PENGENDALIAN DOKUMEN KEBIJAKAN

UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT

No.Dokumen : 440/215/SOP/PKM.PA/IV/2018
No. Revisi :
SOP
Tanggal : 14 / April / 2018
Halaman : 1/2

UPTD Puskesmas dr. Ekawaty Apryandari

Pakuan Aji NIP. 197304082011012001

1. Pengertian 1. Pengendalian dokumen kebijakan upaya kesehatan masyarakat adalah sistem

pengelolaan dokumen/surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun
penyimpanan dokumen akreditasi upaya kesehatan masyarakat Puskesmas
2. Dokumen aktif upaya kesehatan masyarakat adalah dokumen upaya kesehatan
masyarakat yang frekuensi pemakaian masih tinggi atau masih dipakai didalam
kegiatan upaya kesehatan masyarakat masih disimpan di upaya kesehatan
masyarakat
3. Dokumen inaktif upaya kesehatan masyarakat adalah dokumen upaya kesehatan
masyarakat yang frekuensi pemakaian sudah rendah atau sudah tidak dipakai
4. Master dokumen upaya kesehatan masyarakat adalah dokumen upaya kesehatan
masyarakat akreditas yang telah lengkap/telah dinomori, disyahkan dan ditanda-
tangani namun belum diberi cap Puskesmas

2. Tujuan Menertibkan dokumen akreditasi upaya kesehatan masyarakat

3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Pakuan Nomor :

800/042/SK/PKM.PA/1/2018 tentang Pengendalian dokumen dan rekaman

4. Referensi 1. Manajemen kearsipan, Zulkifli amsyah, Gramedia Pustaka Utama, 1995

2. Bahan Ajar Pelatihan Manajemen Perkantoran, Depkes RI 2009

5. Alat dan Bahan - ATK

6. Prosedur / 1. Petugas yang melaksanakan :

Langkah - Penanggung jawab Upaya Kesehatan Masyarakat
langkah 2. Langkah – langkah :
A. Pengkodean Dokumen Kelompok Upaya Kesehatan Masyarakat :
a. Pananggung jawab upaya kesehatan masyarakat mempersiapkan semua
dokumen upaya kesehatan masyarakat.
b. Penanggung jawab upaya kesehatan masyarakat memberikan kode pada
dokumen pelayanan upaya kesehatan masyarakat.
c. Dokumen pelayanan upaya kesehatan masyarakat diberi kode dengan
huruf E.
 d. Prosedur pelayanan/kerja disingkat PK.
e. Ilustrasi Kerja disingkat IK,
f. Daftar Tilik disingkat DT,
g. Kerangka Acuan disingkat KA,
h. Surat Keputusan disingkat SK,
B. Penyimpanan Dokumen/Arsip:
a. Penyimpanan dokumen atau arsip upaya kesehatan masyarakat sesuai
dengan sistem penyimpanan dokumen/arsip aturan Pemerintah Kabupaten
Lampung Timur
b. Penanggung jawab upaya kesehatan masyarakat harus menyimpan
dokumen upaya kesehatan masyarakat sekurang-kurangnya 5 tahun, setelah
batas waktu terlampaui dokumen upaya kesehatan masyarakat dapat
dimusnahkan
C. Sistem Penomoran:
a. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah Kabupaten
Lampung Timur
b. Penomoran kelompok upaya kesehatan masyarakat disesuaiakan dengan
sistem pengkodean yang telah ditentukan
D. Penanggung jawab upaya kesehatan masyarakat menyimpan dokumen upaya
kesehatan masyarakat pada tempat yang sudah ditentukan

7. Bagan Alir -

8. Hal – hal yang -

Perlu
diperhatikan
9. Unit Terkait 1. Penanggung jawab Upaya Kesehatan Masyarakat
2. Pelaksana Upaya Kesehatan Masyarakat

10. Dokumen 1. Hasil Cakupan Upaya Kesehatan Masyarakat

Terkait 2. Rencana kegiatan Upaya Kesehatan Masyarakat
3. Catatan hasil komunikasi dan koordinasi
11.Rekaman
Historis No Yang Diubah Isi Tanggal Mulai Diberlakukan
Perubahan Perubahan

Halaman 2/2
 PENGELOLAAN DAN PELAKSANAAN
UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT
No Kode :

DATAR No Revisi :-

TILIK Tgl Terbit : 14 / April / 2018

Halaman :1/2

Unit : ………………………………………………………………

Nama Petugas : ………………………………………………………………

Tanggal Pelaksanaan : ………………………………………………………………

Ya Tidak Tidak
No. Kegiatan
Berlaku

Pengkodean Dokumen Kelompok Upaya Kesehatan

Masyarakat :
1 Apakah Pananggung jawab upaya kesehatan
masyarakat mempersiapkan semua dokumen upaya
kesehatan masyarakat?
2 Apakah Penanggung jawab upaya kesehatan
masyarakat memberikan kode pada dokumen
pelayanan upaya kesehatan masyarakat.?
3 Apakah Prosedur pelayanan/kerja disingkat PK.?

4 Apakah Ilustrasi Kerja disingkat IK,?

5 Apakah Daftar Tilik disingkat DT?

6 Apakah Kerangka Acuan disingkat KA?

7 Apakah Surat Keputusan disingkat SK,?

Penyimpanan Dokumen/Arsip:

1 Apakah Penyimpanan dokumen atau arsip upaya

kesehatan masyarakat sesuai dengan sistem
penyimpanan dokumen/arsip ?
2 Apakah Penanggung jawab upaya kesehatan
masyarakat harus menyimpan dokumen upaya
kesehatan masyarakat sekurang-kurangnya 5 tahun,
setelah batas waktu terlampaui dokumen upaya
kesehatan masyarakat dapat dimusnahkan?
Sistem Penomoran:
 1 Apakah Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan
Pemerintah Daerah Kota Lampung Timur?
2 Apakah Penomoran kelompok upaya kesehatan
masyarakat disesuaiakan dengan sistem pengkodean
yang telah ditentukan?
3 Apakah Penanggung jawab upaya kesehatan
masyarakat menyimpan dokumen upaya kesehatan
masyarakat pada tempat yang sudah ditentukan?

Compliance Rate (CR) :.......................%

Pakuan Aji, ....................................

Pelaksana / Auditor

(….………………………………….)