14 - Prosedur Tindakan Perbaikan Dan Pencegahan

PROSEDUR No. Dokumen : DIT TIK/PM-8.
5/01
TINDAKAN No. Revisi : 00

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
DIREKTORAT TEKNOLOGI PERBAIKAN DAN
INFORMASI DAN KOMUNIKASI Tgl. Berlaku : 01 November 2010
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung PENCEGAHAN
PROSEDUR No. Dokumen : DIT TIK/PM-8.5/01

MENYETUJUI :
PEMBUAT ATASAN MR DIREKTUR
Nama Saripudin, S.Pd, MT Dr. H. Munir,M.IT Yudi Wahyudi, S.Pd., M.T. Dr. H. Munir,M.IT.
Jabatan Direktur MR Direktur
Ttd.
Tanggal 01.11.2010 01.11.2010 01.11. 2011 01.11. 2011
0/10

1.0 TUJUAN
Tujuan Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP) adalah untuk menghilangkan
penyebab ketidaksesuaian yang terjadi dan mungkin akan terjadi, sesuai dengan besarnya
masalah dan tingkat risiko yang dihadapi dalam suatu proses kegiatan serta mengelola tata
cara pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan agar sistem manajemen mutu
Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Pendidikan Indonesia (DIT TIK
UPI) dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.
2.0 RUANG LINGKUP
Ruang lingkup penerapan prosedur PTPP meliputi :

2.1 Tindakan Perbaikan (Corrective Action) mengatur tentang :
2.1.1 Identifikasi ketidaksesuaian terhadap penanganan keluhan Pelanggan atas
Layanan yang diterimanya.
2.1.2 Penyimpangan terhadap ketidaksesuaian proses kegiatan yang ditemukan pada
saat proses kegiatan berlangsung ataupun pada saat Audit Mutu.
2.1.3 Menetapkan penyebab ketidaksesuaian tersebut di atas.
2.1.4 Melakukan evaluasi tindakan yang perlu untuk memastikan ketidaksesuaian tadi
tidak terulang.
2.1.5 Menetapkan dan melaksanakan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian.
2.1.6 Melakukan tinjauan perbaikan yang telah dilakukan.
2.2 Tindakan Pencegahan (Preventive Action) mengatur tentang :
2.2.1 Identifikasi ketidaksesuaian terhadap penanganan keluhan Pelanggan atas
Layanan yang diterimanya.
2.2.2 Mengevaluasi tindakan pencegahan dari ketidaksesuaian.
2.2.3 Menetapkan dan melaksanakan tindakan pencegahan.
2.2.4 Mencatat hasil tindakan pencegahan yang akan dilakukan.
2.2.5 Meninjau tindakan pencegahan yang telah dilakukan.
1/10

3.0 DEFINISI
3.1 Originator : pihak yang mengajukan PTPP
3.2 PTPP : Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
3.3 PTP : Permintaan Tindakan Pencegahan
3.4 MR : Management Representative.
3.5 Tim PTPP adalah kelompok yang terdiri dari satu atau lebih pegawai direktorat TIK UPI
yang bertugas untuk menyelesaikan masalah yang dituangkan dalam formulir PTPP.
4.0 REFERENSI
4.1 Quality Management System ISO 9001 : 2008 ; Clause 8.5

4.2 Prosedur No. DIT TIK/PM-4.2.3/01 tentang Prosedur Pengendalian dan Penyusunan
Dokumen
4.3 Prosedur No. DIT TIK/PM-4.2.4/01 tentang Prosedur Rekaman Mutu
4.4 Prosedur No. DIT-TIK/PM-8.2.1/01 tentang Prosedur Layanan Konsumen
4.5 Prosedur No. DIT TIK/PM-8.2.1/01 tentang Prosedur Survey Kepuasan pelanggan
4.6 Prosedur No. DIT TIK/PM-8.3/01 tentang Prosedur Pengendalian Penyimpangan Proses
5.0 KETENTUAN UMUM
PTPP dapat diajukan apabila terjadi hal-hal sebagai berikut :
5.1 Adanya penyimpangan yang ditemukan pada saat audit mutu, baik internal maupun
eksternal dilaksanakan. Dalam hal ini originator adalah auditor yang menemukan
penyimpangan tersebut (hal ini diatur dalam prosedur Audit Mutu Internal, No. DIT
TIK/PM-8.2.2/01).
5.2 Adanya penyimpangan proses kegiatan, administrasi dan keuangan yang kritis atau
penyimpangan proses yang berulang-ulang (lebih dari 3 kali) pada tempat dan atau hal
yang sama.
2/10

5.3 Adanya keluhan Pelanggan yang dianggap sangat berat oleh DIT TIK atau hasil survey
kepuasan pelanggan yang hasilnya dianggap tidak memuaskan.
5.4 Laporan ketidaksesuaian terhadap temuan tersebut ditindaklanjuti dalam Rencana
Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (RTP).
5.5 Apabila penyimpangan proses bersifat jangka pendek, tindak lanjutnya bisa dilakukan
sesuai prosedur No. DIT TIK/PM-8.3/01 tentang Prosedur Pengendalian Penyimpangan
Proses.
5.6 Pihak yang dapat menemukan atau mengajukan Permintaan Tindakan Perbaikan dan
Pencegahan terhadap masalah/proses kerja – dianggap kritis dan temuan tersebut
telah terjadi minimal 3 (tiga) kali – dimulai pada level Koordinator, Kasie sampai dengan
Kepala Divisi.
5.7 Untuk menindaklanjuti PTPP, maka Management Representative
(MR) akan membentuk Tim PTPP yang terdiri dari Kepala Divisi yang terkait dengan
masalah yang ada dan terdapat di PTPP atau pejabat lain yang dianggap mampu untuk
menindaklanjuti hal tersebut.
5.8 Tugas dan tanggung jawab Tim PTPP yang dibentuk oleh
Management Representative adalah :
5.8.1 Menyelidiki (investigate) dan menentukan penyebab utama terjadinya
penyimpangan tersebut.
5.8.2 Membatalkan atau menangguhkan PTPP bila dianggap penyimpangan/
temuan tersebut tidak valid terhadap kebijakan maupun pedoman mutu DIT
TIK.
5.8.3 Menentukan tindakan perbaikan dan pencegahan untuk menghindari
terulangnya masalah yang sama.
5.8.4 Memantau dan mengendalikan bentuk proses perbaikan dan pencegahan
terhadap ketidaksesuaian/temuan tersebut.
5.8.5 Mengajukan usulan kepada Management Representative apabila temuan
tersebut menyangkut pada prosedur yang ada – perubahan atau revisi
secukupnya – untuk mencegah terulangnya masalah yang sama.
3/10

5.9 Tugas dan tanggung jawab Tim PTPP berakhir bila penyimpangan tersebut telah
diselesaikan dengan baik – setelah diverifikasi – dan mendapat persetujuan dari
Management Representative.
5.10 Setiap PTPP harus diselesaikan paling lambat 2 (dua) bulan. Bila penyelesaian
diperkirakan akan lebih dari 2 (dua) bulan, maka harus mendapatkan persetujuan dari
Management Representative.
5.11 Bila penyelesaian masalah harus mengubah atau menyesuaikan prosedur dan atau
instruksi kerja, pelaksanaannya sesuai dengan prosedur No. DIT TIK/PM-4.2.3/01
tentang Prosedur Penyusunan dan Pengendalian Dokumen.
5.12 Tindakan pencegahan (Preventive Action) dilakukan melalui pendekatan praktis dengan
cara :
5.12.1 Melakukan identifikasi atas masalah yang mungkin akan terjadi, hal ini dapat
dilakukan oleh bagian yang bersangkutan ataupun oleh bagian yang
menemukan atas adanya masalah di dalam proses kerja tersebut.
5.12.2 Melakukan analisis terhadap
permasalahan yang mungkin menjadi penyebab utama.
5.12.3 Melakukan inovasi untuk mencegah masalah yang mungkin akan terjadi
dengan hasil yang terukur.
4/10

6.0 ALUR KERJA DAN DESKRIPSI ALUR KERJA

6.1 Alur Kerja Pengelolaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
5/10

Pembuat (Originator) Atasan Originator MR Tim PTPP
Start
Menerima PTPP/PTP Menerima Menerima tugas
dari originator PTPP/PTP PTPP dari MR
Menemukan
penyimpangan
atau menganalisa Mengidentifikasi dan
perlunya menganalisa Memberi nomor Menganalisa
pencegahan penemuan PTPP/PTP dan penyebab masalah
mengesahkan
Mengisi Melakukan Menyusun rencana

PTPP/PTP dan analisa/tindakan Membentuk tim perbaikan
mengajukan pencegahan terhadap PTPP/PTP
pada atasannya temuan
Mengendalikan
pelaksanaan PTPP
Mengajukan PTPP
/PTP yang telah
diidentifikasi kepada
MR Menerima laporan Melaporkan efektifitas
PTPP/PTP & hasil PTPP kepada
memverifikasinya MR
Menetapkan status
PTPP/PTP
Membuat laporan
status PTPP/PTP per
bulan
Melaporkan PTPP/PTP
dan evaluasinya pada
Rapat Manajemen
Selesai
6.1 Deskripsi Alur Kerja
6.2.1 Pembuat (Originator)
6/10

6.1.1.1 Berdasarkan pengamatan dan prosedur yang ada dan berlaku ditemukan
adanya penyimpangan/ketidaksesuaian, mengajukan Permintaan Tindakan
Perbaikan dan Pencegahan (PTPP) – lampiran 9.1
6.1.1.2 Berdasarkan pengamatan terhadap proses kerja dan prosedur yang ada dan
berlaku ditemukan kemungkinan timbulnya masalah di waktu yang akan
datang – belum mempengaruhi mutu – di lingkungan kerjanya dan atau bagian
lainnya, maka mengajukan Penanganan Tindakan Pencegahan (PTP) – lampiran
9.3
6.1.1.3 Mengajukan PTPP/PTP kepada atasannya
6.2.2 Atasan Originator

6.2.2.1 Menerima PTPP/PTP dari Originator, melakukan identifikasi dan analisis
terhadap temuan yang ada dalam PTPP/PTP
6.2.2.2 Menetapkan dan melaksanakan tindakan pencegahan yang akan diambil
terhadap temuan tersebut
6.2.2.3 Mengajukan PTPP/PTP yang telah selesai diidentifikasi kepada Management
Representaive.
6.2.3 Management Representative (MR)

6.2.3.1 Menerima PTPP/PTP yang telah diidentifikasi oleh atasan Originator dan
mengesahkan masalah yang ditemukan dengan cara memberi nomor
PTPP/PTP dan mendaftarkan dalam daftar PTPP
6.2.3.2 Membentuk tim penyelesaian PTPP dengan menentukan unit kerja yang
terlibat untuk membahas perbaikan dan pencegahan penyimpangan
tersebut.
6.2.3.3 Melakukan verifikasi atas hasil tindakan perbaikan dan pencegahan.
6.2.3.4 Memberikan status PTPP (selesai/closed), apabila bukti-bukti menunjukkan,
bahwa penyimpangan sudah dapat diselesaikan.
6.2.3.5 Membuat laporan bulanan status PTPP, sesuai dengan formulir pada
lampiran 9.2.
6.2.3.6 Melaporkan PTPP dan mengevaluasinya pada saat Rapat Manajemen
6.2.4 Tim PTPP
7/10

6.2.4.1 Menganalisa & menentukan penyebab utama masalah tersebut.

6.2.4.2 Menyusun rencana perbaikan dan pencegahan beserta penanggung jawab
dan target waktu penyelesaiannya.
6.2.4.3 Mengendalikan pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan.
6.2.4.4 Memeriksa efektifitas hasil tindakan perbaikan sistem, bila dianggap telah
berjalan sesuai dengan Rencana Tindakan Perbaikan dan Pencegahan, dan
meminta kepada Management Representative (MR) untuk diverifikasi.
7.0 PENGECUALIAN
Tidak ada
8.0 REKAMAN
8.1 PTPP
8.2 Laporan Bulanan Status PTPP
8.3 Surat Keluhan Pelanggan (bila ada)
8.4 Laporan penerimaan keluhan Pelanggan
8.5 Berita acara penyelesaian keluhan pelanggan
8.6 Hasil Survey Kepuasan Pelanggan
9 LAMPIRAN
9.1 Form PTPP
9.2 Form Laporan Bulanan Status PTPP
9.3 Form Penanganan Tindakan Pencegahan
Lampiran 9.1
DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

8/10

Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Tlp. (022) 2013163-2013164, Ext. 2219-2222
Fax. (022) 2005320, E-mail : Dit_TIK@upi.edu
Nomor : DIT-TIK/FM-8.5/01
PERMINTAAN TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

(Corrective and Preventive Action Request)
No. PTPP :
Referensi ISO 9001 :
Tanggal :
PERMASALAHAN (diisi oleh Originator)
Unit Kerja yang Bertanggung

Penemu Atasan
Jawab
Nama
Jabatan
Tanggal
Analisis Penyebab
(diisi oleh ketua tim PTPP)
Tanggal Penyelesaian : Nama : Tanda tangan :
Verifikasi (oleh MR) Komentar :

PTPP telah diselesaikan (closed)
Tanda tangan :
Tanggal :
Nama :
Lampiran 9.2

9/10

LAPORAN BULANAN
PERMINTAAN TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
KATEGORI : INTERN/EKSTERN
Tahun : ...................
BULAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PTPP bulan lalu
PTPP bulan ini
Total PTPP bulan ini
PTPP yang dibatalkan
PTPP selesai
PTPP akhir bulan
DAFTAR PTPP
Untuk yang sudah diselesaikan dan yang belum
No. No. PTPP Tgl. PTPP Isi PTPP Penemu Keputusan & Alasan
…………., .........../........... / ...........
..................................................
10/10

Lampiran 9.3

PENANGANAN TINDAKAN PENCEGAHAN
No. PTP : Referensi ISO 9001

Tanggal :
PERMASALAHAN (diisi oleh Originator)
Unit Kerja yang Bertanggung

Penemu Atasan Jawab
Nama
Jabatan
Tanggal
Identifikasi Masalah
(diisi oleh atasan Originator)
Tindakan Pencegahan yang akan dilakukan :

(diisi oleh atasan Originator)
Tanggal Penyelesaian Nama : Tandatangan :
Verifikasi (oleh MR) Komentar

PTPP telah diselesaikan (closed)
Tanda tangan :
Tanggal :
Nama :
10/10

14 - Prosedur Tindakan Perbaikan Dan Pencegahan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

14 - Prosedur Tindakan Perbaikan Dan Pencegahan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PROSEDUR No. Dokumen : DIT TIK/PM-8.

TINDAKAN No. Revisi : 00

PROSEDUR No. Dokumen : DIT TIK/PM-8.5/01

TINDAKAN No. Revisi : 00

PEMBUAT ATASAN MR DIREKTUR

Jabatan Direktur MR Direktur

Tanggal 01.11.2010 01.11.2010 01.11. 2011 01.11. 2011

TINDAKAN No. Revisi : 00

2.0 RUANG LINGKUP

Ruang lingkup penerapan prosedur PTPP meliputi :

TINDAKAN No. Revisi : 00

4.1 Quality Management System ISO 9001 : 2008 ; Clause 8.5

5.0 KETENTUAN UMUM

PTPP dapat diajukan apabila terjadi hal-hal sebagai berikut :

TINDAKAN No. Revisi : 00

TINDAKAN No. Revisi : 00

TINDAKAN No. Revisi : 00

6.0 ALUR KERJA DAN DESKRIPSI ALUR KERJA

TINDAKAN No. Revisi : 00

Pembuat (Originator) Atasan Originator MR Tim PTPP

Mengisi Melakukan Menyusun rencana

6.1 Deskripsi Alur Kerja

6.2.1 Pembuat (Originator)

TINDAKAN No. Revisi : 00

6.2.2 Atasan Originator

6.2.3 Management Representative (MR)

6.2.4 Tim PTPP

TINDAKAN No. Revisi : 00

6.2.4.1 Menganalisa & menentukan penyebab utama masalah tersebut.

DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

TINDAKAN No. Revisi : 00

PERMINTAAN TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

PERMASALAHAN (diisi oleh Originator)

Unit Kerja yang Bertanggung

Tanggal Penyelesaian : Nama : Tanda tangan :

Verifikasi (oleh MR) Komentar :

DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

TINDAKAN No. Revisi : 00

…………., .........../........... / ...........

TINDAKAN No. Revisi : 00

DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

PENANGANAN TINDAKAN PENCEGAHAN

No. PTP : Referensi ISO 9001

PERMASALAHAN (diisi oleh Originator)

Unit Kerja yang Bertanggung

Tindakan Pencegahan yang akan dilakukan :

Tanggal Penyelesaian Nama : Tandatangan :

Verifikasi (oleh MR) Komentar

Anda mungkin juga menyukai