BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Rumah sakit sebagai salah satu organisasi pemberi pelayanan kesehatan, diharapkan
dapat memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu kepada masyarakat.Pelayanan
rumah sakit yang bermutu ditentukan oleh akurasi (ketepatan) pencatatan, efektivitas
dan effisiensi rumah sakit. Ini memerlukan adanya dukungan dari berbagai faktor yang
terkait. Akurasi data, sebagai salah satu pendukung mutu pelayanan kesehatan di
rumah sakit dapat didukung oleh penyelenggaraan rekam medis yang sesuai standar.
Oleh karena itu perlu adanya penyusunan pedoman pengorganisasian unit rekam medis
agar bisa dijadikan pedoman bagi seluruh petugas pelayanan kesehatan yang terkait,
sehingga Rumah Sakit Panti Nugroho dapat memberikan pelayanan dengan tulus untuk
kesembuhan.

B. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Pedoman bagi semua unit pelayanan di RS Panti Nugroho dalam pelayanan rekam
medis dan sebagai dasar untuk menjamin kesamaan pengertian dalam hal
pelayanan rekam medis.
2. Tujuan Khusus
a. Pelayanan Rekam Medis di RS Panti Nugroho dapat dipertanggungjawabkan
sesuai dengan standarat dan perundang-undangan yang berlaku.
b. Terjaminnya kesamaan pengertian dalam hal pencatatan rekam medis oleh
semua bidang/unit di RS Panti Nugroho, termasuk penggunaan symbol dan
singkatan yang telah di sahkan oleh Panitia Rekam Medis di RS Panti Nugroho.
C. RUANG LINGKUP
Pelayanan unit Rekam Medis berlaku diseluruh unit pemberi asuhan pasien yang ada di
Rumah Sakit Panti Nugroho.

D. BATASAM OPERASIONAL
Rekam Medis RS Panti Nugroho mempunyai fungsi menyediakan sumber daya, fasilitas,
kompetensi untuk mendukung penyelenggaraan kegiatan pelayanan rekam medis dan

1
pengolahan data kegiatan pelayanan di RS Panti Nugroho.
1. Mendaftar Pasien Rawat Inap
2. Mendaftar Pasien Rawat Jalan
3. Melakukan penyambungan telepon dan penerimaan telepon
4. Memberikan informasi tentang hal-hal yang berkaitan dengan pelayanan RS Panti
Nugroho
5. Melakukan Sensus Harian (Ranap,Ralan dan IGD)
6. Membuat Surat Keterangan Data Medis
7. Membuat pelaporan :
a. Intern : Direktur setiap bulan, yayasan setiap triwulan, lap Insidentil
b. Ekstern : Dinas Kesehatan (lap mingguan/wabah, bulanan, kasus, triwulan,
semester dan tahunan )

2
 BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT PANTI NUGROHO

Pada tahun 1967 Rumah Sakit Panti Nugroho yang semula masih berbentuk Rumah
Bersalin -Balai Pengobatan hanya menempati rumah sewaan milik Lurah Pakem dengan
dua tenaga yaitu Sr. Yulia dan Sr. Cecilio, yang dengan penuh kesetiaan melayani
masyarakat sekitar. Berhubung bangunan tersebut tidak memadai, timbul gagasan dari
Romo Kijm untuk membangun klinik yang cukup besar. Gagasan tersebut didukung oleh
Romo Rommens berupa bantuan sebidang tanah seluas 3.980 m2, yang diperoleh dari
yayasan Papa Miskin, sedang keuangannya diperoleh dari CEBEMO atas usaha Romo
Kijm. Pada tahun 1972 bangunan dapat diselesaikan, pemberkatan dan peresmian
operasionalnya dilakukan oleh Mgr. Kardinal Julius Darmoatmojo, SJ.

Berkat hubungan baik dengan masyarakat setempat disertai pelayanan yang baik, karya
kesehatan Rumah Bersalin - Balai Pengobatan dapat diterima oleh masyarakat. Dengan
diperbantukannya tenaga medis dari Rumah Sakit Panti Rapih dan adanya dokter tetap
untuk mengelola rumah sakit secara profesional, cakupan pelayanan semakin
meningkat.
Kebutuhan masyarakat akan pelayanan dokter 24 jam dipenuhi dengan menempatkan
dokter jaga sore dan malam sejak tahun 1994. Rumah Bersalin - Balai Pengobatan juga
ikut berpartisipasi dengan program pemerintah. Dengan manajemen yang lebih
profesional yang berorientasi pada kebutuhan konsumen, jumlah pasien rawat inap,
rawat jalan serta persalinan semakin meningkat. Dipihak lain jumlah tempat tidur,
fasilitas medis dan non medis yang ada belum memenuhi kebutuhan masyarakat.

Untuk memenuhi permintaan masyarakat akan mutu dan sarana pelayanan yang baik
serta antisipasi terhadap bencana Gunung Merapi, mulai dipenuhi kebutuhan tenaga
medis, paramedis dan non medis seperti dokter umum, dokter spesialis konsulen,
perawat, bidan maupun tenaga administrasi. Tidak kalah pentingnya sarana bangunan
dan peralatan medis serta non medis menjadi pemikiran dari Yayasan Panti Rapih untuk
ditingkatkan sesuai standar Rumah Sakit tipe PRATAMA.

Meski negara sedang dilanda krisis moneter dan ekonomi yang berkepanjangan, tidak
mengurangi semangat dan cita-cita yang sudah dipersiapkan oleh Yayasan Panti Rapih

3
untuk mewujudkan berdirinya Rumah Sakit Panti Nugroho yang representatif.
Pembangunannya dilaksanakan secara bertahap dimulai tanggal 11 September 1997
dan telah diselesaikan seluruhnya pada bulan April 1999. Total luas bangunan 4.111,25
m2yangberdiri di atas tanah seluas 10.375 m2. Sesuai dengan SK Kepala Dinas Kesehatan
Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta No. 503/0401/PK/III/99 tanggal 2 Maret 1999
telah ditingkatkan status Rumah Bersalin - Balai Pengobatan menjadi Rumah Sakit Panti
Nugroho. Rumah sakit ini diharapkan menjadi salah satu rumah sakit satelit dari
Yayasan Panti Rapih, yang akan menjadi kebanggaan dan andalan di wilayah Yogyakarta
bagian Utara.

Tanggal 31 Mei 1999, pemberkatan dan peresmian Rumah Sakit Panti Nugroho
dilakukan oleh Uskup Agung Semarang Mgr. Ign. Suharyo, Pr. dan Sri Sultan
Hamengkubowono X, dengan kapasitas 50 bed (tempat tidur), kami siap dengan tulus
hati melayani pasien dalam upaya penyembuhan.
Pada tahun 2000, pelayanan Gawat Darurat menempati gedung yang baru. Selain itu
Rumah Sakit Panti Nugroho melayani fasilitas pelayanan baru yaitu pelayanan Poliklinik
Spesialis Anak, Spesialis Obsgyn, Spesialis Penyakit Dalam dan Spesialis Bedah Umum
serta didukung oleh pelayanan penunjang Radiologi , Laboratorium , dan Fisioterapi.

4
 BAB III
VISI, MISI, FALSAFAH, TUJUAN, NILAI, BUDAYA, MOTTO
RUMAH SAKIT PANTI NUGROHO

A. Falsafah
Tulus untuk Sembuh, dengan Semangat Cinta Kasih ;Sumber : Lukas 10:9.
(“Dan Sembuhkanlah orang-orang sakit yang ada disitu dan katakanlah kepada mereka
: Kerajaan Allah sudah dekat padamu”.)

B. Visi Rumah Sakit Panti Nugrorho

Rumah Sakit Panti Nugroho memperjuangkan nilai-nilai humanistik,yaitu kebeRS Panti
Nugrohoakan kepada mereka yang sakit, dengan semangat cinta kasih dan iman
Kristiani.

C. Misi Rumah Sakit Panti Nugrorho

1. Rumah Sakit Panti Nugroho dengan tulus akan memberikan pelayanan kesehatan
secara holistic dan berkesinambungan untuk mengupayakan kesembuhan,disertai
upaya promosi kesehatan dan pencegahan sakit kepada masyarakat.

2. Rumah Sakit Panti Nugroho akan memberikan pelayanan kesehatan dan pendukung
lain yang terkait secara memuaskan ,bermutu,professional,dan terjangkau.

3. Rumah Sakit Panti Nugroho menempatkan seluruh karyawan sebagai modal yang
sangat berharga dalam memberikan pelayanan kesehatan dan pendukung lain yang
terkait. Kepada mereka akan diberikan perhatian yang sebaik baiknya berupa
peningkatan kesejahteraan,pengetahuan,ketrampilan, kenyamanan kerja,dan
jenjang karier.

4. Rumah Sakit Panti Nugroho meletakkan kebersamaan sebagai landasan bagi

seluruh kegiatan pelayanan kesehatan.Untuk itu,seluruh karyawan dituntut selalu

menjalin kerjasama yang baik,jujur,ramah dan hormat kepada pemilik / Yayasan

Panti Rapih,Unit Karya dalam Yayasan Panti Rapih,pasien,rekanan,dan semua pihak
yang terkait.

5
D. Tujuan Rumah Sakit Panti Nugrorho
1. Memberikan pelayanan kesehatan secara holistic dan berkesinambungan agar
tercapai derajat kesehatan pasien dan masyarakat yang optimal

2. Memperjuangkan tingkat kesejahteraan karyawan dan keluarga yang wajar.

E. Nilai Rumah Sakit Panti Nugrorho:

RAMAH
Bersikap dan bertutur kata dengan baik, sopan dan menyenangkan kepada Pasien,
keluarga pasien, pengunjung, rekanan dan antar karyawan.

SIMPATI (EMPATI)
Ikut serta menyelami perasaan orang lain disaat sakit, susah dan senang hingga
menemukan kembali kesembuhan.

PROFESIONAL
Mengoptimalkan pelayanan dengan senantiasa berpikir dan bersikap serius, cepat, dan
tepat sesuai standar keilmuan dan fasilitas yang ada.

NETRAL
Melayani siapapun tanpa membedakan suku, agama, ras dan golongan.

F. Budaya Kerja
WUCARI :
Welcome : (disambut) : Hadirkan selalu kegembiraan saat bertemu
Understand : (dimengerti) : Cepat, tanggap dan tepat dalam melayani
keinginan dan harapan mereka.
Comfortable : (dinyamankan) : Berikan selalu senyum, sapa dan sentuhan
kasih.

Appreciate : (dihargai) : Libatkan mereka dalam setiap proses

pelayanan, ajak mereka berdiskusi tentang
penyakit, terapi dan kesembuhannya serta
langkah preventif dan promotif.
Respect : (dihormati) : Ciptakan rasa percaya bahwa kita bisa

6
Important : (dipentingkan) : Mengucapkan terima kasih atas kunjungan dan
kepercayaan yang diberikan kepada kami.
Memberikan rasa experience bahwa mereka
dilayani dengan baik

G. Motto
Tulus Untuk Sembuh
Rumah Sakit Panti Nugroho mengoptimalkan pelayanan kesehatan secara tulus,
penuh kejujuran dan kesungguhan hati berlandaskan cinta kasih.

7
BAB IV

8
 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT PANTI NUGROHO

Unit Rekam Medis RS Panti Nugroho mempunyai fungsi menyediakan sumber daya,
fasilitas, kompetensi untuk mendukung penyelenggaraan kegiatan pelayanan rekam medis
dan pengolahan data kegiatan pelayanan di RS Panti Nugroho.
Guna menunjang terlaksananya penyelenggaraan rekam medis yang baik, unit rekam
medis mempunyai organisasi yang terstruktur sebagai berikut :
Struktur Organisasi Unit Rekam Medis

Kasi Pelayanan dan Penunjang Medis

Kepala Sub Seksi Rekam Medis

Pendaftaran Penyimpanan Perakitan Olah Data dan Surat Keterangan

Pasien Rajal / Berkas / Filling Berkas / Pelaporan Medis
Ranap Assembling (Koding/Index)
_)

9
 BAB VI
URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

A. Kepala Sub Seksi Rekam Medis

1. Tujuan Jabatan
Melakukan pengawasan terlaksananya proses informasi kesehatan yang meliputi
aspek legal dengan unsure keamanan(safety), kerahasiaan (confidential),
sekuritas, privasi serta integritas data sesuai standar profesi rekam medis.
2. Kedudukan Dalam Organisasi
Kepala Sub Seksi Rekam Medis sebagai fungsi staffing dan berada di bawah
Kepala Bidang Penunjang Medik yang bertanggung jawab langsung ke Direktur
Rumah Sakit.
3. Uraian Tugas
a. Menyusun dan Merencanakan Program Kerja Tahunan Seksi Rekam Medis.
b. Mengorganisasi pemenuhan pola ketenagaan dan perencanaan ketenagaan
di lingkungan Rekam Medis secara khusus termasuk membuat usulan
kebutuhan pelayanan kepada Direktur melalui Kepala Seksi Pelayanan Medik
dan Penunjang Medik.
c. Menyelengarakan memantau, mengkaji, dan membuat pelaporan atas
realisasi program tahunan Seksi Rekam Medis.
d. Melaksanakan kegiatan penilaian kinerja terhadap kegiatan pelayanan di
Seksi Rekam Medis.
e. Merencanakan dan membuat pelaporan atas kegiatan pengembangan
termasuk pelatihan ekternal/internal, pembinaan serta pengembangan
pelayanan.
f. Merencanakan program pembekalan dan orientasi bagi tenaga pelayanan
baru.
g. Menyusun prosedur pencatatan rekam medis, baik secara individual maupun
secara kolektif bersama Komite Rekam Medik.
h. Memastikan ketersediaan layanan operasional harian (memeriksa kesiapan
sarana pelayanan dan memeriksa kesiapan sumberdaya manusia).
i. Mengevaluasi kegiatan pelayanan Surat keterangan Medis baik untuk
kepentingan pengadilan maupun non pengadilan
j. Melakukan perbaikan/ penyempurnaan pada proses kegiatan di unit rekam
medis.

10
 k. Melakukan evaluasi kinerja pada proses Pendaftaran Pasien Rawat
Jalan,Pendaftaran Pasien Rawat Inap, Perakitan, Penyimpanan, Pengolahan
Data, Surat Keterangan Medis.
4. Kewenangan
a. Mengusulkan kebijakan yang berkaitan dengan tata kelola SDM di unit rekam
medis.
b. Mengusulkan penambahan tenaga.
c. Menyetujui/menolak staff rekam medis yangmengajukan cuti,ijin
meninggalkan tugas
d. Menilai(seleksi) penerimaan tenaga kerja baru untuk rekam medis
e. Memberikan penilaian berkala kepada staff rekam medis
f. Mengatur pembagian tugas secara efisien
g. Melakukan penilaian karyawan, meliputi test fungsional, test kompetensi
dan audit kesehatan karyawan.
h. Mengusulkan kebijakan yang berkaitan dengan Penelitian dan Praktek
Mahasiswa.
i. Mengusulkan kebijakan yang berkaitan dengan pelayanan pasien dan
pengembangan rumah sakit.
5. Kerja Sama
a. Internal :
Semua sub seksi yang terkait
b. Eksternal
1) Unit karya di lingkungan Yayasan Panti Rapih
2) Instansi Asuransi, BPJS, Instansi Swasta, Instansi Pemerintah, Instansi
Kesehatan dan rekanan serta masyarakat.

B. Pelaporan Sub Seksi Rekam Medis.

1. Tujuan Jabatan
a. Menjamin/memastikan bahwa proses Olah data dan Pelaporan berjalan baik
dan sesuai dengan system yang berlaku.
b. Menjamin terlaksananya proses Pelaporan baik intern maupun ekstern sesuai
dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
2. Kedudukan Dalam Organisasi
Dalam struktur organisasi, Staff Pelaporan sebagai fungsi staffing dan berada di
bawah Kepala Sub Seksi Rekam Medis.

11
3. Uraian Tugas
a. Merencanakan system dan prosedur Pelaporan dari input,proses dan output
laporan.
b. Melakukan Proses Input data ke komputer ( baik data sensus maupun data
Diangosa Pasien )Menyelengarakan memantau, mengkaji, dan membuat
pelaporan atas realisasi program tahunan Seksi Rekam Medis.
c. Menyusundaftar kegiatan kerja
d. Melakukan Proses Input Data BPJS ke Program InaCbg’s
e. Membuat laporan :
1) KDRS
2) Mingguan (W2)
3) Bulanan ( Cakupan Pelayanan dan RL 2a/2b serta STPRS-Sentinel)
4) Triwulan ( yayasan dan RL 1.RL 2a/2b, RL 3, RL 4, RL 5,dan RL 6 )
5) Semesteran ( semua RL )
6) Tahunan ( Cakupan Pelayanan dan Semua )
7) Laporan insidentil yang diminta oleh pihak ke III ( Direktur, Yayasan,Dinas
Kesehatan)
8) SIRS ONLINE
f. Melakukan analisa kualitatif dan kuantitatif pada berkas Rekam medis
g. Memonitor pelaksanaan Olah data agar berjalan dengan baik
h. Melakukan perbaikan pelayanan pelaporan (dari sensus harian – penyajian
data)
4. Kewenangan
a. Memutuskan kebijakan yang berkaitan dengan :
1) Sistem Sensus harian
2) Pembuatan pelaporan
3) Permintaan data dari pihak III Mengusulkan penambahan tenaga.
b. Memberikan masukan kepada Kepala Sub Seksi Rekam medis tentang Sistem
pelaporan rekam medis.
5. Kerja Sama
a. Internal :
Semua sub seksi yang terkait
b. Eksternal
1) Unit karya di lingkungan Yayasan Panti Rapih

12
 2) Instansi Asuransi, BPJS, Instansi Swasta, Instansi Pemerintah, Instansi
Kesehatan dan rekanan serta masyarakat.

C. Analisa data & Assembling Sub Seksi Rekam Medis

1. Tujuan Jabatan
Menjamin/memastikan bahwa proses analisa data dan perakitan
dokumen/assembling rekam medis rawat inap dan rawat jalan berjalan baik dan
sesuai dengan hukum yang berlaku.
2. Kedudukan Dalam Organisasi
Dalam struktur organisasi, Staff perakitan sebagai fungsi staffing dan berada di
bawah Kepala Sub Seksi Rekam Medis.
3. Uraian Tugas
a. Merencanakan system dan prosedur perakitan dokumen rekam medis baik
rawat jalan maupun rawat inap.
b. Menerima dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap sekaligus
melakukan verifikasi kelengkapan.
c. Mengidentifikasi formulir-formulir rekam medis yang akan dirakit.
d. Menyusun dan merakit dokumen rekam medis dengan baik dan benar.
e. Meminta kelengkapan isi dokumen rekam medis kepada pihak terkait.
f. Mengidentifikasi formulir-formulir rekam medis yang akan dirakit.
g. Melaksanakan analisis kuantitatif, meliputi :
1) Kebenaranidentifikasi
2) Laporan-laporan yang penting
3) Autetentifikasi
4) Pendokumentasian yang baik
h. Melaksanakan penilaian terhadap laporan ketidaklengkapan dokumen rekam
medis.
i. Membuat laporan dan evaluasi angka ketidaklengkapan dokumen rekam
medis.
j. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan proses perdokumenkitan
dokumen rekam medis.
4. Kewenangan
a. Mengusulkan kebijakan yang berkaitan dengan Perakitan dokumen rekam
medis Mengusulkan penambahan tenaga.

13
 b. Memberikan masukan kepada Kepala Sub Seksi Rekam medis tentang
pelayanan di perakitan dokumen rekam medis.
c. Membuat laporan kerja.
5. Kerja Sama
a. Internal :
Semua sub seksi yang terkait
b. Eksternal
Unit karya di lingkungan Yayasan Panti Rapih

D. Pengodean Diagnosa (Koding) Sub Seksi Rekam Medis

1. Tujuan Jabatan
Menjamin terlaksananya proses pengkodean diagnosa penyakit terlaksana
sesuai dengan ketentuan yang berlaku sehingga berkas rekam medis menjadi
lengkap dan akurat.
2. Kedudukan Dalam Organisasi
Dalam struktur organisasi, Staff Pengodean diagnosa sebagai fungsi staffing dan
berada di bawah Kepala Sub Seksi Rekam Medis.
3. Uraian Tugas
a. Merencanakan system dan prosedur pengkodean diagnosa penyakit baik
rawat jalan maupun rawat inap.
b. Melaksanakan kegiatan pengkodean diagnosa sesuai ICD-10 (international
Clasification Of Disease Tent Revision) dan pengkodean tindakan medis /
operasi sesuai ICOPIM (international Clasification Of Procedures in Medicine).
c. Melakukan pengkodean diagnose untuk pasien BPJS menggunakan program
INA CBG’s.
d. Membuat pelaporan dan evaluasi proses pengkodean diagnosa penyakit.
e. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan pengkodean diagnosa penyakit
dengan baik.
4. Kewenangan
a. Mengusulkan kebijakan yang berkaitan dengan proses pengkodean diagnosa
penyakit.
b. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada Kepala Sub Seksi
Rekam medis tentang proses pengkodean diagnosa penyakit.
c. Membuat laporan kerja.

14
 d. Mengkoordinasikan dengan unit terkait dalam rangka penyelenggaraan
rekam medis
5. Kerja Sama
a. Internal :
Semua sub seksi yang terkait.
b. Eksternal
Unit karya di lingkungan Yayasan Panti Rapih.
Instansi Lain.

E. Penyimpanan (Filling) Sub Seksi Rekam Medis

1. Tujuan Jabatan
Menjamin terlaksananya proses penyimpanan yang dimulai dari penyimpanan,
pemeliharaan, pengawasan hingga pengambilan kembali dan pemusnahan.
2. Kedudukan Dalam Organisasi
Dalam struktur organisasi, Staff Penyimpanan / Filling sebagai fungsi staffing dan
berada di bawah Kepala Instalasi Rekam Medis.
3. Uraian Tugas
a. Merencanakan system penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan hingga
pengambilan kembali dokumen, penyusutan dan pemusnahan dokumen
rekam medis.
b. Menerima permintaan peminjaman dokumen rekam medis rawat jalan dan
rawat inap.
c. Mengelola peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis.
d. Memantau kondisi dan situasi tempat penyimpanan rekam medis.
e. Menyiapkan tempat untuk dokumen rekam medis bila tempat yang sudah
ada tidak mencukupi untuk menampung rekam medis.
f. Melaksanakan proses penyusutan dokumen rekam medis sebelum
pemusnahan.
g. Bertanggungjawab terhadap kehilangan dokumen rekam medis.
h. Membuat laporan dan evaluasi proses penyimpanan.
4. Kewenangan
a. Mengusulkan kebijakan yang berkaitan dengan proses penyimpanan
dokumen rekam medis.
b. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada Kepala Sub Seksi
Rekam medis tentang proses penyimpanan dokumen rekam medis.

15
 c. Mengkoordinasikan dengan unit terkait dalam rangka penyelenggaraan
rekam medis.
5. Kerja Sama
a. Internal :
Semua sub seksi yang terkait.
b. Eksternal
Unit karya di lingkungan Yayasan Panti Rapih.
Instansi Lain

F. Surat Keterangan Medis (SKM) Sub Seksi Rekam Medis

1. Tujuan Jabatan
a. Menjamin/memastikan bahwa proses Surat Keterangan Medis dalam hal
pengeluaran informasi berjalan baik dan sesuai dengan system yang berlaku.
b. Menjamin terlaksananya proses pengeluaran informasi kesehatan dari
pelanggan mulai dari proses permohonan, pembuatan, editing sampai
legalisasi.
2. Kedudukan Dalam Organisasi
Dalam struktur organisasi, Staff Surat Keterangan Medis sebagai fungsi staffing
dan berada di bawah Kepala Sub Seksi Rekam Medis.
3. Uraian Tugas
a. Merencanakan system dan prosedur permohonan Surat Keterangan Medis,
Visum et Repertum, Surat Kematian dan Surat Keterangan Lahir.
b. Menerima permintaan data medis sekaligus melakukan verifikasi
kelengkapan.
c. Mengelola permohonan dalam buku ekspedisi surat keterangan medis.
d. Membuat Surat Keterangan :
1) Surat Keterangan Medis
2) Resume Medis
3) Visum et Repertum
4) Surat Kematian
5) Surat Keterangan Kematian
6) Surat Keterangan Lahir
7) Berkoordinasi dengan fungsi terkait (Dokter, Perawat , Asuransi,
Kepolisian)
e. Meminta kelengkapan isi dokumen rekam medis kepada pihak terkait.

16
 f. Melakukan perbaikan pelayanan pada Surat Keterangan Medis.
g. Melakukan perbaikan pada kegiatan pelayanan informasi surat keterangan
medis.
h. Mengevaluasi kegiatan pelayanan Surat keterangan Medis baik untuk
kepentingan pengadilan maupun non pengadilan.
i. Membuat laporan dan evaluasi.
4. Kewenangan
a. Memutuskan kebijakan yang berkaitan dengan :
1) Pemberian dan pelepasan informasi medis
2) Pembuatan Surat Keterangan Medis
3) Permintaan data yang lengkap kepada pihak yang bersangkutan
b. Memberikan masukan kepada Kepala Sub Seksi Rekam medis tentang
pelayanan surat keterangan medis.
c. Memeriksa keabsahan surat yang dikeluarkan.
5. Kerja Sama
a. Internal :
Semua sub seksi yang terkait.
b. Eksternal
Unit karya di lingkungan Yayasan Panti Rapih, Kepolisian dan Instansi Lain.

G. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (PPRJ) Sub Seksi Rekam Medis

1. Tujuan Jabatan
Menjamin terlaksananya proses pendaftaran pasien rawat jalan mulai dari
proses identifikasi kebutuhan pasien, pelaksanaan pencatatan data identitas dan
pendaftaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Kedudukan Dalam Organisasi
Dalam struktur organisasi, Staff pendaftaran Rawat Jalan sebagai fungsi staffing
dan berada di bawah Kepala Instalasi Rekam Medis.
3. Uraian Tugas
a. Merencanakan system dan prosedur pendaftaran pasien rawat jalan baru dan
lama.
b. Menerima permintaan pendaftaran pasien rawat jalan baru atau lama dalam
hal layanan medis dengan melakukan pencatatan dan identifikasi pasien.

17
 c. Menerima permintaan pendaftaran pasien rawat jalan baru atau lama
melalui telepon dalam hal layanan medis dengan melakukan pencatatan dan
identifikasi pasien.
d. Menerima permintaan pendaftaran pasien rawat jalan baru atau lama yang
menggunakan asuransi kesehatan dalam hal layanan medis dengan
melakukan pencatatan, identifikasi pasien dan menjelaskan kelengkapan apa
saja yang harus dilengkapi untuk persyaratan pasien asuransi.
e. Memasukkan/menginput data pasien sesuai dengan identitas kedalam
program SIMRS rawat jalan.
f. Membuatkan Surat Elegibilitas Peserta untuk pasien pengguna asuransi BPJS.
g. Membuatkan kartu berobat untuk pasien sesuai dengan identitas pasien.
h. Melaksanakan proses distribusi dokumen rekam medis pasien ke poli rawat
jalan dan IGD.
i. Mengevaluasi kegiatan pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.
j. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan distribusi dokumen rekam medis.
k. Membuat laporan dan evaluasi proses pendaftaran pasien rawat jalan.
l. Mengevaluasi kebutuhan sarana terkait dengan pendaftaran pasien rawat
jalan.
m. Membuat laporan indikator mutu.
4. Kewenangan
a. Mengusulkan kebijakan yang berkaitan dengan proses pendaftaran pasien
rawat jalan baru dan lama.
b. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada Kepala Sub Seksi
Rekam medis tentang proses pendaftaran pasien rawat jalan baru dan lama.
c. Mengkoordinasikan dengan unit terkait dalam rangka penyelenggaraan
rekam medis.
5. Kerja Sama
a. Internal :
Semua sub seksi yang terkait.
b. Eksternal
Unit karya di lingkungan Yayasan Panti Rapih dan Instansi Lain.

H. Pendaftaran Pasien Rawat Inap (PPRI) Sub Seksi Rekam Medis

1. Tujuan Jabatan
Menjamin terlaksananya proses pendaftaran rawat inap mulai dari proses

18
 identifikasi kebutuhan pasien, pelaksanaan pencatatan data identitas ,
Persetujuan dan Pemberitahuan Informasi Rawat Inap.
2. Kedudukan Dalam Organisasi
Dalam struktur organisasi, Staff pendaftaran Rawat Inap sebagai fungsi staffing
dan berada di bawah Kepala Instalasi Rekam Medis.
3. Uraian Tugas
a. Merencanakan system dan prosedur pendaftaran pasien rawat inap sesuai
dengan ketentuan yang telah tetapkan.
b. Menerima permintaan pendaftaran pasien rawat inap yang membawa
pengantar rawat inap dari dokter poli atau IGD dalam hal layanan medis
dengan melakukan pencatatan data dan identifikasi pasien.
c. Menerima permintaan pendaftaran pasien rawat inap yang membawa
pengantar rawat inap dari dokter poli atau IGD dan menggunakan asuransi
kesehatan dalam hal layanan medis dengan melakukan pencatatan,
identifikasi pasien dan menjelaskan kelengkapan apa saja yang harus
dilengkapi untuk persyaratan pasien asuransi.
d. Meminta pasien atau keluarga pasien untuk mengisikan data identitas yang
sesuai dalam formulir persetujuan rawat inap.
e. Menanyakan kepada pasien atau keluarga pasien dalam hal menentukan
kelas perawatan yang dikehendaki pasien.
f. Menghubungi bangsal perawatan untuk memesankan kamar kelas perawatan
yang dikehendaki pasien.
g. Menjelaskan dan mengedukasi kepada pasien atau keluarga pasien tentang
peraturan, hak dan kewajiban pasien selama di rumah sakit.
h. Memasukkan/menginput data pasien sesuai dengan identitas kedalam
program SIMRS rawat inap.
i. Membuatkan Surat Elegibilitas Peserta untuk pasien pengguna asuransi BPJS.
j. Membuatkan kartu berobat untuk pasien sesuai dengan identitas pasien.
k. Melaksanakan proses distribusi dokumen rekam medis pasien ke IGD.
l. Mengevaluasi kegiatan pelayanan pendaftaran pasien rawat inap.
m. Membuat laporan indikator mutu.
4. Kewenangan
a. Mengusulkan kebijakan yang berkaitan dengan proses pendaftaran pasien
rawat inap.

19
 b. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada Kepala Sub Seksi
Rekam medis tentang proses pendaftaran pasien rawat inap.
c. Mengkoordinasikan dengan unit terkait dalam rangka penyelenggaraan
rekam medis.
5. Kerja Sama
a. Internal :
Semua sub seksi yang terkait.
b. Eksternal
Unit karya di lingkungan Yayasan Panti Rapih dan Instansi Lain.

20
 BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA UNIT REKAM MEDIS

A. Tata Hubungan Kerja Pelayanan Rekam Medis

TATA HUBUNGAN KERJA

REKAM MEDIS
Personalia Rawat Jalan

Logistik Pendafta Penyimpana Perakitan Olah Rawat Inap

ran n Berkas / Berkas / Data dan
Pasien Filling Assembling Pelapora
Farmasi Rajal / n Akuntansi
Ranap Surat Keterangan Medis (Koding/I
ndex

Keuangan Radiologi,Lab, Sekretariat Dokter

Fisioterapi

21
A. TUGAS POKOK UNIT REKAM MEDIS :
1. Mendaftar Pasien Rawat Inap
2. Mendaftar Pasien Rawat Jalan
3. Melakukan penyambungan telepon dan penerimaan telepon
4. Memberikan informasi tentang hal-hal yang berkaitan dengan pelayanan RS Panti
Nugroho
5. Melakukan Sensus Harian (Ranap,Ralan dan IGD)
6. Membuat Surat Keterangan Data Medis
7. Membuat pelaporan :
- Intern : Direktur setiap bulan, yayasan setiap triwulan, lap Insidentil
- Ekstern : Dinas Kesehatan (lap mingguan/wabah, bulanan, kasus, triwulan,
semester dan tahunan )

B. FUNGSI DENGAN UNIT LAIN

1. Kepala Sekretariat
Segala kelengkapan administrasi yang berkaitan dengan pelayanan Rekam Medis di
sahkan oleh direktur melalui kepala sekretariat.
2. Ranap inap, HCU, Passosmed dan Kamar Jenasah
Pasien dari IGD, rawat jalan yang memerlukan perawatan akan dibuatkan surat
pengantar rawat oleh dokter yang memeriksa. Pasien atau keluarga dianjurkan ke
bagian pendaftaran untuk menentukan kamar perawatan.Pasien diantar ke rawat
inap umum oleh perawat rawat jalan maupun IGD dan dilakukan serah terima dengan
menggunakan formulir pemindahan pasien antar ruangan.
3. Logistik dan Rumah Tangga
a. Teknik
Kegiatan permintaan perbaikan, perawatan, pemantauan, pembuatan barang,
rancang bangunan fasilitas (peralatan, listrik, gedung dan bangunan).
b. Kamar cuci dan kamar jahit
c. Logistik
Permintaan barang gudang non medis terdiri dari gudang teknik, gudang rumah
tangga, gudang sabun, gudang alat tenun, gudang paket mandi, gudang cetak,
gudang linen, dan gudang alat tulis.
d. Pembelian
Koordinasi dengan unit terkait permintaan pembelian barang/material baru
maupun material yang pernah dibeli, kaitannya dengan bentuk, bentuk, warna,

22
 fungsi, dan spesifikasi.
e. Kesehatan Lingkungan
Keterkaitan tentang penyehatan ruang dan bangunan, sanitasi lingkungan,
pengelolaan sampah non medis.
4. UNIT FARMASI
a. Mendapatkan copi resep pasien untuk kelengkapan Surat Keterangan Data Medis.
b. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk farmasi
c. Membuat SEP Pasien BPJS.
d. Menyerahkan SEP BPJS untuk pasien yang rawat inap.
e. Mendapatkan laporan Triwulan untuk dilaporkan Ke Dinas Kesehatan.
5. UNIT INSTALASI GISI
a. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk Instalasi Gizi.
b. Mendaftar pasien yang mau konsultasi gisi.
c. Menelepon petugas apabila ada pasien yang akan konsultasi gisi.
d. Menerima makanan tambahan untuk petugas yang jaga malam.
e. Mendapatkan laporan kunjungan pasien yang konsultasi gisi setiap bulan.
6. UNIT LABORATORIUM
a. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk Laboratorium.
b. Menerima dan memasukkan hasil PA ke dalam berkas Rekam Medis pasien.
c. Membuat SEP Pasien BPJS untuk yang periksa laborat.
d. Memberikan informasi register pasien rawat inap dan ruang perawatan.
e. Mendapatkan laporan bulanan untuk dilaporkan ke direktur dan yayasan serta
dinas kesehatan.
7. UNIT FISIOTHERAPI
a. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk Fisiotherapi
b. Mengantar status pasien yang terapi uap.
c. Membuat SEP Pasien BPJS untuk yang fisiotherapi.
d. Mendapatkan laporan bulanan untuk dilaporkan ke direktur dan yayasan serta
dinas kesehatan.
8. UNIT RADIOLOGI
a. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk Radiologi.
b. Memberikan informasi register pasien.
c. Menanyakan jadwal praktek dokter radiologi.
d. Mendapatkan laporan bulanan untuk dilaporkan ke direktur dan yayasan serta
dinas kesehatan.

23
9. IGD
a. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk IGD.
b. Mendaftar pasien IGD baik ralan maupun ranap.
c. Mengantar berkas rekam medis pasien.
d. Mengantar map untuk tempat copi resep.
e. Mengambil berkas rekam medis pasien yang sudah selesai periksa.
f. Menanyakan pada perawat tentang perubahan jadwal dokter jaga.
g. Mendapatkan data sensus harian pasien yang ODC.
h. Mendapatkan data sensus harian IGD.
10. OK (KAMAR BEDAH)
a. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk OK.
b. Mendapatkan data pasien operasi untuk dilaporkan ke direktur dan yayasan (per
bulan).
11. POLI UMUM :
a. Mendaftar pasien poli umum.
b. Mengantar status rekam medis pasien ke poli umum.
c. Mengambil berkas rekam medis pasien dari masing-masing poli setelah selesai
periksa.
d. Menyambungkan telepon masuk dan keluar poli .
e. Mendapatkan data Sensus Harian pasien poli.
f. Mendapatkan data diagnose pasien poli dan dimasukkan dalam program olah
data pasien .
g. Meminta pengisian data medis (untuk konsep) kepada dokter pemeriksa dan
tanda tangan.
12. POLI SPESIALIS :
a. Mendaftar pasien poli spesialis.
b. Mengantar status rekam medis pasien ke poli spesialis.
c. Mengambil berkas rekam medis pasien dari masing-masing poli setelah selesai
periksa.
d. Menyambungkan telepon masuk dan keluar poli spesialis.
e. Mendapatkan data Sensus Harian pasien poli spesialis.
f. Mendapatkan data diagnose pasien poli spesialis dan dimasukkan dalam
program olah data pasien.
g. Meminta pengisian data medis (untuk konsep) kepada dokter pemeriksa dan
tanda tangan.

24
13. POLI GIGI :
a. Mendaftar pasien poli gigi.
b. Mengantar status rekam medis pasien ke poli gigi.
c. Mengambil berkas rekam medis pasien dari poli gigi setelah selesai periksa.
d. Menyambungkan telepon masuk dan keluar poli gigi.
e. Mendapatkan data Sensus Harian pasien poli gigi.
f. Mendapatkan data diagnose pasien poli gigi dan dimasukkan dalam program
olah data pasien.
g. Meminta pengisian data medis (untuk konsep) kepada dokter pemeriksa dan
tanda tangan.
h. Mendapatkan data laporan triwulan untuk dinas kesehatan.
14. RANAP TIMUR
a. Mendaftar pasien rawat inap.
b. Mencarikan kamar perawatan untuk pasien yang opname.
c. Membuat SJP ASKES rawat inap
d. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk rawat inap.
e. Mendapatkan data Sensus Harian rawat inap.
f. Mendapatkan data diagnosa pasien rawat inap dan dimasukkan dalam program
olah data.
g. Menerima laporan kalau ada pasien bangsal yang harus dilaporkan ke dinas
(DHF,Campak,AFP,dll).
h. Menerima berkas pasien dari bangsal setelah pasien pulang.
i. Mendapatkan data-data laporan bulanan yang akan dilaporkan ke direktur.
j. Menanyakan pada perawat diagnose pasien.
15. HCU/HIGH CARE :
a. Mendaftar pasien rawat inap/high care.
b. Membuat SJP ASKES pasien high care.
c. Menyambungkan telepon masuk dan keluar .
d. Mendapatkan data Sensus Harian rawat inap pasien high car.
e. Mendapatkan data diagnosa pasien high care dan dimasukkan dalam program
olah data.
f. Menerima berkas pasien dari bangsal setelah pasien pulang.
g. Menanyakan pada perawat diagnose pasien.
16. RANAP BARAT
a. Mendaftar pasien rawat inap.

25
 b. Mencarikan kamar perawatan untuk pasien yang opname.
c. Membuat SJP ASKES rawat inap.
d. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk ranap barat.
e. Mendapatkan data Sensus Harian rawat inap barat.
f. Mendapatkan data diagnosa pasien rawat inap dan dimasukkan dalam program
olah data.
g. Menerima laporan kalau ada pasien bangsal yang harus dilaporkan ke dinas
(DHF,Campak,AFP,dll).
h. Menerima berkas pasien dari bangsal setelah pasien pulang.
i. Mendapatkan data-data laporan bulanan yang akan dilaporkan ke direktur.
j. Menanyakan pada perawat diagnose pasien.
17. VK dan NEONATUS
a. Mendaftar pasien yang mau melahirkan.
b. Mencarikan kamar perawatan untuk pasien.
c. Membuat SJP ASKES rawat inap.
d. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk VK.
e. Mendapatkan data Sensus Harian pasien VK.
f. Mendapatkan data diagnosa pasien VK dan dan dimasukkan dalam program
olah data.
g. Membuat register/kartu mondok untuk bayi baru lahir.
h. Menerima berkas pasien dari bangsal setelah pasien pulang.
i. Mendapatkan data-data laporan bulanan yang akan dilaporkan ke direktur.
j. Mengantar berkas RM pasien BBL ke VK.
18. POLI KEBIDANAN
a. Mendaftar pasien yang mau periksa kehamilan.
b. Mencarikan kamar perawatan untuk pasien.
c. Membuat SJP ASKES rawat jalan.
d. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk Poli kebidanan.
e. Mendapatkan data Sensus Harian pasien poli kebidanan.
f. Mendapatkan data diagnosa pasien poli kebidanan dan dimasukkan dalam
program olah data.
g. Menerima berkas pasien dari poli setelah pasien pulang.
h. Mendapatkan data-data laporan bulanan yang akan dilaporkan ke direktur.
19. UNIT KENDARAAN
a. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk kendaraan.

26
 b. Bon kendaraan apabila mau dinas luar.
c. Nitip Foto copy.
20. UNIT KEAMANAN
a. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk keamanan.
b. Kolaborasi untuk kroscek kamar pasien.
21. UNIT PERSONALIA
a. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk personalia.
b. Mengurus ijin (cuti,meninggalkan tugas,dsb) untuk karyawan.
c. Mengumpulkan absensi.
d. Menerima laporan triwulan yang akan dilaporkan Ke Dinas Kesehatan.
e. Mengurus buku berobat.
22. UNIT HUMAS
a. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk humas.
b. Menerima laporan triwulan yang akan dilaporkan Ke Dinas Kesehatan.
c. Meminta Jadwal dokter untuk pasien.
d. Mendapatkan Jadwal dokter umum bulanan.
23. UNIT PDE
a. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk PDE.
b. Melaporkan kerusakan computer.
24. UNIT KEUANGAN
a. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk keuangan.
b. Kolaborasi dalam pelaporan BPJS untuk keperluan Rumah Sakit.
25. UNIT KASSA-RS
a. Menerima pendaftaran pasien yang menggunakan fasilitas piutang (BPJS,
asuransi, karyawan rspn,dll).
b. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk kassa.
c. Menerima data pasien pulang setiap hari untuk pencocokan data sensus harian
bangsal.
d. Menerima berkas pasien untuk pengisian data medis yang digunakan untuk
tagihan.
e. Mendapatkan rincian pemeriksaan penunjang untuk kelengkapan data Surat
Keterangan data Medis.
f. Kolaborasi dalam penyeleseian program klaim INA-CBG’S.
26. UNIT AKUTANSI
a. Menyambungkan telepon masuk dan keluar untuk akutansi.

27
b. Menerima laporan triwulan untuk dilaporkan ke Dinas Kesehatan.
c. Meminjam kartu piutang yang digunakan untuk membuat kelengkapan Surat
Keterangan Medis pasien.

28
 BAB VIII

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

SUB SEKSI REKAM MEDIS

Pola Ketenagaan disusun berdasarkan beban kerja dan standar kompetensi profesi.

Tabel Pola ketenagaan sub seksi rekam medis.

Standart Pelayanan Minimal RSPN

Pendidikan Penga- Sertifikat / Pelatihan
No. Jabatan S S S D S laman JML
M M P 3 1 Kerja
P A K (th)
1. Kepala Sub V 3 Manajemen RM, 1
Seksi Rekam Audit Mutu RM,
Medis General Koding,
Hukum Kesehatan,
Service Excellent,
Komputer
2. Koordinator V 3 Manajemen 1
Sub Seksi RM,Audit Mutu
Rekam Medis RM,General
Koding,Hukum
Kesehatan,Service
Excellent,Komputer
3. Staff V 1 Service Excellent, 6
Pendaftaran Manajemen Rekam
Rawat Jalan Medis, Bahasa
dan Rawat Inggris,
Inap dan
operator
telepon

29
 4. Staff V 1 Service Excellent, 1
Penyimpanan Manajemen Rekam
Medis, Bahasa
Inggris, Audit Mutu
Rekam Medis
5 Staff Perakitan V 1 Service Excellent, 1
Manajemen Rekam
Medis,Bahasa Inggris,
Audit Mutu Rekam
Medis
6 Staff Pelaporan V 1 Service Excellent, 2
Manajemen Rekam
Medis, Bahasa
Inggris, Audit Mutu
Rekam Medis,
Statistik Kesehatan
7. Staff Surat V 1 Service Excellent, 1
Keterangan Manajemen Rekam
Medis Medis, Bahasa
Inggris, Audit Mutu
Rekam Medis,
Statistik Kesehatan,
Terminologi Medis

Catatan :
1. Pendidikan diisi dengan mencontreng (V)
2. Jumlah adalah jumlah tenaga kerja .

30
Metode penghitungan

Inisialisasi Data
Nama Seksi/Unit Kerja Administrasi
Sub Seksi Rekam Medis
Formula:
Hari Kerja 312
Cuti Tahunan 12
Diklat 5
Libur Nasional 15
Ketidak Hadiran Kerja 7
Waktu Kerja 7
Kelonggaran 1
Hari kerja tersedia 273
Waktu kerja tersedia (jam) 1911
Waktu Kerja tersedia (menit) 114660

31
 FORMULIR PENGHITUNGAN KEBUTUHAN TENAGA
BERDASAR ANALISA BEBAN KERJA (WISN)
Bidang : ADMINISTRASI
Unit Kerja : REKAM MEDIS
No Nama Jabatan Jumlah Pembulatan
1 ASSEMBLING 0.510285017 1
2 KEPALA RM 0.775891156 1
3 KOOR RM 0.580094192 1
4 OPERATOR 1.619849991 2
5 PELAPORAN 1.526713414 2
6 PPRI 1.534202686 2
7 PPRJ 4.305740101 4
8 KODING 0.785447061 1
9 PENYIMPANAN 0.771616954 1
10 SKM 0.893415664 1
11 0 0
12 0 0
13 0 0
14 0 0
TOTAL KEBUTUHAN TENAGA 13.30325624 16

32
 BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI

A. Kegiatan Orientasi

Tujuan Umum :
Melalui kegiatan orientasi diharapkan karyawan baru tenaga administrasi dan pelayanan di Rekam
Medis mampu memahami tugas dan fungsinya masing – masing sebagai karyawan baru tenaga /staf
di Rumah Sakit Panti Nugroho.
Tujuan Khusus :
1. Mengenal dan memahami organisasi Rumah Sakit Panti Nugroho
2. Memahami dan menghayati Visi Misi RS Panti Nugroho dalam tugasnya sebagai Karyawan
Rumah Sakit Panti Nugroho
3. Memahami dan mengintegrasikan nilai-nilai dasar pelayanan kesehatan Rumah Sakit dalam
spiritualitas CB dan aktualisasinya.
4. Mengenal dan memahami :
a) Peran, tugas, kewajiban, wewenang dan prosedur kerja.
b) Tujuan, falsafah, peraturan-peraturan, prosedur, serta kebijakan pimpinan di lingkungan
institusi RS Panti Nugroho serta fasiltias fisik dan pelayanan khusus dalam tempat kerja.
c) Prosedur-prosedur pengamanan dalam berbagai bidang di berbagai unit kerja.
d) Prosedur tentang penilaian terhadap penampilan kerja Staf Administrasi.
e) Teknik-teknik dasar keadministrasian
5. Merasa diterima, aman, diakui dan bergairah menggunakan kesempatan belajar lebih lanjut.
6. Mampu memberikan pelayanan secara professional.

B. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN

Kegiatan orientasi memberikan pengarahan dan bimbingan serta mempersiapkan karyawan

agar dapat bekerja cepat dan tepat sesuai dengan peran dan fungsinya. Adapun program orientasi
karyawan lama dilakukan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan pengembangan SDM. Untuk
mempermudah pelaksanaan kegiatan orientasi ini dibedakan menjadi 2 (dua) area, yaitu
1. Kegiatan orientasi pada karyawan baru
2. Kegiatan orientasi karyawan lama yang dirotasi / mutasi ke unit lain

33
Hari I :
1. Profil RS Panti Nugroho :
1. Identitas diri.
2. Sejarah rumah sakit.
3. Landasan ideologi.
4. Informasi tentang RS Panti Nugroho
5. Pengorganisasian RS dan pengenalan RS Panti Nugroho
6. Strategi RS Panti Nugroho
2. Nilai & Budaya Kerja
1. Komunikasi.
2. Nilai Pelayanan RSPN (GPCB)
3. Budaya kerja (WUCARI)
3. Kewaspadaan Universal (penanggulangan infeksi nasokomial).
4. 6 sasaran keselamatan kerja (Hand Hygiene, 5 Moment Hand Hygiene)
5. Hak & Kewajiban Karyawan
1. Hak, kewajiban karyawan
2. Jenjang karier karyawan di RS Panti Nugroho
3. Pola ketenagaan dan penilaian kinerja
4. Peraturan/kebijakan yang berlaku
5. Etika dan kode etik

Hari II: ( Seksi Sumber Daya Manusia )

1. Identitas diri.
2. Sejarah rumah sakit.
3. Landasan ideologi.
4. Informasi tentang RS Panti Nugroho
5. Pengorganisasian RS dan pengenalan RS Panti Nugroho
6. Strategi RS Panti Nugroho
7. Komunikasi.
8. Nilai Pelayanan RSPN (GPCB)
9. Budaya kerja (WUCARI)

34
 10. Kewaspadaan Universal (penanggulangan infeksi nasokomial).
11. Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3).
12. Hak, kewajiban karyawan
13. Jenjang karier karyawan di RS Panti Nugroho
14. Pola ketenagaan dan penilaian kinerja
15. Peraturan/kebijakan yang berlaku
16. Etika dan kode etik
17. Komunikasi internal
18. Pengenalan tentang bantuan hidup dasar
19. 6 sasaran keselamatan kerja (Hand Hygiene, 5 Moment Hand Hygiene)

C. Tahapan Orientasi di bagian sub seksi rekam medis

Tanda tangan
No Materi Waktu
Karyawan Ka Sub sie RM

1 Pengenalan atasan langsung (ka Sub

Sie) dan karyawan-karyawan di
Bagian: Rekam Medis & Pendaftaran

2 Pengenalan profil unit kerja / sub

seksi Rekam Medis & Pendaftaran

3 Orientasi :

a. Fasilitas ruangan, dan fasilitas

peralatan serta kegunaannya,
cara mengoperasikannya, dan
tempat penyimpanannya.
b. Kamar perawatan, dan nomer
kamar keperawatan.
c. Tempat penyimpanan berkas
rekam medis.
d. Daftar nomor telepon rumah

35
 sakit, cara penggunaan telepon
dan cara berkomunikasi melalui
telepon.
e. Pengoperasian komputer
sederhana untuk Pendaftaran dan
olah data rekam medis.
f. Sistem penyimpanan file,
pencatatan dan pelaporan.
g. Daftar dinas, daftar hadir, dan
surat cuti karyawan.

4 Orientasi di ruang Rekam Medis

(Assembling, Koding, SKM)

5 Penjelasan tentang cara pelaporan

setiap pergantian shift

6 Penjelasan tentang laporan kejadian,

misalnya: Laporan ke Yayasan,
Dinkes, dan cara melaporkan.

7 Penjelasan tentang Uraian Tugas

Wewenang dan Individu, Pedoman
Pelayanan dan Pengorganisasian,
Panduan, Kebijakan dan SPO di
Rekam Medis

36
D. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN

Hasil Evaluasi/Saran dan

No Materi
Tanda Tangan

1 Pengenalan atasan langsung (ka Sub

Sie) dan karyawan-karyawan di
Bagian: Rekam Medis & Pendaftaran

2 Pengenalan profil unit kerja / sub

seksi Rekam Medis & Pendaftaran

3 Orientasi :

h. Fasilitas ruangan, dan fasilitas

peralatan serta kegunaannya,
cara mengoperasikannya, dan
tempat penyimpanannya.
i. Kamar perawatan, dan nomer
kamar keperawatan.
j. Tempat penyimpanan berkas
rekam medis.
k. Daftar nomor telepon rumah
sakit, cara penggunaan telepon
dan cara berkomunikasi melalui
telepon.
l. Pengoperasian komputer
sederhana untuk Pendaftaran dan
olah data rekam medis.
m. Sistem penyimpanan file,
pencatatan dan pelaporan.
n. Daftar dinas, daftar hadir, dan
surat cuti karyawan.

37
 4 Orientasi di ruang Rekam Medis
(Assembling, Koding, SKM)

5 Penjelasan tentang cara pelaporan

setiap pergantian shift

6 Penjelasan tentang laporan kejadian,

misalnya: Laporan ke Yayasan,
Dinkes, dan cara melaporkan.

7 Penjelasan tentang Uraian Tugas

Wewenang dan Individu, Pedoman
Pelayanan dan Pengorganisasian,
Panduan, Kebijakan dan SPO di
Rekam Medis

Yogyakarta, .......

Mengetahui,

Ka Sub Sie Rekam Medis

Kegiatan orientasi dilaksanakan dengan berbagai cara antara lain:

1. Presentasi.
2. Tanya Jawab.
3. Diskusi.
4. Praktek kerja.
5. Penilaian Kerja
Adapun proses evaluasi keberhasilan kegiatan orientasi dilihat dari:
1. Prosentase karyawan baru yang mengikuti kegiatan orientasi karyawan.
2. Adanya peningkatan mutu kerja yang mencerminkan peningkatan skill, knowledge, dan attitude.

38
39
 BAB X
PERTEMUAN / RAPAT

Dalam menjalankan organisasi, Sub Seksi Rekam Medis membuat perencanaan koordinasi dalam bentuk
pertemuan staff/ rapat.
A. Rapat Rutin
Rapat Rutin diselenggarakan setiap bulan.
1. Jadwal Rapat
Waktu : Minggu pertama setiap awal bulan
Jam : 12.00 s/d. selesai
Tempat : Ruang Rekam Medis
2. Materi Rapat
1) Evaluasi kinerja unit rekam medis
2) Evaluasi SDM unit rekam medis
3) Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan rekam medis
4) Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja pelayanan rekam medis
3. Kelengkapan Rapat :
Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan / rekomendasi / usulan dari dan kepada
pimpinan.
4. Peserta Rapat :
Ka Sub Sie Rekam Medis, Anggota/Staff
B. Rapat Insidentil
Rapat Insidenti yaitu rapat mendadak diselenggarakan sewaktu-waktu apabila sangat diperlukan.
1. Jadwal Rapat.
Waktu : Setiap saat bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas segera.
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan
2. Materi Rapat :
Sesuai dengan permasalahan yang perlu dibahas.

40
 BAB XI
LAPORAN

A. Pengertian
Pelaporan merupakan sistem atau metode yang dilakukan untuk melaporkan segala bentuk kegiatan
yang ada terkait dengan pemberian Pelayanan Rekam Medis
B. Jenis Laporan
Laporan yang dibuat bagian Rekam Medisadalah semua laporan baik yang diminta oleh oleh Direktur
Rumah Sakit ataupun yang diminta oleh unit terkait
Pelaporan yang disusun adalah pelaporan Harian, Laporan Bulanan dan Laporan Tahunan terdiri dari,
pelaporan ke Direktur dilakukan setiap 1 bulan sekali, dan pelaporan ke Yayasan dilakukan setiap
triwulan, semester dan tahunan. Selain laporan tersebut juga diperlukan pelaporan ke instansi
pemerintah sesuai dengan peraturan dan pedoman yang berlaku.

41
 BAB XII
PENUTUP

Buku Pedoman Pengorganisasian seksi Rekam Medis ini mempunyai peranan penting sebagai pedoman
bagi pelaksanaan kegiatan sehari-hari tenaga keperawatan di unit Rekam Medis RS Panti Nugroho
sehingga dapat meningkatkan mutu Pelayanan Rekam Medis.

Penyususunan buku Pedoman Pengorganisasian Seksi Rekam Medis adalah langkah awal ke suatu
proses yang panjang sehingga memerlukan dukungan dan kerjasama dari berbagai pihak dalam
penerapannya untuk pencapaian tujuan sesuai yang diharapkan.

Demikian harapan kami semoga Pedoman Pengorganiasian ini dapat menjadi pedoman bagi staf Rekam
Medis dalam memberikan Pelayanan di RS Panti Nugroho, sebagai mutu Pelayaan Rekam Medis lebih
dapat ditingkatkan sesuai harapan dan Visi, Misi pelayanan Rumah Sakit Panti Nugroho.

42