LAPORAN KERJA PRAKTIK

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

ARSIP DAN PERSURATAN PADA BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI
DAN KOMUNIKASI KEPOLISIAN DAERAH SUMATERA SELATAN

Oleh

DYAH GAYATRI 09031381621073

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
2018
LEMBAR PENGESAHAN

KERJA PRAKTIK
 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

ARSIP DAN PERSURATAN PADA BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI

DAN KOMUNIKASI KEPOLISIAN DAERAH SUMATERA SELATAN

LAPORAN

Sebagai salah satu syarat untuk membuat

Tugas Akhir Program Studi Sistem Informasi

Oleh :

Dyah Gayatri 09031381621073

Palembang, 28 November 2018

Menyetujui, Pembimbing Lapangan,

Dosen Pembimbing

Mgs. Afriyan Firdaus, S.Si., M.IT Yudi Cahyadi, S.Pd

NIP. 198202122006041003 BRIPKA NRP. 79091327

Mengetahui,

Ketua Jurusan Sistem Informasi

Endang Lestari Ruskan, S.Kom., M.T.

NIP. 197811172006042001
KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis haturkan kehadirat Allah SWT yang telah

memberikan berkah dan karunia-Nya yang melimpah sehingga penulis dapat

2
menyelesaikan Laporan Kerja Praktik yang berjudul “Analisis dan Perancangan

Sistem Informasi Manajemen Arsip dan Persuratan Pada Bidang Teknologi

Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan” dengan baik dan

tepat pada waktunya.

Selesainya penyusunan Laporan ini tidak lepas dari bimbingan dan bantuan

serta doroangan dari berbagai pihak. Oleh sebab itu, dalam kesempatan ini penulis

ingin menyampaikan terimakasih kepada :

1. Bapak Jaidan Jauhari, S.Pd, M.T. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Sriwijaya.

2. Ibu Endang Lestari Ruskan, S.Kom., M.T. selaku Ketua Jurusan Sistem

Informasi.

3. Bapak Mgs. Afriyan Firdaus, S.Si., M.IT selaku Pembimbing Kerja Praktik

yang telah membantu dan membimbing dalam menyelesaikan Laporan ini.

4. Bapak Drs. H. Abdul Latief, MS., M.Si. selaku Kepala Bidang Teknologi

Informasi Polda Sumatera Selatan dan Ibu Ir. Yulianingsih, M.kom. selaku

Kasubag Renmin Bidang Teknologi Informasi Polda Sumatera Selatan.

5. Bapak Yudi Cahyadi, S.Pd. selaku pembimbing Lapangan Kerja Praktik yang

telah memberikan bimbingan selama penulis menjalankan Kerja Praktik di

Bidang Teknologi Informasi Polda Sumatera Selatan.

6. Orang tua dan keluarga yang senantiasa memberikan dukungan dan motivasi

kepada penulis.
7. Teman sekelompok Kerja Praktik yang telah membantu dalam pelaksanaan

Kerja Praktik.

8. Teman-teman seperjuangan jurusan Sistem Informasi Bilingual Universitas

Sriwijaya khususnya teman-teman kelas Sibil A.

3
 Penulis menyadari bahwa Laporan ini banyak mengalami kekurangan

ataupun kelemahan. Hal ini dikarenakan kemampuan penulis yang terbatas. Oleh

karena itu segala masukan, kritik serta saran yang sifatnya membangun sangat

diperlukan. Akhir kata dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan

semoga Laporan ini bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Palembang, 28 November 2018

Penulis

Dyah Gayatri
09031381621073

DAFTAR ISI

Halaman

HALMNJUD

LEMBARPNGSH i

4
KATPENGR i

DAFRIST v

DAFRTBEL xi

DAFRGTMB x

DAFRLTMPIN xi

BAIPENDHUL 1

1. Latar Belakang..........................................................................................1

21. Tujuan........................................................................................................3

31. Manfaat......................................................................................................3

41. Waktu dan Tempat Pelaksanaan................................................................4

51. Batasan Masalah........................................................................................4

BAIGMRNU 5

12. Profil Kepolisian Daerah Sumatera Selatan..............................................5

2.1.1 Sejarah Singkat Kepolisian Daerah Sumatera Selatan.......................5

2.1.2 Visi dan Misi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan..........................9

2.1.3 Visi dan Misi Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi...........10

2. Kegiatan Kepolisian Daerah Sumatera Selatan.......................................11

32. Stuktur Oganisasi....................................................................................13

2.3.1 Stuktur Organisasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan................13

2.3.2 Struktur Organisasi Bidang Teknologi dan Informasi......................14

42. Tujuan dan Fungsi...................................................................................14

2.4.1 Tujuan Kepolisian Daerah Sumatera Selatan...................................14

2.4.2 Tujuan Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi.....................15

2.4.3 Fungsi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan...................................15

5
 2.4.4 Fungsi Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian...16

52. Landasan Teori........................................................................................16

2.5.1 Konsep Dasar Sistem.......................................................................16

2.5.2 Definisi Sistem.................................................................................17

2.5.3 Karakteristik Sistem.........................................................................17

2.5.4 Konsep Dasar Informasi...................................................................19

2.5.5 Siklus Informasi...............................................................................19

2.5.6 Kualitas Informasi............................................................................20

2.5.7 Sistem Informasi..............................................................................21

2.5.8 Sistem Informasi Manajemen..........................................................23

2.5.9 Manajemen Kearsipan dan Persuratan.............................................23

2.5.10 Pengertian Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi......................24

2.5.11 Database..........................................................................................26

2.5.12 Database Management System (DBMS).........................................27

2.5.13 PHP..................................................................................................29

2.5.14 MySQL.............................................................................................29

2.5.15 Data Flow Diagram (DFD).............................................................30

2.5.16 Entity Relationship Diagram (ERD)................................................31

2.5.17 Kardinalitas ERD.............................................................................33

BAIPELKSNRJT 35

13. Laporan Kegiatan Selama Kerja Praktek................................................35

23. Pernyataan Masalah dan Opportunities...................................................36

3.2.1 Pernyataan Masalah.........................................................................36

3.2.2 Opportunities...................................................................................39

6
 3. Analisis Masalah.....................................................................................39

3.3.1 Domain Permasalahan......................................................................40

3.3.2 Analisis Permasalahan dan Peluang.................................................41

3.3.3 Analisis Proses Bisnis......................................................................43

3.3.4 Cause-Effect Analysis and System Improvement Objective.............44

BAIVUSLNTEM 49

14. Tujuan Pengembangan Sistem................................................................49

24. Analisis Kebutuhan.................................................................................49

4.2.1 Kebutuhan Fungsional.....................................................................49

4.2.2 Kebutuhan Nonfungsional................................................................50

34. Perancangan Logika................................................................................51

4.3.1 Data Flow Diagram (DFD).............................................................51

4.3.2 Entity Relational Diagram................................................................55

4.3.3 Perancangan Tabel...........................................................................56

4. Analisis Keputusan..................................................................................59

4.4.1 Candidate System Matrix.................................................................60

4.4.2 Feasibility Analysis Matrix..............................................................62

4.4.3 Rekomendasi Solusi Kandidat.........................................................64

54. Physical Data Flow Diagram..................................................................64

64. Skema Database......................................................................................68

74. Interface Design......................................................................................77

4.7.1 Form Login......................................................................................78

4.7.2 Interface Design (Renmin)...............................................................79

4.7.3 Interface Design (Pegawai : Tekkom dan Tekinfo)..........................91

7
 4.7.4 Interface Design (Kepala Bidang TIK)............................................93

BAVPENUT 9

15. Kesimpulan..............................................................................................99

25. Saran......................................................................................................100

DAFRPTUSK 10

LARMPNI 102

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2.1 Data Flow Diagram...............................................................................31

8
Tabel 2.2 Entity Relationship Diagram..................................................................33

Tabel 3.1 Cause-Effect Analysis and System Improvement Objective...................45

Tabel 4.1 Kebutuhan Nonfungsional berdasarkan PIECES...................................50

Tabel 4.2 Tabel Surat Masuk..................................................................................56

Tabel 4.3 Tabel Surat Keluar..................................................................................57

Tabel 4.4 Tabel Disposisi.......................................................................................58

Tabel 4.5 Tabel Pegawai.........................................................................................58

Tabel 4.6 Tabel Arsip.............................................................................................59

Tabel 4.7 Tabel Candidate Systems Matrix............................................................60

Tabel 4.8 Feasibility Analysis Matrix....................................................................62

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan.................13

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi...14

Gambar 2.3 Siklus Pengolahan Data......................................................................20

9
Gambar 3.1 Ishikawa Diagram Permasalahan Proses Pencatatan Surat kurang
Akurat.................................................................................................41

Gambar 3.2 Ishikawa Diagram Permasalahan Proses Pendistribusian Surat

Membutuhkan Waktu yang Lama.......................................................42

Gambar 3.3 Ishikawa Diagram Permasalahan Proses Pencarian Data Arsip

Kurang Efektif....................................................................................42

Gambar 3.4 Ishikawa Diagram Permasalahan Akurasi yang Rendah dalam Proses
Pembuatan Laporan ...........................................................................43

Gambar 3.5 Context Diagram Sistem Lama..........................................................44

Gambar 3.6 DFD Level 0 Sistem Lama.................................................................44

Gambar 4.1 Context Diagram Sistem Baru...........................................................51

Gambar 4.2 DFD Level 0 Sistem Baru..................................................................52

Gambar 4.3 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Surat.....................................53

Gambar 4.4 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Disposisi..............................54

Gambar 4.5 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Arsip....................................54

Gambar 4.6 DFD Level 1 Proses Laporan.............................................................55

Gambar 4.7 Entity Relationship Diagram Sistem Baru.........................................56

Gambar 4.8 PDFD Proses Pengelolaan Data Surat................................................65

Gambar 4.9 PDFD Proses Pengelolaan Data Disposisi.........................................66

Gambar 4.10 PDFD Proses Pengelolaan Data Arsip.............................................67

Gambar 4.11 PDFD Proses Laporan......................................................................68

Gambar 4.12 Interface Design Form Login...........................................................78

Gambar 4.13 Notifikasi salah Username atau Password.......................................79

Gambar 4.14 Interface Design (Renmin) Menu Utama.........................................79

Gambar 4.15 Interface Design Navbar unit kerja Renmin....................................80

Gambar 4.16 Form Entry Surat Masuk..................................................................81

Gambar 4.17 Daftar Surat Masuk..........................................................................82

10
Gambar 4.18 Batasan Record per halaman............................................................82

Gambar 4.19 Pencarian Data Surat Masuk dengan Kata Kunci............................83

Gambar 4.20 Konfirmasi Pengiriman Disposisi....................................................83

Gambar 4.21 Form Ubah Surat Keluar..................................................................84

Gambar 4.22 Form Entry Arsip Surat Masuk........................................................85

Gambar 4.23 Daftar Arsip Surat Masuk.................................................................86

Gambar 4.24 Form Entry Surat Keluar..................................................................87

Gambar 4.25 Daftar Surat Keluar..........................................................................88

Gambar 4.26 Form Ubah Surat Keluar..................................................................89

Gambar 4.27 Form Arsip Surat Keluar..................................................................90

Gambar 4.28 Daftar Arsip Surat Keluar.................................................................91

Gambar 4.29 Interface Design Menu Utama.........................................................91

Gambar 4.30 Interface Design Navbar Pegawai....................................................92

Gambar 4.31 Daftar Disposisi................................................................................92

Gambar 4.32 Interface Design (Kepala Bid TIK) Menu Utama............................93

Gambar 4.33 Interface Design Navbar Kepala Bid TIK........................................94

Gambar 4.34 Data Surat Disposisi.........................................................................95

Gambar 4.35 Form Disposisi Surat........................................................................95

Gambar 4.36 Daftar Disposisi................................................................................96

Gambar 4.37 Daftar Laporan Bulanan Arsip Per Kategori Surat..........................97

Gambar 4.38 Daftar Laporan Bulanan Arsip Per Jenis Surat................................97

Gambar 4.39 Daftar Laporan Bulanan Arsip Per Tujuan Disposisi.......................98

11
 DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Surat Keterangan Telah Melaksanakan Kerja Praktik......................A-1

Lampiran 2 Form Aktivitas Harian......................................................................B-2

Lampiran 3 Kartu Konsultasi...............................................................................C-4

Lampiran 4 Form Penilaian.................................................................................D-5

Lampiran 5 Surat Izin Kerja Praktik....................................................................E-6

12
Lampiran 6 SK Pembimbing Kerja Praktik..........................................................F-7

Lampiran 7 Absensi Selama Pelaksanaan Kerja Praktik.....................................G-8

Lampiran 8 Dokumentasi...................................................................................H-10

13
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Majunya perkembangan teknologi informasi sudah mencapai taraf sebagai

kebutuhan, sehingga semua lapisan masyarakat tergerak untuk maju dan

menggunakannya. Perkembangan teknologi juga mendorong masyarakat untuk

menciptakan suatu cara yang efektif dan efisian dalam memanfaatkan sumber

daya yang ada. Salah satunya dengan memanfaatkan suatu alat yang bernama

komputer. Komputer merupakan kebutuhan bagi masyarakat yang mengerti akan

pentingnya teknologi bagi kehidupan mereka. Oleh karena itu penerapan

teknologi yang bersifat komputerisasi dapat digunakan sebagai alat pengolahan

data yang rumit menjadi suatu informasi yang berharga dan sangat sederhana.

Didalam suatu instansi pemerintahan, manajemen arsip memegang peranan

yang sangat penting yaitu sebagai sumber informasi. Arsip adalah setiap catatan

tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-

keterangan mengenai sesuatu subjek pokok persoalan ataupun peristiwa yang

dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu pula. Berbagai informasi yang

berkaitan dengan perkembangan dan kegiatan operasional suatu instansi akan

senantiasa terjaga seiring dengan terjaganya arsip instansi tersebut. Keberadaan

arsip bagi suatu instansi tidak sekedar menjadi bukti sejarah, tetapi memiliki

berbagai fungsi dan nilai guna. Secara fungsional, suatu arsip akan dibutuhkan

oleh pimpinan untuk bahan pertimbangan dalam mengambil suatu keputusan.

Arsip juga diperlukan sebagai bahan acuan dalam menyusun perencanaan instansi,

dipergunakan untuk mendukung kegiatan operasional instansi dan untuk

1
 2

kepentingan pengawasan dalam pengendalian instansi. Selain memiliki fungsi

penting, arsip juga mendukung berbagai nilai guna bagi instansi, seperti nilai guna

hukum, nilai guna edukasi, nilai guna financial dan nilai guna penelitian. Oleh

karena arsip memiliki fungsi dan nilai guna tersebut, maka arsip harus dikelola

dengan baik agar pada saat diperlukan dapat tersedia dengan cepat dan tepat.

Dari uraian tersebut terlihat betapa pentingnya manajemen arsip sehingga

tidak dapat dilepaskan dari kegiatan sehari-hari pada instansi pemerintahan.

Meskipun manajemen arsip yang baik sangat penting, namun masih banyak

instansi yang mengalami kendala dalam melakukan manajemen arsip. Begitu pula

di Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera

Selatan yang mengalami kendala dalam hal pengarsipan surat. Selama ini proses

penyimpanan dilakukan secara baik dan rapi dengan cara mencatat pada buku

agenda. Namun untuk dapat menghasilkan laporan dari buku agenda tersebut

masih kurang efisien karena pegawai harus mengecek, memilah dan

mengelompokkan data satu persatu sesuai jenis laporan yang akan disajikan.

Selain itu, pada proses pendistribusian surat terdapat proses permohonan

disposisi atas surat yang membutuhkan tindak lanjut. Distribusi dilakukan dengan

cara mendatangi stakeholder secara langsung yang dapat menimbulkan resiko

keterlambatan penyampaian surat.

Begitu pula pada proses penyimpanan arsip surat yang dapat menimbulkan

kesulitan dalam proses pemeliharaannya yaitu pada saat akan melakukan

pencarian surat. Meskipun surat telah dipisahkan sesuai dengan jenisnya, namun

dilihat dari bentuk surat yang tipis, pegawai harus memilih satu persatu untuk
 3

mendapatkan surat yang dicari sehingga membutuhkan waktu yang lama karena

ada kemungkinan surat tersebut hilang atau rusak.

Sehubungan dengan keadaan tersebut, maka perlu dibangun sebuah sistem

yang memanfaatkan penggunaan teknologi komputer, yang dapat menyelesaikan

pekerjaan manajemen arsip secara lebih cepat, akurat, mudah fleksibel dan

produktif agar tidak banyak waktu dan tenaga yang terbuang sia-sia.

Berdasarkan latar belakang diatas, penulis tertarik untuk mengangkat judul

“Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip dan

Persuratan Pada Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian

Daerah Sumatera Selatan” sebagai laporan kerja praktek.

1.2 Tujuan

Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam laporan kerja praktik ini adalah

sebagai berikut :

1. Menganalisis sistem informasi manajemen arsip dan persuratan pada Bidang

Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan.

2. Merancang sistem informasi manajemen arsip dan persuratan pada Bidang

Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan.

1.3 Manfaat

Adapun manfaat yang ingin dicapai dalam laporan kerja praktik ini adalah

sebagai berikut :

1. Mempercepat dan memudahkan pegawai dalam membuat laporan arsip yang

diperlukan jika seaktu-waktu dibutuhkan.

2. Mempercepat dalam poses pencarian arsip yang sudah tersimpan lama.

3. Mengurangi resiko arsip hilang atau rusak.

 4

4. Mempercepat proses pendistribusian surat sebelum surat tersebut diarsipkan.

1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Kegiatan Kerja Praktek Mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer Universitas

Sriwijaya ini berlangsung dari tanggal 12 Juli 2018 sampai dengan 14 Agustus

2018 di Bidang Teknologi Informasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan yang

beralamat di Jalan Jendral Sudirman Km 4,5 Palembang Sumatera Selatan.

1.5 Batasan Masalah

Untuk menghindari agar pembahasan tidak menyimpang dari rumusan

masalah, maka penulis membatasi penelitian ini pada Analisis dan Perancangan

Sistem Informasi Manajemen Arsip dan Persuratan pada Bidang Teknologi

Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan. Arsip tersebut

terdiri dari surat biasa, nota dinas, surat perintah dan surat telegram baik yang

masuk maupun keluar.

 BAB 2

GAMBARAN UMUM

1.1 Profil Kepolisian Daerah Sumatera Selatan

1.1.1 Sejarah Singkat Kepolisian Daerah Sumatera Selatan

Sejarah Kepolisian Daerah Sumatera Selatan dimulai sejak masa penjajahan

Belanda. Keadaannya tidak jauh berbeda dengan kondisi kepolisian yang ada di

kota- kota besar lainnya di Nusantara. Struktur dan susunan organisasi yang ada

dibentuk berdasarkan kesatuan-kesatuan kepolisian sebagai hasil beberapa kali

reorganisasi. Pada masa penjajahan Belanda terdapat beberapa jenis kestuan

polisi, antara lain Polisi Lapangan (Veld Politia), Reserse Daerah (Gewestelijke

Recherche), Polisi Kota (Staads- Politie), dan Polisi Umum (Algemene Politie).

Pembentukan kesatuan kepolisian diselaraskan dengan kebutuhan dan

kondisi daerah Sumatera Selatan. Tujuannya, untuk melindungi orang-orang

Belanda yang bekerja bagi kolonial. Sumatera Selatan sendiri mencakup tiga

keresidenan, yaitu Keresidenan Palembang, Lampung, dan Bengkulu. Di dalam

wilayah Keresidenan Palembang terdapat beberapa tempat controleur di antaranya

di Lubuk Linggau, Lahat, Pagar Alam, Tebing Tinggi, Baturaja, Kayuagung,

Sekayu, Belitung, dan Pangkal Pinang.

Kendati Keresidenan Palembang sebagai pusat Propinsi Sumatera Selatan

tetapi antara kepolisian Keresidenan yang satu dengan yang lain tidak ada

hubungan sama sekali. Sebab, secara operasional masing-masing residen

menentukan corak organisasi kepolisiannya sendiri-sendiri. Jadi, tidak menutup

kemungkinan adanya keterpisahan personil antara satu keresidenan dengan

keresidenan lainnya. Semua masalah ini ditanggung oleh departemen Dalam

5
 6

Negeri. Begitu juga perlengkapan, pakaian seragam, pembinaan personil,

pengangkatan, pemutasian, dan pemberhentian ditentukan Departemen Dalam

Negeri. Kekuatan personil polisi, baik di datasemen maupun di kepolisian kota

tergantung luasnya wilayah kota tersebut.

Perkembangan kepolisian di Sumatera Selatan di masa awal memang tak

terlepas dari dinamika perjuangan rakyatnya dalam mempertahankan

Kemardekaan RI. Keberadaan kepolisian Indonesia sebenarnya suda ditetapkan

oleh panitia Persiapan kemardekaan dalam sidang pada 19 Agustus 1945. Saat itu,

ditetapkan Jabatan Kepolisian menjadi bagian dari Departemen Dalam Negeri.

Namun karena situasi dan kondisi yang sulit Jabatan Kepolisian belum bisa

dibentuk. Sementara di masing-masing daerah berinisiatif membentuk lembaga

kepolisiannya.

Pada 21 Agustus 1945 di Palembang, Ak Gani yang dipercaya sebagai Kepala

Pemerintahan RI untuk wilayah Sumatera Selatan menetapkan Asaari dan

Komisaris Polisi RM Moersodo sebagai Kepala Kepolisian di Keresidenan

Palembang Pada 23 Agustus 1945.

Namun secara resmi Kepolisian Sumatera Selatan baru terbentuk pada

tanggal 17 Agustus 1945. Hal ini sesuai dengan pembentukan Jabatan Kepolisian

Negara setelah terbentuknya kembali Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Sebelumnya, pada 10 Juli 1948 Pemerintah RI mengumumkan berlakunya

Undang-undang no 22 Tahun 1948 tentang Pemerintahan. Undang-undang ini

bertujuan untuk menciptakan keseragaman sistem pemerintah daerah di seluruh

Indonesia. Berdasarkan ketentuan itu, Sumatera dikembangkan menjadi tiga, yaitu

Propinsi Sumatera Utara, Propinsi Sumatera Tengah, dan Propinsi Sumatera

 7

Selatan. Propinsi Sumatera Selatan berkedudukan di Palembang. Wilayahnya

mencakup Keresidenan Palembang, Keresidenan Lampung, dan Keresidenan

Bengkulu. Struktur pemerintahan tersebut diikuti oleh Jabatan Kepolisiannya,

sehingga Kepolisiannya di daerah Sematera Selatan disebut Polisi Propinsi

Sumatera Selatan.

Berdasarkan struktur yang ditentukan jabatan kepolisian pusat, maka Polisi

Propinsi Sumatera Selatan membawahi Polisi Keresidenan Palembang, Lampung,

Bengkulu, Bangka dan Belitung. Masing-masing Polisi Keresidenan membawahi

Polisi Kabupaten di daerahnya masing-masing dan polisi-polisi sub wilayah

sebagai ujung tombak dari Polisi Propinsi. Struktur organisasi ini berlangsung dari

tahun 1950-1958.

Dalam rentang waktu 1950-1958 pada masa Demokrasi Liberal tersebut,

pembangunan Polisi Sumatera Selatan belum begitu mulus. Ini dikarenakan

seluruh komponen bangsa masih mengutamakan kemantapan keamanan dalam

negeri. Akibatnya, kondisi Polisi di Sumatera Selatan masih sangat sederhana.

Bahkan, kantor Polisi Propinsi Sumatera Selatan masih dalam keadaan darurat.

Kantor tersebut terletak di jalan Mardeka (sekarang telah dibangun gedung

Monumen Perjuangan Rakyat = Monpera Palembang), persis di depan Masjid

Agung. Kantornya berbentuk Linmas (rumah tradisional Palembang) dan terbuat

dari kayu. Dari tempat sederhana inilah Komando Kepolisian Sumatera Selatan

dijalankan.

Pada 7 Oktober 1997 terjadi perubahan yang signifikan di tubuh Polri.

Perubahan struktur organisasi POLRI itu sesuai dengan Keputusan Panglima

ABRI No Kep/10/VII/1997. Dalam perubahan ini terjadi pemekaran POLDA dari

 8

17 menjadi 27 POLDA. Brimob dari 49 kompi menjadi 56 kompi. Akibat

pemekaran ini POLDA SUMBAGSEL dibagi menjadi empat wilayah Kepolisian,

yakni POLDA Sumatera Selatan, POLDA Bengkulu, POLDA Jambi, dan POLDA

Lampung.

Sebelum pemekaran POLDA Sumbangsel membawahi 3 Kepolisian Wilayah

(Polwil) yaitu Polwil Lampung, Jambi dan Bengkulu. 1 Kepolisian Kota Besar

(Poltabes) yang berada di Palembang, 3 Kepolisian Resort Kota (Polresta) yaitu di

Kota Jambi, Bandar Lampung, dan Bengkulu. Kemudian membawahi 5 Polres

setingkat Polresta, 15 Polres standard, 12 Polsektif B, 13 Polsektif C, 190 Plsek

standard,6 KPPP, dan 233 Pospol. Dengan adanya pemekaran dan terbentuknya

Propinsi Bangka Belitung, POLDA Sumatera Selatan hanya membawahi 1

Poltabes dan 13 Polres. Melalui perangkat-perangkat inilah POLDA Sumatera

Selatan menjalankan misinya sebagai mitra masyarakat, yang mengayomi,

melindungi, dan melayani masyarakat Sumatera Selatan.

Kemandirian POLRI diawali sejak terpisahnya dari ABRI tanggal 1 April

1999 sebagai bagian dari proses reformasi harusla dipandang dan disikapi secara

arif sebagai tahapan untuk mewujutkan POLRI sebagai abdi negara yang

profesional dan dekat dengan masyarakat, menuju perubahan tata kehidupan

nasional kearah masyarakat madani yang demokratis, aman, tertib, adil, dan

sejahterah.

Sejak Januari 2001, Kepolisian Republik Indonesia dipisahkan dari TNI dan

menggunakan tanda kepangkatan tersendiri. Perubahan tersebut berdasar pada

surat keputusan KAPOLRI No. Pol: Skep/1259/X/2000, tertanggal 3 Oktober

2000 dan setelah itu seluruh kegiatan serta pelaksanaan tugas Kepolisian Negara
 9

Republik Indonesia sebagai pelindung, pengayoman, pelayan masyarakat

beralamatkan di Mapolda Sumatera Selatan Jln. Jendral Sudirman KM. 3,5

sampai dengan sekarang.

Rohjas yang membawahi suatu bidang kerohanian yang ada pada Mapolda

Sumatera Selatan merupakan Badan Pelaksanaan pelayanan di tingkat POLDA

Sumatera Selatan, dengan demikian seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan

harus mengacu pada Program Kerja dan Anggaran Mapolda Sumatera Selatan TA

2012, dimana sasaran diarahkan untuk mewujudkan postur POLRI yang lebih

profesional, transparan, dan akuntabel dalam upaya mewujudkan kepercayaan

masyarakat, sinergitas kemitraan dan pelayanan prima Kepolisian dalam

pengabdian, melindungi, mengayomi, dan melayani masyarakat.

2.1.1 Visi dan Misi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan

a) Visi
Terwujudnya Polda Sumsel yang Profesional, Modern dan Terpercaya.
b) Misi
1. Mewujudkan Postur Polri yang Ideal, Efektif dan Efisien.
2. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia Polda Sumsel melalui

pendidikan dan latihan.

3. Meningkatkan kemampuan pencegahan kejahatan melalui deteksi

dini, pemolisian proaktif dan sinegri polisional.

4. Meningkatkan Stabilitas Kamtibmas dengan didukung oleh seluruh

komponen masyarakat.
5. Mewujudkan penegakan hukum yang berkeadilan dan menjamin

kepastian hokum dengan menjunjung tinggi hak asasi manusia.

6. Meningkatkan pengawasan dalam rangka mewujudkan Polda

Sumsel yang Profesional dan Akuntabel.

 10

2.1.2 Visi dan Misi Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi

a) Visi

Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah

Sumatera Selatan dengan spirit pelayanan profesionalisme bertekat

membangun sinergi melalui teknologi informasi dan komunikasi

untuk mewujudkan efektifitas dan efisiensi dalam mendukung

pelaksanaan tugas Polri Polda Sumsel dalam rangka pelayanan

masyarakat melalui multimedia.

b) Misi

Dengan mempedomani arah kedepan sesuai visi Bidang Teknologi

dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan maka langkah

pencapaian sasaran strategis disusun kedalam misi sebagai berikut :

1. Pembinaan dan penyelenggaraan pengembangan teknologi

komunikasi dan informasi serta pelayanan masyarakat melalui

multimedia.

2. Pembinaan dan penyelenggaraan sistem komunikasi dan

eletronika yang meliputi pembangunan jaringan dan pelayanan

komunikasi dan elektronika.

3. Pembinaan dan penyelenggaraan sistem pengumpulan,

pengolahan data seta penyajian informasi baik dibidang

pembinaan maupun operasional.

4. Pembinaan dan penyelenggaraan sistem informasi criminal.

5. Memberikan pelayanan responsive kepada masyarakat sesuai

dengan kepentingan di dalam lingkup tugas kepolisian.

 11

2.2 Kegiatan Kepolisian Daerah Sumatera Selatan

Kepolisian Daerah Sumatera Selatan memiliki tugas pokok yang harus

dilaksanakan yaitu memelihara keamanan dan ketertiban masyarakat, menegakkan

hukum serta memberikan perlindungan, pengayoman dan pelayanan kepada

masyarakat. Selain itu, harus melaksanakan tugas-tugas Polri lainnya dalam

daerah hukum Polda Sumsel sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Polda

Sumsel juga harus memberikan pelayanan kepolisian kepada masyarakat dalam

bentuk penerimaan dan penanganan laporan atau pengaduan, permintaan bantuan

atau pertolongan, pelayanan pengaduan atas tindakan anggota Polri dan pelayanan

surat-surat izin atau keterangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan. Kemudian, pelaksaan intelijen dalam bidang keamanan, termasuk

persandian dan intelijen teknologi, baik sebagai bagian dari kegiatan satuan-

satuan atas, maupun sebagai bahan masukan penyusunan rencana kegiatan

operasional Polda Sumsel dalam rangka pencegahan gangguan dan pemeliharaan

keamanan dalam negeri.

Polda Sumsel melakukan penyelidikan dan penyidikan tindak pidana,

termasuk fungsi identifikasi, laboratorium forensik lapangan, pembinaan dan

pengawasan Penyidik Pegawai Negeri Sipil (PPNS) serta pengawasan proses

penyidikan. Selain itu, juga harus melaksanakan sabhara kepolisian yang meliputi

kegiatan patrol yang mencakup pengaturan, penjagaan, pengawalan, pengamanan

kegiatan masyarakat dan pemerintah termasuk penindakan tindak pidana ringan,

pengamanan unjuk rasa dan pengendalian massa serta pengamanan objek khusus

yang meliputi Very Very Important Person (VVIP), Very Important Person (VIP),

tempat wisata dan objek vital khusus lainnya. Polda Sumsel juga melakukan
 12

sesuatu yang berhubungan dengan lalu lintas yang meliputi kegiatan pengaturan,

penjagaan, pengawalan dan patrol lalu lintas termasuk penindakan pelanggaran

dan penyidikan kecelakaan lalu lintas serta registrasi dan identifikasi pengemudi

dan kendaraan bermotor dalam rangka penegakan hukum dan pembinaan

keamanan, keselamatan, ketertiban dan kelancaran lalu lintas. Selain itu, juga

harus melaksanakan kepolisian perairan yang meliputi kegiatan patroli termasuk

penanganan pertama tindak pidana, pencarian dan penyelamatan kecelakaan/

Search and Rescue (SAR) di wilayah perairan, pembinaan masyarakat pantai atau

perairan dalam rangka pencegahan kejahatan dan pemeliharaan keamanan di

wilayah perairan.

Selain itu, Polda Sumsel juga harus melakukan pembinaan terhadap

masyarakat yang meliputi Polmas, pembinaan dan pengembangan bentuk-bentuk

pengamanan swakarsa dalam rangka peningkatan kesadaran dan ketaatan

masyarakat terhadap hukum, tumbuh kembangnya peran serta masyarakat dalam

pembinaan keamanan dan ketertiban, terjalinnya hubungan Polri dengan

masyarakat yang kondusif bagi pelaksanaan tugas kepolisian serta pembinaan

teknis dan pengawasan kepolisian khusus termasuk satuan pengamanan dan

pelaksanaan fungsi-fungsi lain sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

 13

2.3 Stuktur Oganisasi

2.3.1 Stuktur Organisasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan

 14

2.3.2 Struktur Organisasi Bidang Teknologi dan Informasi

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi

2.4 Tujuan dan Fungsi

2.4.1 Tujuan Kepolisian Daerah Sumatera Selatan

1. Terwujudnya keamanan dan ketertiban masyarakat.

2. Terwujudnya penegakan hukum yang transparan, akuntabel dan anti

KKN.

3. Terwujudnya perlindungan, pengayoman dan pelayanan prima

kepolisian.
 15

2.4.2 Tujuan Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi

1. Meningkatkan kinerja Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi

Polda Sumsel dengan merumuskan kebijakan dan menyusun produk-

produk dokumen perencanaan dan penganggaran dalam rangka

mencapai tujuan dan sasaran startegis yang merupakan penjabaran dari

Visi dan Misi Bidang Teknologi dan Komunikasi Polda Sumsel.

2. Mampu memperpanjang usia pakai dengan meningkatkan

pemeliharaan dan perbaikan perlatan komunikasi untuk mendukung

operasional kepolisian.

3. Tercapainya kepercayaan terhadap Polri dalam bentuk kepuasan

masyarakat atas pelayanan yang diberikan melalui SMS Online 0811-

78555551 maupun contact center 110.

4. Tergelarnya alat komunikasi dan jaringan komunikasi sampi tingkat

Polsek untuk mendukung sistem pelaporan.

2.4.3 Fungsi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan

1. Mendukung pelaksanaan Tupoksi Polri dengan terpenuhinya sarana

dan prasarana Polda Sumsel melalui pengembangan fasilitas, peralatan

kepolisian dan teknologi informasi kepolisian modern.

2. Membangun postur Polri yang efektif, professional, bermoral, modern

dan terpercaya dilingkungan Polda Sumsel pada aspek sistem dan

metode, sumber daya manusia, anggaran dan sarana prasarana.

3. Menggelar kekuatan Polda Sumsel secara proporsional di seluruh

wilayah perairan sebagai poros maritime.

4. Meningkatkan pelayanan public di wilayah hukum Polda Sumsel.

 16

5. Mengelola situasi Kamtibmas melalui peningkatan peran inteligen.

6. Membangun kemitraan, kerjasama, partisipasi masyarakat dalam

rangka Sinergi Polisional.

7. Menggelar Bhabinkamtibmas di Desa dan Kelurahan dalam rangka

implementasi Polmas dan melakukan deteksi dini terhadap potensi

gangguan keamanan dan gejala social masyarakat.

8. Meningkatkan kemanan, keselamatan, ketertiban dan kelancaran lalu

lintas.

9. Meingkatkan pengungkapan dan penyelesaian tindak pidana.

2.4.4 Fungsi Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian

1. Mewujudkan pelayanan secara mudah, responsive dan unggul dalam

rangka menyelenggrakan fungsi Kepolisian.

2. Mewujudkan Personil Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi

yang professional, terampil dan bermoral.

3. Menyelenggrakan alat komunikasi (telepon, internet dan rasio telepon)

untuk mendukung tugas Kepolisian.

2.5 Landasan Teori

2.5.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem merupakan bagian yang saling berkaitan erat dan membentuk suatu

kesatuan yang saling berinteraksi antara bagian satu dengan bagian lainnya untuk

mencapai suatu tujuan, artinya apabila salah satu bagian dari sistem tidak ada

maka sistem tersebut tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya. Suatu sistem

dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) yang saling berinteraksi,

 17

sebagai akibat adanya input yang diproses menjadi output/informasi, misalnya

sebuah komputer terdiri dari beberapa komponen (Jogiyanto, 2005 : 1).

2.5.2 Definisi Sistem

Sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen yang berinteraksi untuk

mencapai tujuan tertentu. Pengertian sistem dapat dikelompokkan dalam dua

kelompok dalam mendenifisikan sistem yaitu penekanan pada prosedurnya dan

menekankan pada komponen atau elemennya. Denifisi sistem itu sendiri yang

menekankan pada komponen atau elemen memiliki pengertian yang lebih luas

dari pada penekanan pada prosedur karena pengertian tersebut lebih diterima

dikarenakan suatu sistem terdiri dari beberapa subsistem-subsistem (Jogiyanto,

2005 : 2). Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem dapat didefinisikan sebagai suatu

kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen elemen atau subsistem yang

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

2.5.3 Karakteristik Sistem

Pada hakikatnya suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat

tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (component), batasan sistem

(boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem (interface),

masukan sistem (input), pengolahan sistem (process), keluaran sistem (output),

dan sasaran sistem (objectives) atau tujuan sistem (goal) (Jogiyanto, 2005 : 3).

1. Komponen sistem (component)

Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu

fungsi tertentu dan mempengaruhi proses system secara keseluruhan.

2. Batasan Sistem (boundary)

 18

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu sistem menunjukan ruang

lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem (environment)

Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat

menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung sistem (interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung atau subsistem dengan

subsistem lainnya. Dengan subsistem dapat berintegrasi dengan sistem lainnya

membenruk satu kesatuan.

5. Masukan sistem (input)

Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan

masukan sinyal (signal input). Maintenance input berupa sebuah program

komputer, pada komputer data merupakan signal input untuk diolah menjadi

informasi.

6. Pengolahan sistem (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah

input menjadi output.

7. Keluaran sistem (output)

Keluaran sistem merupakan hasil dari pengolahan sistem dan mengklasifikasikan

masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran sistem (objectives)

 19

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sistem sangat

menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dikatakan

berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya

2.5.4 Konsep Dasar Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi,

sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem

yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya

berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden yang dikutip oleh Jogiyanto

menyebutkan keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya

dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari

proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy (Jogiyanto,

2005 : 7). Dari pengertian diatas informasi dapat didefinisikan yaitu, informasi

adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi

yang menerimanya.

2.5.5 Siklus Informasi

Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data

tersebut tidak berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu

informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk

mengolah data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal

dengan nama siklus pengolahan data (Andri Kristanto, 2008 : 10). Siklus

pengolahan data ditunjukkan pada gambar 2.3.

 20

INPUT PROSES OUTPUT

UMPAN BALIK

Gambar 2.3 Siklus Pengolahan Data

Sumber : Andi Kristanto, 2008 : 10

Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu

kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukan melalui elemen

input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output, dan

output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan

diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan memberikan

umpan balik yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan

balik tersebut akan menjadi data yang akan dimasukan menjadi input kembali,

begitu seterusnya.

2.5.6 Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal,

yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan

relevan (relevance). Suatu kualitas Informasi harus (Jogiyanto, 2005 : 10) :

1. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau

menyesatkan.Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan

maksudnya.Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke

 21

penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat

merubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat pada waktunya

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah

usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di

dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka

dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi

disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan

teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan mengolah dan mengirimkannya.

3. Relevan

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi

untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi

mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan

adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik

perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli

teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan

2.5.7 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaski harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan trategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 2005 :

11).

Menurut Jogiyanto ( 2002 : 15) : Sistem informasi memiliki komponen-

komponen yang terdapat didalamnya yaitu terdiri dari blok masukan, blok model,
 22

blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, blok kendali. Adapun

penjelasannya sebagai berikut :

1. Blok masukan, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi

terdiri dari metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan

dimasukkan dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik

yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data

dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang

diinginkan.

3. Blok keluaran adalah produk dari sistem informasi yang berkualitas dan

dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua

pemakai sistem.

4. Blok Teknologi merupakan tool-box dalam sistem informasi yang digunakan

untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,

menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari

sistem secara keseluruhan.

5. Blok basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan datu

dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan

perangkat lunak untuk memanipulasinya.

Kelima komponen tersebut harus ada bersama-sama dan membentuk satu

kesatuan. Jika ada satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem

informasi tidak akan dapat menjalakankan fungsinya, yaitu pengolahan data dan

tidak dapat mencapai tujuanya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat

waktu dan akurat.

 23

2.5.8 Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem informasi yang

menyeluruh dan terkoordinasi secara rasional yang mampu mentransformasi data

sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan

produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar keriteria mutu

yang telah ditetapkan (Scott, 2001).

Secara teori, computer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi

kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa

melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan

dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based

information processing).Sistem Informasi Manajemen terdiri dari informasi-

informasi seperti, sistem informasi penjualan dan inventory.

2.5.9 Manajemen Kearsipan dan Persuratan

1. Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi

pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan,

pengawasan, pemindahan dan pemusnahan (Amsyah, 2005).

Menurut undang-undang No.7 tahun 1971 Arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-

badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau

perrorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

 24

Pada undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi

dua golongan, yaitu :

a. Arsip Dinamis adalah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik

kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih

dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan

administrasi lainnya.
b. Arsip Statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS)

yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor.

2. Persuratan

Surat adalah alat komunikasi yang dibuat dan atau diterima oleh suatu

instansi berkenaan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang

bersangkutan.

Penanganan surat mempunyai tiga fungsi/kegunaan, yaitu sebagai sarana

untuk mempermudah penelusuran arsip, sebagai bukti tanda terima barang atau

catatan kantor, dan sebagai sarana untuk mempermudah pengambilan keputusan

oleh pihak yang berwenang.

Penanganan surat perlu dikelola dengan baik untuk mendukung kelancaran

kegiatan operasional perusahaan. Data dan informasi yang terdapat dalam surat

harus secepat mungkin direkam dan disampaikan kepada pihak yang dituju dan

diolah menjadi informasi yang baik sehingga mendukung dalam pengambilan

keputusan yang berkualitas (Nuraida, 2008).

2.5.10 Pengertian Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi

1. Surat Masuk
 25

Surat masuk merupakan Surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk

menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain. Surat

masuk juga bisa didefinisikan sebagai semua tulisan dinas atau surat pribadi yang

diterima instansi atau pihak lain untuk disampaikan pada pejabat yang tercantum

pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun tulisan dinas itu sendiri.

Untuk memudahkan pengawasan maupun pengendaliannya, penerimaan surat

masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi

wewenang melaksanakan tugas tersebut (Bathos, 2013).

2. Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal,bernomor, berstempel, dan

ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau

lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir. Pada surat

biasanya berisikan berupa pemberitahuan,undangan pertemuan atau

rapat,undangan kerjasama ataupun jawaban atau konfirmasi dari surat yang telah

dikirim sebelumnya (Barthos, 2013).

3. Disposisi

Disposisi adalah Tindakan atau lanjutan dari pimpinan kepada bawahan yang

berupa memo atau perintah yang menjelaskan tentang pekerjaan apa yang

seharusnya dikerjakan dan siapa penanggung jawabnya sesuai keinginan

pimpinan. Disposisi biasanya merupakan tindakan yang diambil pimpinan

sehubungan adanya surat masuk dari luar instansi maupun dari dalam instansi itu

sendiri. Meskipun bagian administrasi memahami akan isi dan maksud surat itu

namun yang berhak menindak lanjuti atas surat tersebut adalah Pimpinan sehingga

pimpinan perusahaan (Barthos, 2013).

 26

2.5.11 Database

Menurut Fathansyah (2001 : 300) “Basis Data merupakan salah satu

komponen yang paling penting di dalam sistem informasi karena merupakan

dasar dalam menyediakan informasi bagi pemakai”. Database terdiri dari berbagai

macam data yang tersusun sehingga pemakai dapat dengan mudah untuk

menambah, mengurangi, menghapus ataupun mengambil data yang dibutuhkan.

Tujuan dari desain Database yaitu untuk menentukan data-data yang dibutuhkan

dalam sistem, sehingga informasi yang nantinya akan dihasilkan dapat terpenuhi

dengan baik.

Operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data

adalah sebagai berikut:

1. Pembuatan basis data baru (create database), identik dengan pembuatan

lemari arsip yang baru.

2. Penghapusan basis data (drop database), identik dengan perusakan lemari

arsip, sekaligus beserta isinya jika ada.

3. Pembuatan table baru ke suatu basis data (create table), yang identik dengan

penambahan map arsip baru ke sebuah lemari arsip yang telah ada.

4. Penghapusan table dari suatu basis data (drop table), identik dengan perusakan

map arsip lama yang ada di sebuah lemari arsip.

5. Penambahan / pengisian data baru di sebuah basis data (insert), identik dengan

penambahan lembaran arsip ke sebuah map arsip.

6. Pengambilan data dari sebuah table (retrieve / search), identik dengan

pencarian lembaran arsip dalam sebuah map arsip.

 27

7. Pengubahan data dalam sebuah table (update), identik dengan perbaikan isi

lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip.

8. Penghapusan data dari sebuah table (delete), identik dengan penghapusan

sebuah lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip.

Operasi pembuatan basis data dan tabel merupakan operasi awal yang hanya

dilakukan sekali dan berlaku seterusnya. Sedangkan untuk operasi pengisian,

perubahan, penghapusan dan pencarian data merupakan operasi rutin yang berlaku

berulang-ulang.

2.5.12 Database Management System (DBMS)

Sistem Manajemen Basis data (Database Manajemen System/DBMS) adalah

satu rangkaian program-program yang mengelola sebuah database dan

menyediakan mekanisme-mekanisme melalui mana jenis-jenis data yang dapat

disimpan, dicari kembali dan diubah. Sistem Manajemen Database/Database

Manajemen System adalah kumpulan atau gabungan database dengan perangkat

lunak aplikasi yang berbasis database. Tujuan utama dari Database Management

System (DBMS) adalah untuk menyediakan suatu lingkungan yang mudah dan

efisien untuk pengunaan, penarikan dan penyimpanan data dan informasi. Dengan

adanya tujuan utama tersebut maka akan didapatkan keuntungan terhadap sistem

pemrosesan berkas, adapun keuntungannya adalah sebagai berikut (Al-Bahra,

2005 : 130):

1. Integritas data dapat selalu terjaga

2. Independensi data dapat selalu terjaga
3. Konsistensi data dapat selalu terjaga
4. Berbagi data dapat selalu dilakukan oleh setiap “user”
5. Security data lebih mudah dilakukan

6. Penggunaan data lebih mudah

 28

Didalam Sistem Manajemen Database merupakan koleksi terpadu dari

database dan program-program komputer yang digunakan untuk mengakses dan

memelihara database. Database adalah kumpulan semua data yang disimpan

dalam satu file atau beberapa file. Dengan database diharapkan tidak terjadi

kelebihan (redudancy) atau duplikasi penyimpanan data yang sama dalam satu

organisasi.

Definisi lain menurut Al-Bahra ”Database adalah sekumpulan data store

(bisa dalam jumlah yang sangat besar) yang tersimpan dalam magnetic disk,

optical disk, magnetic drum atau media penyimpanan sekunder lainnya (2005 :

129).

Komponen-komponen dari suatu database antara lain :

1. Field
Sekumpulan byte-byte yang sejenis. Sering disebut dengan istilah atribut.

Atribut merupakan relasi fungsional dari satu object set ke object set yang

lainnya.
2. Record.
Sering disebut tuple. Record sering dinyatakan dengan suatu baris data dalam

suatu relasi. Record terdiri dari kumpulan atribut-atribut, dan atribut-atribut

tersebut saling berkaitan dalam menginformasikan tentang suatu entitas/relasi

secara lengkap.

3. File
Merupakan kumpulan dari record-record yang sejenis dan mempunyai

elemen yang sama, atribut yang sama, namun berbeda-beda data valuenya.
4. Key
 29

Key adalah elemen record yang dipakai untuk menemukan record tersebut

pada waktu akses, atau bisa juga digunakan untuk mengidentifikasikan setiap

entity/record/baris.

2.5.13 PHP

PHP atau kependekan dari Hypertext Preprocessor adalah salah satu bahasa

pemrograman open source yang sangat cocok atau dikusukan untuk

pengembangan Web dan dapat ditanamkan pada skrip HTML (Hirin dan Virgi,

2011). Bahasa PHP dapat dikatakan menggambarkan beberapa bahasa

pemrograman seperci C, Java, dan Perl sertam mudah untuk dipelajari.

PHP diciptakan untuk mempermudah pengembang web dalam menulis

halaman web dinamis dengan cepat, bahkan lebih dari itu kita dapat

mengeksplorasi hal-hal yang luar biasa dengan PHP. Sehingga dengan demikian

PHP sangat cocok untuk/bagi para pemula, menengah maupun expert sekalipun.

Karena merupakan pemrograman Web server side, program PHP harus diletakkan

di server. PHP merupakan bahasa pemrograman yang bersifat interpreter, artinya

baris-baris program PHP di terjemahkan satu-persatu ke dalam bahasa mesin dan

diproses oleh interpreter PHP menjadi HTML.

2.5.14 MySQL

MySQL adalah salah satu perangkat lunak sistem manajemen basis data

(database) SQL atau sering disebut dengan DBMS (Database Management

System). Berbeda dengan basis data konvensional seperti. Dat, .dbf, .mdb, MySQL

memiliki kelebihan yaitu bersifat multithread, dan multiuser serta mendukung

sistem jaringan. MySQL didistribuasikan secara gratis dibawah lisensi GNU

 30

General Public License (GPL), namun ada juga versi komersial bagi kalangan

tertentu yang menginginkannya.

Beberapa keunggulan dari MySQL yaitu :

a. Lebih Murah, MySQL bersifat open source dan didistribusikan dengan gratis

tanpa biaya untuk UNIX platform, OS/2 dan Windows platform.

b. Handal, cepat dan mudah dalam penggunaannya, MySQL lebih cepat tiga

sampai empat kali daripada database server komersial yang beredar saat ini,

mudah diatur dan tidak memerlukan seseorang yang ahli untuk mengatur

administrasi pemasangan MySQL.

c. Melekatnya Integrasi PHP dengan MySQL, keterikatan antara PHP dengan

MySQL yang sama-sama software open source sangat kuat, sehingga koneksi

yang terjadi lebih cepat jika dibandingkan dengan mengunakan database

server lainnya.

2.5.15 Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram (DFD) adalah alat yang menggambarkan aliran data

melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut.

Ada 2 jenis DFD, yaitu DFD logis dan DFD fisik. DFD logis menggambarkan

proses tanpa menyarankan bagaimana mereka akan lakukan, sedangkan DFD fisik

menggambarkan proses model berikut implementasi dan pemrosesan

informasinya ( Al Fatta, 2007:105).

Simbol DFD biasa dipakai dalam berbagai tujuan analisa sistem, termasuk

mengambarkan suatu aliran data logis melewati suatu proses. Selain itu DFD

dapat memberikan sesuatu yang lebih konseptual, gambaran non-fisik atas

pergerakan data melewati suatu sistem.

 31

Adapun simbol-simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram menurut

De marco dan Jourdan adalah sebagai berikut :

Tabel 2.1 Data Flow Diagram

Simbol Pengertian Keterangan

External Entity digunakan sebagai

tujuan data.
Eksternal Entity

Process digunakan untuk

menggambarkan bagian dari

Process
sistem ditransformasikan input ke

output
Data Flow digunakan untuk

Data Flow menunjukan pengeluaran atau

masukan suatu proses

Data Store digunakan sebagai
Data Store
sarana untuk pengumpulan data.
(Sumber : Al Fatta, 2007)

2.5.16 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambar atau diagram yang

menunjukkan informasi yang dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem (Al

Fatta , 2007:121)
Komponen-komponen Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sebagai

berikut:

1. Entity Set

Entity set merupakan simbol utama dari Entity Relationship Diagram dan

sering disebut entity. Entity adalah apa saja , nyata abstrak dimana dimana data

tersimpan atau dimana terdapat data, entity diberi nama dengan kata benda.
 32

2. Attribute

Secara umum attribute adalah sifat atau karakteristik dari tiap entity maupun

relationship. Maksudnya attribute adalah suatu yang menjelaskan apa yang

sebenarnya yang dimaksud dengan entity ataupun relationship.

3. Relationship set

Relationship hubungan alamiah yang terjadi antar entity, hubungan antara

entity dapat dengan cepat diketahui setelah entity ditemukan. Relationship

adalah hal yang sangat penting karena menunjukan hubungan yang terjadi

antara entity.

4. Link

Garis sebagai penghubung antara himpunan, relasi dan himpunan entitas

dengan atributte.

Tabel 2.2 Entity Relationship Diagram

Simbol Keterangan
5. Entity set Entitas, adalah suatu kumpulan objek atau sasaran

yang dapat dibedakan atau dapat didefinisikan

secara unik.
2.Attribut Atributte, adalah karakteristik dari entitas atau

relationship yang akan menyediakan penjelasan

detailentitas relation.
 33

3. Relationship Set Relationship, adalah hubungan yang terjadi antara

satu entitas atau lebih.

4. Link Link, adalah baris sebagai penghubung antara

himpunan, relasi dan himpunan entitas dan

atributnya.
Sumber : Al Fatta, 2007

2.5.17 Kardinalitas ERD

1. ONE TO ONE (1-1) = Satu entity yang berhubungan dengan satu entity yang

lain, dengan menghasilkan sebuah 1 data yang berhubungan. Contoh : 1 komputer

hanya dapat memiliki 1 mac address yang berbeda dengan yang lain.

2. ONE TO MANY (1-N) = Satu entity yang berhubungan dengan minimal dua

entity atau lebih, yang menghasilkan sebuah entity yang dapat digunakan oleh

banyak. Contoh : 1 printer dapat di sharingkan dengan beberapa computer yang

terkoneksi pada jaringan.

3. MANY TO ONE (N-1) = Dua atau beberapa entity yang saling berhubungan

dengan maksimum satu entity yang di inginkan. Contoh : Beberapa jenis

Operating System dapat di instalkan pada 1 komputer.

4. MANY TO MANY (N-N) = Dua atau beberapa entity yang berhungan kembali

dengan dua atau beberapa entity yang lain. Contoh : Sekian banyak mahasiswa

poltek, terdapat beberapa mahasiswa dari daerah lain.

34
 BAB 3

PELAKSANAAN KERJA PRAKTIK

1.1 Laporan Kegiatan Selama Kerja Praktek

Pelaksanaan Kerja Praktik (KP) pada Kepolisian Daerah Sumatera Selatan

dilaksanakan mulai tanggal 12 Juli 2018 sampai dengan 14 Agustus 2018. Kerja

Praktik dilakukan pada hari kerja yaitu hari Senin sampai Jumat, mulai dari pukul

07.00 WIB sampai dengan 15.00 WIB.

Penulis ditempatkan pada Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi

Kepolisian Daerah Sumatera Selatan. Bidang ini dipimpin oleh seorang Kepala

Bidang dan memiliki Sub Bagian Renmin yang memiliki tugas mengatur

perencanaan dan administrasi, Sub Bidang Tekkom yang mengatur segala sesuatu

yang berhubungan dengan teknologi komunikasi dan Sub Bidang Tekinfo yang

mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan teknologi informasi. Selama

Kerja Praktik berlangsung, Penulis memberikan kontribusi kepada Bidang

Teknologi Informasi dan Komunikasi dengan membantu berbagai tugas dan

kegiatan yang dilaksanakan pada Bidang ini.

Pada saat melakukan Kerja Praktik, Penulis memperhatikan, mengamati dan

melakukan observasi terhadap berbagai proses bisnis yang sedang berjalan pada

Bidang tersebut. Penulis juga melakukan konsultasi dengan pembimbing

lapangan dalam mencari informasi mengenai bahan-bahan laporan yang relevan

untuk penulisan laporan kerja praktik. Setelah beberapa hari melakukan kerja

praktik, Penulis mendapatkan sebuah topik yang bisa digunakan untuk membuat

laporan kerja praktik. Topik tersebut mengenai Manajemen Arsip yang terdapat

35
 36

pada Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera

Selatan.

3.1 Pernyataan Masalah dan Opportunities

3.1.1 Pernyataan Masalah

Pada Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah

Sumatera Selatan, terdapat banyak sekali kegiatan yang harus dilaksanakan, salah

satunya adalah memanajemen arsip. Dalam menangani urusan manajemen arsip,

yang bertanggung jawab adalah Sub bagian perencanaan dan administrasi yang

dibantu oleh beberapa pegawai dalam melakukan proses penerimaan, pencatatan

dan penyimpanan.

Dalam melakukan analisa terhadap berbagai masalah yang terdapat dalam

Sub bagian perencanaan dan administrasi, Penulis melakukan kategorisasi

permasalahan-permasalahan yang ada berdasarkan rangkaian kerja PIECES

(Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service).

Berikut ini adalah permasalahan-permasalahan yang dibahas ketika penulis

melalukan wawancara dengan beberapa pegawai pada Sub bagian perencanaan

dan administrasi :

1. Proses pencatatan surat kurang akurat

Setiap surat yang masuk ke Sub bagian perencanaan dan administrasi dicatat

kedalam sebuah buku besar oleh pegawai yang bertugas. Apabila surat

tersebut sudah selesai dicatat, maka akan disiapkan lembar disposisi sebelum

diserahkan kepada Kepala Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi.

Surat dan lembar disposisi yang sudah disiapkan sebelumnya akan di

letakkan dimeja Kepala Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk

 37

mendapatkan tindak lanjut. Untuk melakukan pengelolaan surat, tentunya

membutuhkan berbagai peralatan termasuk alat tulis dan buku besar. Lalu

dalam proses pencatatan, terdapat kemungkinan terjadinya human error.

Kemudian, untuk membutuhkan tindak lanjut, bisa saja membutuhkan waktu

yang lama karena Kepala Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi bisa

saja memiliki agenda lain diluar kantor.

Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan Economy,

Performance dan Efficiency.

2. Proses pendistribusian surat membutuhkan waktu yang lama.

Setiap surat yang selesai tindak lanjut oleh Kepala Bidang Teknologi

Informasi dan Komunikasi, maka langkah selanjutnya adalah menyerahkan

surat tersebut kepada Sub bidang atau Sub bagian yang bersangkutan. Untuk

melakukan pendistribusian, pegawai harus secara langsung mendatangi

stakeholder yang bersangkutan. Akan tetapi, dengan jauhnya jarak yang harus

ditempuh dan tidak setiap hari pegawai dalam keadaan yang baik, maka

terkadang menjadikan surat tersebut menumpuk dan terlampat untuk

diserahkan kepada yang bersangkutan.

Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan Control,

Efficiency dan Performance.

3. Proses pencarian data arsip kurang efektif.

Kepala Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi terkadang

membutuhkan data arsip secara cepat untuk mengambil keputusan. Bahkan

tidak hanya Kepala Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi yang

membutuhkan data arsip tersebut, para pegawai pun memiliki kemungkinan

 38

untuk membutuhkan data arsip tersebut. Data arsip selama ini disimpan

didalam sebuah map yang disimpan didalam lemari arsip. Apabila arsip yang

disimpan hanya sedikit, maka tidak akan menemukan kesulitan dalam proses

pencarian. Tetapi arsip yang terdapat pada Bidang Teknologi Informasi dan

Komunikasi memiliki jumlah yang sangat banyak. Sehingga menyulitkan dan

membutuhkan waktu yang lama dalam proses pencarian arsip. Selain itu,

ketelitian juga sangat diandalkan karena harus membaca satu persatu arsip

tersebut sampai menemukan arsip yang diperlukan.

Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan Control,

Efficiency, Information dan Performance.

4. Akurasi yang rendah dalam proses pembuatan laporan.

Laporan mengenai data arsip sangat diperlukan, baik mingguan, bulanan atau

tahunan. Laporan tersebut digunakan oleh Kepala Bidang Teknologi

Informasi dan Komunikasi untuk memonitoring berbagai kegiatan yang

dilakukan. Dalam pembuatan laporan, pegawai melakukan entry data secara

manual yang dimasukkan kedalam Microsoft Excel dan melihat data dari

buku arsip yang tersimpan dalam lemari arsip. Tetapi dengan metode seperti

ini, sangat bersar kemungkinan terjadinya human error.

Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan Control,

Information dan Service.

 39

3.1.2 Opportunities

Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem yang akan dikembangkan :

1. Seluruh data arsip tersimpan didalam basis data sehingga pemanggilan dan

pemrosesan data menjadi lebih mudah.

2. Dapat mengurangi redudansi data karena data disimpan dalam 1 pusat data.

3. Entry data lebih efisien karena entry hanya dilakukan sekali.

4. Biaya yang dikeluarkan untuk membeli alat tulis dan perlengkapan lainnya

tidak dibutuhkan lagi karena sistem sudah terkompuerisasi.

5. Keamanan data arsip lebih terjamin karena telah terintegrasi dengan sistem

basis data.

6. Akses data arsip menjadi lebih mudah, karena bisa diakses oleh seluruf

pegawai yang terdaftar sebagai anggota Bidang Teknologi Informasi dan

Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan.

3.2 Analisis Masalah

Pada tahap ini, dilakukan analisis lebih mendalam mengenai sistem yang

sudah ada dengan tujuan untuk mempelajari dan memahami domain

permasalahan, analisis permasalahan dan analisis proses bisnis terkait sistem yang

sedang berjalan saat ini. Dengan memahami setiap poin-poin yang telah dibuat,

maka dapat dihasilkan suatu system improvement objective yang mencakup

problems, opportunities, directives dan constraint untuk perancangan sistem yang

baru.
 40

3.2.1 Domain Permasalahan

Untuk dapat melakukan peningkatan (improvement) terlebih dahulu perlu

adanya pemahaman yang mendalam terhadap permasalahan-permasalahan yang

terdapat pada sistem lama yang selama ini digunakan.

Berikut ini adalah analisa data, proses dan interface yang dilakukan terhadap

sistem yang lama :

1. Data

Pada sistem lama, manajemen arsip belum dilakukan secara terkomputerisasi.

Dalam hal ini, setiap data arsip yang akan disimpan dicatat kedalam suatu

buku arsip, dimana arsip-arsip tersebut tidak dikelompokkan berdasarkan

tanggal maupun perihalnya. Arsip ditumpuk berdasarkan waktu arsip tersebut

disimpan, sehingga mempersulit dalam proses pencarian data arsip.

2. Proses

Proses bisnis pada sistem lama masih menggunakan sistem manual yang

meliputi pencatatan surat, pendistribusian surat, pendataan data arsip,

pencarian data arsip dan penyimpanan data arsip. Berkas-berkas yang akan

diarsipkan, disimpan dalam suatu map kemudian map tersebut disimpan

didalam lemari arsip.

3. Interfaces

Sistem ini digunakan pada Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi

Kepolisian Daerah Sumatera Selatan. Pengguna pada sistem ini adalah

Kepala Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi, Sub bagian

perencanaan dan administrasi, Sub bidang Teknologi Komunikasi dan Sub

bidang Teknologi Informasi.

 41

3.2.2 Analisis Permasalahan dan Peluang

Tahapan selanjutnya dalam mempelajari dan memahami sistem yang ada

adalah dengan melakukan analyze problem and opportunities. Problem and

opportunities sebenarnya sudah diidentifikasi lebih awal pada tahap penganalisaan

awal, namun permasalahan awal tersebut kemungkinan hanya merupakan gejala

dari permasalahan yang sesungguhnya. Untuk menganalisa permasalahan awal

tersebut digunakan cause and effect analysis sehingga dapat ditemukan inti

permasalahan yang sesungguhnya dan juga solusi yang sesuai untuk masing-

masing permasalahan yang ada.

1. Ishikawa Diagram untuk permasalahan : Proses pencatatan surat kurang

efektif dan efisien.

Sistem Metode

Kemungkinan Pencatatan surat

terjadi dilakukan secara
human error manual
Proses pencatatan
surat kurang akurat

Pencatatan Pencatatan surat

dilakukan oleh masih menggunakan
pegawai media kertas

Prosedur Material

Gambar 3.1 Ishikawa Diagram Permasalahan Proses Pencatatan Surat kurang

Akurat
 42

2. Ishikawa Diagram untuk permasalahan : Proses pendistribusian surat

membutuhkan waktu yang lama.

Sistem Metode

Pendistribusian
Sistem belum dilakukan secara
terintegrasi langsung
Proses
pendistribusian
surat
Pegawai mendatangi
membutuhkan
stakeholder yang
bersangkutan
waktu yang lama

Prosedur

Gambar 3.2 Ishikawa Diagram Permasalahan Proses Pendistribusian Surat

Membutuhkan Waktu yang Lama

3. Ishikawa Diagram untuk permasalahan : Proses pencarian data arsip

kurang efektif.
Sistem Metode
Pencarian arsip
Sistem belum dilakukan secara
terintegrasi manual
Proses pencarian
data arsip kurang
Arsip yang akan di efektif.
Pencarian arsip cari tersimpan
dilakukan oleh didalam map
pegawai

Prosedur Material

Gambar 3.3 Ishikawa Diagram Permasalahan Proses Pencarian Data Arsip

Kurang Efektif
 43

4. Ishikawa Diagram untuk permasalahan : Akurasi yang rendah dalam

proses pembuatan laporan.

Sistem Metode

Belum ada Pembuatan

otomatiasasi laporan dilakukan
entry data secara manual
Akurasi yang rendah
dalam proses
pembuatan laporan.
Mengambil data dari
Pegawai melakukan map arsip
entry data

Prosedur Material

Gambar 3.4 Ishikawa Diagram Permasalahan Akurasi yang Rendah dalam Proses
Pembuatan Laporan

3.2.3 Analisis Proses Bisnis

Analisis proses bisnis ditujukan untuk mengidentifikasi peluang perubahan

dalam proses bisnis yang ada. Perubahan ini ditujukan untuk menghilangkan

redudansi, menormalisasi data, serta untuk meningkatkan efisisensi dan service

dari sistem sehingga memberikan kemudahan dan keuntungan bagi setiap orang

yang terlibat dalam proses bisnis yang sedang berjalan.

Dalam menganalisis proses bisnis dari sistem yang ada akan lebih mudah jika

dilakukan dalam bentuk permodelan sistem dengan memanfaatkan context

diagram dan data flow diagram (DFD).

 44

1. Context Diagram

Gambar 3.5 Context Diagram Sistem Lama

2. DFD Level 0

Gambar 3.6 DFD Level 0 Sistem Lama

3.2.4 Cause-Effect Analysis and System Improvement Objective

Setelah memahami lingkup (scope), permasalahan (problem) dan peluang

(opportunities) dari sistem yang sedang berjalan, maka dapat dilakukan suatu
 45

perbaikan untuk mengatasi setiap masalah yang ada. Berikut ini merupakan table

cause-effect analysis dan system improvement objective.

Tabel 3.3 Cause-Effect Analysis and System Improvement Objective

SYSTEM IMPROVEMENT

CAUSE AND EFFECT ANALYSIS OBJECTIVE

Problem or
Cause and Effect Objectives Constraint
Opportunity
Proses 1. Kemungkinan 1. Meningkatkan 1. Sistem

pencatatan surat terjadi human efisiensi dalam diharapkan

kurang akurat. error melakukan dapat

2. Pencatatan
proses mengurangi
surat
pencatatan hambatan
dilakukan
surat. dalam
secara 2. Optimasi entry
pengelolaan
manual. data sehingga
3. Pencatatan data arsip.
tidak perlu 2. Sistem yang
surat masih
dilakkan baru
menggunakan
pencatatan diharapkan
media kertas.
4. Pencatatan berulang kali. dapat
3. Meminimalisir
dilakukan oleh mengurangi
faktor human
pegawai. biaya
error yang
operasional
dapat terjadi
seperti
saat entry data.
pemakaian

kertas.
Proses 1. Sistem belum 1. Pembuatan 1. Sistem
 46

pendistribusian terintegrasi. disposisi diharapkan

2. Proses
surat dilakukan memiliki
pendistribusia
membutuhkan tanpa harus fasilitas
n dilakukan
waktu yang mendatangi pendistribusian
secara
lama. Kepala Bid surat yang
langsung.
3. Pegawai TIK, sehingga dilakukan oleh

mendatangi proses Kepala Bid

stakeholder pendistribusian TIK, sehingga

yang menjadi lebih prosesnya

bersangkutan. efisien. menjadi lebih

cepat.
Proses 1. Sistem belum 1. Mempercepat 1. Adanya

pencarian data terintegrasi. kinerja integrasi data

2. Pencarian
arsip kurang pegawai dan data
arsip surat
efektif dalam proses disimpan
dilakukan
pencarian data dalam
secara manual.
3. Arsip yang arsip karena database

akan di cari seluruh data sehingga

tersimpan sudah pemanggilan

didalam map. terintegrasi. dan

4. Pencarian
pemrosesan
arsip
data menjadi
dilakukan oleh
lebih mudah.
pegawai.
Akurasi yang 1. Belum ada 1. Memudahkan 1. Sistem

rendah dalam otomatisasi kinerja diharapkan

 47

proses dalam entry pegawai dalam memiliki hak

pembuatan data. pembuatan akses oleh

2. Pembuatan
laporan. laporan karena setiap
laporan
seluruh data penggunanya,
dilakukan
sudah sehingga tidak
secara manual.
3. Mengambil terintegrasi. setiap orang
2. Meningkatkan
data dari map berhak untuk
keamanan data
arsip. mengelola
4. Pegawai dengan
semua data dan
melakukan penyimpanan
mempergunaka
entry data. dalam suatu
nnya secara
database.
leluasa.
2. Sistem

diharapkan

memberikan

tampilan yang

lebih mudah

dipahami oleh

orang awam

sekalipun

sehingga

memudahkan

pengguna untuk

menggunaka

sistem ini.
48
 BAB 4

USULAN SISTEM

1.1 Tujuan Pengembangan Sistem

Tujuan dari perancangan sistem ini adalah untuk menciptakan peluang guna

meningkatkan proses bisnis yang ada. Perancangan sistem ini juga bertujuan

untuk :

1. Menghasilkan sistem informasi manajemen arsip dan persuratan yang bisa

membantu proses pencatatan dan pencarian arsip pada Bidang Teknologi

Informasi dan Komunikasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan.

2. Sistem akan menyimpan arsip didalam database sehingga lebih aman dan

terintegrasi.
3. Sistem akan membantu proses pendistribusian surat menjadi lebih cepat.
4. Sistem akan mengurangi resiko terjadinya human error.

4.1 Analisis Kebutuhan

1.1.1 Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional yang harus ada dalam sistem yang akan dibuat ini

adalah sebagai berikut :

1. Sistem harus dapat menangani pencatatan surat sebelum surat tersebut

menjadi arsip.
2. Sistem harus dapat menangani proses pembuatan disposisi surat yang

dilakukan oleh Kepala Bid TIK.

3. Sistem harus dapat membuat surat yang sudah selesai di olah menjadi data

arsip.
4. Sistem harus dapat menangani pembuatan laporan.

49
 50

4.1.1 Kebutuhan Nonfungsional

Kebutuhan nonfungsional ini dapat dikategorikan berdasarkan PIECES

framework, berikut merupakan klasifikasi kebutuhan nonfungsional berdasarkan

PIECES :

Tabel 4.4 Kebutuhan Nonfungsional berdasarkan PIECES

Kebutuhan
Penjelasan
Nonfungsional
Performance Sistem diharapkan dapat mengurangi hambatan dalam

pengelolaan data arsip.

Information Adanya integrasi data dan data disimpan dalam database

sehingga pemanggilan dan pemrosesan dana menjadi lebih

mudah.
Economic Sistem yang baru diharapkan dapat mengurangi biaya

operasional seperti pemakaian kertas.

Control Sistem diharapkan memiliki hak akses oleh setiap

penggunanya, sehingga tidak setiap orang berhak untuk

mengelola semua data dan mempergunakannya secara leluasa.

Eficiency Sistem diharapkan dapat melakuan pencarian arsip dan

pendistribusian surat dengan lebih cepat.

Service Sistem diharapkan memberikan tampilan yang lebih mudah

dipahami oleh orang awam sekalipun sehingga memudahkan

penggunanya untuk menggunakan sistem ini.

4.2 Perancangan Logika

4.2.1 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk menggambarkan proses-proses

yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. Dengan model ini, data-data
 51

yang terlibat pada masing-masing proses dapat diidentifikasikan yang nantinya

akan memberikan gambaran bagaimana sistem yang diusulkan.

Context Diagram

Gambar 4.3 Context Diagram Sistem Baru

Pada sistem yang baru ini, renmin, pegawai dan Kepala Bid TIK dapat

berinteraksi dengan sistem. Didalam sistem, pengguna bisa melakukan login

menggunakan username dan password yang sudah terdaftar.

Catatan : Renmin = Perencanaan dan Administrasi

DFD Level 0 Sistem Baru

 52

Gambar 4.4 DFD Level 0 Sistem Baru

DFD Level 0 ini terdiri atas 4 buah proses, yaitu proses pengelolaan data

surat, proses pengelolaan data disposisi, proses pengelolaan data arsip dan

pengelolaan laporan. Sistem yang baru ini memungkinkan renmin dapat

memasukkan data, pegawai dapat mengakses langsung data yang diinginkan dan

Kepala Bid TIK dapat mendapatkan laporan sesuai yang diperlukan.

DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Surat

 53

Gambar 4.5 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Surat

Pada proses tambah surat, renmin dapat memasukkan surat masuk dan surat

keluar kemudian tersimpan ke dalam database. Kemudian pada proses ubah surat,

dilakukan oleh renmin dan mengambil data yang tersimpan di database. Pada

proses hapus surat, hanya bisa dilakukan oleh renmin. Kemudian pada proses

tampil surat, pegawai dapat melihat surat sesuai dengan yang diinginkan dan

datanya di ambil dari database.

DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Disposisi

 54

Gambar 4.6 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Disposisi

Pada proses penentuan surat yang di disposisi, surat tersebut mengambil dari

data store surat masuk dan permintaan disposisi dilakukan oleh bagian renmin.

Kemudian proses pembuatan disposisi akan di buat langsung oleh Kepala Bid

TIK, lalu disposisi tersebut akan tersimpan kedalam database. Pada proses

pendistribusian disposisi, data disposisi diambil dari data store disposisi dan data

pegawai yang akan menerima disposisi di ambil dari data store pegawai.

DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Arsip

Gambar 4.7 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Arsip

 55

Pada proses penentuan surat yang di arsip, data surat di ambil dari data store

surat masuk dan surat keluar. Sebelum masuk ke arsip, surat- surat tersebut harus

selesai di olah terlebih dahulu. Kemudian , pada proses tambah arsip data tersebut

diambil dari proses sebelumnya. Proses ini dilakukan oleh renmin. Lalu data

tersebut tersimpan ke dalam data store arsip. Pada proses tampil arsip, pegawai,

renmin dan kepala Bid TIK terlebih dahulu mengirim permintaan , lalu proses

tersebut akan memanggil data yang tersimpan didalam data sore arsip lalu data

akan ditampilkan kepada pegawai.

DFD Level 1 Proses Laporan

Gambar 4.8 DFD Level 1 Proses Laporan

Pada proses ini, kepala Bid TIK meminta permintaan laporan terlebih dahulu

sesuai dengan kebutuhan. Kemudian sistem akan memanggil data yang tersimpan

di dalam database. Setelah itu, data akan diberikan kepada Kepala Bid TIK sesuai

dengan permintaan nya.

4.2.2 Entity Relational Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambar atau diagram yang

menunjukkan informasi yang dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem (Al

Fatta , 2007).
 56

Gambar 4.9 Entity Relationship Diagram Sistem Baru

4.2.3 Perancangan Tabel

1. Tabel Surat Masuk

Tabel ini digunakan untuk menyimpan seluruh data surat masuk yang sudah

di masukkan oleh Bagian Administrasi.

Tabel 4.5 Tabel Surat Masuk

No Field Tipe Data Deskripsi

1. KodeSurat Integer(10) Primary Key
2. Tanggal Date Tanggal input surat masuk
3. NoSurat Varchar(30) Nomor surat masuk
4. TanggalSurat Date Tanggal surat masuk
5. Pengirim Varchar(30) Pengirim surat masuk
6. Kategori Varchar(30) Kategori surat masuk
7. Perihal Varchar(50) Perihal dari surat masuk
8. File Varchar(30) File surat yang sudah di upload
9. StatusDisposisi Boolean Bernilai = 1 jika surat sudah

dikirim untuk didisposisi

10. StatusPimpinan Boolean Bernilai = 1 jika surat sudah

selesai didisposisi
11. StatusArsip Boolean Bernilai = 1 jika surat sudah di

arsipkan
 57

2. Tabel Surat Keluar

Tabel ini digunakan untuk menyimpan seluruh data surat keluar yang sudah

di masukkan oleh Bagian Administrasi.

Tabel 4.6 Tabel Surat Keluar

No Field Tipe Data Deskripsi

1. KodeSurat Integer(10) Primary Key
2. Tanggal Date Tanggal input surat keluar
3. NoSurat Varchar(30) Nomor surat keluar
4. TanggalSurat Date Tanggal surat keluar
5. Pengirim Varchar(30) Pengirim surat keluar
6. Penerima Varchar(30) Penerima surat keluar
7. Kategori Varchar(30) Kategori surat keluar
8. Perihal Varchar(50) Perihal dari surat keluar
9. File Varchar(30) File surat yang sudah di upload
10. StatusArsip Boolean Bernilai = 1 jika surat sudah di

arsipkan

3. Tabel Disposisi

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data disposisi surat masuk , yang

ditulis oleh Kepala Bid TIK. Sebelum Kepala Bid TIK mengisi disposisi,

bagian administrasi harus mengirimkan permintaan disposisi terlebih dahulu.

Tabel 4.7 Tabel Disposisi

No Field Tipe Data Deskripsi

1. IdDisposisi Integer(10) Primary Key
2. Tujuan Varchar(30) Tujuan dari disposisi
3. Isi Varchar(50) Isi dari disposisi
4. Tanggal Date Tanggal input disposisi
5. KodeSurat Integer(10) Kode Surat yang didisposisi

4. Tabel Pegawai
 58

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data pengguna. Yang termasuk

kedalam pengguna ada lah seluruh pegawai yang terbagi dari berbagai unit

kerja dan Kepala Bid TIK.

Tabel 4.8 Tabel Pegawai

No Field Tipe Data Deskripsi

1. NIP/NRP Integer(20) Primary Key
2. Nama Varchar(30) Nama pengguna
3. Username Varchar(30) Username yang digunakan
4. Password Varchar(50) Password yang digunakan
5. Jabatan Varchar(30) Jabatan dari pengguna
6. UnitKerja Varchar(10) Unit kerja dari pengguna
5. Tabel Arsip

Tabel ini digunakan untuk menyimpan seluruh data arsip. Data arsip

didapatkan dari surat masuk dan surat keluar yang sudah selesai diproses.

Tabel 4.9 Tabel Arsip

No Field Tipe Data Deskripsi

1. KodeArsip Integer(10) Primary Key
2. Tanggal Date Tanggal entry arsip
3. Jenis Varchar(30) Jenis arsip yang dimasukkan
4. TanggalSurat Date Tanggal surat
5. Pengirim Varchar(30) Pengirim surat
6. Penerima Varchar(30) Penerima surat
7. Kategori Varchar(30) Kategori surat
8. Perihal Varchar(50) Perihal dari surat
9. File Varchar(30) File surat yang di upload
10. TanggalDisposisi Date Tanggal disposisi di masukkan
11. Tujuan Varchar(30) Tujuan dari disposisi
12. Isi Varchar(30) Isi dari disposisi
13 Kode Surat Integer(10) KodeSurat yang di arsipkan.

4.3 Analisis Keputusan

Tahapan analisis keputusan bertujuan untuk mengidentifikasi kandidat solusi,

menganalisisnya dan merekomendasikan kandidat terbaik untuk selanjutnya akan

dikembangkan dan diimplementasikan.

 59

4.3.1 Candidate System Matrix

Tabel 4.10 Tabel Candidate Systems Matrix

Karakteristik Kandidat 1 Kandidat 2

Bagian sistem yang Mengelola data surat Mengelola data surat masuk,

terkomputerisasi masuk, data surat keluar, data surat keluar, data

data disposisi dan data disposisi dan data arsip. Dari

arsip data-data tersebut kemudian

menghasilkan laporan yang

diperlukan.
Keunggulan Sistem dapat meningkatkan Sistem dapat meningkatkan

kinerja dari pengguna dan kinerja dari pengguna, user

proses input data menjadi friendly dan dapat

lebih cepat. mengurangi terjadinya

kemungkinan human error

sehingga dapat

mempersingkat waktu dalam

penyelesaian setiap

pengolahan data.
Servers dan Spesifikasi server dan Spesifikasi server :

workstations workstation : Digunakan computer dengan

Digunakan computer spesifikasi prosesor Intel

dengan spesifikasi prosesor Core i5-5200U berkecapatan

Intel Core i3-4030U 2,7 GHz, RAM 4 GB dan

dengan kecepatan 1,9 GHz, dengan Sistem Operasi yang

RAM 2 GB dan dengan mendukung server.

 60

Sistem Operasi yang Untuk workstation :

memadai. Digunakan komputer dengan

spesifikasi prosesor Intel

Core i3-4030U dengan

kecepatan 1,9 GHz, RAM 2

GB dan dengan Sistem

Operasi yang memadai.

Perangkat lunak Untuk interface MySQL 5.5.27 sebagai

yang dibutuhkan menggunakan Borland C + DBMS dan PHP 5.4.7

+. Sedangkan database sebagai bahasa

menggunakan Microsoft pemrograman

SQL.
Metode pemrosesan Desktop-based Web-based

data
Output devices Monitor Monitor
Input devices Keyboard, mouse dan Keyboard, mouse dan

scanner scanner
Storage devices Free DBMS Free DBMS

4.3.2 Feasibility Analysis Matrix

Tabel 4.11 Feasibility Analysis Matrix

Kriteria Bobot Kandidat 1 Kandidat 2

Feasibility
Operational 30 % Ketika user User akan mudah untuk

Feasibility mengoperasikan sistem mengoperasikan sistem

 61

ini, dibutuhkan pelatihan ini karena menggunakan

yang memadai karena PHP dan HTML.

menggunakan borlan C+ Interface seperti ini

+. mungkin familiar bagi

user yang biasa surfing

didunia internet dan

akan mengurangi

terjadinya human error.

Nilai : 80 Nilai : 95
Technical 30 % Borland C++ merupakan PHP merupakan salah

Feasibility perangkat lunak yang satu bahasa

cukup memadai untuk pemrograman yang

membuat aplikasi cukup umum dan

berbasis desktop. cenderung mudah untuk

Borland C ++ juga dapat dipelajari serta dapat

dikategorikan teknologi diandalkan untuk

lama namun mudah pembuatan sistem

dalam pengoperasiannya. informasi berbasis web.

Selain itu PHP dapat

diperoleh secara gratis.

Nilai : 75 Nilai : 85
Economic 30 % Biaya hardware, Biaya hardware,

Feasibility software saat software saat

pengembangan dan pengembangan dan

penerapan sistem. penerapan sistem.

 62

Hosting = Rp. 5.000.000 Server = Rp. 8.000.000

Workstation = 6.000.000 Workstation = 6.000.000

MySQL = Rp. 0 MySQL = Rp. 0

Borland C++ = Rp.0 PHP = Rp.0

Tangible Meningkatkan efisiensi Sama seperti kandidat 1

Benefits : waktu, biaya dan

meningkatkan kinerja

dalam pengelolaan data.

Intangible
Meningkatkan
Benefits : Sama seperti kandidat 1
kredibilitas Bidang

Teknologi Informasi dan

Komunikasi khusunya di

bagian arsip.

Nilai : 85
Nilai : 90

Scehdule 10 % 4 Bulan 3 Bulan

Feasibility Nilai : 80 Nilai : 85

Nilai Total 100 % 81,8 88

4.3.3 Rekomendasi Solusi Kandidat

Dari table diatas dapat dilihat perbandingan dari analisa feasibility untuk

kandidat solusi yang ditawarkan. Dari hasil perbandingan tersebut, maka kandidat

solusi yang memiliki nilai yang lebih tinggi sebagai solusi yang akan dijalanlan
 63

untuk pengembangan sistem. Sehingga dapat disimpulkan bahwa kandidat solusi

2 yang memiliki total nilai 88 adalah sebagai solusi akhir dalam mendesain Sistem

Informasi Manajemen Arsip dan Persuratan di Bidang Teknologi Informasi dan

Komunikasi.

4.4 Physical Data Flow Diagram

Data Flow Diagram yang telah dibuat sebelumnya ditransformasikan

menjadi Physical Data Flow Diagram (PDFD). PDFD akan menggambarkan

technical dan human designa decisions dari implementasi sistem. Physical Data

Flow Diagram yang akan digambarkan adalah dari DFD Level 1.

PDFD Proses Pengelolaan Data Surat

 64

Gambar 4.10 PDFD Proses Pengelolaan Data Surat

Keterangan Physical DFD proses pengelolaan data surat :

1. Sistem yang baru ini memungkinkan renmin memasukkan langsung data

surat masuk dan surat keluar.

2. Selanjutnya data surat tersebut akan dimasukkan kedalam database.

3. Data yang sudah tersimpan dapat dilakukan ubah data dan hapus data, proses

tersebut hanya dapat dilakukan oleh renmin.

4. Pada proses tampil surat, data surat tersebut di ambil dari database yang

kemudian akan ditampilkan kepada pegawai dan renmin apabila sistem sudah

menerima permintaan tampil.

PDFD Proses Pengelolaan Data Disposisi

 65

Gambar 4.11 PDFD Proses Pengelolaan Data Disposisi

Keterangan Physical DFD proses pengelolaan data disposisi :

1. Pertama yang harus dilakukan adalah menentukan surat masuk yang akan di

disposisi dan surat tersebut tersimpan di dalam database dan proses tersebut

dilakukan oleh renmin.

2. Lalu proses pembuatan disposisi dilakukan langsung oleh kepada Bid TIK

setelah menerima permintaan disposisi.

3. Setelah data dimasukkan , maka data akan tersimpan didalam database.
4. Pada proses pendistribusian disposisi, data disposisi diambil dari data store

disposisi, dan tujuan pendistribusian diambil dari data store pegawai.

5. Lalu pegawai tersebut akan menerima data disposisi yang dikirimkan

kepadanya.

PDFD Proses Pengelolaan Data Arsip

 66

Gambar 4.12 PDFD Proses Pengelolaan Data Arsip

Keterangan Physical DFD proses pengelolaan arsip :

1. Pertama , surat yang sudah selesai diolah dan akan dimasukan kedalam

arsip ditentukan terlebih dahulu dan data surat tersebut diambil dari data

store surat masuk dan surat keluar.

2. Proses tambah arsip, menerima data dari proses sebelumnya dan data

tersebut akan tersimpan didalam data store arsip , proses tersebut

dilakukan oleh renmin.

3. Pada proses tampil arsip, kepala Bid TIK, renmin dan pegawai mengirim

permintaan tampil terlebih dahulu . Kemudian sistem akan memanggil

data dari data store arsip lalu data tersebut akan ditampilkan kepada

pegawai.

PDFD Proses Laporan

 67

Gambar 4.13 PDFD Proses Laporan

Keterangan Physical DFD proses laporan :

1. Pertama, Kepala Bid TIK mengirimkan permintaan laporan per jenis surat

sesuai yang diinginkan. Lalu mengambil data dari database dan akan

menampilkan nya kepada Kepala Bid TIK.

2. Kepala Bid TIK mengirimkan permintaan laporan per kategori surat sesuai

yang diinginkan. Lalu mengambil data dari database dan akan

menampilkan nya kepada Kepala Bid TIK.

3. Kepala Bid TIK mengirimkan permintaan laporan per tujuan disposisi

sesuai yang diinginkan. Lalu mengambil data dari database dan akan

menampilkan nya kepada Kepala Bid TIK.

4.5 Skema Database

Berikut ini adalah skema database yang diperoleh dari proses pemetaan dari

ER Diagram :

Surat Masuk
 68

KodeSurat Integer(10) PK Disposisi

Tanggal Date IdDisposisi Integer(10) PK
NoSurat Varchar(30) Tujuan Varchar(30)
TanggalSurat Date Isi Varchar(50)
Pengirim Varchar(30) Tanggal Date
Kategori Varchar(30) KodeSurat Integer(10)
Perihal Varchar(50)
File Varchar(30)
StatusDisposisi Boolean
StatusPimpina Boolean
n
StatusArsip Boolean
Pegawai
NIP/NRP Integer(20) PK
Nama Varchar(30)
Username Varchar(30)
Password Varchar(50)
Jabatan Varchar(30)
UnitKerja Varchar(10)

Surat Keluar
KodeSurat Integer(10) PK
Tanggal Date Arsip
NoSurat Varchar(30) KodeArsip Integer(10) PK
TanggalSurat Date Tanggal Date
Pengirim Varchar(30) Jenis Varchar(30)
Penerima Varchar(30) TanggalSurat Date
Kategori Varchar(30) Pengirim Varchar(30)
Perihal Varchar(50) Penerima Varchar(30)
File Varchar(30) Kategori Varchar(30)
StatusArsip Boolean Perihal Varchar(50)
File Varchar(30)
TanggalDisposi Date
si
Tujuan Varchar(30)
Isi Varchar(50)
KodeSurat Integer(10)

Keteranan hasil pemetaan ER :

1. Tabel Surat Masuk

Tabel ini menyimpan semua data yang berhubungan dengan surat masuk.

Data-data yang tersimpan dalam table surat masuk adalah :

a. KodeSurat
 69

KodeSurat adalah sebuah kode yang dimiliki setiap surat. Kodesurat

berfungsi sebagai primary key dari tabel surat masuk. Tipe data dari

KodeSurat adalah integer dengan panjang data 10.

b. Tanggal
Tanggal adalah tanggal dimana surat masuk tersebut di entry kan. Tipe

data dari Tanggal adalah date.

c. NoSurat
NoSurat adalah nomor yang dimiliki oleh setiap surat yang masuk. Tipe

data dari NoSurat adalah variable character dengan panjang data 30.
d. TanggalSurat
TanggalSurat adalah tanggal dimana surat tersebut dibuat. Tipe data dari

TanggalSurat adalah date.

e. Pengirim
Pengirim adalah instansi atau bagian yang mengirim surat tersebut. Tipe

data dari Pengirim adalah variable character dengan panjang data 30.
f. Kategori
Kategori adalah ketegori dari surat masuk yang akan di entry kan. Tipe

data dari Kategori adalah variable character dengan panjang data 30.
g. Perihal
Perihal adalah isi dari surat masuk yang akan di entry kan. Tipe data dari

Perihal adalah variable character dengan panjang data 50.

h. File
File adalah tempat menyimpan judul file surat yang di upload. Tipe data

dari file adalah variable character dengan panjang data 30.

i. StatusDisposisi
StatusDisposisi akan bernilai 0 jika surat masuk tersebut belum di

disposisikan dan bernilai 1 jika surat masuk tersebut sudah

didisposisikan. Tipe data dari StatusDisposisi adalah boolean.

j. StatusPimpinan
StatusPimpinan akan bernilai 0 jika pimpinan belum membuat disposisi

surat dan bernilai 1 pimpinan sudah membuat disposisi surat. Tipe data

dari StatusPimpinan adalah boolean.

k. StatusArsip
 70

StatusArsip akan bernilai 0 jika surat masuk tersebut belum di diarsipkan

dan bernilai 1 jika surat masuk tersebut sudah diarsipkan. Tipe data dari

StatusArsip adalah boolean.

2. Tabel Surat Keluar
Table ini menyimpan semua data yang berhubungan dengan surat keluar.

Data-data yang tersimpan dalam table surat keluar adalah :

a. KodeSurat
KodeSurat adalah sebuah kode yang dimiliki setiap surat. Kodesurat

berfungsi sebagai primary key dari tabel surat masuk. Tipe data dari

KodeSurat adalah integer dengan panjang data 10.

b. Tanggal
Tanggal adalah tanggal dimana surat keluar tersebut di entry kan. Tipe

data dari Tanggal adalah date.

c. NoSurat
NoSurat adalah nomor yang dimiliki oleh setiap surat keluar. Tipe data

dari NoSurat adalah variable character dengan panjang data 30.

d. TanggalSurat
TanggalSurat adalah tanggal dimana surat tersebut dibuat. Tipe data dari

TanggalSurat adalah date.

e. Pengirim
Pengirim adalah unit kerja atau orang yang membuat surat keluar. Tipe

data dari Pengirim adalah variable character dengan panjang data 30.
f. Penerima
Penerima adalah instansi atau unit kerja yang dituju. Tipe data dari

Penerima adalah variable character dengan panjang data 30.

g. Kategori
Kategori adalah ketegori dari surat keluar yang akan di entry kan. Tipe

data dari Kategori adalah variable character dengan panjang data 30.
h. Perihal
Perihal adalah isi dari surat keluar yang akan di entry kan. Tipe data dari

Perihal adalah variable character dengan panjang data 50.

i. File
 71

File adalah tempat menyimpan judul file surat yang di upload. Tipe data

dari file adalah variable character dengan panjang data 30.

j. StatusArsip
StatusArsip akan bernilai 0 jika surat keluar tersebut belum di diarsipkan

dan bernilai 1 jika surat keluar tersebut sudah diarsipkan. Tipe data dari

StatusArsip adalah boolean.

3. Tabel Disposisi
Tabel ini menyimpan semua data yang berhubungan dengan disposisi. Data-

data yang tersimpan dalam tabel disposisi adalah :

a. IdDisposisi
IdDisposisi adalah kode unit yang dimiliki setiap disposisi. IdDisposisi

berfungsi sebagai primary key dalam tabel disposisi. Tipe data dari

IdDisposisi adalah integer dengan panjang data 10.

b. Tujuan
Tujuan adalah unit kerja yang dituju untuk isi disposisi tersebut. Tipe data

dari Tujuan adalah variable character dengan panjang data 30.

c. Isi
Isi adalah isi dari disposisi yang buat oleh pimpinan. Tipe data dari Isi

adalah variable character dengan panjang data 50.

d. Tanggal
Tanggal adalah tanggal dimana dibuatnya disposisi tersebut. Tipe data

dari Tanggal adalah date.

e. KodeSurat
KodeSurat adalah kode dari surat masuk yang akan di disposisi. Tipe data

dari KodeSurat adalah integer 10.

4. Tabel Pegawai
Tabel ini menyimpan semua data yang berhubungan dengan pegawai. Data-

data yang tersimpan dalam tabel pegawai adalah :

a. NIP/NRP
NIP/NRP adalah kode unik yang dimilkik oleh setiap pegawai. NIP/NRP

berfungsi sebagai primary key pada tabel pegawai. Tipe data dari

NIP/NRP adalah ineteger dengan panjang data 20.

b. Nama
 72

Nama adalah nama lengkap dari setiap pegawai. Tipe data dari Nama

adalah variable character dengan panjang data 30.

c. Username
Username adalah username yang akan digunakan oleh pegawai. Tipe data

dari Username adalah variable character dengan panjang data 30.

d. Password
Password adalah kata sandi yang miliki oleh setiap pegawai. Tipe data

dari Password adalah variable character dengan panjang data 50.

e. Jabatan
Jabatan adalah jabatan yang dimiliki oleh setiap pegawai. Tipe data dari

Jabatan adalah variable character dengan panjang data 30.

f. UnitKerja
UnitKerja adalah unit kerja yang dimiliki oleh setiap pegawai. Tipe data

dari Unit Kerja adalah variable character dengan panjang data 30.

5. Tabel Arsip
Tabel ini menyimpan semua data yang berhubungan dengan arsip. Data-data

yang tersimpan dalam tabel arsip adalah :

a. KodeArsip
KodeArsip adalah kode unik yang dimiliki oleh setiap arsip. KodeArsip

berfungsi sebagai primary key pada tabel arsip. Tipe data dari KodeArsip

adalah integer dengan panjang data 10.

b. Tanggal
Tanggal adalah tanggal dimana arsip tersebut di entry kan. Tipe data dari

Tanggal adalah date.

c. Jenis
Jenis adalah jenis surat yang dimiliki oleh setiap arsip. Tipe data dari jenis

adalah variable character dengan panjang data 30.

d. TanggalSurat
TanggalSurat adalah tanggal dimana surat tersebut dibuat. Tipe data dari

TanggalSurat adalah date.

e. Pengirim
Pengirim adalah unit kerja atau orang yang membuat surat keluar

sebelum di arsipkan atau instansi yang mengirimkan surat yang masuk.

 73

Tipe data dari Pengirim adalah variable character dengan panjang data

30.
f. Penerima
Penerima adalah instansi atau unit kerja yang dituju. Tipe data dari

Penerima adalah variable character dengan panjang data 30.

g. Kategori
Kategori adalah ketegori dari surat yang akan di entry kan. Tipe data dari

Kategori adalah variable character dengan panjang data 30.

h. Perihal
Perihal adalah isi dari surat yang akan di entry kan. Tipe data dari Perihal

adalah variable character dengan panjang data 50.

i. File
File adalah tempat menyimpan judul file surat yang di upload. Tipe data

dari file adalah variable character dengan panjang data 30.

j. Tujuan
Tujuan adalah unit kerja yang dituju untuk isi disposisi tersebut. Tipe data

dari Tujuan adalah variable character dengan panjang data 30.

k. Isi
Isi adalah isi dari disposisi yang buat oleh pimpinan. Tipe data dari Isi

adalah variable character dengan panjang data 50.

l. TanggalDisposisi
Tanggal adalah tanggal dimana dibuatnya disposisi tersebut. Tipe data

dari Tanggal adalah date.

m. KodeSurat

KodeSurat adalah kode dari surat yang akan di arsipkan. Tipe data dari

KodeSurat adalah integer 10.

4.6 Interface Design

Sesuai dengan permodelan proses yang telah dirancang pada tahap

sebelumnya, pada bagian ini akan dijelaskan mengenai interface design dari

sistem informasi manajemen arsip dan persuratan yang akan di bangun.

 74

Pada intinya proses bisnis yang terdapat pada sistem ini, terbagi menjadi 4,

yaitu :

1. Proses Pengelolaan Data Surat

2. Proses Pengelolaan Data Disposisi
3. Proses Pengelolaan Data Arsip

4. Proses Pengelolaan Laporan

Dalam perancangan interface design, disesuaikan dengan jenis pemakai yang

akan menggunakan sistem. Dalam hal ini, terdapat 3 pemakai, yaitu :

1. Renmin

Renmin merupakan pemakai yang dapat melakukan :

- Entry, ubah dan hapus surat masuk

- Melihat data surat masuk

- Entry, ubah dan hapus surat keluar

- Melihat data surat keluar

- Mengirimkan surat yang akan didisposisi kepada Kepala Bid TIK

- Melihat data disposisi

- Entry data arsip

- Melihat data arsip

2. Pegawai (Tekkom dan Tekinfo)

Pegawai (Tekkom dan Tekinfo) merupakan pemakai yang dapat melakukan :

- Melihat data surat masuk

- Melihat data surat keluar

- Melihat data disposisi

- Melihat data arsip

3. Kepala Bid TIK

 75

Kepala Bid TIK merupakan pemakai yang dapat melakukan :

- Menerima surat yang akan di disposisi

- Entry data disposisi

- Melihat data arsip

- Melihat laporan bulanan per jenis surat

- Melihat laporan bulanan per kategori surat

- Melihat laporan bulanan per tujuan disposisi

4.6.1 Form Login

Gambar 4.14 Interface Design Form Login

Input/masukan : Username dan password

Output/keluaran : Halaman utama yang berbeda setiap pemakai.

Penjelasan :

Ketika pemakai pertama kali menjalankan sistem, maka form login akan muncul

dan meminta pemakai untuk mengisi username dan password yang valid. Tombol

“SIGN IN” untuk melakukan validasi data yang sudah di entry. Jika username
 76

atau password tidak valid, maka kan muncul notifikasi seperti gambar dibawah

ini.

Gambar 4.15 Notifikasi salah Username atau Password

4.6.2 Interface Design (Renmin)

1. Menu Utama

Gambar 4.16 Interface Design (Renmin) Menu Utama

Input/masukan : Tidak ada

Output/keluaran : Form yang sesuai dengan fitur yang dipilih

Penjelasan :

Ketika renmin telah login ke dalam sistem, pemakai dapat melakukan interaksi

dengan sistem dengan mengaktifkan fitur yang terdapat pada unit kerja renmin.

Pada menu utama ini ditampilkan informasi mengenai unit kerja dan nama dari
 77

pemakai yang terlihat pada navbar dibagian atas. Tombol “Logout” dikanan atas

dapat ditekan apabila pemakai ingin keluar dari sistem.

2. Navbar

Gambar 4.17 Interface Design Navbar unit kerja Renmin

Penjelasan :

Navbar akan berbeda pada masing-masing pemakai. Pada unit kerja renmin

memiliki 4 bagian yaitu navbar dashboard yang berisi menu utama. Navbar surat

yang berisi pengelolaan surat. Navbar disposisi yang berisi daftar disposisi dan

navbar arsip yang berisi daftar arsip.

3. Form Entry Surat Masuk

 78

Gambar 4.18 Form Entry Surat Masuk

Input/masukan : Tanggal entry, Nomor surat, Tanggal surat, Kategori surat,

Pengirim Surat, Perihal dan File Surat.

Output/keluaran : Menampilkan daftar surat yang sudah tersimpan didalam

database.

Penjelasan :

Renmin dapat memasukan data-data surat yang masuk kedalam sistem. Setelah

semua data sudah benar maka dengan menekan tombol “Save” data berhasil

dikirim kedalam database dan akan muncul notifikasi bahwa data berhasil

disimpan.

4. Daftar Surat Masuk

 79

Gambar 4.19 Daftar Surat Masuk

Penjelasan :

A. Record per page : Menampilkan jumlah maksimal record yang dapat

ditampilkan. Ada beberapa pilihan yang dapat di atur, yaitu seperti gambar

dibawah ini :

Gambar 4.20 Batasan Record per halaman

B. Entry Surat : Tombol ditekan apabila pemakai akan memasukkan data surat

baru.
C. Search : Pencarian yang digunakan untuk mencari data-data yang tersimpan

dengan memasukkan kata yang berhubungan dengan surat yang ingin dicari.
 80

Gambar 4.21 Pencarian Data Surat Masuk dengan Kata Kunci

D. Icon Preview : Icon ditekan apabila pemakai akan membuka file surat dalam

bentuk file PDF.

E. Icon Disposisi : Icon ditekan apabila pemakain akan mengirimkan surat

kepada pimpinan untuk dilakukan tindakan disposisi. Setelah icon ditekan,

maka akan muncul konfirmasi seperti gambar berikut :

Gambar 4.22 Konfirmasi Pengiriman Disposisi

Apabila ditekan “Oke”, maka berhasil dikirimkan dan icon disposisi menjadi

disable.

F. Icon Ubah : Icon ditekan apabila pemakai ingin mengubah data surat yang

sudah tersimpan.
G. Icon Hapus : Icon ditekan apabila pemakai ingin menghapus data surat yang

sudah tidak diperlukan lagi.

 81

5. Form Ubah Surat Masuk

Gambar 4.23 Form Ubah Surat Keluar

Input/masukan : Data baru surat yang ingin diubah

Output/keluaran : Menampilkan daftar surat masuk

Penjelasan :

Renmin menekan icon ubah maka akan langsung masuk ke bagian form ubah.

Setelah itu pemakai melakukan ubah data sesuai yang di inginkan. Apabila

seluruh data sudah dirasa benar, maka pemakai menekan tombol “Save”. Data

baru akan tersimpan kedalam database dan akan menampilkan daftar surat yang

baru.
 82

6. Form Entry Arsip Surat

Gambar 4.24 Form Entry Arsip Surat Masuk

Input/masukan : Tanggal entry arsip, jenis arsip dan data-data surat.

Output/keluaran : Menampilkan daftar arsip surat masuk.

Penjelasan :

Ketika surat sudah selesai di proses, maka akan muncul icon arsip. Apabila icon

tersebut ditekan , maka akan ke halaman form arsip surat dan detail surat yang

akan di arsipakan. Setelah renmin menekan tombol save, maka surat berhasil

diarsipkan dan icon arsip pada daftar surat masuk akan menjadi disable.
 83

7. Daftar Arsip Surat Masuk

Gambar 4.25 Daftar Arsip Surat Masuk

Penjelasan :

Pada daftar arsip ini, memiliki tampilan dan fitur yang sama seperti pada daftar

surat masuk. Sistem dapat menampilkan record dengan batasan maksimal yang

ditentukan. Sistem dapat melakukan pencarian data dengan memasukkan kata

kunci yang sesuai dan sistem juga dapat melihat file surat dalam bentuk file pdf.
 84

8. Form Entry Surat Keluar

Gambar 4.26 Form Entry Surat Keluar

Input/masukan : Tanggal entry surat, nomor surat, tanggal surat, kategori,

pengirim, penerima, perihal dan file surat.

Output/keluaran : Menampilkan daftar surat keluar

Penjelasan :

Renmin dapat memasukan data-data surat yang masuk kedalam sistem. Setelah

semua data sudah benar maka dengan menekan tombol “Save” data berhasil

dikirim kedalam database dan akan muncul notifikasi berhasil memasukkan data.
 85

9. Daftar Surat Keluar

Gambar 4.27 Daftar Surat Keluar

Penjelasan :

Daftar surat keluar memiliki tampilan yang sama dengan daftar surat masuk..

Hanya saja, pada daftar surat keluar tidak memiliki icon disposisi. Karena surat

keluar tidak perlu di disposisikan kepada pimpinan.

 86

10. Form Ubah Surat Keluar

Gambar 4.28 Form Ubah Surat Keluar

Input/masukan : Data baru surat yang ingin diubah

Output/keluaran : Menampilkan daftar surat keluar

Penjelasan :

Renmin menekan icon ubah maka akan langsung masuk ke bagian form ubah.

Setelah itu pemakai melakukan ubah data sesuai yang di inginkan. Apabila

seluruh data sudah dirasa benar, maka pemakai menekan tombol “Save”. Data

baru akan tersimpan kedalam database dan akan menampilkan daftar surat yang

baru.
 87

11. Form Arsip Surat Keluar

Gambar 4.29 Form Arsip Surat Keluar

Input/masukan : Tanggal entry arsip, jenis arsip dan data-data surat.

Output/keluaran : Menampilkan daftar arsip surat keluar.

Penjelasan :

Ketika surat sudah selesai di proses, maka akan muncul icon arsip. Apabila icon

tersebut ditekan , maka akan ke halaman form arsip surat dan detail surat yang
 88

akan di arsipakan. Setelah renmin menekan tombol save, maka surat berhasil

diarsipkan dan icon arsip pada daftar surat masuk akan menjadi disable.

12. Daftar Arsip Surat Keluar

Gambar 4.30 Daftar Arsip Surat Keluar

Penjelasan :

Pada daftar arsip ini, memiliki tampilan dan fitur yang sama seperti pada daftar

arsip masuk. Sistem dapat menampilkan record dengan batasan maksimal yang

ditentukan. Sistem dapat melakukan pencarian data dengan memasukkan kata

kunci yang sesuai dan sistem jg dapat melihat file surat dalam bentuk file pdf.

4.6.3 Interface Design (Pegawai : Tekkom dan Tekinfo)

1. Menu Utama

Gambar 4.31 Interface Design Menu Utama

Input/masukan : Tidak ada

 89

Output/keluaran : Form yang sesuai dengan fitur yang dipilih

Penjelasan :

Ketika pegawai telah login ke dalam sistem, pemakai dapat melakukan interaksi

dengan sistem dengan mengaktifkan fitur yang terdapat pada unit kerja pegawai.

Pada menu utama ini ditampilkan informasi mengenai unit kerja dan nama dari

pemakai yang terlihat pada navbar dibagian atas. Tombol “Logout” dikanan atas

dapat ditekan apabila pemakai ingin keluar dari sistem.

2. Navbar

Gambar 4.32 Interface Design Navbar Pegawai

Penjelasan :

Navbar akan berbeda-beda untuk setiap pemakai. Navbar dashboard berisi menu

utama. Navbar disposisi berisi daftar disposisi yang dikirimkan kepada pemakai

dan navbar arsip berisi data arsip yang sudah dimasukkan oleh unit kerja renmin.

3. Daftar Disposisi

Gambar 4.33 Daftar Disposisi

 90

Penjelasan :

Pegawai dapat meilhat daftar disposisi yang dikirimkan oleh pimpinan. Tetapi

hanya disposisi yang ditujukan kepada unit kerja pegawai yang bersangkutan.

Daftar disposisi dapat ditampilkan dengan batasan record, dapat dilakukan

pencarian dengan memasukkan kata kunci dan dapat dilihat detail surat dari

disposisi tersebut dengan menekan icon surat.

4. Daftar Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar

Pegawai dapat mengakses seluruh arsip yang tersimpan didalam database. Arsip

untuk pegawai memiliki tampilan yang sama seperti arsip pada renmin dan

kepada Bid TIK.

4.6.4 Interface Design (Kepala Bidang TIK)

1. Menu Utama

Gambar 4.34 Interface Design (Kepala Bid TIK) Menu Utama

Input/masukan : Tidak ada

Output/keluaran : Form yang sesuai dengan fitur yang dipilih

Penjelasan :
 91

Ketika pimpinan telah login ke dalam sistem, pemakai dapat melakukan interaksi

dengan sistem dengan mengaktifkan fitur yang terdapat pada unit kerja pimpinan.

Pada menu utama ini ditampilkan informasi mengenai unit kerja dan nama dari

pemakai yang terlihat pada navbar dibagian atas. Tombol “Logout” dikanan atas

dapat ditekan apabila pemakai ingin keluar dari sistem.

2. Navbar

Gambar 4.35 Interface Design Navbar Kepala Bid TIK

Penjelasan :

Navbar akan berbeda-beda untuk setiap pemakai. Navbar dashboard berisi menu

utama. Navbar disposisi berisi daftar disposisi yang dikirimkan kepada pemakai.

Navbar arsip berisi data arsip yang sudah dimasukkan oleh unit kerja renmin.

Navbar laporan berisi laporan bulanan yang dibutuhkan oleh Kepala Bid TIK dan

navbar ini tidak bisa di akses oleh pemakai lain.

 92

3. Data Surat Disposisi

Gambar 4.36 Data Surat Disposisi

Penjelasan :

Surat yang didisposisi didapatkan dari renmin yang sudah mendisposisikan surat

kepada kepala Bid TIK. Setelah itu, kepala Bid TIK dapat mengisi form disposisi

dengan menekan icon disposisi yang tersedia

4. . Form Disposisi Surat

Gambar 4.37 Form Disposisi Surat

 93

Input/masukan : Tanggal disposisi, tujuan disposisi dan isi disposisi

Output/keluaran : Menampilkan daftar disposisi yang sudah dikirimkan.

Penjelasan :

Kepala Bid TIK dapat memasukkan data-data yang sesuai. Setelah semuanya

terisi, maka dapat menekan tombol “Kirim”. Kemudian data akan tersimpan

kedalam database dan langsung dapat diakses oleh bagian renmin dan bagian

unit kerja yang dituju.

5. Daftar Disposisi

Gambar 4.38 Daftar Disposisi

Penjelasan :

Kepala Bid TIK dapat mengakses daftar disposisi yang sudah dikirimkan kepada

unit kerja yang dituju. Daftar disposisi dapat ditampilkan dengan batasan record,

dapat dilakukan pencarian dengan memasukkan kata kunci dan dapat dilihat

detail surat dari disposisi tersebut dengan menekan icon surat.

5. Daftar Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar

Kepala Bid TIK dapat mengakses seluruh arsip yang tersimpan didalam

database. Arsip untuk kepala Bid TIK memiliki tampilan yang sama seperti arsip

pada renmin dan unit kerja lainnya.

 94

6. Laporan Bulanan Arsip Per Kategori Surat

Gambar 4.39 Daftar Laporan Bulanan Arsip Per Kategori Surat

Input/masukan : Bulan sesuai yang dibutuhkan untuk laporan

Output/keluaran : Menampilkan daftar laporan bulanan arsip per kategori surat

Penjelasan :

Pemakai memilih bulan sesuai yang dibutuhkan. Setelah itu, dengan menekan

tombol “Cari Data” maka sistem akan memamanggil data yang tersimpan di

database dan akan menampilkannya.

7. Laporan Bulanan Arsip Per Jenis Surat

Gambar 4.40 Daftar Laporan Bulanan Arsip Per Jenis Surat

Input/masukan : Bulan sesuai yang dibutuhkan untuk laporan

Output/keluaran : Menampilkan daftar laporan bulanan arsip per jenis surat

 95

Penjelasan :

Pemakai memilih bulan sesuai yang dibutuhkan. Setelah itu, dengan menekan

tombol “Cari Data” maka sistem akan memamanggil data yang tersimpan

didatabase dan akan menampilkannya.

8. Laporan Bulanan Arsip Per Tujuan Disposisi

Gambar 4.41 Daftar Laporan Bulanan Arsip Per Tujuan Disposisi

Input/masukan : Bulan sesuai yang dibutuhkan untuk laporan

Output/keluaran : Menampilkan daftar laporan bulanan arsip per tujuan disposisi

Penjelasan :

Pemakai memilih bulan sesuai yang dibutuhkan. Setelah itu, dengan menekan

tombol “Cari Data” maka sistem akan memamanggil data yang tersimpan

didatabase dan akan menampilkannya.

 BAB 5

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pengamatan dan pengumpulan data yang telah dilakukan penulis

selama Kerja Praktik dan telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis

dapat memberikan kesimpulan, bahwa :

1. Setiap data surat yang masuk dicatat kedalam buku besar oleh pegawai,

kemudian diberikan lembar disposisi disetiap surat. Setelah itu, surat akan

diserahkan kepada Kepala Bid TIK untuk dilakukan tindak lanjut. Setelah

surat selesai di olah, maka surat tersebut akan disimpan kedalam map arsip,

namun data surat harus dicatat di buku arsip terlebih dahulu. Sistem yang

belum terintegrasi dengan database menyebabkan proses pencatatan harus

dilakukan berulang kali dan dapat memungkinkan terjadinya human error.

Selain itu, data arsip yang disimpan didalam map arsip, akan menyulitkan

dalam proses pencarian data arsip dan dapat memungkinkan arsip tersebut

rusak ataupun hilang sehingga apabila Kepala Bid TIK membutuhkan arsip

tersebut akan susah untuk mendapatkannya. Kemudian dalam proses

pembuatan laporan, pegawai harus mendata kembali seluruh arsip dengan

melihat data dari buku arsip.

2. Dengan adanya analisis permasalahan terhadap sistem yang lama, penulis

melakukan perancangan sistem yang baru menggunakan perancangan logika

yaitu rancangan Data Flow Diagram dan rancangan Entity Relationship

Diagram. Selain itu juga menggunakan perancangan fisik yaitu Physical

Data Flow Diagram. Penulis mengusulkan untuk merancang Sistem

Informasi Manajemen Arsip dan Persuratan yang memiliki 3 pemakai yaitu

96
 97

renmin, pegawai dan kepala Bid TIK. Setiap pemakai memiliki hak akses

yang berbeda sesuai dengan jabatan yang dimilikinya. Unit kerja renmin

dapat melakukan input data surat, edit data surat, hapus data surat,

mengirimkan disposisi kepada kepala Bid TIK dan memasukkan data surat

kedalam arsip. Sedangkan pegawai hanya dapat mengakses disposisi yang

dikirimkan kepada unit kerja yang sesuai dengan pegawai tersebut dan dapat

mengakses seluruh data arsip yang tersimpan. Kemudian kepala Bid TIK

dapat melakukan input data disposisi lalu mengirimkan nya sesuai tujuan

disposisi, mengakses seluruh data arsip dan melihat laporan bulanan baik per

kategori, per jenis dan per tujuan disposisi.

5.2 Saran

Berdasarkan hasil analisis dan kesimpulan yang telah diuraikan dalam

laporan ini, maka saran yang ingin penulis sampaikan, yitu :

1. Sistem ini hanya menangani manajemen arsip surat masuk dan surat keluar,

hendaknya dapat dikembangkan lagi agar dapat menangani seluruh data-data

yang akan diarsipkan di Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Polda

Sumatera Selatan.
2. Sistem ini dapat dikembangkan dengan memberikan teknologi sms gateway

sehingga dapat terhubung langsung dengan mobile apabila terdapat data yang

masuk, misalnya data disposisi surat.

 DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, H. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta :

Andi.

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka

Utama.

Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Fathansyah. 2001. Basis Data. Bandung: CV. Informatika

Jogiyanto, HM. 2002. Analisis dan Desain system Informasi. Yogyakarta: Andi.

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi

Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.

Yogyakarta: Gava Media.

Ladjamudin, Albahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta :

Graha Ilmu.

Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius.

Scott, George M. Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Raja

Grafindo Persada, 2001.

98
 99

DOKUMENTASI