DIGITALISASI DOKUMEN

Makalah

disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Otomatisasi Perkantoran.

disusun oleh

Ani Yulianti 1407226

Irfan Firmansyah 1403444
Widi Gusti 1401419
Riznielda 1100090

DEPARTEMEN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

BANDUNG

2015
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kepada Allah Swt. yang berkat petunjuk dan hidayah-Nyalah
makalah ini dapat terselesaikan. Makalah ini berjudul digitalisasi dokumen disusun untuk
memenuhi salah satu tugas mata kuliah Otomatisasi Perkantoran.

Makalah ini bertujuan untuk memberikan wawasan dan pengetahuan yang lebih luas
tentang bagaimana teknis pelaksanaan digitalisasi dokumen di kantor yang sesungguhnya.
Semoga materi ini dapat menjadi bekal untuk kita sebagai mahasiswa yang nantinya akan terjun
ke dunia kerja baik di intansi pemerintah maupun swasta agar dapat mudah menyesuaikan diri
dengan budaya dan teknologi yang digunakan.

Penyusunan makalah ini tidak sedikit menemukan hambatan dan kesulitan, namun berkat
dorongan serta doa restu dari berbagai pihak, maka penulis ingin mengucapkan terima kasih
kepada seluruh pihak yang telah membantu

Namun, diharapkan semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang
memerlukannya. Amin

Bandung, 28 Juni 2016

Penulis

Document Digitization Part II Page i

 Daftar Isi

KATA PENGANTAR .................................................................................................................................. i

Daftar Isi ...................................................................................................................................................... ii
BAB 1 PENDAHULUAN ........................................................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang ............................................................................................................................ 1
1.2. Rumusan Masalah ...................................................................................................................... 1
1.3. Tujuan .......................................................................................................................................... 1
BAB II KAJIAN TEORI ............................................................................................................................ 3
2.1 Digitalisasi Dokumen .................................................................................................................. 3
2.2 Siklus Digitalisasi ........................................................................................................................ 4
2.3 Proses Digitalisasi........................................................................................................................ 7
BAB III PEMBAHASAN ......................................................................................................................... 10
3.1 Digitalisasi Dokumen ................................................................................................................ 10
3.2 Manfaat/Keuntungan Digitalisasi Dokumen .......................................................................... 12
3.3 Aspek Peraturan/Legalitas Digitalisasi Dokumen di Kantor................................................ 13
3.4 Elemen Penting dalam Digitalisasi .......................................................................................... 16
3.5 Proses Penciptaan Arsip Elektronik ............................................................................................ 17
3.6 Contoh Pengaplikasian Digitalisasi Dokumen di Badan Kepegawaian Daerah Kota Jambi
20
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................................ 30

Document Digitization Part II Page ii

 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Digitalisasi (digitizing) merupakan sebuah terminologi untuk menjelaskan proses
alih media dari bentuk tercetak, audio, maupun video menjadi bentuk digital. Digitalisasi
dilakukan untuk membuat arsip dokumen bentuk digital, untuk fungsi fotokopi, dan
untuk membuat koleksi perpustakaan digital. Digitalisasi memerlukan peralatan dalam
merubah dari dokumen tercetak menjadi digital yang disebut sebagai Digitizer contohnya
seperti komputer, scanner, kamera, dan lain-lain. Dokumen tercetak dapat dialihkan ke
dalam bentuk digital dengan bantuan program pendukung scanning dokumen seperti
Adobe Acrobat dan Omnipage. Dokumen suara dapat dialihkan ke dalam bentuk digital
dengan bantuan program pengolah suara seperti CoolEdit dan JetAudio. Dokumen video
dapat dialihkan ke dalam bentuk digital dengan bantuan program pengolah video.

Tujuan Digitalisasi, tidak lain adalah untuk mendapatkan efisiensi dan

optimalisasi dalam banyak hal antara lain efisiensi dan optimalisasi tempat penyimpanan,
keamanan dari berbagai bentuk bencana, untuk meningkatkan resolusi, gambar dan suara
lebih stabil.

Saat ini beberapa bidang kehidupan sedang mengalami proses migrasi ke

teknologi digital, dengan tujuan untuk mendapatkan efisiensi dan optimalisasi. Antara
lain digitalisasi bidang telekomunikasi, bidang penyiaran, data-data pemerintah, dsb.

1.2. Rumusan Masalah

1. Bagaimana pengaplikasian digitalisasi dokumen di kantor?

2. Apa saja yang merupakan hasil digitalisasi dokumen?
3. Bagaimana aspek peraturan kantor dalam mendigitalisasikan dokumen?
4. Apa manfaat dari adanya prosedur digitalisasi dokumen di kantor

1.3. Tujuan

1. Memahami cara pengaplikasian digitalisasi dokumen di kantor;

Document Digitization Part II Page 1

 2. Mengetahui hasil-hasil digitalisasi dokumen;
3. Memahami aspek peraturan kantor dalam digitalisasi dokumen;
4. Mengetahui manfaat dari adanya prosedur digitalisasi dokumen di kantor.

Document Digitization Part II Page 2

 BAB II
KAJIAN TEORI

2.1 Digitalisasi Dokumen

Menurut Chowdury (Husna, 2013) “digitization is the process of taking a physical

item, such as a book, manuscript or photograph, and making a 17 digital copy of it.
Digitization entails creating a digital copy of an analogue object”. Maksudnya digitalisasi
adalah suatu proses mengalih bentuk dari fisik suatu buku, manuskrip/naskah kuno dan foto
ke dalam bentuk digital. Digitalisasi mencakup pembuatan kopi file digital dari suatu objek
yang berbentuk analog (koleksi asli sebelum bentuk digital). Definisi lebih lengkap
diungkapkan Smith dikutip (Sari, 2008) yang mengatakan digitalisasi adalah “the converting
of a printed page to digital electronic form through scanning to create an electronic page
image suitable for computer storage, retrieval and transmission”. Secara garis besar berarti
bahwa digitalisasi adalah proses konversi bentuk tercetak ke dalam bentuk elektronik
melalui pemindaian (scan) untuk menciptakan halaman elektronik yang sesuai dengan
penyimpanan, temu kembali dan transmisi computer.
Gardjito (2002,13) mengatakan bahwa kelebihan bentuk digital dibandingkan dengan
bentuk media lain adalah bahwa informasi digital ikut membentuk sebagian besar
peningkatan budaya dan warisan intelektual bangsa serta memberikan manfaat yang penting
bagi penggunanya. Kemampuan untuk menghasillkan, menghapus dan mengkopi informasi
dalam bentuk digital, menelusuri teks dan pangkalan data, serta mengirim informasi secara
cepat melalui sistem jaringan telah menciptakan suatu pengembangan yang luar biasa dalam
teknologi digital.
Salah satu contoh dari kelebihan produk digital ialah yang dikemas dalam bentuk
CD-ROM dimana cara penelusuran informasinya berbeda dari cara pengaksesan informasi
melalui jaringan internet. Pada umumnya pada CD-ROM 18 telah dilengkapi dengan
perangkat lunak untuk pengoperasian penelusuran dan penganalisaannya.

Document Digitization Part II Page 3

 2.2 Siklus Digitalisasi

Ada beberapa tahap dalam melakukan proses konversi digital. Menurut Beagrie and
Greenstein (Latief, 2014) istilah ini dikenal dengan siklus digitalisasi. Berawal dari
identifikasi kategori, menghimpun/mengumpulkan koleksi, digitalisasi, pengatalogan,
pengelolaan dan terakhir pendistribusian.

1. Identifikasi Kategori
Penetapan kategori dari pemilihan informasi harus dipertimbangkan
berdasarkan kebutuhan yang dapat mewakili kepentingan berbagai sektor. Setelah
penetapan kategori tersebut dipilih maka harus melihat pada hak cipta. Jika
dilindungi 20 oleh hak cipta maka kita harus mendapatkan izin dari pemilik hak cipta
tersebut. Menurut Gardjito (2002, 15) berdasarkan beberapa kategori ini ditetapkan
kategori pokok yang dibedakan dari sumber informasi tingkat pertama, kedua dan
ketiga. Sebagai contoh terdapat beberapa area pokok yang dapat dipertimbangkan
dalam menentukan kategori dari informasi yang dipilih antara lain:
a. Pendidikan dan penelitian
b. Bahasa dan informasi umum
c. Kesehatan publik dan fasilitas kesehatan
d. Sumber- sumber pemasukan pemerintah
e. Sumber- sumber pemasukan non pemerintah
f. Sejarah dan sumber budaya
g. Kependudukan dan sensus penduduk
h. Perkotaan dan pengembangannya
i. Perdagangan dan perniagaan
j. Perundang-undangan dan masalah politik

2. Menghimpun/Mengumpulkan Koleksi
Kemudian menghimpun/mengumpulkan koleksi yaitu dengan menyiapkan
akses untuk dijadikan koleksi digital. Gardjito (2002, 15) mengatakan bahwa terdapat
banyak organisasi maupun kelompok tertentu yang menghimpun kandungan
informasi lokal dan mengolahnya dalam bentuk informasi digital, mereka memiliki

Document Digitization Part II Page 4

 pandangan yang berbeda dalam memanfaatkannya, ada yang secara murni untuk
kepentingan pelestarian dan ada pula yang lebih mementingkannya untuk keperluan
akses. Agar penghimpunan dapat dilakukan dapat dilakukan secara optimal,
seharusnya setiap pusat dokumentasi dan informasi (Pusdokinfo) mempunyai
tanggung jawab yang sama dalam mengumpulkan kandungan informasi. Hal ini
berarti bahwa mereka juga mempunyai tanggung jawab pula dalam menyiapkan
akses koleksi digital yang mereka miliki melalui situs web.

3. Digitalisasi
Melakukan digitalisasi/proses digital. Pengalih mediaan informasi dari
berbagai jenis media dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai macam alat
perekam, poses yang paling sederhana adalah dengan memakai bantuan alat perekam
(scanner) atau kamera digital untuk menghasilkan gambar elektronik (bitmap
images). Kualitas gambar sangat tergantung dari jumlah titik yang terekam oleh
scanner. Faktor lain dalam menentukan kualitas gambar dalam bentuk digital adalah
jenis alat perekam yang digunakan yang mampu merekam secara optimal seluruh
detailgambar dari fisik aslinya (Gardjito 2002, 17). Adapun prosedur yang diperlukan
pada saat pengalihmediaan meliputi:
1) Pengecekan kelengkapan sumber informasi apakah telah memenuhi syarat
sebagai dokumen.
2) Pemilihan perangkat rekam dan perangkat lunak yang sesuai untuk proses
pengalihmediaan. Beberapa pertimbangan dalam memilih perangkat perekam
ditentukan oleh:
a. Kategori dokumen yang akan direkam
b. Kelengkapan dokumen.
c. Resolusi yang diperlukan.
d. Jumlah dokumen yang akan direkam
e. Kualitas, keadaan fisik dokumen
f. Kemampuan perangkat lunak yang digunakan
3) Pembuatan kopi untuk pengganti apabila terjadi kerusakan pada media.

Document Digitization Part II Page 5

 4. Pengatalogan
Agar informasi tersebut berupa data yang telah direkam dan dapat ditelusuri
kembali maka diperlukan metadata. Metadata dapat diartikan sebagai data tentang data
yang mempunyai kemampuan dalam menemukan suatu sumber, menunjukkan lokasi
data/dokumen serta memberikan ringkasan tentang apa yang perlu dimanfaatkan.
Terdapat 3 hal yang diperlukan dalam pembuatan metadata untuk sebuah informasi,
yaitu penyandian (encoding), pembuatan deskripsi untuk informasi dan preservasi serta
penyediaan akses untuk deskripsi tersebut.

5. Pengelolaan
Gardjito (2002, 17) mengatakan keterlibatan dan dukungan dari berbagai pihak
sangat dibutuhkan dalam pengelolaan informasi digital. Hal ini penting untuk
dilaksanakan agar pengelolaan informasi tetap terus berjalan dan dipertahankan
kelangsungannya. Tahap pengelolaan informasi digital dapat dilakukan oleh
pemrakarsa, pembuat peraturan, pembuat/pencipta, pemilik hak cipta, penyandang
dana, pendukung, pembaca dan konsevator.
a. Pemrakarsa yaitu pengembangan koleksi. Tugasnya, mengumpulkan
materi/informasi mutakhir baik tercetak/terekam yang perlu dialihmediakan dalam
bentuk digital.
b. Pembuat peraturan yaitu undang-undang deposit. Berkewajiban menyerahkan
karya cetak dan karya rekam ke lembaga yang berwenang, untuk disimpan,
dilestarikan dan didayagunakan.
c. Pembuat/pencipta yaitu pembuat digital record. Kurangnya pengawasan terhadap
format yang digunakan mengakibatkan tidak dapat dimanfaatkan informasi digital
untuk kepentingan lain yang berbeda.
d. Pemilik hak cipta yaitu menegakkan keberadaan hak cipta. Pemilik berhak untuk
menuntut atas hak cipta dari karyanya yang dialihmediakan.
e. Penyandang dana, mengupayakan ketersediaan dana untuk penyeleksian,
penghimpunan, pengalihmediaan, pengemasan dan pendistribusiannya.

Document Digitization Part II Page 6

 f. Pendukung, mengupayakan bentuk dan media baru dari berbagai sumber informasi
yang diproduksi dari berbagai macam media.
g. Pembaca, yang mendapatkan akses informasi. Pembaca akan menuntut materi
dalam format yang mutakhir untuk ditayangkan termasuk juga bentuk digital
dalam kemasan lain.
h. Konservator, menjaga kelestarian bentuk fisik asli dokumen yang dialihmediakan
informasinya untuk kepentingan penelitian.

6. Pendistribusian

Tahap akhir dari proses digitalisasi ini adalah tahap pendistribusian. Sistem
pendistribusian informasi digital dapat dilakukan melalui situs web dari masing-masing
perwakilan atau dari badan/asosiasi yang menjadi pusat pengelolaan kandungan
informasi lokal. Informasi yang dilayankan dapat berupa teks dan gambar. Untuk karya
yang berupa teks yang sudah dikategorikan wewenang publik (public domain) maka
secara penuh/keseluruhan (fulltext) dapat dilayanankan kepada masyarakat, demikian
pula halnya untuk karya lukisan maupun gambar. Lain halnya dengan apabila karya
tersebut masih dilindungi hak cipta untuk mendistribusikannya secara luas dalam
bentuk digital (Gardjito 2002, 19).

2.3 Proses Digitalisasi

Menurut Pendit (2007, 103) proses digitalisasi adalah proses mengubah dokumen
tercetak menjadi dokumen digital. Proses digitalisasi dapat dilakukan terhadap berbagai
bentuk bahan pustaka seperti peta, naskah kuno, foto, karya seni patung, lukisan dan
sebagainya. Proses digitalisasi untuk naskah kuno atau buku yang sudah sangat tua dapat
dilakukan dengan kamera khusus beresolusi tinggi yang mampu memotret setiap detail
dari naskah tersebut. Untuk naskah yang sudah sangat rapuh dibutuhkan proses
laminating dengan plastik khusus sebelum dokumen tersebut di scan atau difoto.

Selain itu Pendit (2007, 106) mengatakan bahwa proses digitalisasi dibedakan
menjadi 3 (tiga) kegiatan utama, yaitu: (1) scanning, yaitu proses memindai (men-scan)
dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital; (2)

Document Digitization Part II Page 7

 editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara memberi
password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink dan sebagainya. Kebijakan
mengenai hal-hal apa saja yang perlu diedit dan dilindungi di dalam berkas tersebut
disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan; (3) uploading, adalah
proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital
library.

Dari uraian tersebut dapat dikatakan bahwa proses digitalisasi antara lain adalah
seleksi koleksi yang akan didigitalisasikan, mengumpulkan koleksi yang akan
didigitalisasikan, melakukan scan, membuat back up, memberi nama-nama khusus agar
mudah ditemukan kembali dan dihubungkan ke dalam website apabila diperlukan.
Sedangkan Teknik Digitalisasi dibagi menjadi dua, yaitu dokumen capture dan dokumen
management. Dokumen Capture adalah Perubahan Format dari bentuk asli (Books, Film,
Audio) ke digital, missal dengan cara discan secara manual dengan scanner. Sedangkan
Dokumen Management adalah proses pengolahan koleksi digital misal dirubah dari jenis
file doc/xls/ppt/jpg ke pdf.

2.3 Piranti Digitalisasi Dokumen

Menurut (Wahyu Suprianto, Ahmad Muhsin, 2008) dalam proses digitalisasi

dokumen diperlukan unsur-unsur yang saling berkaitan satu sama lain. Unsur-unsur
tersebut antara lain;

1. Pengguna (users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sistem digitalisasi. Apa misi organisasi
tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka? Seberapa melek mereka dengan
komputer? Bagaimana sikap mereka? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah
beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem
digitalisasi/otomasi.
2. Hardware (Perangkat Keras)
Sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara
cepat dan tepat serta diperlukan program untuk menjalankannya. Fungsi perangkat
keras untuk mengumpulkan data dan mengonversinya ke dalam suatu bentuk yang

Document Digitization Part II Page 8

 dapat diproses oleh komputer. Perangkat keras otomasi perpustakaan, antara lain
komputer, scanner, digital camera, dan CD Writer.
3. Software (Perangkat Lunak)
Perangkat lunak adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan instruksi-
instruksi yang memberitahu perangkat keras untuk melakukan suatu tugas sesuai
dengan perintah. Tanpa perangkat lunak, perangkat keras tidak ada gunanya. Tujuan
dari sistem komputer adalah untuk mengonversi data menjadi informasi. Data dapat
digambarkan sebagai bahan baku, apakah dalam bentuk kertas, elektronik atau bentuk
lain, yang diproses oleh komputer. Dengan kata lain, data terdiri dari fakta atau angka
sebagai bahan baku yang diproses menjadi informasi. Perangkat lunak juga sering
diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai
dengan permintaan pemakai baik multi-tasking maupun multi-user. Perangkat lunak
(software) untuk otomatis perpustakaan seperti CDS/ISIS dari UNESCO yang dapat
diperoleh secara gratis melalui internet
4. Network/Jaringan
Digitalisasi dokumen harus mampu memenuhi kebutuhan akan pemanfaatan sumber
daya bersama melalui teknologi informasi.
5. Data
Merupakan bahan baku informasi. Data dapat berupa alphabet, angka, maupun
symbol khusus.
6. Manual/Panduan Operasional
Biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan,
menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Manual adalah kunci bagi
kelancaran suatu sistem digitalisasi/otomasi.

Document Digitization Part II Page 9

 BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Digitalisasi Dokumen

Perkembangan teknologi informasi yang semakin canggih telah merambah ke

berbagai aspek kehidupan, terutama dalam hal pekejeraan dan profesi. Hampir seluruh
kantor baik instansi pemerintah maupun swasta telah merasakan manfaat dari
perkembangan IPTEK tersebut. Hal ini ditandai dengan peningkatan produktivitas
perusahaan yang signifikan karena didukung oleh peningkatan kinerja karyawan yang
disebabkan adanya otomatisasi perkantoran. Otomatisasi perkantoran terbukti efektif dan
efisien dalam membantu karyawan menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan kantornya yang
setiap hari menumpuk. Salah satu bentuk dari otomatisasi perkantoran dalam bidang
administrative adalah digitalisasi dokumen.

Digitalisasi merupakan proses alih media dari cetak atau analog ke dalam media
digital atau elektronik melalui proses scanning, digital photograph atau teknik lainnya.
Digitalisasi dokumen adalah otomatisasi sistem penyimpanan dokumen cetak manual
menjadi sistem penyimpanan dokumen digital atau elektronik. Output dari digitalisasi
dokumen adalah sebuah file yang tersimpan pada desktop komputer dalam bentuk doc.,
jpeg., excel., dan pdf. Digitalisasi dokumen terdiri dari dua tahapan kegiatan, yakni
document capture dan document management. Dimana pada tahap document capture,
dokumen direkam menggunakan mesin scanner atau kamera digital kemudian diolah
sedemikian rupa pada komputer hingga menghasilkan file doc., maupun pdf. Sedangkan
pada tahap document management, metadata/data elektronik tersebut diolah menjadi
informasi menggunakan aplikasi atau website tertentu sehingga mudah diakses dan
ditemukan kembali pada saat diperlukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

Pemanfaatan digitalisasi dokumen ini banyak diterapkan di kantor-kantor

kearsipan dan perpustakaan. Hal ini disebabkan kedua kantor tersebut mengandung
banyak informasi yang harus disimpan dan dilestarikan secara baik-baik tetapi juga
mudah diakses keberadaaannya secara cepat. Maka dari itu, untuk menghindari
kehilangan dokumen, menghemat ruang penyimpanan, dan memudahkan dalam

Document Digitization Part II Page 10

 pencarian arsip dan buku yang jumlahnya tiap hari kian bertambah, digitalisasi dokumen
adalah cara paling efektif dan efisien yang dilakukan oleh lembaga perpustakaan dan
kearsipan.

Digitalisasi dokumen ini terus dikembangkan oleh lembaga perpustakaan dan

kearsipan. Perkembangan dunia perpustakaan diawali dari segi koleksi data dan dokumen
yang disimpan, diawali dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan
koleksi buku tanpa katalog, kemudian muncul perpustakaan semi modern yang
menggunakan katalog (index). Perkembangan mutakhir adalah munculnya perpustakaan
digital yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi pada
data digital dan media jaringan komputer (internet). Sistem yang kemudian
dikembangkan kemudian dikenal dengan sistem otomatisasi perpustakaan (library
automatic system) Romy (2003;1). Dalam dunia kearsipan, outcomes dari perkembangan
sistem digitalisasi dokumen ini adalah berupa arsip media baru atau arsip elektronik.
Layanan arsip media baru tersebut sangat mempermudah kita dalam melakukan
penelitian dan mengenal sejarah lebih dalam karena dilengkapi dengan sistem informasi
yang modern, sehingga dapat diakses kapanpun dan dimanapun secara online.

Namun di sisi lain, prroses digitalisasi ini memerlukan banyak pertimbangan

sebelum melakukannya. Hal ini karena proses digitalisasi biasanya memerlukan waktu,
tenaga, dan biaya yang tidak sedikit. Perpustakaan perlu menyediakan tenaga ahli, alat
dan sarana bagi proses digitalisasi ini. Satu hal yang cukup penting diperhatikan dalam
hal proses digitalisasi adalah masalah penentuan koleksi atau analisis koleksi.
Perpustakaan perlu melakukan skala prioritas koleksi yang harus digitalisasi dan tidak,
hal ini dikarenakan tidak semua koleksi ‘dapat’ dan perlu di alih mediakan. Menurut
Arief Surahman (2008:2-3) Beberapa hal yang dapat menjadi pertimbangan bagi
perpustakaan untuk melakukan digitasi koleksinya adalah:

1. Kekuatan koleksi
Kekuatan koleksi sebuah perpustakaan menjadi pertimbangan bagi perpustakaan itu
sendiri untuk melakukan ekspansi ke dalam format digital.
2. Keunikan koleksi

Document Digitization Part II Page 11

 Apabila perpustakaan hanya mempunyai satu salinan koleksi atau koleksi langka,
maka perlu dipikirkan untuk melakukan digitasi terhadap koleksi tersebut. Biasanya
koleksi-koleksi yang bernilai sejarah, kuno, langka dan tidak dapat ditemukan di
tempat lain menjadi pertimbangan bagi perpustakaan untuk melakukan digitasi.
3. Prioritas bagi komunitas penggguna
Kebutuhan komunitas juga menjadi prioritas tersendiri bagi perpustakaan untuk
melakukan digitasi koleksinya. Misal adanya kebutuhan kurikulum dari universitas
yang mewajibkan adanya sumber-sumber informasi digital yang diakses oleh
mahasiswa melalui perpustakan.
4. Kemampuan staff
Perpustakaan juga harus dapat mempertimbangkan bagaimana kemampuan staff
dalam melakukan manajemen koleksi digital, mulai dari penguasaan terhadap
teknologi informasi, bagaimana teknis dan prosedur digitasi, hingga bagaimana
melakukan pengelolaan dan perawatan koleksi digital hasil digitasi. Hal ini perlu
sebagai jaminan kesinambungan pengelolaan dan perancangan koleksi digital di
perpustakaan tersebut.

3.2 Manfaat/Keuntungan Digitalisasi Dokumen

Deegen menjelaskan dalam bukunya “ Digital Futures” (Deegan dan Tanner:

2002:23), ada beberapa keuntungan digitalisasi yaitu antara lain:
a) Akses cepat ke item permintaan tinggi dan sering digunakan
b) Akses mudah ke komponen individual dalam item (contoh: artikel dalam jurnal)
c) Akses cepat ke materi secara remote
d) Kemampuan untuk mendapatkan materi yang tidak diterbitkan lagi (out of print)
e) Berpotensi untuk menampilkan materi dalam format yag tidak dapat dicapai (contoh:
ukuran terlalu besar atau peta)
f) Mengizinkan penyebaran koleksi dan digunakan secara bersama
g) Berpotensi untuk mempresentasikan benda yang mudah pecah/asli mahal dengan
pengganti dalam format yang dapat diakses
h) Meningkatkan kemampuan penelusuran, termasuk full text
i) Integrasi pada media yang berbeda (gambar, suara, video, dll)

Document Digitization Part II Page 12

 j) Mengurangi beban atau ongkos pengiriman
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan digitalisasi adalah untuk
perluasan pemanfaatan dan kemudahan akses. Pemanfaatan dan akses terhadap sumber
daya informasi elektronik jauh lebih luas jika dibandingkan dengan bahan tercetak.
Sumber daya informasi elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna (multi user)
dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan dengan akses jarak jauh (remote
access) tanpa harus datang ke perpustakaan/kantor arsip. Pemanfaatan sumberdaya
informasi elektronik dapat dilakukan tidak hanya oleh pengguna dari internal institusi,
akan tetapi juga oleh masyarakat luas, sekaligus berfungsi sebagai sosial kontrol apabila
sumber daya tersebut dipublikasikan secara terbuka di internet (Gambar‐1). Melalui
digitalisasi, sebuah kantor dapat menyimpan ribuan bahkan jutaan dokumen/informasi
tanpa dibatasi ruang dan waktu. Berikut adalah gambar contoh dari perluasan
pemanfaatan dan kemudahan akses pada studi kasus digitalisasi karya ilmiah/skripsi pada
salah satu perguruan tinggi.

Gambar‐1: Perluasan Pemanfaatan dan Kemudahaan Akses

3.3 Aspek Peraturan/Legalitas Digitalisasi Dokumen di Kantor

Adapun pendapat yang selama ini menjadi pegangan bahwa formal yang diakui
oleh Pengadilan adalah dokumen yang berupa paper based tidak sepenuhnya dapat
diterima karena dengan disahkannya Undang-Undang Nomor 11 tahun 2008 tentang
Informasi dan Transaksi Elektronik didalam pasal 5 ayat 1 yang berbunyi “Informasi
Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti
Document Digitization Part II Page 13
 hukum yang sah”. Sehingga dokumen yang berbentuk digital atau elektronik diakui
sebagai alat bukti yang sah. Selain itu Pasal 26 A. UU No. 20 Tahun 2001 Tentang
Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi menyebutkan bahwa alat bukti yang sah dalam
bentuk petunjuk, adalah:
a. Alat bukti yang berupa informasi yang diucapkan, dikirim, diterima dan disimpan
secara elektronik dengan alat optic atau yang serupa dengan itu;dan
b. Dokumen, yakni setiap rekaman data atau informasi yang dapat dilihat, dibaca dan
atau didengar yang dapat dikeluarkan dengan atau tanpa suatu sarana, baik yang
tertuang diatas kertas, benda fisik apapun selain kertas, maupun yang terekam secara
elektronik yang berupa tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, huruf, tanda,
angka, atau perforasi yang memiliki makna.
Selain itu terdapat UU Keterbukaan Informasi Publik dan UU-ITE 2008.
Misalnya untuk dokumen-dokumen elektronik perusahaan, dalam Konsideran UU No 8
Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dinyatakan (huruf e) bahwa pembuatan dan
penyimpanan dokumen, tetap diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dan
melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum, karena itu kewajiban
membuat dan menyimpan dokumen harus tetap dijalankan dengan mengupayakan tidak
menimbulkan beban ekonomis dan administratif yang memberatkan, untuk itu perlu
diadakan pembaharuan mengenai media yang memuat dokumen dan pengurangan jangka
waktu penyimpanannya. Sementara itu, dalam bagian lain (huruf f) dinyatakan bahwa
kemajuan teknologi telah memungkinkan catatan dan dokumen yang dibuat di atas kertas
dialihkan ke dalam media elektronik atau dibuat secara langsung dalam media elektronik.
Adapun aspek legalitas dinyatakan dengan jelas dalam Pasal 12 ayat (1) sebagai
berikut: “Setiap pengalihan dokumen perusahaan wajib dilegalisasi.” (1) Legalisasi
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat
yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita
acara. (2) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya
memuat:
a. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya legalisasi;
b. Keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas ke
dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan aslinya; dan

Document Digitization Part II Page 14

 c. Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.
Dari pasal-pasal UU No. 8 Tahun 1997 terlihat jelas bahwa aspek legalitas alih
media dokumen atau arsip sebenarnya terkait erat dengan masalah confidential, integrity,
dan autenticity sebuah arsip yang akan dijadikan alat bukti.
1. Confidential (Kerahasiaan)
Masalah kerahasiaan mengacu pada perlindungan arsip terhadap akses dan perubahan
arsip dari yang tidak berhak (unauthorized). Untuk masalah ini sebenarnya mesin
(komputer) sudah menyediakan seperangkat perlindungan, misalnya melalui acces
controls, otorisasi, encrypsi dokumen, dll.
2. Integrity (integritas)
Sementara itu, masalah integritas mengacu pada perlindungan arsip dari penghapusan,
revisi, dan perubahan. Masalah ini sudah ada metode perlindungannya, misalnya
dengan cara: (1) arsip elektronik harus diproteksi sebagai read-only bukan over-
written; (2) Revisi dan perubahan hanya boleh dilakukan terhadap copy (new record)
bukan hasil arsip alih media yang original; (3) Kontrol yang ketat harus diberlakukan
dalam perencanaan pemindahan (migration planning) alih media atau teknologi baru.
3. Authenticity (Otentisitas).
Adapun masalah otentisitas terkait dengan perkembangan teknologi dan sistem
hukum. Terdapat banyak teknik penandaan yang mungkin digunakan untuk membuat
arsip elektronik yang tertandai secara digital agar terjaga otentisitasnya.
Watermarking adalah salah satu metode membubuhkan tanda pada arsip elektronik
untuk menjaga otentikasi, integritas, dan validasi tanpa mengubah bentuk ataupun isi
dokumen yang bersangkutan. Teknik watermarking yang baik setidaknya memiliki
kriteria sebagai berikut:
a) Robustness, yaitu arsip harus tetap terdeteksi di saat telah terjadi perubahan pada
dokumen yang ditandai. Robustness artinya kemungkinan usaha untuk
menghilangkan atau mengganti watermark akan sangat sulit tanpa melakukan
perubahan yang sangat mencolok pada arsip sehingga arsip tersebut menjadi
tidak berlaku lagi.
b) Imperceptible, yaitu untuk menjamin kualitas arsip yang ditandai, sedapat
mungkin tidak tampak mempengaruhi arsip aslinya.

Document Digitization Part II Page 15

 c) Security, yaitu untuk menjaga agar pihak-pihak yang tidak memiliki otoritas,
tidak dapat mengetahui dan mengubah watermark yang disisipkan dalam arsip.
Idealnya, watermark harus tidak dapat dideteksi oleh pihak-pihak lain.
Jadi, dokumen elektronik yang merupakan hasil dari digitalisasi dokumen
diakui sebagai dokumen yang sah dan diakui keberadaannya untuk dijadikan alat
bukti. Namun, proses digitalisasi dokumen tidak dapat dilakukan semena-mena oleh
pihak yang .

3.4 Elemen Penting dalam Digitalisasi

Semua arsip atau dokumen yang telah dialihmediakan ke dalam media elektronik
atau media digital akan menjadi arsip atau dokumen elektronik/ digital. Begitu juga arsip
yang sejak tercipta sudah bermedia digital maka ia juga menjadi arsip elektronik/digital
atau dokumen elektronik/ digital. Arsip elektronik yang memerlukan penyimpanan dan
pemeliharaan dalam jangka waktu lama perlu memperhatikan langkah-langkah
pemindaian (scanning) arsip asli (spesifikasi, format file, metadata), pemeliharaan
(dokumentasi, duplikasi, dan dengan media terbarukan), serta keberlanjutan
keberadaannya.

1. Spesifikasi Pemindaian

Pemindaian arsip asli direkomendasikan untuk menggunakan resolusi

minimum 300 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk dokumen ele ktronik
dalam format tertentu seperti JPEG, dan PDF. Arsip elektronik tersebut harus
memiliki informasi yang sama seperti dokumen aslinya. Kalau terpaksa dikompresi,
sebaiknya menggunakan kompresi yang bersifat lossless (tanpa kehilangan
informasi).

2. Metadata

Metadata adalah informasi berupa atribut mengenai format dan struktur data
yang telah distandarisasi untuk mendeskripsikan kandungan, lokasi, dan nilai data.

Document Digitization Part II Page 16

 3. Pemeliharaan Arsip Elektronik/Digital

Arsip elektronik harus dapat dibaca dengan menggunakan perangkat lunak

tertentu. Dengan demikian, selain memelihara arsip elektronik terebut, sangatlah
penting untuk menjaga kesinambungan dari perangkat lunak yang digunakan agar
tetap dapat mengakses arsip tersebut. Selain itu, arsip elektronik juga harus dapat
dibaca oleh satu generasi perangkat keras ke generasi berikutnya. Strategi tersebut
perlu didokumentasikan dengan baik dan dimutakhirkan saat terjadi perubahan
teknologi. Perubahan sistem dapat berupa perubahan perangkat lunak ke versi yang
lebih baru tetapi tetap.

4. Migrasi Arsip Elektronik

Penentuan perangkat lunak atau platform baru selalu harus didahului dengan
ujicoba untuk menjamin kepastian, kehandalan dan aksesibilitas terhadap arsip
elektronik yang telah ada. Mendokumentasikan perubahan-perubahan yang terjadi
pada perangkat keras, perangkat lunak, dan format arsip elektronik, termasuk
mendokumentasikan perubahan dari satu format ke format yang baru.

5. Penyimpanan dan Pemusnahan Arsip Elektronik

Lembaga Kearsipan harus memiliki jadwal pemeliharaan arsip dan rencana

migrasi sistem. Jadwal tersebut juga mengatur tentang penyimpanan dan pemusnahan
arsip elektronik. Arsip elektronik perlu disimpan sedemikian rupa sehingga dapat
diidentifikasi dan dimusnahkan saat periode penyimpanan telah habis atau sudah
tidak memiliki nilai kegunaan. Penghapusan Arsip elektronik perlu diatur secara
khusus, mengingat masih akan meninggalkan jejak-jejak digital yang mungkin
didapatkan kembali.

Terhadap arsip elektronik yang disimpan dalam media optik (CD-ROM,

DVD, dan sebagainya), pemusnahan dilakukan dengan cara menghancurkan media
penyimpanan secara fisik. Pemusnahan dilakukan secara total, termasuk pemusnahan
duplikat yang disimpan dalam media backup atau tempat penyimpanan lainnya.

3.5 Proses Penciptaan Arsip Elektronik

Document Digitization Part II Page 17

 Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :

1. Penciptaan secara elektronik atau otomasi

Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik
dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam
suara, perekam video dan khususnya komputer.
2. Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital
Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi,
dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip
elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip
konvensional dari kerusakan secara fisik[1].

Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan

memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik
yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik
memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar.

Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa

tahapan berikut :

1. Tahap Pemilihan

Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain :
Waktu,. Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan
waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip.
Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa
tingkat penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak. Pemilihan berdasarkan
informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan
informasi arsip. Dan pemilihan berdasar penyelamatan berarti pemilihan
dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip,
semakin cepat untuk diselamatkan.

2. Tahap Pemindaian

Document Digitization Part II Page 18

 Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian
arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja,
sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan
dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.

3. Tahap Penyesuaian

Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default
pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu
nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut
pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga
perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond
arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.

4. Tahap pendaftaran

Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya, maka

baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat
dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan
daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin
keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan
pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik
tercapai.

5. Tahap pembuatan berita acara

Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari
arsip konvensional kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan
penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang,
jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang
digunakan.

Document Digitization Part II Page 19

 3.6 Contoh Pengaplikasian Digitalisasi Dokumen di Badan Kepegawaian Daerah Kota
Jambi

Digitalisasi (bahasa Inggris: digitizing) merupakan sebuah terminologi untuk

menjelaskan proses alih media dari bentuk tercetak, audio, maupun video menjadi bentuk
digital. Digitalisasi dilakukan untuk membuat arsip dokumen bentuk digital, untuk fungsi
fotokopi, dan untuk membuat koleksi perpustakaan digital. Digitalisasi memerlukan
peralatan seperti komputer, scanner, operator media sumber dan software pendukung.
Dokumen tercetak dapat dialihkan ke dalam bentuk digital dengan bantuan program
pendukung scanning dokumen seperti Adobe Acrobat dan Omnipage.
Fungsi digitalisasi tidak lain adalah untuk mendapatkan efisiensi dan optimalisasi
dalam banyak hal antara lain efisiensi dan optimalisasi tempat penyimpanan, keamanan
dari berbagai bentuk bencana, untuk meningkatkan resolusi, gambar dan file lebih stabil.
Saat ini beberapa bidang kehidupan sedang mengalami proses migrasi ke
teknologi digital, dengan tujuan untuk mendapatkan efisiensi dan optimalisasi. Antara
lain digitalisasi bidang telekomunikasi, bidang penyiaran, data-data pemerintah, dsb.

A. Menjalankan Aplikasi Digitalisasi Arsip Kepegawaian

Aplikasi digitalisasi arsip kepegawaian merupakan aplikasi berbasis web,

untuk menjalankan aplikasi ini dibutuhkan browser seperti Mozila Firefox, Internet
Explorer, Google Crome, Opera dan lain sebagainya. Jalankan salah satu browser
pada komputer anda kemudian ketik alamat berikut ini pada address
http://bkd.jambikota.go.id/digital/. Setelah address diatas diketik maka akan
tampil tampilan aplikasi Digitalisasi Arsip Kepegawaian seperti pada tampilan
berikut ini :

Document Digitization Part II Page 20

Document Digitization Part II Page 21
 B. Area Member
Aplikasi digitalisasi arsip dapat digunakan oleh user yang terdaftar sebagai
member aatau anggota (Pegawai Negeri Sipil) atau user yang ditunjuk oleh
administrator. Setiap user akan diberikan User ID dan password. Aplikasi ini
membagi user menjadi 3 bagian (level) yaitu Administrator, Admin SKPD dan User
(Pegawai). Untuk masuk ke area member silahkan ketik User ID dan password pada
tampilan berikut ini :

Apabila user yang dimasukkan salah maka akan muncul komentar “User ID dan password
salah”, seperti pada tampilan berikut ini :

Untuk user yang telah terdaftar maka akan diberikan tambahan menu untuk mengelola arsip
atau dokumen. Menu dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Document Digitization Part II Page 22

 C. Pengelolaan Arsip / Dokumen
Pengelolaan dokumen / arsip dapat dilakukan dengan syarat pengguna harus
login terlebih dahulu sehingga akan muncul menu pegawai yang digunakan untuk
mencari pegawai yang akan ditampilkan dokumen atau arsip. Pengelolaan yang dapat
dilakukan diantaranya :
1. Pencarian Pegawai
Melakukan pencarian pegawai dapat dilakukan dengan cara mengklik menu
PEGAWAI pada menu utama, maka akan tampil informasi berikut ini:

Untuk mencari pegawai pengguna dapat mengetik pada area Search kemudian sistem akan
mencari apa yang kita ketik pada area pencarian.

Document Digitization Part II Page 23

 2. Mengganti Foto Pegawai

Foto pegawai pada aplikasi ini dapat diganti dengan cara mengklik nip pada daftar
pegawai, sehingga akan tampil tampilan berikut ini :

Selanjutnya klik ganti Foto, klik Browse dan klik Upload, seperti pada tampilan berikut
ini:

Document Digitization Part II Page 24

 3.Upload Dokumen Pegawai

Dokumen pegawai merupakan arsip yang dimiliki oleh masing-masing

pegawai dan harus di upload oleh administrator. Langkah-langkah mengupload
dokumen / arsip diantaranya klik menu Pegawai, klik NIP pada daftar pegawai
seperti pada tampilan berikut ini :

Pada tampilan diatas terdapat beberapa kategori arsip kepegawaian, untuk

menambahkan / mengupload dokumen klik pada kategori maka sstem akan
menampilkan informasi dari masing masing kategori, data digitalisasi bersumber
dari database simpeg. Informasi dari kategori dapat dilihat pada gambar berikut
ini :

Document Digitization Part II Page 25

 Untuk mengupload dokumen klik tombol sehingga akan
tampil tampilan berikut ini :

Untuk mengupload dokumen klik browse, selanjutnya pilih dokumen yang akan diupload
selanjutnya klik tombol UPLOAD.
D. Pengelolaan Portal
Portal berisi informasi atau berita serta pengumuman yang akan disampaikan kepada
seluruh pegawai negeri sipil. Untuk mengelola berita user dapat mengklik Portal
selanjutnya klik Tambah Berita sehingga akan tampil tampilan berikut ini :

Form berita terdiri dari, Judul berita, Isi Berita dan Foto dari berita / informasi yang
akan ditampilkan..
E. Download Dokumen / Arsip Pegawai

Document Digitization Part II Page 26

 Aplikasi digitalisasi menyediakan fasilitas untuk melakukan download terhadap
dokumen-dokumen yang telah diupload oleh administrator. Download dapat dilakukan
dengan cara melakukan login sebagai user (pegawai) dengan mengetik UserID berupa
NIP BARU dan password (sesuai dengan yang diberikan oleh administrator).
Selanjutnya klik menu Arsip, pilih kategori arsip dan klik pada dokumen yang akan
didownload. Seperti pada tampilan berikut ini :

F. Penutup
Digitalisasi arsip kepegawaian adalah aplikasi yang dibangun utuk memberikan
kemudahan kepada seluruh pegawai negeri sipil dilingkungan kota Jambi untuk dapat
memanfaatkan dokumen yang disimpan secara digital kapanpun dan dimanapun. Semoga
aplikasi yang dibangun ini dapat memberikan manfaat yang besar. Terima Kasih
Jambi, Maret
Penulis,

Document Digitization Part II Page 27

 BAB IV
KESIMPULAN

Digitalisasi (digitizing) merupakan sebuah terminologi untuk menjelaskan proses alih

media dari bentuk tercetak, audio, maupun video menjadi bentuk digital contohnya seperti
Dokumen tercetak dapat dialihkan ke dalam bentuk digital dengan bantuan program pendukung
scanning dokumen seperti Adobe Acrobat dan Omnipage. Dokumen suara dapat dialihkan ke
dalam bentuk digital dengan bantuan program pengolah suara seperti CoolEdit dan JetAudio.
Dokumen video dapat dialihkan ke dalam bentuk digital dengan bantuan program pengolah
video.

Digitalisasi dokumen pada saat ini telah diatur dalam Undang-undang No. 8 tahun 1997
Tentang Dokumen Perusahaan sehingga dokumen elektronik yang merupakan hasil dari
digitalisasi dokumen diakui kebenarannya secara sah baik sebagai alat bukti maupun keperluan
administratif lainnya. Dokumen dalam bentuk elektronika digital menjadi kebutuhan dan
tuntutan di jaman era teknologi system informasi, kelebihan dokumen digital dibanding dengan
analaog adalah:
1. Sistem digital lebih mudah dirancang;
2. Informasi lebih mudah disimpan;
3. Lebih menghemat ruangan;
4. Dapat diakses oleh banyak orang dalam waktu yang bersamaan;
5. Tidak dibatasi oleh ruang dan waktu;
6. Dokumen yang tersimpan dapat diakses dengan cepat, tepat dan akurat;
7. Dokumen dapat berbentuk multimedia (Kombinasi antara teks, gambar dan suara.

Oleh karena itu Digitalisasi, tidak lain adalah untuk mendapatkan efisiensi dan optimalisasi
dalam banyak hal antara lain efisiensi dan optimalisasi tempat penyimpanan, keamanan dari
berbagai bentuk bencana, untuk meningkatkan resolusi, gambar dan suara lebih stabil serta
mempermudah pengaksesan data/informasi ketika diperlukan. Saat ini beberapa bidang
kehidupan sedang mengalami proses migrasi ke teknologi digital, dengan tujuan untuk

Document Digitization Part II Page 28

mendapatkan efisiensi dan optimalisasi. Antara lain digitalisasi bidang telekomunikasi, bidang
penyiaran, data-data pemerintah, dsb.

Document Digitization Part II Page 29

 DAFTAR PUSTAKA

Undang-undang No. 8 Tahun 1997 Tentang Digitalisasi Dokumen

Arba'i, J. H. (2013). DIGITALISASI DOKUMEN KARYA ILMIAH MENJADI LOCAL
CONTEN;. 2.

Ena Sukmana, S. (2005). Digitalisasi Pustaka. Seminar Peran Pustakawan di Era Digital.
Bandung: Forum Pustakawan Perguruan Tinggi Jawa Barat.

M. Asichin, S. M. (20 Mei 2014). Aspek Legal Arsip Elektronik. Workshop Kearsipan ASEAN
Autentikasi Arsip Elektronik dan Arsip Hasil DIgitalisasi, (p. 20). Bandung.

Priyatna, A. (2008). Transformasi Digital. 43.

Sekar Bandhi, M. A. (2015). Best Practice in Digitisation Planning and Workflow Processes.
Emerging Technologies and Future of Libraries: Issues and Challenges, Chapter 33.

Wahyu Suprianto, Ahmad Muhsin. (2008). Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta:

Kanisius.

Whitney Alexander and David Brian Holt. (2015). So You Want to Digitize?: Creating a
Digitazation Workflow and Miximizing Limited Resources. Santa Clara University.

Sri Hartinah. 2009. Pemanfaatan Alih Media Untuk Pengembangan Perpustakaan Digital. Visi
Pustaka Vol 11 Nomer 3 Desember 2009

Revi Kuswara. [t.th.]. Manual scanning Document: panduan operasional scanning image,pdf, &
OCR. Bandung: Knowledge Management Research Group ITB

http://libweb.anglia.ac.uk/academic/files/Digitisation_FAQs.pdf (diakses pada tanggal 8 Juli

2016
http://www.pricescan.com/items (diakses pada tanggal 4 April 2005)

Asmara, B. P. (2014). Digitalisasi Arsip Dokumen Penting Sebagai File Lokal Interest (LI)
Dengan Soft Komputing Sebagai Daya Dukung Informasi Berbasis ICT. Gorontalo

Document Digitization Part II Page 30