PENERAPAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI

KEPENDUDUKAN BERBASIS KOMPUTER DALAM

PENGURUSAN KARTU KELUARGA

ADRIANUS MAABUAT

530039439

UNIVERSITAS TERBUKA

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN

PROGRAM PASCA SARJANA
UNIVERSIATS TERBUKA
2019
1. PENDAHULUAN

Indonesia sebagai negara kepulauan dengan wilayah yang cukup luas

memerlukan sistem informasi dalam berbagai bidang seperti pada bidang
kependudukan, pendidikan, kesehatan dan sebagainya. Informasi di bidang
kependudukan sangat diperlukan karena sering timbulnya berbagai masalah akibat
dari persebaran penduduk yang tidak merata sehingga mendesak pemerintah untuk
dapat sesegera mungkin bertindak untuk mengambil sebuah kebijakan.
Informasi merupakan salah satu sumber daya yang dapat dipakai oleh
manajer, dan sumber daya informasi juga dapat di kelolah. Pengelolaan informasi
semakin penting seiring dengan rumitnya kegiatan bisnis yang setiap saat
membutuhkan informasi yang akurat dan demi pelayanan yang memuskan pada
para pelanggan. Pengelolaan informasi juga lebih menantang sejalan dengan
perkembangan kemampuan komputer saat ini.
Komputer sebagai alat komunikasi digunakan oleh berbagai pihak untuk
bahan pengambilan keputusan, terutama seorang manajer dalam suatu instansi,
ketika para manajer melakukan fungsi dan peran computer tersebut, memerlukan
dukungan informasi yang akurat, cepat dan tepat agar dapat melakukan tugasnya
secara efektif. Cara pengelolaan sumber daya koseptual ini yang paling tepat adalah
dengan menggunakan bantuan mesin, dalam hal ini komputer. Dengan demikian
sistem informasi manajemen akan lebih efektif apabila dikelola atau berbasis
komputer. Sistem informasi berbasis komputer tersebut lebih dikenal sebagai
(computer-based information system) atau CBIS.
Sistem Informasi sangat diperlukan oleh manajer dalam mengendalikan
perusahaan. Pada sistem informasi manual sering terjadi keterlambatan
penyamoaian informasi bahkan tidak jarang pula informasi tercecer dan tidak
tersampaikan. Seiring perkembangan teknologi, sistem informasi manual perlahan
mulai di tinggalkan dan digantikan sistem informasi berbasis Komputer. Sistem
informasi berbasis komputer merupakan sistem informasi yang terhubung, tepat
waktu dan dapat dipercaya kebenarannya. Sistem administrasi berbasis komputer
terhubung satu sama lain dalam satu database sehingga mempermudah dalam
pemanfaatannya.
 Salah satu bentuk upaya pemerintah dalam menerapkan sistem informasi
berbasis komputer pada administrasi kependudukan di Indonesia adalah
penerapan Sistem Informasi Administrasi kependudukan pada pengurusan
pembuatan kartu keluarga.

2. ANALISIS

Sistem Informasi Manajemen terdiri dari 3 kata yaitu sistem, informasi dan
manajemen dimana masing masing kata memiliki makna yang berbeda. Menurut
James O’Brien (2008) sistem adalah sekelompok komponen yang saling
berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima
input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Informasi
adalah data yang telah dikonversi ke dalam konteks yang bermakna dan berguna
bagi pengguna akhir tertentu.
Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis
Komputer merupakan suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang
berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan, sistem
Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan
peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang
dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi
yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang
membutuhkannya. fokus dari pada CBIS adalah mengkoordinasi dan mengarahkan.
Dapat dipastikan bahwa dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar
proses koordinasi dan mengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan
perusahaan dapat tercapai. Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi
bagi sistem pengendalian manajemen adalah : penghematan waktu (time saving),
biaya (cost saving), peningkatan efektivitas (effectiveness), pengembangan
teknologi (technology development) dan pengembangan personel (staff
development). Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi dapat
merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan
komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
 Sistem informasi bermanfaat bagi manajemen untuk pengambilan keputusan
yang tepat. Pemerintah Indonesia selaku pihak yang bertanggungjawab untuk
mensejahterakan seluruh rakyat Indonesia sangat memerlukan sistem informasi
manajemen dalam pengambilan keputusan. Wilayah Indonesia yang sangat luas
menambah semakin pentingnya sistem informasi bagi pemerintah Indonesia.
Sistem informasi yang telah diaplikasikan di Indonesia diantaranya sistem
informasi di bidang kependudukan (Hendra 2018).
Pendataan kependudukan dan catatan sipil yang menggunakan teknologi
informasi dan komunikasi pada mulanya dikenal dengan istilah SIMDUK (Sistem
Informasi Manajemen Kependudukan) pada tahun 1996. SIMDUK adalah sebuah
kebijakan yang diterapkan di daerah kabupaten/kota, dan ditujukan untuk
menangani status kependudukan dengan segala perubahannya. SIMDUK itu sendiri
merupakan suatu aplikasi untuk mengelola data kependudukan daerah yang
meliputi Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Akta Kelahiran,
Sensus Penduduk, dan Demografi Penduduk. Pada pelaksanaannya di lapangan
ternyata didapati berbagai kelemahan SIMDUK sebagai sebuah sistem untuk
mengelola data kependudukan. Nomor Induk Kependudukan (NIK) pada SIMDUK
dapat berubah ketika pemilik NIK berpindah domisili, karena KTP SIMDUK
mengikuti nomor urut yang berada di Kecamatan, bukan nomor induk di tingkat
kota. KTP SIMDUK juga masih berpotensi terjadinya pemalsuan identitas karena
disebabkan kurang detailnya data-data mengenai penduduk (Jai, 2016).
Berdasarkan hasil evaluasi terhadap SIMDUK, maka Pemerintah Indonesia
membuat SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) sebagai sistem
yang mengolah data kependudukan dan catatan sipil di Indonesia. Kelebihan dari
SIAK selain untuk mendata pendudukan secara akurat tetapi juga dapat
memberikan NIK yang secara otomatis dan tetap untuk satu penduduk, sehingga
dapat mengeliminasi terjadinya kepemilikan identitas ganda.
Database merupakan hal yang sangat penting saat ini. Database digunakan
untuk menjaga agar pencatatan internal dapat selalu dipelihara, juga untuk
menyiapkan data yang bias di ambil oleh supplier maupun Costumer lewat website
pada aktivitas komersial. Database DBMS (Database manajemen system). DBMS
dapat menciptakan dan mengelola data secara efisien dan aman dalam jangka waktu
 yang Panjang (Debby, 2014). DBMS memungkinkan pengguna melakukuan hal-
hal sebagai berikut :
1. Menyimpan data dalam jumlah besar
2. Memampukan penggunaan atau program aplikasi manupulasi data
dengan menggunakan Bahasa query
3. Mesupport akses ke data dari beberapa sisi secara bersaman
Pada kasusu ini database disusun menggunakan SLQ (Struktur query
Languange) yang disusun berdasarkan relational modelyang menggunakan table-
tabel yang saling berhubungan. Tiap kolom pada data base berbentuk table ini
mempunyai judul ynag disebut sebagai atribut yang menggabarkan isi dari table
tersebut. Penyimpanan database dapat dilakukan secara sintralisasi namun
menyebabkan data tertumpukdalam file besar.

NO NIK NAMA JENIS TTL AGAMA PENDIDIDKAN PEKERJAAN STATUS

KELAMIN
1 717109002 Andi Laki-laki Manado Kristen S1 Swasta Menikah
03/04/1995
2

NO STATUS WNI/WNA PASPOR NAMA

KELUARGA ORANG TUA
1 Kepala WNI - Alfret
2

Data Kolom

Pencarian data dalam database dapat dilakukan dengan menggunakan

program SLQ yaitu untuk melakukan query terhadap kolom dan baris pada data
base menggunakan field utama yang sejenis, misalnya : NIK atau nomor induk
kependudukan sebagai first key. pada kolom NIKyang berada pada table data
karyawan terhubung dengan data nama penduduk pada kolom nama data penduduk,
nomor induk kependudukan dapat disebut sebagai kunci utama sedangkan nama
penduduk sebagai kunci kedua. Kunci ini dapat berjumlah lebih dari dua.

3 KESIMPULAN
SIAK (Sistem Informasi Kependudukan) merupakan suatu aplikasi untuk
mengelola administrasi kependudukan, yang meliputi pengelolaan Kartu Keluarga
(KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Akte Kelahiran, Hasil Sensus, dan Laporan
Demografi penduduk. Aplikasi ini dapat digunakan untuk mengelola data
kependudukan pada Kecamatan / Kelurahan yang lokasinya terpisah, akan tetapi
dengan berbasiskan teknologi internet dimana seluruh data dan aplikasi
ditempatkan di satu tempat yaitu Data Center sehingga datanya dapat terhubung,
tepat waktu dan dapat dipercaya kebenarannya.
Dengan adanya penerapan aplikasi SIAK maka sistem administrasi
kependudukan telah memanfaatkan sistem informasi manajemen berbasis
komputer yang dapat lebih mudah dimanfaatkan untuk bahan pertimbangan
pengambilan keputusan, utamanya yang terkait kependudukan terutama dalam
pembuatan Kartu Keluarga (KK).

4. DAFTAR PUSTAKA

Jai, Stefanus Arwandi dkk. 2016. Implementasi Sistem Informasi Administrasi

Kependudukan . JISIP: Jurnal Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ISSN. 2442-6962
Vol. 5, No. 1 (2016)

Debby, Wiwik. 2016. Sistem Informasi Manajemen. Universitas Terbuka

Hendra. 2018. Sistem Informasi Pendataan Penduduk. Universitas Terbuka