Pengertian Administrasi

Istilah Administrasi
Administrasi berasal dari bahasa Latin yang terdiri dari dua kata yaitu “Ad”
dan “Ministrare” yang artinya Melayani atau Membantu untuk memenuhi harapan
setiap orang yang berhubungan dengan kita karena ada kepentingan atau
keperluan.[ENG : Administration. DUTCH : Administrate]
Administrasi memiliki 2 arti. Yaitu dalam artian Sempit dan Luas
a. Administrasi dalam Artian Sempit : Administrasi adalah kegiatan catat mencatat,
surat menyurat, pembukuan ringan, Agenda dsb yang bersifat teknis ketatausahaan.
b. Administrasi dalam Artian Luas : Administrasi adalah Kegiatan Kerjasama
kelompok manusia yang terdiri dari minimal dua (2) orang atau lebih untuk mencapai
Tujuan.

Ciri-ciri Administrasi
a. Adanya Kelompok Manusia yang terdiri dari 2 orang atau Lebih.
b. Adanya hubungan kerjasama.
c. Adanya proses atau usaha dari masing-masing Individu.
d. Ada Bimbingan, kepemimpinan, dan kepegawaian.
e. mempunyai Tujuan yang jelas.

Administrasi Negara

Pengertian Administrasi Negara

Administrasi adalah istilah yang bersifat generik (Umum) yang mencakup semua
bidang kehidupan. Administrasi negara dapat di kelompokkan dalam pengertian
Proses,Tata Usaha & Pemerintahan/Administrasi negara. Sebagai sebuah Ilmu,
Administrasi memiliki banyak cabang. Salah Satunya Administrasi Negara.

Definisi Dasar Administrasi

a. Administrasi Sebagai Proses :
- Administrasi merupakan segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam
setiap proses atau usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan
tertentu (The Liang Gie)
- Administrasi Negara merupakan keseluruhan kerjasama antar dua (2) orang atau
lebih yang didasarkan oleh rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah di
tentukan sebelumnya (Sondang P. Siagian).

b. Administrasi sebagai Tata Usaha :

- Administrasi Negara merupakan suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala
sesuatu pekerjaan yang sifatnya beruhubungan dengan tulis menulis, surat menyurat,
dan catat mencatat atau membukukan setiap kejadian yang terjadi dalam organisasi
tersebut. ( Harris Muda )
- Administrasi Negara sebagai tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang
rapi yang rapi serta penentuan Fakta-fakta secara tertulis dengan tujuan memperoleh
pandangan yang menyeluruh, serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta lainnya. (Munawardi Rekso)

c. Administrasi sebagai Pemerintah/Administrasi Negara

- Administrasi Negara adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengendalikan usaha-
usaha instansi pemerintah agar tujuannya tercapai. ( J. Wajong)
- adalah kegiatan negara dalam melaksanakan kekuasaan atau kewenangan
politiknya ( Dimock & Dimock )
- Administrasi Negara merupakan sebuah disiplin ilmu yang menanggapi masalah-
masalah pelaksanaan persoalan masyarakat (Public Affairs) dan Manajemen dari
Usaha-Usaha Masyarakat. (Public Bussiness)

Penggolongan Ilmu Administrasi

Adapun 2 golongan Administrasi Negara :
a. Ilmu Administrasi Negara/Publik : Yaitu administrasi suatu Negara sebagai
organisasi dan administrasi yang mengejar tercapainya tujuan-tujuan yang bersifat
kenegaraan. Tujuan-tujuan tersebut baik langsung maupun tidak langsung ditentukan
oleh Undang-undang. Pelaksana administrasi Negara sebagai organisasi adalah
presiden atau perdana menteri (tergantung bentuk Negara)
b. Ilmu Administrasi Negara Niaga/Bisnis : Yaitu Administrasi dalam suatu
organisasi niaga dan administrasi yang mengejar tercapainya tujuan-tujuan yang
bersifat niaga (bisnis/komersial).

Ciri -ciri Ilmu Administrasi Negara/Publik

a. memiliki Tujuan : memberikan Public serve atau pelayanan Publik
b. Dasar pencapaian tujuan adalah : Pendekatan Undang-Undang.
c. menyelenggarakan kegiatan berupa :Birokrasi sesuai prosedur yang ditentukan.
d. Cara kerja : in efficient atau tidak efisien.
e. bersifat : Non-competitive/Monopolistic
f. tujuan Kegiatan : Social welfare atau kesejahteraan sosial.

[definisi yang melihat Administrasi negara hanya melihat dari lingkungan eksekutif
saja.]
[definisi yang melihat cakupan administrasi negara hanya meliputi semua cabang
pemerintahan dan hal-hal yang berkaitan dengan Publik]

Ciri-ciri Ilmu Administrasi Publik/Niaga

a. berbeda dengan Ilmu Administrasi Negara, Ilmu Administrasi Publik memiliki
tujuan yaitu Provit Motivate.
b. dasar pencapaian tujuannya adalah menggunakan kebijakan yang menguntungkan.
c. menyelenggarakan kegiatan yang bersifat tidak terikat pada prosedur.
d. memiliki cara kerja yang efisien.
e.bersifat free competition
f.tujuan kegiatan adalah untuk menyelenggarakan kesejahteraan kelompok atau
individu.

Beberapa Definisi Ilmu Administrasi Negara

* Administrasi Negara adalah Suatu studi mengenai bagaimana bermacam-macam
badan pemerintah diorganisir, diperlengkapi dengan tenaga-tenaganya, dibiayai,
digerakkan, dan dipimpin. – Edward H. Litchfield.
* Administrasi Negara adalah manajemen dan organisasi dari manusia dan
peralatannya guna mencapai tujuan pemerintah. – Dwight Waldo.
* Administrasi Negara adalah kegiatan pemerintah didalam melaksanakan kekuasaan
politiknya. – E. Dimock dan Louis W Koening.
* Administrasi negara adalah ilmu yang mempelajari pelaksanaan dari politik negara.
– Arifin Abdulrachman.

Fungsi/Tujuan Pokok Administrasi Negara

a. Formulasi/Perumusan Kebijakan
b. Pengaturan/Pengendalian unsur-unsur Administrasi yang meliputi :
- Struktur Organisasi
- Keuangan
- Kepegawaian
- Sarana Lain.
c. Penggunaan Dinamika Administrasi, yang meliputi
- Pimpinan
-Koordinasi pengawasan
- Bagian Komunikasi.
 Kekhususan Studi Administrasi Negara
Menurut Caiden, dalam melakukan studi Administrasi negara memiliki 7 kekhususan.
Yaitu :
- Kehadiran administrasi negara tidak bisa dihindari.
- Kehadiran Administrasi Negara tidak bisa dihindari
*dari lahir hingga meninggal, kita tidak lepas dari Administrasi Negara
- Administrasi negara mengharapkan kepatuhan.
* Administrasi negara memiliki hak monopoli atau bersifat memaksa dalam
membuat masyarakat patuh. Contoh : Pajak.
- Administrasi negara mempunyai prioritas.
*Administrasi Negara memiliki tanggung jawab untuk memprioritaskan negara,
yaitu kesejahteraan rakyat.
- Administrasi negara mempunyai ukuran yang tidak terbatas.
* selama masih di wilayah negara, Administrasi Negara tetap berlaku (baik itu
Udara,laut,darat)
- Manajemen puncak administrasi negara adalah politik.
* pemimpin Administrasi Negara dipilih melalui pemilihan politis/pemilu
( presiden )
- Penampilan administrasi negara sulit diukur.
* selama masih dalam wilayah negara, pelaksanaannya sulit diukur.

- Lebih banyak harapan yang diletakkan pada administrasi negara

Peranan Administrasi Negara

Dalam proses pembangunan sebagai konsekuensi dari pandangan bahwa
administrasi Negara merupakan motor penggerak pembangunan, maka administrasi
Negara membantu untuk meningkatkan kemampuan administrasi. Artinya, di samping
memberikan ketrampilan dalam bidang prosedur, teknik, dan mekanik, studi
administrasi akan memberikan bekal ilmiah mengenai bagaimana mengorganisasikan
segala energi social dan melakukan evaluasi terhadap kegiatan. Dengan demikian,
determinasi kebijaksanaan public, baik dalam tahapan formulasi, implementasi,
evaluasi, amupun terminasi, selalu dikaitkan dengan aspek produktifitas, kepraktisan,
kearifan, ekonomi dan apresiasi terhadap system nilai yang berlaku.
Peranan administrasi Negara makin dibutuhkan dalam alam globalisasi yang amat
menekankan prinsip persainagn bebas. Secara politis, peranan administrasi Negara
adalah memelihara stabilitas Negara, baik dalam pengertian keutuhan wilayah
maupun keutuhan politik. Secara ekonomi, peranan administrasi Negara adalah
menjamin adanya kemampuan ekonomi nasional untuk menghadapi dan mengatasi
persaingan global
Pentingnya studi administrasi Negara dikaitkan dengan kenyataan bahwa kehidupan
menjadi tak bermakna, kecuali dengan kegiatan-kegiatan yang bersifat public. Segala
hal yang berkenaan dengan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang bersifat publik
telah dicakup dalam pengertian administrasi Negara, khususnya dalam mengkaji
kebijaksanaan publik.

Hubungan Administrasi Negara Dengan Ilmu lainnya

1. Hubungan Ilmu Negara dengan Ilmu Politik

a. Hubungan antara administrasi negara dan ilmu politik telah berjalan lama,
karena secara praktis tidak ada batas yang tegas antara politik dan administrasi.
b. Orientasi politik dalam studi administrasi negara meletakkan administrasi
negara sebagai satu elemen dalam proses pemerintahan. Administrasi negara
dipandang sebagai satu aspek dari proses politik dan sebagai bagian dari sistem
pemerintahan.
c. Munculnya dikhotomi politik-administrasi sebenarnya merupakan gerakan
koreksi terhadap buruknya karakter pemerintah.
d. Dalam perkembangannya, orientasi politik dalam studi administrasi negara di
kombinasikan dengan orientasi manajerial yang dikenal dengan orientasi politik-
manajerial, dan orientasi sosio-psikologis yang dikenal dengan orientasi politik-
sosio-psikologis.

2. Hubungan Ilmu Negara dengan Ilmu Hukum

yaitu suatu cabang ilmu pengetahuan yang mempelajari norma-norma dan kaidah-
kaidah yang hidup di dalam masyarakat. Kelangsungan hidup yang teratur serta
perkembangan yang dinamis dari administrasi, hanya dapat dijamin apabila ia taat
pada hukum tertulis atau tidak tertulis yang berlaku. Hubungan Ilmu administrasi
dengan Ilmu Hukum adalah Ilmu Hukum mendukung Ilmu Administrasi karena
dapat digunakan sebagai pengetahuan yang mempelajari norma-norma dan
kaidah-kaidah yang hidup dimasyarakat.

3. Hubungan Ilmu Negara Dengan Ilmu Ekonomi

- dimensi ekonomi banyak digunakan dalam administrasi yang berkaitan dengan
studi kebijakan public.
- ekonomi membuat keputusan untuk memajukan efisiensial, sedangkan
manajemen pemerintah untuk menyelenggarakan pemerintahan yang efisien.
- banyak istilah dari Ilmu Administrasi digunakan dalam Ilmu ekonomi.

Organisasi
4. Organisasi
Organisasi berasal dari Bahasa Latin, yaitu Organon yang berarti Alat. Maka
organisasi dapat dikatakan merupakan suatu kelompok orang dalam suatu wadah
untuk tujuan bersama.
a. Ada dua pengertian yang seringkali dipergunakan untuk maksud yang sama,
yakni pengertian organisasi dan pengertian institusi. Keduanya sebenarnya
berbeda, Organisasi lebih menunjukkan ikatan-ikatan struktural, sedang institusi
lebih menampilkan ikatan-ikatan normatif sosial.
b. Bertitik tolak dari kesadaran akan arti pentingnya organisasi dalam kehidupan
sosial, berkembang berbagai macam teori organisasi. Teori-teori organisasi ini
dapat dibagi dalam tiga kelompok teori berikut: model tertutup, model terbuka,
dan model sintesis.
c. Bentuk organisasi yang paling banyak dijumpai adalah organisasi lini dan staf.
Dalam organisasi yang demikian, anggota organisasi terbagi dua: yang berkaitan
dengan implementasi organisasi disebut unit lini, dan mereka yang mempunyai
aktivitas untuk memberikan nasihat kepada pimpinan disebut unit staf.
d. Koordinasi dapat dipandang sebagai konsekuensi dari adanya pembagian tugas
atau spesialisasi. Koordinasi merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk
menyatupadukan semua aktivitas organisasi menuju titik yang sama. Sedangkan
fungsi pengawasan dilakukan untuk membuat kegiatan yang dilakukan satuan
kerja atau unit-unit organisasi berjalan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan. Dengan demikian dapat dicegah kegiatan-kegiatan yang menyimpang
dari rencana.
e. Koordinasi dapat dipandang sebagai konsekuensi dari adanya pembagaian tugas
atau spesialisasi. Karena koordinasi merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk
menyatuk padukan segala aktifitas menuju titik yang sama.
f. Sedangkan fungsi pengawasan dilakukan untuk membuat kegiatan yang
dilakukan satuan kerja atau unit-unit organisasi berjalan sesuai dengan rencana
yang telah ditetapkan. Dengan demikian dapat dicegah kegiatan-kegiatan yang
menyimpang dari rencana.

Model Organisasi Menurut Nicholas Henry ada 3 :

1. Model tertutup
-Model teori yang sangat berpengaruh dalam pemikiran Administrasi Negara
-Istilah yang dikenal :birokratik, hierarki, formasi,rasional dan mekanistik
-model teori yang berkembang : teori birokratik, menejemen ilmiah dan
menejemen Administrasi
2. Model terbuka
-Secara model tradisional berpengaruh besar pada Administrasi Negara
-Istilah yang lekat : kolegal ,kompetitif,pasar bebas,natural,informal,dan organik -
Model teori yang berkembang : hubungan manusia ,organisasi dan lingkungan
organisasi
3. Model sintesis
Model ini bertitik tolak dari model terbuka tapi menjelaskan organisasi sebagai
kondisi yang dimotifasi oleh kebutuhan untuk merutinkan dan merasionalkan
kerja internal organisasi dan hubungan dengan lingkungan.
5. Dasar-Dasar Manajemen
Perkembangan teori manajemen, menurut pendapat Leonard J. Kazmier, dapat
dibagi dalam empat periode yakni:
- Gerakan manajemen ilmiah
- Prinsip-prinsip umum manajemen
- Pengaruh dari ilmu perilaku
-Pendekatan sistem dan kuantitatif.

6. Fungsi-Fungsi P.O.S.D.Co.R.B. dalam Administrasi Negara

Yang mengembangkan tujuh prinsip POSDCoRB adalah Luther H. Gullick.
Menurut Gullick ketujuh aktivitas inilah yang pada umumnya dijalankan oleh
manajer pada semua organisasi :

- [PLANNING- PERENCANAAN] Perencanaan adalah kegiatan-kegiatan yang

berkenaan dengan penyusunan garis-garis besar yang memuat sesuatu yang harus
dikerjakan, dan metode-metode untuk melaksanakannya dalam rangka mencapai
tujuan organisasi. Henry Fayol telah menunjukkan adanya 8 kriteria bagi suatu
rencana yang baik. Dalam pemerintahan, dikenal tiga macam perencanaan, yakni:
perencanaan jangka panjang, menengah, dan pendek.

- [ORGANIZING – PENGORGANISASIAN] Yang dimaksudkan dengan

pengorganisasian adalah aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan penyusunan
struktur yang dirancang untuk membantu pencapaian tujuan-tujuan yang telah
ditentukan. Pengorganisasian sebenarnya merupakan proses mengorganisasikan
orang-orang untuk melaksanakan tugas pokoknya. Karena itu, dalam administrasi
negara masalah organisasi dan personalia merupakan dua faktor utama.

- [STAFFING – PENYEDIAAN STAF] Yang dimaksudkan dengan penyediaan

staf adalah.pengarahan dan latihan sekelompok orang yang mengerjakan sesuatu
tugas, dan memelihara kondisi kerja yang menyenangkan. Dalam upaya
mengembangkan staff metode yang dapat dipergunakan, antara lain: latihan
jabatan, penugasan khusus, simulasi, permainan peranan, satuan tugas penelitian,
pengembangan diri dan seterusnya. Sementara itu ada tiga tipe program
pengembangan staf yang terdiri dari: “presupervisory programs”, “middle
management programs” dan “executive development programs”.

- [DIRECTING –PENGARAHAN] Yang dimaksudkan dengan pengarahan

adalah pembuatan keputusan-keputusan dan menyatukan mereka dalam aturan
yang bersifat khusus dan umum. Fungsi pengarahan melibatkan pembimbingan
dan supervisi terhadap usaha-usaha bawahan dalam rangka pencapalan sasaran-
sasaran organisasi. Dalam kaitannya dengan fungal ini, ilmu-ilmu perilaku telah
memberikan sumbangan besar dalam bidang-bidang motivasi dan komunikasi.

- [COORDINATING – PENGKOORDINASI] Yang dimaksudkan dengan

pengkoordinasian adalah kegiatan-kegiatan untuk mempertalikan berbagai bagian-
bagian pekerjaan dalam sesuatu organisasi. Mengenai koordinasi ada beda
pandang antara beberapa sarjana. Di satu pihak ada yang memandangnya sebagai
fungsi manajemen. Sedang pihak yang lain, menganggapnya sebagai tujuan
manajemen. Dalam pandangan yang kedua, keberhasilan koordinasi sepenuhnya
tergantung pada keberhasilan atau efektivitas dari fungsi-fungsi perercanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan.

- [REPORTING- LAPORAN] Dengan pelaporan dimaksudkan sebagai fungsi

yang berkaitan dengan pemberian informasi kepada manajer, sehingga yang
bersangkutan dapat mengikuti perkembangan dan kemajuan kerja. Jalur pelaporan
dapat bersifat vertikal, tetapi dapat juga bersifat horizontal. Pentingnya pelaporan
terlihat dalam kaitannya dengan konsep sistem informasi manajemen, yang
merupakan hal penting dalam pembuatan keputusan oleh manajer.

- [BUDGETING- PELANGGARAN] Penganggaran adalah fungsi yang

berkenaan dengan pengendalian organisasi melalui perencanaan fiskal dan
akutansi. Sesuatu anggaran, baik APBN maupun APBD, menunjukkan dua hal:
pertama sebagai satu pernyataan fiskal dan kedua sebagai suatu mekanisme. Allen
Schick mengungkapkan adanya tiga tujuan anggaran: pengawasan, manajemen,
dan perencanaan. Sedangkan fungsi anggaran berdasarkan perjalankan historisnya
terdiri dari empat macam yaitu: fungsi kontrol, fungsi manajemen, fungsi
perencanaan, dan fungsi evaluasi.