Definisi Pengadaan Obat

Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah

Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok
eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar
farmasi.
II.6 Siklus Pengadaan Obat
Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan
dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan
kualitas obat-obat yang diterima.
Siklus pengadaan obat mecakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian
kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan
pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan
dan pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan
pengumpulan informasi penggunaan obat.
Gambar Siklus Pengadaan Obat

Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan
jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada
saat diperlukan.
II.7 Jenis Pengadaan Obat di Rumah Sakit
Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :
a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
 Pengadaan barang dan farmasi
 Pengadaan bahan dan makanan
 Pengadaan barang-barang dan logistik
b. Berdasarkan sifat penggunaannya :
 Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep
 Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan
puyer
 Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
 Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus
c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :
 Pembelian tahunan (Annual Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun
 Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan
ataupun 6 bulan
 Pembelian tiap bulan
Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami
kekurangan.
Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan
obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan
tenaga medis. Proses pengadaan efektif seharusnya :
 Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
 Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
 Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui
 Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu
tertentu), menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan
 Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas
 Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk
mencapai total lebih rendah.
II.8 Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat
Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari
pemerintah, organisasi non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat
lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman
Pelakasanaan Barang dan Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan
perbekalan farmasi di setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5
kategori metode pengadaan barang dan jasa, yaitu :
1. Pembelian
a. Pelelangan (tender)
b. Pemilihan langsung
c. Penunjukan langsung
d. Swakelola

2. Produksi
a. Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri.
b. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit
c. Obat untuk penelitian
3. Kerjasama dengan pihak ketiga
4. Sumbangan
5. Lain-lain
II.9 Kriteria Umum Pemilihan Pemasok
Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :
1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan
produksi dan penjualan (telah terdaftar).
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3. Suplier dengan reputasi yang baik.
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk
obat.
II.10 Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan
yang baik dan merupakan standar universal mencakup aspek :
a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit
c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan
harga
d. Pengadaan secara kompetitif
 Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi yang
diizinkan mengikuti.
e. Adanya komitmen pengadaan
 Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah ditandatangani
f. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata
 Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros cek
dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan
 Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired
 Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program dan
perubahan pola penyakit (utamanya) lansia
g. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti
 Kembangkan kepastian pembayaran
 Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga
h. Prosedur tertulis dan transparan
 Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18 tahun
2000
 Umumkan hasil pelelangan kepada publik
i. Pembagian Fungsi
 Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu
 Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam aspek
perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier dan pelelangan
j. Program Jaminan Mutu Produk
 Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap
dokumen
 Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme laporan
terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat
k. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.
 Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian
pembayaran dan faktor lain yang berhubungan
 Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal
l. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan
 Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target setidaknya
setahun sekali
 Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar
(market), rencana pengadaan dan realisasi

. Definisi Pengadaan Obat

Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah Sakit
dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok
eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar
farmasi.
2.2.1 Siklus Pengadaan Obat
Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam
menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas
obat-obat yang diterima.
Siklus pengadaan obat mecakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan
dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok,
penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan dan
pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan
pengumpulan informasi penggunaan obat.
Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan
jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada
saat diperlukan.

2.2.2 Jenis Pengadaan Obat di Rumah Sakit

Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :
a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
• Pengadaan barang dan farmasi
• Pengadaan bahan dan makanan
• Pengadaan barang-barang dan logistik
b. Berdasarkan sifat penggunaannya :
• Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep
• Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan puyer
• Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
• Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus
c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :
• Pembelian tahunan (Annual Purchasing), Merupakan pembelian dengan selang
waktu satu tahun
• Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing, Merupakan pembelian dengan
selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan
• Pembelian tiap bulan,
• Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami
kekurangan.
Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat
dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan
tenaga medis. Proses pengadaan efektif seharusnya :
 Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
 Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
 Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui
 Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu
tertentu), menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan
 Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas
 Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk
mencapai total lebih rendah.

2.2.3 Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat

Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah,
organisasi non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai
dengan keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan
Barang dan Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di
setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode
pengadaan barang dan jasa, yaitu :
1. Pembelian
a. Pelelangan (tender)
b. Pemilihan langsung
c. Penunjukan langsung
d. Swakelola

2. Produksi
a. Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri.
b. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit
c. Obat untuk penelitian
3. Kerjasama dengan pihak ketiga
4. Sumbangan
5. Lain-lain
2.2.4 Kriteria Umum Pemilihan Pemasok
Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :
1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi
dan penjualan (telah terdaftar).
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3. Suplier dengan reputasi yang baik.
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk
obat.

2.2.5 Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang
baik dan merupakan standar universal mencakup aspek :
a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit
c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan
harga
d. Pengadaan secara kompetitif
 Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi yang
diizinkan mengikuti.
e. Adanya komitmen pengadaan
 Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah ditandatangani
f. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata
 Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros cek
dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan
 Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired
 Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program dan
perubahan pola penyakit (utamanya) lansia
g. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti
 Kembangkan kepastian pembayaran
 Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga
h. Prosedur tertulis dan transparan
 Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18 tahun
2000
 Umumkan hasil pelelangan kepada publik
i. Pembagian Fungsi
 Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu
 Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam aspek
perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier dan pelelangan
j. Program Jaminan Mutu Produk
 Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap
dokumen
 Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme laporan
terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat
k. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.
 Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian
pembayaran dan faktor lain yang berhubungan
 Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal
l. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan
 Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target setidaknya
setahun sekali
 Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar
(market), rencana pengadaan dan realisasi