Microsoft
Lotus 123
Quattro Pro
Linux
Nama Produk
Microsoft excel
Lotus 123 Millenium (Version 9.5)
Quattro Pro
Open Office.org Calc
Keterangan
Lisensi
Lisensi
Lisensi
Freeware, open source
Dari sekian banyak program spreadsheet, tak ada yang lebih mudah mengoperasikannya,
tergantung kebiasaan kita menggunakannya. Adapaun modul ini akan membahas program
aplikasi pengolah angka dengan basis Microsoft Excel
Microsoft Excel, atau biasa disebut Excel, merupakan program spreadsheet (pengolah
data) yang mempunyai kemampuan meng-olah data secara luas pada bidang akuntansi, teknik,
statistik dan bidang-bidang lain yang memerlukan perhitungan dengan cepat dan teliti. Excel
dikenal sebagai program spreadsheet yang lebih mudah digunakan dibandingkan
program spreadsheet yang lain. Kemudahan tersebut terlihat jelas dari banyaknya fasilitas rumus
siap pakai (fungsi) yang disediakan Excel.
Penulis menggunakan Excel 2010 dalam penyusunan buku ini.Namun demikian, pada
prinsipnya buku ini juga dapat digunakan untuk pengguna Excel 2007.Penulis tidak membahas
penggunaan formula atau fungsi yang disediakan Excel secara mendalam dalam buku ini.
Pembahasan buku ini lebih mengarah pada penggunaan formula dan fungsi Excel untuk
menyelesaikan per-masalahan bisnis dan perkantoran
1. Formula Excel
Formula merupakan fitur Excel yang digunakan untuk melakukan perhitungan nilai
yang dituliskan secara langsung pada formula, atau nilai yang tersimpan dalam sel.
Penggunaan formula harus diawali tanda sama dengan (=), disertai kombinasi elemen:
Operator perhitungan
Fungsi.
Susunan formula untuk Excel 2007 dan Excel 2010 dapat terdiri maksimal 8.192
karakter, termasuk tanda sama dengan (=), nama fungsi, tanda kurung, argumen ataupun
pemisah argumen dan operator-operatornya. Apabila Excel tidak menerima formula yang
Anda ketikkan, Excel akan menampilkan nilai error. Berikut nilai error yang ditampilkan Excel
apabila terjadi kesalahan penulisan formula:
Pesan kesalahan
2.
Kemungkinan penyebab
#DIV/0!
#N/A
#NAME?
#NUM!
#NULL!
#VALUE
#REFF
Operator Formula
Operator merupakan simbol atau tanda yang digunakan dalam formula. Excel akan
melakukan perhitungan berdasarkan operator yang digunakan dalam formula. Kesalahan
penggunaan operator dapat berakibat pada hasil perhitungan yang salah.
a .Operator Aritmetika
Operator aritmetika digunakan untuk melakukan kalkulasi operasi matematika,
seperti
penambahan,
pengurangan,
perkalian,
pem-bagian,
perpangkatan
atau
persentase.
Operator aritmetika
Simbol
Contoh
Hasil
Penambahan
=10+5
15
Pengurangan
=10-5
Perkalian
=10*5
50
Pembagian
=10/5
Perpangkatan
=10A5
100000
Persentase
=10%
0,10
3.
Perhitungan pada level dan operator yang sama dilakukan dari sebelah kiri dulu.
b.Operator Perbandingan
Operator perbandingan digunakan untuk membandingkan dua nilai. Ketika dua
nilai tersebut dibandingkan, dihasilkan nilai logika benar (TRUE) atau salah (FALSE)
Operator perbandingan
Simbol
Contoh
Hasil
Sama dengan
=10=5
FALSE
Lebih besar
>
=10>5
TRUE
Lebih kecil
<
=10<5
FALSE
>=
=10>=5
TRUE
<=
=10<=5
FALSE
<>
=10<>5
TRUE
C.Operator Teks
Operator teks digunakan untuk menghubungkan atau mengga-bungkan dua nilai
teks atau lebih sehingga menghasilkan satu gabungan nilai teks.
Operator teks
Menggabungkan teks
Simbol
&
Contoh
Hasil
="Aku"&" "&"takut"
Aku takut
D. Operator Referensi
Operator referensi digunakan untuk menggabungkan beberapa sel (operator
range) atau sebagai pemisah argumen.
Operator referensi
Simbol
Operator range
Operator pemisah argument
B.
Contoh
=B1:B15
, atau ;
=COUNTIF(Bl:B2;"Pria")
Pembahasan dan latihan pada modul ini menggunakan office excel versi 2007. Microsoft Excel
juga merupakan program aplikasi penyajian dan pengolahan data yang cepat dan akurat untuk
keperluan informasi data kuantitatif, baik dalam bentuk angka, tabel maupun grafik.Berikut
adalah contoh tampilan fitur office EXCEL 2007.
Tab
Toolbar
Microsoft
Office Button
Formula bar
Sel
Judul baris
Judul lembar
kerja
Tab Home pada Excel 2007 terdiri atas 7 group yang dipresentasikan pada masing-masing
toolbar, seperti Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles, Cells, dan editing.
2. Insert
Tab Insert pada Excel 2007 terdiri atas 5 group yang dipresentasikan pada masing-masing
toolbar, seperti Tables, Illustrations, Charts, Links dan Text.
3. Page layout
Tab page layout pada Excel 2007 terdiri atas 5 group yang dipresentasikan pada masingmasing toolbar, seperti Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, dan Arrange.
4. Formula
Tab Formula pada Excel 2007 terdiri atas 5 group yang dipresentasikan pada masing-masing
toolbar, seperti Function Library, Defines Names, Formula Auditing, Calculation, dan Solution.
5. Data
Tab Data pada Excel 2007 terdiri atas 5 group yang dipresentasikan pada masing-masing
toolbar, seperti Get External Data, Connection, Sort and Filter, Data Tools dan Outline .
6. Review
Tab Review pada Excel 2007 terdiri atas 3 group yang dipresentasikan pada masing-masing
toolbar, seperti Proofing, Comment, dan Changes.
7. View
Tab View pada Excel 2007 terdiri atas 5 group yang dipresentasikan pada masing-masing
toolbar, seperti Workbook Views, Show/Hide, Zoom, Window, dan Macros.
C.
DATA
1. Pengertian
Data dalam program aplikasi pegolah angka merupakan informasi baik berupa tulisan,
angka, symbol, dan informasi lainnya yang memungkinkan untuk di entri kedalam program
aplikasi pengolah angka, dalam hal ini Microsoft Excel.Setiap spreadsheet, termasuk
Microsoft excel, pertemuan antara kolom dan baris disebut dengan CELL.Contoh :E5 artinya
pertemuan antara kolom E dan baris ke-5. Sedangkan RANGE adalah daerah tertentu
(kumpulan dari beberapa cell). Contoh: A3:G3 (dibaca A3 sampai G3). Sekarang kita akan
belajar memasukkan data-data ke dalam worksheet. Sebagai contoh kita akan memasukkan
data singkat dibawah ini :
DATA YANG AKAN DIMASUKKAN
No Nama
Umur
1
21
Nia Kurniati
2
Nanda A
20
Untuk memasukkan nilai tanggal yang berlaku saat ini, tekan tombol perintah Ctrl+;
(titik koma). Untuk memasukkan waktu yang berlaku saat ini, tekan Ctrl+Shift+: (titik dua).
Apabila anda telah memilih beberapa sel dalam suatu range, Anda dapat menghemat
waktu dalam memasukkan data sel ke sebuah range sel.
Sebagai contoh, ikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Misalnya, bentuk range B6:D11. Pada sel aktif B6, ketikkan data dan kemudian tekan
tombol Tab, sehingga sel aktif akan berpindah ke sel C6. Tombol Tab berfungsi untuk
memindah posisi sel aktif ke bagian kanan dalam range.
2. Setelah pointer mencapai posisi sel di ujung paling kanan range, dan Anda menekan
tombol Tab, maka sel aktif akan pindah ke sel pada kolom pertama dan pada baris
berikutnya dalam range.
3. Setelah semua data dalam range terisi, untuk menghilangkan pengaruh range atau
bentuk range, tekan sembarang tombol anak panah.
Untuk memindahkan posisi sel aktif dalam suatu range, Anda dapat menggunakan perintahperintah yang tercantum pada tabel di bawah ini:
D.
Tekan tombol
Atas ke bawah
Enter
Bawah ke atas
Shift + Enter
Kiri ke kanan
Tab
Kanan ke kiri
Shift + Tab
KARAKTER DATA
1. Jenis data pada excel
a. Number
Yaitu jenis data berupa angka yang bisa dimasukkan ke dalam sel dan dapat
digunakan sebagai sumber data untuk melakukan perhitungan sebuah formulasi rumus. Di
dalam sel otomatis jenis data ini merapat ke kanan. Dalam Excel, sebuah angka hanya
terdiri atas karakter-karakter berikut: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e
Excel akan menghilangkan penulisan awalan simbol plus (+) pada setiap penulisan
tanda titik (.) ssebagai tanda pemisah desimal. Tulisan kombinasi antara angka dan
karakter bukan angka oleh Excel akan dianggap sebagai data bertipe teks.
Karakter-karakter lain yang dikenal sebagai data angka tergantung pada pilihan
yang dapat ditentukan dalam program Regional setting dari Control Panel.
a. untuk menghindari kesalahan penulisan data angka yang berbentuk pecahan sebagai
data tanggal, terlebih dulu awali penulisan data pecahan dengan angka nol (0) dan
tambahkan spasi sebelum anda mengetikkan angka pecahan. Contoh, ketik 0 untuk
mewakili penulisan angka 0.25.
b. awali penulisan angka-angka negatif dengan simbol minus (-) atau ketik angka negatif
tersebut di dalam tanda kurung ( ). Contoh: -1000 atau (1000)
c. Pada kondisi default, semua data angka akan rata kanan dalam sebuah sel.
d. Format angka hanya diberikan untuk sel-sel tertentu. Jika anda memasukkan data
angka ke dalam sel, Excel akan memberikan format angka General. Namun jika anda
memasukkan angka $6,500, Excel akan memberikan format Currency untuk angka
yang diinput.
e. Dalam sel yang memiliki format angka General, Excel menampilkan angka sebagai
bilangan bulat (500), pecahan desimal (5,00), atau notasi ilmiah (5,00E+08) jika angka
tersebut terlalu panjang melebihi lebar kolom sel yang ada. Format General hanya
mampu menampilkan angka sampai 11 digit, termasuk titik desimal (.) dan karakterkarakter lain seperti E dan +.
b. Text
Yaitu jenis data yang berupa karakter huruf/teks atau gabungan teks dengan
angka. Jenis data teks ini akan bersifat merapat ke kiri di dalam sel. Dalam Excel data teks
merupakan kombinasi antara angka, spasi, dan karakter yang bukan bertipe numerik.
Untuk menampilkan dan melipat teks yang panjang dalam bentuk baris ganda dalam
sebuah sel, pilih kotak cek Wrap Text pada Tab Alignment.Untuk memisahkan penulisan
teks pada baris berikutnya dalam sebuah sel, tekan kombinasi tombol Alt + Enter.
Dalam Microsoft Excel, data teks merupakan kombinasi antara angak, spasi, dan
karakter yang bukan bertipe numerik. Microsoft Excel menganggap data 10AA109,
127AXY, 12-20006, 208 4675 sebagai data bertipe teks. Semua data bertipe teks akan
diatur rata kiri dalam sel.
c. Date and Time
Yaitu jenis data yang berupa tanggal, bulan, dan tahun. Format data tanggal ini bisa
diubah sesuai kebutuhan.Time yaitu data yang berupa jam, menit, detik. Format data
waktu ini juga bisa diubah sesuai keinginan.Pilihan yang anda pilih dalam Regional Setting
program Control panel menentukan format default yang berlaku untuk data tanggal dan
waktu. Pada umumnya format tanggal dan waktu ditata dalam format United stated,
dengan tanda titik dua (:) sebagai tanda pemisah penulisan waktu. Contohnya: 20:30:45.
Slash (/) merupakan tanda pemisah penulisan data tanggal, contoh: 09/30/2009.
Microsoft Excel menganggap data input tanggal dan waktu sebagai data-data
angka. Untuk menampilkan data angka ke dalam data berbentuk tanggal atau waktu
dalam worksheet tergantung pada format angak yang diberikan.
Ketika Anda mengetikkan data tanggal atau waktu dalam sel worksheet, Microsoft
Excel secara otomatis akan mengubah format angka dari format General menjadi format
Date or Time. Pada kondisi default, tanggal dan waktu akanditampilkan rata kanan. Jika
Microsoft Excel tidak menampilkannya dalam format Date or Time, data tanggal dan waktu
tersebut akan diterima sebagai data teks serta tampil rata kiri.
Pilihan yang Anda pilih dalam regional settings program Control Panel menentukan
format default yang berlaku untuk data tanggal dan waktu. Pada umumnya format tanggal
dan waktu ditata dalam sistem format United States, dengan tanda titik dua (:) sebagai
tanda pemisah penulisan waktu. Contohnya 20:30:45. Slash (/) merupakan tanda pemisah
penulisan data tanggal. Sebagai contoh, 09/30/2000.
Untuk mengetikkan data tanggal dan waktu dalam sel, pisahkanlah penulisan data
tanggal dan waktu dengan spasi. Sebagai contoh, 07/30/99 20:30:45.
Untuk mengetikkan data waktu berdasarkan sistem 12 jam, ketik spasi diikuti
dengan teks keterangan waktu AM atau PM (A atau P) setelah data waktu tersebut.
Sebagai contoh, 10:30:30 AM.Selain itu, Microsoft Excel dapat digunakan untuk
memasukkan data waktu berdasarkan sistem 24 jam.Sebagai contoh, 23:45:30.
Microsoft Excel mampu untuk mengubah semua data tanggal sebagai data angka
dan semua data waktu sebagai data pecahan desimal. Pilih sel yang berisi data tanggal
atau waktu, pilih perintah pada tab Number, dan kemudian pilihGeneral dalam kotak
Category.
Data tanggal dan waktu dapat ditambah, dikurangi, dan dimasukkan dalam
perhitungan suatu rumus/formula.Untuk menggunakan tanggal dan waktu dalam formula,
masukkan data tanggal dan waktu sebagai sebuah data teks yang penulisannya diapit
dengan tanda petik ganda (). Sebagai contoh, rumus pengurangan =09/21/200007/19/2000 akan menghasilkan nilai 64.
Dalam Microsoft Excel for windows, penulisan data tanggal dimulai dari January 1,
1900 yang diwakili dengan angka seri 1.
2. Melihat Hasil Input Data Berdasarkan Jenis Data
Isilah lembar kerja Excel anda dengan data-data pada tabel dibawah ini. Terlihat sel
berisi teks akan merapat kekiri otomatis, dan sel berupa angka merapat ke kanan. Jika anda
memasukkan angka 081329002207 pada kolom No telp, angka 0 di awal nomor telpon tidak
akan kelihatan karena tidak dikenali sebagai angka. Untuk mengubah data number menjadi
teks tambahkan tanda kutip () di awal data angka.
Untuk memasukkan data dan membuat daftar dalam bentuk baris, masukkan data dalam
sel pada kolom pertama, dan tekan Tab untuk berpindah ke sel samping kanannya. Pada
akhir baris, tekan Enter untuk berpindah ke awal baris berikutnya.
Untuk memasukkan nilai tanggal yang berlaku saat ini, tekan tombol perintah Ctrl + ; (titik
koma).
Untuk memasukkan waktu yang berlaku saat ini, tekan Ctrl + Shift + : (titik dua).
E.
Blok dan sorot seluruh isi data, klik tanda Comma pada menu bar.
Baris 1
Gambar: sel A1
Range adalah dua sel atau lebih di dalam sheet. Contoh SelA1, SelA2, selA3 disebut Range
A1:A3.
11
F.
2.
4) Tekan <Enter>
5) Perhatikan cara merangkai range-range yang dijumlahkan dengan fungsi SUM seperti
yang digunakan pada contoh diatas.
6) Pemisah argument pada gambar diatas berupa ; (titik koma). Jika pada computer anda
tidak bisa menerima, gantikan dengan koma (,). Demikian pula pada gambar lain yang
anda jumpai di buku ini. Hal tersebut karena tidak konsistennya sistem Vista terhadap
Excel 2007.
Memanfaatkan Fungsi SUMIF untuk Menentukan Sales Team
Fungsi SUMIF menjumlahkan isi sel-sel yang disebutkan sesuai dengan kriteria yang
dibutukan.
Bentuk penulisannya:
=SUMIF(range,criteria,sum_range)
Range adalah range dimana data-datanya akan dievaluasi.
Criteria, kriteria atau syarat dari isi sel range yang harus dijumlahkan. Sel-sel didalam
Sum_Range hanya akan dijumlahkan bila berhubungan dengan sel pada range yang cocok
dengan kriteria yang diberikan. Jika argumen Sum_range tidak ditulis maka sel dalam range
akan dijumlahkan, karena dianggap semua memenuhi kriteria.
Contoh pertama penggunaan fungsi SUMIF berikut ini untuk menjumlahkan berapa jumlah
keseluruhan penerimaan yang nilainya diatas 5 dan berapa jumlah pengeluaran
keseluruhan yang nilainya dibawah 6.
1) Kita gunakan kembali tabel pada contoh kasus sebelumnya seperti sheet yang ada.
2) Pada sel E14 ketikkan formula berikut: =SUMIF(A4:C12;>5).
3) Pada sel E15 ketikkan formula berikut: =SUMIF(D4:F12;<6).
4) Tekan <Enter> setelah mengetikkan formula.
12
5) Contoh yang kedua adalah penggunaan fugsi SUMIF untuk menjumlahkan masingmasing besarnya POIN yang diperoleh regu 1, 2 dan 3.
6) Langkahnya :
Pada sel A2:A10 ketikkan nama-nama regu yang terdiri atas 1, 2, dan 3.
3.
Tekan <Ctrl+Enter>.
Memanfaatkan Fungsi SUMIF untuk menghitung Biaya yang Dikeluarkan Hingga Tanggal
Tertentu.
Keterangan fungsi SUMIF telah kami uraikan pada contoh sebelumnya.Berikut ini contoh
pemanfaatan SUMIF untuk menghitung biaya yang dikeluarkan hingga tanggal tertentu.
Langkahnya sebagai berikut :
1) Pada sel A2:A13 isikan tanggal-tanggal dimana tercatat pengeluaran biaya.
2) Pada sel B2:B13 isikan biaya yang dikeluarkan dalam jutaan Rupiah.
3) Pada Sel E1 Ketikkan tanggal yang dikehendaki sebagai batas pengeluaran biaya.
4) Pada sel E2 ketikkan formula sebagai berikut.
=SUMIF(A2:A13;<=&E1;B2:B13)
5) Tekan <Enter>
4.
Memanfaatkan Fungsi COUNTIF untuk Menghitung Biaya yang Jumlahnya Rp500 Juta
atau Lebih
Apabila Anda perlu menyelesaikan pekerjaan untuk menghitung data tetapi yang diinginkan
hanya data-data tertentu yang sesuai dengan kriteria, maka fungsi COUNTIF adalah fungsi
yang tepat untuk dipakai.Fungsi ini berguna untuk menghitung sel-sel yang berisi data
dengan kriteria tertentu.
Cara penulisannya:
=COUNTIF(range,criteria)
Range adalah sebuah blok sel yang dicari berapa sel kosongnya.
Criteria adalah syarat yang diberikan untuk menghitung data.
Berikut contoh worksheet pada kasus sebelumnya, kali ini untuk mempraktekkan
bagaimana pemanfaatan COUNTIF.
1) Pada sel A2:A13 isikan tanggal pengeluaran biaya.
2) Pada sel B2:B13 isikan jumlah biaya yang dikeluarkan dalam jutaan rupiah.
3) Pada E1 ketikkan kriteria biaya yang dikehendaki dalam jutaan Rupiah.
4) Pada E2 ketikkan formula =COUNTIF(B2:B13;<B13;<=&E1) dan tekan Enter.
5.
13
1) Pada sel A2:A13 isikan tanggal-tanggal sebuah periode kerja, yaitu tanggal 31 Maret
hingga 11 April 2010.
2) Pada B2:B13 isikan nama-nama hari dari tanggal kolom di A.
3) Pada C2:G13 isikan kehadiran karyawan, dimana H sebagai tanda hadir dan A sebagai
tanda Absen.
4) Bloklah sel H2:H13, kemudian ketikkan formula: =COUNTIF(C2:G13;H:), tekan Enter.
5) Copy-kan formula di C15 ke sel D15:G15.
6.
7.
14
1.
Memanfaatkan Fungsi MAX untuk Mencari Nilai Tertinggi dan MIN untuk mencari Nilai
Terendah Suatu Range Data
Salah satu kegiatan dalam statistik adalah mencari nilai yang terbesar maupun yang
terkecil. Apabila dalam sebuah tabel yang memiliki banyak data, maka anda bisa
memanfaatkan fungsi MAX dan MIN untuk menyelesaikannya.
Fungsi MAX untuk menghasilkan data numerik dengan nilai maximum yang terdapat
dalam suatu range data.
Cara penulisannya :
=MAX(number1,number2, .)
Number1, number2, adalah 1 hingga 30 bilangan yang akan dihitung mana yang terbesar.
Fungsi MIN untuk menghasilkan nilai data numerik terkecil yang terdapat dalam suatu range.
Cara penulisannya :
2.
=MIN(number1,number2,.)
Number2, number2, adalah 1 hingga 30 bilangan yang akan dihitung mana yang terkecil
Gambar pada sheet-1 Worksheet dengan satu range data dimana kita harus mencari nilai
data terbesar dan terkecil. Untuk menyelesaikan kita harus mengetikkan formula sebagai
berikut :
Mencari data terbesar : =MAX(A3:H12)
Mencari data terkecil : =MIN(A3:H12)
Memanfaatkan Fungsi Index MATCH dan LARGE untuk Menentukan Salesman Terbaik dan
Selisihnya dengan Terbaik ke-2
Mencari salesman terbaik dengan menampilkan jumlah penjualannya, lalu menampilkan
nama orangnya. Demikian juga jumlah penjualan salesman terbaik nomor dua dan
menampilkan nama orangnya. Masih ditambah lagi mencari berapa selisih hasil penjualan
antara salesman terbaik dan terbaik nomor dua. Untuk pekerjaan seperti itu, kita akan
menggabungkan fungsi INDEX, MATCH dan LARGE.
Berikut ini cara pengerjaan dari tugas-tugas di atas sebagaimana yang dimuat pada file 6
sheet-2.
1)
2)
Untuk
3)
4)
3.
mencari
salesman
terbaik
pada
ketikkan
formula
15
Sedangkan untuk menawarkan siapa nama supplier dengan jumlah penawaran terendah
gunakan formula sebagai berikut :
=INDEX($A$4: $A$11;MATCH(LARGE($B$4: $B$11;1);$B$4:$A$11;0)
4.
formula:
=COUNTA(B3:I16).
4) Menghitung jumlah sel kosong lakukan dengan menuliskan formula: =G18-G20 pada sel
G21.
5.
Memanfaatkan Fungsi RANK untuk mengurutkan Ranking Murid Sesuai Jumlah Nilai
Akumulatif
Fungsi RANK pada Excel akan menghasilkan ranking suatu bilangan diantara sekumpulan
data. Misalnya dalam suatu kelas terdapat 14 orang siswa (Anda bisa mengubahnya menjadi
400 misalnya).Ninta nilainya 89, dengan fungsi ini, Anda dengan mudah dapat menghitung
posisi Ninta pada ranking ke berapa. Apabila seluruh nilai siswa tersebut di-sort, maka
RANK akan menunjukkan urutan ke berapa dalam sort tersebut.
Cara penulisannya:
=RANK(number,ref,order)
Number adalah nilai atau angka yang akan dicari rangkingnya.
Ref adalah alamat range atau array yang berisi keseluruhan data.
Order adalah angka yang menyatakan bagaimana meranking bilangan.
Langkah pengerjaan contoh pada gambar 6 sheet-5.
1) Buatlah tabel seperti gambar berikut. Sel A4:A16 isikan nama-nama siswa. Anda dapat
mengembangkan jumlah siswa lebih banyak lagi.
2)
3)
formula:
16
6.
H.
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Cost adalah harga beli aset yang yang akan disusutkan nilainya.
Salvage adalah nilai pada akhir (nilai sisa) setelah penyusutan.
Life, jumlah periode selama aset disusutkan nilainya.Kadang-kadang juga disebut dengan
istilah usia pakai aset.
Per adalah periode penyusutan dimana satuan waktu yang dipakai harus sama dengan
argument life.
Pada sheet 1 terdapat contoh kasus pada worksheet yang pengerjaannya sebagai berikut:
1) Pada sel C3 isikan harga pembelian aset akan dihitung depresiasinya.
2) Sel C4 isikan beberapa tahun aset tersebut akan didepresiasi.
3) Sel C5 dengan nilai yang anda kehendaki setelah selesai periode depresiasi
a. Pada sel C7 untuk menghitung berapa nilai aset setelah depresiasi tahun yang ke-5,
digunakan formula sbb:
=SYD($C$5,$C$4,5)
4) Tekan <Enter>
5) Pada sel A10:A17 isikan hingga 8, yaitu tahun-tahun pada periode depresiasi. Masukkan
berupa nilai numerik, jadi anda tidak bisa mengisikan misalnya Tahun1,Tahun2, dan
seterusnya.
6) Pada sel B10 isikan nilai awal aset, yaitu sama seperti yang tertulis pada sel C3.
Selanjutnya bloklah sel B11:B17 isikan formula =B10-C10 lalu tekan <Ctrl+Enter>.
7) Bloklah sel C10:C17, lalu ketikkan formula:
8) Tekan <Ctrl+Enter>.
17
9) Bloklah sel D10:D17, lalu ketikkan formula =B10-C10 dan tekan <Ctrl+Enter>.
2. Memanfaatkan Fungsi SLN untuk Menghitung Nilai Straight Line Depreciation
Cara lain yang lazim untuk melakukan perhitungan depresiasi ialah dengan sistem Straight
Line Depreciation, yaitu nilai penyusutan sepanjang tahun dan sepanjang periode depresiasi.
Untuk itu Excel menyediakan fungsi SLN untuk menghasilkan nilai penyusutan suatu aset
secara garis lurus dalam suatu periode.
Cara penulisan fungsi SLN:
=SLN(cost, salvage, live)
18
berdasarkan metode angsuran tetap (nilainya sama) dengan angsuran bunga sesuai
besarnya pinjaman. Formula ini menghasilkan angka negatif, karena dianggap mengurangi
besarnya pinjaman.
Cara penulisan fungsi PMT:
=PMT(rate,nper,pv,fv,type)
Rate adalah besarnya prosentase bunga setiap periode (tahun).
Nper adalah jumlah kali pembayaran angsuran dalam satu tahun.
PV adalah besarnya nilai pinjaman awal.
FV adalah besarnya nilai pada akhir jangka waktu pinjaman. Jika argumen ini tidak diisi maka
Excel akan menganggap FV nilainya=0. Pada pinjaman ke bank, FV nilainya=0
Type adalah angka 0 atau 1 dimana 1 untuk angsuran yang langsung pada saat pinjaman
diterima (dikenal dengan in advance) dan 0 untuk angsuran yang dibayar satu periode setelah
pinjaman diterima (dikenal dengan in arear), pilihan terakhir ini tidak dapat diisi.
Uraian dalam menyelesaikan worksheet ada pada gambar .
1)
2)
3)
Bloklah sel B10:B19, lalu isikan dengan formula =B9-C10 kemudian tekan <Ctrl+Enter>.
4)
Bloklah sel C10:C19, lalu isikan formula =E10-D10, kemudian tekan <Ctrl+Enter>.
5)
Bloklah sel D10:D19 lalu ketikkan formula =(B9*$C$2)/12, kemudian tekan <Ctrl+Enter>.
19
Type adalah angka 0 atau 1 dimana untuk angsuran yang langsung pada saat pembayaran
diterima (dikenal dengan in advance) dan 0 untuk angsuran yang dibayar satu periode setelah
pinjaman diterima (dikenal dengan in arear), pilihan terakhir ini tidak dapat diisi.
Penyelesaian contoh kasus pada sheet 5 seperti berikut ini.
1) Untuk menghitung nilai yang akan datang pada sel B4 ketikkan formula =FV(B1/12;B2;B3)
kemudian tekan Enter.
2) Untuk melakukan cross cek buatlah tabel seperti yang terlihat pada sel A6:D11, dimana
pada B7 isikan =$B$3, sel C7 isikan =B7*($B$1/12) dan isikan =B7+C7.
3) Pada sel B8 ketikkan =D7+$B$3, lalu copy-kan kebawah hingga A11.
4) Copy-kan ke C7 kebawah hingga B10.
I.
Bulan/tanggal
3/4/09
Bulan/tanggal/tahun
03/04/09
4-Mar
4-Mar-09
04-Mar-09
Tanggal dua digit bulan dalam tiga karakter tahun dua digit
Mar-09
March-09
March 4,2010
3/4/09 1:30 PM
3/4/09 13:30
20
1:30 PM
13:30:55
30:55:7
B13 tidak diisi nilai nilai Bulan, tetapi dalam perhitungan ditampilkan 13 Desember
2007. Hal ini karena sel kosong diberi nilai kurang dari 1 sehingga dihitung sebagai satu
bulan sebelum tahun 2008, yaitu Desember 2007.
2. Mengurai Data Tanggal Berformat Text Menjadi Berformat Tanggal dengan Fungsi LEFT,
MID, RIGHT
Apabila anda mengimpor data dari sebuah database, sehingga data tanggal ditampilkan
dalam format teks. Untuk mengubah ke format tanggal, kita dapat memanfaatkan fungsi
LEFT, MID dan RIGHT. Dalam hal ini penggunaan masing-masing fungsi Excel sebagai
berikut (berdasarkan worksheet pada file ).
Untuk memasukkan formula dan fungsi tersebut, langkahnya sebagai berikut.
1) Bloklah sel B5:B10 lalu letakkan formula:
=DATE(LEFT(A4,4),MID(A4,6,2),RIGHT(A4,2))
2) Tekan <Ctrl+Enter>
21
Fungsi LEFT dan MID seperti yang telah diuraikan pada kasus latihan sebelumnya.
=DATEVALUE("8/7/2008")
22
2) Fungsi DAY:
BENTUK PENULISAN FUNGSI
=DAY(SERIAL_NUMBER)
>>>
TANGGAL
Rumus
HASI
L
12
12 Agustus 2008
=DAY(B6 )
3) Fungsi DAYS360
Menghasilkan jumlah hari dari dua tanggal yang dihitung, dengan asumsi setahun = 360
hari
BENTUK PENULISAN FUNGSI
=DAYS360(START_DATE;END_DATE;METHOD)
>>>
TGL AWAL
TGL AKHIR
START_DATE
END_DATE
01 Januari 2008
31 Agustus 2008
JUMLAH HARI
BULAN
240
=DAYS360(B8;C8)
=D7/30
4) Fungsi EOMONTH:
Digunakan untuk mencari suatu tanggal akhir bulan berdasarkan tanggal awal yang telah
ditetapkan dengan interval waktu (satuan bulan) ke depan atau ke belakang.
BENTUK PENULISAN FUNGSI
=EOMONTH(START_DATE;MONTHS)
>>>
TANGGAL AWAL
(START_DATE)
BULAN (MONTHS)
HASIL
PENULISAN FUNGSI
01 Januari 2008
31-Agust-08
12
20
31 Januari 2009
30 April 2010
=EOMONTH(D6,D7) =EOMONTH(E6,E7)
5) Fungsi HOUR:
Menghasilkan angka (bilangan bulat) dari suatu jam (waktu) tanpa menyebut menit dan
detik. Angka yang dihasilkan mulai dari 0 sampai dengan 23.
BENTUK PENULISAN FUNGSI
=HOUR(SERIAL_NUMBER)
>>>
WAKTU (SERIAL_NUMBER)
HASIL (JAM)
11:45:00 AM
11
=HOUR(B8)
2:15:00 PM
14
=HOUR(B9)
12:00:00 PM
12
=HOUR(B10)
10:25:00 PM
22
=HOUR(B11)
12
=HOUR("12:15:30")
FUNGSI
23
6) Fungsi NOW:
Menghasilkan Tanggal dan Waktu saat ini dengan format tanggal dan waktu.
BENTUK PENULISAN FUNGSI
=NOW()
>>>
NOW()
HASIL
05/09/2009
=NOW()
10:43
7) Fungsi TODAY
Menghasilkan Tanggal saat ini dengan format tanggal
BENTUK PENULISAN FUNGSI
=TODAY()
>>>
NOW()
HASIL
=TODAY()
05/09/2009
8) Fungsi YEAR:
Menghasilkan angka yang menunjukkan tahun (tanpa bulan dan tanggal) dari serangkaian
nomor seri atau tanggal tertentu.
BENTUK PENULISAN FUNGSI
=YEAR(SERIAL_NUMBER)
>>>
J.
TANGGAL
HASIL
PENULISAN
SERIAL_NUMBE
R
17/09/2008
(TAHUN)
FUNGSI
2008
=YEAR(C8)
10 Juni 2015
2015
=YEAR(C9)
NOMOR
SERI
SERIAL_NUMBE
R
49873
HASIL
PENULISAN
(TAHUN)
FUNGSI
2036
=YEAR(G8)
2008
=YEAR(39656)
FUNGSI GRAFIK
Untuk membuat tampilan dalam penyajian laporan Excel menjadi lebih baik dan menarik,
Anda dapat menyajikan data dalam bentuk tabel dengan format yang menarik, sehingga mudah
dianalisis dan dipahami oleh orang lain. Laporan tidak saja bisa ditampilkan dan disajikan dalam
bentuk tabel, dalam spreadsheet juga bisa dikombinasikan laporan dalam bentuk tabel dan
grafik.
1. Menyajikan Data Dalam Bentuk Grafik/Diagram
Grafik bisa menampilkan data secara visual sehingga memudahkan untuk melihat
perbandingan, pola maupun trend yang berlaku pada data tersebut. Sebagai contoh, daripada
harus menganalisis laporan yang ditulis dalam beberapa kolom, akan lebih mudah untuk
menentukan apakah terjadi kenaikan atau penurunan penjualan dalam periode tertentu bila
laporan ditampilkan dalam bentuk grafik.
Data yang ditampilkan dalam grafik bisa berasal dari sheet yang berbeda. Hal ini akan
memudahkan pengambilan data yang ingin ditampilkan dalam bentuk grafik.
24
MS Excel menyediakan berbagai macam tipe grafik sehingga kita bisa memilih tipe yang
cocok dan sesuai dengan keinginan.Data dan grafik yang dibuat juga dapat dicopy dan
ditampilkan melalui MS Word ataupun MS Power Point.
Grafik adalah penampakan secara visual dari sebuah data.Kita bisa melihat
perbandingan, pola dan trend data pada grafik.Beberapa istilah atau pengetahuan teori
tentang grafik dapat diikuti berikut ini.
Data Marker
Data marker adalah sebuah batang, titik, potongan atau simbol lain dalam grafik yang
mempresentasikan masing-masing data atau nilai yang berasal dari sel worksheet.
Judul
Judul adalah teks deskrtif yang terletak di atas, bawah axis X dan samping axis Y.
Rangkaian Data
Titik data yang berhubungan yang digambarkan dalam grafik.Masing-masing rangkaian
data mempunyai warna atau pola tertentu yang ditampilkan dalam tulisan (legend) grafik.
Grid (garis)
Garis yang ditambahkan ke sebuah grafik untuk membuat grafik tersebut mudah di lihat
dan di evaluasi.Sebuah garis melintang dalam daerah gambar dimulai dari titik yang
menampilkan angka/nilai.
Gridline (Mayor)
Nilai poros (axis value) yang ditampilkan dari data worksheet.
Gridline (Minor)
Garis minor menandai interval dalam interval garis mayor.
Nama Kategori
Excel menggunakan heading kolom atau baris dalam data worksheet untuk nama
kategori.
Dari data tersebut di atas, terlihat data dalam seri baris yang menunjukkan jumlah
penjualan dari barang-barang diantaranya hardisk, monitor, printer, dan soundcard.Selain itu
data tersebut juga menjelaskan penjualan dari masing-masing barang per taun antara tahun
2005 sampai tahun 2009.Dengan data dalam bentuk baris dan kolom tersebut, maka Anda
25
dapat membuat diagram dalam bentuk tampilan sesuai dengan seri baris dan kolom
tersebut.Berikut adalah contoh gambar grafik.
Walls
Chart Area
Plot Area
Legend
Value axis
Category Axis
Series axis
26
27
Pada bagian Chart type, pilih Column, pilih All Chart Type
K.
28
Jika kita ganti rumusnya menjadi: =AND(A3>0;B3>0;C3<0) maka nilainya menjadi TRUE.
2.
29
Contoh aplikasi:
Formula = OR (TRUE) akan menghasilkan nilai TRUE karena satu argumen dari formula
bernilai TRUE. Formula =OR(2+2=5,4+4=6) akan menghasilkan nilai FALSE karena semua
argumen dari formula bernilai FALSE.
Formula =OR(TRUE,FALSE,TRUE) akan menghasilkan nilai TRUE karena salah satu
argumen bernilai TRUE.
Untuk mencoba fungsi OR, Anda bisa mengisikan formula rumus berikut ini ke dalam sel E3:
=OR(A3>0;B3>0;C3>0). Terlihat, walaupun nilai sel C3>0 salah, namun karena salah satu
kondisi benar (True) maka nilai formula rumus tersebut adalah TRUE.
3.
Menggunakan Fungsi IF untuk Membandingkan Data pada Dua Kolom untuk Mendapatkan
Hasil tertentu.
Jika pada fungsi AND dan OR Excel menghasilkan nilai TRUE atau FALSE, maka fungsi IF
dapat pula digunakan untuk melakukan perbandingan seperti itu. Fungsi IF merupakan
fungsi logika yang paling banyak dipergunakan.
Contoh kasus berikut ini penggunaan fungsi IF untuk mengambil keputusan kelas A atau
kelas B yang menjadi pemenang, dimana hal yang sama tidak bisa digantikan langsung oleh
fungsi AND dan OR.
1)
2)
3) Tekan <Ctrl+Enter>
Bagaimana jika fungsi IF digunakan untuk melakukan perbandingan empat tingkat. Misalnya
seperti contoh kasus berikut ini.
Jika nilai lebih dari 89 peringkat A.
Jika nilai lebih besar dari 80 peringkat B.
Jika nilai lebih besar dari 70 peringkat C.
Jika nilai lebih besar dari 60 peringkat D, kalau tidak lebih besar dari 60 nilainya E.
Penyusunan formula diawali dengan syarat nilai tertinggi lalu berturut-turut yang lebih
rendah.
1) Sel A17:A23 isikan nama pemain.
2) Sel B17:B23 isikan nilai antara 1 hingga 100
3) Bloklah sel C17:C23 lalu ketikkan formula sebagai berikut:
=IF(B17>89,A,IF(B17>80,B,IF(B17>70,C,IF(B17>60,D,E))))
Contoh penggunaan fungsi IF:
Ketikkan data-data yang terdapat tabel berikut ini ke dalam lembar kerja Excel Anda.
30
Untuk mengisi otomatis kolom Harga (Kolom F) berdasarkan Kode Hardware di kolom C,
isikan rumus berikut di kolom F:
=IF(C8=A;120000;IF(C8=B;800000;IF(C8=C;500000;500000)))
4.
FUNGSI VLOOKUP
Vlookup digunakan untuk pengolahan tabel secara vertical. Fungsi VLOOKUP
digunakan untuk mencari nilai di kolom kunci pembacaan (paling kiri) dan memberi fungsi
31
VLOOKUP besar nilai di baris yang sama dari sebuah kolom yang anda tentukan dalam
sebuah tabel. Huruf V dalam VLOOKUP berarti Vertikal. Bentuk persamannya adalah:
=VLookup(nilai kunci;nama table;nomor
Atau:
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
Keterangan:
Lookup_value: nilai sebagai dasar pembacaan tabel
Table_array: range tabel data yang dibaca
Col_index_num (nomor indeks kolom): nomor kolom di tabel yang harus menghasilkan nilai
yang sesuai. Nomor indeks kolom bernilai 1 haruslah merupakan nilai di kolom pertama
tabel.Nomor indeks kolom 2 menunjukkan nilai kolom kedua dari tabel.
Range_lookup: range yang akan dijadikan acuan atau merupakan nilai logic yang berupa
TRUE (apabila tabel data diurutkan secara menaik) dan FALSE (jika tabel data tidak
diurutkan).
Fungsi HLookup dan VLookup ini sebenarnya tidak jauh berbeda dengan
menggunakan fungsi formula IF. Hanya saja, jika data yang dimasukkan telalu banyak, lebih
mudah dan lebih praktis menggunakan fungsi HLookup dan VLookup.Berikut adalah contoh
penggunaan VLOOKUP:
Berikut adalah contoh input nilai siswa berdasarkan perolehan semesteran. Kita akan
mengisi kolom D dan kolom E dengan fungsi VLOOKUP.
Sel E3 : =Vlookup(C3;$A$11:$C$15;3)
Sel E4 : =Vlookup(C4;$A$11:$C$15;3)
Sel E5 : =Vlookup(C5;$A$11:$C$15;3)
Sel E6 : =Vlookup(C6;$A$11:$C$15;3)
Sel E7 : =Vlookup(C7;$A$11:$C$15;3)
5.
Fungsi HLOOKUP
Hlookup digunakan untuk pengolahan tabel secara horizontal. Fungsi Hlookup
digunakan untuk mencari nilai di baris yang menjadi kunci pembacaan (paling atas) dan
memberi fungsi HLOOKUP besar nilai dari kolom yang sama dari sebuah baris yang anda
tentukan dalam formula. Huruf H dalam HLOOKUP berarti HORIZONTAL. Bentuk
persamaannya adalah:
=HLookup(nilai kunci;nama table;nomor
Atau:
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
Keterangan:
Lookup_value: nilai sebagai dasar pembacaan table
Table_array: range tabel data yang dibaca
Row_index_num: (nomor indeks baris): nomor baris di tabel yang harus menghasilkan nilai
yang sesuai. Nomor indeks baris bernilai 1 haruslah merupakan nilai di baris pertama tabel.
Nomor indeks baris 2 menunjukkan nilai baris kedua dari tabel.
Range_lookup: range yang akan dijadikan acuan atau merupakan nilai logic yang berupa
TRUE (apabila tabel data diurutkan secara menaik) dan FALSE (jika tabel data tidak
diurutkan).
Rumus untuk masing-maing sel adalah sebagai berikut:
Sel D3 : =Hlookup(C3;$B$10:$F$12;2)
Sel D4 : =Hlookup(C4;$B$10:$F$12;2)
Sel D5 : =Hlookup(C5;$B$10:$F$12;2)
Sel D6 : =Hlookup(C6;$B$10:$F$12;2)
Sel D7 : =Hlookup(C7;$B$10:$F$12;2)
Sel E3 : =Hlookup(C3;$B$10:$C$12;3)
Sel E4 : =Hlookup(C4;$B$10:$C$12;3)
Sel E5 : =Hlookup(C5;$B$10:$C$12;3)
Sel E6 : =Hlookup(C6;$B$10:$C$12;3)
Sel E7 : =Hlookup(C7;$B$10:$C$12;3)
6.
Fungsi LOOKUP
Fungsi LOOKUP mempunyai dua bentuk persamaan umum, yaitu vektor dan array.
Bentuk persamaan vektor dari fungsi LOOKUP adalah sebagai berikut:
=LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)
Keterangan:
Lookup_value: nilai sebagai dasar pembacaan tabel
Table_vektor : range tabel data yang hanya berisi satu baris atau satu kolom.
Nilai Lookup_vector : harus berada dalam urutan yang makin naik:,-2,-1,0,1,2,AZ,FALSE,TRUE; urutan yang menurun akan memberikan hasil yang tidak benar.
Result_vector
: range yang hanya berisi satu baris atau satu kolom. Jumlahnya harus
sama dengan lookup_vector.
Contoh aplikasi penggunaan fungsi LOOKUP adalah berikut ini:
Berikut adalah daftar kalori yang dibutuhkan untuk mnyelesaikan suatu aktivitas atau
pekerjaan:
FORMULA1=LOOKUP(1,A3:A9,B3:B9)
FORMULA2=LOOKUP(4,A3:A9,B3:B9)
FORMULA3=LOOKUP(7.5,A3:A9,B3:B9)
FORMULA4=LOOKUP(0,A3:A9,B3:B9)
Formula 1 akan melihat nilai 1 di kolom A dan memberi hasil perhitungan akhir dengan
memberi nilai dari kolom B baris yang sama, yaitu; MENGAJAR.