Belajar Membuat Relationship, Query,

Form dan Report Microsoft Access

by isnandazain · November 28, 2015

Belajar Membuat Relationship, Query, Form dan Report Microsoft Access – Microsoft
Access sendiri merupakan sebuah Aplikasi Database. Apa itu Database? Database secara
sederhana dapat diartikan sekumpulan data. Nah, pada pembahasan kali ini Saya akan sedikit
membahas tentang beberapa Fungsi yang ada di Microsoft Access diantaranya Relationship,
Query, Form dan Report.

Pada Microsoft Access Pengisian data dilakukan melalui sebuah Tabel. Jadi langkah pertama
yang akan dilakukan adalah membuat sebuah tabel. namun, karena kita akan membuat sebuah
Database maka kita harus menentukan dahulu apa yang akan kita bahas, saya contohkan
disini tentang Pembelian Rumah.

Pertama, kita buat Tabel Pelanggan

dimana isinya berupa Data Pelanggan :

Menuju ke Create – Table

Maka akan muncul sebuah Tabel

Untuk merubah Pengaturan pada Tabel klik kanan pada Tabel1 – Design View
Isi Nama Tabel misal : Data_Pelanggan

Selanjutnya, Kita akan mengubah isi dari Field atau Kolom. sedangkan Data Type,
merupakan Tipe Data dari Field atau Kolom.
ID : kita biarkan pengaturannya, karena ID ini nantinya akan digunakan untuk
menghubungkan semua Tabel yang ada.

Nama_Pelanggan , Tipe Data = Short Text karena pada Nama Pelanggan akan berisi
Kumpulan Huruf.

Alamat, Tipe Data = Short Text karena pada Alamat akan berisi Kumpulan Huruf dan
Angka.

Nomor_Telepon , Tipe Data = Short Text karena pada Nomor Telepon akan berisi
Kumpulan Angka.

Langkah Selanjutnya, klik kanan pada Nama Tabel pilih Datasheet View.

Kemudian, kita isi masing-masing Tabel sesuai keinginan karena kita hanya akan Latihan.

Selanjutnya, kita akan membuat Tabel Kedua yang akan diisi dengan Data Rumah.

Cara seperti biasa Create – Table

Langkah Selanjutnya, klik kanan pada Nama Tabel pilih Datasheet View.

Tipe_Rumah , Tipe Data = Short Text karena pada Tipe Rumah akan berisi Kumpulan
Huruf.

Harga_Rumah , Tipe Data = Currency karena pada Harga_Rumah akan berisi Jumlah
Mata Uang.

Harga_Kamar , Tipe Data = Currency karena pada Harga_Kamar akan berisi Jumlah Mata
Uang.

Kemudian, kita isi masing-masing Tabel sesuai keinginan karena kita hanya akan Latihan.
Sekarang kita akan Mulai membuat Sebuah Relationship . namun, sebelum itu kita buat
dahulu Tabel ke-3 untuk menampung Data yang ada pada Tabel Data Pelanggan dan Tabel
Data Rumah.

Pelanggan_ID , Tipe Data Number , Kolom ini akan kita gunakan untuk menampung isi
dari Tabel Data_Pelanggan. Kenapa Tipe Data Number? Kembali lagi, karena Kolom yang
digunakan / memiliki Primary Key adalah ID (berisi Angka) maka kita menyesuaikan.

Rumah_ID , Tipe Data Number , Kolom ini akan kita gunakan untuk menampung isi dari
Tabel Data_Rumah. Kenapa Tipe Data Number? Lihat Penjelasan diatas.

Waktu_Pembelian , Tipe Data Date/Time , Kolom ini akan kita gunakan untuk
menampung Data Waktu Pembelian Rumah, karena Data yang akan kita isi berupa
Keterangan Waktu maka kita gunakan Tipe Data Date / Time.

Waktu_Penyelesaian , Tipe Data Date/Time , Kolom ini akan kita gunakan untuk
menampung Data Waktu Penyelesaian Rumah, karena Data yang akan kita isi berupa
Keterangan Waktu maka kita gunakan Tipe Data Date / Time.

Jumlah_Kamar , Tipe Data Short Text , Kolom yang akan kita gunakan untuk menampung
Jumlah Kamar pada Rumah, kenapa Tipe Data Short Text? Untuk mengantisipasi
kemungkinan di isi angka 0.

Langkah Selanjutnya :
Kemudian Seperti biasa, Klik Kanan pada Tabel – pilih Datasheet View untuk memulai
mengisi Data pada Kolom yang sudah kita buat Tadi.

Contoh Hasilnya seperti gambar diatas.

Langkah Relationship :

Sekarang, kita buat sebuah Relationship, untuk membuatnya Klik Database Tools –
Relationship.
Maka akan muncul Daftar Tabel yang tersedia, kita Pilih Semuanya lalu Klik Add.

Akan muncul 3 Tabel yang telah kita pilih sebelumnya.

Kemudian kita Klik ID pada Tabel Data_Pelanggan kemudian Drag ke Pelanggan_ID

pada Tabel Data_Pembelian.

Klik juga ID pada Tabel Data_Rumah kemudian Drag ke Rumah_ID pada Tabel
Data_Pembelian.

Tujuannya untuk apa? Tujuannya adalah memanggil Data yang ada pada Tabel
Data_Pelanggan dan Data_Rumah menurut Kolom ID untuk dimasukkan ke Kolom
Pelanggan ID dan Rumah_ID.
Sekarang kita akan Membuat sebuah Query.

Langkah Pertama : Klik Create – Query Wizard.

Akan muncul sebuah Dialog, kita pilih Simple Query Wizard karena kita masih belajar.
Lalu, klik OK.
Akan muncul sebuah Kotak Dialog yang menanyakan Kolom yang ingin kita masukkan
kedalam Query. Pada Bagian Tabels/Queries kita pilih Table: Data_Pelanggan , kita pilih
Nomor_Telepon, Alamat, Nama_Pelanggan.

Catatan : Posisi Kolom akan menentukan Posisi Kolom pada Query, Posisi paling atas akan
menduduki posisi paling kiri, begitu seterusnya.
Pemilihan Kolom pada Tabel Data_Pembelian.
Pemilih Kolom pada Tabel Data_Rumah.

Jika sudah dirasa cukup klik Next untuk menuju langkah selanjutnya.

Kotak dialog ini menanyakan Jenis Tampilan Query, secara Details (semua Data
ditampilkan) atau Summary (Pengaturan lagi), karena kita akan belajar maka kita pilih
Detail, lalu Klik Next.
Setelah pada Beri Nama pada Query Kita, diatas sudah diberi Nama secara Otomatis yaitu
Query_Transaksi. Lalu, Klik Finish.

Sekarang kita akan mencoba menambah sebuah Kolom pada Query dengan Nama
Total_Harga.

Caranya : Klik Kanan pada sebuah Kotak Kosong paling atas, dan disebelahnya. Pilih Build.
Kemudian, Kita pilih Kolom yang ingin kita masukkan, kita bisa memilihnya pada Table
maupun Queries, untuk menambahkan Operasi Perhitungan klik Operators. Lalu, Klik OK.

Secara Default, nama dari Kolom yang baru kita buat adalah Expr1, untuk merubahnya
cukup kita hapus da nisi sesuai keinginan kita.
Seperti biasa, untuk melihat isi dari Kolom Klik Kanan pada Tabel lalu pilih Datasheet
View.

Tampilannya kurang lebih akan seperti gambar diatas.

Langkah Membuat FORM :

Relationship sudah, Query sudah..

Berarti sekarang kita akan membuat Form. Untuk membuatnya klik Create – Form.
Secara Default, isi dari Form akan mengambil Data yang ada pada Query yang telah kita
buat sebelumnya.

Dan Nama dari Form yang kita buat Secara Default bernama Query_Transaksi untuk
merubahnya cukup Klik 2x pada Nama yang berukuran besar. Lalu ubah sesuai keinginan
kita, misal : Lembar_Transaksi.
Mudah bukan membuat Form?

Sekarang kita menuju Tutorial terakhir yaitu membuat Report.

Untuk mulai membuatnya Menuju Create – Report

Report sendiri sebenarnya hamper sama seperti Query namun, Report lebih layak cetak
ketimbang Query.

Secara Default, Nama dari Report adalah Query_Transaksi. Untuk merubahnya cukup Klik
2x pada Nama yang berukuran besar lalu ubah sesuai keinginan, misal :
Laporan_Pembelian.