Borang Aipt 6

Standar 6 | Pembiayaan, Prasarana, Sarana dan Sistem Informasi
STANDAR 6
PEMBIAYAAN, PRASARANA, SARANA, DAN SISTEM INFORMASI
6.1 Pembiayaan
6.1.1 Jelaskan proses pengelolaan dana institusi perguruan tinggi mulai
dari perencanaan, penerimaan, pengalokasian, pelaporan, audit,
monitoring dan evaluasi, serta pertanggungjawaban kepada
pemangku kepentingan
Proses pengelolaan dana di UJ diatur dalam Surat Keputusan Ketua
Yayasan Jayabaya Nomor: 043 Tahun 2012 Tentang Peraturan Anggaran
dan Keuangan Pelaksanaan Pendidikan. Standar Operasional Prosedur
(SOP) dan Pedoman Sistem Akuntansi dan Keuangan di Lingkungan UJ,
diatur dalam Surat Keputusan Rektor nomor: 044 Tahun 2014 yang terdiri
dari:
1. SOP Rencana Operasional (RENOP) Satuan Kerja.
2. SOP Penyusunan Anggaran Satuan Kerja.
3. SOP Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban.
Pada butir sub-sub bab 6.1.1 akan dijelaskan hal-hal: (1) perencanaan
penerimaan, (2) pengalokasian dana, (3) pelaporan, (4) audit, (5)
monitoring dan evaluasi, (6) pertanggung jawaban kepada pemangku
kepentingan.
1. Perencanaan Penerimaan
Perencanaan penerimaan keuangan dimulai dari penyusunan target

pendapatan dana Biaya Pengembangan yang bersumber dari mahasiswa,
kerjasama penelitian dan pendapatan lainnya yang sah. Anggaran
penerimaan berupa penerimaan anggaran yang bersumber dari:
(1) Pembayaran dari Mahasiswa, yaitu pendapatan yang berasal dari

mahasiswa dalam rangka penyelenggaraan tri dharma perguruan
tinggi.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi 343

Universitas Jayabaya Tahun 2016
(2) Sumbangan, yaitu pendapatan yang berasal dari penyumbang,

donatur, termasuk beasiswa, baik dari badan pemerintah, swasta,
bantuan luar negeri, yayasan dan lain-lain.
(3) Kegiatan, yaitu pendapatan dari jasa penelitian, pendidikan dan

pelatihan, serta jasa/bunga simpanan/deposito bank dan lain-lain.
(4) Penerimaan sumber lain, yaitu penerimaan diluar tersebut

tersebut di atas
Perencanaan penerimaan dan pengalokasian dana mengacu kepada

Rencana Induk Pengembangan Universitas Jayabaya (RIP-UJ) yang
selanjutnya digunakan sebagai dasar penyusunan dan evaluasi rencana
jangka menengah berupa Rencana Strategi (Renstra) UJ.
Proses penyusunan rencana anggaran dilaksanakan dengan tahapan:
(1) Penentuan plafon anggaran unit kerja prodi/biro/UPT berbasis

kinerja oleh Universitas
(2) Pengisian jumlah anggaran (PKRA) oleh unit kerja prodi/biro/UPT

berbasis kinerja masing-masing mata anggaran
(3) Pembahasan dan Revisi anggaran (PKRA) oleh pimpinan

universitas dengan unit kerja Prodi/Biro/UPT;
(4) Penetapan anggaran (PKRA) unit kerja Prodi/Biro/UPT;
2. Pengalokasian dana
Pengalokasian dana untuk membiayai operasional manajemen ditingkat

universitas dan di tingkat Fakultas/Program Pascasarjana, Rektor UJ telah
membuat kebijakan atau peraturan berkaitan dengan pengalokasian
anggaran dari penerimaan universitas. Pengalokasian dana berupa
pengeluaran anggaran yang terdiri dari:
(1) Belanja pegawai, yaitu pengeluaran untuk memenuhi hak-hak

perorangan pegawai sesuai dengan peraturan yang berlaku.
(2) Belanja barang, yaitu pengeluaran untuk pengadaan barang atau

jasa tertentu termasuk investasi.

(3) Belanja pemeliharaan, yaitu pengeluaran untuk keperluan

pemeliharaan materiil dan sarana prasarana.
(4) Belanja perjalanan, yaitu pengeluaran untuk mendukung

pelaksanaan tugas/kegiatan ke luar daerah kedudukan unit
organisasi.
(5) Anggaran cadangan, yaitu anggaran yang dicadangkan untuk

pengeluaran yang akan ditentukan kemudian atas ijin Biro
Administrasi, Umum dan Keuangan terutama untuk pengembangan
UJ.
Tahap pelaksanaan anggaran diawali dengan telah disetujuinya Rencana

Anggaran dan Belanja oleh Yayasan. Pelaksanaan anggaran dalam hal
pencairan anggaran melalui beberapa tahap, yaitu:
(1) Fakultas/unit kerja mengajukan permohonan pencairan dana

sesuai dengan kebutuhan kepada Universitas, surat permohonan
ditanda-tangani oleh pimpinan fakultas/pimpinan unit/pimpinan
lembaga.
(2) Usulan pencairan dana yang diajukan oleh fakultas/unit kerja/

lembaga diveriifikasi oleh biro administrasi, umum dan keuangan
terkait dengan alokasi anggaran yang tercantum dalam RKPA.
(3) Wakil Rektor II menyetujui permohonan pencairan dana yang

diajukan oleh fakultas/unit kerja setelah diverifikasi oleh biro
administrasi, umum dan keuangan.
(4) Selanjutnya fakultas/unit kerja/lembaga dapat mencairkan dana

yang telah disetujui oleh Wakil Rektor II untuk digunakan.
3. Pelaporan
Prosedur pelaporan keuangan berlaku untuk semua kegiatan yang bersifat

terprogram maupun tidak terprogram dilingkungan UJ dalam kurun waktu
setiap 3 (tiga) bulan atau triwulan dan laporan setiap 1 (satu) tahun atau
tahunan. Laporan pertanggungjawaban keuangan di UJ terdiri dari:

(1) Laporan harian disampaikan tiap hari kerja secara tertulis mengenai
posisi dana hari yang bersangkutan.
(2) Laporan bulanan, berisi laporan keuangan, dan kumpulan bukti-

bukti penerimaan dan pengeluaran.
(3) Laporan Tahunan harus diaudit oleh akuntan publik
Penyusunan laporan keuangan UJ mengacu kepada laporan keuangan

yang sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku atau standar yang
telah ditentukan oleh Yayasan Jayabaya. Laporan keuangan yang telah
selesai kemudian disampaikan kepada Rektor, selanjutnya melakukan
pemeriksaan, pengecekan dan analisis terhadap laporan keuangan tersebut,
dan selanjutnya disampaikan kepada Warek II. Warek II melakukan
pemeriksaan dan memberi rekomendasi yang diparaf, untuk kemudian
disampaikan kepada Rektor.
4 Audit
Dalam upaya pengelolaan keuangan, pejabat atau pegawai yang memiliki

tugas atau berkaitan dengan pelaksanaan tugas yang dilaksanakan dalam
bidang keuangan UJ berkomitmen terhadap peraturan yang ada yaitu
dengan dibentuknya Lembaga Penjaminan Mutu (LPM). Dengan
dibentuknya LPM diharapkan pengawasan lebih optimal sehingga
penyimpangan terhadap peraturan yang ada dapat diminalisasi. Selain itu
pengawasan pengelolaan keuangan di audit oleh auditor internal dan
auditor eksternal. Audit internal dilakukan oleh Yayasan Jayabaya dan audit
eksternal oleh lembaga eksternal yaitu Kantor Akuntan Publik (KAP). Drs.
H. Zeinirwan Zein, Ak, M.M., CPA. Contoh laporan laporan keuangan yang
telah diaudit dapat diuraikan sebagai berikut:
(1) Tahun 2013, laporan keuangan keuangan per tanggal 31

Desember 2013 dengan opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP).
(2) Tahun 2014, laporan keuangan per tanggal 31 Desember 2014

dengan opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP).

(3) Tahun 2015, laporan keuangan per tanggal 31 Desember 2015

dengan opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)..
5. Monitoring dan Evaluasi Keuangan
Monitoring dan evaluasi (Monev) pengelolaan keuangan meliputi dana

penyelenggaraan pendidikan, dana pengembangan, realisasi anggaran,
output dan pagu anggaran masing-masing Unit kerja. Sistem monitoring
dan evaluasi penggunaan anggaran dan keuangan terdiri dari: Monev
internal dan eksternal.
Monev internal dilakukan oleh: Ketua Yayasan, Kepala BPH UJ, Rektor UJ
dan LPM. Monev eksternal dilakukan oleh KAP. Hasil Monev dinyatakan
dalam bentuk berita acara, laporan, dan nota. Jika ditemukan
penyimpangan-penyimpangan dalam pengelolaan dan pengurusan
keuangan maka akan diambil tindakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
6. Pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan
Pertanggungjawaban dan pelaporan keuangan UJ dilakukan sebagai

berikut:
(1) Setiap transaksi keuangan UJ diakuntansikan dan dokumen

pendukungnya dikelola secara tertib;
(2) Laporan keuangan UJ meliputi laporan realisasi anggaran/laporan

operasional, neraca, laporan arus kas, dan catatan atas laporan
keuangan disertai laporan kinerja UJ;
(3) Laporan keuangan dilakukan secara periodik yaitu bulanan,

triwulanan, semester dan tahunan disampaikan kepada Rektorat,
dan Yayasan;
(4) Dalam rangka konsolidasi laporan keuangan UJ menyusun laporan

keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku atau
standar yang telah ditentukan oleh Yayasan. Laporan keuangan
yang sesuai standar akuntansi terdiri laporan realisasi anggaran,
neraca, dan catatan atas laporan keuangan.
(5) Laporan keuangan yang sesuai dengan Standar Akuntansi

disampaikan ke Rektorat dan Yayasan secara periodik yaitu
bulanan, triwulan, semesteran dan tahunan.
6.1.2 Jelaskan mekanisme penetapan biaya pendidikan (SPP dan biaya

lainnya), serta jelaskan pihak-pihak yang berperan dalam penetapan
tersebut.
Mekanisme penetapan sumbangan penyelenggaraan pendidikan (SPP)
dimulai dari program studi, fakultas/program pascasarjana dan Universitas,
diatur dalam keputusan Rektor UJ Nomor: 038 Tahun 2014 tanggal 06
Januari 2014 tentang Mekanisme Penetapan Pembebanan Besaran Biaya
Operasional Pendidikan Bagi Mahasiswa UJ. Pembahasan di tingkat
program studi dilakukan dengan cara melakukan analisis terhadap
kurikulum hasil kajian terhadap kurikulum selanjutnya ditentukan kebutuhan
SDM, sarana dan prasarana, kebutuhan barang habis pakai, dan fasilitas
penunjang lainnya.
Biaya diklasifikasikan ke dalam kelompok biaya langsung dan biaya tidak

langsung (penunjang). Biaya langsung merupakan biaya pengelolaan
akademik, sedangkan biaya tidak langsung biaya pengelolaan sumber daya
baik tingkat program studi, fakultas/program pascasarjana, lembaga,
maupun universitas. Biaya tidak langsung dialokasikan ke setiap program
studi, fakultas/program pascasarjana dengan cara ditetapkan tarif di muka,
yaitu dengan menggunakan indeks. Setiap kelompok biaya langsung dan
biaya tidak langsung dihitung berdasarkan aktivitas dan tarif tertentu
Dalam menetapkan biaya pendidikan UJ melibatkan semua pemangku

kepentingan. Mekanisme penentuan biaya pendidikan tersebut dapat
diuraikan melalui beberapa langkah sebagai berikut:
1. Rektor membentuk tim penentuan Biaya Operasional Pendidikan

(BOP) yang diketuai oleh Wakil Rektor II.
2. Tim melakukan studi perbandingan biaya pendidikan dengan perguruan

tinggi yang sebanding dengan UJ.

3. Berdasarkan laporan tim Wakil Rektor II melaksanakan rapat Reboan

III yang membahas bidang keuangan, sarana dan prasarana, dan
sumber daya manusia.
4. Ketua program studi mengusulkan kepada Rektor tentang besaran

biaya praktikum, kuliah kerja lapangan, kuliah lapangan, studi ekskursi,
dan magang
5. Berdasarkan laporan Wakil Rektor Rektor II, Rektor melaksanakan

rapat pimpinan setiap rabu minggu ke 1 (Reboan I).
6. Berdasarkan keputusan Reboan I dibuatkan simulasi besaran SPP dan

biaya lainnya.
7. Simulasi dilakukan dengan batasan biaya SPP dan biaya lainnya di UJ

tidak boleh melebihi perguruan tinggi sebanding.
8. Hasil simulasi biaya pendidikan dilakukan public hearing dengan

perwakilan mahasiswa untuk mendapatkan masukan seperlunya.
9. Berdasarkan hasil simulasi dan public hearing Rektor melaksanakan

rapat pimpinan setiap rabu minggu ke 2 (Reboan II).
10. Senat universitas memberikan pertimbangan hasil simulasi penetapan

besaran SPP dan biaya lainnya.
11. Rektor menerbitkan Surat Keputusan tentang kewajiban keuangan bagi

mahasiswa UJ.
12. Sosialisasi
Pihak-pihak yang terlibat dalam penyusunan penetapan biaya pendidikan

(SPP dan biaya lainnya) adalah Rektor UJ, tim pelaksana penentuan biaya
pendidikan, Wakil Rektor I (Bidang Akademik), Wakil Rektor II (Bidang
Umum dan Keuangan), Wakil Rektor III (Bidang Kemahasiswaan dan
Alumni), Wakil Rektor IV (Bidang Perencanaan, Kerjasama dan Hubungan
Masyarakat), para Dekan Fakultas, para Wakil Dekan II Fakultas, Ketua
Program Studi, Direktur Pascasarjana, Wakil Direktur II, Kepala Biro,
Kepala UPT dan Lembaga, dan perwakilan mahasiswa.

6.1.3 Jelaskan kebijakan mengenai pembiayaan mahasiswa yang

berpotensi secara akademik dan kurang mampu, jumlah dan
persentase mahasiswa yang mendapatkan keringanan atau
pembebasan biaya pendidikan terhadap total mahasiswa
Bantuan biaya pendidikan bagi mahasiswa yang tidak mampu secara
ekonomi dan batuan bagi putra/putri dari tenaga pendidik dan tenaga
kependidikan yang lulus seleksi penerimaan mahasiswa baru. Mengacu
pada Surat Keputusan Rektor Nomor 034 Tahun 2014 Tentang Pedoman
Beasiswa UJ. Ketentuan di dalam Surat Keputusan tersebut adalah
macam-macam beasiswa yang berlaku di UJ yaitu (1) Beasiswa reguler, (2)
Beasiswa mahasiswa teladan, (3) Beasiswa bidang penalaran minat bakat,
dan (4) Beasiswa dari sumber lain.
Total mahasiswa yang menerima beasiswa dalam kurun waktu 3 (tiga)

tahun terakhir sebanyak 175 mahasiswa. Contoh dari pemberian beasiswa
kepada mahasiswa UJ seperti yang telah dicontohkan pada Standar 2 butir
2.1.1 dan Standar 3 butir 3.1.2 bahwa UJ telah memberikan beasiswa
kepada mahasiswa yang kurang mampu secara ekonomi. Jumlah
mahasiswa yang menerima beasiswa adalah: (1) Pada tahun 2013
sebanyak 79 mahasiswa, (2) Pada tahun 2014 sebanyak 55 mahasiswa,
dan (4) Pada tahun 2015 sebanyak 41 mahasiswa.
Dari jumlah mahasiswa yang menerima beasiswa, apabila dibandingkan

dengan penerimaan mahasiswa baru tahun dari tahun 2013-2015, maka
rasionya adalah: (1) Tahun 2013 sebesar 11%, (2) Tahun 2014 sebesar
8,18%, dan (2) Tahun 2015 sebesar 9,72%.
6.1.4 Tuliskan realisasi penerimaan dana (termasuk hibah) dalam juta

rupiah, selama tiga tahun terakhir, pada tabel berikut
Realisasi penerimaan dana yang dapat dihimpun oleh UJ selama 3 (tiga)
tahun terakhir adalah:

Tabel 6.1
Realisasi Penerimaan Dana UJ
Sumber Jumlah Dana (Juta Rupiah)
Jenis Dana
Dana 2013 2014 2015
(1) (2) (3) (4) (5)
Pendaftaran/Pembelian Formulir 414.90 685.20 594.00
Uang Kuliah 60,265.00 68,508.00 76,477.80
SPP Variabel (Remidi & SP) 1,250.00 1,240.00 1,260.00
Dana Kemahasiswaan 5,500.00 6,301.00 6,711.00
Dana Pembangunan 6,915.00 8,565.00 7,425.00
Wisuda 7,453.00 7,682.00 7,896.00
Mahasiswa
KKN 3,120.00 3,220.00 3,615.00
Ujian Skripsi/Tesis/Disertasi 6,212.00 6,420.00 8,010.00
Kuliah Kerja Lapangan/praktek
3,085.60 3,130.60 3,430.60
Industri/Magang
Denda 152.80 192.80 152.80
Dana Pra-Pendidikan &
691.50 856.50 742.50
Pengenalan Kampus
Sub Total 95,059.80 106,801.10 116,314.70
PT Sendiri Penerimaan lain (Usaha dan
3,500.65 3,490.00 3,500.00
Sewa)
Sub Total 3,500.65 3,490.00 3,500.00
Kemenristek PPA dan BBM 331.80 128.10 138.60
/ Kementrian BNN - 17.50 -
Terkait Kemenpora 75.00 - -
Sub Total 406.80 145.60 138.60
Jasa dan Bunga 4,752.99 5,340.21 5,755.43
Sumber Lain
Penelitian 425.46 674.20 340.00
Pengabdian Kepada
420.35 625.42 582.77
Masyarakat
Sub Total 6,080.61 6,160.01 6,234.03
Total 105,047.85 116,596.71 126,187.33
Catatan: * Dana yang diterima perguruan tinggi dari usaha pemanfaatan sumber daya dan usaha
lainnya.
** Termasuk gaji tenaga pendidik dan tenaga kependidikan
Persentase dana perguruan tinggi yang berasal dari mahasiswa (SPP dan
lain lain) selama tahun 2013 – 2015 berturut-turut adalah sebesar 90,58%,
91,38%, dan 92,87%. Rata-rata persentase dana perguruan tinggi yang
berasal dari mahasiswa selama tahun 2013-2015 sebesar 91,28%.
Persentase sumber dana UJ tahun 2013-2015 dapat dilihat pada grafik
berikut ini:

0.11%
91.87% 2.72% 5.30%
0.12%
2.89% 5.61%
91.38%
0.38%
90.58% 3.27% 5.77%
Mahasiswa PT Sendiri Kemenristek Sumber Lain

2015 91.87% 2.72% 0.11% 5.30%
2014 91.38% 2.89% 0.12% 5.61%
2013 90.58% 3.27% 0.38% 5.77%
Grafik 6.1 Persentase realisasi penerimaan dana antara tahun 2013-2015

(dalam persen)
6.1.5 Tuliskan penggunaan dana yang diterima pada Tabel 6.2.2 selama tiga
tahun terakhir pada tabel berikut
Dana yang dikeluarkan oleh UJ untuk biaya operasional selama 3 (tiga)
tahun terakhir adalah:
Tabel 6.2
Penggunaan Dana yang Diterima UJ
Jumlah Dana (Juta Rupiah) Jumlah
No Jenis Penggunaan (Juta
2013 2014 2015 Rupiah)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Penyelenggaraan
1 72.745,25 78.578,50 86.420,42 237.744,17
Pend*
2 Penelitian 1.158,74 1.245,25 1.250,25 3.654,24
3 PkM 1.250,20 1.252,42 1.552,20 4.054,82
4 Investasi Prasarana 12.525,24 15.208,23 13.850,24 41.583,71
5 Investasi Sarana 6.245,75 8.258,21 9.558,20 24.062,16
6 Investasi SDM 7.102,42 7.625,82 8.125,52 22.853,76
7 Lain-lain 4.020,25 4.428,28 5.430,50 13.879,03
Total 105.047,85 116.596,71 126.187,33 347.831,88
Catatan: * Termasuk gaji tenaga pendidik dan tenaga kependidikan.

Dana operasional UJ terdiri dari : pendidikan, penelitian, pengabdian pada

masyarakat, gaji dan upah, dan investasi sarana dan prasarana dan SDM.
Jika jumlah mahasiswa aktif UJ antara tahun 2013- 2015 sebanyak 5500
orang, 6301 orang, dan 6711 orang, maka rata-rata dana operasional per-
mahasiswa pertahun sebesar Rp 18.802.381,46 dengan perincian pertahun
sebagai berikut:
19,099,609.09
18,803,059.01
18,504,576.27
2013 2014 2015
Grafik 6.2 Jumlah Dana Operasional per-Mahasiswa per-tahun (Dom)
Jika diamati dengan cermat terdapat selisih antara jumlah total penerimaan
(6.1.4) dan pengeluaran (6.1.5) sebesar Rp 2.099,84 Juta pada tahun 2013,
Rp 3.718,7 juta pada tahun 2014, dan Rp 1.815,5 juta pada tahun 2015.
Selisih ini digunakan sebagai Cadangan Umum atau general reserve yaitu
cadangan yang dibentuk dari selisih antara penerimaan dengan
pengeluaran setelah dipotong pajak untuk menutupi/memenuhi
pembayaran-pembayaran yang akan datang.

6.1.6 Tuliskan dana untuk kegiatan penelitian dalam tiga tahun terakhir
dengan mengikuti format tabel berikut
Tabel 6.3
Dana Kegiatan Penelitian
Besar Dana* (Juta Rupiah) Jumlah
No Sumber Dana (Juta
2013 2014 2015
Rupiah)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Institusi sendiri/yayasan 425,46 674,20 340,00 1.439,66
2 Kementerian terkait 150,00 325,00 450,00 925,00
3 Lembaga/Kementerian lain terkait 583,28 246,05 460,26 1.289,59
4 Lembaga/institusi luar negeri - 0.00 0.00 0.00
Total 1.158,74 1.245,25 1.250,26 3.654,25
Catatan: * Di luar dana penelitian/penulisan skripsi, tesis, dan disertasi sebagai
bagian dari studi lanjut yang dikeluarkan oleh mahasiswa.
Berdasarkan tabel 6.3 jumlah dosen tetap UJ sebanyak 137 orang, maka dari tahun
2013-2015 rata-rata dana penelitian dosen tetap pertahun sebanyak Rp 8.457.956,
Rp 9.089.416. dan Rp 9.125.985 Jadi rata-rata dana penelitian dosen tetap
pertahun sebesar Rp 8.891.119.
6.1.7 Tuliskan dana yang diperoleh dari/untuk kegiatan pelayanan/

pengabdian kepada masyarakat pada tiga tahun terakhir dengan
mengikuti format tabel berikut
Tabel 6.4
Dana Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat
Besar Dana* (Juta Rupiah) Jumlah
No Sumber Dana (Juta
2013 2014 2015
Rupiah)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Institusi sendiri/yayasan 420.35 625.42 582.77 1,628.54
2 Kementerian terkait 450.00 450 450 1,350.00
3 Lembaga/Kementerian lain terkait 379.85 177.00 519.00 1,075.85
4 Lembaga/institusi luar negeri 0.00 0 0 0.00
Total 1,250.20 1,250.20 1,252.42 1,551.77
Berdasarkan tabel 6.17 dengan jumlah dosen tetap UJ sebanyak 137 orang,
maka dari tahun 2013-2015 rata-rata dana pengabdian dosen tetap
pertahun sebanyak Rp 9.125.547, Rp 9.141.752 dan Rp 11.326.759 Jadi
rata-rata dana pengabdian kepada masyarakat dosen tetap pertahun
sebesar Rp 9.864.686

6.1.8 Jelaskan sistem monitoring dan evaluasi pendanaan internal untuk

pemanfaatan dana yang lebih efektif, transparan, dan memenuhi
aturan keuangan yang berlaku
UJ melaksanakan sistem monitoring dan evaluasi pendanaan internal
dengan tahapan (1) Kebijakan internal dalam pengelolaan keuangan, (2)
implementasi monitoring dan evaluasi
1 Kebijakan internal dalam pengelolaan keuangan
Sistem monitoring dan evaluasi pendanaan internal di UJ mengatur

mengenai pengelolaan keuangan universitas dilakukan secara tertib, taat
pada peraturan, efisien, ekonomis, efektif, transparan dan bertanggung
jawab dengan memperhatikan rasa keadilan dan kepatutan. Kebijakan
internal UJ dalam pengelolaan keuangan terdiri dari :
(1) Menilai pelaksanaan dan tingkat kepatuhan terhadap kebijakan dan

peraturan keuangan UJ.
(2) Melakukan review terhadap kesesuaian pelaksanaan program

kerja dan anggaran dan PKRA di lingkungan UJ.
(3) Mendorong UJ untuk terus menerus melakukan perbaikan dan

mempertahankan mutu yang berkelanjutan.
2. Implementasi Monitoring dan Evaluasi
Sistem monitoring dan evaluasi (Monev) pendanaan serta kinerja yang

akuntabel yang dilakukan secara berkala, hasilnya didokumentasikan dan
ditindaklanjuti. Tahapan Monev Keuangan dilakukan dengan melakukan
review dan verifikasi (informasi keuangan) laporan pelaksanaan PKRA.
Ruang lingkup Monev yaitu Monev keuangan dan Monev kepatuhan.
Monev menyediakan data berbagai analisis, penilaian, rekomendasi,
nasehat, dan informasi sehubungan aktivitas yang diperiksa. Instrumen
Monev yaitu pemahaman sistem keuangan, pemahaman PKRA,
pendukung kertas kerja, dan pemeriksaan biaya lembur. Monev
dilaksanakan oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) UJ terhadap
pelaksanaan PKRA dan Anggaran periode 1 Januari s/d 31 Desember.
Hasil monev didokumentasikan oleh LPM setiap tahun dalam bentuk buku

Laporan Audit Realisasi Anggaran UJ. Sistem akuntasi diatur dalam surat
keputusan ketua Yayasan Nomor: 045 Tahun 2012 tentang Pedoman
Akuntasi UJ dan surat keputusan Rektor nomor: 044 Tahun 2014 tentang
Sistem dan Prosedur Akuntansi UJ. Petunjuk pemanfaatan sistem
akuntansi dijelaskan dalam surat keputusan Rektor nomor: 046 Tahun 2014
tentang Panduan Sistem Informasi Akuntansi UJ. Sistem monitoring dan
evaluasi pendanaan internal di UJ diatur dalam Surat Keputusan Rektor
Nomor: 047 Tahun 2012 tanggal 31 Desember 2012 tentang Instrumen
Audit Internal Keuangan di Universitas Jayabaya. Tujuan monev adalah:
(1) Menilai pelaksanaan dan tingkat kepatuhan terhadap kebijakan dan

peraturan keuangan UJ.
(2) Melakukan review terhadap kesesuaian pelaksanaan program

kerja dan anggaran dan PKRA di lingkungan UJ.
(3) Mendorong UJ untuk terus menerus melakukan perbaikan dan

mempertahankan mutu yang berkelanjutan.
6.1.9 Jelaskan tentang lembaga audit eksternal keuangan, pelaksanaan

audit, ketersediaan laporan bagi pemangku kepentingan, serta tindak
lanjutnya oleh perguruan tinggi.
Penjelasan dari sub bab ini dapat diuraikan sebagai berikut: (1) lembaga
audit eksternal keuangan, (2) pelaksanaan audit, (3) ketersediaan laporan
bagi pemangku kepentingan, (4) tindak lanjut oleh UJ.
1. Lembaga audit eksternal keuangan
Lembaga audit eksternal untuk mengontrol penggunaan dana UJ adalah

lembaga eksternal yaitu Kantor Akuntan Publik (KAP). Drs. H. Zeinirwan
Zein, Ak, M.M., CPA.
2. Pelaksana Audit
Pelaksana audit keuangan di UJ seperti yang telah diuraikan di atas.

Laporan audit keuangan yang dilakukan secara berkala oleh auditor
eksternal yang kompeten dan hasilnya dipublikasikan serta ditindaklanjuti
oleh perguruan tinggi. Perlunya dilakukan pemeriksaan oleh suatu lembaga

audit eksternal yang bebas dan mandiri. Hal ini perlu dilakukan dalam
rangka mewujudkan pengelolaan keuangan yayasan sesuai dengan
ketentuan yang telah ditetapkan.
3. Tersedia Laporan Bagi Pemangku Kepentingan
Hasil audit laporan keuangan dipublikasikan secara internal dan

disampaikan kepada Rektor, Badan Pelaksana Harian (BPH), dan Yayasan
Jayabaya.
4. Tindak Lanjut oleh UJ
Hasil audit oleh pihak eksternal, terutama yang berkaitan dengan opini dan
saran dari auditor ditindaklanjuti dan dipakai oleh pimpinan universitas
sebagai dasar untuk penganggaran tahun berikutnya yang dituangkan
dalam Program Kerja Rencana Anggaran (PKRA),
6.2 Prasarana dan Sarana
6.2.1 Jelaskan sistem pengelolaan prasarana dan sarana (kebijakan

pengembangan dan pencatatan, penetapan penggunaan, pemeliharaan/
perbaikan/kebersihan, keamanan dan keselamatan prasarana dan
sarana) yang digunakan dalam penyelenggaraan kegiatan akademik
dan non-akademik, untuk mencapai tujuan institusi.
Sistem pengelolaan prasarana dan sarana akademik dan non akademik UJ
berupa kebijakan, peraturan, dan pedoman telah diatur dalam Peraturan
Yayasan Nomor 022 Tahun 2014 tentang Sistem Pengelolaan Aset/Harta
Kekayaan UJ. Dalam pengelolaan prasarana dan sarana meliputi (1)
pengembangan dan pencatatan, (2) penetapan penggunaan, (3) keamanan
dan keselamatan penggunaan, (4) pemeliharaan/perbaikan/kebersihan, (5)
penghapusan sarana dan prasarana.
1. Pengembangan dan pencatatan
Pengembangan dan pencatatan prasarana dan sarana mengacu pada

Peraturan Yayasan Nomor: 022 Tahun 2014. Tujuan sistem pengelolaan
sarana dan prasarana di UJ adalah untuk mewujudkan tertib administrasi
dan menjamin kondisi sarana dan prasarana dalam keadaan siap secara

kuantitatif dan kualitatif sesuai dengan perkembangan keadaan/teknologi

sehingga akan selalu dapat mendukung pelaksanaan tugas pokok.
Pengadaan barang dan jasa sarana dan prasarana dilaksanakan setelah

PKRA disahkan oleh pembina yayasan, kemudian dalam pelaksanaannya
terdapat pengadaan sarana dan prasarana dipusatkan dan program
pengadaan sarana dan prasarana di salurkan melalui satuan kerja.
Kesemuanya mengacu pada peraturan yang berlaku. Sedangkan kegiatan
pencatatan dilaksanakan setelah hasil pengadaan (investasi) secara
administrasi selesai dicatat dalam buku inventaris dan dilaporka secara
berjenjang ke yayasan.
2. Penetapan penggunaan
Penggunaan sarana dan prasarana yang pengelolaannya bersifat rutinitas

melalui surat perintah pimpinan, koordinasi penjadwalan, permohonan ijin
kepada pejabat yang berwenang, serta kesesuaian fungsi penggunaan
agar sarana dan prasarana lebih efektif dan efisien. Hal ini diatur Standard
Operation Procedure (SOP) tentang:
(1) Prosedur peminjaman dan penggunaan fasilitas kemahasiswaan

Nomor: SOP-03/BAUK/2014.
(2) Prosedur peminjaman/penggunaan kendaraan operasional Nomor:
SOP-06/BAUK/2014
(3) Prosedur peminjaman/penggunaan peralatan kerumahtanggaan
Nomor: SOP-08/BAUK/2014
(4) Prosedur perbaikan/pemeliharaan kendaraan dinas di lingkungan
UJ Nomor: SOP-22/BAUK/2014
(5) Prosedur perbaikan/pemeliharaan sarana dan prasarana kantor di
lingkungan UJ Nomor: SOP-23/BAUK/2014
3. Keamanan dan keselamatan penggunaan
Sistem keamanan 24 jam dilakukan dengan mengatur petugas keamanan

kampus (satpam) secara bergantian/shift pagi-malam. Fasilitas keamanan
yang tersedia antara lain: pagar kampus, sistem keamanan parkir,
penggunaan standar keamanan bangunan, CCTV, team cobra, kerjasama
dengan kepolisian (Polsek Pulogadung). Keselamatan penggunaan

dengan tersedianya sistem pemadam portable, jalur evakuasi jika terjadi
bencana alam, petunjuk penyelamatan diri dalam kondisi bahaya, dan
peringatan tanggap darurat.
4. Pemeliharaan/perbaikan/kebersihan
Kegiatan pemeliharaan/perbaikan/kebersihan dilaksanakan dengan

pemeliharaan rutin dan berkala, disesuaikan dengan kepadatan beban
pengoperasian sarana/prasarana tersebut, serta buku petunjuk
pemeliharaan dari masing-masing jenis sarana/prasarana. Pemeliharaan
dan pencegahan kerusakan harian dilaksanakan oleh satuan kerja
pengguna. Perbaikan kerusakan dilakukan oleh Biro Administrasi Umum
dan Keuangan sesuai dengan SOP Nomor: SOP-23/BAUK/2014
5. Penghapusan sarana dan prasarana
Sarana dan prasarana yang telah rusak tidak terpakai dapat diajukan
secara berjenjang untuk penghapusan dari daftar inventaris untuk
dimusnahkan. Kegiatan ini diikuti dengan surat perintah dan dibuat berita
acara penghapusan.
6.2.2 Tuliskan lokasi, status, penggunaan dan luas lahan yang digunakan
perguruan tinggi untuk menjamin penyelenggaraan pendidikan yang
bermutu, dalam tabel berikut
UJ memiliki dua lokasi kampus yang berbeda yaitu: (1) Kampus A terletak
di Jl. Pulomas Selatan Kav.23 Jakarta Timur. Penggunaan kampus A terdiri
dari Gedung Rektorat, Perpustakaan Universitas, perkuliahan program S1
dan Pascasarjana (S2 dan S3), dan (2) Kampus C terletak di Jl. Raya
Bogor Km. 28,8 Cimanggis Jakarta Timur. Penggunaan kampus C terdiri
dari perkuliahan program S1 dan D3 Teknik. Berkaitan dengan lokasi,
status, penggunaan dan luas lahan dapat dilihat pada tabel di bawah ini:

Tabel 6.5
Lokasi Kampus UJ
Status
Lokasi Lahan (Nama dan
Penguasaan/ Penggunaan Luas Lahan
No Nomor Jalan, Kota,
Kepemilikan Lahan (Ha)
Propinsi)
Lahan*
(1) (2) (3) (4) (5)
1 Jl. Pulomas Selatan Kav. 23 Milik sendiri Pendidikan 19,698
2 Cimanggis Milik sendiri Pendidikan 10,562
Total 30,260
Keterangan: * Status: milik sendiri, sewa, pinjaman, kerjasama. Siapkan dokumen
bukti status penguasaan/kepemilikan lahan.
6.2.3 Prasarana untuk kegiatan akademik dan non-akademik
Prasarana yang digunakan oleh UJ dalam penyelanggaraan

program/kegiatan yang disajikan pada tabel berikut di bawah ini.
Tabel 6.6
Prasarana Kegiatan Akademik Universitas Jayabaya
Kepemilikan* Kondisi**
Total
Jumlah Sewa/
No Jenis Prasarana Luas Milik Tidak
Unit Pinjam/ Terawat
(m2) Sendiri Terawat
Kerjasama
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
1 Ruang Yayasan 1 729 √ √
2 Ruang Rektor 1 60 √ √
3 Ruang Dekan 8 480 √ √
4 Ruang Humas dan 1 143 √ √
Marketing
5 Ruang 1 70
Pendaftaran
6 Ruang Kaprodi 20 600 √ √
7 Ruang LPM 3 60
8 Ruang Direktur 1 30 √ √
Pascasarjana
9 Perkantoran/Administrasi 37 2.072 √ √
10 Ruang kuliah 263 14.728 √ √
11 Ruang diskusi, seminar, 15 840 √ √
rapat
12 Ruang kerja dosen 90 5040 √ √
13 Laboratorium/studio/ 53 2968 √ √
bengkel/dsb
14 Ruang perpustakaan 5 1.500 √ √
15 Ruang peradilan semu 1 81 √ √
Total 29.401
Keterangan: * Siapkan dokumen terkait dengan kepemilikan/penguasaan prasarana pada saat
asesmen lapangan.
** Beri tanda √ pada kolom yang sesuai.

Di bawah ini adalah gambaran prasarana dan sarana di UJ:
Gambar 6.1 Ruang Perkuliahan UJ
Gambar 6.2 Ruang Dekan
Gambar 6.3 Ruang Administrasi

Gambar 6.4 Ruang Rapat
Gambar 6.5 Ruang Dosen Gambar 6.6 Ruang Perkuliahan

Magister
Gambar 6.7 Ruang Perkuliahan S1 dan DIII

Gambar 6.8 Lab. Radio Kampus
Gambar 6.9 Lab. Fotografi Gambar 6.10 Lab. Audio Visual
Gambar 6.11 Lab. Komputer Gambar 6.12 Lab. Kamar Gelap Photo

Gambar 6.13 Lab. Hubungan Internasional Gambar 6.14 Lab. Bahasa
Gambar 6.15 Lab. Peradilan Semu
Gambar 6.16. Lab. Pneumatik dan Hidrolik Gambar 6.17 Lab. Elektronika Dasar

Gambar 6.18 Lab. Rangkaian Listrik
Gambar 6.19 Lab. Sistem Kontrol Gambar 6.20 Lab. Pemukiman
Gambar 6.21 Perpustakaan UJ

Gambar 6.22 Perpustakaan Program Pascasarjana
Gambar 6.23 Ruang Auditorium Universitas
Gambar 6.24 Ruang Pekuliahan Program Doktor

Gambar 6.25 Lab. Studio Perkotaan dan Pemukiman
Gambar 6.26 Masjid Universitas Gambar 6.27 Ruang BEM dan UKM
Gambar 6.28 Sarana Olah Raga Universitas

6.29 Kantor KCP BRI UJ Gambar 6.30 Area Parkir UJ
Gambar 31 Area Parkir UJ
Gambar 6.32 Gedung Kampus A Gambar 6.33 Gedung Kampus C

Sedangkan data-data prasarana lain yang mendukung terwujudnya visi

(misalnya tempat pembinaan minat dan bakat, kesejahteraan, ruang
himpunan mahasiswa, asrama mahasiswa), disajikan pada tabel berikut di
bawah ini.
Tabel 6.7
Prasarana Pendukung Visi UJ
Jumlah Total Sewa/
No Jenis Prasarana Milik Tidak
Unit Luas (m2) Pinjam/ Terawat
Sendiri Terawat
Kerjasama
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
A Kampus A
1 Ruang ibadah 5 108,09 √ √
2 Masjid 2 710 √ √
3 Auditorium 1 729 √ √
4 Gedung Unit kegiatan 22 913 √ √
mahasiswa
5 Ruang Leksma dan 1 81 √ √
Legima Universitas
6 Poliklinik 1 93 √ √
7 Laboratorium bahasa 1 100 √ √
8 Fasilitas Olahraga: 1 1129 √ √
- Lapangan Sepak
Bola
- Lapangan Bola Volly
- Lapangan Basket
- Lapangan Bulu
Tangkis
9 Ruang senat mahasiswa 3 60 √ √
10 Ruang LPM 3 30 √ √
11 Lahan Parkir 1 1200 √ √
12 Lapangan Upacara 1 400 √ √
13 Ruang Keamanan 2 20 √ √
15 Lapangan Upacara 1 400
16 Ruang Keamanan 2 20 √ √
17 Kantin 1 120
B Kampus C
1 Ruang ibadah 3 250 √ √
2 Poliklinik 1 50 √ √
3 Ruang senat mahasiswa 3 160 √ √
4 Ruang LPM 3 60 √ √
Jumlah Total Sewa/
No Jenis Prasarana Milik Tidak
Unit Luas (m2) Pinjam/ Terawat
Sendiri Terawat
Kerjasama
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
6 Lahan olahraga 1 50 √ √
7 Kantin 1 125 √ √
Total 8508,09
Keterangan: * Siapkan dokumen terkait dengan kepemilikan/penguasaan prasarana pada saat
asesmen lapangan.
** Beri tanda √ pada kolom yang sesuai.
6.2.4 Sebutkan prasarana tambahan yang dikelola dalam tiga tahun terakhir.
Uraikan pula rencana investasi untuk prasarana dalam lima tahun
mendatang, dengan mengikuti format tabel berikut
Tabel 6.8
Prasarana Tambahan
Investasi Rencana Investasi Prasarana
Prasarana dalam Lima Tahun Mendatang
Jenis Prasarana
No Selama Tiga
Tambahan Nilai Investasi
Tahun Terakhir Sumber Dana
(Juta Rupiah)
(Juta Rupiah)
(1) (2) (3) (4) (5)
1 Gedung Lab. 500 500 Sendiri
Terpadu
Total 500 500
6.2.5 Pustaka (buku teks, karya ilmiah, dan jurnal; termasuk juga dalam
bentuk elektronik/e-library)
Tabel 6.9
Jumlah Pustaka UJ
Jumlah Judul Jumlah
No Jenis Pustaka
Cetak Elektronik Copy
(1) (2) (3) (4) 5)
1 Buku teks 5.170 4.334 9.504
2 Jurnal nasional yang terakreditasi 32 - -
3 Jurnal internasional - 8 8
4 Prosiding 12 - -
5 Skripsi/tesis 5.218 - 5.218
7 Disertasi 51 - 51
Total 10.483 4.342 14.825
Pengguna perpustakaan dimudahkan dengan keberadaan e-library atau

digital library memudahkan bagi pengguna perpusta Meningkatnya
kebutuhan informasi ilmiah dikalangan sivitas akademika mengharuskan
perpustakaan untuk melanggan jurnal elektronik. Jurnal elektronik yang

dilanggan yaitu: ProQuest (http://search.proquest.com), Cenggage

(http://infotrac.galegroup.com/itweb), dan EBSCO (http://search.epnet.com).
Perpustakaan menjalin kerjasama dengan PDII-LIPI untuk mendapatkan
akses koleksi yang tersedia di PDII LIPI, dan terhubung dengan Portal
Garuda (jurnal.dikti.go.id). Jurnal elektronik tersebut dapat diakses dengan
menggunakan fasilitas free WiFi di lingkungan kampus UJ memudahkan
pengguna untuk mengakses koleksi digital.
Perpustakaan dapat diakses oleh seluruh sivitas akademika di lingkungan

UJ dan pengunjung umum dengan menjadi anggota terlebih dahulu. Bagi non
anggota dapat mengakses layanan perpustakaan dengan mendapatkan kartu
baca. Sistem layanan yang diterapkan di perpustakaan adalah sistem
layanan terbuka (open acces service) dengan mengakses
http://reprository.jayabaya.ac.id
6.2.6 Jelaskan pula aksesibilitas dan pemanfaatan pustaka di atas.

Pelayanan aksesibiltas dan pemanfaatan perpustakaan dilayani oleh
sistem informasi perpustakaan. aksesbilitas dan pemanfaatan pustaka
meliputi: (1) waktu layanan, (2) mutu layanan dan (3) ketersediaan e-
learning dan e-library.
1. Waktu Layanan
Perpustakaan dibuka pada setiap hari kerja dari hari Senin s/d Sabtu
dengan ketentuan sebagai berikut :
Hari Senin s/d Jum’at : Jam 08.00 – 20.00 WIB

Hari Sabtu : Jam 08.00 – 16.00 WIB
Hari Minggu/Hari Besar Nasional : Libur
2. Mutu Layanan
Selama tiga tahun terakhir, pengunjung perpustakaan selalu bertambah,

yaitu:

Tabel 6.10
Jumlah Pengunjung Perpustakaan UJ
Jumlah Pengunjung
Bulan
2014 2015 2016
(1) (2) (3) (4)
Januari 1401 1367 1133
Februari 904 723 762
Maret 1856 1714 1346
April 1843 1862 2147
Mei 1866 1703 1768
Juni 1827 1735 1896
Juli 823 734 837
Agustus 569 426 390
September 1632 1526 2307
Oktober 1781 1752 2187
November 1384 1608 2074
Desember 931 836 2018
Total 16817 15986 33162
Sedangkan untuk layanan e-resources dapat diakses secara penuh 24

jam/hari melalui http://library.jayabaya.ac.id, dan http://ejournal.jayabaya.ac.id.
Aksesibilitas perpustakaan bagi mahasiswa dan dosen sangat memadai
melalui berbagai layanan:
1. Pelayanan sirkulasi. Bagian ini melayani peminjaman buku,

pengembalian buku, dan penelusuran informasi koleksi buku. Di bagian
ini terdapat koleksi Tandon dan koleksi buku teks yang dapat dipinjam.
2. Pelayanan Referensi. Bagian Referensi melayani rujukan ilmiah,

penggunaan koleksi referensi, foto copy dan penelusuran informasi
buku. di bagian ini terdapat koleksi tesis, disertasi, kamus, laporan
penelitian, dan jenis koleksi referensi lainnya sebagai sumber rujukan.
3. Pelayanan Multimedia Corner. Bagian Multimedia Corner melayani

akses internet, fasilitas Personal Computer, dan back up data. Tersedia
5 PC Multimedia yang dapat digunakan. Setiap PC memiliki sambungan
ke internet dan dilengkapi dvd-rw untuk back up data.
4. Pelayanan E-Resources (E-Books, E-Journal, Pustaka Ilmiah).

5. Fasilitas E-Resources salah satu-nya adalah E-Library dapat dilakukan

secara online melalui http://library.jayabaya.ac.id. Sistem E-Library
yang digunakan saat ini adalah Senayan yang merupakan produk open-
source yang dikembangkan oleh pihak Dikti. Alasan penggunaan
Senayan karena salah satu E-Library dengan kemampuan yang baik
dalam pengolahan data dan banyak digunakan oleh perguruan tinggi,
baik negeri maupun swasta. Dengan adanya kesamaan aplikasi E-
Library dengan perguruan tinggi lain akan dapat memungkinkan
pertukaran data dan informasi pustaka. Sistem informasi E-library 24
jam online sehingga dapat diakses darimana saja dan kapan saja.
Fasilitas E-Resources pada perpustakaan adalah tersedianya beberapa

unit komputer PC yang merupakan bagian dari sarana publik yang dapat
digunakan selama pada jam kerja. Selain itu juga tersedia sarana ruang
baca, loker serta internet hotspot. Sedangkan fasilitas E-Book (buku digital)
dan E-Journal (jurnal digital) sampai saat ini belum tersedia.
6.2.7 Jelaskan upaya perguruan tinggi menyediakan prasarana dan sarana

pembelajaran yang terpusat, serta aksesibilitasnya bagi sivitas
akademika.
Untuk mendukung proses pembelajaran, penyediaan sarana dan prasarana
dikelola oleh universitas dan fakultas. Beberapa fasilitas yang dikelola oleh
universitas (terpusat) antara lain :
1. Perpustakaan Terpusat (E-Library Center)
Pelayanan administrasi perpustakaan menggunakan produk open-

source dari Diknas yaitu Senayan. Aplikasi E-Library tersebut online 24
jam sehingga pihak public-pun dapat mencari informasi pustaka
darimana saja dan kapan saja. Aplikasi E-Library ditempatkan pada
sebuah Virtual Private Server (VPS) sub-domain
http://library.jayabaya.ac.id, server tersebut berada pada sebuah
perusahaan penyelenggara data-center.

2. Pembelajaran Online (E-Learning)
Guna meningkatkan proses belajar-mengajar dalam hal ini telah

tersedia aplikasi E-Learning online 24 jam. Dengan E-Learning
diharapkan sebagai metode pendukung selain tatap muka karena
tersedia banyak fasilitas komunikasi yang dapat dilakukan secara 2
(dua) arah antara Dosen dan Mahasiswa. Aplikasi E-Learning
ditempatkan pada sebuah Virtual Private Server (VPS) dengan alamat
sub-domain http://elearning.jayabaya.ac.id, server tersebut berada
pada sebuah perusahaan penyelenggara data-center.
3. Laboratorium Terpadu UJ yang berlokasi di kampus A
Digunakan untuk berbagai aktivitas laboratorium komputer dan

laboratorium bahasa, studio TV dan studio radio, laboratorium humas,
laboratorium jurnalistik, laboratorium fotografi dan periklanan, dan
ruang simulasi sidang Hubungan Internasional. Kegiatan pendidikan
dan pengajaran di antaranya kegiatan praktikum dan kegiatan
perkuliahan.
4. Gedung Kuliah Bersama berlokasi di Kampus A
Gedung tersebut dimanfaatkan untuk kegiatan perkuliahan, praktikum,

dan pelayanan. Ruang perkuliahan berada di lantai 1, 2, 3, 4 dan 5;
laboratorium yang digunakan untuk praktikum berada di Lantai 1 dan 2,
dan ruang pelayanan pendukung seperti pelayanan bimbingan
konseling berada di lantai 1, dan pelayanan perkuliahan umum (MKU)
berada di lantai 2 - 4.
6.3 Sistem Informasi
6.3.1 Jelaskan sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh

perguruan tinggi untuk kegiatan pembelajaran (hardware, software, e-
learning, e-library).
Penggunaan sistem informasi di UJ telah diatur dalam Peraturan Rektor
Nomor 033 Tahun 2014 tentang Pengembangan, Pemanfaatan dan
Penerapan Sistem Informasi dan Komunikasi di Universitas Jayabaya.
Untuk mendukung proses pembelajaran, setiap fakultas/program

pascasarjana telah memiliki fasilitas laboratorium komputer dan multimedia

yang dapat digunakan oleh seluruh sivitas akademika. Seluruh perangkat
PC terhubung dalam sebuah jaringan LAN yang berpusat pada bagian
Komputer dan Teknologi Informasi untuk kemudian dihubungkan ke
jaringan WAN/Internet, adapun perangkat yang digunakan adalah
1. Application Server, sebuah perangkat computer server yang digunakan

untuk menjalankan aplikasi pelayanan akademik dan keuangan
mahasiswa dalam hal ini aplikasi tersebut dinamai SIMPATI (Sistem
Informasi Manajemen Perguruan Tinggi).
2. Domain Name dan Access Channel Server, sebuah perangkat server

yang digunakan untuk :
a. Portal website domain http://www.jayabaya.ac.id.
b. Portal website sub-domain fakultas dan lembaga/unit.
c. Aplikasi E-Library
d. Aplikasi E-Learning
e. Aplikasi Anjungan Mahasiswa
f. Aplikasi Anjungan Dosen
3. Proxy Server, sebuah parangkat computer server yang digunakan

untuk mengatur akses dunia maya mulai dari Autehtifikasi penggunaan
(dengan user id), blok/unblok website, blok/unblok port dan lain
sebagainya.
4. Router, sebuah perangkat yang mengatur arus lalu-lintas data yang ada
dalam jaringan serta digunakan untuk manajemen bandwidth.
Ketersediaan bandwidth dipercayakan pada 2 (dua) provider yaitu Telkom

dan Biznet, dimana Telkom sebanyak 8 Mbps dan Biznet sebanyak 4 Mbps.
Tabel 6.11
Jumlah Hardware yang dimiliki UJ
No Item Jenis Hardware Jumlah
(1) (2) (3) (4)
1 Komputer Server PC Server 2
2 Managable Switch-Hub Switch 25
3 Router Bandwidth Management 5

Software yang digunakan saat ini ada yang berlisensi dan ada yang GPL
(General Public Lisence) / Open Source, yaitu:
Tabel 6.12
Jumlah Software yang dimiliki UJ
No Jenis Software Keterangan
(1) (2) (3)
1 Linux OS Ubuntu Operating System Server
2 Apache Web Server Web Server
3 Radius Server Aplikasi Authentifikasi User
4 PHP Programming Language
5 MySQL Database Server
6 Senayan Aplikasi E-Library
7 Moodle Aplikasi E-Learning
Aplikasi Akademik & Keuangan
8 Simpati
Mahasiswa
9 Windows XP Operating System
10 Windows 7 Operating System
11 Windows 8 Operating System
6.3.2 Jelaskan sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh

perguruan tinggi untuk kegiatan administrasi (akademik, keuangan,
dan personil) serta aksesibilitasnya
1. Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru
Sistem informasi ini merupakan pintu gerbang awal dari semua proses
sistem yang mengatur sedemikian rupa proses administrasi yang berkaitan
dengan aktivitas penerimaan mahasiswa baru. Sistem informasi ini terdiri
atas beberapa sub modul seperti :
(1) Administrasi Admin; Berfungsi mengatur segala persiapan yang

berkaitan dengan proses PMB seperti pengaturan jadwal penjualan
tiap gelombang, pengaturan jenis dan harga formulir, pengaturan
jadwal dan ruang tes dan lain-lain.
(2) Administrasi Registrasi; Mengatur segala sesuatu yang

berhubungan dengan proses transaksi registrasi atau pendaftaran,
seperti penjualan atau pencetakan kuitansi baik yang dilakukan
secara online, pencetakan kartu tes, pendataan biodata peserta,
administrasi registrasi online, pendataan peserta rekomendasi dan

berbagai macam pencetakan.
(3) Administrasi Ujian Dan Seleksi; Berfungsi menyajikan informasi

yang berkaitan dengan proses Ujian/Tes Seleksi seperti
pencetakan daftar hadir, pendataan jawaban para peserta, proses
nilai final, proses ranking, proses lulus seleksi dan berbagai macam
pencetakan.
(4) Administrasi Her-Registrasi Lulus Seleksi; Berfungsi mengatur

segala sesuatu yang berhubungan dengan proses pendaftaran
ulang para peserta yang dinyatakan lulus seleksi, mulai dari
penerimaan pembayaran, proses KRS paket, cetak kartu
mahasiswa baru dan berbagai macam pencetakan.
2. Sistem Informasi Akademik Mahasiswa
Sistem informasi ini berfungsi mengatur dan mencatat seluruh bisnis proses
aktivitas transaksi akademik. Sistem informasi ini terdiri atas beberapa sub-
modul seperti :
(1) Administrasi Admin; Berfungsi mengatur segala persiapan yang

berkaitan dengan aktivitas akademik seperti setting kalender
akademik. Kalendar akademik bukan hanya sekedar sebuah
rencana kerja tetapi juga berfungsi kontrol waktu terhadap berbagai
transaksi seperti KRS, KBT, pencetakan KHS, permohonan cuti,
pendataan nilai semester dll. Administrasi admin juga memegang
kendali tehadap seluruh data yang berkenaan dengan data master
seperti master mahasiswa, kurikulum, prasarat matakuliah,
pembobotan nilai, pembagian akses KRS online, data fakultas, data
program studi, dan lain sebagainya.
(2) Administrasi BAA; Berfungsi mengendalikan seluruh proses

bisnis pada Biro Administrasi Akademik & Kemahasiswaan seperti
yang berkaitan dengan proses pembayaran, pencetakan kartu
mahasiswa, proses dan pencetakan ijazah, pencetakan transkrip
nilai, pencetakan KHS (Kartu Hasil Studi), pencetakan berbagai

macam SK (SK Mengajar, SK Cuti), pendaftaran wisuda dll serta

berbagai macam pencetakan.
(3) Administrasi Fakultas/Program Studi; Berfungsi mengendalikan

seluruh proses bisnis pada Fakultas maupun Program Studi seperti
pembuatan jadwal, proses pendaftaran KRS dan KBT, administrasi
kehadiran dosen dan mahasiswa, pembuatan jadwal UTS dan
UAS, pencetakan daftar hadir kuliah (DHK), pencetakan Daftar
Hadir Ujian (DHU) serta berbagai macam pencetakan.
3. Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa
Sistem informasi ini berfungsi mengatur dan mencatat seluruh bisnis proses
aktivitas transaksi keuangan mahasiswa. Sistem informasi ini terdiri atas
beberapa sub-modul seperti:
(1) Administrasi Keuangan Mahasiswa; Berfungsi sebagai proses

validasi keuangan mahasiswa seperti pemantauan status
hutang/piutang mahasiswa, transaksi potongan, transaksi
pengembalian uang kuliah, update hutang/piutang mahasiswa,
proses validasi pembayaran harian, pemantauan rekening koran dll
serta berbagai macam pencetakan seperti daftar pembayaran
harian, daftar hutang mahasiswa, daftar piutang mahasiswa, daftar
rekapitulasi saldo keuangan mahasiswa dll.
(2) Administrasi Virtual Account; Sebagai opsi jika institusi

bekerjasama dengan pihak per-bankan dengan pemanfaatan
produk virtual account yang akan digunakan untuk pembayaran
uang kuliah oleh mahasiswa, Adapun modul-modul tersebut seperti
proses upload data virtual harian, proses verifikasi dan proses
finalisasi pembayaran.
4. Sistem Informasi Anjungan Mahasiswa (Access Channel)
Sistem informasi ini berfungsi menyajikan informasi semua properti dan

attribut mahasiswa yang bersangkutan. Informasi-informasi yang disajikan
seperti kalender akademik, data pribadi, data orang tua, data jadwal kuliah,

data jadwal ujian, data nilai, data KRS, informasi status keberadaan dosen,
histori IPS/IPK, histori nilai, upload bahan ajar.
Sistem Informasi Anjungan Mahasiswa juga bukan sekedar informasi, juga

bisa untuk melakukan transaksi seperti transaksi KRS secara online dan
pengisian evaluasi dosen oleh mahasiswa.
5. Sistem Informasi Anjungan Dosen (Access Channel)
Sistem ini berfungsi menyajikan berbagai informasi semua property dan

atribut dosen yang bersangkutan. Informasi-informasi yang disajikan seperti
kalender akademik, data pribadi, data akademik, data jadwal kuliah, data
jadwal mengajar, data mahasiswa bimbingan, upload bahan ajar dll. Selain
informasi yang diberikan, anjungan dosen-pun bisa melakukan transaksi
seperti transaksi ketidakhadiran mengajar dan transaksi pendataan nilai
semester.
6. Sistem Informasi Kepegawaian
Sistem ini berfungsi menyajikan berbagai informasi yang berkaitan dengan

kepegawaian, mulai dari biodata pribadi, riwayat pekerjaan, riwayat
pendidikan, data keluarga, transaksi seperti kenaikan golongan, mutasi dan
lain-lain.
6.3.3 Jelaskan sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh institusi
perguruan tinggi untuk pengelolaan prasarana dan sarana (hardware,
software).
Pihak yang bertanggung jawab terhadap kinerja seluruh perangkat keras
dan perangkat lunak adalah UPT Pusat Komputer dan Sistem Informasi
(PUSKOMTI). PUSKOMTI memiliki Tim Trouble-Shooting yang terdiri dari
2 (dua) personil yang dapat melayani mulai dari pukul 08:00 s.d. 22:00.
Terdapat 2 (dua) jenis pekerjaan yang dilakukan oleh Tim Trouble-Shooting
adalah:
1. Rutin, adalah pekerjaan yang yang secara rutin dilakukan, salah satunya
adalah setiap pagi dilakukan pengecekan terhadap perangkat Wifi yang
tersebar.

2. Panggilan, adalah jenis pekerjaan berdasarkan panggilan, misal

computer problem, virus, instalasi software dan sebagainya. Untuk jenis
pekerjaan ini, pihak yang melaporkan dapat memanggil bagian
PUSKOMTI.
6.3.4 Jelaskan sistem pendukung pengambilan keputusan

Sistem pendukung pengambilan keputusan di UJ yang lengkap efektif dan
objektif dapat diperoleh melalui berbagai sistem informasi yang tersedia di
UJ. Dengan adanya berbagai sistem informasi yang lengkap dan dapat
diakses dengan cepat dan mudah secara akurat, pengambilan keputusan
menjadi lebih efektif dan objektif.
Sebagai contoh sistem informasi akademik dapat menjadi sumber informasi

dalam pengambilan keputusan bagi dosen penasehat akademik/wali untuk
menentukan matakuliah yang dapat diambil oleh mahasiswanya. Selain itu,
sistem informasi akademik juga menjadi sumber informasi bagi penentuan
kebijakan pemutusan studi mahasiswa.
Seluruh aplikasi, baik sistem informasi akademik dan sistem informasi

manajemen lainnya yang telah dilengkapi dengan fungsi pelaporan dan
statistik dapat digunakan sebagai informasi pendukung keputusan
pimpinan. Data tersebut diolah dari seluruh data yang terdapat pada basis
data UJ.
Di masa yang akan datang berbagai system informasi yang ada akan
diintegrasikan menjadi Decision Support Systems (DSS) oleh Komputer.
Prosesnya sebagai berikut :
1. Input : Sejumlah kecil data atau database besar untuk dianalisis;
model-model analitik dan alat bantu analisis
2. Proses : Interaktif, simulasi, analisis
3. Output : Laporan-laporan khusus; analisis keputusan; jawaban
pertanyaan
4. Pengguna : Staf ahli, staf manajer.

6.3.5 Jelaskan sistem informasi (misalnya website institusi, fasilitas

internet, jaringan lokal, jaringan nirkabel) yang dimanfaatkan untuk
komunikasi internal dan eksternal kampus. Jelaskan juga akses
mahasiswa dan dosen terhadap sumber informasi
Untuk mendukung komunikasi dan penyebaran informasi, UJ
memanfaatkan teknologi informasi (TI) komputer, dengan menyediakan
banyak website yang dapat diakses secara online, diantaranya adalah
sebagai berikut :
1. http://www.jayabaya.ac.id, adalah website utama UJ

2. http://pmb.jayabaya.ac.id adalah website pendaftaran online
mahasiswa baru.
3. http://repository.jayabaya.ac.id adalah website untuk mengakses buku
dan referensi secara online.
4. http://library.jayabaya.ac.id adalah website perpustakaan yang
menyediakan katalog buku.
5. http://elearning.jayabaya.ac.id adalah website proses pembelajaran
online.
6. http://ejournal.jayabaya.ac.id adalah website jurnal ilmiah UJ.
Secara keseluruhan web yang dibangun, dikembangkan oleh UPT

Komputer dan Teknologi Informasi sertadikelola secara mandiri oleh tiap-
tiap penanggung jawab (webmaster) di tiap-tiap unit kerja. Domain dan
hosting dari keseluruhan sistem jaringan UJ. Untuk meningkatkan
pelayanan kepada seluruh stakeholder-nya, UJ terus melakukan penataan
berbagai system pengelolaan seperti pengelolaan keuangan dan
administrasi berbasis IT seperti yang telah diuraikan sebelumnya. Dengan
penataan tersebut, data-data yang dimiliki menjadi lengkap, akurat dan
akuntabel. Selain itu, dari sisi keuangan dapat lebih tertib dan terkontrol
serta lebih transparan.
Gambaran dari sistem informasi yang digunakan oleh UJ dapat dilihat di

bawah ini:

Gambar 6.34 Print Screen Web Jayabaya
Gambar 6.35 Print Screen E-Jurnal UJ

Gambar 6.36 Print Screen Sistem Informasi Akademik
Gambar 6.37 Sistem Informasi Bimbingan

Gambar 6.38 Sistem Informasi Pendaftaran Ulang
Gambar 6.39 Sistem Informasi KHS

Gambar 6.40 Sistem Informasi Profil Mahasiswa
Gambar 6.41 Sistem Informasi Pendaftaran Ulang (Heregistrasi)

Gambar 6.42 Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa
Gambar 6.43 Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru
Dengan tersedianya sistem pengelolaan informasi berbasis IT tersebut,

para mahasiswa, dosen, dan semua pihak dapat mengakses informasi yang
relevan secara lebih cepat dan akurat, baik dari dalam kampus melalui wifi
di seluruh lingkungan UJ maupun juga melalui akses internet dari luar
kampus. Pada saat ini UJ, mengadakan kerjasama dengan Google
Indonesia dengan memanfatkan Google Apps For Education. Dengan

kerjasama ini banyak hal positif yang dapat diambil salah satunya adalah
semua bersifat free (gratis), seperti Mail Server, Google Drive, Google Docs
dan sebagainya dengan domain jayabaya.ac.id.
Selain jaringan Internet, UJ juga menggunakan jaringan LAN (Local Area

Network) yang telah terhubung pada semua bagian/unit kerja sebagai
berikut :
Tabel 6.13
Rekapitulasi Jumlah PC di UJ
No Ruang Jumlah PC
(1) (2) (3)
1 Yayasan 14
2 Rektorat 26
3 Program pascasarjana 12
4 Fakultas Ekonomi 14
5 Fakultas Ilmu Komunikasi 15
6 Fakultas Hukum 12
7 Fakultas Ilmu Sosial 12
8 Fakultas Teknologi Industri 16
9 Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan 15
10 Fakultas Psikologi 13
11 Perpustakaan 7
6.3.6 Jelaskan kapasitas internet yang tersedia dan bandwidth per

mahasiswa
Dalam memberikan pelayanan sistem informasi kepada seluruh sivitas

akademika, UJ secara terus menerus meningkatkan kapasitas bandwidth
untuk mengakses internet, adapun perkembangan peningkatan bandwidth
sebagai berikut :
1. Tahun 2008-2011, Total Bandwidth adalah 2 Mbps
Pengguna internet adalah pegawai administrasi sebanyak, pegawai

akademik (dosen) sebanyak dan mahasiswa.

Tabel 6.14
Provider Internet UJ
No Provider Bandwidth
(1) (2) (3)
1 TELKOM-Astinet 4 Mbps
2 Biznet 3 Mbps
6.3.7 Aksesibiltas Data
Beri tanda √ pada kolom yang sesuai (hanya satu kolom) dengan
aksesibilitas tiap jenis data pada tabel berikut:
Tabel 6.15
Aksesbilitas Data Sistem Informasi UJ
Sistem Pengelolaan Data
Dengan Dengan
Dengan
Komputer Komputer
No Jenis Data Secara Komputer
Jaringan Jaringan
Manual Tanpa
Lokal Luas
Jaringan
(LAN) (WAN)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Mahasiswa - - - √
2 Kartu Rencana Studi (KRS) - - - √
3 Jadwal mata kuliah - - - √
4 Nilai mata kuliah - - - √
5 Transkrip akademik - √ -
6 Lulusan - - - √
7 Dosen - - - √
8 Pegawai - - √ -
9 Keuangan - - √ -
10 Inventaris - - √ -
11 Perpustakaan - - - √
Jumlah 1 3 7
6.3.8 Blue print sistem informasi
Pesatnya perkembangan masyarakat saat ini, menuntut organisasi dan

para pelaku bisnis pendidikan bersikap pro-aktif dalam menjawab
kebutuhan masyarakat. Banyaknya para pengelola, pemilik, pemegang
saham bisnis pendidikan yang berasal dari kalangan bisnis murni,
berdampak pada manaje-men pengelolaan, proses bisnis, strategi bisnis,

pemasaran dan lain-lain akan menghalalkan segala cara untuk mencapai

tujuan yang ingin dicapai.
Masyarakat saat ini sangat selektif memilih kebutuhan hidup termasuk

pendidikan, mulai dari pendidikan dasar sampai dengan perguruan tinggi
sehingga tantangan semakin berat sehubu-ngan visi dan misi pendidikan
dengan bisnis murni yang berperan mencerdaskan bangsa dan Negara,
membuat pengelola perguruan tinggi harus cermat dalam menentukan
langkah-langkah strategi bisnis yang akan dijalankan. Salah satu perangkat
guna mendukung strategi bisnis adalah dengan pemanfaatan Sistem
Informasi dan penerapan teknologi informasi pada semua level organisasi.
Implementasi sistem informasi memberikan pengaruh yang besar dalam

proses bisnis modern saat ini karena memberikan nilai tambah pada
efisiensi, efektifitas serta produktivitas sumber daya manusia. Penerapan
sistem informasi pada masa lalu masih bersifat lokal dan cenderung
dianggap hanya sebagai perangkat data-processing saja atau disimpulkan
bahwa sistem informasi adalah alat pemercepat proses data.
Perkembangan sistem informasi saat ini sangat jauh dari apa yang banyak
diperkirakan dan sangat mempengaruhi perkembangan disiplin ilmu lain
dengan menghubungkannya dengan sistem informasi. Pada bisnis modern
saat ini sistem informasi bukan hanya sekedar support kepada manajemen,
namun sudah berperan sebagai key operational, high potential dan memiliki
peran strategis serta sebagai business enabler.
Keberadaan perguruan Tinggi mempunyai kedudukan dan fungsi penting

dalam perkembangan suatu masyarakat. Proses perubahan sosial (social
change) di masyarakat yang begitu cepat, menuntut agar kedudukan dan
fungsi perguruan tinggi itu benar-benar terwujud dalam peran yang nyata.
Pada umumnya peran perguruan tinggi itu diharapkan tertuang dalam
pelaksanaan Tri dharma perguruan tinggi, yaitu : dharma pendidikan,
penelitian, dan pengabdian masyarakat.
rencana pengembangan, pengelolaan dan pemanfaatan sistem informasi

dan infrastruktur telah dituangkan dalam blue print pengembangan

teknologi Informasi dan komunikasi. Blue Print tersebut memuat tentang

pengembangan, pengelolaan dan pemanfaatan sistem informasi yang
mencakup pengembangan prasarana dan sarana yang mencukupi, unit
pengelola di tingkat institusi, sistem aliran data dan otorisasi akses data,
serta sistem disaster recovery.
Dalam lampiran Blue Print akan terlihat kondisi teknologi informasi saat ini
dan pengembangan teknologi informasi dimasa yang akan datang,
sehingga dapat dijadikan acuan dan pedoman dalam pengembangan
teknologi informasi dan komunikasi kedepan. Arsitektur sistem informasi
dapat dilihat dalam gambar berikut:
UJ Portal Publik
Website
Website A Web Site B Website C Website D Website F
E
Manajemen Pengguna & Otentikasi
Data Warehouse-Bussines Intelegence
Sisfo
LMS &
Sistem Informasi Akademik & Manajeme
Alumni Lembaga Perpusta
Keuangan n&
kaan
Organisasi
SI Lembaga Penjaminan Mutu
si Adm.Keuangan Mahasiswa
SI KHS dan Transkrip On line
Sistem Penerimaan Mhs Baru
SI Akuntansi dan Keuangan

SI Lembaga Penelitian dan
SI Payment Gateway/ SPP
SI Registrasi Mahasiswa
SI layanan akademik Lcl
Penbagdian Masyarakat
Sistem Informasi Alumni
SI Lembaga Penelitian
SI Perpustakaan
SI Kepegawaian
SI Penjadwalan
SI KRS Online
SI Inventory
e-learning
Gambar 6.44 Arsitektur Sistem Informasi

Untuk meningkatkan Tri dharma perguruan tinggi memerlukan dukungan

sistem informasi dengan tujuan strategi pencapaian tujuan (goal) dan untuk
meningkatkan daya saing menjadi lebih mudah. Untuk menerapkan sistem
informasi pada perguruan tinggi akan jauh lebih baik melalui pembuatan
sebuah kerangka kerja (framework /blueprint) dengan skala Enterprise
Resource Planning (ERP) dengan metodologi Erterprise Architecture
Planning (EAP)
1. Enterprise Resource Planning

Enterprise Architecture Planning selanjutnya disebut EAP, merupakan
suatu metode yang digunakan untuk membangun sebuah arsitektur
informasi. EAP adalah suatu metode pendekatan perencanaan kualitas
data yang berorientasi pada kebutuhan bisnis serta bagaimana cara
implementasi dari arsitektur tersebut dilakukan sedemikian rupa dalam
usaha untuk mendukung perputaran roda bisnis dan pencapaian isi sistem
informasi dan organisasi.
Pada dasarnya EAP bukan merancang bisnis dan arsitekturnya, tetapi

mendefinisikan kebutuhan bisnis dan arsitekturnya. Pemakaian EAP
memiliki 3 arsitektur yakni arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur
teknologi. Metode EAP bukan suatu perancangan tetapi pendefinisian
terhadap arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi.
Komponen dari metodologi EAP menggunakan dasar dua lapisan (layer)

kerangka kerja yaitu tahap tinjauan Ballpark dan tinjauan Owner’s. Hasil
EAP adalah cetak biru tingkat tinggi untuk data, aplikasi dan teknologi untuk
keseluruhan enterprise yang akan digunakan pada proses peran cangan
dan penerapan selanjutnya.
Struktur EAP ditunjukkan dalam suatu gambaran komponen yang

dikelompokkan menjadi empat lapisan (layer) seperti pada gambar di
bawah ini. Masing-masing blok merepresentasikan suatu tahap proses
yang berfokus pada bagaimana cara mendefinisikan arsitektur terpadu dan
rencana pengembangannya.

Inisialisasi
Tahap I
Perencanaan
Permodelan Sistem dan

Proses Bisnis Teknologi Saat Ini Tahap II
Asitektur Asitektur Asitektur

Data Aplikasi Teknologi Tahap III
Rencana Implementasi Tahap IV
Gambar 6.45 Struktur EAP
(1) Tahap I, Inisialisasi Perencanaan
Adalah tahap dimana proses rencana kerja disiapkan, strategi serta

komitmen manajemen, tim kerja, metodologi, dan pemantapan visi.
Melakukan telaah terhadap peran struktur organisasi dengan tugas
dan fungsi dalam proses bisnis
(2) Tahap II terdiri dari
a. Permodelan proses bisnis : analisa keseluruhan proses bisnis

baik input dan outputnya dari seluruh bagian dalam struktur
organisasi.
b. Sistem dan Teknologi saat ini : analisa tentang keradaan

Sistem dan Teknolgi yang dipakai saat ini, mulai dari kemapuan
dan feature yang dimiliki.
(3) Tahap III, terdiri dari
a. Arsitektur Data : mendefinikan bentuk arsitektur data yang akan

digunakan dalam setiap proses bisnis.
b. Arsitektur Aplikasi : mendefinisikan bentuk arsitektur aplikasi

yang akan digunakan mengolah data untuk mendukung proses
dan fungsi bisnis.
c. Arsitektur Teknologi : mendefenisikan bentuk arsitektur

teknologi yang akan digunakan untuk mendukung fungsi bisnis,
seperti teknologi perangkat keras, teknologi perangkat lunak,
teknologi jaringan, teknologi sekuriti dan lain-lain.

(4) Tahap IV, Rencana Implementasi
Adalah tahap penyusunan rencana kerja implementasi seluruh

arsitektur yang telah didefinisikan, seperti jadwal, strategi
implementasi dan lain-lain.
2. Analisis Enterprise Institusi
Perguruan Tinggi adalah sebuah organisasi yang unik, keunikan tersebut

bisa dilihat dari :
(1) Struktur organisasi tidak menggambarkan aliran kewenangan dan

pertanggung-jawaban.
(2) Siklus mempertahankan customer (mahasiswa) dipastikan hanya
pada siklus tertentu, setelah itu dituntut untuk mencari lagi customer
baru.
(3) Produk yang dihasilkan adalah pendidikan, sesuatu yang tidak
memiliki bentuk fisik yang akan dibawa pulang oleh customer.
(4) Ketergantungan dengan regulator (pemerintah) masalah standar
mutu dan kualitas pendidikan.
Tata kelola perguruan tinggi bermacam-macam berdasakan kebijakan

pihak manajemen, ada yang penyelenggaraannya secara terpusat dan ada
pula yang terdistribusi pada masing-masing fakultas. Metode tata kelola
yang bermacam-macam memiliki kelebihan dan kekurangannya, namun
seiring dengan perkembangan teknologi dalam hal ini cloud-computing,
rasanya metode terpusat akan jauh lebih baik, tinggal bagaimana
mendefinisikan semua unsur tersebut dengan metodologi yang tepat
sehingga dapat memuaskan semua pihak dan dapat dijadikan senjata
strategis dalam persaingan bisnis yang berjalan saat ini dan pada masa
yang akan datang. Berikut ini adalah gambaran main dan support project:

Gambar 6.43 Main dan Support Project
Bisnis proses perguruan tinggi seperti pada gambar di atas terlihat jelas
bahwa pengelolaan perguruan tinggi memerlukan sebuah dukungan
perangkat, dan yang bisa menjawab semua itu adalah penerapan sistem
informasi dan teknologi informasi.
3. Analisis Bisnis Proses
Untuk melakukan identifikasi terhadap proses bisnis perguruan tinggi,

penulis menggunakan model rantai nilai Michael Porter yaitu melakukan
pengelompokan antara primary activity dan support activity (lihat gambar),
adapun proses bisnis tersebut adalah sebagai berikut:

Administrasi E-Learning
Secondary Activities
Administrasi Perpustakaan
Margin
Administrasi Evaluasi Kinerja
Administrasi Penggajian dan Honor Dosen
Administrasi Human Resources Development
Administrasi Administrasi Administras

Penerimaan Akademik i Pelepasan
Mahasiswa Mahasiswa
Margin
Baru
Primary Activities
Gambar 6.44 Primary Activities Administrasi Penerimaan Mahasiswa Baru
Adalah proses bisnis yang dilakukan oleh bagian admisi atau humas dalam
tata-kelola penerimaan mahasiswa baru, adapun kegiatan bisnis ini adalah
sebagai berikut :
(1) Pendaftaran; terdiri dari (a) mempersiapkan jenis dan harga

formulir, (b) mempersiapkan penjadwalan penjualan dan ruang
ujian seleksi, dan (c) mempersiapkan staf penjualan
(2) Ujian Seleksi; meliputi (a) mempersiapkan ruangan ujian seleksi,

(b) melakukan distribusi peserta dan bahan ujian, (c) melakukan
pengawasan proses ujian, dan (d) melakukan pengumpulan
jawaban peserta ujian.
(3) Proses Seleksi; (a) mempersiapkan bahan soal, (b)

mempersiapkan bobot dan kunci jawaban, (c) melakukan proses
penilaian dan proses ranking nilai, dan (d) memutuskan dan
mempublikasi status kelulusan.
(4) Pemasaran dan Kerjasama; (a) membuat program kerja

pemasaran dan kerjasama dengan pihak yang dinilai akan memberi
kontribusi PMB, (b) melaksanakan program kerjasama tersebut, (c)
mengolah dan mempublikasi kan program kerjasama tersebut, dan
(d) memberikan laporan program kerja dan hasil realisasinya.


Borang Aipt 6

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Borang Aipt 6

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Standar 6 | Pembiayaan, Prasarana, Sarana dan Sistem Informasi

2. SOP Penyusunan Anggaran Satuan Kerja.

3. SOP Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban.

Perencanaan penerimaan keuangan dimulai dari penyusunan target

(1) Pembayaran dari Mahasiswa, yaitu pendapatan yang berasal dari

BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi 343

(2) Sumbangan, yaitu pendapatan yang berasal dari penyumbang,

(3) Kegiatan, yaitu pendapatan dari jasa penelitian, pendidikan dan

(4) Penerimaan sumber lain, yaitu penerimaan diluar tersebut

Perencanaan penerimaan dan pengalokasian dana mengacu kepada

Proses penyusunan rencana anggaran dilaksanakan dengan tahapan:

(1) Penentuan plafon anggaran unit kerja prodi/biro/UPT berbasis

(2) Pengisian jumlah anggaran (PKRA) oleh unit kerja prodi/biro/UPT

(3) Pembahasan dan Revisi anggaran (PKRA) oleh pimpinan

(4) Penetapan anggaran (PKRA) unit kerja Prodi/Biro/UPT;

Pengalokasian dana untuk membiayai operasional manajemen ditingkat

(1) Belanja pegawai, yaitu pengeluaran untuk memenuhi hak-hak

(2) Belanja barang, yaitu pengeluaran untuk pengadaan barang atau

BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi 344

(3) Belanja pemeliharaan, yaitu pengeluaran untuk keperluan

(4) Belanja perjalanan, yaitu pengeluaran untuk mendukung

(5) Anggaran cadangan, yaitu anggaran yang dicadangkan untuk

Tahap pelaksanaan anggaran diawali dengan telah disetujuinya Rencana

(1) Fakultas/unit kerja mengajukan permohonan pencairan dana

(2) Usulan pencairan dana yang diajukan oleh fakultas/unit kerja/

(3) Wakil Rektor II menyetujui permohonan pencairan dana yang

(4) Selanjutnya fakultas/unit kerja/lembaga dapat mencairkan dana

Prosedur pelaporan keuangan berlaku untuk semua kegiatan yang bersifat

BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi 345

(2) Laporan bulanan, berisi laporan keuangan, dan kumpulan bukti-

(3) Laporan Tahunan harus diaudit oleh akuntan publik

Penyusunan laporan keuangan UJ mengacu kepada laporan keuangan

Dalam upaya pengelolaan keuangan, pejabat atau pegawai yang memiliki

(1) Tahun 2013, laporan keuangan keuangan per tanggal 31

(2) Tahun 2014, laporan keuangan per tanggal 31 Desember 2014

BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi 346

(3) Tahun 2015, laporan keuangan per tanggal 31 Desember 2015

5. Monitoring dan Evaluasi Keuangan

Monitoring dan evaluasi (Monev) pengelolaan keuangan meliputi dana

6. Pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan

Pertanggungjawaban dan pelaporan keuangan UJ dilakukan sebagai

(1) Setiap transaksi keuangan UJ diakuntansikan dan dokumen

(2) Laporan keuangan UJ meliputi laporan realisasi anggaran/laporan

(3) Laporan keuangan dilakukan secara periodik yaitu bulanan,

(4) Dalam rangka konsolidasi laporan keuangan UJ menyusun laporan

(5) Laporan keuangan yang sesuai dengan Standar Akuntansi

6.1.2 Jelaskan mekanisme penetapan biaya pendidikan (SPP dan biaya

Biaya diklasifikasikan ke dalam kelompok biaya langsung dan biaya tidak

Dalam menetapkan biaya pendidikan UJ melibatkan semua pemangku

1. Rektor membentuk tim penentuan Biaya Operasional Pendidikan

2. Tim melakukan studi perbandingan biaya pendidikan dengan perguruan

BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi 348

3. Berdasarkan laporan tim Wakil Rektor II melaksanakan rapat Reboan

4. Ketua program studi mengusulkan kepada Rektor tentang besaran

5. Berdasarkan laporan Wakil Rektor Rektor II, Rektor melaksanakan

6. Berdasarkan keputusan Reboan I dibuatkan simulasi besaran SPP dan

7. Simulasi dilakukan dengan batasan biaya SPP dan biaya lainnya di UJ

8. Hasil simulasi biaya pendidikan dilakukan public hearing dengan

9. Berdasarkan hasil simulasi dan public hearing Rektor melaksanakan

10. Senat universitas memberikan pertimbangan hasil simulasi penetapan

11. Rektor menerbitkan Surat Keputusan tentang kewajiban keuangan bagi

Pihak-pihak yang terlibat dalam penyusunan penetapan biaya pendidikan

BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi 349