1. Membuat Tabel
2. Membuat Query Antar Tabel
3. Membuat Reports Hasil Query
4. Membuat Form Aplikasi Surat Masuk
Baiklah sahabat semua saatnya membuka Microsoft Acces, dan ikuti penjelasan secara seksama dibawah
ini :
I. Membuat Tabel
Untuk membuat Aplikasi Surat Masuk, disini kita akan menggunakan beberapa tabel yang nantinya akan
saling terkait dan memberikan informasi satu sama lain, disini ada 4 (empat) tabel yang kita siapkan yaitu
sebagai berikut (diharapkan langsung dipraktekkan) :
1. Tabel Asal Surat atau tabel yang berisi nama intansi/kantor/perorangan yang mengirimkan surat kepada
kantor kita, caranya Create Table lalu klik View jangan lupa di Save dengan nama tabel Tbl_Asal_Surat.
Untuk Field Name dan Data Type adalah seperti gambar dibawah ini :
2. Tabel Nama Pegawai atau pegawai yang menerima disposisi surat, caranya Create Table lalu klik View
jangan lupa di Save dengan nama tabel Tbl_Nama_Pegawai. Untuk Field Name dan Data Type adalah
seperti gambar dibawah ini :
3. Tabel Sifat Surat, tujuannya untuk mengelompokkan surat yang masuk berdasarkan sifat surat tersebut
hal ini bisa dijadikan sebagai pengingat kepada penerima disposisi surat tersebut untuk menghindari
keterlambatan atau lupa dalam melaksanakan isi disposisi surat tersebut. Caranya Create Table lalu klik
View jangan lupa di Save dengan nama tabel Tbl_Sifat_Surat. Untuk Field Name dan Data Type adalah
seperti gambar dibawah ini :
Tanggal Masuk/Tanggal Surat dimana Data Typenya adalah Date/Time, maka untuk Format
tanggalnya yang kita gunakan adalah Medium Date.
ID Asal Surat Masuk untuk Data Typenya adalah Lookup Wizard lalu akan muncul Form Lookup
Wizard jika tanda yang dilingkari berwarna biru ada di I Want the lookup . langsung klik Tab Next
lalu pilih Tbl_Asal_Surat lalu Tab Next untuk Selected Fields klik saja tanda >> lalu klik Tab Next
dan untuk Ascending pilih Id_Asal_surat selanjutnya klik Tab Next , hilangkan tanda centang di
Hide key column selanjutnya bisa langsung klik Tab Finish.
ID Disposisi/ID Sifat Surat untuk caranya sama seperti ID Asal Surat Masuk bedanya adalah
memilih Tabelnya.
iloveomiyan
Klik Tab Create lalu pilih Query Design dan akan muncul Form Show Table, pilih Tbl_Sifat_Surat dan
Tbl_Surat_Masuk, dan hasilnya seperti gambar dibawah ini :
iloveomiyan