Lindungi Aset Perpustakaan Anda dari Bencana

dengan Menyiapkan ”Disaster Preparedness Plan”

Oleh: B. Mustafa
Staf Perpustakaan IPB Bogor
mus@ipb.ac.id dan mustafa_smada@yahoo.com

Tidak ada mala petaka yang lebih parah daripada mala petaka yang sama
sekali tidak diantisipasi sebelumnya
(There is no greater disaster than not being prepared for a disaster)
Wim J. Th, National Library of the Netherlands

Abstrak:
Berbagai bentuk bencana dapat datang secara tiba-tiba tanpa disangka-sangka
sebelumnya. Ada bencana alam berupa gempa bumi, banjir, gunung meletus.
Ada bencana kebakaran, kerusuhan, ledakan bom atau sekedar ancaman bom.
Semua bencana ini dapat menimbulkan kerugian berat atau ringan terhadap aset
yang ada, termasuk aset yang dikoleksi oleh sebuah perpustakaan. Namun aset
yang paling berharga dan paling utama harus paling dulu diselamatkan tentulah
jiwa manusia. Di perpustakaan ada aset materi yang mudah digantikan. Namun
ada pula aset perpustakaan yang sulit, bahkan tidak dapat tergantikan lagi.
Persiapan menghadapi bencana perlu dilakukan, termasuk di perpustakaan.
Disaster Preparedness Plan, merupakan suatu rencana tertulis tentang persiapan
menghadapi kemungkinan timbulnya bencana. Persiapan ini bertujuan untuk
meminimalkan kerugian materi atau jiwa yang mungkin timbul. Berbagai cara
dapat dilakukan Perpustakaan Nasional RI (Perpusnas) untuk melestarikan
rekaman budaya bangsa, sebagaimana sudah dilakukan selama ini. Perpusnas
antara lain dapat berperan proaktif untuk membuat pedoman dan standar prosedur
persiapan menghadapi kemungkinan timbulnya bencana di Perpusnas. Pedoman
dan prosedur itu perlu disesuaikan jika akan diadopsi oleh perpustakaan di seluruh
Indonesia. Semua ini bertujuan untuk melindungi dan melestarikan khasanah
kekayaan budaya bangsa.

Katakunci:
Disaster preparedness plan, bencana alam, kebakaran, gempa bumi, aset
perpustakaan, panduan tertulis, penyelamatan aset, pelestarian, koleksi,
Perpustakaan Nasional.

H
ari Ahad, tanggal 26 Desember 2004, sekitar pukul 7 pagi. Pada saat banyak
orang sedang menikmati suasana liburan, termasuk penulis yang sedang asyik

1
berenang dan bermain air laut bersama keluarga di Pantai Pelabuhan Ratu Sukabumi,
gelombang Tsunami memporakporandakan sebagian kawasan di Nangroe Aceh
Darussalam (NAD). Termasuk yang rusak parah dalam bencana hebat tersebut adalah
Perpustakaan Daerah Provinsi NAD di Banda Aceh. Sampai beberapa minggu setelah
kejadian, kesibukan masih terfokus pada evakuasi dan penyelamatan jiwa manusia. Namun
sesungguhnya selain hilangnya ratusan ribu jiwa dan rusaknya semua infrastruktur, ternyata
ada pula bentuk kerugian lain yang tidak kalah menyedihkannya, yaitu rusaknya sejumlah
besar dokumen penting daerah yang bernilai sejarah koleksi Perpustakaan Daerah Provinsi
NAD. Setelah keadaan memungkinkan, sekitar 600 boks dokumen yang rusak parah
kemudian dikirim ke Jakarta untuk direstorasi. Namun masih banyak dokumen lain yang
sama sekali tidak dapat diselamatkan lagi. Sampai saat tulisan ini dibuat, seperempat dari
600 boks itu sudah dikembalikan ke NAD untuk digunakan lagi setelah direstorasi oleh
Perpustakaan Nasional RI berkat bantuan berbagai pihak.

Tanggal 4 Juni 2000. Gempa bumi dengan 7,3 skala Ritcher menghantam kawasan
Bengkulu. Banyak bangunan yang rusak berat dan rusak ringan, termasuk Perpustakaan
Universitas Bengkulu (UNIB), yang atapnya roboh. Keesokan harinya, sebelum atap
perpustakaan sempat diperbaiki, hujan mengguyur kampus UNIB. Akibatnya sekitar 2000
eksemplar buku rusak berat terguyur air hujan.

Hari Sabtu, Januari 1996. Banjir hebat melanda kawasan sekitar Jl. Gator Subroto Jakarta
Pusat, lokasi Perpustakaan PDII (Pusat Dokumentasi Informasi Ilmiah). Walau ada
beberapa petugas jaga, namun karena hari itu tepat hari libur pegawai dan sarana
komunikasi menggunakan HP untuk menghubungi staf PDII belum secanggih dan seumum
saat ini, sehingga akibat kekurangan tenaga untuk menyelamatkan buku dari serangan air,
maka banyak sekali buku-buku yang terletak di lantai dasar rusak terendam air. Beberapa
ratus eksemplar buku memang masih sempat diselamatkan diangkit ke lantai atas. Namun
sebagian lagi memerlukan perawatan yang serius agar buku-buku berharga itu dapat
diselamatkan.

2
Penghujung tahun 1995. Kebakaran melanda Perpustakaan Universitas Udayana (UNUD)
Denpasar. Sampai saat ini, walau telah mendatangkan ahli forensik dari Surabaya,
penyebab bencana ini belum diketahui. Akibatnya ribuan eksemplar buku teks dan rujukan
pelajaran mahasiswa UNUD hangus terbakar oleh si jago merah. Angka tepat jumlah dan
jenis buku yang rusak tidak diketahui, karena pihak Perpustakaan UNUD belum pernah
melakukan kegiatan stock-opname sebelumnya untuk mengetahui kondisi koleksi mereka.

Tahun 1986. Ketika Perpustakaan IPB pindah ke gedung baru di Kampus Darmaga Bogor,
dilakukan kegiatan stock-opname total. Dari kegiatan pengecekan koleksi itu, diketahui
bahwa sekitar 900 eksemplar buku koleksi perpustakaan telah hilang. Kemungkinan besar
diambil secara ilegal oleh orang-orang yang tidak bertanggungjawab. Terbukti kemudian
bahwa sebagian buku-buku yang hilang itu, ditemukan di warung-warung loakan penjual
buku-buku bekas di sekitar emperan Stasion Kereta Bogor. Walaupun pelaku pencurian
buku berusaha menghilangkan jejak pemilikan buku, namun stempel Perpustakaan IPB
masih tampak pada buku-buku curian yang dijual dengan harga murah itu. Kejadian seperti
ini memang bukan murni bencana, melainkan akibat tindakan tidak bermoral seseorang dan
karena terbukanya kesempatan, sehingga terjadinya pencurian, namun tetap berakibat
hilangnya aset perpustakaan.

Baru-baru ini, seorang siswa di Bekasi nekad membakar sekolahnya karena tidak lulus
Ujian Akhir Nasional (UAN) 2006. Hampir saja api membakar habis seluruh bangunan dan
fasilitas sekolah, termasuk perpustakaan, jika petugas pemadam kebakaran bekerja sama
dengan masyarakat dan guru-guru tidak sigap memadamkan api.

Enam ilustrasi diatas menggambarkan sebagian kejadian yang mungkin saja dapat menimpa
perpustakaan yang kita kelola. Pada akhirnya kejadian atau bencana seperti itu akan
mengakibatkan kerusakan atau kehilangan aset perpustakaan dan mengancam kelestarian
koleksi yang berharga.

3
Indonesia, Negeri dengan Beragam Bencana

Catatan dari Direktorat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi (DVMBG) Departemen
Energi dan Sumberdaya Mineral, ada 28 wilayah di Indonesia yang dinyatakan rawan
gempa dan Tsunami. Belum lagi jenis bencana bentuk lain seperti kekeringan yang dapat
menimbulkan kebakaran dan kelaparan, bencana gunung meletus, banjir dan sebagainya.
Misalnya bencana gempa bumi rawan terjadi di sepanjang kawasan barat pulau Sumatera;
bencana banjir sering terjadi di daerah Jawa Tengah; kekeringan kerap melanda di Nusa
Tenggara Timur atau ancaman bencana gunung meletus pada beberapa gunung yang masih
aktif di Indonesia. Bahkan Ibukota Jakarta, lokasi dimana Perpustakaan Nasional RI
(Perpusnas) berada, yang menampung banyak koleksi dokumen dan literatur penting yang
tidak ternilai bagi pelestarian khsanah budaya bangsa, tercatat sebagai kawasan yang
paling sering terjadi bencana kebakaran. Suharjono, seorang pemerhati masalah perkotaan,
mengutip data paling mutakhir yang didapat, di DKI rata-rata terjadi 653 kebakaran setiap
tahun. Ini berarti setiap hari di DKI rata-rata terjadi lebih dari satu kali kebakaran.

Kita amati betapa beragam bentuk bencana bertubi-tubi secara beruntun menimpa negeri
tercinta akhir-akhir ini. Masih segar dalam ingatan kita gempa tektonik dengan 5,9 skala
Ritcher yang memporakporandakan kehidupan sebagian masyarakat di kawasan Jawa
Tengah dan Yogyakarta. Bahkan di daerah Yogyakarta dan sekitarnya, di tengah-tengah
musibah gempa bumi itu, masyarakat masih dihantui oleh ancaman ledakan Gunung
Merapi.

Pada waktu yang hampir bersamaan ada banjir bandang di daerah Sulawesi Selatan dan
Gorontalo, serta sebagian kawasan di Kalimantan, luapan lumpur panas di Porong Sidoarjo
Jawa Timur, kemudian gempa bumi dengan skala kecil menakutkan masyarakat Lampung,
serta berbagai bencana yang silih berganti menerpa bumi pertiwi. Pada musim kemarau
kejadian kebakaran sangat sering terjadi di Indonesia, bahkan di tengah-tengah kota besar.

4
Belum lagi akhir-akhir ini begitu sering terjadi huru-hara dan kerusuhan, termasuk adanya
ledakan bom. Semua bencana itu jika menimpa perpustakaan berpotensi untuk merusak aset
yang ada di perpustakaan dan kemungkinan akan mengancam pelestarian budaya bangsa.

Kerusakan Aset Perpustakaan

Dalam konteks pembahasan tulisan ini, bencana alam atau kejadian tersebut akan ditinjau
dari segi kerusakan dan penyelamatan terhadap aset perpustakaan untuk menghidari
ancaman tehadap pelestarian budaya bangsa yang sudah terekam dan tercatat. Seperti
diketahui bersama, aset perpustakaan yang paling utama adalah koleksi dokumen dan
informasi yang dimiliki perpustakaan. Selain koleksi dokumen dan informasi,
perpustakaan tentu saja menyimpan aset lain seperti barang-barang inventaris, hardware,
software bahkan data. Namun tentu saja yang paling utama adalah jiwa manusia atau
petugas perpustakaan dan para pengguna yang sedang memanfaatkan layanan
perpustakaan.

Ditinjau dari kerusakan aset perpustakaan, terutama hilang atau hancurnya aset utama
perpustakaan berupa koleksi dokumen, ada aset yang mudah digantikan, ada aset yang sulit
digantikan dan ada pula yang tidak mungkin tergantikan lagi. Ini berarti semata-mata
jumlah dokumen yang hilang atau rusak bukanlah ukuran besarnya bencana yang menimpa
aset perpustakaan. Hilang atau rusaknya buku dalam jumlah banyak tetapi mudah
digantikan, ”masih lebih baik” dari pada jumlah yang hilang atau rusak berat hanya satu
dokumen, tetapi dokumen itu tidak mungkin tergantikan lagi.

Pada kebakaran yang menimpa Perpustakaan UNUD. Hampir semua koleksi yang terbakar
masih dapat digantikan lagi dengan dokumen sama yang lebih baru. Dalam waktu tidak
lama setelah kejadian, berkat bantuan berbagai pihak, mahasiswa dapat kembali belajar
seperti semula sebelum terjadi kebakaran tanpa gangguan yang berarti. Jadi tidak semua
kerusakan atau kehilangan koleksi perpustakaan adalah bencana. Demikian pula halnya
bencana kehilangan buku yang terjadi di Perpustakaan IPB Bogor dan hancurnya sebagian
koleksi Perpustakaan UNIB karena terguyur hujan. Namun pada bencana Tsunami yang

5
menghancurkan sebagian koleksi arsip dan dokumen daerah NAD di Perpustakaan Daerah
Provinsi NAD, banyak dokumen dan arsip yang rusak berat dan sangat sulit direstorasi
dengan baik, sedangkan dokumen itu sangat diperlukan dan tidak dapat tergantikan lagi.
Masyarakat provinsi NAD khususnya dan masyarakat Indonesia pada umumnya tentu
kehilangan informasi penting yang tidak tergantikan. Jika perpustakaan kehilangan satu
buku saja, karena dicuri oleh seseorang, dan buku itu sangat berharga dan sangat sulit atau
tidak mungkin tergantikan lagi, maka kejadian ini sesungguhnya dapat dikategorikan
sebagai bencana bagi perpustakaan dan masyarakat. Di luar negeri, beberapa aset
perpustakaan sudah mulai diasuransikan. Cara seperti ini tentu saja suatu saat dapat pula
diterapkan di Indonesia. Walaupun, seperti dibahas diatas, ada aset tertentu di perpustakaan
yang tidak mungkin dapat digantikan oleh pihak asuransi dalam bentuk yang persis sama
dengan aset yang rusak tersebut.

Bencana Kebakaran

Beragam bencana dan peristiwa yang dapat terjadi di perpustakaan. Sebut misalnya
bencana kebakaran, banjir, gempa bumi, gunung meletus, kerusuhan, ledakan bom atau
sekedar ancaman bom. Namun yang akan dibahas secara rinci dalam tulisan ini adalah
bencana kebakaran. Hal ini karena bencana kebakaranlah yang paling potensial dapat
melanda hampir semua jenis perpustakaan, dimana pun berada, bagaimanapun ukuran
gedung dan koleksinya. Selain itu, bencana kebakaran akan mengakibatkan kerusakan
dokumen yang sangat parah dibandingkan dengan bentuk bencana lain.

Bencana kebakaran adalah bencana yang paling potensial mungkin terjadi pada
perpustakaan. Kebakaran, menurut Dinas Kebakaran Pemda Provinsi DKI, adalah suatu
peristiwa terjadinya pembakaran yang sifatnya selalu merugikan dan sulit untuk
dikendalikan. Sekecil apapun bila terjadi api yang merugikan dapat dikategorikan sebagai
kebakaran. Oleh karena itu mencegah kebakaran adalah suatu hal yang penting dari pada
usaha memadamkannya.

6
Dalam teknik tentang penanggulangan bahaya kebakaran dikenal istilah segitiga api.
Segitiga api adalah unsur yang perlu ada untuk terjadinya kebakaran. Unsur segitiga api
adalah: bahan yang mudah terbakar, oksigen dan udara panas. Ketiga unsur ini harus
ada untuk terjadinya kebakaran. Salah satu unsur tidak ada, maka kebakaran tidak akan
terjadi.

Berikut antara lain beberapa penyebab terjadinya bencana kebakaran di perpustakaan:

• Hubungan pendek arus pada instalasi listrik dalam suatu bangunan.
• Sambaran petir yang mengenai bahan mudah terbakar.
• Gempa bumi dapat menjadi sebab awal terjadinya kobaran api.
• Keteledoran orang, baik pengguna perpustakaan maupun petugas perpustakaan.
• Karena kesengajaan atau sabotase seseorang karena berbagai sebab.
• Karena adanya kompor, tabung gas atau bahkan tabung dispenser yang meledak.
• Dan sebagainya.

Bencana kebakaran sangat berkaitan dengan kondisi bangunan, isi yaitu bahan atau
peralatan yang ada dalam bangunan, serta kegiatan yang terjadi dalam bangunan tersebut.
Bangunan menurut fungsinya dikelompokkan menjadi:
a. Bangunan umum dan perkantoran (termasuk bangunan perpustakaan)
b. Bangunan industri
c. Bangunan campuran

Khusus untuk daerah ibukota berdasarkan PERDA DKI No. 3 tahun 1992, bangunan
menurut tingginya dibagi menjadi tiga kelompok:
a. Bangunan rendah, yaitu bangunan yang memiliki ketinggian sampai dengan 14
meter.
b. Bangunan menengah, yaitu bangunan yang memiliki ketinggian lebih dari 14 meter
sampai 40 meter.
c. Bangunan tinggi, yaitu bangunan yang memiliki ketinggian melebihi 40 meter.

Potensi bahaya kebakaran di masing-masing peruntukan bangunan memiliki ancaman

bahaya yang berbeda-beda. Sedangkan tingkat ancaman bahaya kebakaran dapat dibedakan
menjadi:
a. Bahaya kebakaran ringan, jika kebakaran misalnya terjadi pada gedung-gedung
perkantoran umum termasuk perpustakaan.
b. Bahaya kebakaran sedang, jika kebakaran terjadi pada gedung-gedung pabrik,
terutama pabrik yang menyimpan bahan-bahan mudah terbakar dalam jumlah
banyak.

7
 c. Bahaya kebakaran berat, jika kebakaran terjadi pada kilang-kilang atau
pertambangan minyak, karena memang pada lokasi ini terdapat bahan sangat mudah
terbakar dalam jumlah yang sangat banyak.

Tingkat ancaman bahaya kebakaran perlu diketahui dan ditentukan sebelumnya untuk
menjadi dasar perencanaan sistem proteksi kebakaran. Pengetahuan ini penting agar
supaya bila terjadi kebakaran dapat diantisipasi oleh sistem sehingga kerugian dapat
ditekan seminimal mungkin. Namun dari semua sistem keamanan, prioritas selalu
difokuskan kepada keselamatan manusia.

Problema yang dihadapi pada bangunan-bangunan tinggi atau perpustakaan besar dan
bertingkat pada saat terjadi kebakaran adalah:
a. Terdapat banyak orang, baik petugas maupun pengguna perpustakaan yang sedang
mencari informasi atau sedang belajar.
b. Padat teknologi. Biasanya pada perpustakaan modern, banyak digunakan peralatan
yang modern, terutama peralatan elektronik.
c. Potensi bahaya tinggi. Hal ini dapat menyangkut sambaran petir, gempa bumi,
kebakaran, terperangkap di dalam lift dsb.
d. Fenomena ancaman bom. Biasanya bangunan besar menjadi sasaran ancaman bom
oleh pelaku teror.

Penyiapan Bangunan Menghadapi Bahaya Kebakaran

Agar kerugian dapat ditekan seminimal mungkin, perlu dilakukan persiapan menghadapi
bencana, terutama terhadap bencana kebakaran. Potensi ancaman kebakaran, didasarkan
pada fenomena segi tiga api (bahan mudah terbakar, oksigen dan udara panas) seperti
telah disinggung sebelumnya. Untuk itu ada yang dikenal sebagai sistem proteksi aktif
dan sistem proteksi pasif.

a. Sistem proteksi aktif, meliputi penyediaan alat pemadam api ringan (APAR),
alarm kebakaran otomatis, instalasi hidran kebakaran, instalasi pemercik air atau
springkle.
b. Sistem proteksi pasif, meliputi pembuatan kompartemensi (dinding-dinding atau
sekat tahan api), tempat berhimpun (master point atau refugee-floor), isolasi zona
kebakaran, sistem evakuasi manusia (kemana meloloskan diri dan bagaimana
caranya)

8
Agar sistem kontrol terhadap bencana kebakaran, perlu diterapkan manajemen keselamatan
kebakaran, yaitu meliputi:
• Penyiapan tenaga BALAKAR (Barisan Sukarela Kebakaran)
• Pemeliharaan peralatan pemadam kebakaran
• Pemeriksaaan secara rutin dan berkala terhadap semua peralatan pemadam
kebakaran
• Latihan pemadaman kebakaran dan latihan proses evakuasi.

Sesungguhnya di negara-negara maju, keterlibatan dinas kebakaran dalam pengendalian

kebakaran bangunan sangat proaktif. Namun di Indonesia, hal ini belum menjadi peraturan.
Di negara maju, dinas pemadam kebakaran sudah dilibatkan dalam:
a. Pengendalian pada bangunan baru:
• Tahap perencanaan bangunan (Saat pengajuan IMB)
• Tahap pelaksanaan bangunan (Apakah sesuai IMB)
• Tahap penggunaan bangunan (Uji coba peralatan)

b. Pengendalian pada bangunan lama:

• Program pemeriksaaan kondisi dan peralatan keselamatan secara berkala dan
rutin
• Pemeriksaan sewaktu-waktu untuk memeriksa kesigapan.

Rencana Tertulis Persiapan Menghadapi Bencana di Perpustakaan

Perpustakaan perlu membuat semacam perencanaan tertulis mengenai kesiapan

menghadapi berbagai macam bencana, terutama bencana kebakaran. Rencana tertulis
kesiapan menghadapi bencana itu dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah Disaster
Preparedness Plan (Perencanaan Menghadapi Bencana).

Tujuan rencana tertulis menghadapi bencana adalah untuk memelihara kontrol sebesar-
besarnya pada saat terjadinya bencana. Rencana tertulis seperti itu sesungguhnya
mempunyai pula efek pencegahan karena akan mendorong orang-orang selalu ingat akan
keselamatan dan keamanan.

Panduan tertulis yang disusun secara sistematis memungkinkan kita bertindak efisien dan
cepat terhadap bencana, meminimalkan bahaya terhadap jiwa, kerusakan pada koleksi dan
bangunan serta infrastruktur. Rencana seperti itu harus pula mencakup tindakan preventif

9
dan pemulihan selain tindakan responsif kuratif. Panduan itu harus memuat langkah-
langkah jika terjadi bencana serta petunjuk tentang bantuan dan kebutuhan yang diperlukan.
Sesungguhnya keberadaan panduan tertulis itu, tidak serta-merta membuat kita aman.
Dalam kondisi panik dan kacau, prosedur dan petunjuk-petunjuk sering terlupakan. Karena
itulah sangat diperlukan latihan secara berkala, untuk membiasakan diri tetap bertindak
efektif sesuai dengan standar prosedur yang ada pada panduan dalam kondisi panik dan
kacau sekalipun.

Informasi lengkap mengenai bagaimana membuat dan rincian panduan Disaster

Preparedness Plan dapat dengan mudah ditelusur dan didownload melalui mesin pencari di
internet, misalnya melalui Google, menggunakan frase Disaster Preparedness Plan.
Penelusuran dapat dipertajam dengan menambahkan istilah “Library”. Beragam panduan
menghadapi berbagai macam bencana dengan lengkap diuraikan. Ada informasi tentang
persiapan menghadapi bencana pada umumnya, ada rencana atau panduan menghadapi
beragam bencana yang mungkin terjadi di perpustakaan. Mulai dari fase sebelum terjadi
bencana, saat terjadi bencana hingga tahap pemulihan setelah terjadinya bencana.

Perencanaan menghadapi bencana terdiri atas beberapa fase:

a. Prevention atau pencegahan. Ini mencakup berbagai kegiatan prosedur atau
peralatan yang dipersiapkan untuk mencegah terjadinya bencana kebakaran.
Misalnya himbauan-himbauan kepada semua orang agar tidak membuang puntung
rokok secara sembarang.
b. Preparedness atau persiapan menghadapi jika terjadi bencana. Ini menyangkut
berbagai kegiatan atau program dan sistem yang diterapkan sebelum terjadi keadaan
darurat, tetapi secara rutin dan berkala latihan dilakukan seakan-akan sudah terjadi
kebakaran. Masih ingat film ”Kindergarden Cop” yang diperankan oleh Arnold
Schwarzenegger, seorang detektif yang menyamar sebagai guru TK. Sang
Polisi/Guru suatu hari memimpin anak-anak TK melakukan latihan evakuasi dari
bencana kebakaran. Suatu saat bencana kebakaran benar-benar terjadi, yang
disebabkan oleh seorang penjahat yang memang sudah lama dikejar-kejar oleh

10
 Arnold. Berkat latihan yang pernah dilakukan semua anak TK dapat terselamatkan
dengan baik.
c. Response. Ini menyangkut aktifitas yang sesungguhnya dilakukan jika benar-benar
sudah terjadi bencana kebakaran. Misalnya segera menghubungi pihak-pihak
tertentu. Dinas pemadam kebakaran, polisi, pihak jajaran pimpinan,
penanggungjawab unit-unit tertentu di sekitar lokasi bencana kebakaran, dsb.
d. Recovery atau pemulihan kembali. Ini mencakup kegiatan atau bantuan jangka
panjang untuk memulihkan kembali sistem yang lumpuh atau terganggu akibat
adanya bencana kebakaran. Misalnya membangun kembali bagian-bagian gedung
yang rusak, memperbaiki dokumen atau sistem yang rusak, menyalin kembali atau
mengedit data yang rusak atau menginput ulang data yang hilang, mengadakan
peralatan pengganti dsb.

Beberapa hal yang perlu dimasukkan dalam rencana persiapan menghadapi bencana
kebakaran mencakup:
• Membuat daftar alamat dan nomor telpon orang-orang atau pihak-pihak tertentu
yang perlu dikontak jika terjadi bencana, baik internal maupun eksternal, misalnya
kantor dinas pemadamam kebakaran, polisi, gangguan listrik dan sebagainya.
• Membuat daftar alamat dan nomor telpon pemasok bahan dan alat yang diperlukan.
• Membuat daftar item prioritas yang ada dalam koleksi yang perlu segera
diselamatkan.
• Membuat panduan atau petunjuk dan instruksi serta peta evakuasi dan
membebaskan diri dari bencana bagi orang-orang yang ada dalam gedung. Instruksi
dan peta evakuasi ini perlu dipajang secara jelas, agar setiap orang yang ada dalam
perpustakaan mudah membacanya.
• Membuat peta petunjuk rute meloloskan diri dari bencana.
• Penyediaan tangga darurat, sebaiknya di sisi bagian sebelah luar gedung.
• Menyediakan fasilitas pemadam kebakaran, yang secara rutin diperiksa kesiapan
fungsinya.
• Membuat petunjuk dan instruksi kepada staf yang akan melakukan kegiatan
mengendalikan bencana kebakaran.
• Membuat prosedur sistem darurat.
• Ada tanggungjawab bertingkat dari level atas sampai ke bawah
• Ada kerjasama antar unit atau instansi
• Analisis resiko mendasari pengembangan perencanaan bencana.
• Secara berkala ada pelatihan.
• Ada anggaran yang tetap.
• Semua orang yang terlibat harus profesional

11
 • Pihak legislatif atau penentu kebijakan terutama anggaran perlu selalu mengawasi
sistem.
• Prioritas pertama adalah keselamatan jiwa manusia. Bangunan atau barang berharga
lainnya nomor dua.
• Dan sebagainya.

Kesalahan yang selama ini sering terjadi dalam menyusun rencana penanggulangan
bencana adalah:
• Perencanaan menghadapi bencana biasanya hanya diserahkan pada unit tertentu
(unit pemeliharaan saja), padahal tanggungjawab mengenai hal ini seharusnya
dipikul oleh semua unit. Akibatnya unit-unit lain yang tidak merasa
bertanggungjawab langsung merasa acuh tak acuh saja pada tugas penting ini,
karena merasa bukan tanggungjawab mereka.
• Tanggungjawab terhadap tugas ini biasanya hanya diserahkan pada staf yang
sebenarnya kurang kompeten, karena jarang atau tidak pernah mengikuti latihan
khusus.

Peranan Perpustakaan Nasional RI

Perpustakaan Nasional RI (Perpusnas), seperti yang dikutip dari situs resminya di

www.pnri.go.id, mempunyai visi: ”Pemberdayaan potensi perpustakaan dalam
meningkatkan kualitas kehidupan bangsa.” Sedangkan salah satu misinya adalah:
”Melestarikan bahan pustaka (karya cetak dan karya rekam) sebagai hasil budaya
bangsa”, dan salah satu wewenangnya adalah: ”Merumuskan dan melaksanakan
kebijakan pelestarian pustaka budaya bangsa dalam mewujudkan koleksi deposit
nasional dan pemanfaatannya.” Untuk melaksanakan visi, misi dan wewenang itu,
berbagai cara dapat dilakukan Perpusnas. Seperti yang telah dilakukan selama ini, yaitu
menjadi pusat deposit bagi karya-tulis dan karya rekam bangsa; sebagai pusat preservasi
dan konservasi khasanah bangsa. Namun Perpusnas dapat pula berperan proaktif dalam
menyusun pedoman sistem penanggulangan bencana. Perpusnas dapat membuat pedoman
dan standar perencanaan penanggulangan bencana. Pedoman tersebut, selain dapat
diterapkan secara efektif dan efisien untuk kondisi Perpusnas, tentu saja harus berlaku
secara umum. Namun masing-masing perpustakaan yang ingin mengadopsinya dapat
melakukan penyesuaian lokal seperlunya. Semua ini pada akhirnya bertujuan melindungi
dan menjaga kelestarian seluruh khasanah kekayaan budaya bangsa Indonesia.

12
Pelestarian khasanah budaya bangsa memang dapat dilakukan dengan berbagai cara.
Perpusnas dapat membuat program kegiatan yang mendorong masyarakat lebih banyak
menulis mengenai seluruh aspek budaya bangsa untuk didokumentasikan. Perpusnas dapat
melakukan kegiatan untuk lebih menyebar-luaskan informasi dan literatur mengenai semua
aspek budaya bangsa, serta berbagai program kegiatan lain yang dapat membuat seluruh
lapisan masyarakat sadar, mengetahui dan tidak asing dengan informasi seluruh aspek
budaya bangsa. Tentu saja Perpusnas tidak dapat bekerja sendiri. Perpusnas harus selalu
menjalin sinerji dengan berbagai pihak dan komponen masyarakat, termasuk tentu saja
dengan lembaga-lembaga terkait, khususnya perpustakaan di daerah-daerah. Namun
program kegiatan yang tidak kalah pentingnya dan sama sekali tidak dapat dilupakan
adalah tindakan menjaga khasanah budaya bangsa yang sudah terekam dan sudah tersimpan
sebagai koleksi di Perpusnas dan di seluruh lembaga yang bertugas menyimpan dan
mengoleksi dokumen dan informasi budaya bangsa di seluruh Indonesia. Salah satu
caranya, seperti yang sudah diuraikan diatas, adalah melakukan usaha preventif untuk
mencegah sedini mungkin dan secara efektif meminimalkan kehilangan aset budaya bangsa
yang diakibatkan oleh bencana. Oleh karena masalah perencanaan tertulis tindakan
persiapan pencegahan dan penanggulangan kerugian akibat adanya bencana seperti ini ini
masih sangat kurang mendapat perhatian selama ini. Untuk itu pembuatan dan sosialisasi
rencana tertulis tata-cara penanggulangan bencana di perpustakaan yang dapat
mengakibatkan kerugian materil dan jiwa perlu segera dilakukan. Perpusnas perlu
membuat panduan tertulis tentang rencana penanggulangan bencana, yang dikenal dengan
istilah Disaster Preparedness Plan, khusus untuk perpustakaan.

Mengutip pernyataan Wim J. Th., bahwa jika tulisan ini tidak meyakinkan Anda tentang
pentingnya membuat perencanaan persiapan menghadapi bencana, kutipan pada awal
tulisan ini perlu Anda camkan. Moga-moga pesan moral itu dapat menyadarkan kita akan
pentingnya program perencanaan dan kesiapan menghadapi bencana, sebagai salah satu
cara melestarikan khasanah budaya bangsa.

13
 Bahan Bacaan

Dinas Kebakaran Provinsi DKI. Potensi kebakaran di tempat kerja. Makalah dalam
seminar ”Disaster Preparedness Plan for Library”, diselenggarakan oleh
Perpustakaan Nasional RI, Jakarta, 12 Desember 2005.

Hananto, Nugroho D. Indonesia, untaian zamrud di khatulistiwa yang rawan bencana.

Makalah dalam seminar ”Disaster Preparedness Plan for Library”,
diselenggarakan oleh Perpustakaan Nasional RI, Jakarta, 12 Desember 2005.

Nadapdap, Huala. Introduction to HSE management system implementation to oil and gas
industry. Makalah Workshop Setengah Hari “Lindungi diri Anda dan lingkungan
kerja dengan aplikasi HSE (K3LL) secara tepat dan sinambung”. Pusat Penelitian
Lingkungan Hidup (PPLH), Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat
(LPPM) IPB dan Departemen Manajemen Sumberdaya Perairan (MSP) Fakultas
Perikanan dan Ilmu Kelautan IPB. Bogor, 29 Juni 2006.

Ogden, Sherelyn. Protection from loss: water and fire damage, biological agens, theft and
vandalism. Section 3, Leaflet 1. Technical Leaflet. Emergency Management.
Northeast Document Conservation Center. Andover. [www.nedcc.org/plam3/
tleaf31.htm. Diakses tanggal 6 Juli 2006].

Pusat Data Analisis Tempo. Indonesia rawan bencana. [www.pdat.co.id/hg/political_pdat/

2006/06/19/pol.20060619-01.id.html. Diakses tanggal 13 Juli 2006].

Puslit Geoteknologi-LIPI. Sumatra rawan bencana. Brosur.

Suharjono, Haris. Mengantisipasi kebakaran di Jakarta. Harian Kompas, Rabu 4 Desember

2002. [www.kompas.com/kompas-cetak/0212/04/metro/40422.htm. Diakses
tanggal 13 Juli 2006].

Suradji, Devy. Sistem manajemen kesehatan keselamatan kerja dan lindungan lingkungan.
Makalah Workshop Setengah Hari “Lindungi diri Anda dan lingkungan kerja
dengan aplikasi HSE (K3LL) secara tepat dan sinambung”. Pusat Penelitian
Lingkungan Hidup (PPLH), Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat
(LPPM) IPB dan Departemen Manajemen Sumberdaya Perairan (MSP) Fakultas
Perikanan dan Ilmu Kelautan IPB. Bogor, 29 Juni 2006.

Wim J. Th. The Important of socialization of Disaster Preparedness Planning. Makalah

Seminar Disaster Preparedness Plan for Library, Perpustakan Nasional RI,
Jakarta, 12 Desember 2005. Smit Conservation Consultant, Koninkklijke
Bibliotheek, National Library of the Netherlands.

14
Penulis berterima-kasih kepada Dra. Tutty Ningsih, SIP, Kasubag Pembinaan Koleksi UPT
Perpustakaan Universitas Bengkulu, Drs. Putu Suhartika, M.Si, Kepala Perpustakaan
Universitas Udayana dan Ana Soraya, MA dari Perpusnas, Zurniaty Nasrul, MA
pustakawan senior di PDII, sebagai nara-sumber informasi mengenai bencana yang pernah
menimpa perpustakaan di Indonesia.

Bacaan Tambahan Anjuran

Anderson, Hazel, and John E. McIntyre. Planning Manual for Disaster Control in
Scottish Libraries & Record Offices. Edinburgh: National Library of Scotland, 1985.

Buchanan, Sally A. Disaster Planning: Preparedness and Recovery for Libraries and
Archives -- A RAMP Study with Guidelines. Paris: UNESCO, 1988.

Drewes, Jeanne. "Computers: Planning for Disaster." Law Library Journal 81 (Winter
1989): 103-116.

Fortson, Judith. Disaster Planning and Recovery: A How-To-Do-It Manual for

Librarians and Archivists. How-To-Do-It Manuals for Libraries, No. 21. New York:
Neal-Schuman, 1992.

Kahn, Miriam B. "Disaster Response and Planning for Libraries." Chicago: American
Library Association, 1998.

Morris, John. Managing the Library Fire Risk. 2nd ed. Berkeley: Univ. of California,
1979.

New York University Libraries Preservation Committee. Disaster Plan Workbook. New
York: NYU Libraries, 1984.

Trinkley, Michael. Can You Stand the Heat? A Fire Safety Primer for Libraries, Archives
and Museums. Atlanta, GA: Southeastern Library Network, 1993.

15