PANDUAN REGISTRASI

PASIEN RAWAT JALAN,

IGD, DAN RAWAT INAP
RS PELNI

1
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur atas hidayah dan rahmat ilmu serta kekuatan dari Ilahi Rabbi yang telah
dicurahkan kepada penyusun sehingga buku Panduan Registrasi Pasien Rawat Jalan,
IGD, dan Rawat Inap RS PELNI dapat diselesaikan dengan baik.
Dengan terbitnya buku buku Panduan Registrasi Pasien Rawat Jalan, IGD, dan

Rawat Inap RS PELNI diharapkan petugas rekam medis dan petugas terkait mampu

memahami serta melaksanakan tugasnya dengan baik.

Jakarta, Juli 2016

Penyusun

Menyetujui

Direktur utama

2
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ....................................................................................... 1

KATA PENGANTAR .................................................................................... 2
DAFTAR ISI ................................................................................................. 3
BAB I DEFINISI
A. Definisi ....................................................................................... 4
B. Tujuan ........................................................................................ 5
BAB II RUANG LINGKUP ....... ................................................................. 6
BAB III TATA LAKSANA
A. Alur Pelayanan ......................................................................... 7
1. Alur Registrasi Pasien Rawat Jalan ............................... 7
2. Alur Registrasi Pasien Gawat Darurat dan Rawat Inap.. 8
B. Tata Cara Registrasi Rawat Jalan ...................................... 8
1. Registrasi Pasien Baru .................................................. 8
2. Registrasi Pasien Lama ................................................. 10
C. Tata Cara Registrasi Instalasi Gawat Darurat (IGD) .......... 13
1. Registrasi Pasien Baru................................................... 13
2. Registrasi Pasien Lama ................................................. 16
3. Registrasi Pasien IGD Tidak Sadar Tanpa Identitas ...... 18
D. Tata Cara Registrasi Rawat Inap ....................................... 21
1. Registrasi Rawat Inap Rujukan Poliklinik ........................ 21
2. Registrasi Rawat Inap Pasien IGD................................. 24

DAFTAR PUSTAKA

3
 BAB I
DEFINISI

A. Definisi
Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/ mendaftar pasien
untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang dibutuhkan, dan mencatat hasil
pelayanannya. RS Pelni harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk
setiap orang yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau
pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan
untuk menentukan apakah pasien mempunyai kondisi medis yang emergensi.
Suatu kondisi medis yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang
cukup berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan
mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi
tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai
dengan status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang
membutuhkan pelayanan diluar dari yang tersedia di RS Pelni, mereka akan
dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. RS Pelni
mempunyai perjanjian dan hubungan dengan organisasi/fasilitas agar dapat
memberikan pasien perawatan yang sesuai jika sumber daya yang dibutuhkan
tidak tersedia di RS Pelni. Daftar dari fasilitas perawatan kesehatan yang
berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi.

B. Tujuan
1. Tujuan umum
Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan
pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya
terangkum di dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :

4
a. Untuk membangun repons yang sesuai oleh unit emergensi dalam
menerima, menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan
kondisi klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan
pendaftaran pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam
memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk mendapat
perawatan, serta kontinuitas perawat.

5
 BAB II
RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di unit Gawat Darurat dan

Admission Center 24 jam/hari. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk
penilaian dan perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan.
Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan :
a. Rawat Jalan
Dilayani dari hari senin s/d Jumat jam 06.30 – 20.30 WIB
Untuk hari sabtu jam 06.30 – 19.30 WIB
b. Unit gawat darurat
c. Registrasi rawat inap (Admission Center)
Pasien dapat mengakses layanan perawatan di medical center dengan
membuat perjanjian atau dengan datang langsung.

6
 BAB III
TATA LAKSANA

A. Alur Pelayanan
1. Alur Registrasi Pasien Rawat Jalan

7
 2. Alur Registrasi Pasien Gawat Darurat dan Pasien Rawat Inap

Poli
Entry Tindakan

Mendaftar
Pasien UGD
Indentitas Pasien Penunjang
Rujukan ?
Pendaftaran RI Bagian Ruangan

Mendaftar
Kamar Bedah

P
Pasien
Pasien RJ a
y
t
$
Partikelir Pasien Pulang
o

Kuitansi UM Membayar UM Bukti Pemeriksaan

Kasir Billing RI

Billing Pasien
Pasien Pasien Pulang

Persh

Billing Pasien
Pasien
Penagihan/Casemix
BPJS Pasien Partikelir

Pembayaran
Kuitansi Tagihan
P
a
y $
to
MICROSOFT
CORPORATION

Kuitansi

Kasir RI

Akuntansi

B. Tata Cara Registrasi Rawat Jalan

1. Registrasi Pasien Baru
Registrasi pasien baru rawat jalan adalah proses kegiatan penerimaan pasien
baru dilanjutkan dengan kegiatan pencatatan identitas dan entri data pasien
yang akan berobat ke rawat jalan.
Tata cara pendaftaran pasien baru dilakukan dengan cara:
a. Memastikan pasien benar-benar belum pernah melakukan kunjungan
(berobat) ke Rumah Sakit Pelni sebelumnya. Dengan cara mencari data dari
sistem SIR dengan menggunakan Tanggal lahir pasien, Nomor telpon / HP,
No KTP, alamat rumah.
b. Apabila pasien sudah dipastikan belum pernah melakukan kunjungan di RS
Pelni maka petugas registrasi dapat melakuakn entry data pasien baru
dengan melakukan klik pada pilihan menu tersedia, apabila pasien baru
merupakan pasien dewasa maka dapat dipilih submenu ”Pasien Dewasa”.

8
c. Meminjam kartu identitas pasien ( KTP / Pasport / SIM ) kemudian entri
identitas pasien sebagai berikut:

Setelah pengisian lengkap dan sesuai kartu identitas yang berlaku, maka
data dapat disimpan dengan melakukan klik pada submenu “EDIT” seperti

9
 dibawah ini:

d. Petugas registrasi wajib membuatkan kartu pasien dan menginformasikan

bahwa kartu pasien harus selalu dibawa saat melakukan kunjungan
selanjutnya, sebagai identitas bahwa pasien sudah terdaftar di RS Pelni.
e. Petugas melakukan pendaftaran ke poliklinik yang dituju sesuai kebutuhan
pasien. (cara pendaftaran kepoliklinik dapat dilihat di registrasi pasien lama)
2. Registrasi Pasien Lama
Registrasi Pasien Lama Rawat Jalan adalah proses kegiatan penerimaan
pendaftaran pasien kunjungan ulang rawat jalan. Langkah-langkah yang
harus diperhatikan dalam melakukan pendaftaran pasien lama yaitu;
a. Menanyakan nomor rekam medis / kartu berobat pasien. Apabila pasien
tidak dapat menunjukan nomer rekam medis maka petugas dapat
melakukan pengecekan dengan cara mencari data dari sistem SIR
menggunakan Tanggal lahir pasien, Nomor telpon / HP, No KTP,
alamat rumah. Kemudian dikonfirmasi terlebih dahulu untuk
kebenarannya.

10
b. Setelah petugas berhasil menemukan nomer rekam medis pasien dan
memastikan bahwa data tersebut sesuai dengan data pasien yang
bersangkutan. Dan data merupakan data terbaru baik alamat dan no
telefon. Kemudian klik menu Rawat Jalan seperti berikut:

11
c. Petugas dapat melakukan pendaftaran pasien ke poliklinik sesuai
kebutuhan pasien.

a. Petugas harus melakukan enty pada kotak submenu status pasien.

Pasien lama untuk pasien yang sudah melakukan kunjungan
dipoliklinik yang akan dituju. Sedangkan Pasien baru untuk pasien
yang belum sama sekali melakukan kunjungan ke poliklinik tersebut.
Selain itu pada kotak submenu Jadwal Praktek harus dipastikan sudah
sesuai dengan jadwal yang ada.
b. Setelah dipastikan pasien terdaftar, petugas mempersilahkan pasien
menunggu diruang tunggu sesuai poliklinik yang dituju.

12
C. Tata Cara Registrasi Instalasi Gawat Darurat (IGD)
1. Registrasi Pasien Baru
Registrasi Pasien Baru IGD adalah proses kegiatan penerimaan
pendaftaran pasien baru ke instalasi gawat darurat.
Adapun langkah-langkah dalam melakukan registrasi pasien baru IGD
sebagai berikut;
a. Petugas mengarahkan pasien untuk langsung masuk ke ruang IGD.
b. Memastikan pasien benar-benar belum pernah melakukan kunjungan
(berobat) ke Rumah Sakit Pelni sebelumnya. Dengan cara mencari data
dari sistem SIR dengan menggunakan Tanggal lahir pasien, Nomor
telpon / HP, No KTP, alamat rumah.
c. Apabila pasien sudah dipastikan belum pernah melakukan kunjungan di
RS Pelni maka petugas registrasi dapat melakuakn entry data pasien
baru dengan melakukan klik pada pilihan menu tersedia, apabila pasien
baru merupakan pasien dewasa maka dapat dipilih submenu ”Pasien
Dewasa”.

d. Meminjam kartu identitas pasien ( KTP / Pasport / SIM ) kemudian entri

identitas pasien sebagai berikut:

13
Setelah pengisian lengkap dan sesuai kartu identitas yang berlaku,
maka data dapat disimpan dengan melakukan klik pada submenu
“EDIT” seperti dibawah ini:

14
e. Petugas registrasi wajib membuatkan kartu pasien dan
menginformasikan bahwa kartu pasien harus selalu dibawa saat
melakukan kunjungan selanjutnya, sebagai identitas bahwa pasien
sudah terdaftar di RS Pelni.
a. Melakukan pendaftaran dengan mengisikan data-data pada isian
submenu gawat darurat seperti dibawah ini berdasarkan kondisi pasien
saat masuk melalui IGD.

15
 d. Setelah memastikan pasien sudah terdaftar pada instalasi gawat
darurat, petugas melakukan cetak barcode dan cetak gelang pasien
sesuai dengan jenis kelamin. Merah Muda untuk pasien berjenis
kelamin perempuan dan Biru untuk pasien dengan jenis kelamin laki-
laki.
e. Petugas menjelaskan dan menganjurkan pasien / keluarga untuk
mengisi formulir persetujuan umum rawat inap / rawat jalan ( General
Consent ) sesuai SPO. Menganjurkan keluarga pasien untuk menunggu
pada ruang yang telah disediakan.

2. Registrasi Pasien Lama

Registrasi Pasien Lama IGD adalah proses kegiatan penerimaan
pendaftaran kunjungan ulang ke Instalasi Gawat Darurat.
Adapun langkah-langkah dalam melakukan registrasi pasien lama IGD
sebagai berikut;
b. Petugas mengarahkan pasien untuk langsung masuk ke ruang IGD.

16
c. Petugas menanyakan nomor rekam medis / kartu berobat pasien
kepada keluarga/pasien. Apabila pasien tidak dapat menunjukan nomer
rekam medis maka petugas dapat melakukan pengecekan dengan cara
mencari data dari sistem SIR menggunakan Tanggal lahir pasien,
Nomor telpon / HP, No KTP, alamat rumah. Kemudian dikonfirmasi
terlebih dahulu untuk kebenarannya.

d. Setelah petugas berhasil menemukan nomer rekam medis pasien dan

memastikan bahwa data tersebut sesuai dengan data pasien yang
bersangkutan. Dan data merupakan data terbaru baik alamat dan no
telefon. Kemudian klik menu Gawat Darurat seperti berikut:

17
 e. Melakukan pendaftaran dengan mengisikan data-data pada isian
submenu gawat darurat seperti dibawah ini berdasarkan kondisi pasien
saat masuk melalui IGD.

f. Setelah memastikan pasien sudah terdaftar pada instalasi gawat

darurat, petugas melakukan cetak barcode dan cetak gelang pasien
sesuai dengan jenis kelamin. Merah Muda untuk pasien berjenis
kelamin perempuan dan Biru untuk pasien dengan jenis kelamin laki-
laki.
g. Petugas menjelaskan dan menganjurkan pasien / keluarga untuk
mengisi formulir persetujuan umum rawat inap / rawat jalan ( General
Consent ) sesuai SPO. Menganjurkan keluarga pasien untuk menunggu
pada ruang yang telah disediakan.

3. Registrasi Pasien IGD Tidak Sadar Tanpa Identitas

Registrasi pasien IGD tidak sadar tanpa identitas adalah proses kegiatan
pendaftaran pasien yang datang berobat ke igd tanpa ada identitas dan
keluarga yang mengantar.

18
Adapun langkah-langkah dalam melakukan registrasi pasien IGD tidak
sadar tanpa identitas sebagai berikut;
a. Petugas menerima informasi dari petugas IGD kalau ada pasien yang
berobat tanpa ada keluarga yang mengantar dan tidak memiliki
identitas.
b. Daftarkan pasien sesuai dengan SPO pendaftaran pasien baru namun
identitas hanya di beri nama Tn / Ny / Nn” X” .
c. Untuk data-data lainnya juga di isi dengan “X”.
d. Untuk pengisian tanggal lahir pada sistem SIR harus terisi, maka
sementara di masukkan tanggal lahir kira-kira sesuai umur pasien,
contoh : 1 Januari 1976.
Adapun contoh pengisiannya sebagai berikut;

19
e. Jika sudah ada keluarga pasien yang datang dan sudah benar-benar
mengetahui identitas pasien maka petugas rekam medis wajib
mengedit data identitas pasien tersebut.

20
D. Tata Cara Registrasi Rawat Inap
1. Registrasi Rawat Inap Pasien Rujukan Poliklinik
Registrasi rawt inap pasien rujukan poliklinik merupakan proses kegiatan
penerimaan pasien untuk rawat inap setelah membawa pengantar rawat /
rujukan dari Poliklinik.
Adapun langkah-langkah dalam melakukan registrasi pasien rujukan
poliklinik sebagai berikut;
a. Menerima surat pengantar rawat atau rujukan dari dokter Poliklinik.
b. Mencarikan ruang rawat inap sesuai permintaan atau sesuai hak
pasien.
c. Memberikan informasi dan menjelaskan ketentuan administrasi dan
fasilitas rawat inap sesuai yang tercantum dalam formulir dokumen
persetujuan kemudian pasien, keluarga pasien dan petugas menanda
tangani sesuai dengan SPO pengisian formulir general consent rawat
inap.
d. Untuk pasien BPJS, cek kelengkapan persyaratannya yaitu : masa aktif
kartu, surat rujukan puskesmas / klinik yang ditunjuk, KTP. Selanjutnya
pembuatan / cetak SEP sesuai pada aplikasi JKN- BPJS sesuai dengan
SPO pendaftaran pasien rawat inap JKN-BPJS.
e. Untuk pasien partikelir / pribadi jelaskan biaya kamar sesuai
permintaan, selanjutnya pasien / keluarga dipersilahkan untuk
membayar deposit / um ke loket pembayaran.
f. Untuk pasien Asuransi petugas akan menghubungi pihak asuransi
terlebih dahulu untuk acc penjaminan rawat inap.
g. Untuk pasien perusahaan pasien / keluarga dipersilahkan untuk mengisi
formulir pernyataan perusahaan kemudian diinformasikan untuk
mengurus surat jaminan dalam waktu 1x24 jam.
h. Melakukan entry data pasien rawat inap dengan memasukkan no. RM
sesuai dalam sistem SIRS

21
i. Entry data pasien dengan memilih dokter pengirim dan dokter yang
merawat, mengisi diagnosa sesuai yang tertera di pengantar rawat
pasien. Pilih nama ruangan sesuai permintaan pasien / keluarga
pasien. Petugas mengisi memo yang berisikan informasi untuk
dilanjutkan diruangan kemudian klik kirim.

22
j. Sebelum mencetak ”identitas penderita” lakukan update data sosial
pasien dengan benar dan lengkap.

WULAN

k. Cetak stiker label dan cetak gelang identitas pasien sesuai dengan jenis
kelamin serta memasukkan bed management.
l. Pasangkan gelang identitas pasien kemudian antar pasien ke ruang
rawat inap oleh porter.
m. Serah terima dengan petugas ruang rawat inap.

23
2. Registrasi Rawat Inap Pasien IGD
Registrasi rawat inap pasien IGD merupakan proses kegiatan pendaftaran
pasien rawat inap dari IGD, mencarikan ruang rawat inap sampai dengan
menyiapkan berkas rawat inap. Adapun langkah-langkah dalam melakukan
registrasi rawat inap pasien IGD sebagai berikut;
a. Melihat menu ” informasi pesan kamar pasien IGD ” kemudian carikan
ruang rawat inap sesuai dengan permintaan dan hak kelas pasien.

b. Apabila pasien sudah mendapatkan ruangan rawat inap, buat identitas

pasien masuk rawat inap dengan mengklik menu ”Acc BRM IGD”
kemudian ” Buat BRM IGD”

24
c. Untuk pasien BPJS, cek kelengkapan persyaratannya yaitu : masa aktif
kartu, surat rujukan puskesmas / klinik yang ditunjuk, KTP. Selanjutnya
pembuatan / cetak SEP sesuai pada aplikasi JKN- BPJS sesuai dengan
SPO pendaftaran pasien rawat inap JKN-BPJS.
d. Untuk pasien partikelir / pribadi jelaskan biaya kamar sesuai
permintaan, selanjutnya pasien / keluarga dipersilahkan untuk
membayar deposit / um ke loket pembayaran.
e. Untuk pasien Asuransi petugas akan menghubungi pihak asuransi
terlebih dahulu untuk acc penjaminan rawat inap.
f. Untuk pasien perusahaan pasien / keluarga dipersilahkan untuk mengisi
formulir pernyataan perusahaan kemudian diinformasikan untuk
mengurus surat jaminan dalam waktu 1x24 jam.
g. Mengupdate kelengkapan data pasien kemudian entri data rawat inap
sesuai sistem SIRS kemudian klik ”submit” dan cetak identitas pasien
rawat inap, cetak stiker label dan dilampirkan menjadi satu dalam BRM
rawat inap.

25
h. Melampirkan formulir general consent rawat inap yang telah diisi saat
pendaftaran sesuai SPO pendaftaran pasien IGD.
i. Menginformasikan kepada keluarga pasien bahwa pasien sudah
mendapatkan ruang rawat inap sesuai hak kelas, apabila hak kelas
penuh maka pasien akan dititipkan satu tingkat lebih tinggi dari hak
kelas pasien.
j. Mengantar berkas rekam medis rawat inap ke IGD

26