Makalah Sistem Informasi Manajemen

Lembaga Sekolah
June 8, 2014 rizkyisninda Leave a comment

MAKALAH

KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DALAM LEMBAGA SEKOLAH

Diajukan sebagai tugas mata kuliah

Topik-topik Lanjutan Sistem Informasi

Disusun oleh:

Steven 1401093791
 PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

JAKARTA

2014

ABSTRAK

Karya ilmiah ini direncanakan untuk menyediakan informasi bagi setiap lembaga pendidikan
mengenai konsep sistem informasi manajemen sekolah. Di dalamnya, berbagai praktek dan
pilihan dipertimbangkan untuk perencanaan dan implementasi Management Information System
(MIS) dalam lembaga sekolah. Penemuan dalam karya ilmiah didasarkan pada berbagai tinjauan
mengenai software MIS sekolah yang sudah diterapkan. Terkait hal ini, berbagai lembaga
pendidikan dan sekolah memerlukan suatu layanan atau fasilitas untuk memberikan informasi
akademik untuk setiap siswa, guru, dan pihak umum secara cepat dan akurat. Hal ini diwujudkan
melalui penggunaan website setiap lembaga pendidikan.

MIS didefinisikan melalui informasi mengenai konsep dan berbagai aspek pendukung yang
diperlukan untuk membangun MIS sekolah. Karya ilmiah ditutup melalui kesimpulan dan
rekomendasi bagi pihak sekolah untuk lebih memahami dan mengimplementasikan MIS secara
lebih baik.

Kata kunci: MIS, akademik, website, software

 BAB 1

PENDAHULUAN

2.1 Latar Belakang

Suatu lembaga pendidikan formal memiliki keinginan untuk menjelaskan, mendefinisikan serta
menerapkan suatu model pendidikan yang berdasarkan ekspektasinya memilki kapabilitas dan
sesuai dengan perkembangan zaman.

Manajemen pendidikan pada era informasi merupakan suatu prioritas untuk kelangsungan
pendidikan atau dengan kata lain merupakan suatu bentuk pendidikan yang harus memiliki ciri
khusus untuk menciptakan hasil yang sesuai dengan tujuan lembaga pendidikan. Hal ini
disebabkan penurunan perkembangan pendidikan dilihat dari segi kualitas dan hasil dari
ekspektasi lembaga pendidikan. Selain itu, penurunan ini juga disebabkan oleh tidak tersedianya
manajemen yang baik untuk mengelola pendidikan di beberapa lembaga pendidikan.

Pendidikan harus menetapkan visi dan misi yang jelas untuk memproduksi keputusan yang
berkualitas dan beroperasi secara maksimal seiring perkembangan zaman. Untuk mewujudkan
hal ini, perlu dibuat suatu struktur dan manajemen yang pasti dan sesuai dengan visi dan misi
lembaga pendidikan. Melalui penggunaan internet dan sistem informasi, lembaga pendidikan
dapat mengembangkan manajemen yang baik.

Menurut UU No. 20 tahun 2003 adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana
belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya
untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan,
akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara.
Pendidikan pada dasarnya adalah proses komunikasi yang di dalamnya berisi suatu transformasi
pengetahuan, berbagai nilai dan keterampilan baik di dalam maupun luar sekolah yang
berlangsung secara konstan dari satu generasi ke generasi berikutnya.

2.2 Ruang Lingkup

Ruang lingkup dalam penulisan makalah ini, yaitu terbatas pada:

 Konsep sistem informasi manajemen.

 Penggunaan MIS di lembaga pendidikan.
 Analisa MIS lembaga pendidikan.
 Prinsip-prinsip MIS di sekolah.
 Kebutuhan-kebutuhan pendukung MIS.

2.3 Tujuan dan Manfaat

1.3.1 Tujuan

Tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk menganalisa penggunaan MIS / sistem informasi
manajemen dalam berbagai lembaga sekolah, memahami konsep manajemen, memperdalam
ilmu mengenai prinsip dan teori serta menginvestigasi kebutuhan yang diperlukan untuk
membangun sistem informasi manajemen sekolah.

1.3.2 Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari penulisan makalah ini dikhususkan kepada lembaga pendidikan
agar dapat memperdalam ilmu mengenai sistem informasi manajemen sekolah dan
menggunakannya untuk peningkatan kualitas layanan baik bagi sekolah maupun pihak umum.

1.4 Metodologi Penelitian

Metode yang digunakan dalam penulisan makalah ini adalah metode studi pustaka melalui
pengumpulan materi, data dan informasi dari artikel yang berkaitan dengan masalah yang
dibahas.

Berikut adalah flowchart langkah-langkah yang dilakukan dalam penulisan makalah ini.

Gambar 1.1 Flowchart Metodologi Penelitian

Berikut adalah penjelasan dari flowchart metodologi penelitian di atas:

 Penelitian Pendahuluan

Pada tahap ini, penulis melakukan penelitian mengenai topik yang dibahas. Penelitian yang
dilakukan meliputi pengamatan masalah-masalah yang berkaitan dengan topik.

 Studi Pustaka

Mengumpulkan materi dari artikel yang berkaitan dengan masalah yang dibahas serta teori-teori
yang memperkuat pemahaman terhadap permasalahan.

 Perumusan Masalah

Berdasarkan penelitian pendahuluan yang dilakukan, penulis menyimpulkan masalah yang akan
dianalisa dalam penulisan makalah ini.

 Pembatasan Masalah
Dari masalah yang dirumuskan pada tahap sebelumnya, penulis memberikan batasan materi-
materi yang akan dianalisa.

 Analisis Data

Pada tahap ini, penulis menganalisis data-data yang diterima dari hasil studi pustaka.

 Kesimpulan dan Saran

Merumuskan kesimpulan dan saran yang diambil dari keseluruhan proses penelitian yang telah
dilakukan untuk menjawab topik permasalahan yang diangkat.
 BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Database

Database merupakan koleksi data yang saling berhubungan yang dapat diperoleh dengan mudah
dan diproses dengan komputer. (http://www.jerrypost.com/MIS/MISGlossary.html)

2.2 Informasi

Informasi merupakan data yang telah diproses, diatur, dan diintegrasikan untuk menyediakan
suatu pandangan tertentu. Informasi yang berkualitas memiliki 5 kriteria, yaitu :

 Akurat : informasi harus bisa dipercaya, bebas dari kesalahan, dan tidak membingungkan
pengguna informasi.
 Tepat waktu : informasi harus diterima tidak terlambat sehingga tidak mengganggu
proses pengambilan keputusan.
 Relevan : informasi yang diperoleh harus sesuai dengan masalah yang dibahas.
 Lengkap : informasi yang disajikan lengkap sehingga mempermudah penerima dalam
menggunakannya untuk berbagai kegiatan.
 Jelas : informasi yang disampaikan harus jelas artinya / tidak ambigu.

2.3 Sistem

Sistem dijabarkan melalui pendekatan prosedur dan pendekatankomponen. Berdasarkan

pendekatan prosedur, sistem berartisekumpulanprosedur-prosedur yang memiliki suatu tujuan
tertentu sedangkan berdasarkan pendekatan komponen,sistem berartisekumpulan komponen
yang saling berhubungan dan membentuk kesatuan untuk mencapai
tujuantertentu.(Jogiyanto,2001. Sistem Teknologi Informasi, hal 34).

2.4 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kombinasi hardware, software, infrastruktur, dan personel terlatih yang
diatur untuk memfasilitasi perencanaan, kontrol, koordinasi, dan pembuatan keputusan dalam
suatu organisasi.(http://www.businessdictionary.com/definition/information-system.html)

2.5 Manajemen

Manajemen adalah pengelolaan dan koordinasi berbagai aktivitas bisnis dengan tujuan untuk
mencapai suatu objektif yang diinginkan. Manajemen sering dimasukkan sebagai faktor produksi
suatu organisasi seiring dengan mesin, material, dan biaya. Menurut ahli manajemen, Peter
Drucker (1909-2005), tugas dasar manajemen adalah pemasaran dan inovasi.

Praktek manajemen modern berasal dari studi dari masa lampau yang dilakukan Sir Thomas
More (1478 – 1535) dengan melihat berbagai kegagalan dan rendahnya efisiensi kesuksesan
beberapa perusahaan. Manajemen berisi berbagai fungsi yang saling berkaitan untuk membuat
peraturan perusahaan, pengaturan, perencanaan, pengontrolan, dan pengarahan sumber daya
organisasi dengan tujuan untuk mencapai objektif yang sesuai dengan peraturan yang telah
dibuat.

2.6 Management Information System (MIS)

Management Information System / MIS merujuk kepada suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan suatu alat bagi manajer untuk menyusun, mengevaluasi, dan mengelola berbagai
departemen dalam organisasi secara efisien.

Untuk menyediakan informasi baik informasi lama, baru, dan masa depan, sistem informasi
manajemen dapat menggunakan software yang membantu dalam membuat keputusan, sumber
daya seperti database, hardware sistem, sistem pendukung keputusan, manajemen sumber daya
manusia dan proyek, dan berbagai proses terkomputerisasi lain yang membantu departemen
dalam bekerja secara lebih efisien. (http://www.webopedia.com/TERM/M/MIS.html).

BAB 3

PEMBAHASAN
3.1 Sistem Informasi Manajemen Sekolah

3.1.1. Tujuan Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Ada beberapa tujuan dibentuknya suatu sistem informasi manajemen sekolah, antara lain :

 Bagi pihak sekolah

 Memperudah proses pengelolaan data akademik dan non akademik.
 Menyediakan suatu laporan perkembangan siswa dalam proses pengajaran.
 Menyediakan suatu laporan perkembangan pengajar dalam kegiatan pembelajaran.
 Menjadi panduan untuk membuat peraturan sekolah.
 Berperan sebagai sarana komunikasi antara masyarakat dan orang tua siswa tanpa batasan
waktu dan tempat.
 Menjadi media promosi yang memperkenalkan sekolah.
 Sebagai sarana perluasan informasi / pengetahuan.
 Bagi pihak orang tua siswa
 Mempermudah orang tua dalam memonitor perkembangan anak (siswa) di sekolah.
 Bagi siswa
 Menyediakan suatu media bagi siswa untuk memantau perkembangan baik dari sisi
akademik maupun non akademik.
 Membantu siswa dalam memperoleh informasi mengenai mata pelajaran yang disajikan
di sekolah dan meningkatkan prestasi siswa melalui database bahan pelajaran dan soal
latihan.
 Membantu siswa dalam persiapan sebelummemasuki jenjang pendidikan selanjutnya,
merencanakan karir, dan mengembangkan kemampuan sosial atas dasar informasi
dan pengetahuan akan dirinya sendiri, sekolah, linkungan kerja, dan masyarakat.

3.1.2. Syarat dan Ruang Lingkup Perencanaan Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Ada beberapa faktor yang dapat menjadi syarat kesuksesan sistem informasi manajemen suatu
sekolah, antara lain :

 Ketersediaan / availability

Informasi yang dipersiapkan untuk membuat sistem informasi harus tersedia bagi pihak-pihak
dalam sekolah. Hal ini merupakan suatu hal mendasar dalam merancang suatu sistem informasi.

 Mudah untuk dipahami / comprehensibility

Informasi yang tersedia di dalam sistem harus dimengerti oleh pihak pembuat keputusan sistem.
Informasi yang termasuk di dalamnya adalah informasi mengenai jadwal rutin tugas-tugas dari
sistem informasi dan keputusan yang tepat.
  Kesesuaian / relevant

Informasi yang ada di sistem harus berupa informasi yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan
suatu organisasi. Informasi ini bisa berkaitan dengan permasalahan yang sedang dihadapi, misi,
ataupun tujuan dari organisasi yang berkaitan.

 Kelengkapan / completeness

Informasi yang lengkap tidak berarti banyaknya informasi yang ada di dalam suatu sistem.
Kelengkapan berarti informasi yang diperlukan cukup untuk memenuhi standar yang berlaku
dalam organisasi yang menggunakan sistem informasi yang bersangkutan. Hal ini berperan
penting dalam menghasilkan suatu sistem informasi yang fungsional bagi penggunanya.

 Ketepatan waktu / timing

Penyediaan informasi yang tepat merupakan hal yang penting untuk merancang suatu sistem
informasi. Informasi harus memenuhi syarat-syarat sebelumnya sebelum dapat dianalisis untuk
membuat sistem akhir.

 Terorganisir / coordinated

Sistem informasi yang dibuat harus terstruktur sehingga membuat sistem bekerja dengan baik.
Letak sistem informasi manajemen dilakukan secara terpusat. Hal ini bertujuan untuk
memastikan bahwa informasi dapat digunakan oleh bagian-bagian sistem yang sesuai.

 Meningkatkan produktivitas

Sistem informasi manajemen harus mampu meningkatkan produktivitas organisasi yang

bersangkutan. Misalnya, sistem informasi manajemen sekolah menyediakan suatu layanan untuk
membuat record mengenai data siswa sekolah tersebut. Hal ini akan mempermudah pihak
administrasi dalam mengelola data dan juga mengurangi tingkat kesalahan pemrosesan data.

Sistem informasi manajemen sekolah memiliki suatu ruang lingkup. Hal ini dilakukan untuk
memberikan batasan yang jelas antara bagian-bagian sistem yang ada dalam sistem. Ruang
lingkup standar sistem informasi manajemen sekolah meliputi :

 Sistem Informasi Profil Sekolah

Merupakan sistem utama dari sekolah. Konten yang ada di dalamnya berupa data sekolah yang
terhubung dengan standar kode pengenal sistem informasi manajemen sekolah dari jaringan
pendidikan nasional. Standar kode digunakan sebagai alat bagi dinas pendidikan daerah untuk
memperoleh informasi mengenai suatu sekolah. Hal ini bertujuan untuk mempermudah dinas
pendidikan dalam membuat suatu keputusan menyangkut pengembangan setiap sekolah.

 Sistem Informasi Manajemen dan Administrasi Personalia (SISILIA)

Sub-sistem informasi manajemen sekolah ini berkaitan dengan tenaga pengajar sekolah. Isinya
antara lain pengelolaan penerimaan pegawai honorer, data mengenai jumlah tenaga pengajar
sementara dan tetap, tunjangan, profil tenaga pengajar, dan evaluasi kemampuan tenaga
pengajar.

 Sistem Informasi Manajemen Kesiswaan Sekolah Terpadu

Sub-sistem yang berkaitan dengan pengelolaan informasi mengenai siswa sekolah. Manajemen /
pengelolaan informasi dilakukan dengan menggunakan nomor induk siswa nasional / NISN.

 Sistem Informasi Manajemen Sarana dan Prasarana Sekolah

Sub-sistem yang mempermudah pengelolaan inventarisasi sarana dan prasarana sekolah,

persediaan, dan laporan mengenai pengelolaan peralatan dan perlengkapan sekolah. Fungsi
lainnya adalah perencanaan biaya mengenai penyediaan dan perawatan seluruh inventaris
sekolah. Hal ini akan mendukung pihak manajemen sekolah dalam menganalisa kebutuhan
operasional sekolah selama satu periode pengajaran.

 Sistem Informasi Manajemen Kegiatan Akademik

Merupakan sub-sistem dasar manajemen pendidikan di sekolah. Terdiri dari 4 sudut pandang
dengan struktur sebagai berikut :

 Sudut pandang dewan kurikulum

 Sudut pandang tenaga pengajar
 Sudut pandang pihak pengusaha / eksekutif
 Sudut pandang siswa

 Sistem Informasi Administrasi dan Pengelolaan Keuangan Sekolah

Sub-sistem yang berkaitan dengan manajemen keuangan sekolah. Kontennya meliputi

perencanaan anggaran pendapatan dan pembiayaan sekolah (RAPBS), laporan mengenai
transaksi pendapatan dan pengeluaran sekolah, dan sistem akutansi yang terstruktur.

 Situs Layanan Informasi Sekolah dan Masyarakat

Merupakan media untuk menghubungkan berbagai pihak baik pihak dalam sekolah maupun luar
sekolah. Hal ini bertujuan untuk menyediakan suatu layanan informasi mengenai sekolah /
publikasi, menjelaskan berbagai hubungan dengan pihak sponsor sekolah, dan menyediakan
wadah dagi berbagai pihak untuk membagikan ide dan gagasan yang berkaitan dengan sekolah.

3.1.3. Material Penyusun Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Untuk membuat suatu sistem berdasarkan ruang lingkup sistem informasi manajemen sekolah,
diperlukan bahan-bahan / material yang sesuai. Hal ini bertujuan untuk mendukung terciptanya
sistem informasi yang baik. Beberapa material yang dapat dijadikan acuan untuk membuat
sistem informasi manajemen sekolah, antara lain :

 Profil Siswa

Merupakan data siswa secara keseluruhan. Hal ini meliputi biaya admisi, biaya sekolah, kelas,
hasil prestasi, dan penghargaan serta catatan mengenai siswa yang bersangkutan.

No Nama Kebutuhan Detail Kebutuhan

1 Registrasi Siswa Data penerimaan siswa baru
Kelas dan Subjek Data mengenai kelas dan subjek yang
2
Siswa disediakan dalam suatu kelas untuk siswa
Kartu Hasil Prestasi Data mengenai hasil perolehan nilai siswa
3
Siswa pada subjek dan kelas tertentu
4 Biaya Sekolah Siswa Data biaya dan iuran sekolah
Penghargaan dan Data mengenai penghargaan dan catatan
5
Catatan Siswa mengenai siswa selama masa studi siswa
Surat Pengunduran Surat penjelasan siswa yang mengundurkan
6
Diri Siswa diri selama masa studi

Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Profil Siswa

 Subjek dan Kelas Sekolah

Merupakan informasi mengenai kelas-kelas yang ditawarkan sekolah seperti matematika dan
bahasa dan subjek-subjek yang ada di dalam kelas tersebut.

No Nama Kebutuhan Detail Kebutuhan

Informasi mengenai kelas yang
1 Kelas Sekolah
ditawarkan sekolah
Subjek dalam Kelas Informasi mengenai subjek dalam
2
Sekolah suatu kelas yang ditawarkan sekolah
3 Biaya Kelas Informasi biaya dari berbagai kelas

Tabel 3.2 Tabel Kebutuhan Subjek dan Kelas Sekolah

  Peran Sistem Sekolah

Merupakan konten mengenai peran dan tanggung jawab dari berbagai fakultas sekolah.

No Nama Kebutuhan Detail Kebutuhan

Memungkinkan pengajar untuk
mengelola data siswa meliputi kuis,
1 Tenaga Pengajar
tugas, hasil ujian tengah semester dan
akhir semester
Memungkinkan resepsionis untuk
menambah, menghapus,
2 Resepsionis
memperbaharui, dan melihat data
akademis dan biaya siswa
Memungkinkan kepala sekolah untuk
3 Kepala Sekolah melihat data siswa, biaya, informasi
dan kinerja staf sekolah

Tabel 3.3 Tabel Kebutuhan Peran Sistem Sekolah

 Perencanaan Sekolah

Informasi mengenai jadwal kelas dan berbagai peristiwa penting yang dilaksanakan di sekolah.

No Nama Kebutuhan Detail Kebutuhan

Informasi mengenai penambahan
kelas baru, pembaharuan jadwal kelas
1 Jadwal Kelas per masa studi, dan penjelasan
seluruh jadwal kelas yang ada dalam
sekolah
Jadwal Peristiwa Informasi mengenai berbagai tipe dan
2
Penting / Event event yang akan datang

Tabel 3.4 Tabel Kebutuhan Perencanaan Sekolah

 Kehadiran
Memungkinkan pembuatan laporan mengenai daftar kehadiran siswa dan staf sekolah.

No Nama Kebutuhan Detail Kebutuhan

Informasi mengenai pembuatan
1 Kehadiran Siswa laporan dan pengelolaan kehadiran
siswa
Informasi mengenai pembuatan
Kehadiran Staf
2 laporan dan pengelolaan kehadiran
Sekolah
staf sekolah

Tabel 3.5 Tabel Kebutuhan Kehadiran

3.2 Analisa dan Perancangan Sistem

3.2.1. Analisa Sistem

Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian sistem informasi ke dalam beberapa
bagian dengan maksud untuk identifikasi dan evaluasi. Berbagai permasalahan, kesempatan, dan
hambatan, dan kebutuhan yang diharapkan dianalia sehingga dapat dicari solusinya.

3.2.2. Analisa Kelemahan Sistem

Analisakelemahan sistem dapat dilakukan dengan meninjau permasalahan yang mengganggu

sistem yang sudah digunakan / ada sebelumnya. Masalah-masalah pada sistem dapat
diidentifikasi melalui teknik analisa PIECES yang terdiri dari 6 komponen, yaitu :

 Performance (kinerja), dapat ditinjau dari :

 Tingkat keberhasilan pengiriman message dalam jaringan sistem (throughput).
 Waktu respon / jawaban sistem (response Time).
 Information (informasi), dapat dilihat melalui :
 Hasil

Dari hasil yang ada, dilihat apakah ada kekurangan informasi, kesesuaian informasi dengan
masalah, kelebihan informasi, format informasi yang tidak berguna / dimanfaatkan,
ketidaktepatan informasi, dan kesulitan pembuatan informasi.

 Masukan / input
Input data dapat bermasalah jika data sulit untuk didapat, adanya pengulangan perolehan data,
terlalu banyak data yang diperoleh, dan kemungkinan perolehan data yang tidak legal /
melanggar hak cipta.

 Data yang disimpan

Data yang disimpan dapat menimbulkan permasalahan jika data tidak aman dari berbagai
ancaman dan tindak pembajakan, data tidak terorganisir, data tidak fleksibel, dan data tidak dapat
diakses.

 Economic (ekonomi), dapat dilihat dari :

 Biaya

Biaya dapat menimbulkan masalah jika biaya yang diperlukan tidak diketahui, tidak dapat
ditelusuri, dan terlalu mahal.

 Profit / keuntungan

Profit dapat dicapai dengan melihat tren bisnis baru dan peningkatan pemasaran.

 Control (kontrol), dapat diteliti melalui :

 Keamanan / kontrol yang kurang

Hal ini dapat menyebabkan data masukan tidak cukup diolah, regulasi privasi data dapat
dilanggar, kemungkinan terjadinya pemrosesan error, dan pengambilan keputusan yang tidak
benar (error).

 Keamanan yang terlalu ketat

Hal ini dapat menyebabkan ketidakpraktisan bagi pelanggan dan pekerja dan penundaan
pemrosesan.

 Efficiency (efisiensi), dapat dilihat melalui :

 Waktu yang terbuang dikarenakan kesalahan orang dan mesin / komputer

Hal ini dapat terjadi karena adanya pengulangan pemasukan data, pengulangan pemrosesan data,
dan pengulangan pembuatan informasi.

 Material dan usaha yang sia-sia dikarenakan kesalahan orang dan mesin / komputer

Hal ini bisa dilihat jika usaha dan material yang diperlukan untuk menjalankan suatu tugas
sangat besar.

 Service (layanan), dapat dilihat melalui :

 Sistem membuat hasil yang tidak akurat.
 Sistem membuat hasil yang tidak konsisten.
  Sistem membuat hasil yang tidak dapat dipercaya.
 Sistem tidak mudah untuk digunakan.
 Sistem tidak mudah untuk belajar.

3.2.3. Analisa Kebutuhan Sistem

Analisa kebutuhan sistem terbagi menjadi 2, yaitu :

 Kebutuhan Fungsional

Merupakan kemampuan sistem untuk menjalankan proses dan menampilkan informasi sesuai
dengan kepentingan pengguna. Beberapa kebutuhan fungsional yang umum ada pada sistem
informasi manajemen sekolah adalah :

 Administrator

Pada umumnya, pada suatu layanan sistem informasi manajemen sekolah tugas yang dapat
dilakukan administrator adalah melakukan login ke sistem dan mengubah data siswa, guru,
jadwal pembelajaran, kelas, daftar nilai siswa, dan berita sekolah melalui penambahan maupun
penghapusan data.

 Siswa

Siswa memiliki kebutuhan untuk mengakses sistem menggunakan nomor induk masing-masing
siswa, meninjau dan mem-print nilai dan jadwal kelas yang diikuti, dan memperoleh bahan dan
soal mata pelajaran terkait melalui fitur download.

 Guru

Guru dapat menggunakan sistem informasi manajemen sekolah untuk memasukkan nilai masing-
masing siswa dan materi yang diajarkan di kelasnya. Nomor induk kependudukan dapat
digunakan sebagai metode untuk login bagi masing-masing guru.

 Visitor / pengunjung

Pengunjung dapat melakukan pendaftaran siswa baru dan melihat berita terkait sekolah melalui
MIS.

 Kebutuhan Non Fungsional

Merupakan faktor pendukung yang mengoptimalkan kinerja sistem. Hal ini dapat ditinjau dari :

 Kebutuhan Hardware
Syarat hardwareminimal yang diperlukan dalam implementasi MIS, antara lain :

 Processor Intel Pentium 4

 Hardisk 50GB

• RAM 1GB

• VGA 128MB

• Sistem Operasi Windows 7

 Kebutuhan Software

Software yang digunakan dalam pembuatan program sistem dapt berupa :

• Sistem Operasi : Windows 7

 Web Server : Apache/XAMPP

 Database Server : MySQL
 Script Engine : PHP
 Web Browser : Google Chrome
 Kebutuhan Pengguna

Kebutuhan pengguna dalam tahap pembuatan sistem pada umumnya adalah :

 System analyst

Tugas : menganalisa sistem dengan mempelajari kemungkinan timbulnya permasalahan dan

penentuan kebutuhan sistem yang sesuai untuk kemudian diidentifikasi sehingga dapat
menghasilkan desain dan solusi yang tepat.

 Programmer

Tugas : penulisan kode program / pemrograman sistem yang telah ditentukan sebelumnya
berdasarkan rancangan yang telah dibuat system analyst.

 Operator / pemakai

Tugas : menggunakan sistem atau dalam beberapa kasus dapat berperan sebagai pengelola sistem
dengan terlebih dahulu dilatih programmer / system analyst untuk mengetahui cara kerja sistem.

3.2.4. Analisa Kelayakan Sistem

Studi kelayakan sistem merupakan suatu penilaian terhadap suatu sistem untuk menentukan
apakah sistem yang telah dikembangkan akan terus dijalankan atau diganti dengan sistem baru.
Institusi dan organisasi secara otomatis dianggap telah memenuhi standar kelayakan teknologi
jika sudah menggunakan program berbasis internet. Analisa kelayakan sistem dibagi menjadi 2,
yaitu :

 Analisa Kelayakan Teknologi

Teknologi dianggap layak jika informasi dari suatu lembaga sekolah dapat diakses melalui
layanan internet. Selain itu, suatu repositori khusus institusi penyedia informasi perlu dibuat,
selalu terhubung dengan jaringan internet dalam waktu 24/7, dapat diakses kapanpun dan di
manapun.

 Analisa Kelayakan Hukum

Kelayakan hukum dapat dilihat dari peraturan yang diterapkan oleh institusinya. Hukum yang
telah ditetapkan tidak boleh dilanggar melalui kesalahan dalam penggunaan sistem atau berbagai
aspek lainnya. Aspek utama yang harus menjadi fokus untuk kelayakan jukum adalah masalah
hak cipta. Untuk menghindari masalah pembajakan / ilegalitas data, maka sistem harus
disertakan dengan kekuatan hukum melalui pembuatan hak cipta atas sistem tersebut.

Sistem baru yang akan digunakan dianggap layak jika tidak menyimpang dari hukum yang ada,
karena sistem yang diterapkan tidak mengandung unsur SARA, pelecehan, dan tidak merupakan
hasil pembajakan karya individu lain. Hal ini perlu diutamakan untuk tidak menimbulkan
masalah bagi pihak sekolah yang bersangkutan.

 Analisa Kelayakan Operasional

Optimalisasi penerapan sistem dapat tercapai jika staf yang akan menggunakan sistem diberikan
pelatihan untuk memungkinkan operasi sistem yang lebih baik. Hal ini ke depannya juga akan
memberikan pengaruh antara lain mempercepat proses arus data informasi dan meningkatkan
ketepatan informasi kepada pengguna.

Sistem yang dianggap layak secara operasional juga dilihar dari sejauh mana kemampuan
pengguna baik staf sekolah, guru, siswa, orang tua siswa, dan masyarakat dalam
menggunakannya. Jika mereka mampu memahami penggunaan setiap bagian sistem, maka
sistem dapat dianggap layak secara operasional.

3.2.5. Implementasi Sistem

Tahapan implementasi terdiri atas 4 bagian, yaitu :

 Publikasi website
Hal ini dilakukan dengan memasukkan website yang belum diolah ke internet sebagai prototype
yang dapat diakses orang lain.

 Pengujian sistem

Tujuan pengujian sistem adalah untuk mengetahui kekurangan darisistem yang dibuat dengan
melakukan kegiatan studi kelayakan. Uji programdilakukan oleh pihak yang memiliki
kepentingan terhadap sistem tersebut. Ada dua jenis uji program, yaitu :

 White Box Testing

Tes ini dimaksudkan untuk memprediksi cara kerja software secara rinci. Salah satu bentuk uji
white box adalah uji konversi di mana pengujian dianggap sukses jika fungsi-fungsi software
dapat berjalan sesuai dengan ekspektasi pengguna sistem.

 Black Box Testing

Tes ini dilakukan melalui uji coba antar muka software. Tujuan uji ini adalah pencarian
kesalahan / error pada fungsi dikarenakan adanya kesalahan fungsi, hilangnya fungsi pada
sistem, antar muka, struktur data, dan kinerja yang tidak sempurna.

Salah satu contoh black box testing adalah uji validasi. Untuk melakukan pengujian, maka
langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah menjalankan aplikasi, menambahkan data dan
menyimpan data.

 Konversi sistem

Merupakan tahap peralihan dari penggunaan sistem lama ke sistem baru.

 Implementasi Lanjutan

Merupakan tahap pengembangan sistem secara lebih lanjut, monitorisasi sistem dan penjagaan
sistem dari kemungkinan terjadinya error yang tidak dapat dicegah. Ada beberapa hal yang
dilakukan pada tahap ini, antara lain :

 Memiliki duplikat website yang digunakan untuk sistem secara keseluruhan

Duplikasi dapat dilakukan dengan memindahkan data yang ada dalam website ke dalam media
penyimpanan seperti CD-ROM atau flashdisk sebagai antisipasi kesalahan jika pada suatu saat
terdapat kesalahan pada sistem. Hal ini akan mempermudah lembaga sekolah dalam melakukan
backup data jika diperlukan.

 Mengelola sistem melalui pembaharuan isi website, gambar, berita, dan keterangan lain
yang berhubungan dengan lembaga sekolah.

BAB 4
 PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan analisis yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa :

 Langkah-langkah yang spesifik mulai dari analisa sistem, definisi masalah, analisa
PIECES, analisa kebutuhan sistem, dan berbagai aktivitas yang mendukung terbentuknya
MIS yang interaktif dan menarik.
 Website merupakan media penyampaian informasi yang dapat menarik minat pengguna
dan meningkatkan kualitas baik bagi pihak sekolah maupun luar sekolah.
 Penggunaan MIS menunjukkan citra positif lembaga sekolah tidak hanya dalam ruang
lingkup nasional melainkan juga internasional dikarenakan penggunaan teknologi terbaru
identik dengan penyesuaian dengan standar yang digunakan di berbagai negara.
 Sistem dapat meningkatkan kualitas pelayanan informasi melalui penyediaan informasi
yang up-to-date dan jelas.

4.2 Saran

Beberapa saran yang dapat diungkapkan untuk meningkatkan penelitian di masa yang akan
dating, antara lain :

 Manajemen database sistem yang berkaitan dapat ditingkatkan dengan menerapkan

konsep pengembangan sistem database yang terkait dengan lembaga sekolah. Hal ini bisa
berupa penambahan fitur backup data untuk mencegah ancaman terhadap data di masa
depan.
 Dari segi antar muka, website dapat dikembangkan secara interaktif dan user friendly
sehingga menarik minat pengguna dan mempermudah proses komunikasi.
 Pemeliharaan sistem dengan melakukan maintenance perangkat lunak dan keras secara
teratur.
 Penambahan fitur-fitur seperti untuk alumni agar terjalin hubungan antara alumni dengan
lembaga sekolah dan sebagai penyedia informasi tambahan.

DAFTAR PUSTAKA

http://binabbas.org/sisfokol/

http://crl.du.ac.in/ical09/papers/index_files/ical-121_185_722_1_PB.pdf

http://www.cs.toronto.edu/~sme/CSC340F/readings/PIECES.html
http://mahtabrasheed.wordpress.com/2013/01/15/school-management-system-requirement-
document/

http://repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_08.12.2971.pdf

http://repository.library.uksw.edu/bitstream/handle/123456789/2504/T2_942009064_BAB%20II
.pdf?sequence=3

http://studentgoblog.blogspot.com/2012/04/sistem-informasi-manajemen-sekolah.html

http://wisnuonline.blogspot.com/