PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK

DAN KELUAR PADA BIDANG PENGELOLAAN

INFORMASI PUBLIK DI DISKOMINFO BADUNG

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Oleh :

NIM : 200010119
NAMA : TITO BAGUS ERLANGGA H.K
JENJANG STUDI : STRATA SATU (S1)
PROGRAM STUDI : SISTEM KOMPUTER

INSTITUT TEKNOLOGI DAN BISNIS

(ITB) STIKOM BALI
2023
 HALAMAN PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTEK

NIM : 200010119
Nama : Tito Bagus Erlangga Hadi Kusuma
Jenjang Studi : Strata Satu (S1)
Program Studi : Sistem Komputer
Judul Kerja Praktek : Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Dan
Keluar Pada Bidang Pengelolaan Informasi Publik di
Diskominfo Badung

Disetujui Oleh :

Tanggal................. Tanggal.................

Pembina Dosen Pembimbing

(Fuji Rahmawati, S.Kom, (Rifky Lana Rahadian, S.Kom, M.T)

M.A.P)

Tanggal.................
Ketua Program Studi Sistem Komputer

(Ni Luh Gede Pivin Suwirmayanti, S.Kom., M.T)

i
 KATA PENGANTAR

Berkat Rahmat Tuhan Yang Maha Esa, penulis dapat menyelesaikan

laporan Kerja Praktek yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Surat
Masuk Dan Keluar Pada Bidang Pengelolaan Informasi Publik di
Diskominfo Badung” sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. Oleh
karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih
kepada :
1. Bapak Dr. Dadang Hermawan, selaku Rektor ITB STIKOM Bali
2. Bapak Ida Bagus Suradarma, SE., M.Si selaku Wakil Rektor I.
3. Ibu Dr. Ni Luh Putri Srinadi, SE., MM.Kom. selaku Wakil Rektor II.
4. Bapak I Made Sarjana, SE., M.M selaku Wakil Rektor III.
5. Bapak Dian Pramana, S.Kom., M.Kom. selaku Dekan Fakultas
Informatika Dan Teknik Komputer ITB STIKOM Bali.
6. Ibu Ni Luh Gede Pivin Suwirmayanti, S.Kom., M.T selaku Kepala
Program Studi Sistem Komputer.
7. Ibu Fuji Rahmawati, S.Kom, M.A.P selaku Pembina dalam
melaksana kerja praktek pada Bidang Pengelolaan Informasi
Publik.
8. Bapak Rifky Lana Rahadian, S.Kom, M.T selaku Dosen
Pembimbing yang telah membimbing penulis selama
melaksanakan Kerja Praktek.
9. Keluarga, teman dekat serta para sahabat yang telah
memberikandukungan dan motivasi penulis selama
melaksanakan Tugas Akhir.
Semoga hasil Laporan Kerja Praktek ini bemanfaat bagi pihak yang
berkepentingan.

Denpasar, 26 September 2023

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTEK ......................................... i

KATA PENGANTAR .................................................................................................. ii
DAFTAR ISI .............................................................................................................. iii
DAFTAR TABEL ........................................................................................................ v
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................... vi
BAB I ........................................................................................................................ 1
PENDAHULUAN ...................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ........................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ...................................................................................... 2
1.3 Tujuan Kerja Praktek .................................................................................. 2
1.4 Manfaat Kerja Praktek ................................................................................ 3
1.5 Ruang Lingkup Kerja Praktek ..................................................................... 4
1.6 Metode Kerja Praktek ................................................................................. 4
1.6.1 Lokasi Kerja Praktek ............................................................................ 4
1.6.2 Waktu Pelaksanaan ............................................................................. 5
1.6.3 Metode Pengumpulan Data ................................................................. 5
1.6.4 Alat Perancangan ................................................................................ 6
BAB II ....................................................................................................................... 7
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN ........................................................................... 7
2.1 Sejarah Bidang Pengelolaan Informasi Publik ............................................ 7
2.2 Visi dan Misi Instansi .................................................................................. 7
2.2.1 Visi ...................................................................................................... 7
2.2.2 Misi ...................................................................................................... 8
2.3 Logo Instansi .............................................................................................. 8
2.4 Struktur Organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika .............................. 9
2.5 Struktur Organisasi Bidang Pengelolaan Informasi Publik .......................... 9
BAB III .................................................................................................................... 10
LANDASAN TEORI................................................................................................. 10
3.1 Sistem Komputer ...................................................................................... 10
3.2 Website .................................................................................................... 10
3.3 Entity Relatioship Diagram (ERD) ............................................................. 11

iii
 3.4 Data Flow Diagram (DFD) ........................................................................ 11
3.5 Flowchart .................................................................................................. 12
BAB IV .................................................................................................................... 15
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN KELUAR PADA
BIDANG PENGELOLAAN INFORMASI PUBLIK .................................................. 15
DI DISKOMINFO BADUNG .................................................................................... 15
4.1 Gambaran Umum Sistem ......................................................................... 15
4.2 Flowchart .................................................................................................. 16
4.2.1 Flowchart Login ke Sistem Informasi Surat Masuk dan Keluar .......... 16
4.2.2 Flowchart Surat Masuk ...................................................................... 17
4.2.3 Flowchart Surat Keluar ...................................................................... 18
4.3 Data Flow Diagram ................................................................................... 18
4.3.1 Diagram Konteks ............................................................................... 19
4.3.2 DFD Level 0 ..................................................................................... 19
4.3.3 DFD Level N ...................................................................................... 20
4.4 Entity Relationship Diagram...................................................................... 21
4.5 Konseptual Database ............................................................................... 22
4.6 Struktur Tabel ........................................................................................... 22
4.6.1 Struktur Tabel User ........................................................................... 22
4.6.2 Struktur Tabel Surat Masuk ............................................................... 23
4.6.3 Struktur Tabel Surat Keluar ............................................................... 23
4.7 Desani User Interface ............................................................................... 24
4.7.1 Desain Interface untuk Tampilan Login dan Register ......................... 24
4.7.2 Desain Interface Tampilan Menu Surat .............................................. 25
4.7.3 Desain Interface Tampilan Menu Surat Keluar .................................. 27
BAB V ..................................................................................................................... 30
PENUTUP .............................................................................................................. 30
5.1 Kesimpulan ............................................................................................... 30
5.2 Saran ........................................................................................................ 30
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................ 31
LAMPIRAN ............................................................................................................. 32

iv
 DAFTAR TABEL

Tabel 3. 1 Tabel Simbol ERD ................................................................................. 11

Tabel 3. 2 Tabel Simbol DFD .................................................................................. 12
Tabel 3. 3 Tabel Simbol Flowchart .......................................................................... 12
Tabel 4. 1 Tabel Struktur Tabel User ...................................................................... 22
Tabel 4. 2 Struktur Tabel Surat Masuk .................................................................... 23
Tabel 4. 3 Struktur Tabel Surat Keluar .................................................................... 23

v
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. 1 Gambar Peta Dinas Komunikasi dan Informatika ................................. 5

Gambar 2. 1 Gambar Logo Bidang PIP (PPID Badung) ............................................ 8
Gambar 2. 2 Gambar Struktur Organisasi DISKOMINFO ......................................... 9
Gambar 2. 3 Gambar Struktur Organisasi Bidang PIP .............................................. 9
Gambar 4. 1 Gambar Flowchart Login .................................................................... 16
Gambar 4. 2 Gambar Flowchart Surat Masuk ......................................................... 17
Gambar 4. 3 Gambar Flowchart Surat Keluar ......................................................... 18
Gambar 4. 4 Diagram Konteks................................................................................ 19
Gambar 4. 5 DFD Level 0 ....................................................................................... 19
Gambar 4. 6 DFD Level 1 Surat Masuk .................................................................. 20
Gambar 4. 7 DFD Level 1 Surat Keluar .................................................................. 20
Gambar 4. 8 ERD Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar ........................ 21
Gambar 4. 9 Konseptual Database Sistem Informasi Surat Masuk dan .................. 22
Gambar 4. 10 Desain Interface Login ..................................................................... 24
Gambar 4. 11 Desain Interface Register ................................................................. 25
Gambar 4. 12 Desain Interface Menu Surat Masuk ................................................ 25
Gambar 4. 13 Tampilan Interface Tambah Surat Masuk ......................................... 26
Gambar 4. 14 Tampilan Interface Edit Surat Masuk ................................................ 27
Gambar 4. 15 Desain Interface Surat Keluar .......................................................... 27
Gambar 4. 16 Tampilan Interface Tambah Surat Keluar ......................................... 28
Gambar 4. 17 Tampilan Interface Edit Surat Keluar ................................................ 29

vi
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Menurut Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 6 Tahun 2020 tentang
Penyelenggaraan Pemagangan di Dalam Negeri, pada Bab I Pasal 1 Ayat (1)
menjelaskan bahwa pemagangan adalah bagian dari sistem pelatihan kerja [1].
Pemagangan ini diselenggarakan secara terpadu antara pelatihan di lembaga
pelatihan dengan bekerja secara langsung di bawah bimbingan dan pengawasan
instruktur atau pekerja. Pengawasan instruktur atau pekerja memiliki kompetensi
dalam proses produksi barang dan/atau jasa di perusahaan dalam rangka
menguasai keterampilan atau keahlian tertentu. Magang adalah kegiatan dan
program yang diadakan secara individu maupun lembaga program magang yang
digunakan sebagai sarana dalam memberikan gambaran asli di dunia kerja[1].
Keterbukaan informasi publik merupakan salah satu elemen penting dalam
mewujudkan tata pemerintahan yang baik (2004 govemance) dan merupakan
saranin dalam mengoptimalkan pengawasan publik terhadap penyelenggaraan
Badan Publik yang berakibat pada kepentingan publik. Hak atas informasi menjadi
sangat penting karena makin terbuka penyelenggaraan pemerintah tersebut makin
dapat dipertanggung jawabkan. Hak untuk memperoleh informasi juga relevan
untuk meningkatkan kualitas pelibatan masyarakat dalam proses pengambilan
keputusan publik.
PPID Kabupaten Badung secara Ex-officio dijabat oleh Kepala Dinas
Komunikasi dan Informatika Kabupaten Badung dan memiliki 113 PPID Pelaksana
pada Perangkat Dae rah, Kelurahan, Desa dan Perusahaan Daerah dilingkungan
Pemerintah Kabupaten Badung. PLID Kabupaten Badung beralamat di Gedung
Badung “Command Center, Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Badung
[1]. Dari awal berdirinya hingga saat ini, Dinas Kominfo Kabupaten Badung
terdapat bidang Bidang Pengelolaan Informasi Publik (PIP) Dalam kegiatan
magang ini mahasiswa atau siswa dapat mengimplementasikan ilmu yang sudah
dipelajari atau didapatkan pada kampus ataupun sekolah. Tidak hanya bagi
mahasiswa atau siswa, magang ini juga bermanfaat baik bagi pihak industri
maupun instansi atau lembaga[1].

Pada pelaksanaan kegiatan magang di Bidang Pengelolaan Informasi

Publik (PIP) pada Instansi Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Badung,

1
diperlukan beberapa akses mengenai perihal daftar surat masuk dan keluar
selama kegiatan magang dilakukan, salah satunya yaitu daftar surat masuk dan
keluar. Daftar surat masuk dan keluar di sini berperan sangat penting yang
nantinya akan digunakan untuk menunjang syarat kelulusan dari suatu magang
dan juga dijadikan laporan dari pihak industri kepada sekolah atau kampus agar
tidak terjadinya pemalsuan kegiatan magang pada industri tersebut.
Bidang Pengelolaan Informasi Publik (PIP) pada Dinas Komunikasi dan
Informatika Kabupaten Badung memiliki sistem pengelolaan surat masuk dan
keluar yang masih dilakukan secara manual. Proses pembuatan surat dalam
kegiatan sehari-hari yang dilakukan masih menggunakan kertas. Sistem manual
ini memiliki kelemahan yaitu kemungkinan adanya kesalahan penulisan,
kesalahan perekapan surat, kemungkinan rusaknya kertas dan membutuhkan
waktu yang lebih lama dalam rekapitulasi data serta pencarian surat. Pembuatan
surat kegiatan yang dilakukan secara manual dan mengcopy paste masih
dianggap kurang efektif dan efisien. Sehingga perlu adanya pemanfaatan
teknologi sebuah sistem online yang dijadikan wadah untuk mengelola surat yang
dianggap lebih praktis dan lebih mudah diperiksa oleh pimpinan tanpa harus
mengecek ke ruangan tempat pegawai atau mahasiswa magang ditempatkan.
Sehubungan dengan hal tersebut maka diangkatlah topik dalam Laporan Kerja
Prakte dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk dan Keluar
Pada Bidang Pengelolaan Informasi Publik di DISKOMINFO Badung ”. Sistem ini
diharapkan dapat membantu mengatasi masalah yang terjadi sehingga sistem
surat dan pengolahan data surat magang ini lebih terstruktur dan efisien.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dari latar belakang diatas adalah bagaimana
Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Dan Keluar Pada Bidang
Pengelolaan Informasi Publik Pada Diskominfo Badung?

1.3 Tujuan Kerja Praktek

Adanya tujuan penelitian ini atas dasar rumusan masalah yang dibahas
adalah untuk Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Dan Keluar Pada
Bidang Pengelolaan Informasi Publik di Diskominfo Badung yang dibutuhkan oleh
Bidang Pengelolaan Informasi Publik (PIP) guna meningkatkan kinerja manajemen
surat.

2
1.4 Manfaat Kerja Praktek
Adapun manfaat Kerja Praktek yang diperoleh dari pelaksanaan kerja
praktek di Bidang Pengelolaan Informasu Publik (PIP) pada DISKOMINFO Kabupaten
Badung adalah sebagai berikut:

1.4.1 Manfaat bagi Mahasiswa

1. Dengan kegiatan Kerja Praktek (KP) ini dapat menumbuhkan mental
mahasiswa dalam dunia kerja dengan terjun langsung ke dunia kerja
yang sesungguhnya.

2. Meningkatkan kemampuan berfikir mahasiswa dalam memecahkan

suatumasalah secara ilmiah.

3. Melatih mahasiswa dalam meningkatkan disiplin diri sejak dini

sehingga kedepannya siap menghadapi dunia kerja.

4. Salah satu syarat kelulusan semua mahasiswa/mahasiswi dalam

menyelesaikan perkuliahan di ITB STIKOM Bali.

5. Mahasiswa mampu mengetahui proses dalam evaluasi tata kelola

website Bidang Pengeolaan Informasi Publik (PIP) pada
DISKOMINFO Kabupaten Badung.

1.4.2 Manfaat bagi ITB STIKOM Bali

1. Sebagai bahan masukkan yang positif untuk kemajuan ITB STIKOM
Bali.
2. Sebagai alat ukur dalam kegiatan proses belajar mengajar serta
dapat mengetahui seberapa besar pengetahuan yang dimiliki oleh
mahasiswa dalam dunia kerja secara nyata.

1.4.3 Manfaat bagi Pengeolaan Informasi Publik (PIP)

1. Dapat menjalin kerja sama antara kampus dan instansi terkait dalam
usaha penerimaan mahasiswa kerja praktek.
2. Dapat membantu memberikan rekomendasi sebagai perbaikan tata
kelolateknologi informasi pada sistem website Pengeolaan Informasi
Publik (PIP).

3
1.5 Ruang Lingkup Kerja Praktek
Untuk membatasi ruang lingkup permasalahan yang dihadapi dalam
perancangan dan pembuatan laporan kerja praktek, maka dibuat ruang lingkup
kerja praktek agar pembuatan laporan dapat lebih terarah, ruang lingkup tersebut
meliputi:
1. Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Dan Keluar Pada Bidang
Pengelolaan Informasi Publik Pada Diskominfo Badung ini dilakukan
di Bidang Pengelolaan Informasi Publik pada DISKOMINFO Badung.
2. Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Dan Keluar Pada Bidang
Pengelolaan Informasi Publik Pada Diskominfo Badung ini nantinya
dapat digunakan oleh bagian yang bertugas untuk mendata serta
membuat dan mencari arsip/agenda surat yang akan dibuat di Bidang
PIP.
3. Fokus laporan Kerja Praktek ini membahas mengenai proses
Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Dan Keluar Pada Bidang
Pengelolaan Informasi Publik Pada Diskominfo Badung.
4. Proses yang terjadi pada sistem berupa pendataan dan pencarian
mengenai surat masuk dan keluar yang dibuat di Bidang PIP pada
DIKOMINFO Badung.
5. Teknik perancangan yang akan digunakan untuk menggunakan
teknik terstuktur dengan menggunakan alat-alat seperti Data Flow
Diagram.
6. Laporan akan menghasilkan DFD, ERD, Basis Data Konseptual dan
tampilan antarmuka.

1.6 Metode Kerja Praktek

Berikut adalah metode yang digunakan dalam pelaksanaan kerja praktek:

1.6.1 Lokasi Kerja Praktek

Kerja praktek dilaksanakan di Bidang Pengelolaan Informasi Publik,
kantor Dinas Komunikasi dan Informatika Command Center beralamat di
Dalung, Puspem, Badung Regency, Bali 80351.

4
 Gambar 1. 1 Gambar Peta Dinas Komunikasi dan Informatika

1.6.2 Waktu Pelaksanaan

Kerja praktek dilaksanakan selama 3 bulan, terhitung dari tanggal
26 Juli 2023 sampai dengan 26 Oktober 2023 di Bidang Pengelolaan
Informasi Publik (PIP), kantor Dinas Komunikasi dan Informatika
(DISKMINFO). Pelaksanaan Kerja Praktek dilaksanakan lima kali dalam
seminggu yaitu hari Senin sampai Kamis pukul 08.00 WITA sampai 16.00
WITA dan hari Jumat pukul 08.00 WITA sampai 12.00 WITA dalam kurun
waktu tiga bulan.

1.6.3 Metode Pengumpulan Data

Ada beberapa metode yang dilakukan dalam melakukan
pengumpulan data – data pendukung, seperti :
1. Wawancara
Dalam melakukan pengumpulan data-data pendukung, penulis
melakukan wawancara dengan ibu Fuji Rahmawati selaku pembina pada
Bidang PIP di DISKOMINFO Kabupaten Badung yang menjabat sebagai
Kepala Seksi. Adapun tujuan dari wawancara ini adalah untuk mengetahui
sistem yang seperti apa yang diinginkan oleh pihak Bidang Pengelolaan
Informasi Publik, serta kebutuhan-kebutuhan dari sistem yang akan
dirancang.
2. Observasi
Selain dengan melakukan wawancara, penulis juga melakukan
observasi langsung ke bagian Staff atau Pegawai pribadi yang sekaligus
memanajemen surat yang ada di Bidang Pengelolaan Informasi Publik.
Tujuannya untuk mengamati secara langsung dan mengetahui bagaimana

5
 manajemen agenda surat yang berlangsu serta sistem kerja surat yang
dibuat atau dilakukan oleh Bidang Pengelolaan Informasi Publik.

3. Studi Pustaka
Penulis juga melakukan pengumpulan data melalui teknik studi
pustaka, yaitu dengan membaca dan mempelajari buku-buku yang
mendukung proses analisa dan perancangan sistem informasi yang
dilakukan. Adapun pustaka- pustaka yang dipelajari yaitu buku-buku atau
literatur yang berkaitan dengan teknik penulisan ilmiah serta yang
membahas mengenai langkah-langkah perancangan suatu sistem
informasi. Selain melalui buku, penulis juga melakukan studi pustaka
dengan sumber yang berasal dari internet.

1.6.4 Alat Perancangan

Dalam penulisan laporan kerja praktek ini, alat perancangan yang
digunakan adalah Data Flow Diagram (DFD) yang akan membantu untuk
menggambarkan bagaimana alur data dari sistem dan bertujuan untuk
mempermudah dalam memahami konsep Perancangan sistem Informasi
Surat Masuk Dan Keluar Di Bidang PIP Pada DISKOMINFO Badung.
Selain itu juga menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) yang
digunakan untuk menghasilkan bagaimana skema konseptual terhadap
model data sistematik, desain antarmuka guna memberikan gambaran
sistem serta basis data konseptual, bagaimana database dalam sistem ini
saling berkaitan.

6
 BAB II
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Bidang Pengelolaan Informasi Publik

Bidang Pengelolaan Informasi Publik merupakan instansi yang dibawahi
langsung oleh Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Badung. Bidang PIP
bertempat di Dalung, Puspem, Badung Regency, Bali 80351.
Keterbukaan informasi publik merupakan salah satu elemen penting dalam
mewujudkan tata pemerintahan yang baik (good governance) dan merupakan
saranan dalam mengoptimalkan pengawasan publik terhadap penyelenggaraan
Badan Publik yang berakibat pada kepentingan publik.
Hak atas informasi menjadi sangat penting karena makin terbuka
penyelenggaraan pemerintah tersebut makin dapat dipertanggungjawabkan. Hak
untuk memperoleh informasi juga relevan untuk meningkatkan kualitas pelibatan
masyarakat dalam proses pengambilan keputusan publik.
Sesuai amanat Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik, setiap Badan Publik mempunyai kewajiban untuk
membuka akses atas Informasi Publik bagi masyarakat luas yang berkaitan
dengan Badan Publik. Kabupaten Badung telah membentuk Pejabat Pengelola
Informasi dan Dokumentasi (PPID) melalui Keputusan Bupati Badung Nomor
1939/01/HK/2011 Tentang Penetapan Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi Kabupaten Badung dan terakhir diperbaharui dengan keputusan
Bupati Badung Nomor 113/049/HK/2022 tentang Pengelola Layanan Informasi
dan Dokumentasi (PLID) Kabupaten Badung [2].
2.2 Visi dan Misi Instansi
Adapun Visi dan Misi yang dimiliki Bidang Pengelolaan Informasi Publik
adalah sebagai berikut.

2.2.1 Visi
Terwujudnya keterbukaan informasi publik melalui pelayanan
informasi yang cepat, efisien, rapi, mudah, akurat dan transparan untuk
memenuhi hak pemohon inforamsi sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang undangan yang berlaku [2].

7
2.2.2 Misi
1. Meningkatkan pengelolaan informasi dalam rangka penyediaan
informasi yang berkualitas.
2. Membangun dan mengembangkan sistem layanan informasi yang
cepat, efisien, rapi, mudah, akurat dan transparan.
3. Meningkatkan kompetensi sumberdaya manusia pengelola
informasi [2].

2.3 Logo Instansi

Berikut ini adalah merupakan simbol dari Bidang PIP pada Dinas Komunikasi
dan Informatika. Logo Bidang Pengelolaan Informasi Publik Kabupaten Badung
dapat di lihat pada gambar [2].

Gambar 2. 1 Gambar Logo Bidang PIP (PPID Badung)

8
2.4 Struktur Organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika
Di bawah ini adalah bagan struktur organisasi Dinas Komunikasi dan
Informatika Kabupaten Badung [1].

Gambar 2. 2 Gambar Struktur Organisasi DISKOMINFO

2.5 Struktur Organisasi Bidang Pengelolaan Informasi Publik

Berikut adalah struktur organisasi Bidang Pengelolaan Informasi Publik [2].

Gambar 2. 3 Gambar Struktur Organisasi Bidang PIP

9
 BAB III
LANDASAN TEORI

3.1 Sistem Komputer

Sistem informasi terdiri dari 2 kata yaitu :
1. Sistem, yang berarti suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan kegiatan atau menyelesaikan sasaran tertentu.
2. Informasi, yang berarti hasil dari pengolahan data menjadi bentuk
yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan
suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat
bantu untuk pengambilan keputusan.
Berdasarkan 2 pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi adalah kombinasi teratur dari orang – orang, hardware, software,
jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
3.2 Website
Website atau situs juga dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang
menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi,
suara, video, atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun
dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait di mana
masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink).
Adapun fungsi website adalah sebagai komunikasi dalam menyampaikan pesan,
sebagai informasi, sebagai media transaksi, dan sebagai entertainment. Secara
garis besar, website bisa digolongkan menjadi tiga bagian adalah sebagai berikut.
1. Website statis adalah website yang mempunyai halaman tidak
berubah.
2. Website dinamis merupakan website yang memerlukan update
seseorang mungkin. Contoh website dinamis adalah web berita atau
web portal yangyang di dalamnya terdapat fasilitas berita, polling dan
sebagainya.
3. Website interaktif adalah website yang saat ini memang sedang
booming, user bisa berinteraksi dan beradu argument. Salah satu
contoh website interaktif adalah blog dan forum [4].

10
3.3 Entity Relatioship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram merupakan suatu pemodelan data yang
menggunakan entity dan relasi diantara entity tersebut. Bentley dan Whitten pada
tahun (2007) mengatakan entity adalah segala sesuatu baik itu yang bersifat
abstrak maupun yang riil yang ingin kita simpan. Entity tidak sama dengan table,
dimana able merupakan hasil pendeskripsian dari entity tersebut [3]. Satu entity
bisa saja dideskripsikan menjadi lebih dari satu[5]. Pemodelan di dalam ERD
dinotasikan dengan able -simbol. Berikut ini simbol-simbol pada ERD adalah :
Tabel 3. 1 Tabel Simbol ERD

Notasi Nama Fungsi

Menandakan objek yang

dapat diidentifikasi dan
Entitas
dibedakan dengan objek
lain.

Hubungan yang terjadi

Relasi antara satu atau lebih
entitas.

Karakteristik dari entitas

atau relasi yang
Atribut
merupakan penjelasan
detail tentang entitas.

Hubungan antar entitas

dengan atribut dan
Garis
himpunan entitas dengan
himpunan relasi.

3.4 Data Flow Diagram (DFD)

Di dalam pembuatan suatu Data Flow Diagram, ada 4 simbol yang dapat
digunakan yang dibedakan ke dalam 2 kelompok notasi, yaitu Notasi
Yourden/DeMarco dan Notasi Gane & Sarson [5]. Adapun notasi- notasi dalam
penggambaran suatu DFD antara lain :

11
 Tabel 3. 2 Tabel Simbol DFD

Simbol

No Keterangan
Your dan
Gene dan Serson
DeMarco

1 Proses menunjukkan suatu perubahan

data dan menggambarkan proses
transformasi data yang terjadi dalam
sistem.
2 Data flow menunjukkan hubungan
antara proses, entitas serta data stores
yang ditandai dengan tanda panah ke
titik tujuan.

3 Data store merupakan tempat

penyimpanan file yang dipergunakan
dalam sistem.

4 Entitas eksternal atau kesatuan luar

biasanya berupa benda yang
berkaitan dengan sistem

3.5 Flowchart
Flowchart merupakan teknik analisis yang digunakan untuk memperjelas
aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat dan logis. Flowchart
menggunakan serangkaian simbol standar yang menguraikan setiap prosedur
yang berjalan dan menguraikan data dalam system. [4]
Tabel 3. 3 Tabel Simbol Flowchart

Simbol Nama Simbol Fungsi

Digunakan untuk menghubungkan

Flow Direction
proses satu dengan proses lain.

12
 Simbol untuk menandakan awal /
Terminator
akhir dari suatu proses.

Simbol yang menunjukkan

Processing pengolahan yang dilakukan oleh
komputer.

Simbol yang menyatakan Proses /

Decision Langkah dimana perlu adanya
keputusan atau kondisi tertentu.

Simbol untuk keluar – masuk /

Connector penyambungan proses dalam
halaman yang sama.

Simbol untuk keluar – masuk /

Connector penyambungan proses dalam
halaman yang berbeda.

Simbol yang menyatakan proses

Data
input dan output tanpa tergantung
Input/Output
dengan jenis peralatannya.

Simbol untuk pemasukan data secara

Manual Input
manual on-line melalui keyboard.

Simbol yang menyatakan peralatan

Display output yang digunakan yaitu layar,
plotter, printer dan sebagainya.

Untuk menyatakan proses

Manual pengolahan yang dilakukan secara
Operation manual / tidak menggunakan
keyboard.
Simbol yang digunakan untuk
Predefine
mennyatakan pelaksanaan suatu
Process
Bagian (sub-program) / prosedur.

13
 Simbol untuk mempersiapkan
penyimpanan yang akan digunakan
Preparation
sebagai tempat pengolahan di dalam
storage.

Disk and Onine Simbol yang menyatakan input yang

Storage berasal dari disk / disimpan ke disk.

Simbol untuk menyatakan bahwa

Punch Card input berasal dari sebuah kartu atau
output ditulis pada sebuah kartu.

Simbol untuk menyatakan input

berasal dari sebuah dokumen dalam
Dokumen
bentuk kertas atau output dicetak ke
kertas.

14
 BAB IV
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
SURAT MASUK DAN KELUAR PADA
BIDANG PENGELOLAAN INFORMASI
PUBLIK DI DISKOMINFO BADUNG

4.1 Gambaran Umum Sistem

Sistem informasi surat masuk dan surat keluar yang akan dibangun
merupakan suatu sistem berbasis website yang akan dijalankan di bagian
admin/staff yang ada di Bidang Pengelolaan Informasi Publik. Sistem ini dirancang
dengan tujuan untuk membantu meningkatkan kualitas dan kinerja pada bidang
maupun perusahaaan dalam hal pengiriman surat menjadi lebih baik lagi, serta
untuk menggantikan sistem manual yang selama ini berjalan pada admin / staff di
Bidang Pengelolaan Informasi Publik.
Sistem yang dirancang ini nantinya dapat digunakan untuk membantu para
petugas pada admin / staff melakukan aktivitas pemrosesan data seperti proses
pencatatan surat masuk, proses pencatatan surat keluar. Rancangan dari sistem
informasi perpustakaan ini terdiri dari Flowchart sistem, Data Flow Diagram, Entity
Relationship Diagram, Konseptual Database, serta desain user interface dari
sistem tersebut.

15
4.2 Flowchart
4.2.1 Flowchart Login ke Sistem Informasi Surat Masuk dan Keluar

Gambar 4. 1 Gambar Flowchart Login

16
4.2.2 Flowchart Surat Masuk

Gambar 4. 2 Gambar Flowchart Surat Masuk

17
4.2.3 Flowchart Surat Keluar

Gambar 4. 3 Gambar Flowchart Surat Keluar

4.3 Data Flow Diagram

18
4.3.1 Diagram Konteks
Berikut ini merupakan bentuk dari diagram konteks dari sistem
informasi surat masuk dan surat keluar yang akan dirancang :

Gambar 4. 4 Diagram Konteks

4.3.2 DFD Level 0

Gambar 4. 5 DFD Level 0

19
4.3.3 DFD Level N
1. Level 1 Proses Surat Masuk

Gambar 4. 6 DFD Level 1 Surat Masuk

2. Level 1 Proses Surat Keluar

Gambar 4. 7 DFD Level 1 Surat Keluar

20
4.4 Entity Relationship Diagram
Berikut ini merupakan Entity Relationship Diagram (ERD) dari sistem yang
akan dirancang :

Gambar 4. 8 ERD Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar

21
4.5 Konseptual Database
Berikut ini adalah bentuk konseptual database dari sistem informasi
perpustakaan yang akan dirancang :

Gambar 4. 9 Konseptual Database Sistem Informasi Surat Masuk dan

Surat Keluar

4.6 Struktur Tabel

Berdasarkan dari Entity Relationship Diagram dan Konseptual Database
yang telah dijelaskan sebelumnya, maka dapat diketahui struktur tabel dari setiap
entitas yang ada pada sistem informasi surat menyurat yang dirancang :
4.6.1 Struktur Tabel User
Tabel 4. 1 Tabel Struktur Tabel User

No Atribut/Field Type Data Ukuran Keterangan

id_user Int Primary Key

1
nama Varchar 75
2
tempat_lahir Varchar 50
3
tgl_lahir Varchar 12
4

22
 alamat Varchar 225
5
Username Varchar 50
6
Password Varchar 50
7
hak_akses Varchar 20
8

4.6.2 Struktur Tabel Surat Masuk

Tabel 4. 2 Struktur Tabel Surat Masuk

No Atribut/Field Type Data Ukuran Keterangan

id_surat_masuk Int Primary Key

1
asal_surat Varchar 30
2
tgl_penerimaan Varchar 50
3
tgl_surat Date
4
perihal Varchar 75
5
nomor_surat Varchar 50
6
kepada Varchar 25
7
kategori Varchar 25
8
nomor_agenda Int
9
disimpan_di Varchar 25
10
catatan Varchar 75
11
file_surat MEDIUMBLOB
12

4.6.3 Struktur Tabel Surat Keluar

Tabel 4. 3 Struktur Tabel Surat Keluar

No Atribut/Field Type Data Ukuran Keterangan

id_surat_keluar Int Primary Key

1
nomor_surat Varchar 25
2

23
 tgl_surat Date
3
perihal Varchar 75
4
alamat_dituju Varchar 50
5
kepada Varchar 25
6
file_surat MEDIUMBLOB
7

4.7 Desani User Interface

4.7.1 Desain Interface untuk Tampilan Login dan Register

Berikut ini adalah desain interface untuk tampilan login ke sistem.

Gambar 4. 10 Desain Interface Login

Menu login sistem merupakan menu yang pertama kali muncul

setelah sistem ini dibuka. Petugas yang ingin mengakses sistem
sebelumnya harus memasukkan username dan password sesuai dengan
yang dimilikinya. Setelah memasukkan username dan password, sistem
akan mengecek apakah username dan password yang dimasukkan benar
atau salah. Jika benar, maka sistem akan menampilkan menu Home,
sedangkan jika password dan username salah, maka sistem akan
menampilkan pesan bahwa username dan password yang dimasukkan

24
 salah dan sistem akan meminta input ulang. Pada menu login ini juga
terdapat menu untuk melakukan mendaftarkan petugas.

Berikut ini adalah desain interface untuk tampilan register ke sistem.

Gambar 4. 11 Desain Interface Register

4.7.2 Desain Interface Tampilan Menu Surat

Berikut ini adalah desain interface untuk tampilan menu surat

masuk.

Gambar 4. 12 Desain Interface Menu Surat Masuk

25
 Menu ini merupakan menu yang tampil apabila petugas telah
berhasil melakukan login. Dalam menu ini, terdapat beberapa submenu lain
lagi seperti Surat Keluar, Tambah Surat Masuk, View Detail, Edit, dan
Delete. Jika salah satu menu tersebut diklik, maka sistem akan
menampilkan isi dari menu tersebut. Selain itu, di menu ini juga disediakan
button untuk Logout yang berfungsi untuk menutup atau keluar dari sistem
ini.

Berikut ini merupakan tampilan interface bagi setiap sub menu yang
tersedia di menu Surat Masuk :

1. Desain Interface Sub-Menu Tambah Surat Masuk

Gambar 4. 13 Tampilan Interface Tambah Surat Masuk

26
 2. Desain Interface Sub-Menu Edit Surat Masuk

Gambar 4. 14 Tampilan Interface Edit Surat Masuk

4.7.3 Desain Interface Tampilan Menu Surat Keluar

Berikut ini adalah desain interface untuk tampilan menu surat

Keluar.

Gambar 4. 15 Desain Interface Surat Keluar

27
 Jika sebelumnya petugas megklik menu Surat Keluar, maka
tampilan seperti menu diatas akan muncul. Dalam menu ini, terdapat
beberapa submenu lain lagi seperti Tambah Surat Keluar, Tambah Surat
Keluar, View Detail, Edit, dan Delete. Jika salah satu menu tersebut diklik,
maka sistem akan menampilkan isi dari menu tersebut. Selain itu, di menu
ini juga disediakan link untuk Logout yang berfungsi untuk menutup atau
keluar dari sistem ini.

Berikut ini merupakan tampilan interface bagi setiap sub menu yang
tersedia di menu Surat Keluar :
1. Desain Interface Sub-Menu Tambah Surat Keluar

Gambar 4. 16 Tampilan Interface Tambah Surat Keluar

28
2. Desain Interface Sub-Menu Edit Surat Keluar

Gambar 4. 17 Tampilan Interface Edit Surat Keluar

29
 BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan diatas, maka dapat ditarik
beberapa kesimpulan. Selama masa kerja praktek berlangsung, dokumen
perancangan sistem informasi berhasil untuk dibuat dan siap untuk
diimplementasikan menjadi suatu sistem informasi yang baik dan bermanfaat.

5.2 Saran
Adapun saran yang dapat diberikan untuk pengembangan rancangan
sistem ini di masa yang akan datang. Rancangan sistem ini perlu dikembangkan
menjadi sebuah sistem utuh dan dapat diimplementasikan secara nyata di tempat
kerja praktek.

30
 DAFTAR PUSTAKA

[1] “Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Badung.”

https://diskominfo.badungkab.go.id.
[2] “Portal Website Resmi Pemerintahan Kabupaten Badung.” .
[3] A. R. Ruli, “Perancangan Sistem Informasi Jasa Perbaikan Brankas
Berbasis Website Pada AHLIBRANKAS.Com, Jakarta Barat,” 2019.
[4] Aryanto, “‘Soal Latihan dan Jawaban Pengolahan Database MySQL
Tingkat Dasar/Pemula’. Yogyakarta,” 2016.
[5] S. A.S Rosa, “‘Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak:
Terstruktur dan Berorientasi Objek,’” 2011.
[6] M. K. P. S. T. I. P. P. Rizqi Rosaly, Andy Prasetyo, ST., “Pengertian
Flowchart Beserta Fungsi dan Simbol-simbol Flowchart yang Paling
Umum Digunakan.”

31
LAMPIRAN

32
33
34