direktur Umum dan Keuangan mengecek kembali, apakah
permintaan penyesuaian dapat dilakukan.

5. Jika ternyata permintaan penyesuaian dapat dilakukan, berikan tanda tangan persetujuan di
Formulir proses penyesuaian di Instalasi Perawatan (lampiran 1)

6. Serahkan formulir tersebut kepada unit kerja terkait dan segera berikan kepada petugas EDP
untuk dilakukan proses penyesuaian.

7. Setelah melakukan penyesuaian, cetak hasil penyesuaian dengan jumlah rangkap 2 (dua) yang
ditandatangani oleh petugas EDP, Manajer Penunjang Medis dan Kepala Instalasi terkait.
Dimana 1 (satu) lembar asli untuk arsip petugas EDP dan 1 (satu) lembar salinan untuk Kepala
Instalasi terkait.

8. Arsipkan berkas formulir asli oleh petugas EDP,dan arsipkan salinannya oleh Instalasi yang
meminta penyesuaian.

B. Pengontrolan Stok Perbekalan Farmasi di Instalasi Farmasi

1. Petugas random didampingi oleh Ka.Ins. /Penanggung Jawab Instalasi Farmasi bersangkutan
melakukan pengontrolan perbekalan farmasi secara random di Instalasi Farmasi dengan cara
mengisi formulir sebagai berikut :

Jenis Stok Tanda Tangan

No. Perbekalan Selisih Ket.
Komputer Fisik Ka.Ins.Farmasi Ka. Bid
Farmasi
Jangmed

*DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN RSIA HERMINA DEPOK*

Halaman 2
 PENGONTROLAN STOK PERBEKALAN FARMASI
SECARA RANDOM

No.Dokumen Revisi ke : 04 Jumlah Halaman : 3/4

JMED-FAR/SPO

Tgl Terbit : Ditetapkan,

PROSEDUR 12/11/2007 Direktur
TETAP

dr. W.F.P Kaunang, MARS

2. Manajer Penunjang Medis melakukan analisis terhadap hasil pelaksanaan stok random.
Apabila terdapat ketidakcocokkan data, lakukan langkah berikut ini :
a. Manajer Penunjang Medis dan Ka.Ins./PJ Farmasi menindaklanjuti
ketidaksesuaian data yang ditemukan sampai dengan data sesuai kembali antara stok fisik
dan stok di komputer.
b. Apabila diperlukan proses penyesuaian, lanjutkan langkah prosedur ke
point B.3 (tiga)

3. Ajukan permintaan penyesuaian kepada Wadirum untuk persetujuan.

Bersama dengan urusan GL, permintaan penyesuaian tersebut dianalisa kembali, apakah
permintaan penyesuaian dapat dilakukan.

4. Jika ternyata permintaan penyesuaian dapat dilakukan, berikan tanda tangan persetujuan di
Formulir Permohonan Penyesuaian untuk diberikan kepada unit bersangkutan yang meminta
penyesuaian (lampiran 2).

5. Kemudian serahkan formulir permintaan penyesuaian tersebut kepada petugas EDP untuk
segera dilakukan proses penyesuaian.

6. Setelah melakukan penyesuaian, cetak hasil penyesuaian dengan jumlah rangkap 2 (dua)
untuk ditandatangani oleh petugas EDP, Wadirum, dan Kepala Instalasi terkait. Dimana 1
(satu) lembar asli untuk arsip petugas EDP dan 1 (satu) lembar salinan untuk Kepala Instalasi
terkait.

7. Arsipkan berkas formulir asli oleh petugas EDP, dan arsipkan salinanya oleh Instalasi yang
meminta penyesuaian.

C. Pelaporan Pelaksanaan Pengontrolan Stok Perbekalan Farmasi

1. Apabila pelaksanaan stok random telah selesai, segera laporkan kepada Wadirum dengan
tembusan ditujukan kepada Urusan GL.

2. Setiap akhir bulan, Manajer Penunjang Medis membuat rekapitulasi hasil stok random dan
laporan evaluasi kepada Direktur setempat dan Direksi RSIA Hermina Grup.

Catatan :
- Penanggung jawab pelaksanaan stok random adalah Kepala Instalasi bersangkutan,
sementara Manajer Penunjang Medis berfungsi sebagai “Pembina dan Penanggung Jawab Hasil
*DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN RSIA HERMINA DEPOK*
Halaman 3
 PENGONTROLAN STOK PERBEKALAN FARMASI
SECARA RANDOM

No.Dokumen Revisi ke : 04 Jumlah Halaman : 4/4

JMED-FAR/SPO

Tgl Terbit : Ditetapkan,

PROSEDUR 12/11/2007 Direktur
TETAP

dr. W.F.P Kaunang, MARS

Akhir Stok Random”

UNIT TERKAIT :
Bidang Penunjang Medis/Instalasi Farmasi / Bidang Perawatan/Bagian Keuanagan:Ur.GL/ Internal
Audit/Departemen Pengembangan:HIS,EDP.

*DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN RSIA HERMINA DEPOK*

Halaman 4
 PENGONTROLAN STOK PERBEKALAN FARMASI
SECARA RANDOM

No.Dokumen Revisi ke : 04 Jumlah Halaman : 5/4

JMED-FAR/SPO

Tgl Terbit : Ditetapkan,

PROSEDUR 12/11/2007 Direktur
TETAP

dr. W.F.P Kaunang, MARS

*DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN RSIA HERMINA DEPOK*

Halaman 5