https://www.edibasics.

com/what-is-edi/

Apa EDI (Electronic Data Interchange)?

Apa EDI? Electronic Data Interchange (EDI) adalah pertukaran komputer-
ke-komputer dari dokumen bisnis dalam format elektronik standar antara
mitra bisnis.
Dengan bergerak dari pertukaran berbasis kertas dokumen bisnis untuk satu yang elektronik, bisnis menikmati
manfaat besar seperti mengurangi biaya, meningkatkan kecepatan pemrosesan, mengurangi kesalahan dan
hubungan ditingkatkan dengan mitra bisnis. Pelajari lebih lanjut tentang manfaat EDIsini. »
Setiap istilah dalam definisi signifikan:

 Komputer-ke-komputer- EDI menggantikan surat pos, fax dan email.

Sementara email juga merupakan pendekatan elektronik, dokumen
dipertukarkan melalui email masih harus ditangani oleh orang-orang
daripada komputer. Memiliki orang-orang yang terlibat memperlambat
pemrosesan dokumen dan juga memperkenalkan kesalahan. Sebaliknya,
dokumen EDI dapat mengalir langsung melalui ke aplikasi yang sesuai
pada komputer penerima (misalnya, Sistem Manajemen Order) dan
pengolahan dapat segera dilaksanakan. Sebuah proses manual yang khas
terlihat seperti ini, dengan banyak keterlibatan kertas dan orang:

Proses EDI terlihat seperti ini - tidak ada kertas, tidak ada orang yang
terlibat:

 dokumen bisnis- Ini adalah salah satu dokumen yang biasanya dipertukarkan antara bisnis. Dokumen
yang paling umum dipertukarkan melalui EDI adalah pesanan pembelian, faktur dan pemberitahuan
kapal muka. Tetapi ada banyak, banyak orang lain seperti bill of lading, dokumen bea cukai, dokumen
persediaan, dokumen status pengiriman dan dokumen pembayaran.
 format standar- Karena dokumen EDI harus diproses oleh komputer daripada manusia, format
standar harus digunakan sehingga komputer akan dapat membaca dan memahami dokumen. Sebuah
format standar menjelaskan apa yang masing-masing bagian dari informasi dan dalam format apa
(misalnya, integer, desimal, MMDDYY). Tanpa format standar, setiap perusahaan akan mengirimkan
dokumen dengan menggunakan format khusus perusahaan dan, sebanyak orang berbahasa Inggris
mungkin tidak mengerti bahasa Jepang, sistem komputer penerima tidak memahami format khusus
perusahaan format pengirim.
o Ada beberapa standar EDI yang digunakan saat ini, termasuk ANSI, EDIFACT, TRADACOMS
dan ebXML. Dan, untuk setiap standar ada banyak versi yang berbeda, misalnya, ANSI 5010
atau versi EDIFACT D12, Rilis A. Ketika dua bisnis memutuskan untuk pertukaran dokumen
EDI, mereka harus setuju pada standar EDI dan versi tertentu.
o Bisnis biasanya menggunakan penerjemah EDI - baik sebagai perangkat lunak di-rumah atau
melalui penyedia layanan EDI - menerjemahkan format EDI sehingga data dapat digunakan oleh
aplikasi internal mereka dan dengan demikian memungkinkan lurus melalui pengolahan
dokumen.
 mitra bisnis- Pertukaran dokumen EDI biasanya antara dua perusahaan yang berbeda, disebut sebagai
mitra bisnis atau mitra dagang. Sebagai contoh, Perusahaan A dapat membeli barang dari Perusahaan
B. Perusahaan A mengirimkan perintah untuk Perusahaan B. Perusahaan A dan Perusahaan B adalah
mitra bisnis.
 https://www.edibasics.com/what-is-edi/what-comprises-an-edi-document/

Apa Terdiri Dokumen EDI?

Sebuah dokumen EDI terdiri darielemen data.segmendanamplopyang diformat
sesuai dengan aturan standar EDI tertentu.
Ketika Anda membuat dokumen EDI, seperti pesanan pembelian, Anda harus mematuhi aturan format yang
ketat dari standar yang Anda gunakan. Aturan-aturan ini mendefinisikan persis di mana dan bagaimana setiap
bagian dari informasi dalam dokumen akan ditemukan. Dengan begitu, ketika EDI penerjemah pada komputer
penerima membaca sebuah pesanan pembelian EDI masuk, itu akan segera memahami mana untuk
menemukan nama perusahaan pembeli, nomor pesanan pembelian, barang yang dipesan, harga untuk setiap
item, dll Kemudian, Data yang akan dimasukkan ke dalam sistem entry order penerima dalam format internal
yang tepat tanpa memerlukan order entry manual.

Gambar di bawah ini menunjukkan pesanan pembelian sampel dalam bentuk cetakan dan bagaimana hal itu
akan terlihat setelah itu diterjemahkan ke dalam format EDI ANSI dan EDIFACT.

Dalam bahasa EDI, dokumen bisnis tunggal, seperti pesanan pembelian, faktur atau kapal muka
pemberitahuan, disebut “transaksi diatur” atau “pesan.” Dan, transaksi set terdiri dari elemen data, segmen dan
amplop.
Apa yang dimaksud dengan Elemen data?
Elemen data dalam Set EDI Transaksi adalah setiap item informasi dalam
dokumen.
Misalnya, dalam banyak dokumen, seperti pesanan pembelian dan faktur, Anda akan menemukan elemen data
seperti kota, negara bagian, negara, nomor item, kuantitas dan harga.

Setiap elemen data dalam satu set transaksi didefinisikan dalam Standar EDI dengan jenis data yang
diwakilinya. Sebagai contoh, itu akan menjadi penting untuk membedakan data numerik dari data teks atau
tanggal kalender. Definisi elemen data akan menjelaskan:

 tipe data numerik, alfanumerik, tanggal atau waktu

 panjang minimum dan maksimum
 nilai-nilai kode, jika berlaku, yang harus diamati dengan jenis tertentu dari data. Sebagai contoh, jika
elemen data biaya unit, Anda akan menggunakan kode elemen mata uang juga untuk memungkinkan
Anda untuk menunjukkan mata uang apa (misalnya, dolar AS atau euro) sedang digunakan dalam
bidang biaya unit
Elemen digabungkan menjadi segmen.

Apa Segmen?
Segmen dalam transaksi EDI set adalah sekelompok elemen data seperti.
Jika Anda mengisi informasi tentang pesanan pembelian, Anda akan mengharapkan untuk melihat kelompok
data terkait. Misalnya, melihat diagram di bawah dari pesanan pembelian kertas di mana hanya satu item yang
diperintahkan. Perhatikan bahwa ada empat bagian, masing-masing memberikan satu set yang berbeda dari
informasi:

Dalam dokumen EDI, setiap bagian dijelaskan oleh segmen tertentu. Berikut adalah himpunan segmen EDI
yang akan menggambarkan pesanan pembelian di atas ketika menggunakan standar ANSI. Setiap segmen
dimulai dengan ID segmen (misalnya, ST, BEG, N1) yang menggambarkan jenis elemen data yang berikut.
Unsur-unsur dalam setiap segmen dipisahkan oleh separator elemen data, dalam hal ini '*'.
 ST, untuk menunjukkan awal dari sebuah set transaksi
ST * 850 * 1001
- dalam hal ini urutan 850 pembelian

BEG * 00 * SA * 4768 * 65 *
BEG, untuk menunjukkan awal dari PO, khususnya (1)
20.120.930

N1 * SO * XYZ Perusahaan N1, segmen nama (2)

N3 * 123 Main Street N3, untuk memberikan alamat jalan

N4 * Fairview * CA * 94.168 N4, untuk memberikan kota / negara / zip

PO1 * 1 * 100 * EA * 27,65 **

PO1, untuk memberikan garis detail item (3)
VN * 331.896-42

CTT * 1 * 100 CTT, untuk menyediakan data ringkasan untuk PO (4)

SE * 8 * 1001 SE, untuk menunjukkan akhir PO

Untuk setiap jenis dokumen bisnis, EDI dokumentasi standar mendefinisikan:

 Segmen yang dapat dimasukkan dan mana yang wajib, opsional dan / atau bersyarat (yaitu harus
disertakan hanya jika segmen lain atau elemen disertakan)
 Untuk setiap segmen, unsur-unsur yang dapat dimasukkan - untuk setiap informasi dalam dokumen
kertas ada unsur EDI yang sesuai. Unsur-unsur ini didefinisikan dalam kamus standar dan masing-
masing standar memiliki kamus sendiri
 Urutan yang diperlukan segmen dan elemen
 Berapa kali segmen dapat diulang
Sekarang, setelah semua segmen dikumpulkan menjadi urutan yang ditentukan, mereka membentuk sebuah
dokumen elektronik yang lengkap, atau transaksi ditetapkan. Berikutnya, set transaksi harus dimasukkan ke
dalam amplop dalam persiapan untuk transmisi ke mitra Anda.

Apa Amplop EDI?

transmisi dokumen EDI menggunakan sistem tiga “amplop” untuk rumah
transaksi Anda menetapkan - Pesan amplop, amplop Group dan amplop
Interchange.
Sama seperti dokumen bisnis kertas dikirim dalam amplop dan hal itu memungkinkan untuk mail banyak
dokumen di satu amplop, dokumen EDI dipertukarkan dengan menggunakan beberapa amplop.

 Setiap set transaksi ditempatkan dalam amplop individu

 Sekelompok transaksi set - misalnya, sekelompok pesanan pembelian - ditempatkan dalam amplop
kelompok. (Amplop kelompok adalah wajib dalam ANSI dan opsional dalam EDIFACT.)
 Semua amplop kelompok yang dikirim dari satu pengirim ke satu penerima ditempatkan dalam amplop
Interchange
Lihat diagram di bawah:

Amplop dibentuk oleh sepasang segmen yang mendefinisikan awal dan akhir dari bagian yang sesuai.
Menggunakan standar EDIFACT sebagai contoh, Transaksi Set Amplop menggunakan UNH dan segmen
UNT, Grup Amplop menggunakan UNG dan UNE segmen dan Interchange Envelope menggunakan UNA /
UNB dan UNZ segmen. Dalam setiap kasus, “S” menunjukkan “mulai” amplop dan “E” menunjukkan “akhir”
dari amplop. Diagram di bawah menggambarkan tiga tingkat amplop yang akan mengelilingi pesanan
pembelian tunggal EDI.
 https://www.edibasics.com/what-is-edi/how-does-edi-work/

Bagaimana EDI Kerja?

Ada 3 langkah untuk mengirimkan dokumen EDI - Siapkan dokumen,
Terjemahkan dokumen ke format EDI, Mengirimkan dokumen EDI untuk
pasangan Anda.
Langkah 1: Siapkan dokumen yang akan dikirim

Langkah pertama adalah untuk mengumpulkan dan mengatur data. Misalnya, alih-alih mencetak pesanan
pembelian, sistem Anda menciptakan sebuah file elektronik dengan informasi yang diperlukan untuk
membangun sebuah dokumen EDI. Sumber-sumber data dan metode yang tersedia untuk menghasilkan
dokumen elektronik dapat mencakup:

 entri data manusia melalui layar

 Mengekspor data berbasis PC dari spreadsheet atau database
 laporan elektronik diformat ulang ke file data
 Meningkatkan aplikasi yang ada untuk secara otomatis membuat file output yang siap untuk
diterjemahkan ke dalam standar EDI
 Membeli perangkat lunak aplikasi yang telah built-in interface untuk file EDI
Langkah 2: Terjemahkan dokumen ke dalam format EDI

Langkah berikutnya adalah untuk memberi makan data elektronik yang Anda melalui perangkat lunak
penerjemah untuk mengkonversi format data internal Anda ke dalam EDI format standar menggunakan
segmen yang tepat dan elemen data. Anda dapat membeli perangkat lunak terjemahan EDI yang Anda
mengelola dan memelihara di tempat anda. Hal ini membutuhkan keahlian pemetaan khusus untuk
menentukan bagaimana data internal Anda harus dipetakan (yaitu berkorelasi) dengan data EDI. perangkat
lunak terjemahan tersedia untuk memenuhi hampir semua lingkungan komputasi dan anggaran, dari sistem
besar yang menangani ribuan transaksi setiap hari untuk perangkat lunak berbasis PC yang hanya perlu
memproses beberapa ratus transaksi per minggu.

Atau, Anda dapat menggunakan layanan penerjemahan dari penyedia layanan EDI. Dalam hal ini, Anda
mengirim data Anda ke penyedia, yang menangani penerjemahan ke dan dari format EDI atas nama Anda.

Langkah 3: Menghubungkan dan Transmit dokumen EDI Anda untuk mitra bisnis Anda

Setelah dokumen bisnis Anda dijabarkan ke format EDI yang sesuai mereka siap untuk ditransmisikan ke
mitra bisnis Anda. Anda harus memutuskan bagaimana Anda akan terhubung ke masing-masing mitra Anda
untuk melakukan transmisi itu. Ada beberapa cara, yang paling umum yang meliputi 1) untuk menghubungkan
langsung menggunakan AS2 atau protokol internet aman lain, 2) terhubung ke penyedia EDI Network (juga
disebut sebagai penyedia VAN) menggunakan protokol komunikasi pilihan Anda dan bergantung pada
penyedia jaringan untuk menghubungkan ke mitra bisnis Anda menggunakan protokol komunikasi apapun
mitra Anda suka, atau 3) kombinasi keduanya, tergantung pada pasangan tertentu dan volume transaksi yang
Anda harapkan untuk bertukar. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang berbagai pilihan,klik disini.
 https://www.edibasics.com/what-is-edi/paper-based-vs-electronic-transactions/

Berbasis kertas vs Proses Transaksi EDI

Sebuah proses bisnis umum adalah pertukaran pesanan pembelian dan
faktur. Jadi, mari kita bandingkan bagaimana hal ini dilakukan dengan
menggunakan kertas atau EDI.
Dalam metode berbasis kertas, proses berikut biasanya terjadi:

 Sistem persediaan otomatis memberitahukan pembeli untuk memesan, atau, setelah query sistem
persediaan, pembeli menentukan bahwa perintah perlu dibuat
 Pembeli memasukkan data ke layar dari sistem pembelian untuk membuat PO, cetakan dan mail itu
 Setelah beberapa hari, vendor menerima PO dan manual masuk ke dalam sistem order penjualan
 vendor mencetak faktur dan membungkus dengan pengiriman dan / atau mengirimkannya secara
terpisah melalui surat
 pembeli secara manual memasuki faktur ke dalam rekening sistem Hutang
Pertukaran dokumen kertas dapat menambahkan satu minggu untuk proses. Jika ada kesalahan yang
disebabkan oleh entri data manual, waktu dapat sangat meningkat.

Sekarang bandingkan dengan proses EDI:

 sistem pengadaan pembeli, yang memanfaatkan perangkat lunak EDI, secara otomatis menghasilkan
dan mengirimkan PO EDI-diformat saat persediaan mencapai tingkat kritis
 Dalam beberapa menit sistem order penjualan vendor, memanfaatkan perangkat lunak EDI, menerima
EDI PO, memberitahukan departemen pengiriman ke kapal barang dan menghasilkan faktur EDI yang
akan dikirim langsung ke rekening pembeli sistem hutang
Proses EDI dapat diselesaikan dalam beberapa jam.
https://www.edibasics.com/benefits-of-edi/ https://www.edibasics.com/edi-resources/edi-case-studies/

Manfaat EDI
EDI Studi Kasus (UP) ↑
EDI terus membuktikan nilai bisnis utama dengan menurunkan biaya,
meningkatkan kecepatan, akurasi dan efisiensi bisnis. Manfaat EDI
terbesar sering datang distrategistingkat bisnis.
Menurut sebuah studi penelitian terbaru dari Forrester, EDI terus membuktikan nilainya sebagai format pesan
data elektronik. Penelitian ini menyatakan bahwa “volume tahunan transaksi EDI global yang melebihi 20
miliar per tahun dan masih terus berkembang.” 1 Untuk pembeli yang menangani berbagai transaksi,
menggunakan EDI dapat mengakibatkan jutaan dolar dari penghematan tahunan karena diskon pembayaran
awal. Dari perspektif keuangan saja, ada manfaat yang mengesankan dari implementasi EDI. Bertukar
dokumen elektronik meningkatkan kecepatan transaksi dan visibilitas sekaligus mengurangi jumlah uang yang
Anda habiskan untuk proses manual. Tapi penghematan biaya adalah jauh dari satu-satunya manfaat dari
menggunakan EDI.
Tapi mari kita mulai denganpenghematan biayabagaimanapun:
 Biaya yang berhubungan dengan kertas, percetakan, reproduksi, penyimpanan, pengarsipan, ongkos
kirim dan pengambilan dokumen semua dikurangi atau dihilangkan ketika Anda beralih ke transaksi
EDI, menurunkan biaya transaksi Anda dengan setidaknya 35%
 Sebuah produsen elektronik besar menghitung biaya pengolahan perintah secara manual di $ 38
dibandingkan dengan hanya $ 1,35 untuk pesanan diproses menggunakan EDI
 Kesalahan karena faks tidak terbaca, perintah yang hilang atau salah diambil telepon perintah
dieliminasi, menghemat staf Anda waktu yang berharga dari penanganan sengketa Data
Manfaat utama dari EDI sering dinyatakan sebagaikecepatan dan ketepatan:
 EDI dapat mempercepat siklus bisnis Anda dengan 61%. transaksi valuta di menit bukan hari atau
minggu waktu menunggu dari layanan pos
 Meningkatkan kualitas data, memberikan setidaknya pengurangan 30-40% transaksi dengan kesalahan-
menghilangkan kesalahan dari tulisan tangan terbaca, hilang faks / mail dan keying dan re-keying
kesalahan
 Menggunakan EDI dapat mengurangi order-to-cash cycle time dengan lebih dari 20%, meningkatkan
transaksi mitra bisnis dan hubungan
Namun, peningkatan bisnisefisiensijuga merupakan faktor utama:
 Mengotomatisasi tugas-tugas berbasis kertas memungkinkan staf Anda untuk berkonsentrasi pada tugas-
tugas yang lebih tinggi-nilai dan menyediakan mereka dengan alat untuk menjadi lebih produktif
 proses yang cepat dari dokumen bisnis yang akurat mengarah ke kurang re-kerja perintah, kehabisan stok
sedikit dan lebih sedikit pesanan dibatalkan
 Mengotomatisasi pertukaran data antara aplikasi di rantai pasokan dapat memastikan bahwa data bisnis
penting dikirim tepat waktu dan dapat dilacak secara real time. Penjual mendapatkan keuntungan dari
peningkatan arus kas dan mengurangi siklus order-to-cash
 Memperpendek pemrosesan order dan pengiriman kali berarti bahwa organisasi dapat mengurangi
tingkat persediaan mereka
Dalam banyak kasus, manfaat EDI terbesar datang padastrategistingkat bisnis:
 Memungkinkan visibilitas real-time ke status transaksi. Hal ini pada gilirannya memungkinkan lebih
cepat pengambilan keputusan dan meningkatkan responsivitas terhadap perubahan tuntutan pelanggan
dan pasar, dan memungkinkan perusahaan untuk mengadopsi model bisnis demand-driven daripada satu
supply driven
 Memperpendek lead time untuk peningkatan produk dan pengiriman produk baru
 Arus kemampuan Anda untuk memasuki wilayah baru dan pasar. EDI menyediakan bahasa bisnis umum
yang memfasilitasi sosialisasi mitra bisnis di mana saja di dunia
 Mempromosikan tanggung jawab sosial perusahaan dan keberlanjutan dengan mengganti proses berbasis
kertas dengan alternatif elektronik. Ini akan baik menghemat uang dan mengurangi emisi CO2 Anda