Makalah komunikasi bisnis

D
I
S
U
S
U
N
Oleh :
1. Humaera mansyur
2. Nur dillah
3. Nur indah sari
4. Ayu

SMKN 01 MAKASSAR
X – PEMASARAN 1
2017/2018
 DAFTAR ISI

BAB I

PRODUK DAN KUALITAS PELAYANAN

BAB II

SURAT NIAGA, MACAM MACAM ,PROSEDUR PENULISAN

BAB III

RAPAT, PROSEDUR PELAKSANAAN RAPAT, PERSIAPAN,

PELAKSANAAN , PENGADAAN DAN PENDISTRIBUSIAN
 BAB 1

PRODUK , KUALITAS PRODUK DAN DIMENSI KUALITAS PRODUK

Pengertian Produk

Pengertian produk (product) menurut Kotler (2009) adalah segala sesuatu yang dapat ditawarkan
kepasar untuk mendapatkan perhatian, dibeli, digunakan, atau dikonsumsi yang dapat
memuaskan keinginan atau kebutuhan. Secara konseptual produk adalah pemahaman subyektif
dari produsen atas sesuatu yang bisa ditawarkan sebagai usaha untuk mencapai tujuan organisasi
melalui pemenuhan kebutuhan dan kegiatan konsumen, sesuai dengan kompetensi dan kapasitas
organisasi serta daya beli pasar.

Menurut Kotler dan Keller (2008), produk adalah elemen kunci dalam keseluruhan penawaran
pasar. Selain itu produk dapat pula didefinisikan sebagai persepsi konsumen yang dijabarkan
oleh produsen melalui hasil produksinya (Tjiptono, 2008).

Berdasarkan beberapa definisi diatas, maka produk didefinisikan sebagai kumpulan dari atribut-
atribut yang nyata maupun tidak nyata, termasuk di dalamnya kemasan, warna, harga, kualitas
dan merek ditambah dengan jasa dan reputasi penjualannya.

Atribut Produk

Menurut Kotler dan Armstrong (2008) beberapa atribut yang menyertai dan melengkapi produk
(karakteristik atribut produk) adalah:

1. Merek (branding)
Merek (brand) adalah nama, istilah, tanda, simbol, atau rancangan, atau kombinasi dari semua ini
yang dimaksudkan untuk mengidentifikasi produk atau jasa dari satu atau kelompok penjual dan
membedakannya dari produk pesaing. Pemberian merek merupakan masalah pokok dalam
strategi produk. Pemberian merek itu mahal dan memakan waktu, serta dapat membuat produk
itu berhasil atau gagal. Nama merek yang baik dapat menambah keberhasilan yang besar pada
produk (Kotler dan Armstrong, 2008).

2. Pengemasan (Packing)
Pengemasan (packing) adalah kegiatan merancang dan membuat wadah atau pembungkus suatu
produk. Pengemasan melibatkan merancang dan membuat wadah atau pembungkus suatu
produk.

3. Kualitas Produk (Product Quality)

Kualitas Produk (Product Quality) adalah kemampuan suatu produk untuk melaksanakan
fungsinya meliputi, daya tahan keandalan, ketepatan kemudahan operasi dan perbaikan, serta
atribut bernilai lainnya. Untuk meningkatkan kualitas produk perusahaan dapat menerapkan
program ”Total Quality Manajemen (TQM)”. Selain mengurangi kerusakan produk, tujuan
pokok kualitas total adalah untuk meningkatkan nilai konsumen.
Tingkatan Produk
Pada dasarnya tingkatan produk adalah sebagai berikut:

1. Produk Inti (Core Product)

Produk inti terdiri dari manfaat inti untuk pemecahan masalah yang dicari konsumen ketika
mereka membeli produk atau jasa.

2. Produk Aktual (Actual Product)

Seorang perencana produk harus menciptakan produk aktual (actual product) disekitar produk
inti. Karakteristik dari produk aktual diantaranya, tingkat kualitas, nama merek, kemasan yang
dikombinasikan dengan cermat untuk menyampaikan manfaat inti (Kotler dan Armstrong, 2008).

3. Produk Tambahan
Produk tambahan harus diwujudkan dengan menawarkan jasa pelayanan tambahan untuk
memuaskan konsumen, misalnya dengan menanggapi dengan baik claim dari konsumen dan
melayani konsumen lewat telepon jika konsumen mempunyai masalah atau pertanyaan (Kotler
dan Keller, 2009).

Klasifikasi Produk

Menurut Tjiptono (2008) klasifikasi produk bisa dilakukan atas berbagai macam sudut pandang.
Berdasarkan berwujud tidaknya, produk dapat diklasifikasikan kedalam dua kelompok utama
yaitu barang dan jasa. Ditinjau dari aspek daya tahannya, terdapat dua macam barang, yaitu:

1. Barang Tidak Tahan Lama (Nondurable Goods)

Barang tidak tahan lama adalah barang berwujud yang biasanya habis dikonsumsi dalam satu
atau beberapa kali pemakaian. Contohnya adalah sabun, minuman dan makanan ringan, kapur
tulis, gula dan garam.

2. Barang Tahan Lama (Durable Goods)

Barang tahan lama merupakan barang berwujud yang biasanya bisa bertahan lama dengan
banyak pemakaian (umur ekonomisnya untuk pemakaian normal adalah satu tahun atau lebih).
Contohnya antara lain TV, lemari es, mobil, dan komputer.

Selain berdasarkan daya tahannya, produk pada umumnya juga diklasifikasikan berdasarkan
siapa konsumennya dan untuk apa produk tersebut dikonsumsi. Berdasarkan kriteria ini, produk
dapat dibedakan menjadi barang konsumen (costumer’s goods) dan barang industri (industrial’s
goods). Barang konsumen adalah barang yang dikonsumsi untuk kepentingan konsumen akhir
sendiri (individu dan rumah tangga), bukan untuk tujuan bisnis. Umumnya barang konsumen
dapat diklasifikasikan menjadi empat jenis yaitu:

a. Convinience Goods
Convinience goods merupakan barang yang pada umumnya memiliki frekuensi pembelian tinggi
(sering beli), dibutuhkan dalam waktu segera, dan hanya memerlukan usaha yang minimum
(sangat kecil) dalam pembandingan dan pembeliannya. Contohnya sabun, pasta gigi, baterai,
makanan, minuman, majalah, surat kabar, payung dan jas hujan.
b. Shopping Goods
Shopping goods adalah barang-barang dalam proses pemilihan dan pembeliannya dibandingkan
oleh konsumen diantara berbagai alternatif yang tersedia. Kriteria perbandingan tersebut meliputi
harga, kualitas dan model masing-masing barang. Contohnya alat-alat rumah tangga (TV, mesin
cuci, tape recorder), furniture (mebel), dan pakaian.

c. Specially Goods
Specially goods adalah barang-barang yang memiliki karakteristik dan identifikasi merek yang
unik di mana sekelompok konsumen bersedia melakukan usaha khusus untuk membelinya.
Contohnya adalah barang-barang mewah dengan merek dan model spesifik.

d. Unsought Goods
Unsought goods merupakan barang-barang yang diketahui konsumen atau kalaupun sudah
diketahui tetapi pada umumnya belum terpikirkan untuk membelinya. Contohnya asuransi jiwa,
batu nisan, tanah kuburan (Tjiptono, 2008).
Definisi Kualitas Produk

Menurut Kotler dan Amstrong (2008) kualitas adalah karakteristik dari produk dalam
kemampuan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang telah ditentukan dan bersifat laten.
Sedangkan menurut Garvin dan A. Dale Timpe (1990, dalam Alma, 2011) kualitas adalah
keunggulan yang dimiliki oleh produk tersebut. Kualitas dalam pandangan konsumen adalah hal
yang mempunyai ruang lingkup tersendiri yang berbeda dengan kualitas dalam pandangan
produsen saat mengeluarkan suatu produk yang biasa dikenal kualitas sebenarnya.

Menurut Kotler (2009), kualitas didefinisikan sebagai keseluruhan ciri serta sifat barang dan jasa
yang berpengaruh pada kemampuan memenuhi kebutuhan yang dinyatakan maupun yang
tersirat. Sedangkan menurut Tjiptono (2008), kualitas merupakan perpaduan antara sifat dan
karakteristik yang menentukan sejauh mana keluaran dapat memenuhi prasyarat kebutuhan
pelanggan atau menilai sampai seberapa jauh sifat dan karakteristik itu memenuhi kebutuhannya.

Berdasarkan definisi-definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa kualitas merupakan suatu
produk dan jasa yang melalui beberapa tahapan proses dengan memperhitungkan nilai suatu
produk dan jasa tanpa adanya kekurangan sedikitpun nilai suatu produk dan jasa, dan
menghasilkan produk dan jasa sesuai harapan tinggi dari pelanggan.

Untuk mencapai kualitas produk yang diinginkan maka diperlukan suatu standarisasi kualitas.
Cara ini dimaksudkan untuk menjaga agar produk yang dihasilkan memenuhi standar yang telah
ditetapkan sehingga konsumen tidak akan kehilangan kepercayaan terhadap produk yang
bersangkutan. Pemasar yang tidak memperhatikan kualitas produk yang ditawarkan akan
menanggung tidak loyalnya konsumen sehingga penjualan produknya pun akan cenderung
menurun. Jika pemasar memperhatikan kualitas, bahkan diperkuat dengan periklanan dan harga
yang wajar maka konsumen tidak akan berpikir panjang untuk melakukan pembelian terhadap
produk (Kotler dan Amstrong, 2008).

Menurut Kotler and Amstrong (2008) arti dari kualitas produk adalah “the ability of a product to
perform its functions, it includes the product’s overall durability, reliability, precision, ease of
operation and repair, and other valued attributes” yang artinya kemampuan sebuah produk dalam
memperagakan fungsinya, hal itu termasuk keseluruhan durabilitas, reliabilitas, ketepatan,
kemudahan pengoperasian dan reparasi produk juga atribut produk lainnya.

Berdasarkan penjelasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa kualitas produk adalah
keseluruhan barang dan jasa yang berkaitan dengan keinginan konsumer yang secara keunggulan
produk sudah layak diperjualkan sesuai harapan dari pelanggan.

Kualitas produk dibentuk oleh beberapa indikator antara lain kemudahan penggunaan, daya
tahan, kejelasan fungsi, keragaman ukuran produk, dan lain-lain (Zeithalm, 1988 dalam Kotler,
2009).

Konsumen senantiasa melakukan penilaian terhadap kinerja suatu produk, hal ini dapat dilihat
dari kemampuan produk menciptakan kualitas produk dengan segala spesifikasinya sehingga
dapat menarik minat konsumen untuk melakukan pembelian terhadap produk tersebut.
Berdasarkan bahasan di atas dapat dikatakan bahwa kualitas yang diberikan suatu produk dapat
mempengaruhi keputusan pembelian konsumen terhadap produk yang ditawarkan.

Dimensi Kualitas Produk

Menurut Tjiptono (2008), kualitas mencerminkan semua dimensi penawaran produk yang
menghasilkan manfaat (benefits) bagi pelanggan. Kualitas suatu produk baik berupa barang atau
jasa ditentukan melalui dimensi-dimensinya. Dimensi kualitas produk menurut Tjiptono (2008)
adalah:

1. Performance (kinerja), berhubungan dengan karakteristik operasi dasar dari sebuah produk.

2. Durability (daya tahan), yang berarti berapa lama atau umur produk yang bersangkutan
bertahan sebelum produk tersebut harus diganti. Semakin besar frekuensi pemakaian konsumen
terhadap produk maka semakin besar pula daya produk.

3. Conformance to specifications (kesesuaian dengan spesifikasi), yaitu sejauh mana

karakteristik operasi dasar dari sebuah produk memenuhi spesifikasi tertentu dari konsumen atau
tidak ditemukannya cacat pada produk.

4. Features (fitur), adalah karakteristik produk yang dirancang untuk menyempurnakan fungsi
produk atau menambah ketertarikan konsumen terhadap produk.

5. Reliability (reliabilitas), adalah probabilitas bahwa produk akan bekerja dengan memuaskan
atau tidak dalam periode waktu tertentu. Semakin kecil kemungkinan terjadinya kerusakan maka
produk tersebut dapat diandalkan.

6. Aesthetics (estetika), berhubungan dengan bagaimana penampilan produk.

7. Perceived quality (kesan kualitas), sering dibilang merupakan hasil dari penggunaan
pengukuran yang dilakukan secara tidak langsung karena terdapat kemungkinan bahwa
konsumen tidak mengerti atau kekurangan informasi atas produk yang bersangkutan.

8. Serviceability, meliputi kecepatan dan kemudahan untuk direparasi, serta kompetensi dan
keramahtamahan staf layanan.

Kemudian, menurut Vincent Gaspersz (2005 dalam Alma, 2011) dimensi-dimensi kualitas
produk terdiri dari:

1. Kinerja (performance), yaitu karakteristik operasi pokok dari produk inti.

2. Ciri-ciri atau keistimewaan tambahan (features), yaitu karakteristik sekunder atau pelengkap.
3. Kehandalan (reliability), yaitu kemungkinan kecil akan mengalami kerusakan atau gagal
pakai.
4. Kesesuaian dengan spesifikasi (conformance to specification), yaitu sejauh mana karakteristik
desain dan operasi memenuhi standar-standar yang telah ditetapkan sebelumnya.
5. Daya tahan (durability), yaitu berkaitan dengan berapa lama produk tersebut dapat terus
digunakan.
6. Serviceability, meliputi kecepatan, kompetensi, kenyamanan, mudah direparasi, penanganan
keluhan yang memuaskan.
7. Estetika, yaitu daya tarik produk terhadap panca indera.

Berdasarkan dimensi-dimensi diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu dimensi kualitas

merupakan syarat agar suatu nilai dari produk memungkinkan untuk bisa memuaskan pelanggan
sesuai harapan, adapun dimensi kualitas produk meliputi kinerja, estetika, keistimewaan,
kehandalan, dan juga kesesuaian.

KEPUASAN PELANGGAN

Pengertian Kepuasan adalah tingkat perasaan seseorang setelah membandingkan kinerja atau
hasil yang dirasakan dibandingkan dengan harapannya (Susanto, 2000).

Definisi Kepuasan merupakan suatu nilai perasan seseorang apakah memuaskan atau
mengecewakan yang dihasilkan oleh suatu proses membandingkan keberadaan atau penampilan
suatu produk diminati terhadap nilai-nilai yang diharapkan.

Kotler dan Amstrong (1999) menyatakan bahwa kepuasan pelanggan (customer satisfaction)
adalah suatu tingkatan dimana perkiraan kinerja produk / jasa sesuai dengan harapan pembeli.

Selanjutnya menurut Gerson (2001) menyatakan bahwa kepuasan pelanggan adalah perasaan
yang dimiliki oleh pelanggan jika kebutuhannya secara nyata atau hanya anggapan terpenuhi
atau melebihi harapannya.

“ Kepuasan pelanggan yaitu bila sebuah produk atau jasa memenuhi atau melampaui harapan
konsumen, biasanya pelanggan merasa puas.”
Kotler (2000) menyatakan bahwa apakah pembeli puas sesudah membeli tergantung pada
tampilan pelayanan dibandingkan atau dihubungkan dengan harapan yang semula dimiliki oleh
pembeli.

“ Satisfaction is a person’s feeling of pleasure or disappointment resulting from comparing a

product’s perceived performance ( or outcome ) in relation to his or her expectations.”

Dimensi kepuasan pelanggan

terdapat lima faktor utama yang harus diperhatikan oleh perusahaan, yaitu:

1. Kualitas produk; Pelanggan akan merasa puas bila hasil evaluasi mereka menunjukkan
bahwa produk yang mereka gunakan berkualitas.
2. Kualitas pelayanan; Terutama untuk industri jasa, pelanggan akan merasa puas bila
mereka mendapatkan pelayanan yang baik atau yang sesuai dengan yang diharapkan.
3. Emosional; Pelanggan akan merasa bangga dan mendapatkan keyakinan bahwa orang
lain akan kagum terhadap dia bila menggunakan produk dengan merek tertentu yang
cenderung mempunyai tingkat kepuasan lebih tinggi. Kepuasan yang diperoleh bukan
karena kualitas dari produk tetapi nilai sosial atau self esteem yang membuat pelanggan
menjadi puas terhadap merek tertentu.
4. Harga; Produk yang mempunyai kualitas sama tetapi menetapkan harga yang relatif
murah akan memberikan nilai yang lebih tinggi kepada pelanggannya.
5. Biaya; Pelanggan tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan atau tidak perlu membuang
waktu untuk mendapatkan suatu produk atau jasa cenderung puas terhadap produk atau
jasa itu.
Mengidentidikasi spesifikasi barang dan jasa

1. Spesifikasi produk barang

Barang adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat diraba maupun tidak dapat diraba, termasuk
bungkus, warna, nama perusahaan dan pengecer, jasa perusahaan dan pengecer, yang diterima
oleh pembeli untuk memuaskan keinginan dan kebutuhannya.

a)Barang konsumsi
1)Penggolongan berdasarkan kecepatan konsumsi (rate of consumption) dan kekonkritannya
(tangibility) terdiri dari:
-Barang tahan lama, yaitu : barang kongkrit yang dapat dipergunakan berulang-ulang misalnya
televisi, sepatu, mobil, dsb.

-Barang tidak tahan lama, yaitu : barang kongkrit yang hanya dapat digunakan satu atau
beberapa kali, misalnya daging, sabun, ikan, beras, dsb.

-Jasa, yaitu : kegiatan manfaat atau kepuasan yang dijual, misalnya : pangkas rambut, dokter,
dsb.

2)Penggolongan berdasarkan kebiasaan membeli, konsumen yang mengorbankan sebagian

waktu dan tenaga seminim mungkin, misalnya : kebutuhan dapur dsb

3)Barang shopping, yaitu : barang-barang yang dibeli setelah terlebih dahulu membandingkan
kecocokan, kualitas, harga dan modal antara barang-barang sejenis, misalnya pakain jadi, sepatu,
perabot rumah tangga, dsb.

4)Barang speciality, yaitu barang-barang yang mempunyai karakteristik yang unik, untuk
kelompok pembeli tertentu yang bersedia melakukan usaha-usaha istimewa untuk
mendapatkannya, misalnya : benda-benda kolektor, antik, dsb.

b)Barang Supermarket, terdiri atas beberapa departemen yaitu:

1)Departemen Food : semua makanan, khususnya snack
2)Departemen Non Food : barang-barang selain makanan
3)Departemen Household : perlengkapan rumah tangga
4)Departemen Toys : sarana/barang khusus untuk anak-anak
5)Stationary : semua peralatan tulis dan kantor seperti pensil, penghapus, penggaris,
perlengkapan komputer, dan perlengkapan tik.
6)Departemen Fashion :Produk fashion : sebuah produk yang mempunyai ciri-ciri khusus yang
tepat dan mewakili style yang sedang tren dalam suatu kurun waktu tertentu.
Produk fashion:
-Pakaian Wanita
-Pakaian Pria
7)Departemen Fresh:Bagian dari supermarket yang menyediakan produk berupa bahan makanan
yang masih segar ataupun yang sudah diolah dan memerlukan kondisi khusus, serta memiliki
kadarluasa yang relatif singkat. Misalnya: sayuran (vegetable) , buah (fresh fruit) , daging (fresh
meat) , produk susu, dan produk yang berasal dari susu (dairy milk), dan produk yang dibekukan.
8)Barang Pecah Belah (GMS), Barang pecah belah ini adalah barang-barang yang sifatnya
kelontongan : kaca cermin, sisir, kamoceng, gelas, piring, dsb.

2.Spesifikasi Produk Jasa

Usaha yang dilakukan penjual untuk mempersamakan atau meneliti dan menetapkan barang/jasa
mana yang sesungguhnya yang akan dibeli pelanggan adalah proses identifikasi. Proses
identifikasi tersebut meliputi :
1.Nama Barang-barang yang akan dipesan
2.Mencek spesifikasi barang yang dipesan
3.Mencek jumlah barang yang dibutuhkan
4.Mencek kembali harga satuan barang
5.Mencek kembali jumlah harga dari setiap unit barang yang dipesan
6.Mencek jumlah keseluruhan harga yang harus dibayar pelanggan
7.Memberikan cap dan tanda tangan/paraf sebagai pembuktian legalisasi pada faktur penjualan
8.Memberikan slip faktur penjualan yang diperuntukkan bagi pembeli dan menyimpan yang
diperuntukkan buat arsip.

Identifikasi barang dpat dilakukan sebanyak dua kali apabila waktu pengidentifikasian barang,
pelanggan tidak ada ditempat, misalnya pemesanan melalui telepon, faksimil, atau surat pos dan
barang yang dikirimkan melalui kendaraan, yaitu:
a)Pertama pada waktu pengiriman sebelum barang dikemas dan dimasukkan ke alat angkut
transportasi
b)Kedua pada waktu barang diserahkan pada pembeli

Selain mengidentifikasi barang yang dibeli pelanggan, penjual juga perlu mengidentifikasi
pelayanan yang diberikan pada pembeli
a)Mengidentifikasi sistem pembayaran yang selama ini diberikan pada pelanggan
b)Mengidentifikasi sistem penyerahan barang yang selama ini kita laksanakan
c)Mengidentifikasi pemberian garansi
d)Mengidentifikasi kerusakan atau kecacatan barang yang dibeli pelanggan
e)Mengidentifikasi perhitungan jumlah uang yang harus dibayar pelanggan, bila terjadi
kesalahan perhitungan. Biasanya dalam faktur diinformasikan/mencantumkan SEO artinya
perhitungan dapat diperbaiki jika terdapat kesalahan
 BAB 2

SURAT NIAGA, MACAM MACAM ,PROSEDUR PENULISAN

Pengertian Surat Niaga

Surat Niaga ialah surat yang dibuat atau dikeluarkan untuk kepentingan perdagangan/niaga atau
urusan bisnis. Surat ini dikeluarkan oleh perusahaan atau badan usaha dalam kapasitas
menjalankan usahanya. Surat ini merupakan jenis resmi yang pada umumnya berisi tentang
penawaran, jual-beli barang atau jasa.

Surat niaga bisa juga diartikan sebagai surat yang dibuat seseorang atau oleh badan usaha untuk
mencari keuntungan. Sifat surat ini bisa intern ataupun ekstern. Secara intern memiliki arti surat
ini dapat dipakai untuk hubungan antar perusahaan itu sendiri baik dari tingkat pusat hingga
cabangnya. Dan untuk secara ekstern surat ini dapat digunakan untuk hubungan dengan
perusahaan atau badan usaha lain.Pada umumnya surat niaga bisa disebut juga dengan surat
dagang atau surat bisnis.

Fungsi Surat Niaga

Surat niaga mempunyai fungsi yang bisa digunakan sebagai:

 Menjadi sebuah wujud nyata atau bukti jika terjadi perjanjian.

 Menjadi alat pengingat yang dapat diarsipkan dan bisa dilihat setiap dibutuhkan.
 Menjadi wakil penulis untuk dapat bertatap dengan lawan bicaranya.
 Menjadi panduan ketika dalam menjalankan tugas.
 Menjadi alat untuk promosi.
 Menjadi suatu bahan atau alat dalam mengambil keputusan.
 Menjadi bukti sejarah karena kebanyakan informasi sejarah ditulis juga dalam bentuk
surat

Jenis-Jenis Surat Niaga

Surat niaga memiliki jenis yang salah satunya adalah surat pesanan. Surat ini adalah surat yang
dikirimkan dari pembeli kepada penjual yang berisi pesanan untuk membeli beberapa barang
atau jasa tertentu. Dalam membuat surat niaga perlu diperhatikan poin-poin berikut ini:

 Pertama, harus menyebutkan surat pemesanan barang atau jasa berdasarkan dari surat
penawaran atau iklan dan lain sebagainya yang berasal dari penjual.
 Kedua, menyebutkan jenis dan jumlah barang atau jasa yang akan dipesan, sebaiknya
dibuatkan dalam bentuk daftar agar lebih mudah dalam proses pengecekan.
 Ketiga, harus mencantumkan bagaimana cara pengiriman.
 Keempat, menyebutkan pula bagaimana cara dari pembayarannya.
 Kelima, menyebutkan waktu pengiriman yang dikendaki.
 Keenam, menyebutkan cara pengepakan atau packingnya.
Surat niaga memiliki beberapa macam seperti yang tersebut dibawah ini:

 Surat penawaran barang atau jasa.

 Surat permintaan barang atau jasa.
 Surat pesanan barang atau jasa.
 Surat penerimaan pembayaran.
 Surat penangguhan pembayaran suatu barang atau jasa.
 Surat keberatan.
 Surat aduan.
 Surat edaran.
 Surat tagihan.
 Surat telegram dan penegasan.

Contoh Surat Niaga

Berikut ini kami lampirkan contoh surat niaga yang sering digunakan dalam aktaivitas sehari-
hari. Ini adalah jenis surat niaga pesanan barang dari pembeli yang ditujukan kepada penjual.

Macam macam surat niaga

1. Surat Perkenalan – surat perkenalan adalah salah satu jenis surat niaga yang secara umum
merupakan media promosi untuk memperkenalkan hasil produksi perusahaan. Dalam surat
perkenalan memuat infomasi tentang penjual yang dialamatkan kepada calon pembeli. (Baca
juga: Peluang Usaha Air Isi Ulang)

2. Surat Penawaran – surat penawaran merupakan surat yang diterbitkan oleh perusahaan untuk
menawarkan barang yang dijual. Surat jenis ini biasanya diterbitkan oleh penjual dan ditujukan
untuk calon pembeli untuk menawarkan barang atau jasa. Isi pokok dari surat penawaran adalah
informasi tentang barang atau jasa yang mereka tawarkan seperti kualifikasi, harga, serta cara
pembayaran. Untuk surat penawaran, pihak penjual harus pandai untuk menawarkan barang atau
jasa yang mereka miliki menggunakan bahasa yang menarik dan jelas. Sehingga bisa menarik
minat pembeli untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan.

Surat penawaran biasanya dibuat atas keperluan pribadi perusahaan ataupun sebagai balasan
untuk surat permintaan penawaran. Bila dibuat untuk surat balasan, surat penawaran harus
mengacu pada infomasi yang diberikan pihak penjual atau pengirim surat permintaan penawaran.
Surat penawaran biasaya juga dilengkapi dengan daftar harga atau brosur untuk meyakinkan
pembeli. (Baca juga: Penyebab Kegagalan Usaha)

3. Surat Permintaan Penawaran – Surat jenis ini dikirim oleh calon pembeli yang ditujukan
kepada penjual yang secara umum berisikan permintaan penawaran suatu barang atau jasa
kepada penjual. Surat permintaan penawaran ini diterbitkan karena calon pembeli tertarik dengan
barang atau jasa yang diinformasikan melalui surat perkenalan. Namun, surat permintaan
penawaran juga bisa dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan. Surat permintaan penawaran ini
secara umum berisikan permintaan penjelasan secara detail atau rinci tentang suatu produk atau
jasa yang hendak dibeli. Inti utama dari surat ini adalah nama dan harga produk, cara
pembayaran serta cara pengiriman atau penyerahan barang dan juga detail lain yang dianggap
perlu. (Baca juga: Keuntungan dan Kerugian Bisnis Air Isi Ulang)

Sponsors Link

4. Surat pesanan – Surat pesanan adalah surat yang diterbitkan oelh pembeli dan ditujukan
kepada penjual untuk keperluan pemesanan atau permintaan barang atau jasa yang hendak dibeli.
Surat ini biasanya dibuat berdasarkan iklan ataupun surat penawaran yang memang dibutukan
diperusahaan. Inti dari surat pesanan harus menyertakan nama dan jenis barang yang hendak
dibeli beserta harganya dan cara pembayaran. Apabila pembayaran melalui transfer bank, maka
pembeli harus menyertakan bukti transfer dalam surat pesanan.

5. Surat Konfirmasi Pesanan – Surat jenis ini diterbitkan oleh penjual untuk memberitahukan
pembeli perihal pesanan mereka. Inti dari surat konfirmasi pesanan adalah memberitahukan
detail barang pesanan oleh pembeli seperti nama dan jenis barang, jumlah pembelian, syarat jual
beli, dan juga harga barang.

6. Surat pemberitahuan pengiriman barang – Surat ini diterbitkan oleh penjual jika kedua
belah pihak menyetujui transaksi jual beli tersebut. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk
memberitahukan pembeli bila pesanan telah siap dikirim. Surat ini juga bertujuan agar pembeli
mengetahui tentang kondisi barang pesanan dan siap menerima barang tersebut. Biasanya surat
jenis ini dibuat untuk pengiriman barang jarak jauh dan partai besar. Dalam surat pemberitahuan
pengiriman barang dijelaskan tentang detail jenis dan jumlah barang, serta metode pengiriman
yang digunakan dan perkiraan proses pengiriman barang untuk sampai ke pembeli. Surat ini juga
bisa dilampiri dengan dokumen pengiriman, packing list, serta asuransi bila diperlukan.

7. Surat penolakan pesanan – Surat penolakan biasanya dikirimakan oleh penjual apabila
mereka tidak bisa memenuhi permintaan pembeli karena suatu hal. Agar tidak mengecewakan
pembeli, surat penolakan pesanan sebaiknya dikirimkan sesegera mungkin.

8. Surat pengaduan – Surat pengaduan dikirim oleh pembeli kepada penjual karena adanya
ketidaksesuaian dengan barang yang mereka terima. Ketidaksesuian tersebut bisa berupa barang
rusak, kualitas dan jumlah barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

9. Surat jawaban pengaduan – apabila penjual menerima surat pengaduan, penjual harus
sesegera mungkin untuk menjawab surat tersebut dengan surat jawaban pengaduan. Inti dari
surat ini adalah ucapan terima kasih untuk surat pengaduan dari pembeli serta memberikan
keputusan untuk memecahkan masalah pengaduan tersebut.

Sponsors Link

10. Surat penagihan – Surat penagihan dibuat karena transaksi jual beli yang dilakukan dengan
menggunakan sistem utang. Surat ini diterbitkan oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli
untuk membayar utang mereka karena sudah jatuh tempo atau telah diluar perjanjian.

11. Surat pengiriman pembayaran – Apabila pembeli sudah menerima barang yang mereka
pesan dan tidak ada komplain tentang barang tersebut, maka pembeli wajib untuk melakukan
pembayan. Surat ini diterbitkan karena pembayaran dilakukan non-tunai. Pada surat ini perlu
dicantumkan jumlah uang yang telah dibayarkan, cara pembayaran, beserta bukti pembayaran.

12. Surat pengangguhan pembayaran – surat penangguhan pembayaran dibuat atas dasar
inisiatif dari pembeli karena menerima surat pengihan. Isi dari surat pengangguhan pembayaran
meliputi pernyataan tentang adanya suatu hal yang membuat pembeli tidak bisa membayar sesuai
dengan perjanjian. Serta dalam surat tersebut juga berisi permohonan penjadwalan ulang
pembayaran yang telah dijanjikan. (Baca Juga: Cara Bisnis Online Shop bagi Pemula)

13. Surat jawaban penagguhan pembayaran – surat ini dibuat oleh penjual untuk menjawab
permohonan penagguhan pembayaran dari pembeli. Surat ini bisa berisikan persetujuan ataupun
penolakan untuk penangguhan tersebut.

Mengetahui jenis surat niaga sangat bermanfaat terutama bila anda seorang pengusaha. Jenis
jenis surat niaga ini akan sangat diperlukan dalam kegiatan jual beli antar perusahaan maupun
didalam perusahaan dengan anak cabangnya.
Bagian bagian surat niaga
1) Kepala Surat
Kepala surat sering pula disebut dengan Kop Surat. Fungsi kepala surat adalah sebagai
identitas diri bagi instansi bersangkutan. Karena itu, kepala surat sebaiknya mengemukakan
identitas instansi itu secara jelas dan lengkap, yakni meliputi :
a. Nama instansi,
b. Lambang atau logo instansi,
c. Alamat,
d. Kode pos,
e. Nomor telepon,
f. Nomor faksimili atau e-mail.
2) Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi dan waktu
ditulisnya surat. Dengan demikian, apabila lokasi penulisan surat tersebut sudah dinyatakan
dalam kepala surat, maka dalam hal itu tidak perlu disebutkan lagi.
Contoh :
Jakarta, 17 Januari 2016
Bandung, 09 Maret 2015
10 November 2004
26 April 2006
3) Nomor Surat
Nomor surat meliputi hal-hal berikut :
a. Nomor urut penulisan surat,
b. Kode surat,
c. Angka tahun.
Contoh :
Nomor : 026/D2/2006
Nomor : 121/OSIS/I/2007
4) Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Lampiran merupakan penjelasan
atas jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Dengan demikian, kalau dokumen itu
berjumlah satu lembar, maka harus disebutkan 1 lembar; kalau dokumen itu terdiri atas satu
berkas, maka perlu kita nyatakan satu berkas.
Contoh :
Lampiran : satu berkas
Lampiran : tiga lembar
5) Hal
Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat. Adapun hal itu sendiri berarti
‘perkara’, ’soal’, ’urusan’, atau ‘peristiwa’.
Sering dijumpai beberapa versi dalam penulisan Kata hal itu sendiri, yakni hal, perihal, atau
hal/perihal. Penulisan yang tepat dari ketiga pilihan itu adalah hal.
Adapun kata perihal merupakan kata yang rancu. Partikel peri-itu sendiri bermakna ‘hal’. Jadi,
perihal itu bermakna ‘hal tentang hal’. Nah, rancu sekali bukan ? hal ini lebih-lebih dengan
penggunaan hal/perihal, kata-kata ini tentunya lebih rancu lagi. Kata-kata itu berarti ‘hal atau hal
tentang hal’.
 Contoh :
Hal : penataan Guru Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris Angkatan II Tahun
Anggaran 2006/2007
Hal : Undangan Rapat OSIS
Hal : Permohonan Izin Cerdas Cermat

6) Alamat Surat
Ada dua macam alamat, yaitu alamat luar dan alamat dalam :
a. Alamat Luar
Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada sampul surat berfungsi
sebagai penunjuk bagi kurir dalam menyampaikan surat itu.
Alamat surat itu harus lengkap dan jelas, yang meliputi nama orang atau institusi yang terkirim,
nama jalan dan nomor kantor, nama kota, serta kode pos.
Contoh :
Kepada
Yth. Rektor
Universitas Pendidikan Indonesia
UPI Bandung)
Jalan Dr. Setiabudhi 229 Bandung

Kepada
Yth. Saudara Ketua Panitia
Lomba Tingkat Nasional Penulisan
Resensi dan Opini Tahun 2002-2003
Jalan Kebon Nanas Selatan No. 21
Jakarta Timur
b) Alamat Dalam
Alamat dalam adalah alamat yang ditulis langsung pada kertas surat. Fungsi alamat dalam
adalah sebagai pengontrol bagi penerima surat, bahwa dirinyalah yang berhak menerima surat
itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang
dituju sewaktu proses pemasukan surat kedalam surat.
Penulisan alamat surat hampir sama dengan alamat luar. Perbedaannya bahwa alamat dalam
tidak perlu didahului kata kepada.
Contoh :
Yth. Direktur Pembinaan Pendididikan Tenaga Kependidikan
Dan Ketenagaan Perguruan Tinggi
Jalan Jendral Soedirman Pintu 1, Senayan
Jakarta

Yth. Ketua panitia

Lomba Tingkat Nasional penulisan
Resensi dan Opini Tahun 2002-2003
Jalan Kebon Nanas Selatan No. 21
Jakarta Timur
7) Salam Pembuka
Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat pribadi. Penulisan alamat surat dimulai
dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
Contoh :
Dengan Hormat,
Assalamualaikum Wr. Wb.,
Assalamualaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh,
8) Isi Surat
Isi surat merupakan bagian terpenting dari keseluruhan bagian surat. Hal ini Karena bagian
tersebut merupakan wadah dari segala persoalan yang hendak disampaikan penulisnya.
Secara umum isi surat dinas terbagi atas tiga bagian, yakni alenia pembuka, alenia isi, dan
alenia penutup.
a. Alenia pembuka
Alenia pembuka berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan atas pokok persoalan yang
hendak di sampaikan. Walaupun disebut sebagai alenia, sesungguhnya bagian ini umumya tidak
lebih dari satu kalimat. Bahkan, sering pula alenia pembuka yang sekaligus merupakan alenia isi.
Bagian pembuka hanya ditandai dengan kata-kata seperti dengan ini, bersama ini, atau
berkenaan dengan.
Berikut beberapa contoh alenia pembuka yang sering digunakan.
1) Dengan ini kami beritahukan bahwa…..
2) Dengan ini kami menyatakan bahwa…..
3) Dengan surat ini kami menerangkan bahwa….
4) Dengan surat ini kami sampaikan bahwa….
5) Dengan ini saya mohon bantuan saudara untuk….
6) Dengan sangat menyesal kami sampaikan bahwa….
7) Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak….
8) Bersama surat ini kami kirimkan….
9) Berdasarkan surat edaran…, dengan ini kami menugasi….
10) Berkenaan dengan…, kami minta saudara untuk….
11) Berkenaan dengan surat saudara nomor…, dengan ini saya beritahukan bahwa….
12) Dlam rangka melaksanakan…., dengan ini kami menugasi…
13) Membalas surat Saudara tanggal….
14) Menjawab pertanyaan Anda tentang…, dengan ini….
15) Menyusul surat kami tanggal…, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
16) Sesuai dengan surat…., bersama ini kami kirimkan….
Karena fungsinya sebagai pengantar, tidak sedikit penulis yang mengabaikan bagian ini. Penulis
langsung menuju kepada alenia isi. Berikut contohnya :
1) Kami beri tahukan kepada Saudara bahwa pada tanggal 16 Juni 2005, semua kepala bagian
harus melakukan rapat anggaran. Oleh karena itu,….
2) Ketua Jurusan Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia, FPBS, Universitas Pendidikan
Indonesia, memberikan tugas kepada….
3) Kami mengumumkan bahwa pada tanggal 16 Agustus 2004, seluruh siswa harus mengikuti…

b. Alenia Isi
Alenia ini merupakan tempat menampung maksud-maksud pokok dari penulis surat. Karena
itu, dapat saja bagian isi lebih dari satu alenia bila maksud penulis itu terdiri atas dua atau lebih.
 Setiap alenia isi menampung satu maksud pokok dengan tujuan agar pembaca dapat
memahaminya dengan lebih mudah.
Alenia isi harus berkaitan dengan alenia pembuka. Dengan kata lain, apa yang dinyatakan
dalam alenia ini harus berhubungan dengan pengantar yang dikemukakan sebelumnya dalam
alenia pembuka. Karena itulah, alenia isi dengan alenia pembuka memerlukan kata-kata
penghubung seperti sehubungan dengan hal di atas, berkenaan dengan hal tersebut di atas,
berkaitan dengan hal itu.

c. Alenia Penutup
Alenia penutup umumnya berisi ucapan terima kasih atau ungkapan pengharapan.
Berikut contoh-contohnya :
1) Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.
2) Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara kami.
3) Besar harapan kami akan kehadiran Ibu/Bapak pada acara itu.
4) Tugas ini harap dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
5) Mudah-mudahan partisipasi dan pengawasan Saudara dapat meningkatkan kualitas akademik
para Mahasiswa.
6) Kami merasa bahagia apabila Bapak/Ibu/Saudara berkenan hadir pada waktunya.
9) Salam Penutup
Salam penutup yang lazim digunakan adalah hormat saya, hormat kami, salam kami, atau
wassalam. Tata cara penulisan salam penutup hampir sama dengan salam pembuka, yakni
a) diawali dengan hurup kapital,
b) diakhiri dengan tanda koma.
Contoh :
Hormat saya,
Hormat kami,
Wassalam.
10) Nama Jelas Pengirim dan Tanda Tangan
Pengirim surat adalah pihak yang menulis atau yang menyampaikan surat. Dalam surat
dinas akan lebih baik apabila nama pengirim dilengkapi identitas diri kedinasan, yaitu jabatan,
nomor induk pegawai, dan cap dinas.
Contoh :
Direktur Jendral Pendidikan Tinggi,

Ttd.

Satyo Soemantri Brodjonegoro

NIP 130889802

Kepala,

Ttd.

Drs. H. Ade Kusmiadi, M. Pd.

NIP 131288009
11) Tembusan
Penulisan bagian ini berfungsi untuk menjelaskan pihak atau instansi lain yang
mendapatkan surat tersebut.
Contoh :
Tembusan :
1. Dirjen Dikti
2. Karokerslugri Depdiknas
3. Kasubdit KPT Dit PPTK&KPT
12) Inisial
Pada bagian kiri bawah surat dinas sering dijumpai tanda singkatan atau inisial, misalnya
Jk/AJ. Inisial tersebut merupakan nama singkatan pengonsep dan pengetik surat. Misalnya, untuk
Jk merupakan inisial dari nama pengonsepnya yang bernama Joko dan AJ adalah inisial dari
pengetiknya Asep juanda.
Pencantuman inisial seperti itu kadang-kadang dianggap penting sebagai tanda pengenal
bila suatu saat ada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya. Misalnya, bila dalam surat itu ada
yang keliru ataupun tidak jelas, maka pejabat yang menandatangani surat itu bisa menghubungi
orang yang inisialnya tercantum dalam surat tersebut. Dengan demikian, inisial berguna untuk
kepentingan intern. Karena itu, inisial sebaiknya cukup disingkat.

Berikut contoh bentuk surat resmi.

PANITIA KEGIATAN
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN SISWA (LDKS)
MADRASAH ALIYAH NEGERI (MAN) 3 SUKABUMI
Jln. Lapang Lodaya Setra No. 47 Telp. (0266) 490273 Surade, Sukabumi 43179
Nomor : 03/Pan-LDKS/MAN/XI/2015 14 Maret 2016
Lam : 1 Lembar
Hal : Permohonan Menjadi Narasumber

Kepada Yth.
Bapak Dasep Abdul Wahid, S. Pd.
di
Tempat

Assalamu’alaikum Wr. Wb.,

Salam silaturahmi kami sampaikan, semoga segala amal ibadah kita senantiasa mendapat Ridho
dan Innayah Allah SWT Amiin.

Sehubungan akan diadakannya kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Siswa (LDKS)

Pengurus OSIS dan MPK MAN 3 Sukabumi Tahun Ajaran 2015/2016, yang insya Allah akan
dilaksanakan pada :

Hari : Sabtu – Minggu

Tanggal : 12 – 13 September 2016
Waktu : 14.00 s.d Selesai
Tempat : Kampus MAN 3 Sukabumi

Berkenaan dengan hal tersebut, kami atas nama panitia memohon kepada Bapak untuk menjadi
Narasumber materi tentang Simulasi Pembuatan Surat dan proposal pada kegiatan tersebut.

Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas kesediaan Bapak kami ucapkan terimakasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb..

PANITIA PELAKSANA
Ketua, Sekretaris,

Hasbi Alfauzi, S. Pd. Dasep Supriadi S. Pd.

NIP : 08175489 92474 NIP : 3736738 32327

Mengetahui,
Penanggungjawab Kegiatan LDKS,

Drs. H. Moh. Badri

NIP : 19570518 198503 1 002

 BAB 3

RAPAT, PROSEDUR PELAKSANAAN RAPAT, PERSIAPAN,

PELAKSANAAN , PENGADAAN DAN PENDISTRIBUSIAN

Pengertian rapat

PENGERTIAN RAPAT
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat
tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun
pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan.
Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk
membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai
permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.
Walaupun rapat merupakan aktivitas yang sangat penting, namun sering kita temukan beberapa
permasalahan dalam rapat, dimana kita sering mendengar adanya keluhan dari pengawai,”Apa
sih, gunanya rapat?”. Artinya adanya keterpaksaan anggota organisasi untuk mengikuti rapat
karena rapat dianggap tidak perlu, membuang-buang waktu. Hal ini terjadi karena pengelolaan
rapat yang kurang tepat antara lain:

1. Para anggota organisasi terlalu sering diminta mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan,
siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam rapat.
2. Rapat hanya dijadikan alat pembenaran ide atau kehendak pimpinan.
3. Hasil rapat tidak pernah ditindak-lanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja, tanpa
pernah diusahakan untuk direalisasikan.
Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi konflik
internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar kelompok atau individu
didalam perusahaan adalah dengan rapat.
Berikut di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli:
1. Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara
pimpinan kantor dengan stafnya.
2. Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang kemudian
bisa disimpulkan oleh penulis:
a. Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang
sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
b. Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
c. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.
d. Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi.
e. Rapat, adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk
membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
f. Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota
organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan
organisasi.
Beberapa macam-macam rapat dilihat dari segi peninjauannya:
1. Menurut tujuannya,yaitu:
a) Rapat penjelasan; ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para
anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja
dana tata cara kerja baru, untuk mendapatkan keseragaman kerja.
b) Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang
dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya
berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling mengait.
c) Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan,
mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan keduabelah pihak.
2. Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:
a. Rapat formal; rapat ang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan
yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
b. Rapat informal; rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal. Dapat terjadi
setiap saat, kapan saja, dimana saja dengan siapa saja.
3. Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan menjadi:
a. Rapat mingguan; yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas maslah-masalah
yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.
b. Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi pada bulan lalu. Misalnya,
membahas rugi bulan yang lalu.
c. Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya, rapat Dewan Komisaris.
 4. Menurut frekuensinya, rapat terdiri atas:
a. Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan.
b. Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang dihadapi
itu merupakan masalah yang sangat urgen yang perlu dipecahkan bersama.
· Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat ).
7. Dan lain-lain.
Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis ( pelajari ) terlebih dahulu bagaimana tingkat
ketercapaian dari tujuan tersebut.
· Jenis-Jenis Rapat Dan Syarat-Syaratnya
Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal
maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat
yang berbeda.

Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.
a) Berdasarkan tujuan.
1. Rapat Penjelasan.
2. Rapat Pemecahan Masalah.
3. Rapat Perundingan.
b) Berdasarkan sifat.
1. Rapat formal.
2. Rapat informal.
3. Rapat terbuka.
4. Rapat tertutup.
c) Berdasarkan jangka waktu.
1. Rapat mingguan.
2. Rapat bulanan.
3. Rapat semester.
4. Rapat tahunan.
d) Berdasarkan frekuensi.
1. Rapat rutin.
2. Rapat insidental.
e) Berdasarkan nama.
1. Rapat kerja.
2. Rapat dinas.
3. Musyawarah kerja.
Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting.
Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam
rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat
perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi
keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada
pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan
dengan sebaik-baiknya.
Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan
di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi
tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk
mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-
ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
Syarat-Syarat Rapat
Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah
ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus
diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik?
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:
a. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi,
pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
 b. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang
disembunyikan serta prasangka ).
d. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang
dibahas.
Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-
syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :
a) Persiapan rapat.
Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis
besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
3. Penentuan tempat.
4. Akomodasi.
5. Konsumsi.
6. Media/peralatan.
b) Pelaksanaan rapat.
1. Suasana rapat berlangsung terbuka.
2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
3. Adanya kendali dari ketua rapat
4. Hindarkan debat kusir.
5. Bahasa harus komunikatif.
6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
8. Adanya notulen.
9. Acara rapat.
10. Media rapat.
11. Waktu.
· Unsur-Unsur Rapat
Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya :
1. Tujuan rapat.
2. Masalah yang dirapatkan.
3. Pemimpin rapat.
4. Peserta rapat.
5. Media rapat.
6. Notulis atau sekretaris.
· Tata Tertib Rapat
Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik
dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:
1.Tepat waktu dalam memulai rapat.
2.Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui
susunan acara rapat.
3.Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
4.Adanya partisipasi dari peserta rapat.
5.Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan
tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.
6.Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
7.Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling
melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
8.Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.
9.Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau
pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah
dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.
10.Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.
Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat yang
merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat
ditutup yaitu :
 1. Pembukaan
2. Pembacaan susunan acara rapat
3. Pembahasan materi rapat
4. Lain-lain
5. Penutup
Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruh peserta
rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan acara rapat sehingga
rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan suatu aturan rapat yang
biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan
agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan tidak membuang-buang waktu secara percuma,
sehingga tidak akan mendengar lagi keluhan pegawai, ”Apa sih, gunanya rapat?”.
Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka, diuraikan
bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan ( kumpulan ) untuk membicarakan
sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi adalah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran
mengenai sesuatu masalah.
Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud dengan rapat ialah
kumpulan beberapa otang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau
kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus
mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama.
Berdasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa
yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan,
instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformaluntuk membicarakan,
merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.
Jadi, dalam setiap organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat tertentu sering
mengadakan rapat. Rapat yang bersifat rutin ( berkala ), temporer ( sewaktu-waktu ). Rapat dapat
berlangsung dalam situasi formal maksudnya rapat dilaksanakan dengan mengikuti prosedur
rapat, syarat rapat, aturan rapat. Misal, rapat diselenggarakan di kantor dalam keadaan resmi.
Sedangkan rapat yang bersifat non formal, misalnya penyelenggaraan rapat dilaksanakan di
tempat-tempat yang santai ( sambil hiburan ) seperti di tempat rekreasi, rumah makan, dan lain-
lain. Hal yang dibahas dalam rapat tentunya segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu kegiatan
baik bisnis maupun bukan bisnis. Dalam rapat harus terjalin komunikasi yang harmonis, efektif,
 dan komunikatif, sehingga tercapai suatu keputusan hasil kesepakatan bersama. Rapat dapat
dikatakan berhasil apabila tujuan rapat ( yang telah ditentukan ) tercapai.

· Prosedur Rapat
Istilah prosedur rapar dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya ialah pada saat
menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus melakukan kegiatan dengan
mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan umum yang berlaku
dalam rapat.
Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut :
a. Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah, tujuan, dan
maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.
b. Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan menyusunnya,
menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan keras, peralatan menulis,
menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun konvokasi atau undangan rapat,
menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.
c. Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruhnya
peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya seluruh peserta rapat
mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban untuk menyumbangkan hasil
pemikiran.
d. Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang
dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat.
e. Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang ditulis
oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat biasanya harus diperbanyak atau
digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun
yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern.
Jadi, secara sederhana dapat disimpulkan bahwa prosedur rapat atau pertemuan terdiri atas empat
unsur, yaitu :
1. Prapersiapan,
2. Persiapan,
3. Pelaksanaan,
4. Penggandaan dan pendistribusian.
Selain keempat unsur tersebut diatas terdapat hal lain yang mempengaruhi prosedur rapat, yaitu
jenis rapat dan tujuan rapat. Jika tujuan dari komunikasi ialah tercapainya suatu keputusan atau
adanya pemecahan masalah, maka saluran yang dipergunakan ialah media lisan, kearah peserta
yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan penyajian/presentasi formal dengan jumlah peserta rapat
yang besar seperti konvensi penjualan, rapat pemegang saham, presentasi untuk analis
keamanan, dan fungsi-fungsi upacara, pada umumnya diadakan di auditorium. Untuk
memperbesar objek dalam presentasi ini seringkali digunakan alat bantu audiovisual seperti film,
audio rekaman, dan slide show.
· Etika Rapat Dan Gaya Komunikasi.
Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika akan
melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan etika rapat. Yang
dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik
ketika melakukan rapat.
Gaya komunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat pertemuan setiap
orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya
komunikasi yang berlainan. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi
beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut :
1. Persepsi.
2. Ketepatan.
3. Kredibilitas.
4. Pengerndalian.
5. Kecocokan/keserasian.
Beberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas harus diterapkan
dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu
komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara lain :
1. Pesyaratan komunikasi yang efektif.
2. Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.
3. Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah
oleh orang lain.
4. Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.
5. Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi.
Selain kelima unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain yang dapat
menarik dalam mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi
pembicaraan antara lain :
1. Pakaian.
2. Pandangan mata.
3. Mimik wajah.
4. Sikap badan.
5. Suara.
6. Tulisan.
· Teknik Membuka Dan Menutup Rapat
Teknik membuka rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.
2. Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat.
3. Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.
4. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaran.
5. Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar.
6. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti :
a) Penggunaan data.
b) Anekdot.
c) Membuat pertanyaan.
d) Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa.
e) Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.
 Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Menyusun ringkasan atau kesimpulan.
2. Kalimat penutup.
PENGENDALIAN RAPAT
1. Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head )
Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara bergantian,
mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya
memperhatikan untuk mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan
segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan.
2. Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled )
Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin pimpinan rapat dan bila
perlu waktu dibatasi.
3. Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 )
Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara bergantian
disesuaikan dengan situasi jalannya rapat
TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT
Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat ( MC ) dengan
ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara rapat
dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada
pimpinan rapat.
Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu
mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang
diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya
tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana persaudaraan, saling
membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk
mendukung peserta yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama.
Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk
Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu- ragu untuk
mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang. Menyampaikan opini yang
tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan tidak mengekang pendapatnya
 bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai keputusan bersama tanpa selalu
meminta pemimpin sebagai penentu akhir.
Rapat akan menjadi efektif bila :

 Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.

 Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.
 Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.
Langkah-langkah dalam menegefektifkan rapat
Perencanaan dan Persiapan Rapat
· Apakah Rapat diperukan ?
Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang mnyelenggarakan rapat yang semestinya
tidak diperlukan.
Ø Temukan apa yang terjadi
Ø Anda memerlukan keputusan yang cepat
Ø Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan
Ø Anda ingin melibatkan setiap orang
Ø Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi
· Siapa yang harus diundang?
Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :
Ø Perlu memberikan persetujuan
Ø Punya keahlian atau informasi yang diperlukan
Ø Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat
Ø Akan melaksanakan keputusan
Ø Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu
Ø Akan memberikan kontribusi olh hasilnya
Ø Secara langsung akan terpengaruh.
· Informasi Latar Belakang
· Menciptakan sebuah agenda
· Agenda sangat besarefektivitasnya dalam mengorganisir dan meluruskan rapat,
tetapi jarang digunakan secara efektif.
· Mengantisipasi dan mencegah masalah.
Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :
Ø Orang-orang yang bermasalah
Ø Topik-topik panas
Agenda Rapat
Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum
rapat dimulai.
ü Menilai butir-butir agenda
· menilai Permasalahan
· menilai Tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? Atau memutuskan?
· menilai Kpentingan rapat
ü Butir-butir standar
· Notulen rapat terakhir
· Meminta maf karena tidak hadir
· Permasalahan-permasalahan
· Lain-lain
· Tangal dan waktu berikutnya
· Urutan
· Hal paling penting pertama
· Hal kurang penting pertama
· masalah-masalah rutin.
ü Penentuan waktu

 Menjaga agar rapat tetap pada jalur

 memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas
 Rapat dapat lebih mudah dikendalikan
 Memotivasi orang
 Ada tujuan yang dapat diselesaikan.
 Menulis Agenda
Contoh agenda rapat
No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu
Pertanyaan2 Diskusi/infornmasi/keputusan Semua/perorangan 5 menit
Memimpin Rapat
1. Merencanakan dan Persiapan
2. Membuka Rapat
3. Penyampaian agenda
4. Penyampaian butir rapat
5. Penyampaian tujuan
Diskusi dan Partisipasi
1. Memotivasi
2. Mendengarkan
3. Mengendalikan
Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan
Menilai Keberhasilan (menutup rapat)
Menilai Ulang Rapat
· Biaya Rapat
· Mengambil Tanggungjawab
· Memikirkan ulang rapat
· Penyebab kegagalan rapat
· Beberapa perangkat di bawah ini dapat membantu supaya rapat lebih efektif
· Agenda
 TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT
Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai mengajukan
pertanyaan-pertanyaan kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan harus menguasai teknik
bertanya.
Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta rapat mempunyai nilai tambah dan
berisi ide-ide yang berguna.
Pada dasarnya ada 4 teknik bertanya :
a. Pertanyaan langsung ( direct question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat
diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan
tersebut.
b. Pertanyaan tidak langsung ( overhead question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar
pandangannya ke segala penjuru.
c. Pertanyaan mengembalikan ( reverse question )
Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.
d. Pertanyaan dilemparkan ( Relay question )
Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan
mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya.
Tujuan dari pelemparan kembali pertanyaan adalah :

1. Untuk merangsang diskusi dalam rapat.

2. Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.
3. Menuju ke arah kesepakatan bersama.
Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:
1. Bersifat mengikat :

 Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.

Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat Muktamar .
Konferensi

 Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi

Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konferensi kerja yang sudah
dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan

 Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam

2. Bersifat tidak mengikat:

 DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh :
perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
 POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan
secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3
Denpasar.
 DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh
sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek.
Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi
kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
 SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
 Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
 Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
 TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh:
temu karya pengembangan ternak sapi.
 SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi ahli.
Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong
Otonomi Daerah”.
 LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki
keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk
menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di
SMK
 SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh
Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
 TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan
pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
  PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan
pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
 PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan
pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
C. Perencanaan Rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting
dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat
perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :

1. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat

Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat.
Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang
bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau Conference Room yang telah ada
di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan kepada Manajer
Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman
hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah
memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum
rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa
dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Lay out) rapat berdasarkan pertimbangan :

 Jumlah partisipan
 Hubungan masing-masing partisipan
 Level keintiman
 Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
 Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
2. Persiapan Aministrasi
a. membuat Surat Undangan rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum
penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b. menyusun acara /agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan
perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.
c. menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa
lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai
dokumentasi.
d. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :

 Hasil rapat yang lalu

 Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
 Peraturan-peraturan yang diperlukan
 Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
 Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya
e. Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :

 Papan dan alat tulis

 Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
 OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft PowerPoint.

 Sound system, tape recorder

 Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
 Block note, ballpoint
 Tustel handycam untuk mengabadikan rapat
f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)
NOTULA
Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula
berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi
rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk
pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat
selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi
yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan
perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui
oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk
melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar sekretaris dapat menebar
pandangan ke seluruh peserta.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :

1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan
penafsiran yang berbeda-beda.
2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya
agar tidak membingungkan
4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi,
materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan
5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan
Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu
disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan
persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula :

1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat.
Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007
2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat
pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.
 3. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan
pimpinan dan notulis rapat
4. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan
namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang .........
5. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
6. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula
Persiapan dalam pembuatan notula :

1. Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal Computer
ataupun Note Book atau Laptop untuk penyusunan notula.
2. Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.
3. Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai
4. Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat
Isi Notula Rapat
1. Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.
2. Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.
3. Pemimpin rapat
4. Sifat rapat.
5. Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.
6. Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.
7. Susunan Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
8. Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
9. Ringkasan jalannya rapat.
10. Hasil rapat.
11. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.
12. Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
13. Catatan khusus.
14. Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.
15. Pembuat notula (sekretaris)
16. Pengesahan notula oleh ketua rapat
Praktik
PT Sandika Citra Cendikia bermaksud hendak mengadakan pertemuan/rapat berupa program
training penjualan dengan metode baru, pertemuan ini dilaksanakan sehari yang diikuti oleh 6
karyawan. Agenda rapat sebagaimana tercantum di atas. Tugas anda sebagai sekretaris adalah :
1. Buat gambar layout (Tata Ruang ) rapat dengan ketentuan :

 Peserta 6 orang
 Ukuran Meja 50 x 80 cm
 Ukuran kursi 50 x 50 cm
 Bentuk tata ruang letter O
 Dilengkapi dengan komputer, OHP untuk media rapat
2. Buat surat undangan rapat, tanggal hari ini
3. Siapkan layout notula rapat yang akan digunakan
4. Ungkapkan ucapan yang tepat dalam membawakan acara pembukaan rapat