TERM OF REFERENCE (TOR)

Peningkatan Kualitas Perencanaan, Kegiatan dan Anggaran, Penjalinan Kerjasama dan

Evaluasi Pencapaian Kinerja

Output : Peningkatan dan Pengelolaan Urusan Umum

Suboutput : Layanan Protokoler

Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis Lainnya

Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi

RAPAT KERJA NASIONAL PROTOKOL DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN RISET,

TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI TAHU 2018

UNIT KERJA
SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN
PENDIDIKAN TINGGI

Biro Keuangan dan Umum

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

TAHUN 2018
 KERANGKA ACUAN KERJA

KEMENTERIAN / LEMBAGA : KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN

PENDIDIKAN TINGGI
UNIT KERJA : Biro Keuangan dan Umum
PROGRAM : Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas
Teknis Lainnya Kementerian Riset, Teknologi dan
Pendidikan Tinggi
OUTCOME : Meningkatkan Dukungan Manajemen bagi
Pelaksanaan Tugas Lainnya untuk Meningkatkan
Kinerja Organisasi
KEGIATAN : Peningkatan dan Pengelolaan Urusan Umum
OUTPUT : Layanan Tata Usaha dan Protokol
VOLUME & SATUAN UKUR :
SUB OUTPUT : Pelaksanaan Keprokolan
JUMLAH ANGGARAN : 827.904.000,-
KOORDINATOR : Arzaini Zachri

I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Berdasarkan UU No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan. Serta Peraturan Menteri Riset,
Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No 15 tahun 2015 tentang Organisasi
dan Tata Kerja. Pasal 44 yaitu Biro Keuangan dan Umum mempunyai tugas melaksanakan
pembinaan dan pemberian dukungan administrasi keuangan, kerumahtanggaan, arsip serta
penyelenggaraan pengelolaan barang milik/kekayaan negara dan layanan pengedaan
barang/jasa Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi (Kemenristekdikti).
Keberadaan Biro Keuangan dan Umum adalah sebagai pembinaan khususnya dalam
pelaksanaan keprotokolan di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan
Tinggi,

a. Gambaran Umum

Kata Protokol, merupakan gabungan dari kata prokos dan kolla yang artinya, protos
adalah yang pertama dan kolla adalah perekat. Dalam perjalanan sejarahnya, pengertian
protokol menjadi beberapa definisi. Pertama, Perekat atau lembar pertama yang
dilekatkan pada suatu dokumen. Dipertengah perkembanganya, definisi pertama
mengalami perkembangan menjadi, Catatan resmi yang memuat kesimpulan
internasional, yang dibuat pada akhir sidang dan ditandatangai seluruh peserta.
Kemudian menjadi, Dokumen yang berisikan hak dan kewajiban, kelonggaran dan
kekebalan yang dimiliki seorang diplomat.

Protokol mulanya dapat diartikan sebagai tata cara pergaulan antar pemerintah atau
negara yang diatur menurut kebiasaan, tradisi yang disepakati dan diorganisir secara
teratur. Dengan demikian, pengertian protokol secara luas adalah kumpulan peraturan
yang dianut oleh semua golongan dalam suatu tata acara atau upacara, baik tertulis
maupun tidak tertulis. Dalam bahasa lain protokol adalah norma atau aturan-aturan atau
kebiasaan-kebiasaan yang dianut dan diyakini dalam kehidupan bermasyarakat,
pemerintahan, berbangsa dan bernegara

Berdasarkan data diatas, dapat diartikan bahwa Protokol adalah pengaturan tata cara
kegiatan. Sejarah mencatat, di Indonesia kegiatan protokol telah hadir dari zaman kerjaan
sebagai tata cara pengaturan kegiatan dalam menyambut tamu. Kegiatan ini kemudian
diterapkan dalam berbagai kegiatan, sebagai bentuk upaya pembentukan dan pengukuhan
hubungan baik. Dalam perkembangannya kegiatan protokol masuk dalam pemerintahan
kemudian berkembang masuk dalam kegiatan coorporate dan sampai saat ini kegiatan
protokol telah menjadi kegiatan usaha bisnis, atau yang lebih dikenal sebagai event
organizer. Saat ini protokol sendiri telah menjadi sebuah profesi dalam kegiatan
organisasi seperti di instansi pemerintah dan di coorporate. Perkembangan yang pesat ini
tidak lepas dari awal mula kegiatan protokol yang sampai ini dilakukan dan
dikembangkan terus-menerus dalam pemerintahan.

Kegiatan protokol memiliki dampak yang besar terhadap pandangan dan perilaku timbal
balik rekan kerja kita. Prinsipnya apabila kita melakukan orang lain dengan baik maka,
orang lain akan melakukan hal yang baik pula terhadap diri kita. Sehingga protokol
sejatinya memiliki niat untuk melakukan kebaikkan dalam mejalin hubungan yang
ditunjukkan melalui tata cara dan tutur perilaku yang diatur didalamnya. Dikarenakan
nilai-nilai baik yang terkandung dalam protokol, kegiatan protokol menjadi landasan
bagi divisi humas di beberapa instansi pemerintah dalam melakukan kegiatan
komunikasi yang erat kaitannya dengan relasi (hubungan kerja). Landasan hukum ini
diatur dalam UU oleh pemerintah. Melihat nilai-nilai baik dalam kegiatan protokol,
membuat kegiatan protokol ini menjadi penting dalam suatu organisasi. Terutama kaitan
dalam kegiatan komunikasi, informasi dan relasi.
 Dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya kepada Pimpinan, maka Tata Usaha
dan Protokol harus melakukan proses Pelayanan terhadap kelancaran tugas pimpinan
dan melakukan segala sesuatu sesuai kebijaksanaan Pimpinan tersebut, dalam hal
menjalankan administrasi yaitu menyelenggarakan Tata usaha : Pendataan,
Korespondensi, kearsipan, Pengawalan, dan Penyusunan Jadwal Pimpinan.

Keprotokolan tidak saja lingkup internal di dalam negeri saja, akan tetapi melingkupi
hubungan antara negara dan lingkup internasional, sehingga dikenal asas timbal balik,
yaitu perlakuan yang senilai apabila karena suatu hal satu negara memperlakukan hal
yang istemewa sesuai konvensi diplomatik yang berlaku diantara negara-negara pada
umum.

Kinerja Protokol adalah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi
yang meliputi aturan mengenai tata tempat , tata upacara dan tata penghormatan
sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang dengan jabatan dan kedudukan
dalam negara.

Sehubungan dengan hal tersebut di atas maka perlu adanya keseragaman persepsi di
Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi mengenai tugas
pokok dan fungsi serta kedudukan protokol dalam struktur organisasi, serta tanggung
jawab protokol.

2. Maksud dan Tujuan

- Memahami peran, fungsi, dan tanggungjawab keprotokolan dalam dalam suatu
kegiatan resmi dan kenegaraan.
- Membekali peserta dengan pengetahuan dan teknik-teknik aplikatif dalam
menjalankan tugas keprotokolan maupun dalam mengelola kegiatan unit
keprotokolan.
- Menerapkan Etika dan Disiplin dalam Pelaksanaan Tugas Sehari-hari.
- Menyamakan persepsi mengenai kedudukan protokol dalam struktur organisasi

3. Sasaran Kegiatan
untuk meningkatan ketrampilan dan/atau penguasaan pengetahuan tugas, fungsi,
tanggung jawab serta kedudukan protokol dalam struktur organisasi dalam rangka
 pelaksanaan tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya dengan sebaik-
baiknya.

4. Strategi Pencapaian Keluaran / Output

a. a. Metode Pelaksanaan
Metode yang dilakukan dalam kegiatan ini antara lain :
 Melakukan Rapat Internal dan Eksternal dengan Instansi yang terkait
dalam pembuatan pedoman keprotokolan.
b. Tahapan pelaksanaan Kegiatan
 Melaksanakan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pedoman keprotokolan setiap unit
kerja di lingkungan Kemenristekdikti

5. Tempat Pelaksanaan Kegiatan

Sheraton Mustika Yogyakarta Resort & Spa, Jalan Laksda Adisucipto KM 8.7

6. Peserta Rapat Kerja Nasional di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan

Pendidikan Tinggi adalah sebagai berikut ;
1. Universitas Gadjah Mada
2. Universitas Indonesia
3. Universitas Airlangga
4. Universitas Hasanuddin
5. Universitas Sumatera Utara
6. Universitas Padjajaran
7. Universitas Diponegoro
8. Universitas Lambung Mangkurat
9. Universitas Sriwijaya
10. Universitas Brawijaya
11. Universitas Syiah Kuala
12. Universitas Sam Ratulangi
13. Universitas Pattimura
14. Universitas Udayana
15. Universitas Nusa Cendana
16. Universitas Andalas
17. Universitas Mulawarman
18. Universitas Mataram
19. Universitas Riau
20. Universitas Cenderawasih
21. Universitas Jambi
22. Universitas Tanjungpura
23. Universitas Jenderal Soedirman
24. Universitas Palangkaraya
25. Universitas Jember
26. Universitas Lampung
27. Universitas Negeri Sebelas Maret
28. Universitas Tadulako
29. Universitas Halu Oleo
30. Universitas Bengkulu
31. Universitas Terbuka
32. Universitas Negeri Malang
33. Universitas Negeri Medan
34. Universitas Negeri Yogyakarta
35. Universitas Negeri Padang
36. Universitas Negeri Makassar
37. Universitas Negeri Semarang
38. Universitas Negeri Surabaya
39. Universitas Negeri Jakarta
40. Universitas Pendidikan Indonesia
41. Universitas Negeri Manado
42. Universitas Negeri Papua
43. Universitas Sultan Ageng Tirtayasa
44. Universitas Khairun
45. Universitas Malikussaleh
46. Universitas Trunojoyo Madura
47. Universitas Negeri Gorontalo
48. Universitas Pendidikan Ganesha
49. Universitas Borneo Tarakan
50. Rektor Universitas Musamus
51. Universitas Maritim Raja Ali Haji
52. Universitas Samudra
53. Universitas Sulawesi Barat
54. Universitas Sembilan Belas November Kolaka
55. Universitas Tidar
56. Universitas Siliwangi
57. Universitas Teuku Umar
58. Universitas Timor
59. Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta
60. Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Yogyakarta
61. Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur
62. Universitas Singaperbangsa Karawang
63. Institut Teknologi Bandung
64. Institut Teknologi Sepuluh Nopember
65. Institut Pertanian Bogor
66. Institut Seni Indonesia Yogyakarta
67. Institut Seni Indonesia Denpasar
68. Institut Seni Indonesia Surakarta
69. Institut Seni Indonesia Padangpanjang
70. Institut Seni Budaya Indonesia Bandung
71. Institut Teknologi Sumatera
72. Institut Teknologi Kalimantan
73. Institut Seni Budaya Indonesia Aceh
74. Institut Seni Budaya Indonesia Tanah Papua
75. Politeknik Negeri Bandung
 76. Politeknik Negeri Malang
77. Politeknik Negeri Jakarta
78. Politeknik Negeri Semarang
79. Politeknik Negeri Medan
80. Politeknik Negeri Sriwijaya
81. Politeknik Negeri Samarinda
82. Politeknik Negeri Bali
83. Politeknik Negeri Padang
84. Politeknik Negeri Ujung Pandang
85. Politeknik Manufaktur Negeri Bandung
86. Politeknik Negeri Manado
87. Politeknik Negeri Ambon
88. Politeknik Elektronika Negeri Surabaya
89. Politeknik Negeri Bandar Lampung
90. Politeknik Negeri Pontianak
91. Politeknik Negeri Jember
92. Politeknik Negeri Banjarmasin
93. Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya
94. Politeknik Negeri Lhokseumawe
95. Politeknik Pertanian Negeri Samarinda
96. Politeknik Pertanian Negeri Pangkajene Kepulauan
97. Politeknik Negeri Kupang
98. Politeknik Pertanian Negeri Payakumbuh
99. Politeknik Perikanan Negeri Tual
100. Politeknik Negeri Media Kreatif
101. Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung
102. Politeknik Negeri Batam
103. Politeknik Negeri Nusa Utara
104. Politeknik Negeri Bengkalis
105. Politeknik Negeri Balikpapan
106. Politeknik Negeri Madiun
107. Politeknik Negeri Madura
108. Politeknik Negeri Fakfak
109. Politeknik Negeri Banyuwangi
110. Politeknik Negeri Sambas
111. Politeknik Maritim Negeri Indonesia
112. Politeknik Negeri Ketapang
113. Politeknik Negeri Tanah Laut
114. Politeknik Negeri Subang
115. Politeknik Negeri Indramayu
116. Politeknik Negeri Cilacap
LEMBAGA PEMERINTAH NON KEMENTERIAN
1. BAPETEN ( Badan Pengawas Tenaga Nuklir)
2. BATAN (Badan Tenaga Nuklir Nasional)
3. BPPT (Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi)
4. BSN (Badan Standardisasi Nasional)
5. LAPAN (Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional)
6. LIPI (Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia)

6. Pelaksana dan Penanggungjawab Kegiatan

a. Pelaksana Kegiatan
Penanggung Jawab : Ainun Na’im
Ketua : Moch. Wiwin Darwina
Wakil Ketua : 1. Arzaini Zachri
2. Jatmiko Pancoyo H.
Sekretaris : Yayat Hendayana
Moderator : 1. Ary Utami Wahyuningtyas
2. Fahmi Ma’ruf
Seksi Materi dan Persidangan : 1. Muhamad Muharom
2. Puji Astuti Rahmadani
Seksi Acara 1. Dewi Ratih
2. Nani Suryani
3. Dewi Andayani
4. Rakhmania Wardhani
5. Tanti Widyaningsih
Seksi Keuangan : 1. Retnaning Tyastuti
2. Prajni Duhita Parawitasari
3. Zaini Dahlan
Seksi Notulensi : 1. Hilma E. Baroroh
2. Arie Vina Widyanti
Seksi Perlengkapan : 1. M. Ardiansyah
2. Eka Andrian Prasetyo
3. Ranu Adhaly

Seksi Transportasi dan : 1. Pontianus Aran

2. Ganjar Pranajaya
Akomodasi
3. Abdullah Najmi
Seksi Dokumentasi : 1. Andri Novian Saputra
2. Ratu Arum Sukmaningtiyas

b. Penerima Manfaat
Protokol yang ada dalam struktur organisasi Kemenristekdikti dan LPNK di bawah
Koordinasi Kemenristekdikti.

7. Jadwal Kegiatan
a. Waktu Pelaksanaan tanggal 17 – 19 April 2017
b. Matrik pelaksanaan Kegiatan
No Tahapan/Komponen Bulan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Persiapan X X
2. Pelaksanaan X
 3. Evaluasi X
4. Pelaporan X

8. Biaya Rp. 827.904.000,- (Delapan ratus dua puluh tujuh juta sembilan ratus empat ribu
rupiah) dengan rincian biaya terlampir

Jakarta, April 2017

Mengetahui,
Kepala Biro Keuangan dan Umum

Moch. Wiwin Darwina

NIP 196101131993031001

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam upaya mendukung kelancaran kegiatan Menteri Riset,
Teknologi, dan Pendidikan Tinggi dalam menyelenggarakan tugas-tugas
kementerian, perlu dilakukan penyiapan kegiatan Menteri Riset, Teknologi,
dan Pendidikan Tinggi. Agar kegiatan tersebut dapat dilaksanakan dengan
lancar, tertib, efektif, dan efisien, maka pedoman keprotokolan perlu
ditetapkan.

Pedoman keprotokolan ini mencakup tata tempat, tata upacara dan

tata penghormatan bagi Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
dan para pejabat di lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan
Pendidikan Tinggi.
 1.2 Maksud dan Tujuan
Pedoman keprotokolan ditetapkan dengan maksud sebagai panduan
bagi pelaksana pelayanan keprotokolan dan sebagai informasi keprotokolan
bagi pengguna pelayanan mengenai penyiapan kegiatan Menteri Riset,
Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.

Pedoman keprotokolan ditetapkan dengan tujuan untuk

memperkuat sistem dan meningkatkan kinerja Bagian Tata Usaha
dan Protokol dalam menyiapkan kegiatan yang dihadiri oleh Menteri
Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Pada gilirannya, sistem yang
kuat dan kinerja yang meningkat akan berdampak pada
terlaksananya pelayanan keprotokolan yang baku, standar dan
prima.

1.3 Ruang Lingkup

a. Unit pelayanan yang melaksanakan penyiapan kegiatan Menteri
Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi adalah Bagian Tata Usaha
dan Protokol, Biro Keuangan dan Umum, Sekretariat Jenderal,
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.
b. Pelaksana pelayanan adalah Kepala Subbagian Protokol dan Tata
Usaha Pimpinan dan staf, Bagian Tata Usaha dan Protokol, yang
dikoordinasikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha dan Protokol.
c. Penanggung jawab pelayanan adalah Kepala Biro Keuangan dan
Umum.
d. Sasaran yang hendak dicapai adalah terwujudnya acuan baku
dalam melaksanakan penyiapan kegiatan Menteri Riset, Teknologi,
dan Pendidikan Tinggi di dalam kota, luar kota dan luar negeri
sehingga kegiatan dapat dilaksanakan dengan lancar, efektif, dan
efisien.
e. Pengguna pelayanan adalah Menteri Riset, Teknologi, dan
Pendidikan Tinggi dan pejabat eselon I di lingkungan Kementerian
Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi.
f. Keluaran (output) pelayanan adalah dokumen kegiatan Menteri
Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi di dalam kota dan di luar
kota serta luar negeri yang telah dilegalisasi oleh Kasubbag
Protokol dan Tata Usaha Pimpinan.
g. Kemanfaatan (outcome) pelayanan adalah terbangunnya kinerja
pelayanan kegiatan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan
Tinggi di lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan
Tinggi secara tertib dan terencana.