PERATURAN MAHASISWA

FKIP UNIVERSITAS RIAU

NOMOR 5 TAHUN 2017
TENTANG
PEDOMAN PELAKSANAAN SISTEM ADMINISTARSI KELEMBAGAAN
MAHASISWA FKIP UNIVERSITAS RIAU

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA FKIP UNIVERSITAS RIAU

Menimbang : a. bahwa organisasi kemahasiswaan merupakan sarana pengembangan

kreativitas mahasiswa yang diharapkan mampu mengambil peran
sebagai kontrol sosial dalam mengawal perubahan ke arah yang lebih
baik, dengan menjunjung tinggi nilai moralitas, intelektualitas dan
profesionalitas, serta berpegang teguh kepada Tri Dharma Perguruan
Tinggi;
b. bahwa untuk dapat menciptakan kehidupan Kelembagaan Mahasiswa
yang dinamis dan harmonis perlu dibuat aturan yang disepakati
bersama oleh seluruh Kelembagaan Mahasiswa FKIP Universitas Riau
agar tidak terjadi kesalahan koordinasi;
c. bahwa untuk mengikat itu perlu ditetapkannya suatu Pedoman
Pelaksanaan Sistem Administarsi Kelembagaan Mahasiswa FKIP
Universitas riau.

Menginggat : 1. Undang-Undang Dasar Kelembagaan Mahasiswa Universitas Riau

Tahun 2016;
2. Undang-Undang Mahasiswa Universitas Riau No. 4 Tahun 2017

Dengan Persejutuan Bersama

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA FKIP UNIVERSITAS RIAU
dan
GUBERNUR MAHASISWA FKIP UNIVERSITAS RIAU

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN MAHASISWA FAKULTAS KIP UNIVERSITAS RIAU

TENTANG PEDOMAN PELAKSANAAN SISTEM ADMINISTARSI
KELEMBAGAAN MAHASISWA FKIP UNIVERSITAS RIAU

1
 BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
(1) Universitas adalah Universitas Riau.
(2) Fakultas adalah Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Riau di singkat
FKIP Universitas Riau.
(3) Landasan tertinggi kelembagaan mahasiswaan di tingkat FKIP Universitas Riau dan
wajib dilaksanakan oleh seluruh Kelembagaan Mahasiswa se-lingkungan FKIP
Universitas Riau adalah Undang-Undang Mahasiswa Universitas Riau No. 4 Tahun 2017
selanjutnya disebut UUM Universitas Riau No. 4 Tahun 2017
(4) Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Riau
yang selanjutnya disebut DPM FKIP Universitas Riau
(5) Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Riau
yang selanjutnya disebut BEM FKIP Universitas Riau
(6) Lembaga Semi Otonom Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas
Riau yang selanjutnya disebut LSO FKIP Universitas Riau
(7) Himpunan Mahasiswa Progran Studi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas
Riau yang selanjutnya disebut Himaprodi FKIP Universitas Riau
(8) Administarsi kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang
dilakukan oleh sekretariat meliputi penataan terhadap pekerjaan kelembagaan dan tugas-
tugas bantuan lainnya
(9) Administarsi keuangan adalah pengelolaan yang meliputi seluruh aktifitas yang berkaitan
dengan keuangan.

BAB II
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
Bagian Kesatu
Sistem Administrasi
Pasal 2
(1) Sistem administarsi kesekretariatan di FKIP Universitas Riau dilakukan dengan sistem :
a. Terpadu;
b. Fleksibel; dan
c. Terkendali.
(2) Sistem terpadu yang dimaksud pada ayat 1 huruf (a) merupakan sistem administrasi
kesekratariatan dengan merajuk pada suatu keseragaman bentuk baku administrasi yang
berlaku di kelembagaan mahasiswa FKIP Universitas Riau.
(3) Sistem fleksibel yang dimaksud pada ayat 1 huruf b merupakan sistem administarsi yang
sirkulasi dan regulasinya bersifat mudah, cepat, mempunyai daya akses yang akurat serta
mempunya daya akses tersendiri.
(4) Sistem terkendali yang dimaksud pada ayat 1 huruf (c) merupakan sistem administrasi
dimana segala sesuatu yang menyangkut administrasi organisasi harus diketahui oleh
pimpinan organisasi secara berkala dan berkelanjutan.

2
 Bagian Kedua
Sistem Surat Menyurat
Pasal 3
Surat terdiri dari bagian-bagian surat yang menjelaskan isi dari maksud yang ingin
disampaikan dengan susunan surat sebagaimana lampiran yang tidak terpisah dari undang-
undang ini.
Pasal 4

(1) Model surat terdiri dari:

a. Surat tingkat kelembagaan;
b. Surat tingkat intern.
(2) Model surat yang dimaksud pada ayat 1 huruf (a) merupakan surat yang dikeluarkan oleh
sekretaris umum dengan persetujuan ketua kelembagaan.
(3) Model surat yang dimaksud pada ayat 1 huruf (b) merupakan surat yang dikeluarkan oleh
SekretarisKomisi/Dinas/Divisi/Bidang/Kepanitiaan dan Komisi/Dinas/Divisi/
Bidang/Kepanitiaan dengan persetujuan ketua kelembagaan.

Pasal 5
(1) Penomoran surat di kelembagaan mahasiswa FKIP Universitas Riau terdiri dari :
a. untuk kelembagaan mahasiswa ditingkat himaprodi menggunakan dua digit dengan
menggunakan angka latin;
b. untuk kelembagaan mahasiswa ditingkat fakultas menggunakan tiga digit dengan
menggunakan angka latin.
(2) Jenis surat terdiri dari:
a. Intern : KI;
b. Ekstern : KE.
(3) Kode Surat terdiri dari kode akronim jenis surat, kode himaprodi dan kode fakultas.
(4) Asal Surat dapat berasal dari
a. DPM-F;
b. BEM-F;
c. LSO (singkatan nama atau nama dari LSO);
d. HP(x) (x = kode surat masing-masing Himaprodi).
(5) Penulisan bulan pada surat ditulis dengan angka romawi.
(6) Penulisan tahun pada surat ditulis dengan angka latin.
(7) Format penulisan nomor surat terdiri dari:
a. Surat tingkat kelembagaan : Nomor/Akronim jenis surat/Asal surat/Kode
Fakultas/Jenis surat/ Bulan/Tahun;
b. Surat tingkat intern : Nomor/Akronim jenis surat/(Pelaksana/Divisi)/Asal
surat/Kode Fakultas/ Jenis surat/Bulan/Tahun.
(8) Format penulisan nomor surat yang dikeluarkan oleh panitia pelaksana, baik di lingkungan
fakultas maupun di lingkungan Himaprodi disesuaikan dengan peraturan ini. Penomoran
surat dengan 2 (dua) atau 3 (tiga) digit, dimaksudkan untuk menertibkan penomoran surat,
dan jika telah sampai pada ambang akhir penomorannya, maka penomorannya kembali ke
nomor awal.

3
(9) Jenis kertas yang digunakan dalam pembuatan surat adalah Kertas HVS F4.
(10) Penggunaan amplop untuk pengiriman surat diluar Kelembagaan Mahasiswa se-
lingkungan FKIP Universitas Riau.
Pasal 6
(1) Sirkulasi surat terdiri dari:
a. Surat masuk;
b. Surat keluar.
(2) Daftar sirkulasi surat masuk yang dimaksud pada pasal 1 huruf (a) harus memuat:
a. Nomor urut surat;
b. Asal surat;
c. Nomor surat;
d. Tanggal surat;
e. Isi singkat surat.
(3) Daftar sirkulasi surat keluar yang dimaksud pada pasal 1 huruf (b) harus memuat:
a. Nomor urut surat;
b. Nomor surat;
c. Tanggal Surat;
d. Tujuan surat;
e. Isi Singkat Surat;
f. Keterangan (tambahan untuk keterangan surat).

Pasal 7
(1) DPM dan BEM FKIP Universitas Riau harus memberitahukan setiap agenda eksternal
yang akan dilaksanakan kepada seluruh kelembagaan melalui surat pemberitahuan
minimal seminggu sebelum kegiatan berlangsung kecuali kegiatan yang bersifat kontiniu
dan kondisional.
(2) Kegiatan yang diadakan oleh kelembagaan yang bersifat internal wajib mengirimkan
surat pemberitahuan ke DPM dan BEM FKIP Universitas Riau minimal tiga hari sebelum
kegiatan berlangsung.
(3) Kegiatan yang diadakan oleh kelembagaan yang bersifat eksternal, wajib mengirimkan
surat undangan minimal tiga hari sebelum kegiatan berlangsung.

Bagian Ketiga
Kerangka Acuan Kerja Pra Kegiatan
Pasal 8
(1) Kerangka Acuan Kerja Pra Kegiatan disingkat dengan KAK-PRA
(2) KAK-PRA sebagaimana dimaksud pada pasal 8 ayat (1) adalah standar capaian suatu
kegiatan yang wajib dicapai oleh pelaksana kegiatan.
(3) KAK-PRA dibuat sebagai bentuk pengawasan DPM FKIP Universitas Riau terhadap
kegiatan dan/atau kelembagaan mahasiswa FKIP Universitas Riau.
(4) KAK-PRA dibuat untuk kegiatan kelembagaan yang terdapat kepanitiaan.
(5) KAK-PRA diserahkan kepada DPM FKIP Universitas Riau Sepuluh hari sebelum
dilaksanakannya kegiatan tersebut.
(6) KAK-PRA yang diserahkan ditindaklanjuti DPM FKIP Universitas Riau sesuai dengan
kewenangannya.

4
(7) Sanksi yang diterima jika tidak menyerahkan sebagaimana yang dimaksud pada pasal 4
ayat (3) yaitu tidak disahkannya Proposal Kegiatan serta tidak mendapatkan disposisi
KAK-PASCA kegiatan terkait dari DPM FKIP Universitas Riau.
(8) Pemberlakuan KAK-PRA ini untuk seluruh kelembagaan mahasiswa FKIP Universitas
Riau.

Bagian Keempat
Proposal Kegiatan
Pasal 9
Proposal Kegiatan adalah proposal yang digunakan untuk melakukan permohonan bantuan
kepada pihak-pihak yang lain untuk bersama menyukseskan kegiatan yang tercantum dalam
proposal tersebut.

Pasal 10
(1) Proposal yang berasal dari Himaprodi dan/atau LSO FKIP Universitas Riau harus
mendapatkan persetujuan DPM FKIP Universitas yang dibuktikan dengan lembar
disposisi.
(2) Gubernur Mahasiswa FKIP Universitas Riau memberikan persetujuan dan tandatangan
pada proposal kegiatan tersebut.
(3) Selanjutnya Proposal kegiatan harus diketahui dan ditandatangani oleh koordinator prodi
atau Pembina Organisasi dan alur lain sesuai dengan Lembar Pengesahan.
(4) Proposal tersebut diserahkan pada pihak-pihak pemberi dana sesuai ketentuan yang
berlaku.

Bagian Kelima
Kerangka Acuan Kerja Pasca Kegiatan
Pasal 11
(1) Kerangka Acuan Kerja - Pasca Kegiatan yang selanjutnya disingkat dengan KAK-
PASCA.
(2) KAK-PASCA adalah laporan yang disampaikan setelah kegiatan selesai dilaksanakan.

Pasal 12
(1) KAK-PASCA yang berasal dari Himaprodi dan/atau LSO FKIP Universitas Riau harus
harus mendapatkan persetujuan DPM FKIP Universitas yang dibuktikan dengan lembar
disposisi.
(2) KAK-PRA dibuat untuk kegiatan kelembagaan yang terdapat kepanitiaan.
(3) Gubernur Mahasiswa FKIP Universitas Riau akan memberikan persetujuan dan
tandatangan pada Lembar Pengesahan KAK-PASCA tersebut.
(4) Lembar Pengesahan KAK-PASCA terlampir dan tidak terpisah dalam peraturan DPM
FKIP Universitas ini.
(5) Selanjutnya KAK-PASCA harus diketahui dan ditandatangani oleh koordinator prodi.
(6) KAK-PASCA tersebut diserahkan pada pimpinan fakultas melalui alur yang telah
ditentukan Fakultas.

5
 Pasal 13
(1) KAK-PASCA yang berasal dari BEM FKIP Universitas Riau harus mendapat persetujuan
dan tandatangan oleh DPM FKIP Universitas Riau.
(2) Selanjutnya KAK-PASCA yang telah memenuhi syarat dan ketentuan diteruskan pada
pihak fakultas melalui alur yang telah ditentukan Fakultas.

Pasal 14
(1) KAK-PASCA wajib diserahkan paling lama 20 hari setelah kegiatan selesai dilaksanakan.
(2) DPM FKIP Universitas Riau tidak bertanggungjawab jika melanggar ketentuan
sebagaimana yang dimaksud pada pasal 14 ayat (1)
(3) Pimpinan dan/atau Fakultas berkewajiban untuk mencairkan dana jika alur ini diikuti
bersama.
Bagian Keenam
Laporan Pertanggungjawaban Kelembagaan
Pasal 15
(1) Laporan pertanggungjawaban kelembagaan adalah laporan yang disampaikan setelah
selesai kepengurusan suatu kelembagaan.
(2) Laporan pertanggungjawaban PPRF dan PANWAS PEMIRA disesuaikan dengan laporan
pertanggungjawaban kelembagaan
(3) Laporan pertanggungjawaban kelembagaan wajib diserahkan paling lama 15 hari setelah
sidang pembahasan laporan pertanggungjawaban kelembagaan pada setiap kelembagaan.

Bagian Ketujuh
Progress Report
Pasal 16
(1) Progress Report adalah laporan yang disampaikan pada saat sidang pleno persatuan
waktu tertentu yang dilaksanakan suatu kelembagaan.
(2) Progress Report diserahkan paling lama 6 hari sebelum terlaksananya sidang pleno suatu
kelembagaan
(3) Hasil Revisi Progress Report diserahkan paling lama 14 hari setelah terlaksananya sidang
pleno suatu kelembagaan
(3) Format Progress Report disesuaikan dengan laporan pertanggungjawaban.

Bagian kedelapan
Surat Ketetapan/Keputusan
Pasal 17
(1) Surat ketetapan/keputusan merupakan surat yang dikeluarkan oleh kelembagaan
kemahasiswaan FKIP Universitas Riau untuk mengatur atau melegalkan suatu
ketetapan/keputusan dari kelembagaan tersebut, berupa aturan, Reshuffle, Kepanitiaan
dan ketetapan/keputusan lainnya.

6
(2) Surat ketetapan/keputusan yang dikeluarkan oleh kelembagaan kemahasiswaan FKIP
Universitas Riau harus ditembuskan kepada DPM FKIP Universitas Riau 5 (lima) hari
setelah disahkan
(3) Surat ketetapan/keputusan ditanda tangani oleh ketua kelembagaan.

Bagian Kesembilan
Daftar Hadir Ketua Kelembagaan
Pasal 18
(1) Setiap kegiatan kelembagaan yang mengundang ketua kelembagaan se-lingkungan FKIP
Universitas Riau, wajib membuat daftar hadir ketua kelembagaan.
(2) Daftar hadir ketua kelembagaan wajib diserahkan ke DPM FKIP Universitas Riau paling
lambat 3 hari setelah kegiatan dilaksanakan untuk dapat ditindak lanjuti.

Bagian Kesepuluh
Format Penulisan
Pasal 19
Susunan surat sebagaimana yang termaksud pada Pasal 3, format penulisan model surat
sebagaimana yang termaksud pada Pasal 4, kode surat sebagaimana yang termaksud pada
Pasal 5, format penulisan KAK-PRA sebagaimana yang termaksud pada Pasal 8, format
penulisan proposal sebagaimana yang termaksud pada Pasal 9 dan 10, format penulisan
KAK-PASCA sebagaimana yang termaksud pada Pasal 11,12,13 dan 14, format penulisan
laporan pertanggungjawaban kelembagaan sebagaimana yang termaksud pada Pasal 15,
format penulisan SK sebagaimana yang termaksud pada Pasal 17 serta format daftar hadir
ketua kelembagaan sebagaimana yang termaksud pada Pasal 18 tercantum dalam Lampiran
yang merupakan bagian yang tidak bisa dipisahkan dari Undang-undang ini.

7
 BAB III
ADMINISTRASI KEUANGAN
Bagian Kesatu
Sistem Keuangan
Pasal 20
(1) Sistem administarsi keuangan di FKIP Universitas Riau dilakukan dengan sistem :
a. Akuntabel
b. Transparan
c. Terkendali
(2) Sistem akuntabel yang dimaksud pada ayat 1 huruf (a) merupakan sistem keuangan yang dalam
proses penyelenggaraan keuangan organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip akuntansi
(3) Sistem transparan yang dimaksud pada ayat 1 huruf (b) merupakan sistem keuangan dimana
segala sesuatu dalam proses penyelenggaraan keuangan harus dapat diketahui publik dan dapat
dipertanggungjawabkan
(4) Sistem terkendali yang dimaksud pada ayat 1 huruf (c) merupakan sistem keuangan dimana
segala sesuatu yang menyangkut keuangan organisasi harus diketahui oleh bendahara organisasi
secara berkala dan kontiniu.
Bagian Kedua
Laporan Keuangan
Pasal 21
(1) Laporan keuangan terdiri dari:
a. Laporan transaksi harian;
b. Laporan unjuk kerja;
c. Laporan aktivitas.
(2) Laporan transaksi harian yang dimaksud pada ayat 1 huruf (a) berisikan laporan transaksi
keuangan harian organisasi yang dicatat secara kronologis oleh bendahara organisasi atau
bendahara panitia
(3) Laporan unjuk kerja yang dimaksud pada ayat 1 huruf (b) menunjukkan laporan dari
seluruh penerimaan dan belanja yang dikeluarkan khusus untuk suatu kegiatan dari
organisasi
(4) Laporan aktifitas yang dimaksud pada ayat 1 huruf (c) menunjukkan laporan dari seluruh
penerimaan dan belanja yang dikeluarkan organisasi surplus atau defisit kegiatan serta
zakat selama satu periode.

Bagian Ketiga
Format Penulisan
Pasal 22
Format penulisan laporan keuangan sebagaimana yang termaksud pada Pasal 21 tercantum
dalam Lampiran yang merupakan bagian yang tidak bisa dipisahkan dari Undang-undang ini.

8
 BAB IV
PENUTUP
Pasal 23
Undang-undang ini mulai berlaku semenjak ditetapkan dan apabila terjadi kekeliruan dapat
ditinjau kembali.

Ditetapkan di : Pekanbaru
Pada tanggal : ... Juni 2017
Pukul : Wib

Ketua Umum
DPM FAKULTAS KIP Universitas Riau

SADAM HUSIN
NIM. 1305114904

Diundangkan di Pekanbaru
pada tanggal …
Ketua Komisi 1 Bidang Konstitusi
DPM FAKULTAS KIP Universitas Riau

DARSONO
NIM. 1305114908
LEMBARAN KELEMBAGAAN MAHASISWA FAKULTAS KIP UNIVERSITAS RIAU
TAHUN 2015 NOMOR …

Salinan sesuai dengan aslinya

Sekretaris Komisi 1 Bidang Konstitusi
DPM FAKULTAS KIP Universiats Riau

SITI LESTARI
NIM. 1305113773

9
Lampiran
Peraturan Mahasiswa Nomor 5 Tahun 2017 yang tidak terpisahkan dalam Peraturan ini.

1. Susunan surat
Surat terdiri dari
a. kop surat;
b. nomor surat;
c. lampiran (jika ada);
d. perihal surat;
e. tanggal surat;
f. tujuan dan alamat surat;
g. badan surat
h. hormat pengirim; dan
i. tembusan (jika ada).

2. Kode surat
a. Fakultas : FV; c. Akronim jenis surat
b. Himaprodi  Surat Undangan : SU
 PPKn : HP1  Surat Rekomendasi : SR
 Pend. Sejarah : HP2  Surat Permohonan : SPH
 Pend. Ekonomi : HP3  Surat Peminjaman : SPJ
 Pend. Bahasa Indonesia : HP4  Surat Pemberitahuan : SPT
 Pend. Bahasa Inggris : HP5  Surat Perjanjian : SJJ
 Pend. Biologi : HP6  Surat Perintah : SP
 Pend. Matematika : HP7  Surat Penolakan : SPN
 Pend. Fisika : HP8  Surat Keterangan : SKT
 Pend. Kimia : HP9  Surat Keputusan : SK
 PGSD : HP10  Surat Pemanggilan : SPG
 Pend. Bhs. Jepang : HP11  Surat Peringatan : SPR
 Pend. Bimbingan Konseling : HP12  Surat Tugas :ST
 Pend. Jaskesrek : HP13  Sertifikat : SRTF
 Pend. Kepelatihan : HP14
 PG PAUD : HP15
 Pend. Luar Sekolah : HP16

10
 3. Model Surat
a. Surat Tingkat Kelembagaan

Kop Surat

} 1 line spacing
Nomor : Tanggal Bulan Tahun
Lampiran : (Jika ada)
Hal :
} 2 line spacing

Yth. ……………….
di
Universitas Riau

- Salam pembuka
} 1 line spacing
- Pembuka
} 1 line spacing
- Isi
} 1 line spacing
- Penutup
} 1 line spacing Hormat Kami,
- Salam penutup

} 2 line spacing

Hormat Kami,

} 5 line spacing
Cap
Kelembagaa
n
Nama Ketua Kelembagaan Nama Sekretaris Kelembagaan
Jabatan Jabatan

11
 b. Surat Tingkat Intern
Kop Surat

} 1 line spacing
Nomor : Tanggal Bulan Tahun
Lampiran : (Jika ada)
Hal :
} 2 line spacing

Yth. ……………….
di
Universitas Riau

- Salam pembuka
} 1 line spacing
- Pembuka
} 1 line spacing
- Isi
} 1 line spacing
- Penutup
} 1 line spacing Hormat Kami,
- Salam penutup

} 2 line spacing
Hormat Kami

Cap
Panpel
} 4 line spacing

Nama Ketua Komisi/Dinas/Divisi/Bidang/Kepanitiaan Nama SekretarisKomisi/Dinas/Divisi/Bidang/Kepanitiaan

Jabatan Jabatan
} 2 line spacing

Menyetujui,
Cap
} 4 line spacing
Kelembaga
a
n
Nama Ketua Kelembagaan
Jabatan

12
4. Lembar pengesahan
Contoh Lembar Pengesahan tujuan Fakultas
Untuk Himaprodi
HALAMAN PENGESAHAN

1. Nama Kegiatan :______________________________________

2. Nama Organisasi Pelaksana :______________________________________
3. Ketua Pelaksana
Nama lengkap :______________________________________
NIM :______________________________________
Program Studi :______________________________________
No. Telpn/HP :______________________________________
4. Jumlah Panitia :______________________________________
5. Pembina Organisasi
Nama Lengkap :______________________________________
NIP / NIM :______________________________________
No Telpon/ HP :______________________________________
6. Waktu :______________________________________
7. Tempat :______________________________________
8. Biaya Total :______________________________________
9. Anggaran di RAB FKIP UR* :______________________________________

Pekanbaru, Januari 2016

Hormat Kami,
Bupati Mahasiswa Ketua Pelaksana

Cap Cap
Panpel
Kelembagaa
n Nama Nama
NIM…………….. NIM……………..

Menyetujui,

Ketua / Koordinator Program Studi Gubernur Mahasiswa

FKIP Universitas Riau

Cap

BEM FKIP
Nama UR Nama
NIP………………………….. NIM……………………….
n

13
 Contoh Lembar Pengesahan tujuan Fakultas
Untuk LSO
HALAMAN PENGESAHAN

1. Nama Kegiatan :______________________________________

2. Nama Organisasi Pelaksana :______________________________________
3. Ketua Pelaksana
Nama lengkap :______________________________________
NIM :______________________________________
Program Studi :______________________________________
No. Telpn/HP :______________________________________
4. Jumlah Panitia :______________________________________
5. Pembina Organisasi
Nama Lengkap :______________________________________
NIP / NIM :______________________________________
No Telpon/ HP :______________________________________
6. Waktu :______________________________________
7. Tempat :______________________________________
8. Biaya Total :______________________________________
9. Anggaran di RAB FKIP UR* :______________________________________

Pekanbaru, Januari 2016

Hormat Kami,
Ketua Umum Ketua Pelaksana

Cap Cap
Panpel
Kelembagaa
n Nama Nama
NIM…………….. NIM……………..

Menyetujui,

Gubernur Mahasiswa
FKIP Universitas Riau

Cap BEM
FKIP

Nama
NIM..............................

14
 Contoh Lembar Pengesahan tujuan Fakultas
Untuk BEM FKIP
HALAMAN PENGESAHAN

1. Nama Kegiatan :______________________________________

2. Nama Organisasi Pelaksana :______________________________________
3. Ketua Pelaksana
Nama lengkap :______________________________________
NIM :______________________________________
Program Studi :______________________________________
No. Telpn/HP :______________________________________
4. Jumlah Panitia :______________________________________
5. Pembina Organisasi
Nama Lengkap :______________________________________
NIP / NIM :______________________________________
No Telpon/ HP :______________________________________
6. Waktu :______________________________________
7. Tempat :______________________________________
8. Biaya Total :______________________________________
9. Anggaran di RAB FKIP UR* :______________________________________

Pekanbaru, Januari 2016

Hormat Kami,
Gubernur Mahasiswa Ketua Pelaksana

Cap Cap
Panpel
BEM FKIP
Nama Nama
NIM…………….. NIM……………..

Menyetujui,

Ketua Umum DPM

FKIP Universitas Riau

Cap DPM
FKIP
Nama
NIM..............................

15
Contoh Lembar Pengesahan tujuan Universitas

HALAMAN PENGESAHAN

1. Nama Kegiatan : _____________________________________

2. Nama Organisasi Pelaksana : _____________________________________
3. Ketua Pelaksana
Nama lengkap : _____________________________________
NIM : _____________________________________
Program Studi : _____________________________________
No. Telpn/HP : _____________________________________
4. Jumlah Panitia : _____________________________________
5. Pembina Organisasi
Nama Lengkap : _____________________________________
NIP / NIM : _____________________________________
No Telpon/ HP : _____________________________________
6. Waktu : _____________________________________
7. Tempat : _____________________________________
8. Biaya Total : _____________________________________
9. Anggaran di RAB UR* : _____________________________________

Pekanbaru, Januari 2016

Hormat Kami,

Gubernur Mahasiswa
FKIP Universitas Riau Bupati Mahasiswa

Cap Cap
BEM FKIP UR Kelembaga
n na
Nama Nama
NIM………………………. n NIM……………..

Menyetujui,

Wakil Dekan III FKIP Universitas Riau Ketua / Koordinator Program Studi

Cap

Kemahasiswa
an
Nama Nama
NIP………………………….. NIP…………………………..

16
Contoh Lembar Pengesahan tujuan Sponsorsip/ instansi Pemerintahan atau lainnya

HALAMAN PENGESAHAN

1. Nama Kegiatan : _____________________________________

2. Nama Organisasi Pelaksana : _____________________________________
3. Ketua Pelaksana
Nama lengkap : _____________________________________
NIM : _____________________________________
Program Studi : _____________________________________
No. Telpn/HP : _____________________________________
4. Jumlah Panitia : _____________________________________
5. Pembina Organisasi
Nama Lengkap : _____________________________________
NIP / NIM : _____________________________________
No Telpn/ HP : _____________________________________
6. Waktu : _____________________________________
7. Tempat : _____________________________________
8. Biaya Total : _____________________________________

Pekanbaru, Januari 2016

Hormat Kami,

Ketua / Koordinator Program Studi Gubernur Mahasiswa

FKIP Universitas Riau
Cap

BEM FKIP
Nama Nama
UR
NIP………………………….. NIM……………………….
n
Menyetujui,

Wakil Rektor III Universitas Riau Wakil Dekan III FKIP Universitas Riau

Cap Cap

Kemahasiswa Kemahasiswa
an Nama an Nama
NIP……………………………. NIP…………………………..

17
5. Format penulisan KAK-PRA
a. Cover
b. Latar Belakang
1) Dasar Hukum
2) Gambaran Umum
c. Penerimaan Manfaat
d. Strategi Pencapaian Keluaran
1) Metode Pelaksanaan
2) Tahapan dan Waktu Pelaksanaan
e. Kurun Waktu Pencapaian Keluaran
f. Biaya yang dikeluarkan
Lampiran

6. Format penulisan proposal

a. Cover
b. Lembar Pengesahan (terlampir dalam keputusan ini)
c. Pendahuluan
1) Latarbelakang;
2) Dasar Kegiatan;
3) Tujuan Kegiatan;
d. Kegiatan
1) Nama Kegiatan;
2) Tema Kegiatan;
3) Jenis Kegiatan;
4) Waktu dan Tempat Kegiatan;
5) Peserta;
6) Panitia;
7) Jadwal Kegiatan;
8) Anggaran Dana; dan
9) Sumber Dana.
e. Penutup
Lampiran

7. Format penulisan KAK-PASCA

a. Cover
b. Lembar Pengesahan (terlampir dalam keputusan ini)
c. Latar Belakang
1) Dasar Hukum
2) Gambaran Umum
d. Penerimaan Manfaat
e. Strategi Pencapaian Keluaran
1) Metode Pelaksanaan
2) Tahapan dan Waktu Pelaksanaan
3) Evaluasi

18
 f. Kurun Waktu Pencapaian Keluaran
g. Biaya yang dikeluarkan
h. Lampiran
1) Struktur Kepanitiaan;
2) Draf Agenda Acara;
3) Absensi Peserta;
4) Arsip Surat Kepanitiaan;
5) Laporan Keuangan;
6) Kwitansi Belanja;
7) Dokumentasi;
8) Lain-lainnya.

8. Format penulisan laporan pertanggungjawaban kelembagaan

a. Cover;
b. Visi Misi (jika ada);
c. Pendahuluan;
d. Kondisi Objektif;
- Kondisi Internal
- Kondisi Eksternal
e. Realisasi Program Kerja
- Ketua kelembagaan dan/atau Wakil (Ketua Umum/Gubernur/Bupati/Ketua
Pelaksana)
- Sekretaris Umum/ Seketaris
- Bendahara
- Komisi/Dinas/Divisi/Bidang
 Penjelasan mengenai Komisi/Dinas/Divisi/Bidang
 Keanggotaan Komisi/Dinas/Divisi/Bidang
 Program Kerja
 Realisasi Program Kerja
 Evaluasi dan Proyeksi
f. Penutup
Lampiran
- SK
- Struktur Pengurus
- Time Schedule Kegiatan
- Daftar Surat Keluar
- Daftar Surat Masuk
- Daftar Inventaris
- Laporan Keuangan
- Daftar Prestasi dan fotocopy piagam/sertifikat
- Fotokopi bukti pembayaran (keuangan)
- AD/ART atau Tata tertib
- Dokumentasi
- Hal lain yang dianggap perlu

19
9. Format ketetapan/keputusan terdiri dari (urutan sistematis):
a. KOP Kelembagaan;
b. Nomor Surat;
c. Tentang;
d. Konsideran;
e. Isi Keputusan/Ketetapan;
f. Waktu Dikeluarkan;
g. Tanda Tangan yang Mengeluarkan Keputusan;
h. Tembusan;
i. Lampiran.

10. Format daftar hadir ketua kelembagaan

Acara :
Waktu/Tanggal :
Tempat :

No Nama Utusan Jabatan No Hp Paraf Keterangan

Ket : dibuat menggunakan kop surat

11. Format daftar surat masuk

No Asal Surat Nomor Surat Tanggal Surat Isi Singkat Surat

12. Format daftar surat keluar

No Nomor Surat Tanggal Tujuan Surat Isi Singkat Keterangan

Surat Surat

20
13. Format penulisan laporan keuangan
a. Transaksi harian

LAPORAN TRANSAKSI HARIAN

UntukBulanTahun yang berakhir pada xx20xx

Bulan/ No.
Bukti Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Tanggal

Mei KM1 Saldo Awal BK-1 Rp 1.000.000

23 KK1 Pembeliandis BK-1 Rp 5.000 Rp. 995.000

ket

27 KK2 Konsumsirapa BK-1 Rp 10.000 Rp. 985.000

t

30 KM3 Dana DPP BK-1 Rp. 100.000 Rp.

1.085.000

Dst Dst Dst Dst Dst Dst Dst

Tempat, tanggal, bulan dan tahun pada saat ditandatangani

}5line spacing Cap

Kelembagaan

Nama Terang Nama Terang

Ketua Kelembagaan Bendahara

Keterangan:
1. BK = Buku Kas
2. REF = Referensi
3. MUTASI = untuk pencatatan perubahan kas
Dibuat dengan menggunakan kop surat

21
b. Laporan unjuk kerja
NAMA ORGANISASI
LAPORAN UNJUK KERJA
TANGGAL PELAKSANAAN

Penerimaan:
 Dana awal xxxx
 Sponsor xxxx
 Kontribusi peserta xxxx
 Jasa kegiatan xxxx
 Penerimaan lainnya xxxx +
Total penerimaan xxxx

Pengeluaran
 Belanja kesekretariatan xxxx
 Belanja perlengkapan xxxx
 Belanja konsumsi xxxx
 Belanja humas, publikasi,dan dokumentasi xxxx
 Belanja acara xxxx
 Belanja transportasi xxxx
 Belanja akomodasi xxxx
 Belanja ganti rugi xxxx
 Belanja sewa xxxx
 Belanja keamanan xxxx
 Belanja lainnya xxxx +
Total belanja xxxx -
Surplus atau defisit* xxxx

Tempat, tanggal, bulan dan tahun pada saat ditandatangani

Cap
}4line spacing
Panpel

Nama Terang Nama Terang

Ketua Pelaksana Bendahara Pelaksana

Menyetujui,

Cap
}4line spacing
Kelembagaan

Nama Terang
Ketua Kelembagaan

*pilih salah satu

Ket : dibuat dengan menggunakan kop surat
22
 c. Laporan aktifitas
NAMA ORGANISASI
LAPORAN AKTIVITAS
Untuk Bulan Tahun yang berakhir pada xx20xx

Penerimaan:
 Saldo akhir periode lalu xxxx
 Dana dari Universitas xxxx
 Dana dari Fakultas xxxx
 Infak/Iuran Anggota xxxx
 Donatur/Sponsor xxxx
 Keuntungan Hasil Usaha Organisasi xxxx
 Surplus Kegiatan xxxx
 Utang xxxx
 Pengembalian Piutang xxxx
 Hadiah xxxx
 Penerimaan lainnya xxxx +
Total penerimaan xxxx

Pengeluaran:
 Belanja Ketua kelembagaan xxxx
 Belanja Sekretaris Umum xxxx
 Belanja Bendahara xxxx
 Belanja Komisi/Dinas/Divisi/Biro/Bidang xxxx
 Belanja Kegiatan xxxx
 Defisit Kegiatan xxxx
 Defisit Hasil Usaha Organisasi xxxx
 Piutang xxxx
 Pembayaran hutang xxxx
 Pengeluaran Lainnya xxxx +
Total Pengeluaran xxxx -
Aktivitas Bersih Organisasi xxxx
Zakat xxxx -
Aktivitas Bersih setelah Zakat xxxx

Tempat, tanggal, bulan dan tahun pada saat ditandatangani

Cap
}5line spacing Kelembagaan

Nama Terang Nama Terang

Ketua Kelembagaan Bendahara

Ket : dibuat dengan menggunakan kop surat

23
d. Catatan atas Laporan Keuangan
Laporan ini berisikan laporan yang bersifat mendukung laporan keuangan

1. Tata cara pembukuan kas:

Secara garis besar merupakan pelaksanaan pelaporan keuangan organisasi
kemahasiswaan, maksudnya adalah sebagai berikut:
a. Pada prinsipnya setiap bendahara harus mempunyai satu buku kas untuk mencatat
penerimaan dan belanja organisasi kemahasiswaan;
b. Semua penerimaan dan belanja tersebut harus dicatat dalam buku kas setelah uang
kas diterima atau dikeluakan;
c. Penerimaan dicatat pada bagian debit dan pengeluaran dicatat sebagai kredit, dan
hasil penjumlahan dan pengurangan dicatat sebagai saldo;
d. Dalam pelaksanaan pencatatan harus disertai bukti-bukti pendukung bahwasanya
uang kas itu diterima atau dikeluarkan;
e. Setiap 3 bulan sekali buku kas umum diperiksa oleh ketua umum dan ditanda
tangani oleh ketua bersama bendahara untuk disampaikan dalam rapat intern suatu
kelembagaan mahasiswa yang sesuai dengan yang berlaku pada PUOK
kelembagaan mahasiswa tersebut untuk kemudian disampaikan kepada DPM
FKIP Universitas Riau;
f. Piutang dicatat sebesar jumlah sebenarnya dan dijelaskan pada instansi piutang itu
akan ditagih beserta tanggal jatuh temponya;
g. Utang dicatat sebesar jumlah sebenarnya dan dijelaskan pada instansi utang itu
akan dibayarkan beserta tanggal jatuh temponya.

Penjelasan Item
1. Laporan Keuangan Harian
a. Tanggal adalah waktu terjadinya transaksi keuangan;
b. Nomor bukti adalah nomor bukti transaksi keuangan;
c. Keterangan adalah keterangan mengenai nama transaksi;
d. Referensi adalah dasar rekapitulasi ke laporan unjuk kerja atau laporan
aktivitas;
e. Debit adalah tempat untuk mencatat uang masuk;
f. Kredit adalah tempat untuk mencatat uang keluar;
g. Saldo adalah tempat untuk mencatat jumlah saldo sisa;

2. Laporan Unjuk Kerja

Penerimaan:
a. Penerimaan adalah semua penerimaan kas kegiatan yang dibukukan dalam
pelaksanaan kegiatan;
b. Sponsor adalah penerimaan kas untuk kegiatan yang berasal dari proposal
kegiatan yang dikirimkan melalui instansi;
c. Donatur adalah penerimaan kas yang bersifat halal dari pihak lain yang sifatnya
tidak mengikat;
d. Kontribusi peserta adalah penerimaan kas yang diterima dari kegiatan tersebut
sebagai biaya kontribusi peserta;
e. Usaha kegiatan adalah penerimaan kas yang berasal dari penjualan pernak –
pernik kegiatan dan penghasilan lainnya;
f. Dana awal adalah penerimaan kas dari organisasi untuk kegiatan kepanitiaan.

24
 Belanja

a. Belanja kegiatan adalah pengeluaran kas kegiatan yang sudah dianggarkan dana
pelaksanaan untuk kegiatan kemahasiswaan;
b. Belanja kesekretariatan adalah pengeluaran kas kegiatan untuk keperluan
kesekretariatan;
c. Belanja peralatan adalah pengeluaran kas kegiatan untuk peralatan kepanitiaan;
d. Belanja perlengkapan adalah pengeluaran kas kegiatan untuk perlengkapan
kepanitiaan;
e. Belanja konsumsi adalah pengeluaran kas kegiatan untuk konsumsi kepanitiaan;
f. Belanja humas, publikasi dan dokumentasi adalah pengeluaran kas kegiatan
kepanitiaan untuk mensosialisasikan kegiatan dokumentasinya;
g. Belanja acara adalah pengeluaran kas kegiatan kepanitiaan untul penyelenggaraan
acara;
h. Belanja transportasi adalah pengeluaran untuk keperluan transportasi kegiatan
i. Belanja akomodasi adalah pengeluaran kas kepanitiaan untuk menyewa tempat
demi penyelenggaraan acara kegiatan;
j. Belanja ganti rugi adalah pengeluaran kas kegiatan kepada pihak lein yang
dipergunakan untuk acara kegiatan kepanitiaan sebagai akibat kerusakan atau
kehilangan barang yang digunakan;
k. Belanja keamanan adalah pengeluaran kas untuk keamanan acara kegiatan
kepanitiaan;
l. Surplus atau defisit kegiatan adalah selisih antara total penerimaan dan total
belanja kepanitiaan.

3. Laporan Aktivitas

Penerimaan:

a. Penerimaan adalah semua penerimaan kas organisasi kemahasiswaan yang

dibukukan dalam tahun anggaran yang bersangkutan;
b. Saldo Akhir Periode lalu adalah sisa saldo yang dipergunkan pada periode
berikutnya setelah penutupbukuan pada periode sebelumnya;
c. Dana dari universitas adalah dana yang dikeluarkan dari pihak universitas sesuai
dengan yang tercantum dalam Rancangan Anggaran Kegiatan Kelembagaan (RAKL)
masing-masing kelembagaan;
d. Dana dari Fakultas adalah dana yang dikeluarkan dari pihak fakultas sesuai dengan
yang tercantum dalam (RAKL) masing-masing kelembagaan;
e. Infak/Iuran anggota adalah penerimaan kas yang diterima oleh organisasi dari
anggota/ pengurus organisasi;
f. Donatur /Sponsor adalah penerimaan kas dari pihak lain yang sifatnya tidak
mengikat;
g. Keuntungan Hasil Usaha Organisasi adalah penerimaan kas yang berasal dari
keuntungan hasil usaha organisasi/kelembagaan yang bersifat halal;
h. Surplus Kegiatan adalah penerimaan kas dari pihak panitia pelaksana kegiatan dalam
kelembagaan berupa sisa saldo/keuntungan dalam kegiatan tersebut;
i. Utang adalah penerimaan kas berupa pinjaman dari pihak lain yang bersifat hala dan
tidak mengikat serta dilunasi pada saat jatuh tempo;

25
 j. Penerimaan Piutang adalah penerimaan kas berupa pengembalian piutang kas
organisasi dari pihak lain yang berhutang;
k. Penghargaan adalah penerimaan kas berupa hadiah yang diterima dari suatu
perlombaan yang diikuti oleh kelembagaan tersebut;
l. Penerimaan lainnya adalah penerimaan kas organisasi kemahasiswaan yang
diperoleh dari sumber dana halal yang tidak terduga yang dibukukan dalam tahun
anggaran yang bersangkutan.

Pengeluaran:

a. Pengeluaran adalah semua pengeluaran kas organisasi kemahasiswaan dalam periode

tahun anggaran yang bersangkutan dan tidak akan diperoleh kembali pembayarannya
oleh organisasi kecuali piutang;
b. Belanja Ketua Kelembagaan adalah pengeluaran kas organisasi yang dikeluarkan
atas nama ketua kelembagaan yang dapat dipertanggungjawabkan oleh ketua
kelembagaan disertai dengan bukti-bukti yang jelas;
c. Belanja Sekretaris Umum adalah pengeluaran kas organisasi yang dikeluarkan atas
nama sekretaris umum yang dapat dipertanggungjawabkan oleh sekretaris umum
disertai dengan bukti-bukti yang jelas;
d. Belanja Bendahara Umum adalah pengeluaran kas organisasi yang dikeluarkan atas
nama bendahara umum yang dapat dipertanggung jawabkan oleh bendahara umum
disertai dengan bukti-bukti yang jelas;
e. Belanja Komisi/Dinas/Divisi/Biro/Bidang adalah pengeluaran kas organisasi yang
dikeluarkan atas nama komisi/dinas/divisi/biro/bidang yang dapat dipertanggung -
jawabkan oleh komisi/dinas/divisi/biro/bidang disertai dengan bukti-bukti yang jelas.
Belanja ini dipisah berdasarkan komisi/dinas/divisi/ biro/bidang masing-masing;
f. Belanja Kegiatan adalah pengeluaran kas berupa dana awal yang dikeluarkan oleh
kas organisasi dalam rangka melaksanakan suatu kegiatan dalam kelembagaan
tesebut;
g. Defisit kegiatan adalah pengeluaran kas berupa penambahan kekurangan dana dari
belanja kegiatan pada akhir kegiatan;
h. Defisit Hasil Usaha Organisasi adalah penutupan kerugian dari suatu usaha
organisasi mahasiswa;
i. Piutang adalah pengeluaran kas sementara akibat peminjaman dana kas kepda pihak
lain serta bersifat terbatas waktu tempo;
j. Pengeluaran lainnya adalah pengeluaran kas tidak terduga oleh organisasi dan dapat
dipertanggungjawabkan pengeluarannya oleh organisasi tersebut;
k. Pembayaran hutang adalah pengeluaran kas untuk membayar pinjaman kepada pihak
lain.
l. Zakat yang dikeluarkan adalah zakat maal yang telah sampai pada hisabnya.

4. Laporan non keuangan yang sifatnya tidak selalu harus ada namun perlu dilampirkan
untuk mendukung keabsahan suatu laporan keuangan misalnya daftar inventaris dan
daftar saldo perlengkapan administrasi yang dibeli selama kepengurusan.

26