Failure Mode and Effect Analysis Worksheets 2016

LAPORAN
FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)
UNIT POLI UMUM

Disusun oleh:

ESTER PUJI UTAMI

(RUANG PELAYANAN UMUM)

PUSKESMAS MENDEN
KABUPATEN BLORA

Puskesmas Menden Page 1

 Failure Mode and Effect Analysis Worksheets 2016

I. KERTAS KERJA FMEA

Checklist 1. Checklist Pendahuluan untuk Tim FMEA

Worksheet 1. Tim FMEA
Cakupan FMEA didefinisikan secara jelas sebagai berikut:
Lingkup proses pelayanan yang akan diteliti:
____________________________________________________________________________
Pelayanan Poli Umum Puskesmas Menden Kabupaten Blora
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Tujuan tim FMEA:
Melakukan penilaian, analisis dan menyusun rekomendasi perbaikan terhadap prosedur
Misi Tim FMEA adalah
pelaksanaan sebagai
pelayanan berikut:
medis Poli Umum di Puskesmas Menden
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Tanggung jawab tim:
____________________________________________________________________________
1. Melakukan analisis
2. Menyusun rekomendasi perbaikan
3. bertanggung
Tim Melaksanakan perbaikan
jawab dalam hal: prosedur ( apabila ternyata ada kesalahan/kekurangan)
 Pelaksanaan analisis
 Proses yang diteliti
Pembuatan melibatkan
rekomendasi untuk unit-unit atau petugas kesehatan dari disiplin keilmuan,
peningkatan/perbaikan
 yaitu:
Penerapan perbaikan
Proses yang dianalisis merupakan proses multidisipiner yang mencakup departemen dan disiplin ilmu
1.Tim Mutu Puskesmas
sebagai berikut:
2. Tenaga Medis Puskesmas
1. ___________________________________________________________________________
3.Unit Sarana dan Prasarana Puskesmas
2. ___________________________________________________________________________
4.Unit Pendaftaran dan Rekam Medik
3. ___________________________________________________________________________
4. ___________________________________________________________________________
Anggota tim FMEA mewakili unit-unit/disiplin keilmuan:
5. ___________________________________________________________________________
6.1.Tim Mutu Puskesmas
___________________________________________________________________________
7.2. Tenaga Medis Puskesmas
___________________________________________________________________________
3. Unit Sarana dan Prasarana Puskesmas
Anggota
4.Unit Tim FMEA merupakan
Pendaftaran perwakilan
dan Rekam Medikdari departemen/disiplin ilmu berikut:
1. ___________________________________________________________________________
2. ___________________________________________________________________________
3. ___________________________________________________________________________
4. ___________________________________________________________________________
5. ___________________________________________________________________________
6. ___________________________________________________________________________
7. ___________________________________________________________________________

Puskesmas Menden Page 2

 Failure Mode and Effect Analysis Worksheets 2016

Worksheet 1. FMEA team (continued)

Setiap departemen atau disiplin ilmu utama terwakili dalam tim.
Tim beranggotakan:
Anggota tim meliputi
 Individu-individu yang mempunyai hubungan paling dekat dengan peristiwa/permasalahan terkait
1. Individu yang terkait langsung dg proses
 Individu-individu yang berperan penting dalam penerapan perubahan
2. Individu yang kritikal diperlukan untuk penerapan perubahan
 Seorang pemimpin yang mempunyai pengetahuan luas, dihormati, dan mempunyai kredibilitas
3. Pimpinan yang berpengetahuan, dihargai dan kredibel
 Seseorang yang mempunyai wewenang dalam pengambilan keputusan
4. Individu yang
 Individu-individu mempunyai
yang mempunyaikewenangan
latar belakangpengambilan
pengetahuankeputusan
yang berbeda-beda
 5. ___________________________________________________________________
Ketua Individu dengan pengetahuan luas
 Pimpinan________________________________________________________________
Fasilitator tim adalah ketua Tim Mutu
 Para ahli dalam
Fasilitator bidang Ketua
tim adalah terkait proses sebagai
Tim Audit berikut:
Internal
____________________________________________________________________________
 Narasumber proses adalah: Koordinator Ruang Pelayanan Umum
 Orang yang
Petugas bertindak
yang membuat
mencatat meetingPetugas
sbg notulis minutesRuang
______________________________
Pelayanan Umum
Sumber daya yang dibutuhkan oleh tim antara lain:
____________________________________________________________________________
Sumber daya yang dibutuhkan agar tim FMEA dapat bekerja:
____________________________________________________________________________
Man (meliputi semua unit yang terlibat)
____________________________________________________________________________
Money (terutama untuk pembiayaan narasumber dan biaya operasional rapat)
Material (terutama data statistik pada poli umum)
Dokumentasi historis dari proses meliputi hal-hal sebagai berikut:
Machine (berupa hardware dan software untuk rapat, analisis data, dan presentasi laporan)
Method (alur kerja BP Umum dan kesepakatan sistem kerja tim FMEA)
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Dokumentasi
Anggaran proses
biaya tim meliputi:
sebesar _____________________________________________________
Deadline penyelesaian FMEA adalah _____________________________________________
Alur pelayanan di unit BP Umum, alur tindakan,register rawat jalan,
Upaya-upaya yang telah dilakukan dan hasilnya akan dibicarakan dengan siapa, dengan cara bagaimana,
blangko
dan rujukan,
seberapa sering: __________________________________________________________
Biaya yang dibutuhkan tim Rp. 200.000,-
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Batas waktu penyelesaian FMEA 3 hari
____________________________________________________________________________

Hasil akan dikomunikasikan kepada siapa, dg cara bagaimana dan kapan :

Kepala Puskesmas Kebonsari dan semua unit pelayanan terkait, pelaporan dilakukan dengan
cara presentasi dan penyerahan laporan secara tertulis.

Puskesmas Menden Page 3

 Failure Mode and Effect Analysis Worksheets 2016

Worksheet 2. Flow diagram alur pelayanan poli umum

Pasien
Menunggu

Pemanggilan

Pemeriksaan

(Rujukan Internal) (Rujukan Eksternal)

• KIA-KB • Rumah Sakit

• Poli Gigi • Laboratorium
• Konseling Luar
(Gizi,
Promkes,
Kesling)
• Laboratoriu
m
• Tindakan

Kamar Obat

Puskesmas Menden Page 4

 Failure Mode and Effect Analysis Worksheets 2016

DIAGRAM ALUR DARI PROSES

Yang datang ke puskesmas bukan pasien

Pasien tidak sabar
yang bersangkutan, melainkan keluarga
mengantri untuk Pasien pasien yang bersangkutan.
dilayani. Menunggu Yang datang ke puskesmas bukan pasien
yang bersangkutan, melainkan keluarga
pasien yang yang ingin minta rujukan

Penulisan Petugas memanggil

identitas pasien berkali-kali,
pasien yang Pemanggilan tapi pasien tidak
tidak sesuai ada

Pasien minta
dirujuk padahal
Pemeriksaan kasusnya bisa
ditangani
dipuskesmas

(Rujukan Internal) (Rujukan Eksternal)

Pasien anak Pasien dengan

• KIA-KB menangis dan tidak luka terbuka atau • Rumah Sakit
mau diperiksa kecelakaan takut
• Poli Gigi • Laboratorium
dengan tindakan
• Konseling medis yang akan Luar
(Gizi, dilakukan
Promkes,
Kesling)
• Laboratoriu
m
• Tindakan

Kamar Obat

Puskesmas Menden Page 5

 Failure Mode and Effect Analysis Worksheets 2016

Worksheet 3. Failure Mode and Effect Analysis

Process/Produk: BP Umum dan Tindakan Ketua tim: dr.Aries Pradoto Y Tanggal: Juni 2016
Sub proses: BP Umum dan Tindakan ___________________________________ Penjelasan: _____________________________________.

No Tahapan Failure Mode Penyebab Efek Potensial Kontrol Tindakan Penanggung Tgl Verifika

Detectability
RPN yg baru
Proses (model Potnsial (barier) yang yang jawab Verif tor

Detctability
Occurence

Occurence
kesalahan) ada sekarang direkomend ikasi

severity

severity
potensial asikan

RPN
1 Pasien Yang datang ke Kurangnya Waktu tunggu yang Petugas melakukan 2 2 1 4 Petugas Loket 2 1 1 2
menunggu puskesmas bukan pehamanan terhadap terlalu lama karena konfirmasi ke loket memberikan Pendaftaran
pasien yang prosedur status pasien tidak pendaftaran informasi
bersangkutan, pemeriksaan yang kunjung datang tentang prosedur
melainkan keluarga berlaku di puskesmas. pemeriksaan
pasien yang Kurangnya bahwa pasien
bersangkutan. pehamanan terhadap harus ada dan
yang ingin minta prosedur pemberian tidak dapat
rujukan rujukan yang berlaku diwakilkan
di puskesmas.
Pasien tidak sabar Pasien yang datang ke Waktu tunggu yang Petugas melakukan 4 3 2 24 Memotivasi Loket 3 2 1 6
mengantri untuk puskesmas jumlahnya terlalu lama karena konfirmasi ke loket pasien untuk Pendaftaran
dilayani. terlalu banyak status pasien tidak pendaftaran lebih bersabar
kunjung datang

2 Pemanggilan Penulisan identitas Kurangnya ketelitian Waktu tunggu yang Petugas melakukan 3 2 3 18 Petugas Petugas Poli 2 2 1 4
pasien yang tidak petugas loket terlalu lama karena konfirmasi ke loket melakukan Umum
sesuai status pasien tidak pendaftaran konfirmasi ke
kunjung datang. loket
pendaftaran

Petugas memanggil Pasien berada di poli Waktu tunggu yang Petugas melakukan 2 1 1 2 Memotivasi Petugas Poli 2 2 1 4
pasien berkali-kali, lain untuk terlalu lama karena konfirmasi ke loket pasien untuk Umum
tapi pasien tidak ada mengantarkan status pasien tidak pendaftaran memberitahukan
keluarga (anak) yang kunjung datang. pada petugas
juga sakit terlebih dahulu,
jika pasien
mengantar
keluarga untuk
periksa ke poli

Puskesmas Menden Page 6

 Failure Mode and Effect Analysis Worksheets 2016

lain dahulu

3. Pemeriksaan Pasien anak Pasien takut ataupun Penegakan diagnosa Memotivasi keluarga 4 4 4 64 Memberikan Petugas Poli 3 2 2 6
menangis dan tidak trauma terhadap yang kurang akurat pasien untuk bisa informasi kepada Umum
mau diperiksa petugas kesehatan menenangkan pasien keluarga pasien
tentang
penegakan
dignosa yang
terkait dengan
terapi yang
diberikan sesuai
dengan kondisi
pasien

Pasien Pasien dengan luka Pasien takut ataupun Terjadi perdarahan Menginformasikan 2 10 10 200 Memotivasi Petugas Poli 2 10 2 40
terbuka atau trauma dengan hebat akibat luka kepada pasien pasien untuk Umum
dengan
luka kecelakaan tidak tindakan medis terbuka tanpa tentang dampak yang bersedia
mau dilakukan penjahitan, syok akan terjadi jika tidak dilakukan
terbuka
penjahitan haemoragic dilakukan tindakan tindakan medis
itu yang sesuai demi
untuk
kesembuhan

Pasien minta dirujuk Pasien tidak puas Pencapaian sasaran Menginformasikan 4 3 1 12 Memotifasi Petugas Poli 2 2 1 4
padahal kasusnya dengan fasilitas yang kasus penyakit kepada pasien pasien untuk Umum
bisa ditangani ada dipuskesmas kurang tentang fasilitas tetap bisa
dipuskesmas puskesmas yang dilayani
cukup memadai dipuskesmas
sehingga tidak
perlu dirujuk.

Puskesmas Menden Page 7