BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kata Manajemen berasal dari bahasa Inggris management dengan kata

kerja to manage yang secara umum berarti mengurusi atau
mengelola.Pengertian Manajemen adalah suatu rangkaian proses yg meliputi
kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, evaluasi
dan pengendalian dalam rangka memberdayakan seluruh sumber daya
organisasi/ perusahaan, baik sumberdaya manusia (human resource capital),
modal (financial capital), material (land, natural resources or raw materials),
maupun teknologi secara optimal untuk mencapai tujuan organisasi/
perusahaan.Ricky W.Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah
proses perencanaan,pengorganisasian,pengkoordinasian,dan pengontrolan
sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien.Efektif berarti
bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan,sementara efisien
berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar,terorganisir,dan sesuai
dengan jadwal.

Pada paper ini,kelompok kami akan membahas secara khusus pada salah
satu bagian dari proses manajemen yaitu pengkoordinasian.Koordinasi adalah
salah satu yang sangat penting dalam menjalankan suatu organisasi ataupun
dalam bidang kepemimpinan lainnya. Koordinasi adalah proses
pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang
terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk
mencapai tujuan organisasi secara efesien. Koordinasi Koonzt (1989:65)
menjelaskan definisi koordinasi sebagai pencapaian keselarasan dari usaha
individu dan kelompok ke arah pencapaian maksud dan tujuan kelompok.

1
1.2 Rumusan Masalah

1.Apa itu pengertian koordinasi ?

2.Apa ciri-ciri dari koordinasi ?

3.Apa saja kebutuhan akan koordinasi ?

4.Apa saja teknik koordinasi struktural ?

5.Apa saja masalah-masalah pencapaian koordinasi yang efektif ?

6.Apa saja pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efekif ?

7.Bagaimana cara meningkatan koordinasi potensial ?

8.Bagaimana cara mengurangi kebutuhan koordinasi ?

1.3 Tujuan

1.Mengetahui pengertian koordinasi

2.Mengetahui ciri-ciri dari koordinasi

3.Mengetahui kebutuhan akan koordinasi

4.Mengetahui teknik koordinasi struktural

5.Mengetahui masalah-masalah pencapaian koordinasi yang efektif

6.Mengetahui pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif

7.Mengetahui cara meningkatkan koordinasi potensial

8.Mengetahui cara mengurangi kebutuhan koordinasi

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2. 1.Pengertian Koordinasi

Koordinasi berasal dari kata coordination, co dan ordinare yang

berarti to regulate (untuk mengatur). Koordinasi (coordination) adalah proses
pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang
terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk
mencapai tujuan organisasi secara efesien . Mereka akan mulai mengejar
kepentingan mereka sendiri,yang sering merugikan pencapaian tujuan organisasi
secara keseleruhan apabila tidak adanya koordinasi.

Koordinasi menurut Awaluddin Djamin dalam Hasibuan (2011:86)

diartikan sebagai suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit
dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu, sehingga terdapat saling
mengisi,saling membantu dan saling melengkapi. Dengan demikian koordinasi
dapat diartikan sebagai suatu usaha yang mampu menyelaraskan pelaksanaan tugas
maupun kegiatan dalam suatu organisasi.

Koordinasi Koonzt (1989:65) menjelaskan definisi koordinasi sebagai

: “Coordination,Archieving harmony of individual and group effect the
accomplishment of group purpose and objective”.Koordinasi,merupakan
pencapaian keselarasan dari usaha individu dan kelompok ke arah pencapaian
maksud dan tujuan kelompok.

James A.F Stoner 1986:380 mendefinisikan koordinasi sebagai proses

pemanduan sasaran-sasaran dan kegiatan- kegiatan unit- unit (bagian-bagian atau
bidang fungsional) yang terpisah pada sebuah organisasi secara efisien. Menurut
Hani Handoko 2003: 195, koordinasi adalah proses pengitegrasian tujuan- tujuan
dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-

3
bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara
efisien.

Secara normatif,koordinasi diartikan sebagai kewenangan untuk

menggerakkan, menyerasikan, menyelaraskan, dan menyeimbangkan kegiatan-
kegiatan yang spesifik atau berbeda-beda agar semuanya terarah pada tujuan
tertentu. Sedangkan secara fungsional, koordinasi dilakukan guna untuk
mengurangi dampak negatif spesialisasi dan mengefektifkan pembagian kerja
(Ndraha, 2003:290).

Koordinasi dimaksud sebagai bagian penting dari fungsi-fungsi organisasi

dalam memadukan satu unit kerja organisasi ke dalam unit kerja organisasi yang
lainnya.Setiap unit kerja harus memiliki keterpaduan langkah dan gerak untuk
mencapai hasil kerja bagi terciptanya keterpaduan gerak agar hasil yang dicapai
terselesaikan bersama-sama.

Koordinasi disebut juga kerjasama, akan tetapi sebenarnya lebih dari pada
sekedar kerjasama, karena dalam koordinasi juga terkandung sinkronisasi.
Sementara kerjasama merupakan suatu kegiatan kolektif dua orang atau lebih untuk
mencapai tujuan bersama. Dengan demikian, kerjasama dapat terjadi tanpa
koordinasi, sedangkan dalam koordinasi pasti ada upaya kerjasama. Untuk
mencapai tujuan yang kolektif perlu dilakukan koordinasi yang baik, sehingga kerja
sama yang dilakukan dapat menghasilkan satu tujuan yang sama dan diantara yang
melakukan kerja sama bisa mencapai tujuan yang diinginkan.Koordinasi dapat
terjadi apabila ada dua atau lebih, orang atau intansi yang melakukan kerja sama,
selain itu juga kordinasi tercipta karena pelaku kerja sama satu sama lainnya saling
mempengaruhi.

Dari berbagai definisi koordinasi yang dipaparkan oleh para ahli maka dapat
disimpulkan pengertian dari koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan dan
kegiatan, kerjasama antar institusi atau unit terkait, penyesuaian bagian-bagian
yang berbeda agar kegiatan dari tiap bagian –bagian dapat terlaksana secara
maksimal dan terealisasi dalam satu kesatuan tindakan.

4
 Koordinasi memiliki tujuan untuk mengarahkan pelaksanaan dari kegiatan
organisasi agar dapat berjalan terarah, terpadu,dan sertasi walaupun didalamnya
terdapat berbagai unit kerja yang saling berlainan tugas atau fungsinya agar dapat
mencapai tujuan yang diinginkan.Seluruh langkah tersebut harus mengarah pada
prinsip-prinsip koordinasi yang disebutkan oleh Pamudji (1994: 40) bahwa terdapat
empat prinsip utama dalam melaksanakan koordinasi, yaitu:

1.Koordinasi harus mulai dari tahap permulaan sekali.

2.Koordinasi adalah proses yang kontinyu.

3.Sepanjang memungkinkan koordinasi harus merupakan pertemuan-pertemuan

bersama- sama.

4.Perbedaan-perbedaan dalam pandangan harus dikemukakan secara terbuka dan

diselidiki dalam hubungan dengan situasi seluruhnya.

Pada bagian ketiga dan keempat memiliki pengertian bahwa koordinasi

juga bertujuan untuk memelihara iklim dan sikap saling responsif antisipatif
dikalangan unit kerja independen yang berbeda-beda.

Ke empat prinsip tersebut merupakan prinsip utama dalam melaksanakan

koordinasi agar kesatuan gerak dan langkah koordinasi dapat berjalan sesuai
dengan target dan sasaran yang ingin dicapai.Selain itu,koordinasi juga bertujuan
untuk mengintegrasikan,menyinkronkan ,dan menselaraskan kegiatan pengelolaan
bersama agar berjalan secara simultan.

2.2 Ciri-ciri Koordinasi

Menurut Handayaningrat (1989:118) menjelaskan ciri-ciri koordinasi

adalah

sebagai berikut :

5
a. Tanggung jawab koordinasi terletak pada pimpinan. Oleh karena itu koordinasi
adalah menjadi wewenang dan tanggung jawab daripada pimpina n.Dikatakan
bahwa pimpinan berhasil, karena ia telah melakukan koordinasi dengan baik.

b. Koordinasi adalah suatu usaha kerjasama. Hal ini disebabkan karena kerjasama
merupakan syarat mutlak terselenggaranya koordinasi dengan sebaik-baiknya.

c. Koordinasi adalah proses yang terus menerus (continues process). Artinya suatu
proses yang berkesinambungan dalam rangka tercapainya tujuan organisasi.

d. Adanya pengaturan usaha kelompok secara teratur. Hal ini disebabkan karena
koordinasi adalah konsep yang diterapkan didalam kelompok,bukan terhadap usaha
individu tetapi sejumlah individu yang berkejasama di dalam kelompok untuk
mencapai tujuan bersama.

e. Konsep kesatuan tindakan adalah inti daripada koordinasi. Hal ini berarti bahwa
pimpinan harus mengatur usaha-usaha/tindakan-tindakan daripada setiap kegiatan
individu sehingga diperoleh adanya keserasian di dalam sebagai kelompok dimana
mereka bekerjasama.

f. Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama (common purpose).

Kesatuan usaha/tindakan meminta kesadaran/pengertian kepada semua
individu, agar ikut serta melaksanakan tujuan bersama sebagai kelompok
dimana mereka bekerja.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa koordinasi memiliki ciri

yaitu suatu proses dalam melakukan kerjasama yang merupakan konsep
kesatuan tindakan yang dilakukan secara teratur dan tanggung jawab terletak
pada pimpinan.

2.3 Kebutuhan akan Koordinasi

Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan

komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-
macam satuan pelaksanaannya.

6
 Koordinasi sangat dibutuhkan berbagai organisasi organisasi yang
menetapkan tujuan yang tinggi.Menurut James D Thompson ada 3 macam saling
ketergantungan diantara satuan satuan organisasi yaitu:

1. Saling ketergantungan yang menyatu(pooled interdependence),bila satuan-

satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang laindalam melaksanakan
kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja seetiap satuan yang
memuaskan untuk suatu akhir hasil

2. Saling ketergantungan yang berurutan(sequintal interdependence),dimana suatu

satuan organisasi harus melakukan pekerjaan nya terlebih dahulu sebelum satuan
yang lain dapat bekerja.

3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence),merupakan

hubungan memberi dan menerima antar suatu organisasi.

Sumber : https://www.slideshare.net/Asepkelangit7/pertemuan-10-36331046

2.4 Teknik Koordinasi Struktural

7
Ini digunakan , karena persyaratan koordinasi yang nyata mengkarakterisasi
sebagian besar organisasi , teknik untuk mencapai koordinasi telah banyak
dikembangkan seperti hierarki manajemen, aturan dan prosedur,peran
penghubung,satuan tugas dan departemen integrasi.

1.Hirarki Manajerial

Organisasi yang menggunakan hierarki untuk mencapai koordinasi menempatkan

seorang manajer untuk memimpin departemen atau unit yang saling bergantung.

2.Aturan dan Prosedur

Aktivitas koordinasi rutin dapat ditangani melalui aturan dan prosedur standar.
Akan tetapi betapapun bergunanya aturan dan prosedur dalam situasi rutin , aturan
dan prosedur tersebut tidak secara khusus efektif ketika masalah khusus menjadi
kompleks atau tidak biasa.

3.Peran penghubung

Disini Peran penghubung untuk mempertahankan keberadaannya agar selalu

diketahui oleh setiap kelompok, demikian juga dengan keseluruhan proyek.
Penghubung dapat menjawab pertanyaan dan berperan untuk mengintegrasikan
aktivitas semua kelompok.

4. Satuan Tugas

Ketika saling ketergantungan bèrsifat kompleks dan terdapat beberapa unit yang
terlibat,seorang penghubung tunggal mungkin tidak cukup . Maka itu satuan tugas
dibentuk dengan menarik seorang perwakilan dari setiap kelompok. Sehingga
fungsi koordinasi tersebar pada beberapa indvidu, dan masing" memiliki informasi
khusus mengenai kelompok yang terlibat.

5. Departemen Integrasi

Hal ini hampir serupa dengan satuan tugas tetapi lebih bersifat permanen.
Departemen integrasi biasanya memiliki lebih banyak otoritas daripada satuan

8
tugas ,dan bahkan mungkin mengendalikan anggaran yang diberikan oleh
organisasi.Secara umum, semakin besar tingkat ketergantungan, semakin banyak
perhatian yang harus diberikan organisasi terhadap koordinasi.

Dari teknik-teknik tersebut tentu saja manajer juga harus bergantung pada
pengalaman dan wawasannya sendiri ketika memilih teknik koordinasi untuk
organisasi.

2.5 Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi yang Efektif

Peningkatan spesialisasi akan menaikkan kebutuhan akan koordinasi.Tetapi

semakin besar derajat spesialisasi,semakin sulit bagi manajer untuk
mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari satuan-satuan yang berbeda.
Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch telah mengemukakan empat tipe perbedaan
dalam sikap dan cara kerja diantara bermacam-macam individu dan departemen-
departemen dalam organisasi yang mempersulit tugas pengkoordinasian bagian-
bagian organisasi secara efektif,yaitu:

1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka

sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.Bagian
penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan
daripada kualitas produk.Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai
faktor paling penting sukses organisasi.Bagian pemasaran mengemukakan desain
produk sebagai yang paling esensial

2. Perbedaan dalam orientasi waktu.

Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus

dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitan dan
pengembangan lebih terlihat dengan masalah-masalah jangka Panjang

3. Perbedaan dalam orientasi antarpribadi.

9
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat
agar prosesnya lancar,sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat
lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu
dengan yang lain

4. Perbedaan dalam formalitas struktur.

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunya metode-metode dan

standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan
untuk balas jasa bagi karyawan.Dalam departemen produksi dimana kuantitas dan
kualitas diawasi secara ketat,proses evaluasi dan balas jasa dilakukan secara formal.
Dalam departemen personalia standar pelaksanaan dapat lebih longgar,dimana
karyawan dievaluasi kualitas kerjanya selama periode waktu tertentu

2.6 Pendekatan-pendekatan untuk Pencapaian Koordinasi yang Efektif

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinsi secara langsung

tergantung oleh perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar
ketidakpastian tugas yang dikoordinasi , semakin membutuhkan informasi. Untuk
alasan ini, koordnasi pada dasarnya merupakan tugas pemerosesan informasi. Ada
tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu :

1. Mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : Hirarki manejerial, rencana

dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan
prosedur prosedur. Organisasi-organisasi yang relatif sederhana tidak memerukan
peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.

2. Saling keterganungan ( Saling berkerjasama ), menjadi diperlukan bila

bermacam-macam satuan organisasi menjadi lebih saling tergantung dan lebih luas
dalam ukuran dan fungsi.

Sumber daya ( Tenaga Kerja ), dalam beberapa situasi sumber daya sangat penting
untuk satuan-satuan organisasi atau pengelompokan kembali satuan-satuan
organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

10
2.7.Meningkatkan Koordinasi Potensial

Bila mekanisme pengkoordinasian dasar tidak cukup,investasi dalam

mekanisme-mekanisme tambahan diperlukan.Koordinasi potensial dapat
ditingkatkan dalam dua cara,vertikal dan menyamping (horizontal) :

1.Sistem Informasi Vertikal

Sistem informasi vertikal adalah peralatan melalui mana data disalurkan

melewati tingkatan-tingkatan organisasi.Dengan pengertian lain,bahwa koordinasi
vertikal kegiatan penyatuan pengarahan yang dilakukan oleh atasan
terhadap kegiatan unit- unit.Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai
perintah.Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-
kegiatan seperti pemasaran,keuangan,produksi,dan lainnya untuk meningkatkan
informasi yang tersedia bagi perencanaan,koordinasi,dan pengawasan.

Dalam menjalankan sistem informasi vertikal,terdapat hambatan-

hambatan yang sering terjadi .Hambatan tersebut disebabkan perumusan tugas,
wewenang dan tanggung jawab tiap-tiap satuan kerja (unit kerja) kurang jelas.
Disamping itu adanya hubungan dan tata kerja serta prosedur kurang dipahami oleh
pihak-pihak yang bersangkutan dan kadang-kadang timbul keragu-raguan diantara
mereka. Sebenarnya hambatan-hambatan yang demikian itu tidak perlu
karena antara yang mengkoordinasikan dan yang dikoordinasikan ada
hubungan komando dalam susunan organisasi yang bersifat hierarkis.

2.Hubungan-hubungan Lateral (Horizontal)

Melalui pemotongan rantai perintah,hubungan-hubungan lateral

membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki di
mana informasi yang dibutuhkan ada.Ada beberapa hubungan lateral,yang dapat
diperinci sebagai berikut:

a.Kontak Langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektivitas

dan efisiensi kerja.

11
b.Peranan penghubung,yang menangani komunikasi antar departemen sehingga
mengurangi panjangnya saluran komunikasi

c.Panitia dan satuan tugas.Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan

pertemuan yang dijadwalkan teratur.Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk
masalah-masalah khusus.

d.Pengintegrasian peranan-peranan,yang dilakukan oleh misal manajer produk atau

proyek,perlu diciptakan bila suatu produk,jasa atau proyek khusus memerlukan
tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

e.Peranan penghubung manajerial,yang mempunyai kekuasaan menyetujui

perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan
implementasinya.Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian pada d di atas tidak
secara efektif mengkoordinasikan tugas tertentu.

Dalam menjalankan hubungan-hubungan lateral ,terdapat hambatan-hambatan

yang sering terjadi.Hambatan-hambatan tersebut disebabkan karena antara
yang mengkoordinasikan dengan yang dikoordinasikan tidak terdapat hubungan
hierarkis (garis komando).Sedangkan hubungan keduanya terjadi karena adanya
kaitan bahkan interdepedensi atas fungsi masing-masing.

2.8 Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi

Bila mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar tidak mencukupi, koordinasi

potensial dapat ditingkatkan dengan penggunaan metode metode di atas. Tetapi
kebutuhan akan koordinasi yag sangat besar dapat menyebabkan kelebihan beban
bahkan memperluas mekanisme-mekanisme pengkoordinasian. Langkah yang
paling konstruktif yang dapat diambil dalam menghadapi kasus ini adalah dengan
mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Ada dua metode pengurangan kebutuhan
koordinasi, yaitu:

1. Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan. Sumber daya-sumber daya

tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja, bahan baku dan
waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

12
Penciptaan tuga-tugas yang dapat berdiri sendiri. Teknik ini mengurangi kebutuhan
koordinasi dengan mengubah karaker, satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas
yang dapt berdiri sendiri diserahi satu tanggung jawab penuh salah satu organisasi
operasi (perusahaan).

13
 BAB III

PENUTUP

Koordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan

kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-
bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara
efesien.Tujuan dari koordinasi sendiri yaitu untuk mengarahkan pelaksanaan dari
kegiatan organisasi agar dapat berjalan terarah, terpadu,dan sertasi.

Koordinasi sangatlah dibutuhkan dalam setiap organisasi ataupun

kelompok apapun,demi tercapainya segala tujuan yang hendak dicapai.
Komunikasi merupakan suatu kunci utama dalam tercapainya suatu koordinasi
yang efektif.Peran seorang pemimpin sangatlah penting dalam suatu
organisasi.Maka dari itu pemimpin harus dapat bertanggung jawab dalam
mengkoordinasikan para anggotanya agar dapat terwujudnya suatu tujuan
organisasi.

Oleh karena itu perlu dipahami hal-hal apa saja yang terdapat dalam
koordinasi,baik dalam kebutuhan akan koordinasi,teknik koordinasi
strukural,hingga masalah-masalah pada pencapaian koordinasi dan langkah untuk
mengatasi hal tersebut.Sehingga dengan koordinasi yang baik dapat memudahkan
dalam pencapaian suatu tujuan organisasi.

14
 DAFTAR PUSTAKA

A.F.Stoner James, DKK.1996.Manajemen,Edisi Indonesia, Jakarta: PT.

Prenhallindo.

Griffin, Ricky W. 2004. Manajemen; edisi ketujuh jilid 2. Jakarta: Erlangga.

http://journal.student.uny.ac.id/ojs/index.php/adinegara/article/download/9218/89
01

http://digilib.unila.ac.id/5177/14/BAB%20II.pdf

https://media.neliti.com/media/publications/71859-ID-koordinasi-dan-usaha-
koordinasi-dalam-or.pdf

http://eprints.walisongo.ac.id/3534/3/101311010_Bab2.pdf

https://www.e-jurnal.com/2013/11/pengertian-manajemen.html

15