PROSEDUR

RAPAT PERSIAPAN PELAKSANAAN (Pre Construction Meeting/PCM)

No. Dokumen : BRR NIAS/SOP/DRAFT Revisi ke : R-00
Tgl. Berlaku : Maret 2007 Tanggal :

1. Tujuan 1. Menyatukan pengertian terhadap seluruh Dokumen Kontrak, dan

membuat kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum
terdapat dalam Dokumen Kontrak maupun kemungkinan-
kemungkinan kendala yang akan terjadi dalam pelaksanaan
pekerjaan.
2. Prosedur ini dimaksudkan sebagai pedoman untuk mendapatkan
kesepakatan bersama di dalam menyelesaikan masalah-masalah
yang diperkirakan akan timbul dilapangan saat pelaksanaan,
sebagai tahapan awal dari tindakan pengendalian oleh PPK
terhadap pelaksanaan kontrak/pekerjaan.

2. Ruang Lingkup Prosedur ini memuat proses penyelenggaraan rapat persiapan

pelaksanaan kontrak/pekerjaan (Pre Construction Meeting/PCM)
yang dapat diselenggarakan segera setelah kontrak ditandatangani
atau selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah diterbitkannya Surat
Perintah Mulai Kerja (SPMK).

3. Definisi a. Rapat persiapan pelaksanaan (Pre Construction Meeting/PCM)

adalah pertemuan yang diselenggarakan oleh unsur-unsur yang
terkait dengan pelaksanaan proyek seperti unsur Pengguna
Barang/Jasa dan atau PPK sebagai unsur pengendalian,Konsultan
Pengawas sebagai pengawas teknis dan Kontraktor sebagai
pelaksana pekerjaan serta unsur perencana untuk menyatukan
pengertian terhadap seluruh Dokumen Kontrak dan membuat
kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum terdapat dalam
dokumen kontrak maupun kemungkinan-kemungkinan kendala
yang akan terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan

4. Acuan 1. Keppres Republik Indonesia No. 80 tahun 2003

2. Kepmen PU nomor 257/2004

3. Dokumen kontrak

5 Ketentuan 1. Sebelum pelaksanaan kontrak, KPA, PPK, Kontraktor, Unsur BRR

Umum Distrik dan BRR Perwakilan, unsur Perencanaan dan Konsultan
Pengawas harus mengadakan Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak
(Pre Construction Meeting/PCM).
2. Pelaksanaan Pre Construction Meeting (PCM) harus diselenggarakan
selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sejak tanggal diterbitkannya
Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK).

3. Beberapa hal yang perlu dibahas dan disepakati dalam Rapat

Persiapan Pelaksanaan Kontrak adalah :

a. Organisasi kerja
b. Tata cara pengaturan pelaksanaan pekerjaan.
c. Review dan penyempurnaan terhadap schedule kerja yang
harus sesuai dengan target volume,waktu dan mutu.
d. Jadwal pengadaan bahan, mobilisasi peralatan dan personil
serta penggunaan peralatan.

Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Perwakilan Nias Hal 1/3

 PROSEDUR
RAPAT PERSIAPAN PELAKSANAAN (Pre Construction Meeting/PCM)
No. Dokumen : BRR NIAS/SOP/DRAFT Revisi ke : R-00
Tgl. Berlaku : Maret 2007 Tanggal :

e. Menyusun rencana dan pelaksanaan pemeriksaan lapangan

(mutual check) dan justifikasi teknis atau Kaji Ulang desain
(review design) terhadap desain atau siplified design.
f. Pendekatan kepada masyarakat dan pemerintah daerah
setempat mengenai rencana kerja, (misalnya : pengkaitan
antara rencana kerja dengan musim tanam atau masalah
jalan akses ke quarry/angkutan bahan)
g. Penyusunan Program Mutu atau Rencana Mutu
Kontrak(RMK).
4. Rapat Persiapan Pelaksanaan harus dituangkan dalam Berita
Acara Rapat dan merupakan Tahapan awal tindakan pengendalian
PPK terhadap pelaksanaan pekerjaan di lapangan.

5. Hasil pertemuan ini akan menjadi Bagian dari Dokumen Kontrak

serta sebagai pegangan dalam menyusun kerangka kerja dan
rencana pelaksanaan pekerjaan selanjutnya.

6. Hal-hal lain yang perlu dimasukkan dalam Materi pembahasan

Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak adalah :

a. Aplikasi pasal-pasal penting dalam Dokumen Kontrak tentang:

- Asuransi pekerjaan
- Pekerjaan tambah/kurang
- Penyelesaian perselisihan
- Pemeliharaan pekerjaan
- Kompensasi
- Denda dan anti rugi
- Kontrak kritis/pemutusan kontrak
- Pemeliharaan/pengamanan lalu-lintas
- Sub Kontraktor
b. Prosedur administrasi penyelenggaraan pekerjaanantara lain :
- Request dan Approval dalam rangka examination of works
- Perpanjangan waktu pelaksanaan
- Gambar kerja dan kelengkapannya
- Pengajuan Monthly Certificate (MC) dan Price Escalation
Certificate (PEC)(bila ada eskalasi )
- Provisional Hand Over (PHO) dan Final Hand Over (FHO)
- Pembuatan Addendum Kontrak
- Jadwal pengadaan bahan, penggunaan peralatan dan
personil
- Review dan penyempurnaan terhadap jadual kerja yang
harus sesuai dengan target volume, waktu dan mutu
- Menyusun rencana dan pelaksanaan pemeriksaan
lapangan bersama (mutual check), sehubungan dengan
Penyusunan Justifikasi Teknis atau Kaji Ulang
Perencanaan (Review Design) terhadap desain atau
simplified design yang ada dalam dokumen kontrak
c. Tata cara dan prosedur teknis pelaksanaan pekerjaan
(disesuaikan dengan lingkup kontrak)

Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Perwakilan Nias Hal 2/3

 PROSEDUR
RAPAT PERSIAPAN PELAKSANAAN (Pre Construction Meeting/PCM)
No. Dokumen : BRR NIAS/SOP/DRAFT Revisi ke : R-00
Tgl. Berlaku : Maret 2007 Tanggal :

d. Kendala-kendala yang mungkin terjadi

6 Prosedur dan
Tanggungjawab

Pelaku
No Kegiatan Rekaman
Penanggungjawab

6.1 PPK a. Membuat Undangan Rapat PCM Undangan

Rapat
b. Menginstruksikan Kontraktor menyiapkan materi
PCM termasuk Rencana Mutu Kontrak (RMK)

c. Memerintahkan Konsultan menyiapkan konsep

pengawasan dan tata laksananya.

6.2 Kontraktor a. Menyiapkan materi PCM meliputi :

(a) Daftar personil
(b) Jadwal pelaksanaan
(c) Project quality plan
(d) Jadwal mobilisasi
(e) Hal-hal utama lain yang belum jelas atau yang
perlu ditambahkan dalam perjanjian kontrak.

b. Menyerahkan materi PCM kepada PPK.

c. Menghadiri dan mengikuti pembahasan materi PCM.

6.3 PPK a. Mengadakan rapat PCM yang dihadiri Konsultan

Pengawas,Kontraktor, unsur KPA,BRR Distrik
Nias/Nisel dan BRR Wilayah VI Nias.

b. Mencatat dan membukukan hasil pembahasan dan

kesepakatan pada PCM.

6.4 Konsultan a. Memeriksa perbaikan sesuai hasil PCM dan

Pengawas menyerahkannya kepada PPK.

6.5 PPK a. Membuat Berita Acara PCM dan menjadikannya Berita Acara
menjadi bagian dari Dokumen Kontrak. Rapat PCM

7. Pengecualian Tidak Ada

8. Lampiran a. Contoh Undangan Rapat PCM

b. Contoh Berita Acara Hasil PCM.

Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Perwakilan Nias Hal 3/3