Semua bagian dapat ditelusur dengan baik waktu tertanganinya, TAT jelas
Pendaftaran, pengambilan sampel, pengolahan sampel dan hasil pasien sampai pengiriman dan upload web atau sms atau
email semua dapat ditelusur waktunya dengan tepat
Software: terima, proses, simpan semua data dari proses di Laboratorium yang terhubung dengan HIS/Hospital
Information System (SIM RS)
Mulai dari: Pendaftaran, Finance, Medical Record, re searching, tracebility, epidemiology, Quality Control, Turn Around
TIme Laboratorium/Waktu Tunggu Laboratorium, Logistik, patient safety dan hasil laboratorium
Front Office
1.1
(Bagian Pendaftaran Laboratorium)
Penggunaan Barcode saat pasien daftar ke laboratorium sehingga waktu
1.1.1 Pendaftaran
pendaftaran tercantum akurat & efisien waktu.
Clinician order lab test, Persiapan pasien sebelu pemeriksaan, misalnya kebutuhan puasa dan istirahat.
1.1.2
patient preparation Atau pengumpulan urine 24 jam
Transfer data HIS/SIM RS
Saat pasien mendaftar ke laboratorium akan dapat mengakses data dasar pasien
lengkap beserta
1.1.3 yang ada di billing RS termasuk penjamin biaya pemeriksaan nya sehingga waktu
insurance/penanggung biaya
pendaftaran tercantum akurat & efisien waktu.
pasien
Bayar/administrasi untuk
Pasien membayar sesuai dengan harga billing RS dengan fasilitas kasir dekat dengan
1.1.5 pasien umum tanpa
Laboratorium sehingga tidak menyusahkan pasien/keluarga pasien
penjamin
Nota untuk verifikasi apakah sesuai dengan permintaan atau tidak
1.1.6 Nota untuk verifikasi Ada petugas memverifikasi pendaftaran (ID pasien) dan permintaan parameter
pemeriksaan
jumlah job list atau Lembar kerja sesuai dengan macam permintaan pemeriksaan
Laboratorium pasien, dibagi per divisi (Hematologi, Hemostasis, kimia klinik,
Imunologi, Mikrobiologi, Urinalisis, Analisa cairan tubuh), berdasarkan form
Job List Per divisi/lembar permintaan pemeriksaan pasien/sampel.
1.1.8
kerja Job list ini akan mengikuti sampel sesuai unit macam pemeriksaannya
Misal joblist Hematologi, akan mengikuti Sampel hematologi
Joblist Kimia klinik akan mengikuti sampel Kimia Klinik (darah SST dan Serum)
dsb.
USULAN INSTALASI LABORATORIUM KLINIK KEPADA SIM RS
RSUD WALUYO JATI KRAKSAAN
No Materi Kebutuhan Usulan Program Kegiatan
Nota Pengambilan hasil berisi data pasien, jam/tanggal pemeriksaan &
pengambilan hasil, macam-macam jenis pemeriksaan, disertai paraf dan nama
1.1.9 Nota Pengambilan Hasil terang petugas beserta penerima hasil
Diprint pertama kali bareng dengan joblist dan dikembalikan ke pasien sebagai
bukti pengambilan hasil
Label Barcode Pemeriksaan Label barcode pemeriksaan diprint oleh bagian front office atau pendaftaran
Sesuai dengan jenis sampel setelah di charge jenis pemeriksaannya, sebelum pasien menuju tempat sampling,
1.1.10
dan jumlah sampel yang sesuai jenis kebutuhan pemeriksaannya (Kimia Klinik, Hematologi, Hemostasis,
digunakan Imunologi, Urinalisis, Mikrobiologi, Analisa Cairan tubuh)
History pemeriksaan pasien saat pertama kali datang untuk katagori tertentu,
apabila sudah muncul, tidak perlu diulang lagi atau menjadi verifikator
pemeriksaan.
Misal pemeriksaan anti HIV reaktif tidak perlu diulang lagi
Pemeriksaan CD4 akan perlu diulang 6 bulan sekali, jika kurang dari 6 bulan sudah
Histori riwayat Permintaan
1.1.11 diperiksa lagi, tidak akan dilakukan pemeriksaan ulang
Pemeriksaan
dan lain sebagainya
Kasus lain, TCM TB, hanya bisa digukanan untuk pemeriksaan awal, diulang satu
kali untuk setiap pasien jika ada hasil Rifampicin Resistance
Selain kasus diatas, tidak dapat periksa ulang TCM, karena bukan untuk
monitoring terapi
Sampel yang telah terambil dan terbarcode oleh ATLM bagian pengambilan sampel,
Serah terima sampel dan
diterima oleh bagian absensi sampel bersama lembar kerja/job list untuk
lembar kerja/job list dari
1.2.5 didistribusikan ke unit yang melakukan pemeriksaan dan untuk dilakukan
phlebotomist kepada
sentrifugasi sebagai secondary sampel dan kemudian di distribusikan kepada
petugas absensi sampel
petugas proses unit terkait
Apabila bagian Pengambilan sampel mengidentifikasi ada bahan yang belum, di SIM
RS ada tempat untuk menulis bahan apa dan alasan nya apa
1.2.6 Bahan belum
Sehingga saat dilakukan pengambilan ulang langsung dibarcode dan jam otomatis
menyesuaikan untuk bahan yang belum
USULAN INSTALASI LABORATORIUM KLINIK KEPADA SIM RS
RSUD WALUYO JATI KRAKSAAN
No Materi Kebutuhan Usulan Program Kegiatan
Apabila ada bahan susulan diproses sama dengan bahan baru dan diberikan
1.2.7 Bahan Susulan
tambahan jam sampel susulan datang atau diambil oleh ATLM
Waktu pengambilan
Setiap pengambilan sampel dan penerimaan sampel rujukan dilakukan scanner dan
1.2.8 (Scanner), Waktu dapat
waktu penerimaan dicatat dan dapat dilakukan tracking
sampel rujukan
Sampel yang telah terambil dan terbarcode oleh ATLM bagian pengambilan sampel,
1.2.10 Distribusi diterima oleh bagian absensi sampel untuk didistribusikan ke unit yang melakukan
pemeriksaan
Ada tempat lab cito yang bisa menginfokan kalau waktu pemeriksaan cito sudah
1.2.12 Laboratorium CITO
habis dan bisa terintegrasi denagn laporan mutu laboratorium
ANALISIS - Analytical Proses
2
Hasil dari instrumen/analyser langsung release ke LIS/HIS
2.1 PENGOLAHAN SAMPEL
Pencatatan sampel yang
2.1.1 Mulai dari petugas absensi sampel sampai sampel selesai di proses
akan diolah
Sampel yang telah terambil dan terbarcode oleh ATLM bagian pengambilan sampel,
diterima oleh bagian absensi sampel
Serah terima
2.1.2 Petugas absensi sampel mengecek kelayakan sampel
sampel/distribusi
Apabila sampel diyatakan layak, sampel akan didistribusikan ke unit yang
melakukan pemeriksaan
Bahan sampel tidak layak, dapat ditulis dalam SIM RS untuk dapat diketahui jenis
penyebab bahan layaknya dan dapat langsung diketahui oleh unit pengirim
Penyebab bahan sampel tidak layak adalah:
1. Bahan lisis
2.1.3 Bahan tidak layak
2. Bahan salah menggunakan jenis vacutainer
3. Bahan sampel kurang, tidak sesuai volumenya
4. Bahan tumpah
5. ID bahan sampel tidak sesuai dengan joblist/form permintaan
Permintaan bahan ulang kepada unit pengirim bisa terbaca di komputer unit
2.1.4 Bahan ulang (lisis dsb)
pengirim sebagai running text
Waktu pengambilan
Sama dengan penerimaan sampel lain, tambahan ada penanda sampel rujukan dari
2.1.5 (Scanner), Waktu dapat
RS mana
sampel rujukan
USULAN INSTALASI LABORATORIUM KLINIK KEPADA SIM RS
RSUD WALUYO JATI KRAKSAAN
No Materi Kebutuhan Usulan Program Kegiatan
Catatan yang mempengaruhi Semua catatan yang mempengaruhi hasil langsung dapat terbaca atau tercetak
hasil: minum obat jantung dalam keteranganlembar hasil
atau lainnya, tidak puasa, semua keterangan klinis khusus dan keterangan tambahan ( pasien puasa / tidak
2.1.6
injeksi insulin, puasa puasa, pasien minum obat, injeksi insulin, puasa terlalu lama, menstruasi, setelah
berlebihan >12 jam, olah raga berat)
menstruasi dsb
PASCA ANALITIK
3 TAT dan Quality: Hasil keluar, Konfirmasi dan validasi serta approval dalam IT
Autoverification by system
Ada item Konfirmasi pada hasil pemeriksaan yang masuk nilai kritis atau
pemeriksaan tertentu yang membutuhkan konfirmasi dengan metode lain atau
3.1.1 Konfirmasi dengan perlakukan khusus, yang dilakukan oleh ATLM pelaksana dan dilaporkan
kepada DPJP Laboratorium
Sebelum dilakukan konfimasi tidak bisa dilakukan validasi
Ada item validasi dalam SIM RS yang dilakukan oleh ATLM senior
3.1.2 Validasi
Sebelum dilakukan validasi tidak bisa dilakukan approval DPJP
Approval DPJP (Dokter Ada item approval DPJP dalam SIM RS yang dilakukan oleh Dokter SpPK
3.1.3 Penanggung Jawab Sebelum dilakukan Approval DPJP tidak bisa diupload atau bahkan dibuka oleh unit
Pelayanan) Laboratorium lain selain Laboratorium
Hasil pemeriksaan dapat diupload melalui SIM RS dan dapat dibuka oleh unit lain
3.1.4 Hasil Pemeriksaan selain unit Laboratorium atau melalui SMS atau email atau web setelah dilakukan
approval oleh DPJP
Hasil berisi juga jam permintaan pemeriksaan, jam pengambilan sampel dan jam
Tampilan hasil hasil keluar secara otomatis
3.1.5 pemeriksaan/Format hasil Hasil keluar dengan nilai normal dan satuan
pemeriksaan Sesuai dengan kebutuhan dan standar yang berlaku
Sesuai data terlampir
Tampilan history setiap pasien disajikan dalam bentuk tabel, sehingga dengan
hanya sekali input dan meng-klik akan terlihat semua history pemeriksaan pasien
History hasil pemeriksaan yang bersangkutan di Laboratorium RSUD Waluyo Jati Kraksaan sebelumnya dengan
3.1.6 pasien terbaca sebagai tanggal terakhir periksa pada posisi paling depan. Hal ini akan memudahkan
history lengkap dalam tabel mengambil keputusan oleh laboratorium dan DPJP pasien tersebut
Selama ini tidak bisa dibandingkan hasil laboratorium yang pernah dilakukan
terhadap pasien
Misalnya,
Nama Pasien : Mr. B
No RM : 1234567
Jenis
04/09/2018 03/07/2016 02/01/2014 12/03/2013 dst
Pemeriksaan
BUN 120 135
USULAN INSTALASI LABORATORIUM KLINIK KEPADA SIM RS
RSUD WALUYO JATI KRAKSAAN
No Materi Kebutuhan Usulan Program Kegiatan
Creatinine 5.1 4.2
Uric Acid 7.1 7.6
SGOT 23 67 400
SGPT 37 500
Penanda hasil yang Hasil pemeriksaan pada parameter terakreditasi mempunyai penanda khusus misal
3.1.7
diakreditasi tanda topi "^" pada akhir nama parameter
Terdapat menu/bagian untuk mengisi apabila ada hasil yang tertunda, misal
Penundaan hasil
3.1.8 tertunda karena alat sedang maintenance/rusak, perlu konfirmasi pemeriksaan
pemeriksaan
lain, atau perlu dirujuk ke Laboratorium Rujukan.
Monitoring hasil keluar dilakukan oleh ATLM kepala/senior untuk memastikan hasil
3.1.9 Monitoring hasil keluar sampai kepada Klinisi DPJP pasien yang mengirim permintaan lab atau sampai
kepada yang berhak
Hasil laboratorium yang telah tervalidasi dan terverifikasi dapat langsung diSMS ke
3.1.10 Hasil SMS
hp pasien atau keluarga yang ada dalam daftar
Hasil laboratorium yang telah tervalidasi dan terverifikasi dapat langsung diemail
3.1.11 Hasil email
pasien atau keluarga yang ada dalam daftar
Hasil laboratorium yang telah tervalidasi dan terverifikasi dapat langsung terupload
3.1.12 Hasil Web di WEB RS dengan password masuk pasein adalah nomor rekam medik yang
bersangkutan
QC chart, analysis and Entry QC dapat langsung diakses krn lgs dapat direlease langsung melalui LIS dan di
3.1.13
data analisis dan di approved oleh SPPK
ADMINISTRATIVE & FINANCE REPORTS
- Analisis data administrasi: TAT, kinerja individu, job analysis
- Keuangan: Unit cost, efisiesnsi, prediksi yang akan datang
- Cari penyimpangan, kesalahan, ketidaksesuaian, traceability. Uncertainty
4
- Root cause analysis some problems
- Marketing, ekspansi market
- Networking
- External QC (PME) - Sharing data
WORKLOAD ANALYSIS
4.1
Ada dashboard workload analysis
Grafik peak hour patiets perhari, sehingga bisa tahu distribusi jam sibuk Instalasi
Laboratorium untuk memudahkan koordinasi tenaga dan distribusi tenaga
Grafik berisi data jam registrasi dan jumlah pasien beserta jumlah test setiap
4.1.1 Peak hour patient
jamnya
Garis vertikal menandakan jumlah pasien dan test, garis horisontal menandakan
jam registrasi pasien
Setiap pengadaan melalui SIM RS dan langsung barcode di scan dan didata dalam
SIM RS. Semua stok masuk SIM RS
Pengadaan Logistik Reagen
4.2.1 meliputi tanggal penerimaan barang, petugas penerimaan, suhu penyimpanan
dan Bahan habis pakai
reagen dan bahan habis pakai, nomor lot atau nomor batch, kondisi pada saat
diterima dari pabrik
Pemakaian logistik mesti di scan barang keluar terlebih dahulu dan yang bisa
Pemakaian logistik stok
4.2.3 dikeluarkan adalah ED terdekat dan penerimaan barang terdekat, semua di
gudang
scanning dan dimasukkan dalam IT
Stok pelayanan yang masih banyak tidak bisa ditambahkan dari stok gudang
Penyimpanan logistik
4.2.4 Stok pelayanan masuk dalam SIM RS, dan setiap pengambilan stok pelayanan juga
pelayanan
menscanner LOT barang dan BHP
USULAN INSTALASI LABORATORIUM KLINIK KEPADA SIM RS
RSUD WALUYO JATI KRAKSAAN
No Materi Kebutuhan Usulan Program Kegiatan
Pemakaian logistik stok Setiap pengambilan stok pelayanan, wajib melakukan scanner barcode lot reagen
4.2.5
pelayanan atau barang habis pakai
Stok keluar masuk barang Secara otomatis dapat ditarik resume stok mingguan, bulanan dan tahunan
4.2.6 reagen dan bahan habis Secara otomatis dapat dilihat berapa banyak rupiah bahan habis
pakai lain pakai/Pembelanjaan rumah sakit atas beban Laboratorium
Waktu tunggu terhitung dari mulai pasien diterima dibagian pendaftaran sampai
hasil selesai
Otomatis dapat di ambil laporan waktu tunggu pemeriksaan secara langsung dari
input pertama kali, tanpa input ulang
Total waktu tunggu:
Waktu tunggu hasil
Kimia Klinik 140 menit
5.1 pemeriksaan reguler
Imunologi: 2x24 jam
Mikrobiologi 24 jam
Kultur 7 hari
Hematologi 60 menit
Urinalisis 90 menit
Faal Hemostasis 90 menit
Waktu tunggu terhitung dari mulai pasien diterima dibagian pendaftaran sampai
Waktu tunggu hasil
hasil selesai
pemeriksaan Kimia Klinik
5.2 Otomatis dapat di ambil laporan waktu tunggu pemeriksaan secara langsung dari
Cito
input pertama kali, tanpa input ulang
Kimia Klinik Cito : 60 menit
Waktu tunggu terhitung dari mulai pasien diterima dibagian pendaftaran sampai
Waktu tunggu hasil
hasil selesai
pemeriksaan Hematologi
5.3 Otomatis dapat di ambil laporan waktu tunggu pemeriksaan secara langsung dari
Cito
input pertama kali, tanpa input ulang
Hematologi Cito : 60 menit
Jumlah pengulangan sampel oleh phlebotomist maksimal 2% dari seluruh
Pengulangan pengambilan pengambilan sampel Laboratorium
5.4
sampel oleh Phlebotomist Secara otomatis apabila ada pengulangan dan terrecord akan diakumulasi setiap
bulan dan ddapat dibuat grafik tahunan
6 LAIN-LAIN
Waktu pelaksanaan kalibrasi ada pengingat dalam billing sistem, sehingga tidak
akan lolos untuk setiap alat yang perlu dikalibrasi.
6.4 Kalibrasi
analyser maupun alat penunjang pemeriksaan laboratorium seperti sentrifuge,
pipet, Reverse Osmosis, kulkas dan monitor suhu dan kelembaban
Maintenance alat, analyser
Maintenance alat dilakukan berkala dan modulnya disipakan di SIM RS sehingga
maupun alat penunjang
minimal pemakaian kertas dalam laboratorium. Pemakaian kertas hanya untuk
6.5 pemeriksaan laboratorium
tanda tangan informed consent, bukti pengambilan hasil, joblist dan hasil
seperti sentrifuge, pipet,
pemeriksaan
Reverse Osmosis, kulkas dan
1. Laporan Laboratorium: dapat diakses oleh laboratorium, kepala bidang
penunjang dan direktur RSUD dalam bentuk excel dan grafik
2. Hasil pemeriksaan laboratorium real time (saat pasien dirawat oleh unit
tertentu) hanya dapat dilihat oleh Laboratorium, unit tempat pasien dirawat atau
dilayani, manager penunjang medis, direktur dan server IT.
Wewenang akses
6.6 3. History pemeriksaan Laboratorium: dapat diakses oleh laboratorium, unit
laboratorium pelayanan/perawatan real time pasien, manager penunjang, Rekam Medik, Farmasi
dan dokter jaga IGD dengan password untuk masing-masing unit dan dokter IGD
4. Print hasil pemeriksaan adalah wewenang laboratorium muthlak dan unit lain
tertutup atau ter-blok kesempatan untuk ngeprint, Unit tempat dirawat hanya
dapat melihat dari history pemeriksaan dan hasil pemeriksaan real time bentuk pdf
di computer billing RS