SOP

Pengiriman Uang

CASH to Cash
1. Latar Belakang
1.1. Hadirnya layanan Uang Kita (UK) Pengiriman Uang untuk memudahkan masyarakat
dalam melakukan pengiriman uang tunai antar perorangandidalam wilayah
Indonesiabagi masyarakatdan lainnya.
1.2. Diperlukannya standarisasi penanganan di Kantor Cabang UK terkait penanganan
layanan Pengiriman Uang UK

2. Tujuan
Memberikan standarisasi proses transaksi dan penanganan permasalahan terkait layanan
Pengiriman Uang UK di Kantor Cabang UK

3. Ruang Lingkup
Proses transaksi kirim dan transaksi penerimaan uang layanan Pengiriman Uang UK di Kantor
Cabang UK

4. Referensi
Materi sosialisasi dan FAQ layanan Pengiriman Uang UK

5. Definisi
5.1. KYC adalah singkatan dari Know Your Customer yaitu salah satu proses registrasi
pelanggan dimana petugas meminta pelanggan untuk mengisi formulir registrasi,
meminta photocopy identitias (KTP/SIM/Passpor) pelanggan serta mencocokkan data
keduanya serta foto pelanggan yang ada pada identitas dengan fisik pelanggan yang
bersangkutan.
5.2. Pengiriman Uang UK adalah layanan pengiriman uang UK untuk memenuhi kebutuhan
masyarakat akan layanan pengiriman uang
5.3. Petugas adalah staf kasir Kantor Cabang UK yang memproses transaksi Pengiriman
Uang UKbeserta pengelolaan cash flow-nya.

6. Ketentuan umum
6.1. Layanan Pengiriman Uang UK berlaku hanya untuk tujuan Nasional (domestik), dari dan
keluar Negeri
6.2. Semua pelanggan dapat menggunakan Layanan Pengiriman Uang UK baik member UK
maupun bukan member UK.
6.3. Pelanggan tidak perlu mendaftar dan memiliki akun UK.
6.4. Dana yang di transfer dalam Layanan Pengiriman Uang UK hanya bisa dicairkan dalam
bentuk penarikan tunai, tidak bisa untuk pembayaran atau pembelian.
6.5. Channel pengiriman uang, penerimaan uang dan pembatalan transfer dapat dilakukan di
lokasi Pengiriman Uang UK
6.6. Petugas wajib melakukan proses KYC sesuai ketentuan yang berlaku.
6.7. Persyaratan dalam melakukan pengiriman dan penerimaan uang adalah sebagai berikut:
6.7.1. Pengiriman Uang
6.7.1.1. Membawa kartu identitas asli yang masih berlaku
6.7.1.2. Mengisi formulir
6.7.1.3. Memiliki nomor telepon yang aktif untuk menerima kode pengiriman
6.7.1.4. Membayar biaya pengiriman uang
6.7.1.5. Tidak dapat diwakilkan
6.7.2. Penerimaan Uang
6.7.2.1. Membawa kartu identitas asli yang masih berlaku
6.7.2.2. Mengisi formulir
6.7.2.3. Tidak dapat diwakilkan
Identitas yang dapat diterima pada pengiriman dan penerimaan uang adalah KTP, SIM,
Passport
6.7.3. Nama yang tertera di kartu identitas penerima dan formulir harus sama dengan
yang tertera pada sistem Pengiriman Uang UK
6.7.4. Apabila ada perbedaan nama antara yang tertulis di kartu identitas/formulir dan di
sistem, maka yang dapat diterima adalah sebagai berikut :

Confidential 1
 6.7.4.1. Tidak melebihi 3 karakter contoh : Tony menjadi Toni
6.7.4.2. Tidak mengubah jenis kelamin contoh : Indra menjadi Indri
6.7.4.3. Berupa singkatan umum yang dipakai contoh Muhammad menjadi
Muh
6.8. Nilai transaksi dan biaya pengiriman uang pada layanan Pengiriman Uang UK akan
tertera secara otomatis by sistem
6.9. Penerima tidak dikenakan biaya apapun dalam penerimaan/pencairan uang
6.10. Aplikasi pengiriman uang dan penerimaan uang UKdapat diakses melalui url dengan
alamat https://opp.ptuangkita.com/opp5

Screen capture aplikasi

6.11. Proses pengiriman uang adalah sebagai berikut :

6.11.1. Petugas mengisi kolom pada formulir sebagai berikut :

6.11.2. Pengirim mengisi formulir pengiriman uang yang tersedia :

6.11.2.1. Pengirim mengisi kolom sebagai beikut :
6.11.2.1.1. Memilih jenis kartu identitas
6.11.2.1.2. Mengisi nomor kartu identitas
6.11.2.1.3. Mengisi nama lengkap pengirim (sesuai dengan yang
tercantum di kartu identitas)
6.11.2.1.4. Mengisi Masa berlaku identitas pengirim
6.11.2.1.5. Mengisi nomor handphone pengirim
6.11.2.1.6. Mengisi nama lengkap penerima (sesuai dengan yang
tercantum di kartu identitas)
6.11.2.1.7. Mengisi nomor handphone penerima jika ada
6.11.2.1.8. Mengisi jumlah uang yang dikirimkan
6.11.2.1.9. Memilih sumber dana
6.11.2.1.10. Memilih tujuan/keperluan pengiriman uang

Confidential 2
 6.11.2.2. Menyetujui dan menandatangani formulir pengiriman uang :

6.11.3. Petugas meminta dokumen persyaratan pengiriman uang (formulir yang sudah
diisi dan kartu identitas asli) kepada pengirim.
6.11.4. Petugas melakukan proses KYC terhadap formulir dan identitas dari pengirim.
6.11.5. Meminta pengirim untuk melakukan pembayaran (nominal transfer + biaya
pengiriman).
6.11.6. Petugas mengisi data pengiriman uang di aplikasi :
6.11.6.1. Login untuk masuk ke aplikasi dengan username dan password yang
sudah di-berikan.
6.11.6.2. Pilih Menu Kirim Uang
6.11.6.3. Menginput seluruh data dari formulir pengiriman uang ke aplikasi
pengiriman uang
6.11.6.4. Memastikan kepada pengirim bahwa nama penerima sudah sesuai
dengan kartu identitas penerima
6.11.6.5. Memastikan jumlah uang yang akan dikirim sudah sesuai dengan
permintaan pengirim
6.11.6.6. Apabila data sudah lengkap dan sesuai akan mucul tampilan,

Confidential 3
 6.11.6.7. Klik proses, maka akan muncul data transaksi yang berhasil :

6.11.6.8. Klik Print, untuk mencetak receipt

6.11.6.9. Petugas menandatangani formulir
6.11.6.10. Menyerahkan copy formulir transaksi dan receipt kepada pengirim
6.11.6.11. Petugas dan pengirim masing-masing mempunyai kewajiban untuk
memastikan bahwa transaksi sudah sesuai sebelum pelanggan
meninggalkan lokasi.
6.11.6.12. Pengirim akan mendapatkan kode pengiriman berupa kode nomor.
6.11.6.13. Kode pengiriman berlaku selama 30 hari kalender.
6.11.6.14. Pengirim wajib memberitahu kode pengiriman kepada penerima
dengan media apapun.
6.11.6.15. Nomer telepon pengirim bisa operator apa saja

6.12. Proses penarikan/pencairan uang adalah sebagai berikut :

6.12.1. Meminta pelanggan untuk melakukan pengisian formulir penerimaan/pencairan
uang (Petugasmembantu pelanggan melakukan pengisian formulir jika
diperlukan) :
6.12.1.1. Petugas mengisi kolom pada formulir sebagai berikut:

6.12.1.2. Penerima transfer melakukan pengisian formulir sebagai berikut :

6.12.1.2.1. Memilih jenis kartu identitas
6.12.1.2.2. Mengisi nomor kartu identitas
6.12.1.2.3. Mengisi nomor kode pengiriman
6.12.1.2.4. Mengisi Tujuan penggunaan Dana
6.12.1.2.5. Mengisi Nama Pengirim
6.12.1.2.6. Menuliskan jumlah uang yang akan dicairkan
6.12.1.2.7. Mengisi kode pembatalan apabila ingin membatalkan
trasaksi pengiriman uang

Confidential 4
 6.12.1.3. Penerima uang tidak bisa diwakilkan oleh orang lain
6.12.1.4. Jika penerima sudah pernah melakukan pencairan, maka data yang
diisi di formulir cukup pada bagian 6.12.1.2 di atas saja.
6.12.1.5. Menyetujui dan menandatangani formulir penerimaan uang

6.12.2. Mengisi aplikasi pencairan uang dan melakukan validasi data penerima :
6.12.2.1. Login untuk masuk ke aplikasi dengan username dan password yang
sudah di-berikan.
6.12.2.2. Pilih menu Ambil Uang :
6.12.2.3. Memasukkan kode pengiriman kemudian klik cari

Confidential 5
 6.12.2.4. Meminta kartu identitas asli penerima uang
6.12.2.5. Memastikan nama yang muncul di aplikasi sesuai dengan yang
tertera di aplikasi dan formulir penerimaan uang

6.12.2.6. Melengkapi data identitas penerima uang (jika data kosongberarti

pertama kali bertransaksi).
6.12.2.7. Klik Proses, maka akan muncul data transaksi penerimaan uang :
6.12.2.8. Klik Print, untuk mencetak receipt

6.12.2.9. Petugas dan pengirim masing-masing mempunyai kewajiban untuk

memastikan bahwa transaksi sudah sesuai sebelum pelanggan
meninggalkan lokasi.

6.13. Permintaan pembatalan pengiriman uang dapat dilakukan dengan persyaratan

sebagai berikut :
6.13.1. Transaksi belum diambil oleh penerima dan masih terdapat di sistem.
6.13.2. Maksimal 30 hari kalender setelah pengiriman
Confidential 6
 6.13.3. Sebaiknya dilakukan pada lokasi yang sama pada saat pengiriman
6.13.4. Membawa bukti/formulir transaksi pengiriman, kartu identitas asli pengirim
6.13.5. Tidak dapat diwakilkan.
6.14. Proses pembatalan pengiriman uang adalah sebagai berikut :
6.14.1. Meminta kode pengiriman dan kode pembatalan (password)yang terdapat pada
SMS yang dikirim kepada pengirim Jika tidak menerima kode pembatalan dapat
menghubungi CSC UK.
6.14.2. Meminta pengirim untuk melakukan pengisian formulir penerimaan/pencairan
uang seperti proses penerimaan uang 6.12.1 dengan mengisi data pengirim
sama dengan nama penerima serta mengisi kolom kode pembatalan pada
formulir (Petugas membantu pelanggan melakukan pengisian formulir jika
diperlukan) :
6.14.2.1. Petugas mengisi kolom pada formulir sebagai berikut

6.14.2.2. Pengirim melakukan pengisian formulir sebagai berikut :

6.14.2.2.1. Memilih jenis kartu identitas
6.14.2.2.2. Mengisi nomor kartu identitas
6.14.2.2.3. Mengisi nomor kode pengiriman
6.14.2.2.4. Mengisi Tujuan penggunaan Dana
6.14.2.2.5. Mengisi Nama Pengirim
6.14.2.2.6. Menuliskan jumlah uang yang akan dicairkan

6.14.2.3. Menyetujui dan menandatangani formulir penerimaan uang

6.14.3. Pilih menu pembatalan pada aplikasi

6.14.4. Mengisi semua kolom pada aplikasi pembatalan
6.14.5. Untuk pengisian Jumlah Uang dilakukan seperti mekanisme berikut :
6.14.5.1. Apabila pembatalan atas permintaan pelanggan maka jumlah uang
adalah nilai pokok ditambah biaya pengiriman
6.14.5.2. Apabila pembatalan dikarenakan adanya kesalahan pelayanan dari
petugas maka jumlah uang adalah nilai pokok ditambah biaya
pengiriman.

Confidential 7
 6.14.6. Klik Proses.

6.15. Proses pembatalan akibat komplain pengirim yang disebabkan oleh kesalahan
pelayanan pada lokasi UK akan mengembalikan uang pokok dan biaya transaksi
kepada pengirim setelah memutuskan komplain pengirim valid.

7. Pihak Terkait
7.1. Kantor Cabang UK
7.2. Divisi Customer Service Center (CSC) operations :
7.2.1. Call Center 021-2524195
7.2.2. HP / WA : 0811-8182618
0815-84801601
0811-8678890
7.2.3. Email : csc@ptuangkita.com

8. Tugas dan Tanggung Jawab

8.1. Kantor Cabang
8.1.1. Salam pembuka/prosedur penerimaan awal
8.1.2. Melakukan validasi data pelanggan sesuai ketentuan yang berlaku
8.1.3. Melakukan penyelidikan permasalahan pelanggan
Pengiriman Uang
8.1.4. Melakukan proses pengiriman uang mengikuti ketentuan umum poin 6.12. pada
halaman 3.
Penerimaan Uang
8.1.5. Melakukan proses penerimaan/pencairan uang mengikuti ketentuan umum poin
6.13. pada halaman 6.
Pembatalan pengiriman uang
8.1.6. Melakukan proses pembatalan pengiriman uang mengikuti ketentuan umum poin
6.14 – 6.15. pada halaman 10.
Penanganan Permasalahan
8.1.7. Apabila pengirim tidak mendapat sms notifikasi setelah proses pengiriman uang
sukses :
8.1.7.1. Melakukan pengecekan di aplikasi pengiriman uang, pilih menu
History Transaksi.
8.1.7.2. Berkordinasi dengan Biller untuk permintaan pengiriman ulang kode
MTCN untuk dapat diberikan kepada pelanggan
8.1.8. Apabila terjadi kesalahan dalam penginputan nama, jumlah uang, nomor
handphone pengirim atau data mandatory lainnya.
8.1.8.1. Meminta kode pengiriman dan kode pembatalan kepada pengirim
8.1.8.2. Melakukan pengecekan kode pengiriman di aplikasi untuk
memastikan status pengiriman belum dilakukan penarikan/pencairan
8.1.8.3. Kantor CabangUK/Mitra Penyelenggara Transfer Dana/Kasir
melakukan pembatalan transaksi yang lama dengan mekanisme
pembatalan sesuai point 6.14 – 5.15. pada halaman 10.

Confidential 8
 8.1.8.4. Kantor CabangUK/Mitra Penyelenggara Transfer Dana/Kasir
melakukan proses transaksi pengiriman uang yang baru mengikuti
ketentuan umum poin 6.12. pada halaman 3.
8.1.8.5. Jika kesalahan penginputan nominal uang di aplikasi tersebut sudah
terlanjur dimasukkan di aplikasi, untuk segera menghubungi ke CSC
8.1.9. Apabila pada saat proses penerimaan/pencairan uang terdapat perbedaan data
antara nama yang tertera di kartu identitas dengan data yang ada di formulir
dan di sistem UK/Mitra Penyelenggara Transfer Dana, maka Kantor
CabangUK/Mitra Penyelenggara Transfer Dana/Kasir memastikan harus sesuai
dengan ketentuan umum poin 6.7.3. halaman 2.
8.1.10. Apabila terjadi kegagalan dalam proses eksekusi (pengiriman, penerimaan, dan
pembatalan) layanan pengiriman uang, maka Kantor CabangUK/Mitra
Penyelenggara Transfer Dana untuk segera menghubungi Customer Service
Center (CSC), untuk percepatan email ke CSC
8.1.11. Membuat catatan untuk seluruh aktivitas keluhan loket untuk pelaporan kendala
yang terjadi dan penyelesaiannya
8.1.12. Menutup interaction dan activities
8.1.13. Salam penutup.

8.2. Customer Care

8.2.1. Salam pembuka/prosedur penerimaan awal
8.2.2. Melakukan validasi data pelanggan sesuai ketentuan yang berlaku
8.2.3. Melakukan Proviling permasalahan pelanggan
Inquiry
8.2.4. Memberikan informasi tentang layanan UK/Mitra Penyelenggara Transfer Dana
Pengiriman Uang sesuai dengan ketentuan yang berlaku
Request Pengiriman/Penerimaan/Pembatalan
8.2.5. Mengarahkan pelanggan untuk datang ke Kantor Cabang UK/Mitra
Penyelenggara Transfer Dana/Alfamart/
Penanganan Permasalahan
8.2.6. Apabila pengirim tidak mendapat sms notifikasi setelah proses pengiriman uang
sukses :
8.2.6.1. Kantor Cabang UK/Mitra Penyelenggara Transfer Dana/Kasir
melakukan pengiriman sms mengikuti poin 8.17. halaman 9.
8.2.6.2. Menyimpan Laporan catatan transaksi,
a. formulir mengirim uang
b. fotokopi ID pengirim
c. formulir menerima uang
d. fotokopi ID penerima
untuk dikirim ke kantor CSC UK,
Transaksi tanggal 1-15 dikirim pada tanggal 16 setiap bulan
Transaksi tanggal 16-31 dikirim pada tanggal 1 setiap bulan berikutnya.
8.2.7. Apabila pelanggan mengeluhkan nominal transfer tidak sesuai :
8.2.7.1. Meminta kode pengiriman kepada pengirim
8.2.7.2. Melakukan pengecekan kode pengiriman di aplikasi untuk memastikan
status pengiriman belum dilakukan penarikan/pencairan
8.2.7.3. Kantor Cabang UK/Mitra Penyelenggara Transfer Dana/Kasir
mengarahkan pelanggan datang ke Galeri / Outlet terdekat untuk
melakukan pembatalan transaksi
1.1.1. Apabila terjadi kegagalan dalam proses eksekusi (pengiriman, penerimaan, dan
pembatalan) layanan layanan kiriman uang, maka Kantor Cabang UK/Mitra
Penyelenggara Transfer Dana ke Customer Service Center (CSC)
8.2.8. Menutup interaction dan activities
8.2.9. Salam penutup.

Confidential 9