SOP Siap Rilis

PEDOMAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
Oleh:
Tim Penyusun
POLITEKNIK NEGERI BALI

2018
Standar Operasional Prosedur | ii
KATA PENGANTAR
Rasa syukur kami panjatkan kehadirat Ida Sang Hyang Widhi Wasa, Tuhan Yang Maha
Esa karena atas karunianya sehingga Standar Operasional Prosedur Kegiatan Kemahasiswaan ini
dapat direvisi dengan sebaik-baiknya. SOP ini merupakan hasil penyempurnaan dari edisi
sebelumnya yaitu SOP tahun 2016. SOP ini merupakan panduan pelaksanaan kegiatan
kemahasiswaan di Politeknik Negeri Bali. Melalui SOP ini diharapkan organisasi
kemahasiswaan yang ada di Politeknik Negeri Bali mulai dari MPM, BEM, HMJ, dan UKM
dapat melaksanakan kegiatan kemahasiswaan yang teratur, serasi, tertib dan terarah dalam
melaksanakan setiap program kerjanya.
Terimakasih kami sampaikan kepada Tim Penyusun SOP tahun 2016 yang telah
menyusun Standar Operasional Prosedur sebelumnya, sehingga untuk tahun-tahun kedepannya
sudah memiliki gambaran mengenai isi dari SOP dan maksud diadakan SOP.
Kami menyadari masih terdapat kekurangan dalam SOP ini, jika terdapat hal-hal yang
belum diatur dalam SOP ini maka dapat didiskusikan sebagaimana mestinya sesuai dengan
koordinasi bersama Lembaga. Untuk penyempurnaan, dapat direvisi kedepannya bila diperlukan.
Semoga SOP ini dapat bermanfaat bagi organisasi mahasiswa di Politeknik Negeri Bali,
sehingga terlaksana penyelengaraan keorganisasian yang baik.
Bukit Jimbaran, 24 Maret 2018
Tim Penyusun
Standar Operasional Prosedur | iii

DAFTAR ISI
PEDOMAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN ........................................................................... i

“LEMBAR PENGESAHAN” ........................................................Error! Bookmark not defined.
KATA PENGANTAR ................................................................................................................... iii
DAFTAR ISI.................................................................................................................................. iv
BAB I .............................................................................................................................................. 1
1.1 Pengertian .............................................................................................................................. 1
1.1.1 Mahasiswa ...................................................................................................................... 1
1.1.2 Kegiatan Kemahasiswaan ............................................................................................... 1
1.1.3 Organisasi Kemahasiswaan, Kode Etik Organisasi dan Kegiatan Kemahasiswaan . 2
1.1.4 Tata Tertib Organisasi Kemahasiswaan.................................................................... 3
1.1.5 Tata Tertib Kampus dan Fasilitas ............................................................................. 3
1.1.6 Organisasi Kemahasiswaan ...................................................................................... 3
1.1.7 Fasilitas Kemahasiswaan .......................................................................................... 3
1.2 Struktur Organisasi Kemahasiswaan ..................................................................................... 4
1.2.1 Unsur Organisasi Kemahasiswaan ................................................................................. 4
1.2.2 Tugas dan Fungsi Organisasi .......................................................................................... 4
BAB II............................................................................................................................................. 7
2.1 Pembina Organisasi ............................................................................................................... 7
2.2 Tugas Pokok Pembina ........................................................................................................... 7
2.3 Fungsi Pokok Unsur Pendukung Kemahasiswaan ................................................................ 7
BAB III ........................................................................................................................................... 8
3.1 Ketentuan Pokok Kegiatan Kemahasiswaan ......................................................................... 8
3.2 Alur Kegiatan Kemahasiswaan ........................................................................................ 8
3.3 Ketentuan Mengenai Pelaksanaan Kegiatan .................................................................. 10
3.4 Ketentuan Umum Mengenai Administrasi dan Pendukung ........................................... 12
3.4.1 Term Of Reference (TOR) ...................................................................................... 12
3.4.2 Proposal................................................................................................................... 14
3.4.3 Biaya dan Keuangan ............................................................................................... 19
3.4.4 Administrasi Kesekretariatan .................................................................................. 20
3.4.5 Pemasangan Baliho ................................................................................................. 32
3.4.6 Susunan Pembukaan Acara ..................................................................................... 32
3.4.7 Laporan Pertanggung Jawaban ............................................................................... 33
3.5 Beasiswa .............................................................................................................................. 36
3.5.1 Prosedur Pengajuan Permohonan Beasiswa ................................................................. 36
LAMPIRAN .................................................................................................................................. 37
Lampiran 1: TOR Kegiatan ....................................................................................................... 38
Lampiran 2: Proposal Kegiatan ................................................................................................. 42
Lampiran 3: KOP Surat Lembaga ............................................................................................. 46
Lampiran 4: KOP Surat Organisasi ........................................................................................... 46
Lampiran 5: Surat Permohonan Peminjaman Gedung .............................................................. 47
Lampiran 6: Surat Undangan Fungsionaris ............................................................................... 48
Standar Operasional Prosedur | iv
Lampiran 7: Surat Undangan Petinggi ...................................................................................... 49
Lampiran 8: Surat Peminjaman antar Ormawa ......................................................................... 50
Lampiran 9: Surat Rapat Koordinasi ......................................................................................... 51
Lampiran 10: Surat Permohonan Perpindahan Jadwal MPM ................................................... 52
Lampiran 11: Surat Permohanan Sponsorship .......................................................................... 53
Lampiran 12: Surat Permohonan Pengisi Acara ....................................................................... 54
Lampiran 13: Surat Dispensasi Kegaiatan Berasal dari Jurusan yang Sama ............................ 55
Lampiran 14: Surat Dispensasi Kegaiatan Berasal dari Jurusan yang Berbeda ........................ 56
Lampiran 15: Surat Dispensasi saat PKL.................................................................................. 57
Lampiran 16: Surat Persetujuan Peminjaman Gedung ............................................................. 58
Lampiran 17: Surat Persetujuan Perpindahan Jadwal Kegiatan ................................................ 59
Lampiran 18: Surat Persetujuan Perpindahan Jadwal Kegiatan................................................ 60
Lampiran 19: Sertifikat ............................................................................................................. 61
Lampiran 20: Laporan Pertanggung jawaban ........................................................................... 62
Lampiran 21: Lembar Pengesahan LPJ dan Proposal ............................................................... 67
Standar Operasional Prosedur | v

BAB I
LEMBAGA KEMAHASISWAAN
1.1 Pengertian
1.1.1 Mahasiswa
Mahasiswa merupakan peserta didik yang terdaftar pada salah satu jurusan di
lingkungan Politeknik Negeri Bali.
1.1.2 Kegiatan Kemahasiswaan

Kegiatan Kemahasiswaan terdiri dari:
a. Kegiatan Kurikuler
Kegiatan kurikuler adalah kegiatan yang dilakukan di dalam proses belajar
mengajar, baik di dalam maupun di luar kampus Politeknik Negeri Bali.
b. Kegiatan ekstrakurikuler
Kegiatan ekstrakurikuler adalah kegiatan kemahasiswaan di luar kegiatan
akademik yang meliputi pengembangan penalaran dan keilmuwan, minat dan
bakat, pengabdian pada masyarakat, dan upaya perbaikan kesejahteraan
mahasiswa. Kegiatan kemahasiswaan ini dikembangkan untuk memenuhi
kebutuhan pokok seperti dibawah dan menunjang kegiatan kurikulum.
1. Penalaran dan Keilmuwan
Kebutuhan pokok yang harus dipenuhi sesuai dengan tugas utama sebagai
mahasiswa. Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan penalaran dan
keilmuwan berupa simposium, sarasehan, seminar, diskusi ilmiah, debat
ilmiah dalam berbagai bahasa, lomba karya ilmiah dan sebagainya.
2. Minat dan Bakat
Kebutuhan pokok yang digunakan untuk mengembanngkan minat bakat dari
mahasiswa yang dapat berupa, kegiatan olahraga, kesenian, media terbitan
kampus, pecinta alam, dan sebagainya yang berhubungan dengan minat dan
bakat.
3. Pengabdian Masyarakat
Kebutuhan pokok untuk mengembangkan aktualisasi diri, menyalurkan
aspirasi, dan melakukan pengabdian sebagai masyarakat.
4. Kesejahteraan Mahasiswa
Kebutuhan pokok untuk memenuhi kesejahteraan jasmani dan rohani
sehingga mahasiswa menjadi intelektual yang berbudi dan bertakwa kepada
Tuhan.Untuk kesejahteraan jasmani dilakukan berbagai usaha agar
memperoleh beasiswa bagi mahasiswa yang berprestasi atau membutuhkan.
Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan kesejahteraan berupa koperasi
mahasiswa, bursa mahasiswa, dan sebagainya.
Standar Operasional Prosedur | 1

1.1.3 Organisasi Kemahasiswaan, Kode Etik Organisasi dan Kegiatan
Kemahasiswaan
a. Organisasi Kemahasiswaan
Organisasi kemahasiswaan Politeknik Negeri Bali merupakan wahana dan sarana
pengembangan diri, kreatifitas, dan kemandirian mahasiswa. Organisasi
kemahasiswaan diharapkan dapat menampung dan memenuhi kebutuhan akan
pengembangan penalaran dan keilmuwan, minat dan kegemaran, kesejahteraan,
serta pengabdian kepada masyarakat.
b. Kode Etik Organisasi
1. Tidak bertentangan dengan Pancasila, UUD 1945, SARA, visi dan misi
Politeknik Negeri Bali serta menunjang kegiatan kurikuler dan
ekstrakurikuler.
2. Tidak membuat visi dan misi, serta Garis-Garis Besar Haluan Kerja (GBHK)
yang dapat mengganggu kegiatan kampus dan lingkungan sekitar kampus.
3. Menjunjung tinggi dan menghormati norma, nilai-nilai dan aturan yang
diberlakukan di Politeknik Negeri Bali.
4. Menjalankan kegiatan organisasi dengan berpedoman pada kode etik
Politeknik Negeri Bali.
c. Kode Etik Kegiatan Kemahasiswaan
1. Tidak bertentangan dengan kode etik organisasi
2. Berupa aktivitas yang dapat dipertanggungjawabkan secara moral dan formal
3. Tidak mengganggu ketertiban umum dan perkuliahan
d. Persyaratan Organisasi Kemahasiswaan
1. Mempunyai visi dan misi yang jelas, benar, dan rasional
2. Mempunyai Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, dan Program Kerja
3. Mempunyai kepengurusan organisasi (struktur organisasi) dan uraian tugas
yang jelas
4. Mempertanggungjawabkan kepengurusan organisasi sesuai dengan struktur
kemahasiswaan yang berlaku di Politeknik Negeri Bali
e. Kegiatan Kemahasiswaan
1. Mendapat izin dari Pimpinan Politeknik Negeri Bali atau petugas yang
ditunjuk Pimpinan Politeknik Negeri Bali
2. Melakukan kegiatan dengan memperhatikan kedisiplinan dan ketertiban
administrasi, organisasi, transparansi, dan akuntabel
3. Meningkatkan dan atau mendukung pengetahuan serta keterampilan bahasa
asing yang dipelajarinya.
4. Tidak bersifat destruktif, anarkis dan provokatif
5. Diadakan di tempat yang jelas dengan susunan acara yang terencana dan
terkoordinasi serta dilakukan oleh panitia kompeten yang ditunjuk secara
resmi.

1.1.4 Tata Tertib Organisasi Kemahasiswaan
Tata tertib organisasi kemahasiswaan di lingkungan Politeknik Negeri Bali diatur
seperti dibawah :
a. Memenuhi kode etik organisasi yang ditetapkan Politeknik Negeri Bali.
b. Mematuhi peraturan dan tata tertib organisasi yang ada di lingkungan
Politeknik Negeri Bali seperti MPM, BEM, UKM, dan HMJ.
c. Merencanakan dan melaksanakan program kegiatan yang tidak bertentangan
dengan AD/ART organisasi.
d. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan yang dapat
dipertanggungjawabkan dan akuntabel.
1.1.5 Tata Tertib Kampus dan Fasilitas

Tata tertib kampus dan perkuliahan dapat dilihat dalam Buku Panduan
1.1.6 Organisasi Kemahasiswaan

a. Pembina organisasi kemahasiswaan adalah Pimpinan Politeknik Negeri Bali
dan para dosen dan pegawai Politeknik Negeri Bali yang ditugaskan untuk
membina kegiatan organisasi kemahasiswaan melalui surat tugas dari jurusan
untuk satu masa periode tertentu dan ditetapkan dalam Surat Keputusan
Direktur.
b. Karyawan yang ditunjuk membantu kelancaran kegiatan organisasi
kemahasiswaan melalui surat keputusan Direktur Politeknik Negeri Bali.
1.1.7 Fasilitas Kemahasiswaan

Fasilitas mahasiswa merupakan sarana dan prasarana yang dapat dipergunakan
untuk melaksanakan kegiatan kemahasiswaan. Fasilitas tersebut adalah tempat,
ruangan dan fasilitas pendukungnya berupa meja, kursi, LCD, laptop, sound
system dan lain-lain. Berhubung jumlah fasilitas terbatas sedangkan pemakainya
banyak, demi ketertiban, para peminjam diharuskan mengajukan surat
peminjaman yang disetujui Pembantu Direktur II (melalui kerumahtanggan).

1.2 Struktur Organisasi Kemahasiswaan
DIREKTUR
PEMBANTU
DIREKTUR III
JURUSAN UP2KK
MPM
BEM
HMJ UKM
Keterangan:
Garis komando dan koordinasi
Garis koordinasi
1.2.1 Unsur Organisasi Kemahasiswaan

1) Majelis Permusyawaratan Mahasiswa (MPM)
Majelis Permusyawaratan Mahasiswa adalah organisasi kemahasiswaan sebagai
lembaga legislatif dan yudikatif tertinggi yang mengawasi dan mengevaluasi
pelaksanaan program kegiatan organisasi kemahasiswaan di Politeknik Negeri
Bali.
2) Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)
Badan Eksekutif Mahasiswa adalah organisasi kemahasiswaan sebagai lembaga
eksekutif tertinggi di Politeknik Negeri Bali
3) Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ)
Himpunan Mahasiswa Jurusan adalah organisasi mahasiswa di tingkat jurusan
yang melaksanakan kegiatan penalaran dan keilmuan sesuai dengan bidang ilmu
jurusan masing-masing.
4) Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)
Unit Kegiatan Mahasiswa adalah organisasi pelaksana dalam bidang minat dan
bakat.
1.2.2 Tugas dan Fungsi Organisasi

a. Majelis Permusyawaratan Mahasiswa (MPM)
1) Membuat dan menetapkan visi dan misi MPM.
2) Mematuhi dan melaksanakan Tata Tertib/Peraturan Organisasi Kemahasiswaan
yang ditetapkan oleh Politeknik Negeri Bali.

3) Menetapkan Garis-Garis Besar Program Kerja Organisasi Kemahasiswaan
sesuai dengan visi dan misi Politeknik Negeri Bali.
4) Menyusun dan melaksanakan program kerja MPM selama masa kepengurusan;
5) Anggota MPM berasal dari perwakilan HMJ dan UKM.
6) Memberikan mandat kepada BEM untuk melaksanakan Pemilu Raya
7) Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan serta bertanggung jawab
sesuai dengan struktur organisasi kemahasiswaan.
kepada Pembantu Direktur III melalui UP2KK.
9) Masa kepengurusan selama 1 (satu) tahun.
b. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)
1) Membuat dan menetapkan visi dan misi BEM.
3) Melaksankan ketetapan Garis-Garis Besar Haluan Kerja BEM yang ditetapkan
MPM.
4) Menyusun dan melaksanakan program kerja BEM selama masa kepengurusan.
5) Melakukan koordinasi serta pengawasan terhadap program kerja setiap UKM
dan HMJ.
6) Memberi persetujuan pada pelaksaan kegiatan UKM dan HMJ melalui
mekanisme organisasi.
c. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)
1) Membuat dan menetapkan visi dan misi UKM sesuai minat dan bakat.
3) Menjalankan ketetapan Garis-Garis Besar Haluan Kerja UKM yang ditetapkan
MPM.
4) Menyusun dan melaksanakan program kerja UKM selama masa kepengurusan.
5) Berkoordinasi dengan BEM dan Pembina UKM untuk persetujuan kegiatan.
d. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ)
1) Membuat dan menetapkan visi dan misi HMJ.
2) Mematuhi dan melaksanakan Tata Tertib/Peraturan Organisasi
Kemahasiswaan yang ditetapkan oleh Politeknik Negeri Bali.
3) Menjalankan ketetapan Garis-Garis Besar Haluan Kerja HMJ yang ditetapkan
MPM.
4) Menyusun dan melaksanakan program kerja Himpunan Mahasiswa Jurusan.
5) Berkoordinasi dengan BEM atas program kerjanya.
6) Berkoordinasi dan meminta persetujuan kegiatan kepada Kepala Jurusan
masing-masing.
7) Melaksanakan Pemilihan Raya untuk memilih ketua HMJ dengan menunjuk
panitia khusus.
sesuai struktur organisasi kemahasiswaan.
9) Menjalin kerja sama dengan Himpunan Mahasiswa Jurusan sejenis dari
perguruan tinggi lain.
10) Masa kepengurusan sselama 1 (satu) tahun.

BAB II
PEMBINA ORGANISASI DAN PENDUKUNG KEMAHASISWAAN
2.1 Pembina Organisasi

Pembina organisasi kemahasiswaan adalah pimpinan, dosen PNB, dan atau karyawan yang
ditunjuk melalui SK Direktur Politeknik Negeri Bali atau Ketua Jurusan melalui Surat Tugas
untuk masa jabatan tertentu yang disepakati oleh jurusannya masing-masing.
2.2 Tugas Pokok Pembina

Pembina organisasi kemahasiswaan bertugas:
1. Membimbing, mengarahkan dan mengevaluasi kegiatan dan aktivitas ekstra kurikuler
agar kegiatan organisasi berjalan dengan baik dan terarah.
2. Membimbing kegiatan/aktivitas organisasi yang bersifat administratif dan
organisatoris.
3. Bertanggung jawab terhadap organisasi yang dibina/dibimbingnya untuk mencapai
prestasi terbaik dalam bidang penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, serta
pengabdian kepada masyarakat.
4. Ikut serta merencanakan dan melaksanakan kegiatan/ aktivitas organisasi yang
dibinanya.
5. Mempertanggungjawabkan kegiatan kemahasiswaan serta melaporkan kegiatan
organisasi yang dibinanya kepada Direktur Politeknik Negeri Bali.
2.3 Fungsi Pokok Unsur Pendukung Kemahasiswaan

Unsur pendukung kemahasiswaan adalah Subbagian Kemahasiswaan yang berfungsi:
1. Melayani administrasi kegiatan kemahasiswaan.
2. Menangani proses pengajuan proposal kegiatan kemahasiswaan.
3. Melayani pengajuan klaim asuransi kecelakaan mahasiswa.
4. Mengurusi pengajuan beasiswa mahasiswa.
5. Melayani kebutuhan perlengkapan kegiatan kemahasiswaan.
6. Melaksanakan tugas yang didelegasikan oleh PD III.
7. Mendokumentasikan seluruh kegiatan kemahasiswaan.

BAB III
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
KEGIATAN KEMAHASISWAAN
3.1 Ketentuan Pokok Kegiatan Kemahasiswaan

Ketentuan pokok kegiatan kemahasiswaan diatur seperti dibawah:
1. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus memperhatikan keseimbangan antara kegiatan
penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, pengabdian kepada masyarakat, dan
kesejahteraan mahasiswa.
2. Setiap program kegiatan kemahasiswaan harus lebih mendahulukan kepentingan
mahasiswa Politeknik Negeri Bali daripada kepentingan pihak lain, tidak menganggu
perkuliahan, dan tidak mengabaikan ketertiban masyarakat sekitar kampus Politeknik
Negeri Bali.
3. Setiap program kegiatan kemahasiswaan harus direncanakan dan dirancang dengan baik
dan terperinci dengan selalu memperhatikan dan mendahulukan kepentingan akademik
serta dapat dipertanggungjawabkan.
4. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaksanakan oleh pengurus organisasi atau panitia
yang ditunjuk resmi oleh organisasi dalam bentuk kepanitiaan.
5. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaporkan secara tertulis yang mencakup
penggunaan biaya hasil kegiatan.
6. Setiap organisasi kemahasiswaan yang tidak melaporkan kegiatannya akan dikenakan
sanksi tidak diperkenankan mengadakan kegiatan berikutnya.
7. Apabila dalam point 6 diabaikan maka pengurus dari kegiatan yang bersangkutan,
kelulusannya dipertimbangkan.
3.2 Alur Kegiatan Kemahasiswaan

Dalam melaksanakan kegiatan kemahasiswaan, alur yang harus dilakukan oleh setiap
organisasi kemahasiswaan di Politeknik Negeri Bali adalah seperti dibawah.
3.2.1 Pemilihan Ketua Organisasi
Pemilihan Ketua UKM waktu dan mekanisme diatur sesuai dengan kebutuhan. Ketua
HMJ dipilih oleh setiap mahasiswa di jurusan bersangkutan dengan waktu disesuaikan
oleh jurusan masing-masing. Untuk memilih Presiden Mahasiswa akan dipilih melalui
Pemilu Raya PNB, dengan aturan dan tata laksana ditetapkan melalui Sidang Tahunan
MPM KBM PNB. Pemilihan Ketua MPM akan dilaksanakan pada Sidang Regenerasi.
3.2.2 Program Kerja

Pengurus terpilih membuat program kerja selama masa kepengurusan. Program kerja
diatur berdasarkan program kerja rutin, jangka pendek, dan jangka panjang. Kegiatan
yang dapat terlaksana hanya kegiatan yang telah mendapat persetujuan dari pimpinan

Politeknik Negeri Bali, apabila program kerja bersifat insidentil harus berkoordinasi
sesuai dengan garis koordinasi.
3.2.3 Rencana Anggaran

Rencana Anggaran adalah estimasi biaya penyelenggaraan kegiatan setiap program
kerja yang dibuat oleh Pengurus Organisasi Kemahasiswaan Terpilih. Rencana
Anggaran ini diajukan kepada BEM dan akan diteruskan kepada MPM untuk
ditetapkan. Rancangan Kerja dan Anggaran Kegiatan untuk satu periode
kepengurusan setiap Organisasi Kemahasiswaan diajukan kepada PD III. PD III
menerbitkan Surat Pengesahan setelah mengadakan dialog dengan UP2KK, Pengurus
BEM, Pengurus MPM, berkoordinasi dengan PD II, dan mendengarkan pertimbangan
dan keputusan Direktur serta Surat Pengesahan berisi daftar program yang akan
dibantu pembiayaannya oleh Politeknik Negeri Bali.
3.2.4 Realisasi Anggaran

Pengucuran biaya kegiatan sesuai dengan program kerja dilakukan secara bertahap.
Dana awal untuk kegiatan operasional Organisasi Kemahasiswaan diberikan
sebanyak 30% dari anggaran disetujui, dan sebanyak 70% dari anggaran yang
disetujui diberikan pada saat pelaporan penyelenggaraan kegiatan non operasional
dalam bentuk reimburse.
Realisasi anggaran untuk kegiatan yang diselenggarakan oleh panitia yang ditunjukan
dilakukan melalui tahapan pengucuran dana awak kegiatan operasional sebanyak
70%, dan dana sebanyak 30% diberikan saat penyelenggaraan kegiatan dalam bentuk
reimburse.
3.2.5 Pelaksanaan Kegiatan

Kegiatan yang sudah direncanakan dalam program kerja setiap organisasi
kemahasiswaan harus dipersiapkan dengan matang dan dilaksanakan dengan penuh
tanggung jawab. Dalam melaksanakan kegiatan setiap organisasi kemahasiswaan
harap melakuukan konsultasi dan koordinasi dengan setiap bagian yang terkait.
3.2.6 Pelaporan Kegiatan

Setiap kegiatan kemahasiswaan yang telah dilaksanakkan dilaporkan secara tertulis
dan didokumentasikan. Bentuk laporan adalah hard file dan soft file dalam bentuk
CD. Dalam upaya mewujudkan pengarsipan yang menyeluruh, setiap organisasi
kemahasiswaan diharapkan mendokumentasikan setiap kegiatan yang dilakukannya
secara terpisah, baik dalam bentuk hard file maupun soft file.
3.2.7 Penghargaan Keikutsertaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa

Penghargaan terhadap keikutsertaan mahasiswa dalam setiap kegiatan organisasi
kemahasiswaan baik sebagai pengurus maupun sebagai panitia yang diselenggarakan
oleh Bagian Kemahasiswaan dengan ditandatangani oleh Direktur Politeknik Negeri
Bali.Penghargaan terhadap panitia dan peserta kegiatan yang diselenggarakan oleh
setiap Organisasi Kemahasiswaan diberikan oleh Organisasi Kemahasiswaan masing-
masing dengan ditandatangani oleh PD III Politeknik Negeri Bali. Pemberian
sertifikat/piagam dilakukan 15 hari setelah pelaksanaan kegiatan.
Perbedaan piagam penghargaan dan sertifikat :
 Piagam merupakan suatu penghargaan terhadap prestasi. Piagam biasanya
diberikan kepada seseorang yang telah memenangkan atau mengikuti suatu
perlombaan atau kegiatan. Piagam penghargaan diberikan kepada seseorang atas
jasa orang tersebut terhadap suatu lembaga dapat berupa pengabdian dalam
bentuk kepanitiaan, atau pun sponsor yang telah mendukung terselenggaranya
suatu acara.
 Sertifikat adalah suatu tanda pengakuan bahwa seseorang telah mengikuti suatu
kegiatan yang di dalamnya terdapat pemberian pelatihan atau kemampuan (skill)
dalam jangka waktu tertentu. Sertifikat diberikan kepada seseorang yang dianggap
telah menguasai keahlian tertentu, seperti telah mengikuti pelatihan ataupun
kursus.
3.3 Ketentuan Mengenai Pelaksanaan Kegiatan

3.3.1 Tempat
a. Setiap Kegiatan harus dilaksanakan di kampus Politeknik Negeri Bali kecuali jika
fasilitas yang dimiliki oleh Politeknik Negeri Bali tidak memungkinkan, atau
karena alasan-alasan khusus yang dapat dipertanggungjawaban.
b. Kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan di luar kampus harus mendapat
persetujuan khusus dari Direktur Politeknik Negeri Bali.
c. Setiap tempat di dalam kampus Politeknik Negeri Bali yang akan digunakan
sebagai tempat pelaksanaan kegiatan harus mandapat izin dari pimpinan.
d. Setiap tempat yang telah digunakan untuk berkegiatan harus dibersihkan kembali.
3.3.2 Waktu
a. Setiap kegiatan dilaksanakan maksimal 3 (tiga) hari dan diselenggarakan antara
pukul 08.00 WIB dan 21.00 WIB. Kegiatan yang diselengagarakan di luar
ketentuan tersebut harus mendapat persetujuan khusus dari Direktur Politeknik
Negeri Bali.
b. Tidak diperbolehkan mengadakan kegiatan 7 (tujuh) hari sebelum dan selama
Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester.
c. Tidak diperbolehkan mengadakan kegiatan pada saat pengurus organisasi
kemahasiswaan dalam kondisi demisioner.
d. Ketua Panitia harus memberikan informasi dan koordinasi UP2KK, Kepala
BAUK, dan Kepala Kelompok Satpam selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum
pelaksaan kegiatan. Bila tahapan ini tidak dilaksanakan biaya penyelenggaraan
kegiatan ditangguhkan.

e. Undangan Kegiatan sudah terkirim semua selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari
sebelum pelaksanaan, dan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan
sudah ada konfirmasi kehadiran dari undangan. Khusus untuk undangan tamu
pada acara pembukaan atau penutupan, Panitia harap memperhatikan tata cara
protokoler standar dan berkoordinasi dengan Kepala Bagian Pemasaran dan
Hubungan Masyarakat (BPHM) Politeknik Negeri Bali. Untuk kegiatan lingkup
PNB, Panitia diharapkan mengundang Pimpinan, Kepala Jurusan, dan pihak-
pihak yang terkait, sedangkan untuk kegiatan pada lingkup yang lebih besar,
panitia harap menyesuaikan diri dengan tata cara protokoler.
f. Pada hari pelaksanaan, seluruh panitia, peralatan, dan dekorasi telah siap
selambat-lambatnya 1 (satu) jam sebelum acara dimulai. Para undangan
diharapkan hadir 15 menit sebelum acara dimulai dan panitia mengenakan jas
alamamater atau atribut kepanitiaan.
g. Semua perlengkapan, peralatan, dan fasilitas lainnya harus dikembalikan dalam
keadan baik selambat-lambatnya 1 (satu) hari setelah pelaksanaan.
3.3.3 Lain-lain
a. Pengambilan peralatan dilakukan oleh panitia kegiatan setelah prosedur
pengajuan peralatan dan fasilitas dipenuhi. Saat mengambil peralatan,
penanggungjawab peminjaman meninggalkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
atau kartu identitas lainnya. Kartu identitas dapat diambil kembali setelah
peralatan dikembalikan dalam keadaan baik.
b. Pemakain peralatan LCD, Laptop, dan Sound System harus dilakukan/didampingi
oleh petugas yang ditunjuk Kepala Bagian Umum. Bila tanpa didampingi,
kerusakan atau kehilangan perlatan menjadi tanggung jawab peminjam untuk
memperbaiki atau menggantinya. Kerusakan/kehilangan peralatan yang
diakibatkan oleh petugas Politeknik Negeri Bali akan diatur sesuai dengan
ketentuan yang berlaku di Politeknik Negeri Bali.
c. Untuk kegiatan yang melibatkan masyarakat diluar kampus seperti pentas seni,
panitia harus menandatangani persetujuan tata tertib kegiatan yang disepakati
antara panitia dengan pihak terkait. Persetujuan tata tertib dibuat sesuai dengan
kebutuhan.
d. Untuk kegiatan pameran tidak diperkenankan menempel apapun secara langsung
di dinding ruangan. Materi pameran atau informasi lain dapat digantungkan atau
mempergunakan panel berkaki.
e. Kegiatan Bazar yang mendatangkan pihak luar (kecuali sponsor utama), di
tempatkan di lapangan parkir Politeknik Negeri Bali.
2
kegiatan yang bersifat pemenuhan undangan dukungan atau partisipasi terhadap
kegiatan yang diselenggarakan oleh organisasi lain dari luar diatur sesuai dengan
kebutuhan.

f. Spanduk, poster, brosur atau informasi lain tentang kegiatan selambat-lambatnya
2 (dua) hari setelah pelaksanaan harus diturunkan/ditanggal-kan oleh panitia
kegiatan yang bersangkutan. Bila tahapan ini tidak dilakukan panitia akan ditegur.
g. Jika diperlukan persiapan ruang sebelum hari pelaksanaan kegiatan, panitia
kegiatan dapat mengajukan surat permohonan izin persiapan kepada PD III
dengan diketahui oleh Kasubag Kemahasiswaan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari
sebelumnya, dan diberi waktu 1 (satu) hari pada pukul 08.00-18.00.
h. Untuk kegiatan yang bersifat komersil atau kerjasama dengan pihak di luar
kampus, harap panitia mengikuti ketentuan yang diatur dalam SK Direktur
3.4 Ketentuan Umum Mengenai Administrasi dan Pendukung

Dalam melaksanakan kegiatan organisasi kemahasiswaan dilingkungan Politeknik Negeri
Bali, diatur system administrasi dan juga pendukungnya seperti dibawah.
3.4.1 Term Of Reference (TOR)

TOR merupakan rancangan acuan kerja yang akan dilaksanakan oleh seluruh
organisasi mahasiswa yang ada di Politeknik Negeri Bali selama 1 (satu) periode
kepengurusan.
1. Ketentuan Penyusunan TOR
Adapun ketentuan dari penyusunan TOR yaitu sebagai berikut:
a. Proposal dijilid plastik mika dengan sampul; MPM warna biru, BEM
warna merah, HMJ warna hijau muda, dan UKM warna coklat.
b. Menggunakan Kop organisasi yang melaksanakan kegiatan. Dengan logo
Politeknik Negeri Bali disebelah kiri atas dan logo Organisasi/Kepanitiaan
di sebelah kanan sejajar.
c. Ukuran kertas F4 (21.9 X 33 cm)
d. Jenis huruf Times New Roman ukuran 12 poin
e. Jarak antar baris 1 ⅟₂ Spasi
f. Margin kanan = 3 cm, kiri = 4 cm, atas = menyesuaikan, bawah = 3 cm
g. Setiap judul sub sistematika TOR menggunakan text Bold
2. Sistematika Penyusunan TOR

A. Latar Belakang
Merupakan gambaran umum tentang kegiatan yang direncanakan
B. Penerima Manfaat
Siapa target pengguna anggaran dalam hal ini adalah peserta yang akan
mengikuti kegiatan.
C. Strategi Pencapaian
1. Metode Pencapaian Target

Penjelasan tentang bagaimana kegiatan ini akan diselenggarakan atau
dikelola terkait dengan panitia pelaksana kegiatan.
2. Waktu Penyelenggaraan
Menjelaskan tentang rencana bulan penyelenggaraan kegiatan dengan
alasan tertentu sesuai dengan target dan sasaran.
D. Waktu Pelaksanaan
Menjelaskan tentang time schedule kegiatan dengan diagram balok. Satu
diagram balok mencangkup semua kegiatan yang dilakukan satu organisasi
kemahasiswaan yang ditandai dengan menghitamkan kolom pada bulan
pelaksanaan kegiatan.
E. Biaya Yang Diperlukan
Menjelaskan besaran biaya yang diperlukan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku seperti:
1. Belanja bahan Rp…………………..
2. Belanja bahan non oprasional Rp…………………..
3. Belanja jasa profesi Rp…………………..
F. Tanda tangan
1. Untuk MPM dan BEM ditandatangani oleh Ketua Organisasi dan
diketahui oleh PD III.
2. Untuk HMJ ditandatangani oleh Ketua HMJ dan diketahui oleh Ketua
Jurusan
3. Untuk UKM ditandatangani oleh Ketua UKM dan diketahui oleh
Pembina UKM
3. Prosedur Pengajuan TOR

a. TOR yang sudah di buat oleh ormawa terkait ditanda tangani oleh ketua
yang bersangkutan, setelah itu dilanjutkan ke yang mengetahui kegiatan
untuk dicarikan tanda tangan.
b. Untuk HMJ dan UKM, TOR diserahkan kepada MPM, BEM dan UP2KK
dalam bentuk hard copy, apabila diperlukan juga menyertakan soft copy
TOR.
c. Untuk BEM, TOR diserahkan kepada MPM dan UP2KK dalam bentuk
hard copy, apabila diperlukan juga menyertakan soft copy TOR.
d. Untuk MPM, TOR diserahkan UP2KK dalam bentuk hard copy, apabila
diperlukan juga menyertakan soft copy TOR.
e. TOR diserahkan kepada Pembantu Direktur III melalui Unit
Pengembangan dan Pembinaan Kegiatan Kemahasiswaan (UP2KK) untuk
dirangkum dan disusun kembali kemudian diajukan kepada Pembantu
Direktur II selaku Kuasa Pengguna Anggaran Politeknik Negeri Bali.
4. Contoh Term Of Reference (TOR)

Lampiran 1 (Terlampir).
3.4.2 Proposal
3.4.2.1 Proposal Penyelengaraan Kegiatan
A. Ketentuan Penyusunan Proposal
1. Proposal dijilid plastik mika dengan sampul; MPM warna biru, BEM
warna merah, HMJ warna hijau muda, dan UKM warna coklat.
2. Menggunakan Kop Surat Organisasi yang melaksanakan kegiatan atau
kepanitiaan dengan logo Politeknik Negeri Bali disebelah kiri atas dan
logo organisasi/kepanitiaan disebelah kanan sejajar.
3. Ukuran kertas F4 (21.9 x 33 cm).
4. Jenis huruf Times New Roman ukuran 12 poin.
5. Jarak antar baris 1 ½ spasi.
6. Margin kanan = 3 cm, kiri = 4 cm, atas = menyesuaikan, bawah = 3
cm.
7. Setiap judul sub judul sistematika proposal menggunakan text Bold.
B. Sistematika Proposal
I. Nama Kegiatan
II. Tema Kegiatan
III. Latar Belakang Kegiatan
IV. Tujuan Kegiatan
V. Manfaat Kegiatan
VI. Rencana Pelaksanaan Kegiatan
a. Bentuk Kegiatan
b. Peserta Kegiatan
c. Waktu dan Tempat Kegiatan
Hari/Tanggal :
Pukul :
Tempat :
VII. Pelaksana Kegiatan
Susunan Kepanitiaan. (Lampiran I)
VIII. Sumber Dana
IX. Rincian Anggaran Biaya. (lampiran II)
X. Lembar Pengesahan. (terlampir)
(diletakkan sebelum lampiran)
C. Prosedur Pengajuan Proposal Penyelenggaraan Kegiatan

 Pengurus/panitia mengajukan proposal kegiatan kepada PD III dan
diketahui oleh Unit Pembinaan dan Pengembangan Kegiatan
Kemahsiswaan (UP2KK).
 PD III menyetujui/tidak menyetujui penyelenggaraan kegiatan setelah
mengadakan dialog dengan UP2KK, yang selanjutnya diteruskan oleh
panitia pelaksana kepada PD II.
 PD III wajib melaporkan kegiatan kepada Direktur Politeknik Negeri
Bali.
D. Persyaratan Pengajuan Proposal Penyelengaraan Kegiatan

 Tidak mempunyai tunggakan penyerahan laporan
pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan pada kegiatan
sebelumnya.
 Mendapatkan persetujuan dari BEM (untuk HMJ meminta acc kepada
Ketua atau Sekretaris Bidang 1 BEM dan untuk UKM meminta acc
kepada Ketua atau Sekretaris ke Bidang 2 BEM) dan diketahui oleh
UP2KK.
 Diserahkan paling lambat 1 bulan kerja sebelum pelaksanaan kegiatan
melalui Kasubag Kemahasiswaan. Proposal yang diajukan lebih dari 1
bulan kerja, kelanjutan pelaksanaan kegiatannya akan
dipertimbangkan.
E. Alur Pengajuan Proposal

 Proposal kegiatan MPM yang telah ditandatangani oleh ketua panitia
kegiatan, selanjutnya diajukan kepada Ketua MPM untuk diketahui
dan ditandatangani, kemudian diajukan ke Unit Pembinaan dan
Pengembangan Kegiatan Kemahasiswaan (UP2KK) untuk di acc.
Selanjutnya Panitia mengajukan proposal ke Pembantu Direktur III
untuk mendapat persetujuan dana kegiatan. Proposal yang telah
disetujui oleh Pembantu Direktur III selanjutnya diajukan ke
Pembantu Direktur II untuk pencairan dana yang telah disetujui.
Bagan Alur Pegajuan Proposal MPM :
 Proposal kegiatan BEM yang telah ditandatangani oleh ketua panitia

kegiatan, selanjutnya diparaf oleh Kabid/Sekbid, yang kemudian
diketahui oleh Ketua BEM, selanjutnya panitia mengajukan proposal
ke Unit Pembinaan dan Pengembangan Kegiatan Kemahasiswaan
(UP2KK) untuk di acc. Selanjutnya Panitia mengajukan proposal ke
Pembantu Direktur III untuk mendapat persetujuan dana kegiatan.
Proposal yang telah disetujui oleh Pembantu Direktur III selanjutnya
diajukan ke Pembantu Direktur II untuk pencairan dana yang telah
disetujui.

Bagan Alur Pegajuan Proposal BEM :
 Proposal kegiatan HMJ ditandatangani oleh ketua panitia kegiatan,

selanjutnya diparaf oleh Kabid/Sekbid Bidang 1 BEM kemudian
ditandatangani oleh Presiden Mahasiswa, selanjutnya diparaf
Sekretaris Jurusan dan ditanda tangani oleh Ketua Jurusan.
Selanjutnya Panitia mengajukan proposal ke Pembantu Direktur III
untuk mendapat persetujuan dana kegiatan. Proposal yang telah
disetujui oleh Pembantu Direktur III selanjutnya diajukan ke
Pembantu Direktur II untuk pencairan dana yang telah disetujui.
Bagan Alur Pengajuan Proposal HMJ :
 Proposal kegiatan UKM ditandatangani oleh ketua panitia kegiatan,

kemudian diparaf oleh Kabid/Sekbid Bidang 2 BEM yang lalu
ditandatangani Presiden Mahasiswa, ditandatangani Pembina UKM,
diparaf oleh Unit Pembinaan dan Pengembangan Kegiatan
Kemahasiswaan (UP2KK) dan ditandatangani oleh Pembantu Direktur
III dan Pembantu Direktur II.
Bagan Alur Pengajuan Proposal UKM :

Catatan: Untuk kegiatan yang tidak mendapat sumber dana dari
Politeknik Negeri Bali, tidak perlu mendapatkan persetujuan dari
Pembantu Direktur II.
F. Penyetoran Proposal
Proposal yang sudah menyelesaikan prosedur pengajuan, selanjutnya
disetorkan ke pihak yang bersangkutan dengan ketentuan sebagai berikut :
 MPM membuat proposal rangkap 3, selanjutnya proposal asli
disetorkan ke Bendahara, 1 rangkap disetorkan UP2KK, dan 1 rangkap
untuk arsip.
 BEM membuat proposal rangkap 3, selanjutnya proposal asli disetorkan
ke Bendahara, 1 rangkap disetorkan ke UP2KK, dan 1 rangkap untuk
arsip.
 HMJ membuat proposal rangkap 4, selanjutnya proposal asli disetorkan
ke Bendahara, 1 rangkap disetorkan ke UP2KK, 1 rangkap disetorkan di
Bidang 1 BEM, dan 1 rangkap untuk arsip.
 UKM membuat proposal rangkap 4, selanjutnya proposal asli
disetorkan ke Bendahara, 1 rangkap disetorkan ke UP2KK, 1 rangkap
disetorkan di Bidang 2 BEM, dan 1 rangkap untuk arsip.
G. Contoh Proposal Terlampir (Lampiran 2).
3.4.2.2 Proposal Sponsorship

A. Ketentuan Penyusunan Proposal
1. Menggunakan Kop Surat Organisasi yang melaksanakan kegiatan atau
kepanitiaan dengan logo Politeknik Negeri Bali disebelah kiri atas dan
logo organisasi/kepanitiaan disebelah kanan sejajar.
2. Ukuran kertas F4 (21.9 x 33 cm ).
4. Jarak antar baris 1 ½ spasi.
5. Margin kanan = 3 cm, kiri = 4 cm, atas = menyesuaikan, bawah = 3
cm.
6. Setiap judul sub judul sistematika proposal menggunakan text Bold.
B. Sistematika Proposal Sponsorship

I. Nama Kegiatan
II. Tema Kegiatan
IV. Tujuan Kegiatan
V. Manfaat Kegiatan

a. Bentuk Kegiatan
b. Peserta Kegiatan
Hari/Tanggal :
Pukul :
Tempat :
Susunan Kepanitiaan. (Lampiran I)
VIII. Rincian Anggaran Biaya. (lampiran II)
IX. Foto Kegiatan
X. Lembar Pengesahan. (terlampir)
C. Prosedur Pengajuan Proposal Sponsorship

 Panitia pelaksana kegiatan mengajukan proposal sponsorship ke PD
III untuk diketahui.
 PD III menyetujui / tidak menyetujui pengajuan proposal sponsorship
mengingat pada syarat ketentuan proposal.
D. Syarat dan Ketentuan Sponsorship

Sponsor yang mendukung/mendanai kegiatan harus sesuai dengan
ketentuan dan syarat sebagai berikut:
 Saling menguntungkan.
 Bukan berasal dan untuk kepentingan partai politik.
 Bukan produk minuman keras.
 Bukan produk Rokok.
 Bukan produk yang berkonotasi seks.
 Bukan produk illegal atau barang terlarang.
 Tidak mengandung unsur SARA.
 Produk yang belum tercantum dalam ketentuan diatas akan diatur
kemudian.
E. Alur Pengajuan Proposal Sponsorship

Panitia pelaksana kegiatan mencari tanda tangan dari ketua panitia,
selanjutnya diteruskan ke PD III untuk mencari tanda tangan dan
persetujuan pengajuan Sponsorship.
Bagan Pengajuan proposal Sponsorship :

3.4.3 Biaya dan Keuangan
A. Ketentuan Penulisan Rancangan Anggaran Biaya dan Laporan Keuangan
1. Disusun dengan rapi dan mudah dibaca
2. Menggunakan Kop organisasi
3. Ukuran kertas F4 (21.9 x 33 cm).
5. Setiap judul sub judul RAB dan Laporan keuangan menggunakan text Bold.
6. Setiap pengklasifikasian belanja menggunakan text Bold.
B. Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan

 PD II mendisposisikan proposal biaya kegiatan kepada Kepala Bagian
Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) setelah mempertimbangkan
kondisi keuangan dan masukan dari PD III.
 Kepala BAUK menginformasikan pengambilan biaya penyelenggaraan
kegiatan kepada Bendahara Pengeluaran.
 Bendahara pengeluaran menginformasikan pencairan biaya penyelenggaraan
kegiatan kepada Panitia/Pengurus.
 Panitia/Pengurus mengambil biaya penyelenggaraan kegiatan di Bendahara
Pengeluaran.
 Panitia/Pengurus menyelenggarakan kegiatan sesuai dengan biaya yang
disetujui oleh Politeknik Negeri Bali.
 Panitia/Pengurus membuat laporan pertanggungjawaban penggunaan biaya
kepada PD II melalui bendahara pengeluaran dengan batas waktu 7 (tujuh)
hari setelah kegiatan.
C. Alur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan

Panitia mengambil dana di Bendahara Pengeluaran, kemudian Bendahara
Pengeluaran menyerahkan dana kegiatan kepada panitia pelaksana kegiatan.
Bagan pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan:
Catatan:
Proses pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan mulai dari pemberitahuan
pengambilan dana sampai dengan pencairan dana memerlukan waktu 7 hari
kerja. Bila dana yang sudah dicairkan tidak diambil selama 15 hari kerja sejak
tanggal pencairan dana, maka dana kegiatan yang tersebut dinyatakan kadaluarsa
dan tidak dapat digunakan, serta kegiatan tersebut dinyatakan batal
dilaksanakan.

3.4.4 Administrasi Kesekretariatan
3.4.4.1 Permohonan Izin Menginap
A. Prosedur Pengajuan Izin Menginap di Kampus.
 Pengurus/panitia mengajukan permohanan izin kepada PD III,
mengingat PD III di ketahui oleh Kasubag Kemahasiswaan.
 PD III memutuskan pemberian izin panitia/pengurus setelah
mendengarkan kebutuhan menginap panitia/pengurus, berkoordinasi
dengan PD II, serta melaporkan kepada Direktur Politeknik Negeri
Bali.
 PD III mendisposisikan surat permohonan izin kepada Sekretaris
Pimpinan untuk di buatkan surat permohonan izin kepada PD II
dengan tembusan kepada Direktur Politeknik Negeri Bali (sebagai
laporan) dan Kepala Kelompok Satpam Politeknik Negeri Bali.
 Kepala Satpam memantau kegiatan saat mahasiswa menginap di
kampus dan melaporkan hasil pemantauan kepada Pimpinan
B. Alur Permohonan Izin Menginap.

Panitia pelaksana kegiatan mengajukan surat izin untuk menginap berikut
lampiran nama-nama mahasiswa yang menginap kepada PD III dengan
diketahui oleh UP2KK. PD III meneruskan surat izin menginap kepada
Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan surat izin dan pemberitahuan
menginap di lingkungan Politeknik Negeri Bali, dan melaporkan kegiatan
kepada Pimpinan. Sekretaris meneruskan surat izin dan pemberitahuan
menginap kepada BAUK, SATPAM, dan UP2KK untuk diteruskan
kepada panitia. Panitia berkoordinasi dengan BAUK untuk menentukan
lokasi menginap.
Bagan alur permohonan Izin Menginap:
Catatan:
Permohonan ijin menginap paling lambat diajukan 7 hari kerja sebelum
kegiatan dilaksanakan dan hanya diperbolehkan menginap di lingkungan
Politeknik Negeri Bali maksimal 20 orang.

3.4.4.2 Permohonan Penggunaan Fasilitas
A. Prosedur Permohonan Penggunaan Fasilitas
 Panitia/Pengurus mengajukan surat permohonan penggunaan fasilitas

berupa ruang peralatan, atau fasilitas lainnya kepada PD II dengan
diketahui oleh PD III.
 PD III memutuskan fasilitas kampus yang dapat digunakan setelah
mendengarkan kebutuhan penggunaan fasilitas dari Panitia/Pengurus
dan berkoordinasi dengan PD II serta Kepala BAUK.
 Panitia/Pengurus berkoordinasi dengan Kepala BAUK dan Kepala
UP2KK mengenai penggunaan fasilitas.
B. Alur Pengajuan Surat Persetujuan Penggunaan Fasilitas

Panitia pelaksana kegiatan yang sudah mengajukan surat permohonan
kepada PD III lalu mencari nomor surat ke bagian humas dengan
membawa contoh/draf surat persetujuan peminjaman fasilitas.
C. Alur Permohonan Pengunaan Fasilitas

Panitia pelaksana kegiatan membuat surat permohonan penggunaan
fasilitas dan atau peralatan kampus yang akan digunakan untuk kegiatan
kepada PD III. Setelah mendapat persetujuan dari PD III, selanjutnya
panitia meminta persetujuan kepada PD II dengan memberikan surat
persetujuan peminjaman fasilitas. Kemudian PD II menandatangani surat
persetujuan pengunaan fasilitas tersebut. Surat permohonan dan surat
persetujuan yang telah lengkap ditandatangani dapat diteruskan, ke
kerumahtanggaan atau yang bersangkutan sebagai control terhadap
pengunaan fasilitas dan atau peralatan yang digunakan.
Bagan alur permohonan penggunaan fasilitas:
Catatan:
Permohonan penggunaan fasilitas dan peralatan kampus diajukan paling
lambat 7 hari kerja sebelum kegiatan dilaksanakan.

3.4.4.3 Permohonan Surat Izin/Pemberitahuan Kegiatan
A. Prosedur Permohonan Surat Izin/Pemberitahuan Kegiatan
 Panitia/Pengurus mengajukan surat permohonan izin/pemberitahuan
kegiatan kepada PD III melalui UP2KK.
 PD III mengadakan dialog dengan UP2KK tentang kegiatan yang akan
diselenggarakan.
 Panitia/Pengurus meneruskan surat yang sudah ditandatangani oleh PD
III dengan membuat salinan atau tembusan disesuaikan dengan
kebutuhan.
B. Alur Permohonan Surat Izin/Pemberitahuan Kegiatan
Panitia pelaksana kegiatan mengajukan permohonan surat
izin/pemberitahuan kegiatan kepada PD III yang diketahui oleh UP2KK.
Setelah mengadakan dialog dengan panitia, PD III meneruskan surat
permohonan Panitia kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan surat
izin/pemberitahuan kegiatan kepada pihak yang terkait dan melaporkan
kegiatan kepada Pimpinan. Sekretaris Pimpinan meneruskan surat tersebut
kepada UP2KK untuk diberikan kepada Panitia, dan meneruskan
salinannya kepada Satpam Politeknik Negeri Bali, BPHM, serta Setum
PNB. UP2KK memberikan surat yang diminta kepada Panitia.
Bagan alur permohonan Surat Izin/Pemberitahuan Kegiatan:
Catatan:
Permohonan surat izin/pemberitahuan kegiatan diajukan paling lambat 7
hari kerja sebelum kegiatan dilaksanakan.
3.4.4.4 Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus.

A. Prosedur Pengajuan Penyelenggara Kegiatan di Luar Kampus.
 Panitia/Pengurus mengajukan surat permohonan penyelenggaraan
kegiatan diluar kampus kepada PD III berdasarkan persetujuan dari
BEM dan diketahui oleh Kasubag Kemahasiswaan 22ana tau Kepala
Jurusan. Untuk MPM diketahui oleh BEM berdasarkan persetujuan
dari Pembina Kemahasiswaan.
 PD III mengadakan dialog dengan Panitia/Pengurus mengenai tujuan
penyelenggaraan kegiatan di luar kampus.
 PD III melaporkan permohonan tersebut kepada Direktur.
 Direktur menyetujui/tidak menyetujui penyelenggaraan kegiatan di
luar kampus setelah mendapatkan masukan dari PD III dan
mengadakan dialog dengan panitia/pengurus bila diperlukan.
 Direktur mendisposisikan surat permohonan penyelenggaraan
kegiatan di luar kampus kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan
surat administrasi yang dibutuhkan jika kegiatan tersebut disetujui.
 Sekretaris meneruskan surat izin kepada Kasubag Kemahasiswaan
untuk diteruskan kepada Panitia/Pengurus.
 Panitia/ Pengurus mengambil surat yang dibutuhkan di Kasubag
Kemahasiswaan.
 Panitia/ Pengurus melaporkan hasil penyelenggaraan kegiatan kepada
Direktur dan PD III.
B. Alur Permohonan Surat Izin Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus

Panitia pelaksana kegiatan membuat surat izin penyelenggaran kegiatan
untuk mendapatkan acc dari UP2KK kemudian oleh panitia surat
diteruskan kepada PD III untuk mendapatkan izin berkegiatan di luar
lingkungan kampus. Setelah mengadakan dialog dengan Panitia, PD III
membuat surat permohonan izin berkegiatan di luar kampus kepada
Direktur PNB. Kemudian Direktur memberi persetujuan/pelarangan
berdasarkan masukan dari PD III. Direktur mendisposisikan surat izin
kepada Sekretaris Pimpinan yang salinannya ditujukan kepada Satpam
PNB, BPHM, dan Setum PNB, Sekretaris meneruskan surat izin kepada
UP2KK untuk diteruskan kepada Panitia.
Bagan alur permohonan surat izin penyelenggaraan kegiatan di luar

kampus:
3.4.4.5 Permohonan Dispensasi saat Menjalani PKL

A. Prosedur Pengajuan Permohanan Dispensasi saat Menjalani PKL
 Panitia Kegiatan mengajukan permohonan dispensasi kepada PD III
untuk Panitia ataupun Peserta dari kegiatan yang menjalani masa
Praktek Kerja Lapangan.
 Panitia/Peserta yang sudah mendapat izin untuk mengambil dispensasi
kemudian harus meminta Surat Persetujuan dispensasi kepada
Pimpinan tertinggi di tempat PKL masing-masing.

 Panitia/Peserta yang sudah mendapat surat persetujuan dispensasi dari
tempat PKL-nya masing-masing, kemudian membawa ke UP2KK dan
ke Jurusan asal dari Mahasiswa tersebut untuk diketahui.
B. Alur Surat Permohonan Dispensasi saat PKL

Panitia Kegiatan meminta tanda tangan dari PD III untuk diketahui.
Setelah itu Surat yang telah ditandatangani oleh PD III tersebut kemudian
diberikan kepada Panitia/Peserta yang bersangkutan (yang sedang dalam
masa PKL). Lalu mahasiswa tersebut wajib mengirimkan ke tempat PKL-
nya dan mencari surat persetujuan untuk mengambil dispensasi. Setelah
itu, Panitia/Peserta yang dispensasi tersebut mengirimkan surat
permohonan dispensasi kepada Ketua UP2KK dan Ketua Jurusan dengan
melampirkan surat persetujuan dispensasi dari tempat PKL-nya.
Bagan Alur Pengajuan Surat Permohonan Dispensasi saat PKL:
3.4.4.6 Surat Menyurat

A. Ketentuan Amplop Surat
1. Jenis font yang digunakan adalah Times New Roman

2. Ukuran tulisan yang digunakan adalah 12
3. Ketentuan page margin:
a. Top : 2.00" = 5,08 cm (Bisa disesuaikan dengan Kop
amplop masing-masing organisasi)
b. Left : 0.79" = 2,01 cm
c. Botton : 0.39" = 0,99 cm
d. Right : 0.79" = 2,01 cm
4. Page orientation adalah Landscape
5. Line dan Paragraph spacing Single
6. Isi dalam amplop adalah
a. Nomor surat
b. Jabatan penerima surat
c. Alamat penerima surat

B. Ketentuan KOP Surat
1. Ketentuan Penulisan:
 Jenis Font yang digunakan: Times New Roman.
 Ukuran tulisan yang digunakan adalah 12 (Kecuali nama
Organisasi ukuran font yang digunakan yaitu 14 dan ukuran alamat
yaitu 11)
 Warna tulisan: Hitam
 Pada Nama instansi menggunakan text Bold, kecuali keterangan
seperti alamat, Nomor Telepon, dll.
 Penulisan dilakukan dari Lembaga Tertingi ke Lembaga-lembaga
naungannya.
2. Ketentuan Logo:
 Pada sebelah kiri mengunakan Logo Politeknik dan sebelah kanan
menggunakan Logo Organisasi Mahasiswa sejajar.
 Ukuran Logo, tinggi 2.96 cm dan lebar 3.58 cm.
3. Contoh KOP surat terlampir (Lampiran 4)
C. Ketentuan KOP Surat Lembaga

 Jenis Font yang digunakan yaitu Calibri atau Times New Roman.
 Dengan ukuran Font “Politeknik Negeri Bali” menggunakan
ukuran font 16.
 Tulisan “KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN
PENDIDIKAN TINGGI” menggunakan ukuran font 14.
 Tulisan yang lain menggunakan ukuran font 12.
 Menggunakan Logo Politeknik Negeri Bali di sebelah kiri.
 Warna tulisan yang digunakan yaitu warna hitam.
 Contoh KOP Lembaga terlampir (Lampiran 3)
D. Ketentuan Surat Permohonan

1. Menggunakan Kop surat organisasi yang melaksanakan kegiatan.
2. Kertas yang digunakan adalah F4
3. Jenis font yang digunakan adalah Times New Roman
4. Ukuran tulisan yang digunakan adalah 12
5. Line dan Paragraph Spacing Single
6. Ketentuan pada margin:
a. Top : 2.56" = 6,5 cm (Bisa disesuaikan dengan Kop
amplop masing-masing organisasi)
b. Left : 1" = 2,54 cm
c. Botton : 1" = 2,54 cm
d. Right : 1" = 2,54 cm
7. Page orientation adalah Potrait
8. Isi surat yang diajukan:
a. Kop surat
b. Nomor surat
c. Lampiran
d. Perihal
e. Tanggal
f. Jabatan dan alamat penerima surat
g. Isi surat
h. Penutup surat
i. Tanda tangan
j. Tembusan
9. Daftar Undangan
Daftar nama undangan dapat dilampirkan.
Contoh:
No Nama NIM Jabatan
1 I Wayan Widya Tama 1615813027 Ketua HMJ Pariwisata
2 Alexandro Andreas W.R 1615744009 Ketua HMJ Administrasi
Niaga
3 I Gusti Ayu Putu Diah 1615644003 Ketua HMJ Akuntansi
Paramitha
4 I Gede Arisma Budi Sentana 1615313063 Ketua HMJ Teknik Elektro
5 Dewa Made Risky Sumarta 1615223002 Ketua HMJ Teknik Mesin
Putra
6 I Made Januartha Nata 1615113016 Ketua HMJ Teknik Sipil
Prawira
NB: Nama yang diundang /yang ditujukan dalam surat ditandai dengan warna
(stabilo).
10. Penomoran Surat
a. Surat Kegiatan
Nomor : Bulan.Urutan surat keluar/PL8.Organisasi/PAN-
Singkatan nama kegiatan/Tahun kegiatan dilaksanakan.
Contoh : Kegiatan Sidang GBPK dari MPM
Nomor : 01.001/PL8.MPM/PAN-SIDGBPK/2018
b. Surat Keputusan, Surat Mandat, Surat Edaran

1) Surat Keputusan
Nomor : Urutan Surat Keputusan/KEP/Nama
Kegiatan/PNB/Bulan/Tahun kegiatan dilaksanakan
Contoh : Surat Keputusan Sidang GBPK MPM
KBM-PNB

Nomor :001/KEP/SGBPK.MPMKBM/PNB/II/2018
2) Surat Mandat
Nomor : Urutan Surat Mandat/SM/Nama
organisasi/Bulan/Tahun kegiatan dilaksanakan
Contoh : Surat Mandat MPM KBM-PNB
Nomor : 001/SM/MPMKBMPNB/II/2018
3) Surat Edaran
Nomor :Urutan Surat Edaran/SE/Nama
organisasi/Bulan/Tahun kegiatan dilaksanakan
Contoh : Surat Edaran MPM KBM-PNB
Nomor : 001/SE/MPMKBMPNB/II/2018
11. Jenis-Jenis Surat Permohonan

a. Surat permohonan yang berisi peminjaman gedung, fasilitas yang
ada di lingkungan Politeknik Negeri Bali:
1) Tujuan surat: Pembantu Direktur II
2) Tanda tangan
 Ketua Panitia
 Mengetahui : Pembantu Direktur III
3) Tembusan surat
 Ketua UP2KK untuk diketahui
 Koordinator Kerumahtanggaan
 Kepala UPT-PP
 Satpam
 Arsip
4) Contoh Surat Peminjaman terlampir (Lampiran 5)
b. Surat undangan pembukaan atau penutupan untuk petinggi atau

fungsionaris KBM yang ada di lingkungan Politeknik Negeri Bali
1) Tujuan surat : Petinggi atau fungsionaris KBM di
lingkungan Politeknik Negeri Bali
2) Tanda tangan
 Ketua Panitia
3) Tembusan surat
 Arsip
4) Contoh Surat Undangan fungsionaris terlampir (Lampiran 6)
c. Surat undangan pembukaan atau penutupan untuk Pembantu

Direktur III

1) Tujuan surat : Pembantu Direktur III
2) Tanda tangan
 Ketua Panitia
 Mengetahui : Ketua UP2KK
3) Tembusan
 Arsip
4) Contoh Surat Undangan Petinggi terlampir (Lampiran 7)
d. Surat peminjaman antar organisasi

1) Tujuan surat : Pimpinan Organisasi yang dituju
2) Tanda tangan
 Ketua Panitia
 Mengetahui: Pimpinan Tertinggi di Organisasi (peminjam)
3) Tembusan
 Ketua Bidang 1 BEM (Jika peminjam HMJ)
 Ketua Bidang 2 BEM (Jika peminjam UKM)
 Arsip
4) Contoh Surat Peminjaman antar Ormawa (Lampiran 8)
e. Surat Rapat Koordinasi

1) Tujuan surat : Kepanitiaan Kegiatan, BEM Ketua
Bidang I/II, Komisi A/B/C/D MPM
2) Tanda tangan:
 Ketua Panitia
 Sekretaris Panitia
3) Tembusan
 Arsip
4) Contoh Surat Rapat Koordinasi terlampir (Lampiran 9)
f. Surat Sponsor
1) Tujuan surat : Perusahaan atau Instansi
2) Tanda tangan:
 Ketua Panitia
3) Tembusan
 Arsip
4) Contoh Surat Sponsor terlampir (Lampiran 11)
g. Surat perubahan jadwal kegiatan MPM

1) Tujuan surat : Pembantu Direktur III
2) Tanda tangan
 Ketua Panitia
 Mengetahui : Ketua MPM
3) Tembusan
 Presiden Mahasiswa
 Arsip
4) Contoh Surat Permohonan Perubahan Jadwal terlampir
(Lampiran 10)
h. Surat perubahan jadwal kegiatan BEM, HMJ, UKM

1) Tujuan surat: Pembantu Direktur III
2) Tanda tangan
 Ketua Panitia
 Mengetahui : Presiden Mahasiswa
3) Tembusan
 Ketua MPM
 Arsip
i. Surat permohonan pengisi acara

1) Tujuan surat : Ketua UKM atau HMJ (tujuan)
2) Tanda tangan
 Ketua Panitia
 Mengetahui : Ketua UKM atau HMJ (asal)
3) Tembusan
 Arsip
4) Contoh Surat permohonan pengisi acara terlampir (Lampiran
12)
j. Surat Dispensasi apabila kegaiatan berasal dari jurusan yang sama

1) Tujuan surat : Ketua Jurusan
2) Tanda tangan
 Ketua Panitia
3) Tembusan
 Ketua UP2KK
 Arsip
4) Contoh Surat Dispensasi terlampir (Lampiran 13)

k. Surat Dispensasi apabila kegaiatan berasal dari jurusan yang
berbeda
1) Tujuan surat : Pembantu Direktur I
2) Tanda tangan
 Ketua Panitia
5) Tembusan
 Ketua Jurusan….
 Ketua UP2KK
 Arsip
6) Contoh Surat Dispensasi terlampir (Lampiran 14)
l. Surat Dispensasi saat Mahasiswa PKL

1) Tujuan Surat : Tempat Mahasiswa PKL
2) Tanda Tangan :
 Ketua Panitia
3) Tembusan
 Ketua Jurusan untuk diketahui
 Arsip
4) Contoh Surat Dispensasi saat Mahasiswa PKL terlampir
(Lampiran 15)
E. Surat Persetujuan
1. Ketentuan Surat Persetujuan
a. Menggunakan Kop surat lembaga yang melaksanakan kegiatan.
b. Kertas yang digunakan adalah F4
c. Jenis font yang digunakan adalah Times New Roman
d. Ukuran tulisan yang digunakan adalah 12
e. Line dan Paragraph Spacing Single
f. Ketentuan pada margin:
 Top : 2.56" = 6,5 cm (Bisa disesuaikan dengan
Kop amplop masing-masing organisasi)
 Left : 1" = 2,54 cm
 Botton : 1" = 2,54 cm
 Right : 1" = 2,54 cm
g. Page orientation adalah Potrait
h. Isi surat yang diajukan:
 Kop surat lembaga
 Nomor surat
 Perihal
 Isi
 Penutup
 Tanda Tangan
2. Jenis-Jenis Surat Persetujuan

a. Surat Persetujuan Peminjaman Fasilitas Kampus yang ada di
1) Tujuan Surat : Panitia Pelaksana Kegiatan
2) Tanda Tangan : Pembantu Direktur II
3) Contoh Surat Persetujuan Peminjaman Fasilitas Terlampir
(Lampiran 16)
b. Surat Persetujuan Perubahan Jadwal Kegiatan

2) Tanda Tangan : Pembantu Direktur III
3) Contoh Surat Persetujuan Perubahan Jadwal Terlampir
(Lampiran 17)
c. Surat Persetujuan Dispensasi Apabila Kegiatan berasal dari jurusan

berbeda
2) Tanda Tangan : Pembantu Direktur I
3) Contoh Surat Persetujuan Dispensasi (Lampiran 18)
3.4.4.7 Sertifikat
A. KOP Sertifikat/Piagam Penghargaan
1. Ketentuan Penulisan:
 Perbandingan Font Size yang digunakan yaitu 6:4:2
 Penulisan Lembaga dimulai dari urutan Lembaga tertinggi
hingga Lembaga naungannya.
 Menggunakan font “Times New Roman”.
2. Ketentuan Logo:
 Pada sebelah kiri menggunakan Logo Politeknik dan sebelah
kanan menggunakan Logo Organisasi Mahasiswa sejajar.
 Ukuran logo menyesuaikan.
B. Format Sertifikat/Piagam Penghargaan
1. Menggunakan Kop Sertifikat Organisasi Mahasiswa yang
bersangkutan atau Kepanitiaan.
2. Ukuran kertas A4 (21 x 29,7 cm).

3. Jenis huruf menyesuaikan (bisa dibaca).
4. Ukuran huruf pada kop disesuaikan besarnya tergantung nama
instansi yang tercantum (contoh perbandingan ukuran 6:4:2).
5. Mencantumkan stempel organisasi dan Politeknik Negeri Bali.
C. Prosedur Pengajuan Sertifikat/Piagam Penghargaan

1. Sertifikat diajukan ke UP2KK untuk diacc.
2. Setelah mendapat acc dari UP2KK, kemudian mencari nomor
sertifikat di bagian humas.
3. Sertifikat yang sudah mendapat no surat lalu dicetak.
4. Kemudian piagam yang sudah dicetak ditandatangani oleh ketua
panitia.
5. Selanjutnya diajukan ke PD III (menyesuaikan).
D. Format Sertifikat/Piagam Penghargaan Terlampir

(Lampiran 19).
3.4.5 Pemasangan Baliho

A. Syarat-Syarat Pemasangan Baliho:
 Apabila ingin memasang baliho kegiatan, panitia kegiatan pertama-tama
harus mengirimkan surat permohonan Pemasangan Baliho kepada PD III
untuk diketahui.
 Setelah itu panitia wajib memiliki surat persetujuan dari PD II.
 Apabila Panitia tidak memiliki surat persetujuan dari PD II, maka tidak
diperbolehkan untuk memasang baliho.
 Apabila PD II sudah menyetujui pemasangan baliho tersebut, kemudian surat
persetujuan tersebut disebar kepada tembusan yang sudah tertera.
B. Ketentuan Pemasangan Baliho
 Baliho yang dipasang tidak boleh mengandung pornografi yang berlaku.
 Baliho dipasang 20 hari sebelum kegiatan dan dilepas 5 hari setelah kegiatan.
NB : Waktu pemasangan baliho, tergantung dari scope kegiatan.
3.4.6 Susunan Pembukaan Acara

Berikut merupakan susunan dari pembukaan sebuah acara:
1. Opening oleh MC
2. Tari Penyambutan
3. Doa
4. Menyanyikan Lagu Indonesia Raya
5. Pembacaan Pembukaan Anggaran Dasar Keluarga Besar Mahasiswa Politeknik
Negeri Bali
6. Laporan Ketua Panitia
7. Sambutan-sambutan
Catatan :
1. Tari penyambutan (jika diperlukan).
2. Pembukaan Anggaran Dasar KBM PNB dapat dibacakan oleh siapapun sesuai
dengan kebijakan panitia.
3. Anggaran Dasar KBM PNB disertakan dalam rangkaian acara pembukaan
kegiatan bila peserta atau partisipan kegiatan tersebut hanya menyangkut dan
melibatkan internal civitas akademika PNB.
4. Sambutan sekaligus membuka acara oleh Pembantu Direktur III atau yang
mewakili. Sambutan lainnya disesuaikan dengan kebutuhan.
5. Susunan yang membuka dan menutup acara:
Keterangan :
1. Ketua UP2KK dan Ketua Jurusan
dapat membuka dan menutup
acara sesuai dengan
koordinasinya.
2. Anggota UP2KK dan Pembina
UKM dapat membuka dan
menutup acara sesuai dengan
koordinasinya.
3. Pihak yang mewakili akan
berkoordinasi lebih lanjut.
3.4.7 Laporan Pertanggung Jawaban

1. Ketentuan Penyusunan Proposal
a. LPJ dijilid hard cover dengan warna; MPM warna biru, BEM warna merah,
HMJ warna hijau muda, dan UKM warna coklat.
b. Menggunakan Kop Surat Organisasi yang melaksanakan kegiatan atau
Kepanitiaan.
c. Ukuran kertas F4 (21.9 x 33 cm)
d. Jenis huruf Times New Roman ukuran 12 poin
e. Jarak antar baris 1,5 spasi
f. Margin kanan = 3cm, kiri = 4cm, atas = menyesuaikan, bawah = 3cm
g. Setiap judul sub sistematika proposal menggunakan text Bold.
2. Sistematika LPJ
KATA PENGANTAR
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Kegiatan
1.2 Tujuan Kegiatan
1.3 Manfaat Kegiatan
BAB II
PELAKSANAAN KEGIATAN
2.1 Persiapan Kegiatan
2.2 Pelaksanaan Kegiatan
2.3 Hasil Kegiatan
2.4 Laporan Keuangan Kegiatan (lampiran I)
2.5 Kendala Kegiatan
BAB III
SIMPULAN DAN SARAN
3.1 Simpulan
3.2 Saran
(Lembar Pengesahan)
LAMPIRAN PENDUKUNG
Lampiran pendukung terdiri dari :
1. Bukti pengeluaran uang
2. Proposal
3. Surat-surat
4. Absensi (Pra kegiatan dan kegiatan)
5. Dokumentasi kegiatan
6. Desain piagam penghargaan/sertifikat, name tag, dan hal lain sebagai
pendukung.
3. Prosedur Pengajuan LPJ

a. Kegiatan yang sudah dilaksanakan harus dilaporkan secara tertulis kepada
PD III, paling lambat 15 hari kerja setelah terselenggaranya kegiatan.

b. Organisasi kemahasiswaan yang telah selesai menyelenggarkan kegiatan,
tetapi belum menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban, tidak
diperkenankan mengajukan proposal baru.
c. Laporan Pertanggungjawaban harus dijilid rapi dan disertai soft file berupa
CD atau scan.
d. Laporan Pertanggungjawaban diserahkan kepada UP2KK untuk dievaluasi
dan diparaf (disahkan), selanjutnya diserahkan kepada PD III untuk
ditandatangani.
4. Alur Pengajuan LPJ

a. LPJ kegiatan MPM ditandatangani oleh ketua pelaksana kegiatan, diketahui
Ketua MPM, diparaf oleh Unit Pembinaan dan Pengembangan Kegiatan
Kemahasiswaan (UP2KK), disetujui oleh Pembantu Direktur III dan
Pembantu Direktur II.
b. LPJ kegiatan BEM ditandatangani oleh ketua pelaksana kegiatan, diparaf
oleh Kabid/Sekbid, diketahui Presiden Mahasiswa, diparaf oleh Unit
Pembinaan dan Pengembangan Kegiatan Kemahasiswaan (UP2KK), dan
disetujui oleh Pembantu Direktur III dan Pembantu Direktur II.
c. LPJ kegiatan HMJ ditandatangani oleh ketua pelaksana kegiatan, diparaf
oleh Kabid/Sekbid Bidang 1 BEM, ditandatangani oleh presiden mahasiswa,
diparaf Sekretaris Jurusan, ditandatangani oleh Ketua Jurusan, diparaf oleh
UP2KK, ditandatangani oleh PD III dan Pembantu Direktur II.
d. LPJ kegiatan UKM ditandatangani oleh ketua pelaksana kegiatan, diparaf
oleh Kabid/Sekbid Bidang 2 BEM, ditandatangani Presiden Mahasiswa ,
ditandatangani Pembina UKM, diparaf oleh Unit Pembinaan dan
Pengembangan Kegiatan Kemahasiswaan (UP2KK), dan ditandatangani
oleh Pembantu Direktur III dan Pembantu Direktur II.
NB: Untuk kegiatan yang tidak mendapat sumber dana dari Politeknik
Negeri Bali, tidak perlu mendapatkan persetujuan Pembantu Direktur
II.
5. Penyetoran LPJ
LPJ yang sudah diselesaikan, selanjutnya dijilid disetorkan ke pihak yang
bersangkutan dengan ketentuan sebagai berikut :
a. MPM membuat LPJ rangkap 2, selanjutnya LPJ asli ke UP2KK dan 1
rangkap untuk arsip.
b. BEM membuat LPJ rangkap 2, selanjutnya LPJ asli disetorkan ke UP2KK
dan 1 rangkap untuk arsip.
c. HMJ membuat LPJ rangkap 3, selanjutnya LPJ asli disetorkan ke UP2KK
dan 1 rangkap disetorkan di Bidang 1 BEM, 1 rangkap dijadikan arsip.
(Untuk penyetoran ke Jurusan disesuikan dengan kebutuhan masing-
masing Jurusan).
d. UKM membuat LPJ rangkap 3, selanjutnya LPJ asli disetorkan ke
UP2KK, dan 1 rangkap disetorkan di Bidang 2 BEM, 1 rangkap dijadikan
arsip.
6. Contoh Laporan Pertanggungjawaban Terlampir

Lampiran 20.
3.5 Beasiswa
3.5.1 Prosedur Pengajuan Permohonan Beasiswa
a. UP2KK mengumumkan pembukaan pendaftaran permohonan beasiswa BBM dan
PPA dengan persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon pendaftar, di antaranya:
mahasiswa hanya diperkenankan mengajukan permohonan untuk salah satu dari
kedua beasiswa tersebut.
b. Mahasiswa mengajukan permohonan beasiswa BBM/PPA kepada Kepala Jurusan
dengan diketahui oleh Pembimbing Akademik.
c. Kepala Jurusan memberi rekomendasi kepada mahasiswa yang memenuhi
persyaratan beasiswa BBM/PPA.
d. Berkas-berkas persyaratan akan diseleksi oleh Tim Penyeleksi dan Jurusan,
kemudian diserahkan ke akademik.
e. Akademik melakukan validasi yang kemudian diajukan kepada PD III untuk
mendapat persetujuan.
f. Hasil yang telah disetujui oleh PD III siap untuk di SK-kan.
g. Pengeluaran SK dari Direktur.
h. Pengambilan beasiswa oleh mahasiswa.
Berikut merupakan bagan prosedur pengajuan permohonan beasiswa:

LAMPIRAN

Lampiran 1: TOR Kegiatan
KERANGKA ACUAN KERJA/TERM OF REFERENCE
(Nama Organisasi Kemahasiswaan)

KELUARGA BESAR MAHASISWA
(TAHUN)
Oleh:

(TAHUN)

KERANGKA ACUAN KERJA/TERM OF REFERENCE
KELUARAN (OUTPUT) KEGIATAN TA. 2015
A. Latar Belakang
1. Dasar Hukum Tugas Fungsi/Kebijakan
- Undang – Undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas
- Peraturan Pemerintah No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi
- Surat Keputusan Direktur Politeknik Negeri Bali No. 03.0970/K19/PS/2008
- Rencana strategis PNB 2009-2013
2. Gambaran Umum
Politeknik Negeri Bali (PNB) adalah satuan pendidikan tinggi sebagai penyelenggara
pendidikan vokasional. Sebagai perwujudan dari rasa tanggung jawab PNB didalam
memberikan pelayanan kepada mahasiswa tidak hanya pada aspek akademik yang
merupakan prioritas lembaga, akan tetapi memberikan pelayanan pada aspek non
akademik. Pelayanan non akademik berupa kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan
oleh BEM, HMJ, dan UKM, dimana bertujuan menciptakan insan yang cerdas. Kegiatan
kemahasiswaan memberikan kesempatan mahasiswa untuk belajar berorganisasi agar
mahasiswa mempunyai kemampuan tambahan diluar kompetensi yang dimiliki. Agar
kegiatan dari masing – masing organisasi kemahasiswaan dapat berjalan lancar sesuai
aturan maka perlu dilakukan pengembangan dan pembinaan yang dikoordinir oleh
Pembantu Direktur III dan dibantu oleh Unit Pengembangan dan Pembinaan Kegiatan
Kemahasiswaan (UP2KK). Dana kegiatan kemahasiswaan bersumber dari BOPTN yang
meliputi sebagai berikut:
1) Pengembangan Penalaran, yang terdiri dari kegiatan seperti:
a) Kuliah Tamu Jurusan (6 jurusan) yaitu kegiatan pemberian materi tentang
perkembangan dunia usaha serta kebutuhan tenaga kerja di dunia kerja.
Disamping itu melalui kegiatan ini diharapkan mahasiswa mendapatkan
pengetahuan tentang perkembangan teknologi dari sumber-sumber yang
berkompeten dibidangnya. Melalui kegiatan ini mahasiswa diharapkan terpacu
untuk terus mengembangkan diri sesuai dengan kompetensinya sehingga nantinya
pada saat lulus dari Politeknik mampu untuk bersaing menjadi tenaga kerja yang
handal dan profesional dibidangnya.
b) Workshop Kegiatan Kemahasiswaan yaitu kegiatan yang diharapkan mampu
menghasilkan suatu acuan sehingga kegiatan kemahasiswaan menjadi lebih
berkembang sesuai dengan kompetensi mahasiswa serta minat bakatnya. Melalui
kegiatan ini diharapkan mendapat masukan serta informasi dari pihak-pihak yang
berkompeten dibidangnya.
c) Seminar Kearifan Lokal yaitu kegiatan yang menekankan pada pembangunan
karakter mahasiswa didalam kehidupan kesehariannya. Dalam kegiatan ini
mahasiswa diharapkan mendapatkan pengetahuan tentang etika, moral dan sopan
santun yang didukung oleh kearifan lokal masyarakat dari sumber-sumber yang

berkompeten dibidangnya sehingga nantinya mahasiswa menjadi insan-insan
yang sujana dalam kehidupan bermasyarakat.
d) Lomba Kreatifitas HMJ yaitu kegiatan yang bertujuan untuk mengembangkan
kemampuan intelektual mahasiswa sesuai dengan kompetensi dibidangnya.
Melalui lomba ini mahasiswa diharapkan dapat mengembangkan kemampuan
intelektualnya dengan mengacu kepada perkembangan teknologi serta dunia
usaha sehingga nantinya mahasiswa mampu untuk bersaing menjadi tenaga kerja
yang handal dan profesional.
2) Program Mahasiswa Wirausaha, meliputi kegiatan:
a) Expo PMW PNB yaitu kegiatan pameran bagi mahasiswa yang telah
mendapatkan modal usaha dan telah menjalankan usahanya. Hal ini disamping
sebagai ajang promosi produk mereka, juga menarik minat mahasiswa lainnya
untuk berusaha dan memacu dirinya menjadi wirausaha muda dalam program
wirausaha mahasiswa. Ini akan mendorong semakin tercapainya program
pemerintah untuk menggalakkan program wirausaha di perguruan tinggi.
b) Pemberian modal usaha yaitu pemberian modal usaha kepada mahasiswa sebagai
modal awal dalam membangun dan menjalankan usahanya. Pemberian modal ini
diharapkan nantinya jumlah mahasiswa yang mendapatkan dana PMW menjadi
lebih banyak.
3) Pengembangan Minat dan Bakat Mahasiswa, yang meliputi kegiatan seperti:
a) Pembinaan Prestasi UKM yaitu kegiatan lomba guna melatih kemampuan
mahasiswa dalam olahraga dan olah pikiran untuk mempersiapkan mahasiswa
yang sehat secara jasmani dan rohani. UKM salah satu organisasi kemahasiswaan
dilingkungan PNB memiliki kewajiban untuk mengembangkan dan meningkatkan
kemampuan atau keahlian dalam berbagai kegiatan. Adapun tujuan dari kegiatan
ini adalah mengembangkan serta mengasah kemampuan mahasiswa/mahasiswi
dimasing-masing UKM sehingga nantinya bisa mengikuti ajang kegiatan yang
lebih tinggi.
b) PNB Cultur Festival yaitu kegiatan akbar yang melibatkan minat dan bakat
mahasiswa Politeknik dalam bidang seni dan budaya untuk menjaga serta
melestarikan kearifan lokal masyarakat Bali sebagai destinasi pariwisata di
Indonesia. Politeknik sebagai lembaga pendidikan vokasional dimana lulusannya
akan banyak bergerak sebagai tenaga kerja dibidang pariwisata dipandang perlu
untuk turut serta aktif dalam upaya pelestarian seni dan budaya Bali sehingga
tidak terjadi kesalah pengertian dalam penjelasan tentang seni dan budaya Bali
kepada para wisatawan.
c) Pengembangan Mobil Listrik yaitu kegiatan dalam upaya mendukung program
pemerintah dalam upaya penghematan energi terutama bahan bakar minyak.
Mahasiswa dalam hal ini diharapkan mampu untuk mengembangkan konsep
penggunaan energi listrik menjadi sumber tenaga penggerak mobil sehingga
mampu menuangkan ide maupun kreatifitas intelektual menjadi suatu rancangan
dan mewujudkan menjadi kendaraan bertenaga listrik.
B. Penerima Manfaat
Penerima manfaat dari kegiatan adalah mahasiswa Politeknik Negeri Bali.
C. Strategi Pencapaian Keluaran

1. Metode Pelaksanaan
Metode pelaksanaan kegiatan dilaksanakan secara swakelola.
2. Tahapan dan Waktu Pelaksanaan
Kegiatan kemahasiswaan merupakan komponen biaya pendukung yang dilakukan
secara rutin setiap tahun dengan waktu pelaksanaan mulai bulan Februari sampai
dengan Desember 2018.
D. Waktu Pencapaian Keluaran
(contoh)
Tahun 2018 (Bulan)
Komponen Input
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Sidang GBPK
Sidang Pleno I
Sidang Pleno II
Sidang Pleno III
Sidang Tahunan
Sidang Regenerasi
E. Biaya Yang Diperlukan

Pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan sebesar Rp 450.000.000,00 meliputi sbb:
 Pengembangan Penalaran sebesar Rp 150.500.000,00
 Program Mahasiswa Wirausaha sebesar Rp 135.000.000,00
 Pengembangan Minat dan Bakat Mahasiswa sebesar Rp 157.500.000,00
Sebagaimana RAB terlampir.
Mengetahui Badung, …..............…........

PD III/ Ketua Jurusan/ Pembimbing UKM Ketua MPM/BEM/HMJ/UKM
Nama Nama
NIP NIM

Lampiran 2: Proposal Kegiatan
PROPOSAL
(Nama Kegiatan)
Oleh:
(yang mengajukan)

(Tahun)

Halaman sampul
(JUDUL PROPOSAL)
Diajukan Oleh:
(yang mengajukan)

(Tahun)

I. Nama Kegiatan
(Berisikan Nama dari kegiatan)
II. Tema Kegiatan
(Berisikan Tema dari kegiatan)
(Berisikan Gagasan Umum dari kegiatan)
IV. Tujuan Kegiatan
V. Manfaat Kegiatan
a. Bentuk Kegiatan
b. Peserta Kegiatan
Hari/Tanggal :
Pukul :
Tempat :
Susunan Kepanitiaan (Lampiran I)
VIII. Sumber Dana
IX. Rincian Anggaran Biaya
Dana yang akan digunakan pada kegiatan ini yaitu sebesar Rp. ………. (……..Ribu
Rupiah) berumber dari ….. (Diisi apabila mendapat dana dari kampus). Dimana akan
dibagi menjadi beberapa klasifikasi belanja, yaitu :
- Belanja ….. = Rp. ……….
- Belanja ….. = Rp. ………
Rancangan Anggaran Biaya (Terlampir)
X. Lembar Pengesahan (Terlampir)

Lampiran I
SUSUNAN KEPANITIAAN
(Nama Kegiatan)
(Tahun)
Pelindung :
Penasihat :
Penanggung Jawab :
Steering Committee :
Ketua Panitia :
Sekretaris :
Bendahara :
Tercantum juga seksi-seksi yang ada dalam kegiatan.
*Susunan kepanitiaan disesuaikan dengan kebutuhan
Lampiran II
RINCIAN ANGGARAN BIAYA
(Nama Kegiatan)
(Tahun)
Harga satuan Jumlah Biaya
No Uraian Belanja Spesifikasi Volume Satuan
(Rp) (Rp)
1 Pulpen Snowman 2 Kotak 31.000 62.000
2 Name Tag Panitia HVS 25 Lembar 5.000 125.000
TOTAL
Uraian: Pada uraian belanja berisikan rincian-rincian belanja yang akan dilakukan selama
kegiatan berlangsung. Selanjutnya pada spesifikasi berisikan jenis barang yang akan dibeli, ini
digunakan untuk membedakan harga dari jenis barang yang satu dengan jenis barang yang lain.
Pada volume berisikan jumlah barang yang akan dibeli. Pada satuan itu berisikan satuan dari
volume barang yang akan dibeli. Setelah itu pada harga satuan itu berisikan harga dari satuan
barang yang dibeli. Pada jumlah biaya didapat dari hasil kali dari volume dan harga satuan.
Kemudian jumlah biaya ditotalkan. Apabila diperlukan diisikan dengan klasifikasi barang seperti
belanja bahan, belanja jasa profesi, belanja sewa, dan belanja perjalanan dinas. Contoh RAB
tertera diatas.

Lampiran 3: KOP Surat Lembaga
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

Jalan Kampus Bukit Jimbaran Kuta Selatan, Kabupaten Badung, Bali-80364
Telp (0361) 701981 ( hunting ) Fax (0361) 701128
Laman: www.pnb.ac.id email: poltek@pnb.ac.id
Lampiran 4: KOP Surat Organisasi
Logo KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI Logo

Politeknik Organisasi
POLITEKNIK NEGERI BALI Mahasiswa
MAJELIS PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Kampus Bukit Jimbaran, Kuta Selatan, Badung, Bali – 80364
Telepon: (0361) 701981 Faksimile: 701128 Laman: www.pnb.ac.id surel: (email ormawa terkait)

Lampiran 5: Surat Permohonan Peminjaman Gedung
Nomor : 04.006/PL8.MPM/PAN-PLENO1/2018 1 April 2018

Lampiran : -
Perihal : Peminjaman Gedung
Yth. Pembantu Direktur II

Politeknik Negeri Bali
di Bukit Jimbaran
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya Sidang Pleno 1 yang akan dilaksanakan oleh Majelis
Permusyawaratan Mahasiswa Keluarga Besar Mahasiswa Politeknik Negeri Bali, maka dengan
ini kami selaku panitia pelaksana memohon izin untuk menggunakan Gedung Widya Graha
pada:
hari/tanggal : Sabtu, 5 April 2018

waktu : 08.00 WITA – Selesai
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami sampaikan terimakasih.
Mengetahui Panitia Pelaksana

Pembantu Direktur III, Ketua,
I Wayan Temaja, ST.,MT Cokorda Gde Agung

NIP 19681022998031001 NIM 1615323069
Tembusan:
1. Ketua UP2KK untuk diketahui
2. Koordinator Kerumahtanggaan
3. Kepala UPT-PP
4. Satpam
5. Arsip

Lampiran 6: Surat Undangan Fungsionaris
Nomor : 11.022/PL8.MPM/PAN-STAHUNAN/2018 8 November 2018

Lampiran :-
Perihal : Undangan Sidang Tahunan
Yth. Fungsionaris Inti Majelis Permusyawaratan Mahasiswa

di Bukit Jimbaran
Dengan hormat,
Sehubungan dengan diadakannya Sidang Tahunan 2018 yang akan dilaksanakan oleh Majelis
Permusyawaratan Mahasiswa Keluarga Besar Mahasiswa Politeknik Negeri Bali, maka dengan
ini kami mengundang dan mengharapkan kehadiran Saudara/I pada:
hari/tanggal : Sabtu, 18 November 2018
tempat : Gedung Widya Guna Politeknik Negeri Bali
Atas perhatian dan kehadiran Saudara/I, kami sampaikan terimakasih.

I Wayan Temaja, S.T., MT Cokorda Gde Agung

NIP 196810221998031001 NIM 1615323069
Tembusan:
2. Arsip

Lampiran 7: Surat Undangan Petinggi

Lampiran :-
Perihal : Undangan Sidang Tahunan
Yth. Bapak Pembantu Direktur III

di Bukit Jimbaran
Dengan hormat,
Sehubungan dengan diadakannya Sidang Tahunan 2018 yang akan dilaksanakan oleh Majelis
Permusyawaratan Mahasiswa Keluarga Besar Mahasiswa Politeknik Negeri Bali, dengan ini
kami mengundang dan mengharapkan kehadiran Bapak pada:
Atas perhatian dan kehadiran Bapak, kami sampaikan terimakasih.

Ketua UP2KK, Ketua,
I Made Anom Adiaksa, A.Md.,S.T.,M.T Cokorda Gde Agung

NIP 197705212999121001 NIM 1615323069
Tembusan:
1. Arsip

Lampiran 8: Surat Peminjaman antar Ormawa
Nomor : 10.006/PL8.MPM/PAN-STAHUNAN/2018 05 Oktober 2018

Lampiran :-
Perihal : Mohon Izin Peminjaman Janur
Yth. Ketua Unit Kegiatan Mahasiswa Jurnalistik

di Bukit Jimbaran
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan Sidang Tahunan 2018 yang akan dilaksanakan
oleh Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Keluarga Besar Mahasiswa Politeknik Negeri Bali,
dengan ini kami selaku panitia pelaksana mohon izin menggunakan 2 buah janur pada:
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami menyampaikan terimakasih.

Ketua Majelis Permusyawaratan Mahasiswa, Ketua,
I Putu Deny Putra Pratama Cokorda Gde Agung

NIM 1615124009 NIM 1615323069
Tembusan:
1. Arsip

Lampiran 9: Surat Rapat Koordinasi

Lampiran :-
Perihal : Rapat Koordinasi I
Yth. Saudara/I Panitia Kegiatan Sidang Tahunan 2018

di Bukit Jimbaran
Dengan hormat,
maka kami mengharapkan kehadiran Saudara/I pada :
hari/ tanggal : Rabu, 04 Oktober 2018
tempat : Meeting Room Kesekretariatan Bersama
Atas perhatian dan kerjasama Saudara/I, kami sampaikan terimakasih.
Panitia Pelaksana
Ketua Panitia, Sekretaris,
Cokorda Gde Agung Ni Kadek Cita Sari

NIM 1615323069 NIM 1615834053
Tembusan:
1. Arsip

Lampiran 10: Surat Permohonan Perpindahan Jadwal MPM

Lampiran :-
Perihal : Perubahan Jadwal Kegiatan
Yth. Pembantu Direktur III

di Bukit Jimbaran
Dengan hormat,
Sehubungan dengan jadwal kegiatan Sidang Tahunan 2018 yang akan dilaksanakan oleh Majelis
Permusyawaratan Mahasiswa Politeknik Negeri Bali berbenturan dengan jadwal kegiatan
organisasi mahasiswa yang lain, maka kami selaku panitia mengajukan perubahan jadwal
kegiatan pada :
hari/tanggal : Selasa, 28 Juni 2018
tempat : Gedung Widya Padma Politeknik Negeri Bali

I Putu Deny Putra Pratama Cokorda Gde Agung

NIM 1615124009 NIM 1515223014
Tembusan:
2. Presiden Mahasiswa
3. Arsip

Lampiran 11: Surat Permohanan Sponsorship
Nomor : 11.022/PL8.MPM/PAN-TL/2018 21 November 2018

Lampiran : 1 (satu) gabung
Perihal : Permohonan Sebagai Sponsor
Yth. ..........................
di ..............................
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan Training Legislatif 2018 yang akan
diselenggarakan oleh Ketua Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Politeknik Negeri Bali, yang
dilaksanakan pada :
Sehubungan dengan hal tersebut, kami selaku panitia pelaksana mengajukan permohonan
partisipasi dalam bentuk dana dari Bapak/Ibu. Sebagai bahan pertimbangan, dengan ini kami
lampirkan proposal kegiatan dan kami berharap Bapak/Ibu dapat membantu dalam kegiatan
kami.

I Wayan Temaja, S.T., M.T Cokorda Gde Agung

NIP 196810221998031001 NIM 1615323069
Tembusan :
1. Arsip

Lampiran 12: Surat Permohonan Pengisi Acara

Lampiran : 1 lembar
Perihal : Permohonan Sebagai MC
Yth. (Daftar nama terlampir)

di Bukit Jimbaran
Dengan hormat,
dengan ini kami selaku panitia pelaksana mohon kesediaan Saudara/I untuk menjadi MC (Master
of Ceremony) dalam acara tersebut pada :
hari/ tanggal : Sabtu, 18 November 2018
Atas perhatian dan kerjasama Saudara/I, kami sampaikan terimakasih.

Ketua HMJ Administrasi Niaga, Ketua,
Alexandro Andreas W.R Cokorda Gde Agung

NIM 1615744009 NIM 161532309
Tembusan:
1. Arsip

Lampiran 13: Surat Dispensasi Kegaiatan Berasal dari Jurusan yang Sama

Lampiran : 1 lembar
Perihal : Permohonan Dispensasi
Yth. Ketua Jurusan.............

Di Bukit Jimbaran
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan Sidang Tahunan 2018 yang akan
diselenggarakan oleh Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Politeknik Negeri Bali, maka kami
selaku panitia mengajukan permohonan Dispensasi untuk mahasiswa (daftar nama terlampir)
pada :


NIP 196810221998031001 NIM 1615323069
Tembusan:
2. Arsip

Lampiran 14: Surat Dispensasi Kegaiatan Berasal dari Jurusan yang Berbeda

Lampiran : 1 lembar
Yth. Pembantu Direktur I

Di Bukit Jimbaran
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan Sidang Tahunan 2018 yang akan
diselenggarakan oleh Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Politeknik Negeri Bali, maka kami
selaku panitia mengajukan permohonan Dispensasi untuk mahasiswa (daftar nama terlampir)
pada :


NIP 196810221998031001 NIM 1615323069
Tembusan:
2. Arsip

Lampiran 15: Surat Dispensasi saat PKL

Lampiran :-
Yth. (Tempat Mahasiswa PKL)

di Jimbaran
Dengan hormat,
Sehubungan dengan diadakannya kegiatan Sidang Tahunan 2018 yang diselenggarakan oleh
Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Keluarga Besar Mahasiswa Politeknik Negeri Bali, maka
kami selaku panitia mengajukan permohonan Dispensasi pada hari Sabtu, 18 November 2018
untuk mahasiswa :
nama : Cokorda Gde Agung
nim : 1615323069
jurusan : Teknik Elektro
program studi : D3-Manajemen Informatika
pukul : 08.30 Wita- Selesai
Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami menyampaikan terima kasih.

I Wayan Temaja, ST., MT Cokorda Gde Agung

NIP 196810221998031001 NIM. 1615323069
Tembusan:
2. Ketua Jurusan untuk diketahui
3. Arsip

Lampiran 16: Surat Persetujuan Peminjaman Gedung
Nomor : 1000/PL8.II/KM/2018 1 April 2018

Perihal : Persetujuan Peminjaman Gedung Widya Graha
Yth. Panitia Pelaksana Sidang Tahunan 2018

di Bukit Jimbaran
Mengenai surat permohonan saudara yang bernomor 04.006/PL8.MPM/PAN-PLENO1/2018

pada tanggal 1 April 2018 perihal Permohonan Izin Peminjaman Gedung Widya Graha. Saya
menyetujui permohonan izin peminjaman gedung tersebut, yang akan digunakan pada tanggal 5
April 2018.
Sekian yang dapat saya sampaikan atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih, dan dimohon
agar menggunakan fasilitas yang dipinjamkan dengan sebaik mungkin.
Pembantu Direktur II,
I Nyoman Abdi, SE,.M.eCom

NIP 196512211990031003

Lampiran 17: Surat Persetujuan Perpindahan Jadwal Kegiatan
Nomor : 1000/PL8.III/KM/2018 1 April 2018

Perihal : Persetujuan Perpindahan Jadwal Kegiatan

di Bukit Jimbaran
Mengenai surat permohonan saudara yang bernomor 04.006/PL8.MPM/PAN-PLENO1/2018

pada tanggal 1 April 2018 perihal Permohonan Perpindahan Jadwal Kegiatan. Saya menyetujui
permohonan perpindahan jadwal kegiatan tersebut, yang akan diselenggarakan pada tanggal 20
Oktober 2018.
Sekian yang dapat saya sampaikan, terima kasih.
Pembantu Direktur III,
I Wayan Temaja, ST., MT

NIP 196810221998031001

Lampiran 18: Surat Persetujuan Dispensasi Apabila Kegiatan dari Jurusan
Berbeda
Nomor : 1001/PL8.I/KM/2018 1 April 2018

Perihal : Persetujuan Dispensasi

di Bukit Jimbaran
Mengenai surat permohonan saudara yang bernomor 11.023/PL8.MPM/PAN-STAHUNAN/2018

pada tanggal 1 November 2018 perihal Permohonan Dispensasi. Saya menyetujui permohonan
dispensasi tersebut, yang akan dimbil pada tanggal 20 November 2018.
Sekian yang dapat saya sampaikan, terima kasih.
Pembantu Direktur I,
I Putu Mertha Astawa, SE.,MM

NIP 196203171990031001

Lampiran 19: Sertifikat
Logo KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI Logo

Politeknik Organisasi
(jika ada)
Keluarga Besar Mahasiswa
(NAMA ORGANISASI MAHASISWA)
MPM/ BEM/ HMJ/ UKM
Isi Piagam Penghargaan/ Sertifikat
Bukit Jimbaran, tanggal bulan tahun

Mengetahui, Panitia Pelaksana
Pembantu Direktur III, Ketua Panitia,
…………………….... ………………………………………
NIP. NIM.

Lampiran 20: Laporan Pertanggung jawaban
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
(Nama Kegiatan)
Oleh:
(yang mengajukan)

(Tahun)

Halaman sampul
(JUDUL LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN)
Diajukan Oleh:
(yang mengajukan)

(Tahun)

KATA PENGANTAR
(Berisikan kata-kata pengantar yang akan dibawakan pada laporan pertanggungjawaban)
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang

(Berisikan Latar Belakang dari Kegiatan)
1.2. Tujuan Kegiatan
(Berisikan Tujuan dari Kegiatan)
1.3. Manfaat Kegiatan
(Berisikan Manfaat-manfaat dari Kegiatan)
BAB II
PELAKSANAAN KEGIATAN
2.1 Persiapan Kegiatan
(Berisikan persiapan-persiapan yang dilakukan oleh panitia dalam melaksanakan kegiatan)
2.2 Pelaksanaan Kegiatan
(Berisikan pelaksanaan hari-H kegiatan)
2.3 Hasil Kegiatan
(Berisikan hasil-hasil/output yang dihasilkan dari kegiatan yang dilaksanakan)
2.4 Laporan Keuangan Kegiatan
Dana yang diperoleh dari untuk kegiatan ini sebesar Rp. …… (……Ribu Rupiah) bersuber
dari ……. (apabila bersumber dari kampus). Total dana yang dikeluarkan selama kegiatan ini
yaitu sebesar Rp. …… (…… Ribu Rupiah). Sisa dana yaitu Rp. ….. (…. Ribu Rupiah).
Dimana dana tersebut digunakan untuk:
- Belanja …… = Rp. ……..
- Belanja …… = Rp. ……..
Lampiaran Laporan Keuangan Terlampir (Lampiran 1)
2.5 Kendala Kegiatan
(Berisikan kendala-kendala yang dihadapi selama berlangsungnya kegiatan)
BAB III
PENUTUP
3.1 Simpulan
(Berisikan simpulan dari kegiatan yang dilaporkan pada BAB sebelumnya)
3.2 Saran
(Berisikan saran)

(Lembar Pengesahan LPJ terlampir (Lampiran 19))
Lampiran I
LAPORAN KEUANGAN
(NAMA KEGITAN)
(Tahun)
Harga satuan Jumlah Biaya
No Uraian Kegiatan Spesifikasi Volume Satuan
(Rp) (Rp)
Belanja Bahan
TOTAL
Sisa
Catatan: Pada uraian belanja berisikan rincian-rincian belanja yang dilakukan selama kegiatan
berlangsung. Selanjutnya pada spesifikasi berisikan jenis barang yang dibeli, ini digunakan untuk
membedakan harga dari jenis barang yang satu dengan jenis barang yang lain. Pada volume
berisikan jumlah barang yang dibeli. Pada satuan itu berisikan satuan dari volume barang yang
dibeli. Setelah itu pada harga satuan itu berisikan harga dari satuan barang yang dibeli. Pada
jumlah biaya didapat dari hasil kali dari volume dan harga satuan. Kemudian jumlah biaya
ditotalkan. Setelah itu total tersebut dikurangkan dengan jumlah uang yang didapat, setelah itu
sisa uang yang didapat tersebut dicantumkan pada kolom sisa. Kemudian diisikan klasifikasi
barang seperti belanja bahan, belanja jasa profesi, belanja sewa, dan belanja perjalanan dinas.
Contoh Laporan Pertanggungjawaban tertera diatas.
Lampiran Pendukung:
(Lampiran 1: Bukti Pengeluaran Keuangan berupa nota-nota)
(Lampiran 2: Lampiran Proposal)
(Lampiran 3: Lampiran Surat-surat yang digunakan saat kegiatan)
(Lampiran 4: Lampiran Absensi seperti di bawah)

Contoh Absensi
ABSENSI RAPAT KOORDINASI I

(Nama Kegiatan)
Hari/Tanggal ..............
NO NAMA JABATAN NIM TTD

1 2
3 4
5 6
7 8
ABSENSI UNDANGAN
(Nama Kegiatan)
Hari/Tanggal ...........
NO NAMA JABATAN NIM TTD

1 2
3 4
5 6
(Lampiran 5: berisikan Dokumentasi dari kegiatan)

(Lampiran 6: berisikan desain-desain kegiatan, berupa nama tag, spanduk, dll)

Lampiran 21: Lembar Pengesahan LPJ dan Proposal
Lembar pengesahan untuk MPM
Bukit Jimbaran, 2018

Mengetahui, Panitia Pelaksana
…………………………………… ………………………………
NIM NIM
Menyetujui,
Politeknik Negeri Bali Politeknik Negeri Bali

Pembantu Direktur II, Pembantu Direktur III,
…………………………………… ……………………………..
NIP NIP

Lembar pengesahan untuk BEM
Bukit Jimbaran……..
Presiden Mahasiswa, Ketua,
………………………………… …………………………….
NIM NIM
Menyetujui,
Politeknik Negeri Bali Politeknik Negeri Bali

Pembantu Direktur II, Pembantu Direktur III,
…………………………………… ……………………………..
NIP NIP

Lembar pengesahan untuk HMJ
Bukit Jimbaran …………
…………………………………… ………………………………
NIM NIM
Mengetahui/Menyetujui
Politeknik Negeri Bali Jurusan ……………

…………………………………… ………………………………
NIP NIP

Pembantu Direktur II,
……………………………………….
NIP

Lembar pengesahan untuk UKM
Bukit Jimbaran, …………
…………………………………… ……………………………..
NIM NIM
Menyetujui,
Politeknik Negeri Bali UKM .................

Pembantu Direktur III, Pembina,
…………………………………… ………………………………
NIP NIP

Pembantu Direktur II
....................................
NIP

SOP Siap Rilis

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

SOP Siap Rilis

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PEDOMAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

POLITEKNIK NEGERI BALI

Bukit Jimbaran, 24 Maret 2018

Standar Operasional Prosedur | iii

PEDOMAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN ........................................................................... i

Standar Operasional Prosedur | v

1.1.2 Kegiatan Kemahasiswaan

Standar Operasional Prosedur | 1

Standar Operasional Prosedur | 2

1.1.5 Tata Tertib Kampus dan Fasilitas

1.1.6 Organisasi Kemahasiswaan

1.1.7 Fasilitas Kemahasiswaan

Standar Operasional Prosedur | 3

1.2.1 Unsur Organisasi Kemahasiswaan

1.2.2 Tugas dan Fungsi Organisasi

Standar Operasional Prosedur | 4

Standar Operasional Prosedur | 6

2.1 Pembina Organisasi

2.2 Tugas Pokok Pembina

2.3 Fungsi Pokok Unsur Pendukung Kemahasiswaan

Standar Operasional Prosedur | 7

3.1 Ketentuan Pokok Kegiatan Kemahasiswaan

3.2 Alur Kegiatan Kemahasiswaan

3.2.2 Program Kerja

Standar Operasional Prosedur | 8

3.2.3 Rencana Anggaran

3.2.4 Realisasi Anggaran

3.2.5 Pelaksanaan Kegiatan

3.2.6 Pelaporan Kegiatan

3.2.7 Penghargaan Keikutsertaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa

3.3 Ketentuan Mengenai Pelaksanaan Kegiatan

Standar Operasional Prosedur | 10

Standar Operasional Prosedur | 11

3.4 Ketentuan Umum Mengenai Administrasi dan Pendukung

3.4.1 Term Of Reference (TOR)

2. Sistematika Penyusunan TOR

Standar Operasional Prosedur | 12

3. Prosedur Pengajuan TOR

4. Contoh Term Of Reference (TOR)

C. Prosedur Pengajuan Proposal Penyelenggaraan Kegiatan

D. Persyaratan Pengajuan Proposal Penyelengaraan Kegiatan

E. Alur Pengajuan Proposal

 Proposal kegiatan BEM yang telah ditandatangani oleh ketua panitia

Standar Operasional Prosedur | 15

 Proposal kegiatan HMJ ditandatangani oleh ketua panitia kegiatan,

Bagan Alur Pengajuan Proposal HMJ :

 Proposal kegiatan UKM ditandatangani oleh ketua panitia kegiatan,

Bagan Alur Pengajuan Proposal UKM :

Standar Operasional Prosedur | 16

G. Contoh Proposal Terlampir (Lampiran 2).

3.4.2.2 Proposal Sponsorship

B. Sistematika Proposal Sponsorship

Standar Operasional Prosedur | 17

C. Prosedur Pengajuan Proposal Sponsorship

D. Syarat dan Ketentuan Sponsorship

E. Alur Pengajuan Proposal Sponsorship

Standar Operasional Prosedur | 18

B. Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan

C. Alur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan

Bagan pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan:

Standar Operasional Prosedur | 19