PERAN TEKNOLOGI INFORMASI

DALAM MENDUKUNG SISTEM INFORMASI

RMK PERTEMUAN KE-4

Oleh Kelompok 4 :

Ni Putu Indah Muliantari 1707611005

Ida Bagus Surya Purwitha 1707611008

Putu Shaini Kusuma Sudarmawan 1707611011

Ida Ayu Widyawati 1707611013

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2017
1. SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) DAN MODUL
1.1 SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan
bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan
proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan
bersangkutan.
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri
adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya.
Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi,
persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini
nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi,
manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan
dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System
yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer
Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

1.2 MODUL ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

Terdapat tiga modul di dalam enterprise resource planning (ERP) antara lain :
a. Modul Operasi.
General Logistics
General Logistics merupakan modul yang mengontrol proses aliran pendistribusian dan
penyimpanan barang dari prodesen ke konsumen, serta terintegrasi dengan modul lain, yaitu:
Production, Planning, and Control
Enterprise Controlling
Sales and Distribution
Materials Management
Plant Maintenance Quality Management
Sales and Distribution
Sales and Distribution merupakan modul yang memfokuskan pada strategi pemasaran yang
sensitif terhadap perubahan-perubahan yang ada di pasar. Kata Sales disini menekankan pada
pemasaran produk yang dihasilkan, sedangkan distribution menekankan pada penyaluran
 produk tersebut. Modul ini merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas yang akan
memberikan kepuasan kepada pelanggan.
Materials Management
Materials Management adalah modul yang dapat mengontrol dan memaksimalkan semua proses
yang berhubungan dengan material/bahan yang terkait dari awal proses hingga akhir. Proses-
proses tersebut antara lain perencanaan, penggandaaan, pembelian, dan juga pemyimpanan
material/bahan. Kegiatan-kegiatan tersebut sangat erat kaitannya dengan pengelolaan
bahan/material. Modul ini mempunya submodul, antara lain:
Pre purchasing : Mendukung siklus undangan penawaran barang, mengelola kontrak
terhadap supplier dan penerimaan pelayanan.
Purchasing : Mendukung proses pembelian material, modul ini berintegrasi dengan modul
sales & distribusi, akuntansi biaya, dan akuntansi keuangan.
Vendor evaluation : Memaksimalkan pengadaan material dan jasa dengan cara memilih
supplier yang terpercaya.
Inventory Management : Pengelolaan stok barang di perisahaan.
Invoice Verification : Mengintegrasikan sistem material management dengan akuntansi
keuangan dan komponen pengendalian dan akuntansi.
Logistics Execution
Modul ini mengatur integrasi antar modul, diantaranya; modul Production Planning and Control,
Enterprise Controling, Sales and Distribution, Materials Management, Plant Maintenance, Quality
Management.
Quality Management
Quality Management adalah modul yang mengatur standarisasi kualitas produk yang dihasilkan.
Setiap perusahaan memiliki standar sendiri yang harus dipenuhi, standar tersebut yang akan
memberikan kepercayaan perusahaan terhadap konsumen.
Plant Maintenance
Plant Maintenance merupakan modul yang mendukung dan mengontrol pemeliharaan fasilitas,
data, dan bangunan secara efektif serta mengintegrasikan data komponen peralatan dengan
operasional sistem yang sedang berjalan.
 Customer Service
Modul ini bertugas memenuhi kebutuhan perusahaan untuk memproses order penjualan,
managemen hubungan dengan pelanggan, distribusi fisik, faktur, dan aktifitas pelanggan terkait.
Production, Planning, and Control
Modul ini berhubungan dengan produksi, perencanaan, dan kontrol produk.
Project System
Perencanaan, monitoring, kontroling terhadap kapsitas material dan pendanaan selama projek
berjalan.
Environment Management
Modul ini menyediakan dokumentasi laporan-laporan dari semua departemen mengenai dampak
terhadap lingkungan serta mengontrol pembuangan limbah operasional baik yang bisa didaur
ulang maupun tidak.

b. Modul Finansial dan Akuntansi.

Financial Accounting
Financial Accounting (akuntansi keuangan) adalah modul yang menjadi tolak ukur keuntungan
suatu perusahaan.
Controlling
Modul ini bertugas mengontrol setiap aktifitas yang ada diperusahaan seperti : pengendalian
investasi, kegiatan keuangan, pembayaran, pembelian, dan biaya, serta keuntungan disetiap
aktifitas. Kegiatan-kegiatan yang ada disebuah perusahaan khususnya perusahaan besar harus ada
pengontrolan, karena setiap yang masuk dan keluar dari perusahaan tersebut sekecil apapun itu
akan sangat berpengaruh pada jalannya perusahaan.
Misalnya kontrol terhadap pembayaran dan pembelian, semisal hal tersebut tidak dikotrol akan
dapat menjadi celah terhadap penyelewengan dana perusahaan. Tidak dikontrolnya aktifitas yang
ada diperusahaan dapat membahayakan perusahaan tersebut.
Investment Management
Modul ini bertugas mengelola investasi jangka panjang dan aset tetap suatu perusahaan. Setiap
inventasi yang dimiliki sebuah perusahaan perlu dikelola karena kelangsungan masa depan
perusahaan sangat tergantung pada hal tersebut. Aset/investasi yang tidak dikelola dengan baik
dapat menyebabkan kebangkrutan pada perusahaan tersebut.
 Treasury
Treasury (perbendaharaan) merupakan Modul yang bertugas mengefisiensikan dana jangka
pendek, menengah, dan panjang untuk mengantisipasi perusahaan pesaing. Modul ini mengatur
jalannya keuangan suatu perusahaan, misalnya mengatur perencanaan pengeluaran dana
berdasarkan pengalaman periode kemarin.
Enterprise Controlling
Modul ini bertugas mengendalikan perusahaan / organisasi atau memberikan akses mengenai
kondisi keuangan perusahaan, hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan,
pengembangan investasi, pemeliharaan aset, pengembangan SDM, kondisi pasar, dan faktor
struktural dari proses bisnis.

c. Modul Sumber Daya Manusia (SDM).

Personel Management
Modul yang merencanakan, mengatur, dan juga mengendalikan perusahaan itu sendiri. Juga
mengatur proses perekrutan karyawan baru di perusahaan.
Personel Time Management
Modul yang mengatur pembagian jam kerja bagi karyawan. Termasuk pengambilan cuti
karyawan. Bagi perusahaan yang berjalan selama 24 jam non-stop pembagian tersebut sangatlah
penting, karena apabila perusahaan tersebut berhenti satu jam saja akan membuat kerugian yang
sangat besar bagi perusahaan. Pembagian jam tersebut juga akan memberikan jeda waktu bagi
karyawan untuk beristirahat, karena manusia bukanlah mesin yang dapat bekerja selama 24 jam
non-stop.
Payroll
Modul yang berperan mengatur penggajian karyawan di suatu perusahaan. Gaji merupakan salah
satu hal pokok dalam sebuah perusahaan, bahkan gaji dapat menjadi salah satu penunjang
hubungan baik antara perusahaan dan karyawannya. Pengaturan gaji yang tidak baik dapat
mempengaruhi kinerja karyawan disebuah perusahaan, dan menurunnya kinerja karyawan akan
menurunnya omset perusahaan tersebut.
Training and Event Management
Modul yang mengatur pelatihan dan pengadaan kegiatan bagi karyawan dalam suatu perusahaan.
Pelatihan dilakukan agar meningkatkan sumber daya manusia yang lebih optimal, pelatihan
disesuaikan pada bidangnya masing-masing.
 Organizational Management
Modul ini mengelola struktur organisasi terhadap SDM yang dimiliki suatu perusahaan. SDM
merupakan suatu aset yang dimiliki oleh perusahaan, pengolahan aset yang tidak baik akan sangat
berpengaruh terhadap jalannya perusahaan, apalagi SDM adalah salah satu aset yang sangat
berharga, suatu perusahaan tidak dapat berjalan tanpa adanya SDM.
Travel Management
Modul ini bertugas mengatur perjalanan wisata bagi karyawan. Kenapa perlu ? tentu agar
karyawan menjadi lebih semangat dalam bekerja. Dengan meningkatnya kinerja karyawan maka
proses produksi juga akan meningkat dan lebih berkualitas tinggi.

2. VENDOR SISTEM ERP

Tabel 1. Vendor ERP

No Vendor Ukuran Perusahaan Fumgsionalitas Utama
ERP Kecil Medium Besar CRM BI Akuntansi HR
1 SAP
2 Oracle
3 Microsoft
4 Sage
5 Epicor
6 Infor
7 Lainnya
(Addon, (sebagian
AMMO, ada,

dll) sebagian
tidak)
*BI = Business Intellgence
*CRM = Customer Relationship Management
*HR = Human Resources
 Komponen-komponen ERP yang mendasar menurut Motiwalla dan Thompson (2009:12)
dalam bukunya berjudul Enterprise Systems for Management adalah sebagai berikut :
1. People
Dalam implementasi ERP, terdapat orang-orang yang terlibat di dalamnya, yaitu staf IT
dan pengguna dari sistem ERP nantinya. Pengguna harus terlibat dan memiliki peran kunci
dalam proyek implementasi ERP sejak awal, karena pengguna memiliki tanggung jawab
dalam menginput, memproses, dan menghasilkan output dari sistem.
2. Process
Hal ini berhubungan dengan proses bisnis, prosedur, dan aturan, serta proses bisnis dengan
menggunakan sistem ERP.
3. Hardware
Yang berkaitan dengan teknologi dalam pengimplementasian ERP salah satunya adalah
hardware yang meliputi server dan komponen pendukungnya.
4. Software
Dalam pengimplementasian ERP juga bergantung pada komponen software, yang meliputi
sistem operasi dan program aplikasi.
5. Database
Hal ini berhubungan dengan informasi yang berasal dari pihak internal dan ekstrenal
organisasi yang nantinya disimpan ke dalam suatu penyimpanan bernama databse ini.

Menurut Managers Guide to Enterprise Resources Planning (ISACA, 2001), pendorong

penerapan sistem ERP adalah sebagai berikut :
1. Dari segi bisnis
a. Kepuasan pelanggan
b. Proses yang efisien
c. Untuk memenuhi persyaratan BPR
d. Untuk memenuhi tantangan pasar yang kompetitif
e. Kekurangan tenaga kerja
2. Dari segi teknologi informasi
a. Kebutuhan integrasi sistem yang tidak terealisasikan pada legacy system (sistem yang
sekarang)
 b. Modernisasi hardware dan software pada sistem
c. Kebutuhan untuk berinteraksi secara online terutama melalui internet

3. KEUNTUNGAN DAN TANTANGAN TANTANGAN DALAM PENERAPAN

SISTEM ERP
Menurut Rommey (2012:36) dalam bukunya berjudul Accounting Information
System 12th Edition keuntungan dalam penerapan sistem ERP adalah sebagai berikut:
1. Sistem Ero menyajikan sisi pandang data dan situasi finansial dari perusahaan yang
terintegrasi menyeluruh , dan enterprise wide. Menyimpan semua informasi
perusahaan dalam satu database tersentralisasi dapat menanggulangi hambatan antar
department dalam perusahaan terkait data dan informasi korporasi dan merampingkan
atau mempersingkat aliran informasi dalam perusahaan.
2. Input data hanya dilakukan sekali, tidak seperti memakai banyak sistem terpisah
dimana harus memasukkan data beberapa kali. Sehingga mengunduh data dari satu
sistem untuk dimasukkan ke sistem lain tidak lagi diperlukan.
3. Manajemen mendapatkan lebih banyak kemempuan untuk mengawasi dan mengatur
semua area dalam perusahaan. Karyawan menjadi lebih produktif dan efisien karena
mereka dapat dengan cepat mengumpulkan data dari dalam dan luar departemen
mereka.
4. Perusahaan mendapatkan kontrol akses yang lebih baik. Sistem ERP dapat
mengkonsolidasi beberapa ijin akses dan model keamanan menjadi satu struktur akses
data.
5. Prosedur dan laporan akan terstandarisasi untuk semua unit bisnis. Standarisasi ini
akan menjadi sangat berharga ketika perusahaan melakukan merjer dan akuisisi karena
siste ERP dapat menggantikan beberapa sistem berbeda menjadi satu sistem yang
terintegrasi.
6. Pelayanan kepada konsumen menjadi meningkat karena karyawan dengan cepat dapat
mengakses order, persediaan yang tersedia, informasi pengiriman, dan detil transaksi
konsumen masa lalu.
7. Pabrik produksi mendapat order produksi baru secara real time dan otomatisasi proses
produksi akan meningkatkan produktivitas produksi.
 Di sisi lain, penerapan sistem ERP juga memiliki tantangan. Tantangan-tantangan
tersebut antara lain sebagai berikut :
1. Biaya
Hardware, software, dan biaya konsultasi dari penerapan ERP berkisar antara $50juta
sampai $500 juta. Sedang biaya upgrade dari sistem ERP dapat berkisar antara $50juta
sampai dengan $ 100 juta. Perusahaan berukuran medium mengeluarkan biaya antara
$10 juta sampai $20 juta.
2. Waktu yang Dibutuhkan
Memerlukan waktu beberapa tahun untuk memilih dan mengimplementasi sistem ERP
keseluruhan, tergantung pada ukuran perusahaan, banyaknya modul yang harus
diimplementasi, jumlah costumization, dan ruang lingkup perubahan. Dimana
mengakibatkan proyek implementasi ERPmemiliki risiko kegagalan yang tinggi.
3. Perubahaan proses bisnis
Jika perusahaan tidak ingin menghabiskan waktu dan uang untuk costumization
terhadap modul, maka perusahaan harus melakukan perubahan proses bisnis agar
sesuai dan dapat menerima sistem ERP yang baru menerapkan sistem tersebut.
Kegagalan untuk dapat menyesuaikan proses bisnis denga software ERP menjadi
peyebab utama kegagalan proyek implementasi ERP.
4. Kompleksitas
Hal ini berawal dari mengintegrasikan aktivitas bisnis dan sistem yang berbeda,
dimana masig-masing hal tersebut memiliki proses, aturan bisnis, data sistematik,
hirarki otorisasi, dan pusat keputusan yang berbeda-beda.
5. Resistensi
Perusahaan yang memiliki banyak departemen dengan sumberdaya , misi , laba dan
rugi yang terpisah-pisah akan merasa bahwa satu sistem yang terintegrasi hanya
memiliki sedikit keuntungan. Implementasi ERP juga membutuhkan pelatihan dan
pengalaman untuk menggunakan sistem ERP secara efektif, dan penolakan atau
pertentangan dari karyawan merupakan alasan utama mengapa implementasi ERP
tidak sukses.
 Merupakan hal yang tidak mudah untuk meyakinkan karyawan untuk mengubah cara
mereka bekerja,melatih suatu prosedur baru kepada mereka untuk dapat menguasai suatu
sistem baru, dan membujuk mereka untuk berbagi informasi yang sensitif.
Penolakan ini dapat menyebabkan masalah dengan semangat kerja, akuntabilitas
dantanggung jawab karyawan.

4. PERENCANAAN DAN KEPUTUSAN IMPLEMENTASI ERP

Penerapan ERP pada umumnya membutuhkan konsultan karena tingkat kerumitan yang
tinggi, dan konsultan yang berpengalaman sudah memiliki cara yang dapat digunakan untuk
mempermudah penerapan ERP. Beberapa keputusan-keputusan utama yang harus diambil ketika
ingin mengimplementasikan secara ERP adalah sebagai berikut:
1. Implementasi atau tidak impementasi ERP
Keputusan untuk mengimplementasikan ERP dapat didasarkan pada:
a. Keinginan untuk memperbarui teknologi, seperti:
1) Keinginan untuk mengintegrasikan sistem-sistem yang berbeda dan terpisah dalam
suatu perusahaan
2) Keinginan untuk menggantikan sistem lama yang tidak lagi up to date/obsolete
3) Keinginan untuk beradaptasi dengan teknologi pendukung yang baru seperti
berbasis web
b. Keinginan untuk meningkatkan proses
Keputusan implementasi untuk meningkatkan proses yakni untuk mengurangi
personel dan biaya untuk IT tetapi tetap mempertahankan dan/atau meningkatkan
performa kerja serta kegiatan operasional yang ada
c. Keinginan untuk meningkatkan produktifitas
Keinginan untuk meningkatkan produktivitas termasuk kebutuhan untuk menutup
siklus keuangan dan meningkatkan produksi secara keseluruhan dari sudut pandang
perusahaan.
d. Pertimbangan strategis
Keinginan implementasi ERP yang didasarkan pada pertimbangan strategis muncul
akibat pertimbangan startegis untuk menerapkan strategi baru tidak didukung oleh perangkat
lunak saat ini dan juga didasarkan atas pertimbangan strategis seperti untuk meningkatkan
 layanan dan kepuasan pelanggan, menanggapi tekanan kompetitif, dan meningkatkan respon
terhadap permintaan pelanggan.

2. Mengikuti proses best practice sofware ERP atau melakukan customization?

Kelebihan Kekurangan
Mengikuti Perusahaan dapat Adanya banyak poenolakan
proses best practice memperoleh kesempatan dari karyawan untuk mengubah
sofware ERP untuk mengubah proses gaya bekerja mereka (akibat
mengikuti standarisasi best perubahan proses bisnis mengikuti
pratice yang ada standarisasi yang ada)
Melakukan Tidak menerima Biaya dan waktu yang
customization tekanan untuk merasakan dibuthkan menjadi lebih besar
perubahan proses bisnis akibat customization
3. Inhouse atau outsource?
Kelebihan Kekurangan
Inhouse a) Adanya Tidak bisa terlaksana apabila
kecocokan yang lebih perusahaan tidak mempunyai
baik antara proses bisnis expertise untuk melakukan
dan sofware karena customization
dibuat sendiri oleh
internal perusahaan
yang mengerti secara
menditail tentang
proses bisnis
perusahaan
b) Optimalisasi
aplikasi perusahaan
c) Keamanan
sistem menjadi lebih
baik dan aman terjaga
Outsource a) Perusahaan a) Meningkatkan isu
dapat fokus terhadap keamanan karena mengijinkan
misi-misi utama mereka orang dari luar perusahaan
b) Mengurangi untuk masuk kedalam sistem
risiko hilangnya internal perusahaan
komitmen terhadap b) Berdampak pada
finansial berkurangnya moral karyawan
c) Mengurangi perusahaan
dampak terhadap
departemen MIS dalam
perusahaan
4. Big Bang atau phased?
Kelebihan Kekurangan
Big Bang a) Waktu a) Risiko kegagalan
peralihan dari sistem lebih tinggi.Sistem ERP
lama ke sistem ERP adalah sistem yang
baru menjadi lebih kompleks untuk
cepat implementasikan, maka
b) Biaya yang peralihan langsung dari
dibutuhkan juga lebih sistem lama menjadi sistem
kecil ERP yang baru akan
menimbulkan risiko
kegagalan yang lebih tinggi.
Phased a) Meratakan a) Waktu peralihan
kebutuhan sumber daya dari sistem lama ke sistem
b) Kemampuan ERPbaru menjadi lebih lama
untuk fokus pada modul b) Biaya yang
tertentu dibutuhkan juga lebih besar
c) Sistem lama
masih ada sehingga jika
sistem baru yang
sebagian sudah dicoba
diimplementasi gagal,
masih dapat kembali
kesistem lama
d) Risiko
kegagalan lebih kecil
e) Mendapatka
n banyak pengetahuan
dan pengalaman dari
tiap fase implementasi
sistem ERP ini
5. Single packege atau best-of-breed?
Kelebihan Kekurangan
Singel Package a) Interoperabil Tidak dapat disesuaikan
= Menerapkan itas antar modul dengan kebutuhan kegiatan
semua modul dari menjadi lebih maksimal operasional dan fungsionalitas
satu software ERP b) Interfaces perusahan
Package dari setiap modul sama
c) Terdapat
standarisasi
Best-of-Breed Dapat disesuaikan a) Interfaces antar
= Menerapkan dengan kebutuhan kegiatan modul tidak sama sehingga
modul dari beberapa operasikonal dan perlu customization untuk
software ERP fungsionalitas perusahaan disamakan
Package b) Menimbulkan
risiko adanya incompatible
antar modul dari beberapa
software ERP package yang
dipakai
c) Biaya yang
dikeluarkan menjadi lebih
besar
6. Pertimabangan-pertimbangan dalam memilih package Software ERP adalah sebagai
berikut :
a. Fungsional package software ERP cocok dengan proses bisnis perusahaan.
b. Tingkat integrasi antar komponen dari sistem ERP.
c. Fleksibilitas dan skalabilitas.
d. User-Friendly.
e. Implementasi package software ERP dapat dilakukan dengan cepat.
f. Kemampuan untuk mendukung perencanaan dan pengendalian perusahaan yang
memiliki banyak cabang (multisite).
g. Teknologi-Client-server, database independence, keamanan.
h. Ketresediaan upgrade secara berkala.
i. Jumlah customization yang dibutuhkan.
j. Dukungan intrastruktur lokal/internal.
k. Biaya-untuk lisensi, pelatihan, implemetasi, pemeliharaan, customization, hardware.

Secara umum, ada empat faktor harus dipertimbangkan dalam memilih package software
ERP yakni kemampuan fungsional, atribut teknis, kemitraan, dan biaya. (IAI, hal. 29-32)
 DAFTAR PUSTAKA

M.B. Romneyand P.J.Steinbart. 2012. Accounting Information Systems 13th Edition

Prentice Hall.

Modul Chartered Accountant: Siste Informasi dan Pengendalian Internal. 2017.

Ikatan Akuntan Indonesia.

http://yudhasansan.blogspot.co.id/2017/01/modul-modul-erp.html (diakses pada tanggal 30

September 2017 pukul 21.00 Wita )

reniaryani.staff.unja.ac.id/wp-content/uploads/2017/07/ERP.doc ( diakses pada tanggal 30

September 2017 pukul 21.30 Wita )