PEMERINTAH KABUPATEN BELITUNG

DINAS KESEHATAN
UPT. RSUD dr. H. MARSIDI JUDONO
JALAN JEND. SUDIRMAN KM 5,5 AIK RAYAK TANJUNGPANDAN Telp (0719) 21071, Fax (0719) 22190
KODE RS.1902010
KEPUTUSAN DIREKTUR
NOMOR : 445/4917/KEP/RSUD dr.H.M.JD/2019

TENTANG
PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI RUMAH SAKIT
DI RSUD dr. H. MARSIDI JUDONO KABUPATEN BELITUNG

DIREKTUR RSUD dr. H. MARSIDI JUDONO

Menimbang : a. bahwa pelayanan farmasi adalah bagian yang tidak

terpisahkan,dari sistem pelayanan di RSUD dr.H.
Marsidi Judono
b. bahwa pelayanan farmasi terdiri dari Pengelolaan
Perbekalan Farmasi dan Pelayanan Kefarmasian
dalam Penggunaan Obat dan Alat Kesehatan ;
c. bahwa pelayanan farmasi berorientasi kepada
pelanggan dan bertujuan untuk memberikan
kepuasan bagi pelanggan baik ekstern maupun
intern ;
d. bahwa sehubungan hal-hal tersebut diatas perlu
ditetapkan Pengelolaan Perbekalan Farmasi dan
Pelayanan Kefarmasian Rumah Sakit Umum Daerah
dr.H. Marsidi Judono Kabupaten Belitung.
e. bahwa berdasarkan pertimbangan tersebut diatas,
perlu ditetapkan dengan Keputusan Direktur RSUD
dr. H. Marsidi Judono Kabupaten Belitung tentang
Pengadaan aperbekalan Farmasi;

Mengingat : 1. Undang-Undang RI Nomor 36 tahun 2009 tentang

Kesehatan;
2. Undang-Undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang
Rumah Sakit;
3. Undang-Undang RI Nomor 7 tahun 1963 tentang
 Farmasi;
4. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 72 tahun
2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di
Rumah Sakit;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RSUD dr. H. MARSIDI JUDONO

KABUPATEN BELITUNG TENTANG PENGADAAN
PERBEKALAN FARMASI RUMAH SAKIT DI RSUD dr. H.
MARSIDI JUDONO
KESATU : Pengadaan perbekalan farmasi dilakukan pembelian
langsung ke distributor resmi
KEDUA : Surat pesanan ditandatangani oleh apoteker dan
diketahui oleh panitia pengadaan dan Direktur Rumah
Sakit
KETIGA : Panitia Pemgadaan dan Penerima ditetapkan dengan
Surat Keputusan Direktur
KEEMPAT : Kebijakan ini berlaku selama 3 (tiga) tahun dan akan
dilakukan evaluasi minimal 1 (satu) tahun sekali.
KELIMA : Keputusan ini berlaku pada tanggal ditetapkan dan
apabila ada kekurangan/kekeliruan dalam keputusan ini,
akan diadakan perubahan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Tanjungpandan
Pada tanggal, 18 Oktober 2019
DIREKTUR UPT RSUD dr.H. MARSIDI
JUDONO

dr. Hendra, Sp.An

NIP. 197608212003121002
 LAMPIRAN
KEPUTUSAN DIREKTUR
RSUD dr. H. MARSIDI JUDONO
Nomor : 445/4917/KEP/RSUD dr.H.M.JD/2019
Tentang : PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI
RUMAH SAKIT
Tanggal : 18 OKTOBER 2019

PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI

I. DEFINISI
Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di
Rumah Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang
diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur
secara tender (oleh panitia pembeli barang farmasi), aecara langsung
(distributor, pedagang besar farmasi, rekanan) maupun
aumbangan/droping/hibah
Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk
mencapai tujuan yaitu :
a. Perumusan kebutuhan atau perencanan (Selection)
b. Pengadaan (Procurement)
c. Distribusi (Distribution)
d. Penggunaan (Use)
Keempat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang
pengelolaan yang terdiri dari:
a. Organisasi (Organization)
b. Pembiayaan dan kesinambungan (Financing and Sustainnability)
c. Pengelolaan informasi (Information Management)
d. Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia (Human
Resources Management)
Instalasi farmasi merupakan satu- satu nya unit yang bertugas
merencanakan, mengadakan, mengelola dan mendistribusikan obat
untuk rumah sakit secara keseluruhan. Perencanaan pengadaan obat
harus sesuai dengan formularium yang telah ditetapkan oleh Komite
Farmasi dan Terapi (KFT) dan Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS).
Obat yang akan dibeli atau diadakan harus direncanakan secara
rasional agar jenis dan jumlahnya sesuai sehingga merupakan produk
atau bahan yang terbaik, meningkatkan penggunaan yang rasionl
dengan harga yang terjangkau atau ekonomis

A. SIKLUS PENGADAAN
Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan- keputusan dan
tindakan dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga
yang haris dibayar, dan kualitas obat- obat yang diterima. Sik’lus
pengadaan obat mencakup pemilihan kebutuhan, penuesuaian
kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau
pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status
pemesanan, penerima dan pemeriksaan obat, pembayar,
penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan informasi.

B. EVALUASI YANG DIGUNAKAN DALAM PENGADAAN OBAT

1. Frekuensi pengadaan tiap item obat setiap tahinnya
a. Digolongkan mennadi 3 kategori: rendah (<12), sedang (12-24),
tinggi (>24)
b. Banyaknya obat dengan frekuensi sedang dan tinggi →
kemampuan IFRS dalam merespon perubahan kebutuhan
obat dan melakukan pembelian obat dalam jumlah sesuai
dengan kebutuhan saat ini
c. Pengadaan obat yang berulang menunjukan bahwa yang
tersedia di IFRS merupakan obat dengan perpitaran cepat (fast
moving).
d. Banyaknya obat yang masuk kedalam jenis slow moving →
kerugian bagi rumah sakit
2. Frekuensi kesalahan faktur
a. Kriteria kesalahan faktur: adanya ketidakcocokan jenis obat,
jumlah obat dalam suatu item, atau jenis obat dalam faktur
terhadap surat pesanan yang bersesuaian
b. Penyebab :
1) Tidak ada stok, atau barang habis di PBF
2) Stok barang yang tidak sesuai
3) Reorder atau frekuensi pemesanan terlalu banyak
 3. Frekuensi tertundanya pembayaran oleh rumah sakit terhadap
waktu yang disepakati
a. Tingginya frekuensi tertundanya pembayaran menunjukkan
kurang baiknya manajemen keuangan pihak rumah sakit
b. Hal ini dapat mempengaruhi kepercayaan pihak pemasok
kepada rumah sakit sehingga potensial menyebabkan ketidak
lamcaran suplai obat di kemudian hari.

C. PEMASOKAN OBAT UNTUK INSTALASI FARMASI

Pemasok adalah auatu organisasi/ lembaga yang menyediakan
atau memasok produk atau pelayanan kepada konsumen. Pemasok
obat untuk rumah sakit pada umumnya adalah Industri Farmasi
atau Pedagang Besar Farmasi. Untuk memperoleh obat atau sediaan
obat yang bermutu baik, perlu dilakukan pemilihan pemasok obat
yang baik dan produk obat yang memenuhi semua persyaratan dan
spesifikasi mutu. Jadi, salah datu kompeten dari Praktek
Pemgadaan Obat yang Baik (PPBO) ialah pemilihan pemasok yang
memenuhi persyaratan.

D. KRITERIA UMUM PEMILIHAN PEMASOK

IFRS harus menetapkan kriteria pemilihan pemasok sediaan
farmasi untuk rumah sakit. Kriteria pemilihan pemasok sediaan
farmasi untuk rumah sakit. Kriteria pemilihan pemasok sediaan
farmasi untuk rumah sakit adalah, tetapi tidak terbatas pada hal
berikut:
1. Telah memenuhi persyaratan hokum yang berlaku untuk
melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar)
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO
9000
3. Mempunyai reputasi yang baik, artinya tidak pernah:
a. Melakukan hal- hal yang melanggar hukum yang berlaku
b. Menghasilkan/ menjual produk obat yang tidak memenuhi
syarat
c. Mempunyai sediaan obat yang ditarik dari peredaran karena
mutu yang buruk
 4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajiban sebagai pemasok
produk obat yang selalu tersedia dan dengan mutu yang tertinggi,
dengan harga yang terendah

E. IDENTIFIKASI PEMASOK SEDIAAN FARMASI YANG MUNGKIN

UNTUK RUMAH SAKIT
IFRS harus melakukan proses untuk mengidentifikasi
pemasok sediaan farmasi yang mungkin. Proses itu mencakup, tetapi
tidak terbatas hanya pada kombinasi dari berbagai kompeten
berikut:
1. Mengevaluasi sistem mutu yang diterapkan pemasok,
berdasarkan evaluasi dokumen dan evaluasi di lapangan.
Pemasok harus mengizinkan apoteker rumah sakit untuk
menginspeksi aistem mutu manufaktur dan pengendalian mutu
2. Menganalisis informasi tentang untuk kerja pemasok, dan harus
dikembangkan ketetapan serta kriteria operasional dan
ditetapkan untuk mengakses kehandalan pemasok dan
menghindari subjektivitas. Kurangnya ketetapan serta kriteria
untuk menetapkan pemasok yang ditolak menimnulkan keraguan
pada kejujuran proses pengadaan
3. Untuk pemasok yang baru, adalah penting menginspeksi secara
visual sampel sediaan obat, kemasan dan penandaan
4. Menguji mutu sediaan obat di laboratorium IFRS (jika ada),
mengkaji hasil uji laboratorium pihak ketiga yang telah
diakreditasi, atau hasil uji laboratorium pemasok yang telah
diakreditasi, atau hasil uji laboratorium pemasok yang telah
diakreditasi
5. Mengkaji pengalaman terhadap sediaan pemasok yang dipublikasi
oleh pengguna lain atau informasi dari berbagai rumah sakit lain.
6. Mengevaluasi riwayat mutu, sediaan farmasi yang lampau yang
disuplai oleh pemasok
7. Mengkaji mutu produk, harga, dan tanggapan pemasok jila ada
masalah
8. Mengaudit sistem manajemen mutu pemasok dan mengevaluasi
kemapuan yang mungkin untuk mengadakan sediaan obat yang
diperlukan secara efisien dan dalam jadwal
 9. Mengkaji acuan tentang kepuasan konsumen (dojter dan
penderita).
10.Mengevaluasi penglaman yang relevan dengan pemasok
11.Mengakses finansial guna memastikan kelangsungan hidup pem-
asok dalam seluruh periode suplai yang diharapkan
12.Kemampuan layanan dan dukungan
13.Kemampuan logistic termasuk lokasi dan sumber

F. HAL YANG PERLU DISEPAKATI ANTARA IFRS DAN PEMASOK

1. Kesepakatan Tentang Jaminan Mutu Pemasok
IFRS harus mengadakan suatu kesepakatan yang jelas
dengan pemasok mengenai jaminan mutu terhadap produk yang
dipasok. Satu atau lebih dari metode dibawah ini dapat
digunakan dalam kesepakatan jaminan mutu terhadap produk
yang dipasok :
a. Mengandalkan sistem mutu pemasok dengan mengadakan
audit dokumem mutu dan di lapangan
b. Penyertaan data inspeksi/ pengujian yang ditetapkan dan
rekaman pengendalian proses dari pemasok
c. Penerapan standar sistem mutu formal sesuai kontrak yang
disetujui IFRS dan pemasok (standar formal dapat ditetapkan
oleh IFRS, yaitu SNI 19-9004-2001 dan SNI 19-9004-2002)
d. Evaluasi secara berkala terhadap praktek pengendalian mutu
pemasok oleh IFRS ataunoleh pihak ketiga
e. Inspeksi/pengujian penerimaan lot dengan pengambilan
contoh oleh pemasok
f. Inspeksi penerimaan dan penyortiran oleh IFRS
2. Kesepakatan Mengenai Metode Verifikasi
Kesepakatan yang jelas harus diadakan oleh IFRS bersama
pemasok mengenai metode yang digunakan untuk memverifikasi
kesesuaian terhadap persyaratan yang ditetapkan. Kesepakatan
tersebut, dapat mencakup pertukaran data inspeksi dan/ atau
pengujian, dengan tujuan peningkatan mutu selanjutnya. Adanya
kesepakatan tersebut dapat memperkecil kesulitan dalam
penafsirkan persyaratan, metode inspeksi, pengujian, atau
pengambilan contoh.
3. Kesepakatan untuk penyelesaian perselisihan
Sistem dan prosedur harus ditetapkan IFRS bersama pemasok
untuk penyelesaian perselisihan yang berkaiatan dengn mutu
yang terjadi dikemudian hari
4. Kewaiban pemasok
Ketentuan teknis mencakup :
a) Atas permintaan apoteker, pemasokan harus memberikan:
1) Data pemgemdalian analitik
2) Data pengujian sterilitas
3) Data kesetaraan hayati
4) Uraian prosedur pengujian bahan mentah dan sediaan jadi
5) Informasi lain yang dapat menunjukan mutu sediaan obat
jadi tertentu. Data pengujian dari laboratorium independen
yang telah diamreditasi harus diberikan tanpa dibayar
b) Semua obat dana tau sediannya harus memenuhi persyaratan
Farmakope Indonesia Edisi IV atau persyaratan lain yang
ditetapkan oleh PFT dan IFRS
c) Sedapat mungkin, semua sediaan obat tersedia dalam
kemasan unit tunggal atau dosis unit atau kemasan selama
terapi
d) Nama dan alamat manufaktur dari bentuk sediaan akhir dan
pengemas atau distributor harus tertera pada etiket sediaan
e) Tanggal kadaluwarsa harus secara jelas tertera pada etiket
kemasan
f) Informasi terapi, biofarmasi, dan toksikologi harus tersedia
untuk apoteker atas permintaan.
g) Materi edukasi untuk penderita dan staf, yang penting untuk
penggunaan yang tepat dari sediaan obat harus tersedia secara
rutin
h) Atas permintaan, pemasok harus memberikan bukti dari setiap
pernyataan berkaitan dengan kemanjuran, keamaanan dan
keunggulan produknya.
i) Atas permintaan, pemasok harus memberikan tanpa biaya,
suatu kuantitas yang wajar dari produknya yang
memungkinkan apoteker untuk mengevaluasi sifat fisik,
 termasuk keelokan farmasetik (penampilan dan ketidakadaan
kerusakan atau cacat fisik) kemasan dan penandaan

II. TATA LAKSANA

Kegiatan yang dilakuakan dalam tahap pengadaan antara lain
sebagai berikut :
A. Memilih metode pengadaan yang paling menguntungkan
1. Open Tender (tender secara terbuka)
Open tender adalah suatu prosedur dormal pengadaan obat
yang mana dilakukan dengan cara menggunakan berbagai
distributor baik nasional maupun internasional. Metode ini
dilakukan dalam jangka waktu tertentu misalnya 2-3 kali
setahun, hal ini disebabkan karena proses tender memerlukan
waktu yang lama dan harganya lebih murah. Selain itu
biasanya metode ini dipakai oleh pemerintah karena khusus
sesuai sistemnya. Jadi untuk nominal tertentu dapat
melakukan pengadaan dalam jumlah tertentu pula.
2. Restricted tender (tender terbatas)
Metode ini dilakukan pada lingkungan yang terbatas, tidak
diumumkan di Koran, biasanya berdasarkan kenalan,
nominalnya tidak banyak, serta sering ada yang melakukan
pengaturan tender yaitu pemawaran tertutup atau selektif,
para penyalur yang tertarik harus menerima semua
persyaratan yang diajuakan, melalui suatu proses formal pre-
kualifikasi yang mengacu pada Good Manufacturing Practices
(GMPS). Performa supply terdahulu, dan kekuatan finansial.
3. Competitive Negotiation (kontrak)
Pembelian membuat persetujuan dengan pihak supplier
untuk mendapatkan harag khusus atau persetujuan
pelayanan dan pembelian dapat membayar dengan harga
termurah. Metode kontrak jauh lebih menguntungkan, karena
pihak Rumah Sakit dapat melakuakan negosiasi lamgsung
dengan pabrik sehingga dapat mengurangi dana (diskon)
4. Direct Procurement
Merupakan cara yang paling mudah dan sederhana, namun
cenderung lebih mahal karena jarang memperoleh diskon. Ciri
 dari metode pengadaan langsung adalah pihak Rumah Sakit
secara langsung melakukan pengadaan perbekalan farmasi
(setelah barang habis) kepada pihak PBF.
B. Melakukan negosiasi atas dasar kualitas, jaminan ketersediaan,
pelayanan purna jual, dan harga yang wajar
C. Membuat kontrak yang spesifik sesuai hasil negosiasi
D. Memonitor surat pesanan yang dibuat
E. Memastikan kesesuaian antara surat pesanan, spesifikasi barang
dan dokumen pendukung yang menyertai
F. Melakukan pembayaran sesuai waktu yang telah disepakati

Ditetapkan di Tanjungpandan
Pada tanggal, 18 Oktober 2019
DIREKTUR UPT RSUD dr.H. MARSIDI
JUDONO

dr. Hendra, Sp.An

NIP. 197608212003121002