Modul Spreadsheet X PDF
Modul Spreadsheet X PDF
Dari sekian banyak program spreadsheet, tak ada yang lebih mudah mengoperasikannya,
tergantung kebiasaan kita menggunakannya. Adapaun modul ini akan membahas program
aplikasi pengolah angka dengan basis Microsoft Excel
Microsoft Excel, atau biasa disebut Excel, merupakan program spreadsheet (pengolah
data) yang mempunyai kemampuan meng-olah data secara luas pada bidang akuntansi, teknik,
statistik dan bidang-bidang lain yang memerlukan perhitungan dengan cepat dan teliti. Excel
dikenal sebagai program spreadsheet yang lebih mudah digunakan dibandingkan
program spreadsheet yang lain. Kemudahan tersebut terlihat jelas dari banyaknya fasilitas rumus
siap pakai (fungsi) yang disediakan Excel.
Penulis menggunakan Excel 2010 dalam penyusunan buku ini.Namun demikian, pada
prinsipnya buku ini juga dapat digunakan untuk pengguna Excel 2007.Penulis tidak membahas
penggunaan formula atau fungsi yang disediakan Excel secara mendalam dalam buku ini.
Pembahasan buku ini lebih mengarah pada penggunaan formula dan fungsi Excel untuk
menyelesaikan per-masalahan bisnis dan perkantoran
1. Formula Excel
Formula merupakan fitur Excel yang digunakan untuk melakukan perhitungan nilai
yang dituliskan secara langsung pada formula, atau nilai yang tersimpan dalam sel.
Penggunaan formula harus diawali tanda sama dengan (=), disertai kombinasi elemen:
Nilai yang dimasukkan langsung ke dalam formula.
Referensi alamat sel/range atau nama sel/range
Operator perhitungan
Fungsi.
Susunan formula untuk Excel 2007 dan Excel 2010 dapat terdiri maksimal 8.192
karakter, termasuk tanda sama dengan (=), nama fungsi, tanda kurung, argumen ataupun
#N/A Ada argumen yang tidak tertulis dalam formula yang Anda
masukkan.
#NAME? Dalam formula yang Anda masukkan, ada argumen atau nama
fungsi yang tidak dikenal Excel.
#REFF Salah satu referensi atau nama sel/range yang digunakan dalam
formula telah terhapus.
2. Operator Formula
Operator merupakan simbol atau tanda yang digunakan dalam formula. Excel akan
melakukan perhitungan berdasarkan operator yang digunakan dalam formula. Kesalahan
penggunaan operator dapat berakibat pada hasil perhitungan yang salah.
a .Operator Aritmetika
Operator aritmetika digunakan untuk melakukan kalkulasi operasi matematika,
seperti penambahan, pengurangan, perkalian, pem-bagian, perpangkatan atau
persentase.
Operator aritmetika Simbol Contoh Hasil
Penambahan + =10+5 15
Pengurangan - =10-5 5
Perkalian * =10*5 50
Pembagian / =10/5 2
Perpangkatan ^ =10A5 100000
Persentase % =10% 0,10
C.Operator Teks
Operator teks digunakan untuk menghubungkan atau mengga-bungkan dua nilai
teks atau lebih sehingga menghasilkan satu gabungan nilai teks.
Operator teks Simbol Contoh Hasil
Menggabungkan teks & ="Aku"&" "&"takut" Aku takut
D. Operator Referensi
Operator referensi digunakan untuk menggabungkan beberapa sel (operator
range) atau sebagai pemisah argumen.
Operator referensi Simbol Contoh
Operator range =B1:B15
Operator pemisah argument , atau ; =COUNTIF(Bl:B2;"Pria")
Microsoft
Office Button
Formula bar
Sel
Judul baris
Judul lembar
kerja
Tab Home pada Excel 2007 terdiri atas 7 group yang dipresentasikan pada masing-masing
toolbar, seperti Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles, Cells, dan editing.
2. Insert
Tab Insert pada Excel 2007 terdiri atas 5 group yang dipresentasikan pada masing-masing
toolbar, seperti Tables, Illustrations, Charts, Links dan Text.
3. Page layout
Tab page layout pada Excel 2007 terdiri atas 5 group yang dipresentasikan pada masing-
masing toolbar, seperti Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, dan Arrange.
4. Formula
Tab Formula pada Excel 2007 terdiri atas 5 group yang dipresentasikan pada masing-masing
toolbar, seperti Function Library, Defines Names, Formula Auditing, Calculation, dan Solution.
5. Data
Tab Data pada Excel 2007 terdiri atas 5 group yang dipresentasikan pada masing-masing
toolbar, seperti Get External Data, Connection, Sort and Filter, Data Tools dan Outline .
6. Review
Tab Review pada Excel 2007 terdiri atas 3 group yang dipresentasikan pada masing-masing
toolbar, seperti Proofing, Comment, dan Changes.
7. View
Tab View pada Excel 2007 terdiri atas 5 group yang dipresentasikan pada masing-masing
toolbar, seperti Workbook Views, Show/Hide, Zoom, Window, dan Macros.
C. DATA
1. Pengertian
Data dalam program aplikasi pegolah angka merupakan informasi baik berupa tulisan,
angka, symbol, dan informasi lainnya yang memungkinkan untuk di entri kedalam program
aplikasi pengolah angka, dalam hal ini Microsoft Excel.Setiap spreadsheet, termasuk
Microsoft excel, pertemuan antara kolom dan baris disebut dengan CELL.Contoh :E5 artinya
pertemuan antara kolom E dan baris ke-5. Sedangkan RANGE adalah daerah tertentu
(kumpulan dari beberapa cell). Contoh: A3:G3 (dibaca A3 sampai G3). Sekarang kita akan
belajar memasukkan data-data ke dalam worksheet. Sebagai contoh kita akan memasukkan
data singkat dibawah ini :
DATA YANG AKAN DIMASUKKAN
No Nama Umur
1 21
Nia Kurniati
2 Nanda A 20
D. KARAKTER DATA
1. Jenis data pada excel
a. Number
Yaitu jenis data berupa angka yang bisa dimasukkan ke dalam sel dan dapat
digunakan sebagai sumber data untuk melakukan perhitungan sebuah formulasi rumus. Di
dalam sel otomatis jenis data ini merapat ke kanan. Dalam Excel, sebuah angka hanya
terdiri atas karakter-karakter berikut: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e
Excel akan menghilangkan penulisan awalan simbol plus (+) pada setiap penulisan
tanda titik (.) ssebagai tanda pemisah desimal. Tulisan kombinasi antara angka dan
karakter bukan angka oleh Excel akan dianggap sebagai data bertipe teks.
Karakter-karakter lain yang dikenal sebagai data angka tergantung pada pilihan
yang dapat ditentukan dalam program Regional setting dari Control Panel.
a. untuk menghindari kesalahan penulisan data angka yang berbentuk pecahan sebagai
data tanggal, terlebih dulu awali penulisan data pecahan dengan angka nol (0) dan
tambahkan spasi sebelum anda mengetikkan angka pecahan. Contoh, ketik 0 ¼ untuk
mewakili penulisan angka 0.25.
b. awali penulisan angka-angka negatif dengan simbol minus (-) atau ketik angka negatif
tersebut di dalam tanda kurung ( ). Contoh: -1000 atau (1000)
c. Pada kondisi default, semua data angka akan rata kanan dalam sebuah sel.
d. Format angka hanya diberikan untuk sel-sel tertentu. Jika anda memasukkan data
angka ke dalam sel, Excel akan memberikan format angka General. Namun jika anda
Kolom A
Baris 1
Gambar: sel A1
Range adalah dua sel atau lebih di dalam sheet. Contoh SelA1, SelA2, selA3 disebut Range
A1:A3.
=DATE(2008,9,21)
=DATEVALUE("8/7/2008")
TANGGAL AWAL
01 Januari 2008 31-Agust-08
(START_DATE)
BULAN (MONTHS) 12 20
HASIL 31 Januari 2009 30 April 2010
PENULISAN FUNGSI =EOMONTH(D6,D7) =EOMONTH(E6,E7)
5) Fungsi HOUR:
Menghasilkan angka (bilangan bulat) dari suatu jam (waktu) tanpa menyebut menit dan
detik. Angka yang dihasilkan mulai dari 0 sampai dengan 23.
BENTUK PENULISAN FUNGSI =HOUR(SERIAL_NUMBER)
>>>
WAKTU (SERIAL_NUMBER) HASIL (JAM) FUNGSI
11:45:00 AM 11 =HOUR(B8)
2:15:00 PM 14 =HOUR(B9)
12:00:00 PM 12 =HOUR(B10)
10:25:00 PM 22 =HOUR(B11)
12 =HOUR("12:15:30")
7) Fungsi TODAY
Menghasilkan Tanggal saat ini dengan format tanggal
BENTUK PENULISAN FUNGSI =TODAY()
>>>
NOW() HASIL
=TODAY() 05/09/2009
8) Fungsi YEAR:
Menghasilkan angka yang menunjukkan tahun (tanpa bulan dan tanggal) dari serangkaian
nomor seri atau tanggal tertentu.
BENTUK PENULISAN FUNGSI
=YEAR(SERIAL_NUMBER)
>>>
J. FUNGSI GRAFIK
Untuk membuat tampilan dalam penyajian laporan Excel menjadi lebih baik dan menarik,
Anda dapat menyajikan data dalam bentuk tabel dengan format yang menarik, sehingga mudah
dianalisis dan dipahami oleh orang lain. Laporan tidak saja bisa ditampilkan dan disajikan dalam
bentuk tabel, dalam spreadsheet juga bisa dikombinasikan laporan dalam bentuk tabel dan
grafik.
1. Menyajikan Data Dalam Bentuk Grafik/Diagram
Grafik bisa menampilkan data secara visual sehingga memudahkan untuk melihat
perbandingan, pola maupun trend yang berlaku pada data tersebut. Sebagai contoh, daripada
harus menganalisis laporan yang ditulis dalam beberapa kolom, akan lebih mudah untuk
menentukan apakah terjadi kenaikan atau penurunan penjualan dalam periode tertentu bila
laporan ditampilkan dalam bentuk grafik.
Data yang ditampilkan dalam grafik bisa berasal dari sheet yang berbeda. Hal ini akan
memudahkan pengambilan data yang ingin ditampilkan dalam bentuk grafik.
Dari data tersebut di atas, terlihat data dalam seri baris yang menunjukkan jumlah
penjualan dari barang-barang diantaranya hardisk, monitor, printer, dan soundcard.Selain itu
data tersebut juga menjelaskan penjualan dari masing-masing barang per taun antara tahun
2005 sampai tahun 2009.Dengan data dalam bentuk baris dan kolom tersebut, maka Anda
Legend
Value axis
Category Axis
Series axis
Jika kita ganti rumusnya menjadi: =AND(A3>0;B3>0;C3<0) maka nilainya menjadi TRUE.
3. Menggunakan Fungsi IF untuk Membandingkan Data pada Dua Kolom untuk Mendapatkan
Hasil tertentu.
Jika pada fungsi AND dan OR Excel menghasilkan nilai TRUE atau FALSE, maka fungsi IF
dapat pula digunakan untuk melakukan perbandingan seperti itu. Fungsi IF merupakan
fungsi logika yang paling banyak dipergunakan.
Contoh kasus berikut ini penggunaan fungsi IF untuk mengambil keputusan kelas A atau
kelas B yang menjadi pemenang, dimana hal yang sama tidak bisa digantikan langsung oleh
fungsi AND dan OR.
1) Kolom A berisi nilai kelas A, kolom B berisi nilai kelas B.
2) Bloklah sel C4:C11, lalu ketikkan formula yang akan menguji siapa pemenangnya
sebagai berikut:
=IF(A4>=B4,”Pemenangnya Kelas A”,”Pemenangnya Kelas B”
3) Tekan <Ctrl+Enter>
Bagaimana jika fungsi IF digunakan untuk melakukan perbandingan empat tingkat. Misalnya
seperti contoh kasus berikut ini.
Jika nilai lebih dari 89 peringkat A.
Jika nilai lebih besar dari 80 peringkat B.
Jika nilai lebih besar dari 70 peringkat C.
Jika nilai lebih besar dari 60 peringkat D, kalau tidak lebih besar dari 60 nilainya E.
Penyusunan formula diawali dengan syarat nilai tertinggi lalu berturut-turut yang lebih
rendah.
1) Sel A17:A23 isikan nama pemain.
2) Sel B17:B23 isikan nilai antara 1 hingga 100
3) Bloklah sel C17:C23 lalu ketikkan formula sebagai berikut:
=IF(B17>89,”A”,IF(B17>80,”B”,IF(B17>70,”C”,IF(B17>60,”D”,”E”))))
Contoh penggunaan fungsi IF:
Ketikkan data-data yang terdapat tabel berikut ini ke dalam lembar kerja Excel Anda.
Untuk mengisi otomatis kolom Harga (Kolom F) berdasarkan Kode Hardware di kolom C,
isikan rumus berikut di kolom F:
=IF(C8=”A”;120000;IF(C8=”B”;800000;IF(C8=”C”;500000;500000)))
4. FUNGSI VLOOKUP
Vlookup digunakan untuk pengolahan tabel secara vertical. Fungsi VLOOKUP
digunakan untuk mencari nilai di kolom kunci pembacaan (paling kiri) dan memberi fungsi
Atau:
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
Keterangan:
Lookup_value: nilai sebagai dasar pembacaan tabel
Table_array: range tabel data yang dibaca
Col_index_num (nomor indeks kolom): nomor kolom di tabel yang harus menghasilkan nilai
yang sesuai. Nomor indeks kolom bernilai 1 haruslah merupakan nilai di kolom pertama
tabel.Nomor indeks kolom 2 menunjukkan nilai kolom kedua dari tabel.
Range_lookup: range yang akan dijadikan acuan atau merupakan nilai logic yang berupa
TRUE (apabila tabel data diurutkan secara menaik) dan FALSE (jika tabel data tidak
diurutkan).
Fungsi HLookup dan VLookup ini sebenarnya tidak jauh berbeda dengan
menggunakan fungsi formula IF. Hanya saja, jika data yang dimasukkan telalu banyak, lebih
mudah dan lebih praktis menggunakan fungsi HLookup dan VLookup.Berikut adalah contoh
penggunaan VLOOKUP:
Berikut adalah contoh input nilai siswa berdasarkan perolehan semesteran. Kita akan
mengisi kolom D dan kolom E dengan fungsi VLOOKUP.
Sel E3 : =Vlookup(C3;$A$11:$C$15;3)
Sel E4 : =Vlookup(C4;$A$11:$C$15;3)
Sel E5 : =Vlookup(C5;$A$11:$C$15;3)
Sel E6 : =Vlookup(C6;$A$11:$C$15;3)
Sel E7 : =Vlookup(C7;$A$11:$C$15;3)
5. Fungsi HLOOKUP
Hlookup digunakan untuk pengolahan tabel secara horizontal. Fungsi Hlookup
digunakan untuk mencari nilai di baris yang menjadi kunci pembacaan (paling atas) dan
memberi fungsi HLOOKUP besar nilai dari kolom yang sama dari sebuah baris yang anda
tentukan dalam formula. Huruf H dalam HLOOKUP berarti HORIZONTAL. Bentuk
persamaannya adalah:
Atau:
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
Keterangan:
Lookup_value: nilai sebagai dasar pembacaan table
Table_array: range tabel data yang dibaca
Row_index_num: (nomor indeks baris): nomor baris di tabel yang harus menghasilkan nilai
yang sesuai. Nomor indeks baris bernilai 1 haruslah merupakan nilai di baris pertama tabel.
Nomor indeks baris 2 menunjukkan nilai baris kedua dari tabel.
Range_lookup: range yang akan dijadikan acuan atau merupakan nilai logic yang berupa
TRUE (apabila tabel data diurutkan secara menaik) dan FALSE (jika tabel data tidak
diurutkan).
Rumus untuk masing-maing sel adalah sebagai berikut:
Sel D3 : =Hlookup(C3;$B$10:$F$12;2)
Sel D4 : =Hlookup(C4;$B$10:$F$12;2)
Sel D5 : =Hlookup(C5;$B$10:$F$12;2)
Sel D6 : =Hlookup(C6;$B$10:$F$12;2)
Sel D7 : =Hlookup(C7;$B$10:$F$12;2)
Sel E3 : =Hlookup(C3;$B$10:$C$12;3)
Sel E4 : =Hlookup(C4;$B$10:$C$12;3)
Sel E5 : =Hlookup(C5;$B$10:$C$12;3)
Sel E6 : =Hlookup(C6;$B$10:$C$12;3)
Sel E7 : =Hlookup(C7;$B$10:$C$12;3)
6. Fungsi LOOKUP
Fungsi LOOKUP mempunyai dua bentuk persamaan umum, yaitu vektor dan array.
Bentuk persamaan vektor dari fungsi LOOKUP adalah sebagai berikut:
=LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)
Keterangan:
Lookup_value: nilai sebagai dasar pembacaan tabel
Table_vektor : range tabel data yang hanya berisi satu baris atau satu kolom.
Nilai Lookup_vector : harus berada dalam urutan yang makin naik:…,-2,-1,0,1,2,…A-
Z,FALSE,TRUE; urutan yang menurun akan memberikan hasil yang tidak benar.
Result_vector : range yang hanya berisi satu baris atau satu kolom. Jumlahnya harus
sama dengan lookup_vector.
Contoh aplikasi penggunaan fungsi LOOKUP adalah berikut ini:
Berikut adalah daftar kalori yang dibutuhkan untuk mnyelesaikan suatu aktivitas atau
pekerjaan:
FORMULA1=LOOKUP(1,A3:A9,B3:B9)
FORMULA2=LOOKUP(4,A3:A9,B3:B9)
FORMULA3=LOOKUP(7.5,A3:A9,B3:B9)
FORMULA4=LOOKUP(0,A3:A9,B3:B9)
Formula 1 akan melihat nilai 1 di kolom A dan memberi hasil perhitungan akhir dengan
memberi nilai dari kolom B baris yang sama, yaitu; MENGAJAR.
LPA mitrabijak Surakarta
Lembaga Pengembangan Administrasi Bisnis, Akuntansi dan Perpajakan Surakarta
Formula 2 akan melihat data bernilai 4 di kolom A dan memberi hasil perhitungan akhir dari
baris ketiga pada baris yang sama, yaitu: BERJALAN.
Formula 3 akan melihat data bernilai 7.5 di kolom A. Karena nilai terbesar adalah 7 maka
nilai tersebut yang dijadikan kunci dan hasil perhitungan akhir berasal dari nilai
yang ada di baris yang sama dengan nilai tertinggi, yaitu BERLARI.
Formula 4 akan melihat data bernilai 0 di kolom A. Fungsi menghasilkan error karena 0 lebih
kecil dari nilai yang paling kecil pada kolom A.