Siswa Joseph

Rabu, 27 Januari 2016

CONTOH LAPORAN KULIAH KERJA LAPANGAN (KKL) 2016

Blog Penulis: Asep Supriyatna, SE

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas semua rahmat dan ridha-Nya
yang telah diberikan kepada saya, kegiatan-kegiatan Jerman ini dapat dilakukan dengan baik.

Ketentuan yang telah ditetapkan oleh LP3I Jakarta, yaitu untuk seluruh mahasiswa LP3I semester V
diharuskan membuat laporan Kuliah Kerja Lapangan untuk memeberikan nilai tambah dan menjadi salah
satu syarat yang harus diangkat untuk dapat dimasukkan ke jenjang pendidikan berikutya. Selain dari itu
membuat laporan Kuliah Kerja Lapangan ini juga sebagai bukti bahawa saya (penulis) telah menjalankan
Kuliah Kerja Lapangan di PT. Kotak Jaya Gunajati untuk melihat secara langsung fakta yang ada di
permukaan dan mempraktekan ilmu yang sudah didapat dari bangku kuliah ke masyarakat atau dunia
industri.

KKL (Kuliah Kerja Lapangan) yang telah diprogramkan oleh perguruan tinggi yang benar-benar bertujuan
untuk memberikan informasi dan wawasan tentang kehidupan di masyarakat dan dunia kerja.
Pengalaman belajar yang didapat dari kegiatan Kuliah Kerja yang bisa dilakukan dengan harapan dapat
mengundang bekal dalam bersosialisasi selepas dari perguruan tinggi nanti.

Selesainya program diskusi yang tidak dapat dikeluarkan dari berbagai pihak, Bersama-sama dengan,
dengan rasa hormat, saya ingin mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak
yang telah terlibat dan membatu secara langsung atau tidak langsung dalam pelaksanaan dan
penyampaian laporan kegiatan kuliah Lapangan, terutama kepada:

1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Drs. Jaenudin Akhmad, SE, MM, M.Pd.
2. Wakil Direktur 1 Bidang Pendidikan, Dra. Euis Winarti, MM

3. Ketua Program Studi Komputerisasi Akunatansi, Drs. Hamizar

4. Direktur PT. Kotak Jaya Gunajati, Rinto Winobu, SE

5. Dosen Pembimbing Kuliah Lapangan, Dwi Okty Utami, SE, M.Akun.

6. Pembimbing Industri Kuliah Kerja, Ibu Rini Septiani

7. Kepada semua Staff di PT. Kotak Jaya Gunajati

8. Kepada orang tua dan keluarga tercinta yang tiada henti selalu memberikan kasih sayang, motivasi
dan

9. Dan seluruh rekan-rekan saya baik dari lingkungan Kampus LP3I Cimone dan PT. Kotak Jaya
Gunajati yang telah memberikan kritik dan saran yag tidak dapat terbalik satu-persatu

Untuk semua panduan dan arahan yang telah diberikan, penulis berterima terimakasih. Semoga
kebaikan Bapak / Ibu sekalian mencari jawaban yang berlipat dari Allah SWT.

Dengan semua kerendahan hati penulis teks yang ada di dalamnya. Untuk itu, penulis dengan
senangtiasa menerima kritik dan saran dari pembaca yang bisa meningkatkan kualitas laporan ini.

Akhir kata penulis berharap semoga laporan Kuliah Kerja di seluruh dunia dapat digunakan untuk semua,
terutama bagi mahasiswa Politeknik LP3I dan perusahaan terkait.

Tangerang, Januari 2016

Penulis

Asep Supriyatna
DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN KKL .............................................. ....aku aku aku

KATA PENGANTAR ................................................ .......................................... iv

DAFTAR ISI ................................................ .................................................. ....... vi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah KKL ......................................... ........................... 1

B. Ruang Lingkup Kerja Kuliah ................ .................................................. .... 2

C. Tujuan dan Manfaat KKL ....................................... .................................... 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat Perusahaan ........................................ ................................ 4

B. Struktur Organisasi Perusahaan ............ .................................................. .... 5

C. Deksripsi dan Aktifitas Kerja Perusahaan ...................................... ............ 6

BAB III PELAKSANAAN KERJA KULIAH

A. Jenis dan Bentuk kegiatan Kerja Kuliah ...................................................18

B. Prosedur Kerja ...........................................................................................26

C. Permasalahan yang Dihadapi ....................................................................28

D. Upaya Penyelesaian Masalah yang Dihadapi ...........................................29

PENUTUP

A. Kesimpulan ...............................................................................................30

B. Saran ..........................................................................................................31

LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1. Struktur Organisasi Perusahaan .........................................................5

Gambar 3.1. Form Surat Jalan ...............................................................................19

Gambar 3.2. Form Kwitansi ..................................................................................22

Gambar 3.3. Form Faktur Penjualan .....................................................................23

Gambar 3.4. Form E-Faktur Pajak ........................................................................24

Gambar 3.5. Form Nota Retur ...............................................................................25

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pelaksanaan KKL

Salah satu program studi yang dinilai dapat menengembangkan wawasan, keterampilan, kecakapan dan
kreativitas seorang mahasiswa untuk memasuki dunia kerja adalah dengan melaksanakan Kuliah Kerja
Lapangan. Dimana setiap mahasiswa yang mengikuti Kuliah Kerja Lapangan dituntut harus mampu
mengembangkan dirinya sendiri untuk bersosialisasi dan mempraktekan secara langsung ilmu yang
sudah didapatkan dari bangku kuliah ke dunia kerja. Secara garis besar seperti yang kita lihat bahwa
pendidikan yang dilakukan di perguruan tinggi masih terbatas pada pemberian praktek dalam skala kecil
dengan intensitas yang terbatas, agar dapat memahami dan memecahkan setiap permasalahan yang
muncul di dunia kerja, maka mahasiswa tentunya perlu melakukan pelatihan kerja secara langsungn di
instansi atau lembaga - lembaga yang berkaitan dengan program studi yang ditempuh.

Kuliah Kerja Lapangan (KKL) Politeknik LP3I merupakan agenda rutin yang dilaksanakan setiap tahunnya
bagi para mahasiwa tingkat akhir di semester V, dan tentunya setiap mahasiswa diwajibkan untuk
melaksanakan serta membuat laporan Kuliah Kerja Lapangan. Selain pengalaman yang didapat sangat
bermanfaat bagi para mahasiswa, Kuliah Kerja Lapangan itu sendiri mejadi tolak ukur bagi Politeknik LP3I
dalam melihat etos kerja yang dimiliki oleh setiap mahasiswa. Sesuai dengan tujuan Politeknik LP3I, yang
mempersiapkan tenaga ahli dan terampil yang diharapkan dapat terjun langsung ke dunia indusri/kerja,
maka dipadang sangat perlunya untuk melaksanakan Kuliah Kerja Lapangan.

Besar kemungkinan dengan melalui program Kuliah Kerja Lapangan ini mahasiswa dapat memahami
langsung struktur organisasi dalam sebuah manajemen, profesionalitas kerja, kedisiplinan dan masih
banyak hal lainnya. Dengan banyaknya hal positif yang akan didapat maka penulis berkesempatan untuk
melakukan Kuliah Kerja Lapangan pada PT. Jaya Gunajati Box. Alasan penulis melaksanakan program
Kuliah Kerja Lapangan di perusahaan ini, tentunya penulis berharap mendapatkan ilmu secara langsung
mengenai praktek kerja yang sesungguhnya khususya dalam ilmu bidang Akuntansi/Keuangan. Sehingga
penulis mendapatkan banyak pengalaman berharga yang bisa diambil dari lingkungan tempat Kuliah
Kerja Lapangan pada PT. Jaya Gunajati Box.

B. Ruang Lingkup Kerja Kuliah

Telah diketahui bersama, bahwa pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan dilakukan pada perusahaan atau
instansi-instansi pemerintah dan sudah berbadan hukum serta diakui keberadaanya baik oleh
pemerintah Republik Indonesia maupun masyarakat setempat.

Dalam pelaksanaannya, penulis melakukan Kuliah Kerja Lapangan pada PT. Jaya Gunajati Box, sebagai
mahasiswa yang melakukan Kuliah Kerja lapangan tentunya penulis memiliki ruang lingkup dan tanggung
jawabnya sendiri yang dipercayakan oleh manajemen perusahaan ke pada mahasiswa yang
bersangkutan, dalam hal ini ruang ringlung penulis pada saat Kuliah Kerja Lapangan adalah pembuatan
faktur pajak, faktur penjualan, kwitansi, memo retur, print, fotocopy, fax, email, mengirim dokumen
melai JNE/TIKI, laporan piutang, menghitung PPN, melaporkan PPN, mengatur jadwal penukaran faktur,
mengangkat telepon, dan filing dokumen perusahaan degan rapi.

C. Tujuan dan Manfaat KKL

1. Tujuan KKL

a. Memeberikan pengalaman dan wawasan kepada mahasiswa mengenai kehidupan di masyarakat

maupun dunia kerja

b. Mencetak seseorang yang berpendidikan serta memiliki kemampuan dan keterampilan profesional
yang sesuai dengan tuntunan dunia kerja

c. Meningkatkan relevansi kerjasama antara perguruan tinggi dengan instansi-instansi pemerintah

mapun perusahaan swasta

2. Manfaat KKL

a. Bagi Penulis

Kegiatan Kuliah Kerja Lapangan ini mejadi salah satu media pembelajaran untuk mengetahui kesesuaian
antara teori yang telah didapatkan penulis di bangku kuliah dengan praktek di lapangan. Terlepas dari itu
semua tentunya penulis mendapatkan pengetahuan dan pengembangan wawasan dalam melatih mental
serta komunikasi untuk berinteraksi langsung di dunia kerja.

b. Bagi PT. Jaya Gunajati Box

Kegiatan Kuliah Kerja Lapangan ini menjadi salah satu cara bentuk kepedulian perusahaan atau CSR
(Corporate Social Responsibilty) dalam bidang pendidikan yang diberikan kepada masyarakat khusunya
mahasiswa. Selain dari itu dapat dijadikan sebagai sarana dan penelitian yang sekiranya dapat
dikembangkan oleh perusahaan.

c. Bagi Politeknik LP3I

Laporan ini dapat digunakan sebagai bahan tambahan untuk informasi atau sebagai referensi bagi
pembaca, sekaligus sebagai acuan untuk bahan pembelajaran kedepan.
BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat PT. Jaya Gunajati Box

PT. Jaya Gunajati Box berdiri pada tahun 1998, adalah perusahaan yang memproduksi dan menjual
barang-barang dari kertas, seperti corrugated box, palet kertas, dan paper tube. Sudah lebih dari 10
tahun PT. Jaya Gunajati Box memberikan pelayanan kepada pelanggan yang membutuhkan barang-
barang tersebut. Dengan dipimpin oleh Direktur Bapak Rinto Winobu yang memiliki pengalaman luas
tentang industri converting box. Setelah lebih dari satu dekade berdiri, kami selalu menjaga kualitas,
melakukan inovasi dan fleksibilitas sesuai dengan perkembangan jaman dan pasar. sehingga PT. Jaya
Gunajati Box kini berkembang pesat dan menjadi salah satu pemasok utama untuk carton box, palet
kertas dan paper tube di Jabodetabek bahkan Jawa Barat dan Jawa Tengah.

1. Visi dan Misi Perusahaan

a. Visi

Menjadi salah satu perusahaan terbaik dibidang converting box di Indonesia

b. Misi

1) Innovatif dalam pengembangan produk cartoon box

2) Memberikan harga yang kompetitif

3) Meberikan kepuasan pada pelanggan baik dalam kualitas maupun dalam pelayanan (service)

4) Memberikan variasi produk yang beragam kepada pelanggan

5) Meningkatkan kapasitas produksi

B. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukan seluruh kegiatan-kegiatan yang
bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi, yang berhubungan dengan fungsi, wewenang dan tanggung
jawab untuk memcerminkan makanisme-mekanisme formal pada pengelolaan organisasi.

Struktur organisasi yang diterapkan PT. Jaya Gunajati Box adalah bentuk vertikal. Dalam bentuk ini,
sistem organisasi pimpinan sampai organisasi atau pejabat yang lebih rendah digariskan dari atas ke
bawah secara vertikal.
A. Deskripsi dan Aktifitas Kerja Perusahaan

Dalam sebuah manajemen di suatu perusahaan struktur organisasi berguna untuk meunjukkan adanya
beberapa pembagian kerja dan menunjukan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang
berbeda-beda agar bisa di koordinasikan. Selain itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-
spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Berikut ini pembagian wewenang dan tanggung jawab masing-masing jabatan berdasarkan uraian
pekerjaan struktur organisasi di atas adalah sebagai berikut:

1. Director

Tugas dan wewenang :

a. Merupakan posisi tertinggi di dalam perusahaan, yang dimana memiliki wewenang penuh dalam
pengambilan keputusan

b. Mengkoordinasikan dan megendalikan semua kegiatan-kegiatan yang ada di dalam perusahaan

c. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannnya dengan dunia luar

d. Mengotorisasi semua dokumen yang berhubungan dengan jalannya kegiatan yang ada di
perusahaan

e. Menerima laporan yang diterima dari masing-masing devisi yang ada di dalam manajemen
perusahaan

2. Supervisor Finance

Tugas dan wewenag :

a. Melaksanakan kebijakan perusahaan, sistem dan prosedur akuntansi serta pengawasan internal
dengan baik dan benar di bawah naungan dari pemilik perusahaan

b. Menyetujui dan menandatangani pengeluaran uang kas perusahaan yang bersifat umum dan rutin
sesuai dengan batas jumlah pengeluaran yang telah ditetapkan

c. Memimpin devisi keuangan yang meliputi kasir, staf hutang, piutang, admin dan kolektor
d. Menghitung dan membagikan gaji karyawan mingguan dan bulanan

e. Melakukan pengurusan ijin-ijin yang terkait dengan karyawan

f. Memeriksa kelengkapan dan ke absahan bukti pengeluaran kas dan bank sebagai media
pembayaran perusahaan berikut dokumen pendukungnya sebelum diserahkan kepada pimpinan (pemilik
perusahaan) untuk disetujui dan ditandatangani

g. Menyetujui dan mendatangani bukti penerimaan kas/bank sebagai media penerimaan perusahaan

h. Melakukan penyimpanan uang kas dari perusahaan ke bank

i. Mengontrol semua transaksi rekening bank perusahaan

j. Membuat laporan rekonsiliasi bank

k. Bertanggung jawab atas kas besar perusahaan

l. Melakukan konfirmasi piutang kepada pelanggan

m. Memeriksa laporan pengeluaran kas dan penerimaan kas

n. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan pembuatan invoice atau tagihan, faktur pajak
serta penagihan atas piutang usaha perusahaan

o. Mengkoordinasi dan mengarahakan pelaksanaan kegiatan pengeluaran kas kecil yang dilakukan oleh
kasir serta mengawasi kegiatan pencacatan pelaporan hutang usaha

p. Memeriksa dan menganalisa laporan hutang dan piutang usaha

q. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan
up to date

r. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi

3. Supervisor Marketing

Tugas dan wewenang :

a. Melakukan perencanaan strategi pemasaran hasil produksi yang efektif dan efisien dengan
memperhatikan sumber daya perusahaan

b. Menjalin hubungan dengan pelanggan khususnya dalam penanganan komplain, pengukuran kepuasan
pelanggan

c. Memimpin devisi pemasaran yang meliputi staf pemasaran, admin pemasaran, pemebelian dan
disain
d. Memeriksa laporan penjualan

e. Melakukan follow up dan mempertahankan kerja sama bisnis dengan pelanggan lama

f. Mencari pelanggan baru sesuai dengan prosedur perusahaan

g. Melakukan koordinasi secara internal kepada staf pemasaran, disain dan pembelian

h. Menetapkan kalkulasi harga jual produksi sebagai patokan harga yang ditawarkan ke pasar atau
pelanggan

i. Memeriksa dan mendatangani dokumen atas penjualan SO (Sales Order) dan SPK (Surat Perintah
Kerja)

j. Memeriksa dan menandatangani dokumen pembelian bahan baku PO (Purchase Order) yang
dilakuakn oleh staf pembelian

k. Melakukan approval design baru yang dibuat oleh staf disain

l. Mengontrol semua kegiatan kerja yang dilakukan oleh bawahannya sesuai dengan SOP (Standard
Operating Procedure) dari masing-masing bagian di devisi marketing

m. Melakukan koordinasi dengan bagian lain untuk mendukung kelancaran proses kerja pemasaran

n. Menjalin relasi dan kerja sama yang baik dengan semua pelanggan

o. Menyusun prosedur dan intrusksi kerja di bawah naungan pimimpin (Direktur) untuk bagian
pemasaran sehingga membantu kelancaran proses kerja dibagiannya

p. Menyampaikan laporan hasil kerja kepada pimpinan untuk dilakukan evaluasi dan analisa

q. Bertanggung jawab atas pengendalian biaya pemasaran

r. Berwenang untuk melakukan penghapusan surat jalan apabila terjadi pembatalan pengiriman

s. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan
up to date

t. Melaksanakan dokumentasi yang baik dan rapi

4. Supervisor PPIC (Production Planning Inventory Control)

Tugas dan wewenang :

a. Menerima pesanan dari bagian pemasaran dan membuat rencana produksi sesuai dengan pesanan
yang diterima
b. Memenuhi permintaan sample dari bagian pemasaran dan memantau proses pembuatan sample
sampai terkirim ke pelanggan

c. Memimpin dan bertanggung jawab untuk kegiatan pekerjaan di bagian PPIC dan bagian gudang,
termasuk pengendalian persediaan, pengendalian produksi perencanaan, dan kontrol pengiriman dan
juga termasuk bahan yang masuk, penyimpanan, penyediaan, dan pengiriman

d. Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan forecast dari bagian pemasaran dan
dikoordinasikan bersama bagian pembelian dengan memperhatikan kondisi stok dan menghitung
kebutuhan bahan baku produksi menurut standar stok yang ideal

e. Memonitor semua persediaan baik untuk persediaan bahan baku, barang jadi yang ada di gudang
maupun yang akan didatangkan sehingga proses produksi dan penerimaan pesanan bisa berjalan lancar
dan seimbang

f. Menyusun jadwal produksi pada waktu, rute dan jumlah yang tepat sehingga barang bisa dikirim
tepat waktu dan sesuai dengan permintaan pelanggan

g. Menjaga keseimbangan lini kerja di produksi agar tidak ada mesin yang overload sementara mesin lain
menunggu

h. Menginformasikan kepada bagian pemasaran jika ada masalah dengan proses produksi yang
menyebabkan keterlambatan pengiriman kepada pelanggan

i. Menganalisa spesifikasi proses produksi dan data kapasitas untuk menentukan alokasi kapasitas
produksi

j. Menetapkan dan mendistribusikan jadwal produksi dan operasi lainya kepada karyawan produksi

k. Memantau realisasi jadwal produksi yang dijalankan oleh karyawan produksi

l. Mempercepat operasi yang terlambat dari jadwal dan merubah jadwal untuk mengantisipasi masalah
yang akan timbul

m. Membuat laporan PPIC secara periodik sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan permintaan
menejemen

n. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan
up to date

o. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi

5. Staff Account Payable dan Chasier

Tugas dan wewenang :

a. Menerima proses penukaran faktur masukan dengan supplier

b. Melakukan pemeriksaan terhadap dokumen transaksi pembelian yang diterima untuk memastikan
kelengkapan dan kebenarannya

c. Berkoordinasi dengan supplier untuk masalah kelengkapan dokumentasi penagihan untuk

memastikan bahwa setiap penagihan telah benar

d. Mempersipakan semua dokumen pembelian untuk melakukan proses pembayaran hutang kepada
supplier

e. Bekoordinasi langsung dengan staf piutang untuk menyerahkan dokumen faktur pajak masukan dan
returan atas barang yang tidak sesuai

f. Menjaga hutang perusahaan agar tetap stabil dengan pendapatan yang diterima perusahaan

g. Menerima dan mengarsipkan surat jalan masukan dan purchase order yang dibuat oleh staf
pembelian

h. Memberikan dan menghitung biaya transpot untuk sopir dan kenek seperti uang jalan, tol, makan,
dan pulsa dalam melakukan pengiriman barang ke pelanggan

i. Bertanggung jawab atas uang jalan yang diberikan kepada kolektor untuk melakukan penagihan
kepada pelanggan

j. Menerima keluhan dan komplain dari supplier yang berhubungan dengan hutang usaha

k. Bertanggung jawab atas semua pengeluaran uang kas kecil

l. Bertanggung jawab atas pemakaian dan pemebelian ATK (Alat Tulis Kantor)

m. Membuat laporan hutang perusahaan dan juga laporan kas kecil secara periodik sesuai dengan SOP
yang diberikan

n. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan
up to date

o. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi

6. Staff Account Receivable

Tugas dan wewenang :

a. Menerima copyan dokumen sales order SO (Sales Order) dan PO (Purchase Order) dari pelanggan
sebagai pelengkap dokumen untuk pembuatan faktur pajak, faktur penjualan (Invoice) dan kwitansi
b. Menerima surat jalan keluar dari staf logistik

c. Menerima dan mengarsipkan faktur pajak masukan dari staf hutang

d. Membuat faktur pajak keluaran, memo retur, faktur penjualan (invoice) dan kwitansi

e. Melakukan input data terhadap transaksi perpajakan kedalam e-SPT PPN

f. Memastikan semua transaksi pengeluaran dan penerimaan sudah lengkap dan benar sesuai dengan
bukti fisik dokumen

g. Menghitung, membuat dan mempersiapkan laporan pajak PPN secara berkala dan melaporkan pajak
PPN setiap bulan

h. Berkoordinasi langsung dengan bagian pemasaran untuk membahas jika ada pelanggan yang
bermasalah dengan pembayaran piutang

i. Mencatat dan mengarsipkan seluruh transaksi penjualan dan data-data pelanggan dengan baik dan
benar untuk kelengkapan dokumen disaat melakukan penagihan

j. Membuat AR Aging Report dan AR Reconciliation bulanan untuk konfirmasi dan pemeriksaan
kesesuaiannya dengan laporan keuangan

k. Berkoordinasi langsung kepada Spv. Finance sebagai orang yang memiliki wewenag untuk
mengkonfirmasi atau follow up jumlah piutang usaha yang dimiliki setiap pelanggan

l. Mengatur jadwal penukaran faktur dan penagihan piutang yang dilakukan oleh kolektor kepada
pelanggan

m. Melakukan pengiriman dokumen melalui JNE/TIKI untuk penukaran faktur bila pelanggan berada di
luar kota

n. Memastikan bahwa semua dokumen atas transaksi penjualan sudah diterima dengan baik dan
lengkap oleh pelanggan

o. Mencatat dan menerima hasil penagihan yang dilakukan oleh kolektor dan memberikannya kepada
pemegang kas besar

p. Menerima keluhan dan komplain dari semua pelanggan yang berhubungan dengan berkas
penukaran faktur dan penagihan piutang usaha

q. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan
up to date

r. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi

7. Administration Finance

Tugas dan wewenang :

a. Input data laporan kas masuk dibawah wewenang Spv. Finance

b. Input data laporan piutang dibawah wewenag Staf piutang

c. Input data laporan hutang dibawah wewenang Staf hutang

d. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan
up to date

e. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi

f. Adm. finance difungsikan sebagai pelengkap dalam membantu menyelesaikan tugas secara mobile
yang ada di divisi finance

8. Collector

Tugas dan wewenang :

a. Melakukan tukar faktur atau kontra bon dengan pelanggan

b. Memberikan sample produk baru yang dipesan oleh pelanggan

c. Menjadi sales luar yang diperuntukna untuk mendapatkan pelanggan baru

d. Aktif berkomunikasi dengan dunia luar untuk informasi yang up to date

9. Staff Marketing

Tugas dan wewenang :

a. Memenerima pesanan dari pelanggan baik melalui telepon, e-mail ataupun fax

b. Memastikan semua pesanan atau PO (Purchase Order) dari pelanggan sudah diterima

c. Membuat SO (Sales Order) baik untuk new order maupun repeat order

d. Memproses pembuatan sample untuk produk baru

e. Berkoordinasi langsung dengan staf disain dalam pembuatan disain untuk new order mapun repeat
order

f. Membuat laporan penjualan secara periodik sesuai dengan SOP yang berikan
g. Membuat jadwal pengiriman untuk barang yang dipesan oleh pelanggan

h. Wajib berkomunkasi dengan baik dengan semua pelanggan

i. Menerima dan mencari solusi untuk semua keluhan yang di dapat dari pelanggan

j. Memastikan bahwa bahan baku akan diterima tepat waktu kepada staf pembelian

k. Memastikan kemabali bahwa pengiriman barang jadi akan tepat waktu kepada devisi PPIC dan
pelanggan

l. Berkoordinasi langsung dengan Spv.Marketing dalam menentukan harga perolehan barang ( jika
new order)

m. Berkoordinasi langsung dengan Adm.marketing untuk memastikan layout design sudah sesuai
dengan sample produk dan semua perlengkapan yang dibutuhkan dalam proses produksi untuk barang
yang dipesan sudah siap

n. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan
up to date

o. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi

10. Staff Purchasing

Tugas dan wewenang :

a. Membuat PO (Purchase Order) untuk supplier seperti bahan baku, cat, dan perelengkpan aksesoris
lainnya bila ada permintaan khusus dari pelanggan

b. Menerima surat jalan masukan

c. Berkoordinasi langsung dengan Spv. Marketing untuk menghitung penggunaan bahan baku yang
dibutuhkan dalam proses produksi

d. Membuat laporan pembelian sesuai denagn SOP yang berikan

e. Membuat memo bahan yang sudah diterima dari supplier

f. Berkoordinasi langsung dengan PPIC untuk melihat kapasitas tempat penyimpanan bahan baku

g. Aktif untuk melakukan konfirmasi kepada supplier guna memastikan pengiriman bahan baku tepat
waktu

h. Berkoordinasi langsung dengan staf hutang untuk mengetahui jumlah hutang supllier

i. Wajib berkomunikasi dengan baik kepada semua supplier

j. Mencari supplier baru bila diperlukan

k. Bertanggung jawab atas keterlambatan pengiriman bahan baku

l. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat
dan up to date

m. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi

11. Staff Design

Tugas dan wewenang :

a. Membuat disain gambar baru

b. Merevisi disain lama bila ada perubahan gambar, bentuk dan ukurannya

c. Mengkonfirmasi disain baru atau disain lama yang memiliki perubahan kepada pelanggan, bagian
pemasaran dan PPIC

d. Membeli karet cetak untuk produk disain baru dan karet yang sudah tidak dapat digunakan

e. Membeli pisau potong untuk proses potong produksi

f. Membuat kertas film untuk proses sablon

g. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan
up to date

h. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi

12. Administration Marketing

Tugas dan wewenang :

a. Membuat SPK (Surat Perintah Kerja)

b. Mempersiapkan dan memastikan bahwa semua perlengkapan yang dibutuhkan dalam proses
produksi seperti bahan baku, sample produk, layout design, karet cetak, pisau potong, kertas film dan
sudah siap

c. Meyerahkan semua copyan dokumen serta perlengkapan yang dibperlukan untuk proses produksi
kepada bagian PPIC

d. Bertanggung jawab atas penyimpanan sample produk

e. Ikut memastikan bahwa pengirimn barang kepada pelanggan akan tepat waktu

f. Follow up bahan baku ke pada staf pembelian

g. Menerim semua keluhan dan komplain dari pelanggan dan menacarikan soulusi terbaiknya

h. Membuat laporkan hasil kerja sesuai dengan SOP yang telah berikan

i. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat
dan up to date

j. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi

13. Staff Logistics and Administration PPIC

Tugas dan wewenang :

a. Membuat surat jalan keluar

b. Bertanggung jawab atas surat jalan yang keluar

c. Memberikan surat jalan keluar kepada staf piutang

d. Mengontrol sopir dan kenek disaat melakukan pengiriman barang ke pelanggan

e. Berkoordinasi dengan kasir untuk menghitung jarak tempuh pengiriman barang

f. Membantu Spv. PPIC dalam melaksanakan tugas di bagian PPIC

g. Membuat laporan hasil kerja sesuai dengan SOP yang telah diberikan

h. Aktif bekoordinasi dengan kepala produksi untuk mengontrol jalannya produksi, jadwal pengiriman
barang dan memastikan jumlah barang sesuai dengan permintaan pelanggan

i. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat
dan up to date

j. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi

14. Head of Production

Tugas dan wewenang :

a. Bekerja sama dengan kepala bagian PPIC dalam penyusunan rencana dan jadwal produksi
b. Mengkoordinir dan mengawasi serta memberikan pengarahan kerja kepada setiap seksi dibawahnya
untuk menjamin terlaksananya kesinambungan dalam proses produksi

c. Memonitor pelaksanaan rencana produksi agar dapat dicapai hasil produksi sesuai jadwal, volume,
dan mutu yang ditetapkan

d. Bertanggung jawab atas pengendalian bahanbaku dan efisiensi penggunaan tenaga kerja, mesin, dan
peralatan.

e. Selalu berusaha untuk meningkatkan keterampilan setiap penanggung jawab dan karyawan dibawah
tanggung jawabnya dengan memanfaatkan tenaga ahli yang didatangkan oleh perusahaan

f. Membuat laporan harian mengenai kegiatan di bagiannya sesuai dengan sistem pelaporan yang
berlaku

g. Menjaga disiplin kerja dan menilai prestasi kerja bawahannya secara berkala dan objektif

h. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan baik oleh Spv. PPIC

BAB III

PELAKSANAAN KERJA KULIAH

A. Jenis dan Bentuk Kegiatan Kerja Kuliah

Pada pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan ini penulis ditempatkan di bagian Staff Account Receivable
perusahaan. Adapun kegitan rutin dan tugas khusus penulis selama Kuliah Kerja Lapangan adalah
membuat faktur pajak, faktur penjualan, kwitansi, memo retur, menghitung dan melaporkan PPN, dan
melakukan tukar faktur serta penagihan piutang kepada pelanggan, rincian kegiatan penulis pada saat
pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan adalah sebagai berikut :

1. Penulis menerima copyan SO (Sales Oreder) dan PO (Purchase Order) dari bagian pemasaran yang
berisi nomer urut SO, nomer PO dari pelaggan, nama dan alamat pelanggan, kode barang, nama dan
jenis barang yang dipesan, jumlah barang yang dipesan, harga barang per satuan, dan keterangan lainnya
bila ada catatan khusus dari bagain pemasaran, untuk kemudian digandakan dan di arsipkan untuk file
perusahaan sesuai dengan nama pelanggan, urut tanggal dan nomer SO dan juga untuk dijadikan sebagai
lampiran surat jalan untuk dibuatkan faktur pajak, faktur penjulan dan kwitansi.
2. Penulis menerima surat jalan dari bagian Logistik yang berisi tentang data pengiriman barang kepada
pelanggan, seperti nama dan alamat pelanggan, tanggal surat jalan, nomer surat jalan, nomer SO, nomer
PO, kode barang, nama dan jenis barang, jumlah barang per PCS atau Kg, keterangan yang berisi jumlah
per – Peaces atau Kg, dan bukti adanya otorisasi dari bagian dan pelanggan yang bersangkutan.

4. Dari Surat jalan kemudian penulis meyesuaikan data surat jalan dengan lampiran SO dan PO untuk
penulis menghitung jumlah tagihan yang harus dibayar oleh pelanggan sesuai dengan SO dan PO yang
telah disepakati bersama oleh bagian pemasaran dan pelangga untuk dibuatkan berkas tagihan yang
akan dibuat oleh penulis.

5. Memberikan penomoran untuk faktur pajak dan faktur penjulan yang harus berurutan dan
disesuaikan dengan nomor surat jalan yang sudah diterima, dan untuk nomor seri faktur pajak harus
sesuai dengan jatah penomoran faktur pajak yang telah diberikan oleh KPP (Kantor Pelayanan Pajak)
kepada PKP (Pengusaha Kena Pajak).

6. Kemudian mebuat faktur pajak denagn menginput data ke program PT. Jaya Gunajati Box dengan
memasukan nomor SO yang telah dibuat oleh bagain pemasaran, sehingga penulis hanya memastikan
bahwa catatan keterangan fisik sesuai dengan data yang sudah terinput, untuk kemudian memasukan
nomer seri faktur pajak.

7. Kemudian penulis mencetak faktur pajak, faktur penjualan dan kwitansi yang masing-masing 3
rangkap, menempelkan materai pada kwitansi sesuai dengan jumlah yang tertera pada kwitansi. Kwitansi
dengan nominal Rp. 0 – Rp. 250.000,- tidak diberi materai, nominal diatas Rp. 250.000,- – Rp. 1000.000,-
diberi materai Rp. 3000,- dan untuk nominal diatas Rp. 1000.000,- seterusnya diberi materai Rp. 6000,-.
Tahapan berikutnya adalah pemberian stempel pada faktur pajak dan kwitansi setelah itu melakukan
kroscek ulang atas dokumen yang bersangkutan lalu meminta tandatangan dari pimpinan.

8. Setelah ditandatangani oleh pimpinan penulis merapikan dokumen tersebut sesuai dengan SOP yang
telah ditetapkan oleh menejemen, yang dimana setiap lembaran dokumen yang ada dipisahkan menurut
warna kertas dokumen untuk keperluan instansi dan bagian yang bersangkutan. Berikut uraian
penjelasan atas masing-masing dokumen yang terkait :

a. Dokumen untuk penukaran fakur kepada pelanggan

1) 1 lembar kwitansi warna putih (Asli)

2) 1 lembar faktur penjualan warna puith (Asli)

3) 1 lembar faktur pajak warna putih (Asli)

4) 1 surat jalan warna puith (Asli)

5) 1 lembar photocopy PO (Purchase Order)

6) Dibuatkan dokumen tanda terima penukaran faktur bila pelanggan yang berkaitan tidak
mengeluarkan surat tanda terima.

File tersebut dirapikan menjadi satu untuk melakukan penukaran faktur dengan pelanggan.

b. Dokumen untuk arsip devisi Finance

1) 2 lembar kwitansi warna merah dan kuning

2) 2 lembar faktur penjualan warna merah dan kuning

3) 1 lembar faktur pajak warna kuning

4) I lemabar surat jalan warna kuning

5) 1 lembar faktur pajak warna merah untuk menghitung PPN

6) 1 lembar PO (Purchase Order)

7) 1 lembar SO (Sales Older)

8) 1 lembar tanda terima warna merah

File tersebut kemudian digunakan untuk di input ke laporan piutang perusahaan oleh Adm. Finance dan
kemudian disimpan menurut nama pelanggan dan tanggal jatuh tempo faktur bersama dokumen
pendukung lainnya.

9. Membuat jadwal penukaran faktur dan penagihan piutang yang sudah jatuh tempo kepada
pelanggan yang dilakukan oleh Collector dan untuk yang berada diluar kota dikirim melalu JNE/TIKI.

10. Menerima hasil tagihan dari Collector berupa uang tunai, transfer, giro maupun cek. Setelah itu
melampirkan bukti pembayaran dari pelanggan dengan file penagihan yang bersangkutan yang
kemudian diserahkan kepada Supervisor finance atau pemegang kas besar untuk dilakukan kroscek dan
pencatatan pengurangan piutang pelanggan.
11. Menghitung serta membuat laporan pajak PPN setiap bulan kemudian melaporkannya ke KPP.

12. Membuat nota retur atas barang yang dikembalikan kepada Suppliers karena tidak sesuai dengan
pesanan.

13. Menanggapi semua keluhan dari pelanggan yang berhubungan dengan piutang usaha serta
mencarikan solusinya.

A. Prosedur Kerja

Prosedur kerja bagian Account Recevibale yang ada pada PT. Jaya Gunajati Box sebagai berikut :

1. Jama kerja dimulai dari puku 08.00 – 17.00 WIB yang dilakukan dari hari Senin – Sabtu

2. Mengaktifkan peralatan kantor, mengecek e-mail masuk dan melakukan koordinasi dengan
Supervisor Finance mengenai tentang pekerjaan yang terkait.
3. Mempersipakan dokumen-dokumen seperti faktur pajak, faktur penjualan, kwitansi, surat jalan,
purchase order untuk melakukan penukaran faktur kepada pelanggan yang dilakukan oleh kolektor

4. Menerima tanda terima bukti penukaran faktur dan hasil penagihan dari kolektor

5. Penginputan data piutang dilakukan setiap hari yang meliputi nama pelanggan, naman barang,
jumlah barang, no surat jalan, no seri faktur pajak, no faktur penjualan, no kwitansi, tanggal kirim,
tanggal tukar faktur, tanggal jatuh tempo dan jumlah piutang.

6. penerimaan SO (Sales Order), PO (Purchases Order) dan Surat jalan dari bagian Marketing harus
disertai paraf oleh penulis

7. Proses pembuatan faktur pajak, faktur penjualan dan kwitansi harus dilengkapi dengan dokumen-
dokumen pendukung lainnya seperti SO, PO, Surat jalan asli dan pemberian nomor faktur pajak dan
faktur penjualan harus berurutan

8. Memastikan kebenaran dan kelengkapan semua dokumen untuk penukaran faktur sebelum
ditandatangani oleh pimpinan

9. Perhitungan pajak PPN harus sudah selesai sebelum tanggal 20 pada bulan berikutnya dan harus
dilaporkan paling lambat akhir bulan berikutnya

10. Setiap bagian masing-masing bekerja sesuai dengan SOP yang sudah ditetapkan oleh menejemen
perusahaan

11. Merawat fasilitas – fasilitas yang diberikan oleh perusahaan

12. Sebelum pulang setiap karywan wajib merapikan tempat kerja masing-masing
13. Menjaga kebersihan lingkungan sekitar dan nama baik perusahaan

14. Merawat fasilitas – fasilitas yang diberikan oleh perusahaan

B. Permasalahan yang Dihadapi

Adapun permasalahan atau kendala yang dihadapi dalam kegiatan Kuliah Kerja Lapangan ini, diataranya
adalah :

1. Surat jalan pada pembuatan faktur dan kwitansi termasuk peranan penting untuk mengetahui
berapa quantity yang akan ditagih, akan tetapi surat jalan yang dibuat oleh bagian logistik kerap kali
mengalami perbedaan jumlah barang yang dikirim dengan yang dipesan oleh pelanggan, sehingga
pembuatan faktur dan kwitansi tertunda dalam melakukan kontra bon atau penukaran faktur.

2. Harga jual sangat mempengaruhi jumlah tagihan yang akan dihitung oleh penulis. Akan tetapi,
terkadang pengimputan harga jual yang dilakukan oleh bagian pejualan tidak sesuai dengan harga yang
tercantum pada Puchases Order. Sehigga Sales Order harus direvisi terlebih dahulu hal inipun
menyebabkan adanya revisi pada faktur dan kwitansi bila sudah terlanjur dibuat.

3. Pengiriman barang kepada pelanggan yang berada di luar kota yang menggunakan jasa eskpedisi dan
transaksi penjualan yang melibatkan pihak ketiga (penjualan trading) selalu lambat tukar faktur 4 – 8 hari
dari tanggal surat jalan itu dibuat, sehingga proses pembuatan dan penaggihanpun terlampau jauh.

4. Sistem pengarsipaan yang ada tersusun dengan baik akan tetapi kurang rapih dan tempat
penyimpanan dokumen yang relatif kecil sehingga membuat ruang lingkup kerja menjadi terbatas dan
sedikit mengalami kesulitan untuk menemukan file – file yang suatu saat dibutuhkan.

C. Upaya Penyelesain Masalah yang Dihadapi

Adapun upaya penyelesaian masalah yang dilakukan untuk menghadapi kendala tersebut adalah :
1. Dalam pembuatan surat jalan yang menjadi tanggung jawab dan wewenang dari bagian Logistic
hendaknya untuk selalu mengecek kembali jumlah fisik barang dengan data yang ada untuk memastikan
jumlah pesanan sesuai dengan permintaan pelanggan, adapaun bila ada lebih dan kurangnya haruslah
segera diinformasikan atau memberi catatan kepada bagian Account Rereceivable.

2. Apabila ada perubahan harga jual sekiranya bagian penjualan yang bersangkutan untuk segera
meminta perseutujuan kembali dari pelanggan untuk memperbaharui Purchase Order dan mengganti
Sales Order yang terkait dengan merubah harga jual pada program agar tidak ada perbedaan harga
antara program dengan Sales order dan perusahaan dengan pelanggan.

3. Meminta jasa ekpedisi dan perusahaan pihak ketiga agar tukar faktur sesegera mungkin dilakukan
setelah surat jalan sudah sampai di tempat tujuan, atau membuat faktur dan kwitansi terlebih dahulu
dengan menggunakan surat jalan lebaran rangkapnya akan tetapi tidak dikirim dahulu ke pelanggan
sebelum surat jalan asli yang berada di ekpedisi dan perusahaan pihak ketiga kembali ke bagian
Accounting.

4. Memanfaatkan ruang yang ada dengan mengatur kembali tata letak dan ruang untuk peralatan dan
perlengkapan kerja agar terlihat lebih luas dan nyaman, serta tentunya bersama – sama meningkatkan
kembali kesadaran bagi semua karyawan akan kerapihan dalam pengarsipan dokumen agar
memudahkan pencarian dokumen-dokumen yang lama apabila suatu saat dibutuhkan.

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Seperi yang telah kita ketahui bersama kegiatan Kuliah Kerja Lapangan bertujuan untuk memberikan
mahasiswa pengalaman serta wawasan dalam dunia kerja yang sesungguhnya, sesuai dengan jurusan
perkuliahan yang dipelajari.
Berdasarkan pada seluruh kegiatan Kuliah Kerja Lapangan yang telah dilakukan oleh penulis pada PT. Jaya
Gunajati Box dan berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan pada bab-bab sebelumnya, maka
penulis menarik kesimpulan sebagai beriku :

Kuliah Kerja Lapangan yang telah diprogramkan oleh perguruan tinggi ini memang bertujuan dalam
memberikan pengalaman dan wawasan kepada mahasiswa mengenai kehidupan di masyarakat maupun
dunia kerja. Pengalaman belajar yang diperoleh dari kegiatan Kuliah Kerja Lapangan yang didapatkan
mahasiswa harapannya dapat memberikan bekal hidup dalam bersosialisasi selepas dari perguruan
tinggi nanti. Dari pelaksanaan Kuiah Kerja Lapangan yang dilakukan pada PT. Jaya Gunajati Box sebagai
Staff Account Receivable, sistem dan prosedur pembuatan faktur, pencatatan dan penagihan piutang
usaha sudah sesuai degan standar yang berlaku di perusahaan. Dalam pembuatan faktur yang
terpenting adalah kesesuaian data antara sales order, purchases order dan surat jalan, sedangkan dalam
penukaran faktur, pencatatan dan penagihan piutang yang perlu diperhatikan adalah batas jatuh tempo
piutang usaha.

B. Saran

Pada umumnya pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan merupakan penghubung antara dunia pendidikan
dengan dunia kerja, mahasiswa dapat melihat dan mengetahui kesesuaian antara teori yang didapatkan
di bangku kuliah dengan praktek di lapangan.

Sebelum penulis menutup laporan ini, ijinkan penulis memberikan sidikit saran. Adapun beberapa saran
yang dapat deberikan oleh penulis adalah sebagai berikut :

Terlepas dari sudah berjalannya sistem dan prosedur yang ada di perusahaan dengan baik, masih
terdapat beberapa hal yang mungkin perlu ditambahkan untuk kemajuan perusahaan, diantaranya
adalah sebagai berikut :

1. Perlu adanya data atau laporan tentang analisa umur piutang usaha yang bertujuan untuk
mengetahui saldo piutang usaha yang belum jatuh tempo dan saldo piutang usaha yang sudah lewat
jatuh tempo, manfaatnya adalah untuk memperkecil adanya resiko piutang usaha yang tidak dapat
tertagih atau gagal bayar.

2. Diharapakan kedepannya perusahaan dapat selalu menerima mahasiswa yang mengajukan Kuliah
Kerja Lapangan dengan tujuan untuk pengembangan perusahaan dan di sisi lain dapat membatu
program pemerintah untuk meningkatkan pendidikan dan sumber daya manusia di Indonesia.

Asep Supriyatna at 11:34 PM

Share
‹

Home

View web version

About Me

My photo

Asep Supriyatna

lied and reneged on promises are things that I hate.

Never take advantage of someone who likes you,

Never say you're busy to someone who needs you,

Never cheat on the one who has trust in you,

Never forget those who always remember you

View my complete profile

Powered by Blogger.