Ringkasan Materi Kuliah

Bab 16: Pengendalian Manajemen Proyek

Hakikat Proyek
Sebuah proyek adalah sekumpulan kegiatan yang dimaksudkan untuk mencapai hasil akhir
tertentu yang memiliki arti yang cukup penting bagi kepentingan pihak manajemen. Proyek
dimulai ketika manajemen telah menyetujui sifat umum dari apa yang harus dikerjakan dan yang
telah disetujui tentang taksiran jumlah sumber daya yang akan digunakan dalam mengerjakan
pekerjaan tersebut. Proyek akan berakhir ketika tujuannya telah tercapai atau proyek tersebut
dibatalkan. Penyelesaian suatu proyek mungkin mengakibatkan adanya operasi yang berlangsung
rutin, seperti dalam kasus proyek pengembangan produk baru yang berhasil. Pembahasan pada
bab ini ditujukan pada proyek yang memiliki organisasi pengendalian yang formal dan
memerlukan cukup banyak sumber daya sehingga dibutuhkan suatu sistem pengendalian formal.

Perbandingan dengan Operasi Rutin

- Sasaran Tunggal
Sebuah proyek biasanya mempunyai sasaran tunggal; operasi rutin mempunyai banyak tujuan.
Kinerja Proyek dapat dinilai dari bentuk hasil akhir yang diinginkan; kinerja operasional
haruslah dinilai dalam bentuk semua hasil yang telah dicapai oleh manajemen.
- Struktur organisasi
Organisasi proyek bertumpang tindih dengan organisasi operasional, dan sistem pengendalian
manajemen bertumpang tindih dengan sistem pengendalian manjemen organisasi tersebut.
- Fokus pada proyek
Pengendalian atas proyek berfokus pada kualitas produk yang dihasilkan dan biaya yang
dikeluarkan, sementara itu pengendalian pada organisasi rutin difokuskan pada kegiatan-
kegiatan dalam satu periode waktu tertentu dan pada semua produk.
- Perlunya trade off
Proyek biasanya melibatkan trade off antara ruang lingkup, jadwal dan biaya. Biaya dapat
dikurangi dengan mengurangi ruang lingkup suatu proyek. Jadwal dapat dipersingkat dengan
menimbulkan biaya lembur. Sementara itu pada organisasi rutin, trade off dalam lingkup ini
bukanlah kegiatan sehari-hari.
- Standar yang kurang andal
Standar kinerja yang digunakan cenderung kurang dapat diandalkan pada proyek jika
dibandingkan dengan organisasi rutin. Meskipun spesifikasi dari suatu proyek dan metode
pelaksanaannya dapat sama dengan proyek yang lain, rancangan proyek secara harfiah hanya
dapat dipergunakan satu kali.
- Seringnya terjadi perubahan dalam perencanaan
Rencana proyek cenderung sering berubah secara drastic. Kondisi lingkungan yang tidak
terduga dalam proyek konstruksi atau pengungkapan fakta yang tidak diperkirakan
sebelumnya selama pelaksanaan konsultasi dapat mengarah kepada perubahan rencana.
- Ritme yang berbeda
Irama dari proyek berbeda dengan operasi rutin. Kebanyakan proyek dimulai dari kecil,
meningkat mencapai aktifitas puncaknya dan kemudian menurun dengan semakin dekatnya
penyelesaian hingga akhirnya yang harus dilakukan hanyalah pemberesannya. Sedangkan
aktivitas rutin cenderung beroperasi pada tingkat aktivitas yang sama selama waktu yang
cukup lama dan kemudian berubah, kea rah manapun, dari tingkat terssebut ke tingkat yang
lain.
- Pengaruh lingkungan yang lebih besar
Suatu proyek cenderung dipengaruhi oleh lingkungan eksternal jika dibandingkan operasi
yang terdapat di dalam sebuah pabrik.
- Pengecualian
Perbedaan ini tidak terlalu jelas terlihat. Sebuah usaha seperti perusahaan percetakan,
menghasilkan produk akhir yang sama; tetapi fokus pengendalian manajemen pada organisasi
seperti ini adalah pada totalitas kegiatan selama satu bulan atau satu periode tertentu.

Lingkungan Pengendalian
- Struktur organisasi proyek
Organisasi proyek merupakan organisasi sementara. Tim dibentuk untuk melaksanakan
proyek dan tim dibubarkan setelah tugasnya selesai. Anggota tim dapat merupakan karyawan
dari organisasi yang menjadi sponsor proyek, atau dapat pula direkrut khusus untuk proyek
tersebut, atau mereka merupakan karyawan dari organisasi luar yang mendapat kontrak untuk
 melaksanakan proyek itu. Dengan adanya keterlibatan tim dari organisasi, maka diperlukan
aturan yang jelas dalam mekanisme kerja.
- Organisasi matriks
Jika para anggota suatu tim proyek ditarik dari organisasi yang mensponsori, mereka akan
mempunyai dua atasan: manajer proyek dan manajer departemen fungsional tempat mereka
bertugas secara permanen. Pengaturan seperti itu disebut organisasi matrriks. Dalam hal
loyalitas, anggota tim lebih diprioritaskan kepada departemen fungsional.
- Evolusi Struktur Organisasi
Jenis personel dan metode manajemen yang berbeda mungkin tepat untuk dilaksanakan pada
berbagai tahapan proyek.

Hubungan Kontraktual
Jika proyek dilaksanakan oleh kontraktor luar, maka tingkat pengendalian proyek akan
bertambah. Kontraktor dapat membawa sistem pengendaliannya sendiri ke dalam proyek, dan
sistem ini mungkin harus disesuaikan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh
sponsor.
- Kontrak Harga Tetap
Dengan kontrak harga tetap, kontraktor setuju untuk menyelesaikan pekerjaan yang telah
ditentukan pada waktu yang telah ditentukan dengan harga tertentu. Jika sponsor memutuskan
untuk mengubah ruang lingkup proyek atau jika kontraktor menjumpai keadaan yang tidak
tercantum dalam kontrak, perubahan pesanan dapat diterbitkan. Dalam kondisi seperti ini,
harga akhir pekerjaan sebenarnya bukanlah harga tetap yang dinyatakan di muka.
- Kontrak Penggantian Biaya
Kontrak dengan penggantian biaya akan layak untuk digunakan jika ruang lingkup, jadwal,
dan biaya produk tidak dapat dihitung secara meyakinkan di muka.
- Perbandingan dalam Jenis-Jenis Kontrak
Kontrak dalam perjanjian kerja proyek umumnya terdiri atas dua, yaitu: kontrak harga tetap
dan kontrak dengan penggantian biaya. Kontrak harga tetap memuat biaya yang telah dihitung
dan penyisihan biaya untuk kejadian yang tidak terduga atau ketidakpastian yang sifatnya
rendah. Kontrak dengan penggantian biaya memuat biaya yang telah dihitung dan
penggantian biaya atas ketidakpastian yang besar.
- Variasi
Di dalam dua jenis umum kontrak, terdapat banyak variasi. Pada kontrak insentif, tanggal
penyelesaian atau target biaya, atau keduanya didefinisikan di muka, dan kontraktor diberi
imbalan atas penyelesaian proyek lebih awal dibandingkan dengan tanggal target atau atas
biaya yang lebih rendah dibandingkan dengan target biaya. jenis kontrak yang berbeda dapat
digunakan untuk aktivitas berbeda di dalam proyek.
Struktur Informasi
- Paket Kerja
Paket kerja adalah pertambahan pekerjaan yang dapat diukur, biasanya dengan jangka waktu
yang singkat (sebulan atau lebih). Paket kerja disebut juga struktur rincian pekerjaan. Jika
proyek mempunyai paket-paket pekerjaan yang sama, masing-masing harus didefinisikan
dengan cara yang sama agar biaya dan informasi jadwal pekerjaan dapat dibandingkan dengan
paket pekerjaan yang serupa.
- Perkiraan Biaya Tidak Langsung
Sebagai tambahan dari paket pekerjaan bagi pekerjaan proyek langsung, dibuat perkiraan
biaya untuk aktivitas administrasi dan aktivitas pendukung. Berbeda dengan paaket pekerjaan,
aktivitas ini tidak mempunyai hasil keluaran yang terdefinisi.

Perencanaan Proyek
Pada tahap perencanaan, tim perencanaan proyek menggunakan perkiraan kasar yang menjadi
dasar pengambilan keputusan pelaksanaan proyek. Perkiraan tersebut kemudian dikembangkan
menjadi spesifikasi terinci atas produk, jadwal rinci, dan anggaran biaya.
- Sifat Perencanaan Proyek
Pada tahap ini, diketahui spesifikasi setiap pekerjaan dan nama orang atau unit organisasi
yang bertanggung jawab. Untuk biaya yang direncanakan sering kali kurang akurat karena
tidak terstandarisasi. Tidak terstandarisasinya biaya dapat dibedakan menjadi dua hal, yaitu:
ketidaktahuan yang diketahui dan ketidaktahuan yang tidak diketahui. Ketidaktahuan yang
diketahui menyangkut perkiraan biaya untuk aktivitas - aktivitas yang telah diketahui akan
terjadi, misalnya menggali fondasi untuk tanah. Sifat pekerjaannya diketahui dan biayanya
walaupun tidak diketahui sering kali ditaksir dalam batas-batas yang layak. Ketidaktahuan
 yang tidak diketahui menyangkut penghentian pekerjaan, tertundanya pekerjaan karena faktor
teknis, sampai bencana alam yang terjadi.
- Penyiapan Anggaran Pengendalian
Anggaran pengendalian dipersiapkan mendekati awal pekerjaan, memberikan waktu yang
hanya cukup untuk meminta persetujuan oleh pengambil keputusan sebelum komitmen dari
biaya. Untuk proyek yang panjang, anggaran pengendalian awal dapat dipersiapkan dengan
rinci hanya untuk fase pertama proyek dengan perkiraan biaya yang agak kasar untuk tahap
berikutnya. Jika ternyata, seiring berjalannya proyek biaya melebihi anggaran, maka proyek
tersebut mungkin tidak lagi dapat dinilai ekonomis.
- Aktivitas Perencanaan yang Lain
Selama perencanaan, aktivitas yang lain tetap dikerjakan, bahan-bahan baku dipesan, izin-izin
diperoleh, wawancara awal dilaksanakan, personel dipilih, dan seterusnya. Semua aktivitas ini
harus dikendalikan dan diintegrasikan ke dalam upaya keseluruhan.