MODUL SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

(EBA 504)

MODUL

PENGENDALIAN MANAGEMEN PROYEK

DISUSUN OLEH
ICKHSANTO WAHYUDI, S.E, M. Ak

UNIVERSITAS ESA UNGGUL

2020

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id 0/
16
A. Kemampuan Akhir Yang Diharapkan

Setelah mempelajari modul ini, diharapkan mahasiswa mampu :

1. Memahami Pentingnya Pengendalian Managemen Proyek

2. Memahami Hakikat Proyek dan Managemennya
3. Melaksanakan Proyek

B. Uraian dan Contoh

Pengendalian Managemen Proyek

Pembahasan kali ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana mengendalikan sebuah

manajemen Proyek. Pentingnya manajemen adalah proyek bagi organisasi dalam
menjalankan sebuah proyek. Proyek, sebagaimana didefinisikan di dalam A Guide to the
Project Body of Knowledge (PMBOK Guide) yang dirilis oleh Project Management
Institute (PMI), adalah usaha bersifat sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk
yang unik, layanan, atau hasil. Definisi tersebut diperjelas dengan karakteristik proyek, di
antaranya menghasilkan sesuatu yang unik, terdiri dari kegiatan yang saling terkait,
menghasilkan deliverables berkualitas, melibatkan beberapa sumber daya, dan didorong
oleh kendala keterbatasan.

Dalam empat dekade terkini, manajemen proyek telah menjadi sebuah tema penting bagi
organisasi yang mengedepankan pengelolaan proses bisnisnya secara profesional dan
modern. Fenomena ini disadari oleh organisasi berskala besar maupun kecil; pemerintah
maupun swasta. Perkembangan organisasi yang terus bergerak maju mengikuti
perkembangan zaman berdampak pada munculnya gagasan pengembangan aneka produk
unggulan organisasi yang dikelola pada level proyek, program, dan portofolio.

Di organisasi manapun, termasuk di kampus, perubahan situasi dan kondisi yang dinamis
kerap memicu permasalahan di dalam pengelolaan proyek maupun program. Permasalahan
yang terjadi kerap mengerucut pada pernyataan yang terlihat klise dan terdengar familiar di
kalangan pengelola proyek maupun program. Pengelola proyek merasa bahwa proyek yang
mereka kerjakan kerap kali menghadapi “tembok tebal” berupa keterbatasan anggaran,
waktu penyelesaian, dan ketersediaan sumber daya manusia (SDM). Sementara di sisi lain,
tingginya ekspektasi pemangku kepentingan dan rentetan risiko maupun permasalahan,
baik yang teridentifikasi ataupun tidak, siap meletup kapan saja. Terkadang tanpa
peringatan dini dan tak terprediksi.

Kualitas, globalisasi, dan kecepatan. Ketiganya merupakan fokus organisasi di seluruh

dunia yang masing-masing pernah mengemuka di era 1980-an, 1990-an, dan 2000-an. Saat
ini, untuk menjadi organisasi yang terdepan dalam inovasi dan mengutamakan kepuasan
pelanggan, organisasi dituntut untuk mengembangkan produk yang menghasilkan nilai
tambah di mata pelanggan. Dengan skenario ini, manajemen proyek menjadi alat yang

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id 1/
16
sangat penting dan kuat di tangan organisasi yang memahami kebutuhan penggunaannya
dan memiliki kompetensi untuk menerapkannya.

1. Hakekat Proyek
Sebuah proyek adalah sekumpulan kegiatan yang dimaksudkan untuk mencapai hasil
akhir terentu yang memiliki arti yang cukup pentig bagi kepentingan pihak manajemen.
Sebuah proyek dimulai ketika manajemen telah menyetujui sifat umum dari apa yang
harus dikerjakan dan yang telah disetujui tentang taksiran jumlah sumber daya yang
akan digunakan dalam mengerjakan pekerjaan tersebut.
Ada beberapa jenis proyek antara lain;
• Proyek yang dikerjakan oleh A selama beberapa hari atau minggu, mengerjakan
kegiatan yang sama yang telah beberapa kali dilakukan sebelumnya.
• Proyek yang melibatkan ribuan orang yang bekerja selama beberapa tahun,
mengerjakan pekerjaan yang belum pernah dikerjakan sebelumnya, seperti pada
kasus proyek mendaratkan manusia pertamakali di bulan.

Perbandingan dengan operasi rutin

• Sasaran tunggal
Sebuah proyek biasanya mempunyai sasaran tunggal; operasi rutin mempunyai
banyak tujuan. Kinerja Proyek dapat dinilai dari bentuk hasil akhir yang diinginkan;
kinerja operasional haruslah dinilai dalam bentuk semua hasil yang telah dicapai
oleh manajemen.

• Struktur organisasi
Organisasi proyek bertumpang tindih dengan organisasi operasional sistem, dan
sistem pengendalian manajemen bertumpang tindih dengan sisitem pengedalian
manjemen organisasional tersebut.

• Fokus pada proyek

Pengendalian atas proyek fokus ada proyek dimana tujuannya adalah untuk
menhasilkan produk yang memuaskan dalam jangka waktu yang telah ditentukan
dan pada tingkat biaya yang optimum.

• Perlunya trade off

Proyek biasanya melibatkan trade off anatar ruang lingkup , jadawal dan biaya.
Biaya dapat dikurangi dengan mengurangi ruang lingkup suatu proyek. Jadwal
dapat dipersingkat dengan menimbulkan biaya lembur.

• Standar yang Kurang Andal

Standar kerja yang digunakan cenderung kurang dapat diandalkan pada proyek jika
dibandingkan dengan organisasi rutin.

• Seringnya terjadi perubahan dalam perencanaan

Kondisi lingkungan yang tidak terduga dalam proyek konstruksi atau
pengungkapan fakta yang tidak diperkirakan sebelumnya selama pelaksanaan
konsultasi dapat mengarah kepada perubahan rencana.

• Ritme yang Berbeda

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id 2/
16
 Irama dari proyek berbeda dengan operasi rutin. kebanyakan proyek dimulai dari
kecil meningkat mencapai aktifitas puncaknya dan kemudian menurun dengan
semakin dekatnya penyelesaian hingga akhirnya yang harus dilakukan hanyalah
pemberesanya.

• Pengaruh lingkungan yang lebih besar

Suatu proyek cenderung dipengaruhi oleh lingkungan external jika dibandingkan
operasi yang terdapat di dalam sebuah pabrik.

• Pengecualian
Perbedaan ini tidak terlalu jelas terlihat. Sebuah usaha seperti perusahaan
percetakan, menghasilkan produk akhir yang sama; tetapi fokus pengendalian
manajemen pada organisasi seperti ini adalah pada totalitas kegiatan selama sartu
bulan atau satu periode tertentu.

2. Lingkungan Pengendalian

Struktur Organisasi Proyek

Organisasi proyek merupakan organisasi sementara. Sebuah tim dibentuk untuk
melaksanakan proyek dan tim ini dibubarkan ketika tugasnya selesai. Jika proyek
dilaksanakan seluruhnya atau sebagian oleh kotraktor dari luar sponsor proyek
sebaiknya dengan menetapkan aturan kerja yang jelas dengan para personel kontraktor
itu.
• Organisasi matrix
Organisasi matriks merupakan pengaturan dimana para anggota suatu tim proyek
ditarik organisasi yang mensponsori, mereka akan mempunyai dua atasan.

• Evolusi struktur organisasi

Jenis personel dan metode manajemen yang berbeda mungin tepat dilaksanakan
pada berbagai tahapan proyek. Pada tahap perencanaan sebuah proyek konstruksi
pada tahap pelaksaanaan royek peran utama adalah para manjer produksi.

Hubungan Kontraktual

Jika proyek dilaksanakan oleh kontraktor luar, maka tingkat pengendalian proyek akan
bertambah. Kontraktor dapat membawa sistem pengendaliannya sendiri ke dalam
proyek, dan sistem ini mungkin harus disesuaikan untuk memberikan informasi yang
dibutuhkan oleh sponsor. Kontrak memiliki dua jenis umum:

• Kontrak Harga Tetap

Kontraktor setuju untuk menyelesaikan pekerjaan yang telah ditentukan pada waktu
yang telah ditentukan dengan harga tertentu. Biasanya, ada denda (penalti) jika
pekerjaan ini tidak diselesaikan sesuai dengan spesifikasi, atau jadwal yang telah
ditentukan tidak terpenuhi. Dalam kontrak harga tetap, sponsor bertanggung jawab
untuk mengaudit mutu dan jumlah dari pekerjaan urituk memastikan bahwa ia tehh
dikerjakan sesuai dengan spesifikasi.

• Kontrak Penggantian Biaya

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id 3/
16
 Dalam kontrak penggantian biaya, sponsor setuju untuk membayarkan biaya yang
wajar ditambah dengan suatu laba. Suatu kontrak dengan penggantian biaya layak
untuk digunakan jika ruang lingkup, jadwal, danbiaya proyek tidak dapat dihitung
secara meyakinkan dimuka.

• Perbandingan dalam Jenis -jenis Kontrak

Harga untuk kontrak harga tetap ditawar atau diusulkan oleh kontraktor. Kontraktor
yang kompeten memasukkan penyisihan untuk kejadian tidak terduga, dan besamya
penyisihan ini bervariasi pada tingkat ketidakpastian. Kontrak harga tetap adalah
tepat ketika lingkup proyek dapat secara jelas dispesifikasikan di muka dan ketika
ketidakpastian rendah. Di dalam kontrak penggantian biaya, komponen laba tau
pembayaran jasa, biasanya harus ditetapkan dalam jumlah satuan moneter.

• Variasi
Pada kontrak insentif, tanggal penyelesaian atau target biaya, atau keduanya,
didefinisikan di muka, dan kontraktor diberi imbalan atas penyelesaian proyek lebih
awal dibandingkan dengan tanggal target atau penyelesaian proyek lebih rendah
dibandingkan dengan target biaya. Kontrak insentif merupakan jalan tengah;
kontrak tersebut adalah tepat ketika estimasi penyelesaian dan biaya yang terjadi
dapat dibuat dengan cukup layak.

Struktur lnformasi
• Paket Kerja
Dalam sistem pengendalian proyek, informasi disusun berdasarkan elemen-eiemen
proyek. Elemen yang paling kecil disebut paket kerja, dan cara di mana paket kerja
ini adalah kumpulan yang disebut struktur rincian pekerjaon (work breakdown
structure -WBS). Paket kerja adalah pertambahan pekerjaan yang dapat diukur,
biasanya dengan jangka waktu yang singkat. Jika proyek mempunyai paket-paket
pekerjaan yang sama masing-masing harus didefinisikan dengan cara yang samaa
agar supaya biaya dan informasi jadwal pekerjaan dapat dibandingkan dengan paket
pekerjaan yang serupa.

• Perkiraan Biaya Tidak Langsung

Sebagai tambahan dari paket pekerjaan bagi pekerjaan proyek langsung, dibuat
perkiraan biaya untuk aktivitas administrasi dan aktivitas pendukung. Daftar akun,
yang merupakan aturan pembebanan biaya ke dalam proyek, dan wewenang
memberikan persetujuan dan kuasa penandatanganan yang spesifik ditentukan di
muka.

3. Perencanaan Proyek
Pada tahap perencanaan, tim perencanaan proyek menggunakan perkiraan kasar
yang menjadi dasar pengambilan keputusan.pelaksanaan proyek sebagai titik
awalnya. Kotak dalam bagan ini lama-kelamaan akan diisi dengan nama-narna
personel yang akan mengelola pekerjaan tersebut. Pada proyek yang tidak terlalu
rumit sekalipun, ada rencana untuk perencanan yaitu uraian perencanaan setiap
tugas, siapa yang bertanggung jawab untuk pekerjaan itu, kapan pekerjaan itu harus
diselesaikan, serta hubungan antara tugas-tugas tersebut.

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id 4/
16
 Hakikat Perencanaan Proyek
Rencana akhir terdiri atas tiga bagian yang berkaitan:

1. Bagian lingkup (scope) menyebutkan spesifikasi setiap paket pekerjaan dan

nama dari orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab.
2. Bagian jadwal (schedule) menyatakan estimasi waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan setiap paket pekerjaan dan hubungan antara paket pekerjaan,
yaitu paket pekerjaan yang mana yang harus diselesaikan sebelum paket
pekerjaan yang lain dimulai.
3. Biaya (cost) yang dinyatakan di dalam anggaran proyek, biasanya disebut
anggaran pengendalian.

Gambar 1. Segitiga Manajemen Proyek

Analisis Jaringan
Beberapa alat tersedia untuk menyusun jadwal proyek. Ada yang dikenal dengan
teknik evaluasi dan penilaian program (PERT), dan metode jalur kritis (CPM).
PERT merupakan singkatan dari Program Evaluation and Review Technique (teknik
menilai dan meninjau kembali program), sedangkan CPM adalah singkatan dari
Critical Path Method (metode jalur kritis) dimana keduanya merupakan suatu teknik
manajemen

Setiap teknik mempunyai tiga langkah pokok:

(1) memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap paket pekerjaan,
(2) mengidentifikasi saling ketergantungan antara paket pekerjaan dan
(3) menghitung jalur kritis.

Perkiraan waktu untuk melaksanakan tiap aktivitas ini diperlihatkan pada diagram.
Satu aktivitas yang menghubungkan dua kejadian, misalnya A dan B, menunjukkan
bahwa aktivitas yang mengarah kepada B tidak dapat dimulai sebelum peristiwa A
terjadi.

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id 5/
16
 • Jalur Kritis dan Waktu Senggang
Program program komputer tersedia untuk menganalisis jaringan kerja proyek.
Program ini mengidentifikasikan jalur kritis, yaitu urutan kejadian yang
membutuhkan waktu total terpendek untuk menyelesaikan proyek.
• Probabilitas PERT
Perkiraan waktu yang diperkirakan bagi setiap aktivitas dalam jaringan dibuat atas
dasar probabilitas. Tiga perkiraan dilakukan untuk setiap aktivitas; waktu yang
sangat mungkin terjadi, waktu optimis dan waktu pesimis.

Gambar 2. Bagan PERT

Selain itu ada yang naman Bagan Gantt atau Gantt Chart. Bagian ini adalah sejenis
grafik batang (Bar Chart) yang digunakan untuk menunjukan Tugas-tugas pada
Proyek serta Jadwal dan waktu pelaksanaannya, seperti waktu dimulainya tugas
tersebut dan juga batas waktu yang digunakan untuk menyelesaikan tugas yang
bersangkutan. Orang atau Departemen yang ditugaskan untuk menyelesaikan Tugas
dalam proyek juga harus dituliskan dalam Gantt Chart.

Beberapa sebutan lain untuk Gantt Chart diantaranya adalah Milestones Chart,
Project Bar Chart dan juga activity chart. Gantt Chart yang dikembangkan oleh
Henry Laurence Gantt pada tahun 1910 ini pada dasarnya adalah suatu gambaran
atas perencanan, penjadwalan dan pemantauan (monitoring) kemajuan setiap
kegiatan atau aktivitas pada suatu proyek.

Gantt Chart merupakan salah satu alat yang sangat bermanfaat dalam
merencanakan penjadwalan dan memantau kegiatan pada suatu
proyek, mengkomunikasikan kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan dan juga
status pelaksanaannya. Dalam Gantt Chart juga dapat dilihat urutan kegiatan
ataupun tugas yang harus dilakukan berdasarkan prioritas waktu yang ditentukan.

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id 6/
16
Cara Membuat Gantt Chart

Gantt Chart merupakan grafik yang sederhana, Cara membuatnya juga cukup mudah.
Berikut ini adalah langkah-langkah dalam membuat Gantt Chart serta cara penggunaannya.

1. Mengidentifikasikan Tugas
▪ Mengidentifikasikan Tugas yang perlu diselesaikan pada Proyek
▪ Menentukan Milestone (bagian pekerjaan dari suatu tugas) dengan menggunakan
Brainstorming ataupun Flow chart.
▪ Mengidentifikasikan waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu tugas.
▪ Mengidentifikasikan urutan pekerjaan ataupun tugas yang akan dikerjakan. Seperti
Tugas yang harus diselesaikan sebelum memulai suatu tugas yang baru ataupun
tugas-tugas apa yang harus dilakukan secara bersamaan (Simultan).

2. Menggambarkan Sumbu Horizontal

Gambarkan sumbu horizontal untuk waktu pelaksanaannya (dapat diletakan diatas atau
dibawah halaman). Tandai dengan skala waktu yang sesuai (bisa dalam harian maupun
mingguan).

3. Menuliskan Tugas ataupun Bagian Pekerjaan

Tuliskan Tugas atau bagian pekerjaan (milestone) yang akan dikerjakan berdasarkan
urutan waktu pada bagian kiri. Gambarkan Diagram Batang (Bar Graph) untuk
menunjukan rentang waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas yang bersangkutan.
Gambarkan kotak dari kiri dimana waktu Tugas tersebut dimulai sampai pada waktu
tugas yang bersangkutan berakhir. Jika diperlukan presentasi kepada Manajemen
perusahaan, gambarkan bentuk Intan (Diamond) pada tanggalnya. Gambarkan tepinya
saja dan kotak tersebut jangan diisi.

4. Melakukan Pemeriksaan kembali

Lakukan pemeriksaan kembali, apakah semua tugas atau bagian pekerjaan untuk Proyek
tersebut sudah tertulis semuanya ke dalam Gantt Chart.

Menggunakan Gantt Chart

1. Saat Proyek sedang berlangsung, isikan gambar Intan (Diamond) ataupun Grafik
Batang pada Gantt Chart untuk menunjukan bahwa tugas yang bersangkutan telah
diselesaikan. Jika ada tugas masih berlangsung (in progress), estimasikan kemajuan
tugas yang bersangkutan dan isikan grafik batang sesuai dengan kemajuan tersebut.
2. Letakkan tanda vertical untuk menunjukan sejauh mana Proyek ini sedang
berlangsung.

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id 7/
16
 Gambar 3. Gantt Chart

Dari Gantt Chart diatas dapat dilihat bahwa proyek telah berlangsung di minggu ke 6
(tanda panah kuning). Semua tugas yang terdapat didalam Gantt Chart telah dikerjakan
sesuai dengan Jadwalnya.

Gantt Chart ini merupakan salah satu alat (tools) untuk melakukan perencanaan Proyek
(Project Planning) dan juga sebagai alat untuk memantau perkembangan proyek .

Memperkirakan Biaya
Demi alasan kepraktisan, perkiraan biaya sering kali dibuat pada tingkat agregat yang
menggabuagkan beberapa paket pekerjaan menjadi satu. Sumber daya yang digunakan
pada masing-masing paket pekerjaan dikendalikan dalam hal kuantitas fisiknya, bukan
dalam bentuk biaya, sehingga membuat perkiraan biaya bagi setiap paket pekerjaan
tidak akan banyak memberikan manfaat.

Dalam memperkirakan biaya, dua macam ketidaktahuan yang harus pertimbangkan.

1. Ketidaktahuan yang diketahui adalah perkiraan biaya untuk aktivitas-aktivitas
yang telah diketahui akan terjadi, misalnya menggali fondasi untuk rumah. Sifat
pekerjaannya diketahui; dan biayanya, walaupun tidak diketahui, sering kali dapat
ditaksir dalam batas-batas yang layak berdasarkan pengalaman masa lalu.
2. Ketidak tahuan yang tidak diketahui. Untuk kegiatan ini, penaksir tidak tahu
bahwa ini akan terjadi, dan oleh karenanya, tidak mungkin dapat memperkirakan
biayanya. Penghentian pekerjaan, kerusakan karena badai atau banjir, tertundanya
penerimaan bahan baku, kecelakaan, gagainya pengawas dari pihak pemerintah
untuk bertindak secara tepat waktu, merupakan contoh-contoh kejadian ini.

Penyiapan Anggaran Pengendalian

Anggaran pengendalian dipersiapkan mendekati awal pekerjaan, memberikan, waktu
yang hanya cukup untuk meminta persetujuan oleh pengambil keputusan sebelum
komitmen dari biaya. Memperlambat penyiapan pengendalian anggaran sampai

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id 8/
16
 kepada hanya pekerjaan akan dimulai, memastikan bahwa anggaran pengendarian
memakai informasi sekarang ini tentang cakupan dan jadwal, hasil analisis biaya, dan
data sekarang tentang tingkat gaji, harga-harga baharr, dan variabel lainnya

Aktivitas Perencanaan yang Lain

Satu perangkat aktivitas berhubungan dengan seleksi dan pengorganisasian personel.
Setelah personel mulai bekerja, mereka akan saling mengenal satu sama lain dan
menemukan di mana mereka cocok ditempatkan. di dalam,organisasi proyek, mereka
belajar tentang apa yang diharapkan dari mereka. Informasi yang dipelajari dan
harapan yang dikembangkan selama tahap ini merupakan bagian dari ikrim
pengendalian, dan mereka dapat mempunyai dampak yang besar pada keberhasilan
penyelesaian proyek.

4. Pelaksanaan Proyek

Pada akhir proses perencanaan proyek, bagi kebanyakan proyek akan terdapat
spesifikasi paket pekerjaan, jadwal, dan anggaran; begitu pula, manajer yang
bertanggung jawab atas setiap paket pekerjaan .yang teridentifikasi.

Pada dasarnya baik sponsor maupun manajer proye menaruh perhatian kepada
pertanyaan :
1. Apakah proyek akan selesai sesuai dengan tanggal penyelesaian yang telah
dijadwalkan?
2. Apakah penyelesaian pekerjaan akan memenuhi spesifikasi yang ditetapkan?
3. Apakah pekerjaan akan dilaksanakan di dalam perikaan biaya yang telah
ditentukan?

Hakikat Laporan

Para manajer memerlukan:

1. Laporan kendala melaporkan baik masalah yang sudah terjadi (seperti
keterlambatan yang disebabkan oleh sejumlah sebab-sebab yang memungkinkan)
dan masalah di kemudian hari yang sudah diantisipasi.
2. Laporan kemajuan (progress report) mernbandingkan jadwal aktual dan biaya
dengan jadwal yang direncanakan dan biaya-biaya bagi pekerjaan yang telah selesai
dan mereka memuat perbandingan yang sama untuk aktivitas overhead yang tidak
langsung terkait dengan pekerjaan.
3. Laporan keuangan (financial report) adalah laporan yang akurat dari biaya proyek
yang harus disiapkan sebagai basis untuk pembayaran tiap termin kemajuan
pekerjaan jika itu merupakan kontrak penggantian biaya; dan mereka biasanya
diperlukan sebagai dasar pencatatan ayat-ayat akuntansi keuangan untuk kontrak
harga tetap.

• Kuantitas Laporan
Untuk memastikan bahwa semria kebutuhan akan informasi telah terpenuhi,
akuntan manajemen kadang-kadang membuat lebih dari jumlah optimum yang
dibutuhkan dari laporan. Laporan yang tidak diperlukan atau informasi tambahan

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id 9/
16
 yang terdapat di dalam laporan, menimbulkan biaya tambahan dalam penyusunan
dan pengiriman informasi.

• Persentase Penyelesaian
Jika persentase penyelesaian tidak dapat ditentukan dari data kuantitatif manajer
akan mengandalkan observasi pribadi, pertemuan-pertemuan dan sumber-sumber
informal yang lain sebagai dasar untuk menilai kemajuan.

• Merangkum Kemajuan
Pembayaran termin kemajuan pekerjaan acapkali dilakukan ketika milestone yang
ditentukan telah dicapai. Jadi sistem biasanya memiliki beberapa metode
pengumpulan tiap-tiap paket pekerjaan, yang memberikan pengukuran keseluruhan
atas pencapaian.

• Daftar Perbaikan
Mendekati akhir proyek konstruksi, sponsor menyiapkan daftar butir-butir
pekerjaan yang masih harus diselesaikan, termasuk kelemahan yang perlu
diperbalki. Pembayaran termin yang telah dilakukan selama pelaksanaan proyek
biasanya lebih kecil daripada biaya ditambah dengan laba sampai dengan hari ini,
sehingga dapat menjadi pengaman dalam kasus seperti ini.

Penggunaan Laporan

• Laporan Kendala
Para manajer banyak menggunakan waktunya untuk menghadapi laporan kendala.
manajer harus memutuskan masalah mana yang akan mendapat perhatian
pribadinya, yang mana yang akan didelegasikan kepada orang lain, dan yang mana
akan diabaikannya dengan asumsi bahwa personel yang mengoperasikan akan
mengambil tindakan korektif yang diperlukan.

• Laporan Kemajuan
Pendekatan untuk menganalisis laporan kemajuan adalah sesuatu yang telah dikenal
sebagai “pengelolaan dengan pengecualian.” Jika kemajuan pada suatu bidang
tertentu adalah memuaskan, maka tidak perlu diberikan perhatian atas bidang itu
kecuali untuk mengucapkan selamat kepada orang yang bertanggung jawab)

• Biaya untuk menyelesaikan

Dalam laporan kemajuan mereka, beberapa organisasi membandingkan biaya
aktual yang terjadi sampai saai ini dengan biaya anggaran atas pekerjaan yang telah
dilakukan sampai saat ini. Organisasi yang lain melaporkan estimasi saat ini dari
total biaya untuk keseluruhan proyek, dibandingkan dengan biaya yang
dianggarkan untuk keseluruhan proyek tersebut. Jenis laporan yang terakhir
disebutkan adalah cara yang berguna untuk memperlihatkan bagaimana proyek
diharapkan akan selesai, asarkan estimasi biaya untuk menyelesaikannya dihitung
dengan benar.

Sumber lnformasi lnformal

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id 10 /
16
 Karena laporan tertulis bersifat berwujud, penjelasan sistem pengendalian manaiemen
cenderung dipusatkan kepada mereka. Manajer mempelajari adanya potensi masalah
dan keadaan-keadaan yang dapat menyebabkan kemajuan aktual yang menyimpang
dari rencana sebelumnya, manajer juga memahami signifikansi dari laporan formal,
karena laporan-laporan ini mungkin tidak menguraikan kejadian-kejadian penting
yang mempengaruhi kinerja aktual.

Revisi
Jika sebuah proyek ternyata kompleks atau memakan waktu yang panjang, terdapat
kemuingkinan besar bahwa rencana yang dibuat tidak dipenuhi satu atau lebih dari
ketiga aspeknya: ruang lingkup, jadwal, atau biaya. Kejadian yang umum adalah
ditemukan kemungkinan terjadinya kelebihan biaya-yaitu biaya aktual yang
melampaui biaya menurut anggaran. Jika hal ini terjadi, sponsor dapat memutuskan
untuk menerima kelebihan.dan melanjutkan proyek sebagaimana awalnya
direncanakan, memutuskan untuk mengurangi ruang lingkup proyek dengan tujuan
untuk mendapatkan hasil akhir yang masih berada di dalam pembatasan biaya awalnya,
atau memutuskan untuk mengganti manajer proyek jika sponsor menyimpulkan bahwa
kelebihan biaya tersebut adalah tidak dibenarkan.

Audit atas Proyek

Di banyak proyek, audit atas mutu harus dilaksanakan pada saat pekerjaan sedang
dikerjakan. Jika pekerjaan tertunda, pekeiaan yang salah pada tiap paket pekerjaan
dapat disembunyikani mereka ditutupi oleh pekeriaan berikutnya. Pada umumnya,
audit yang dilakukan sembari proyek berjalan, adalah lebih disukai ia dapat
mengungkapkan potensi kesalahanyang dapat dikoreksi sebelum mereka menjadi
serius. Namun demikian, para auditor proyek sebaiknya tidak menggunakan waktu
dari mereka yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan secara
berlebihan.

5. Evaluasi Proyek

Evaluasi Kinerja
Evaluasi kinerja dalam pelaksanaan proyek mempunyai dua aspek:
(1) Evaluasi terhadap manajemen proyek, dengan tujuan untuk membantu
pengambilan keputusan yang berhubungan dengan manajer proyek, termasuk
imbalan, promosi, kritik membangun, atau penugasan kembali.
(2) Evaluasi dari proses pengelolaan proyek, dengan tujuan untuk menemukan cara
yang lebih baik dalam pelaksanaan proyek berikutnya.

• Cost Overrun
Ketika biaya aktual melebihi biaya yang dianggarkan, maka dinyatakan terjadi cost
overrun.

• Peninjauan Kembali
Dengan melihat kembali ke belakang, biasanya akan dapat ditemukan keadaan-
keadaan di mana keputusan yang “benar” temyata tidak dilakukan. Meskipun
demikian, keputusan yang dibuat pada saat itu dapat wajar sepenuhnya. Contoh

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id 11 /
16
 manajemen yang buruk adalah kegagalan manajer untuk memperketat sistem
pengendalian yang memungkinkan terjadinya pencurian, tetapi ini lebih sullt untuk
dinilai karena pengendaiian ketat yang berlebihan dapat memperlambat kemajuan
proyek. Evaluasi dapat mengidentifikasi beberapa peraturan yang menghalangi
pelaksanaan proyek secara efisien.

Evaluasi hasil
Keberhasilan sebuah proyek tidak dapat dievaluasi sampai setelah berlalunya cukup
banyakwaktu Hal ini dapat membutuhkan waktu bertahun tahun. Kecuali jika
dampaknya dapat diukursecara khusus, evaluasi seperti ini mungkin tidak memiliki
manfaat untuk dilakukan.

Kriteria pemilihan dari proyek proyek yang hendak divaluasi:

1. Proyek tersebut seharusnya cukup penting untuk dapat membenarkan

dilakukannya pengeluaran dan usaha yang cukup banyak cralam sebuah evaluasi
formal.
2. Hasil yang di dapat biasanya harus dapat dikuantifisir
3. Akibat dari variabel yang tidak dapat diantisipasi harus diketahui, atau setidak
tidaknya yang mendekati, dan mereka seharusnya tidak menutupi dampak akibat
perubahan yang terjadi pada asumsi saat proyek disetujui.
4. Hasil dari evaluasi harus-mempunyai kesempatan yang baik untuk mengarah
kepada dilakukannya suatu tindakan

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id 12 /
16
C. Latihan

1. Apakah Anda setuju manajemen proyek adalah disiplin tersendiri yang hanya
digunakan oleh beberapa sektor industri tertentu?

A. Ya. Hanya sektor industri seperti konstruksi dan IT yang menggunakan manajemen
proyek.
B. Ya. Manajemen proyek membutuhkan banyak keterampilan matematika yang hanya
dapat ditangani oleh para insinyur.
C. Tidak. Meskipun tidak penting, menerapkan beberapa konsep manajemen proyek
merupakan tren.
D. Tidak. Manajemen proyek sekarang diadopsi oleh semua sektor industri untuk
proyek besar dan kecil, dan sangat penting untuk penyelesaian proyek yang sukses.

2. Tantangan terbesar bagi manajer proyek dalam manajemen tim adalah:

A. Sebagian besar anggota tim proyek ahli dalam bidang tertentu dan menganggap
manajer proyek tidak kompeten secara teknis.
B. Banyak anggota tim dipekerjakan berdasarkan kontrak dan sibuk mencari pekerjaan
lain menjelang akhir proyek.
C. Ada terlalu banyak saluran komunikasi baik di dalam maupun di luar tim.
D. Seringkali seorang manajer proyek harus mengelola tim tanpa wewenang formal.

3. Manakah dari faktor berikut yang pasti dapat membuat proyek gagal?

A. Tim proyek tidak memiliki keterampilan yang tidak memadai.

B. Tim proyek gagal berkomunikasi dan membangun hubungan kerja dengan pelanggan.
C. Pelanggan mengajukan banyak permintaan perubahan
D. Seorang anggota tim kunci ditarik dari proyek karena perubahan prioritas.

4. Kualitas, jadwal dan biaya adalah tiga tujuan penting dari setiap proyek. Manakah dari
pernyataan berikut yang benar?

A. Kepentingan relatif mereka dibandingkan satu sama lain bervariasi dari proyek ke
proyek dan harus diputuskan oleh pemangku kepentingan yang terlibat.
B. Kualitas sama pentingnya dengan jadwal dan biaya saat ini; meskipun di masa lalu
jadwal dan biaya lebih diutamakan daripada kualitas.
C. Mereka biasanya disebut kendala rangkap tiga kinerja proyek.
D. Kualitas adalah tujuan kinerja untuk pelanggan, sedangkan jadwal dan biaya adalah
tujuan kinerja untuk tim proyek.

5. Ketika sebuah proyek membutuhkan pengadaan peralatan atau layanan dari luar,
manajemen vendor merupakan tantangan serius bagi tim proyek karena:

A. Vendor dimotivasi oleh kepentingan pribadi.

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id 13 /
16
 B. Masalah kontrak melibatkan pengetahuan hukum yang merupakan subjek sulit bagi
kebanyakan tim proyek.
C. Vendor biasanya mengejar kepentingan yang berbeda dari tim proyek. Misalnya,
vendor lebih memperhatikan profitabilitas sedangkan tim proyek lebih
memperhatikan ketepatan waktu pengiriman proyek.
D.Vendor memberikan ancaman keamanan kepada tim proyek, karena informasi
kepemilikan perusahaan dapat dengan mudah bocor ke dunia luar.

D. Kunci Jawaban

1. D
2. D
3. B
4. A
5. C

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id 14 /
16
A. Daftar Pustaka

Anthony dan Govindarajan. (2004). Management Control systems. Chicago:

Irwin

Beam, Henry H. (1993). Strategy Formulation for General Managers.

Kendall/Hunt Publishing Company.

Charles, T. Hongren. (2004). Introduction to Management Accounting. New

Jersey: Prentice Hall, Englewood Cliffs.

Halim, Abdul, Cahyono, Ahmad dan Fukhri, M Husin. (2003). Sistem

Pengendalian Manajemen. UPP AMP YKPN.

Marciariello dan Kirby. (1994). Management Control Systems, Using Adaptive

Systems to Attain Control. New Jersey: Prentice Hall, Englewood Cliffs.

Alwi, Syafaruddin. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakarta:

BPFE Yogyakarta.

Mathis, Robert L., Jackson H. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia.

Salemba Empat, Jakarta.

Mondy, R.W. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi ke 10, PT. Gelora
Aksara Pratama: Penerbit Erlangga.

Simamora, Henry. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi ke 3,

Cetakakn ke-1 Yogyakarta, Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu
Ekonomi YKPN: Yogyakarta.

Wibowo.(2007). Manajemen Kinerja. PT Rajagrafindo Persada, Jakarta.

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id 15 /
16