JURUSAN PENDIDIKAN TEKNIK MESIN FT UNY

1
 PROSEDUR PERISIAPAN SIDANG UJIAN TAS/ SKRIPSI
SECARA ONLINE

Prosedur Ujian TAS/Skripsi secara online dilaksanakan mengikuti pelaksanaan

ujian non-online. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1) Mahasiswa mendaftar ujian melalui komunikasi WA/email kepada pihak

pengurus jurusan.
2) Pengurus jurusan menentukan dewan penguji dan menunjuk sekretaris
penguji untuk membuat undangan melalui aplikasi Google Meet.
3) Sekretaris penguji menentukan tanggal dan waktu ujian dengan web
meeting.
4) Tanggal dan waktu ujian diinformasikan kepada dewan penguji dan
mahasiswa. Mahasiswa kemudian mengirim naskah dalam bentuk PDF
melalui email kepada masing-masing penguji. Dalam hal penguji
menghendaki laporan bentuk fisik (hardcopy), maka mahasiswa diminta
untuk mengirimkan laporan tersebut ke alamat rumah penguji yang
bersangkutan.
5) Mahasiswa mempersiapkan presentasi PowerPoint atau yang sejenis.
6) Mahasiswa sangat disarankan untuk berlatih terlebih dahulu
mempresentasikan tugas akhirnya dengan rekan-rekan sejawat
menggunakan aplikasi web meeting. Tata cara latihan ujian tersebut ada
pada Panduan untuk Mahasiswa.
7) Demi kelancaran acara ujian, sebaiknya mahasiswa mengupayakan koneksi
internet yang stabil. Apabila menghendaki pelaksanaan di kampus,
mahasiswa difasilitasi oleh jurusan dengan tetap mengikuti protokol dari
pihak Universitas dan Fakultas.
8) Minimal 30 menit sebelum waktu pelaksanaan ujian, mahasiswa melakukan
konfirmasi melalui pesan singkat (WA) atau telepon mengenai kesiapan
ujian dengan web meeting kepada sekretaris penguji.

2
 TATACARA SIDANG UJIAN TAS/SKRIPSI SECARA ONLINE

1) Sekretaris Penguji membuka room Google Meet (dapat menjadwalkan

sehari sebelum pelaksanaan dengan Google Calendar atau langsung pada
saat Ujian) dan mengundang dosen penguji yang lain untuk bergabung.
2) Apabila tiba waktu ujian sesuai jadwal, dewan penguji dan mahasiswa telah
siap dan mengenakan pakaian resmi seperti ketika ujian non-online.
Usahakan berada di ruangan tertutup dengan pencahayaan yang cukup dan
tidak terganggu suara dari luar.
3) Dewan penguji mengadakan sidang persiapan ujian.
4) Setelah sidang persiapan selesai, salah seorang penguji mengundang
mahasiswa ke dalam room web meeting.
5) Apabila semua telah siap, sekretaris penguji (atau penguji lain) mengaktifkan
mode rekam (record) pada aplikasi Google Meet.
6) Ketua penguji membuka sidang dan memberikan pengarahan.
7) Mahasiswa mempersiapkan diri dan mulai presentasi dengan fitur Present
Now dan menampilkan jendela (window) Powerpoint-nya. Tampilan
webcam dari dewan penguji dapat dinon-aktifkan selama presentasi
mahasiswa dan fokus (pin) pada tampilan presentasi. Presentasi mahasiswa
maksimal 8 menit.
8) Setelah mahasiswa selesai presentasi, mode presentasi dinon-aktifkan dan
semua tampilan webcam diaktifkan. Mahasiswa bersiap mencatat
pertanyaan dan masukan dari dewan penguji sambil membuka laporan
skripsi/PA-nya.
9) Dewan penguji secara bergantian memberikan pertanyaan atau masukan
kepada mahasiswa berdasarkan berkas laporan PDF atau hardcopy yang
telah dikirimkan sebelumnya.
10) Ujian ditutup dengan simpulan dari ketua penguji.
11) Setelah waktu pemrosesan rekaman selesai dan diinformasikan ke email,
sekretaris penguji membagikan link rekaman Google Drive ke semua
peserta ujian.

3
 PANDUAN MENJADWAL UJIAN, MEMBUAT ROOM GOOGLE
MEET DAN MENGUNDANG PESERTA WEB CONFERENCE
(Panduan untuk Sekretaris Penguji atau Admin yang membantu pelaksanaan Ujian)

Panduan ini menggunakan browser Firefox dengan antarmuka Bahasa Inggris.

Silakan Anda menyesuaikan dengan tampilan pada perangkat Anda. Hanya
akun G Suite yang dapat menjadwal meeting dan atau mengundang ke meeting
room. Akun Google dosen dan mahasiswa UNY menggunakan email UNY.

Penjadwalan

1) Akses web Google Calendar dengan mengetikkan calendar.google.com

2) Pilih akun Gmail untuk alamat email UNY,
masuk dengan SSO. Jika tidak ada pilihan
ini, kemungkinan browser telah mengingat
preferensi Anda dan login secara otomatis.
Apabila Anda login menggunakan email
selain akun UNY, Anda perlu log out
terlebih dahulu .Dari kolom Kalender di
sebelah kiri pilih dan double-click pada
tanggal pelaksanaan Ujian. Akan
ditunjukkan jam-jam pada tanggal
tersebut. Klik pada baris waktu yang
sesuai (Scroll ke bawah jika perlu).

4
3) Kemudian muncul penjadwalan seperti pada gambar disamping. Isikan:
A. Nama event,
misalnya: Ujian Skripsi
Jati Suseno
B. Atur tanggal dan
waktu
pelaksanaannya.
Waktu mulai adalah
15 menit sebelum
waktu ujian.

Mengundang Peserta Meeting

C. Klik pada pilihan Add
guest untuk
mengundang penguji
yang lain dan juga mahasiswa yang diuji. Ketikkan alamat email UNY
atau nama masing-masing. Alamat email yang terdaftar pada akun G
Suite otomatis akan ditampilkan.

Membuat meeting room

D. Klik pada pilihan Add rooms, location or conferencing untuk membuka
menu-nya, lalu klik pada Add Conferencing. Tulisan akan berubah
menjadi Join Hangouts Meet berikut alamat meeting room-nya.
E. Klik Save.
4) Apabila Anda ditanyakan akan mengirim email undangan ke Google
Calendar ke masing-masing penguji dan mahasiwa, Klik Send. Maka event
ini akan muncul pada Google Calendar dan email mereka masing-masing
sebagai undangan.

5
 PANDUAN DOSEN PENGUJI

Panduan ini adalah untuk penggunaan pada perangkat komputer/laptop

dengan browser Firefox dan antarmuka berbahasa Inggris. Silakan Anda
menyesuaikan dengan tampilan yang ada pada perangkat Anda. Bagi dosen
yang mengalami kesulitan menggunakan laptop/komputer dan jaringan
internet, silakan gunakan perangkat smartphone (HP) yang disertai paket data
internet dan menginstall aplikasi Google Meet. Selanjutnya silakan meminta
undangan atau kode meeting dari sekretaris Penguji.

1) Silakan cek email Anda untuk undangan pelaksanaan ujian. Undangan

tersebut memuat informasi tanggal dan waktu pelaksanaan, berikut daftar
peserta ujian.
2) Anda dapat masuk ke meeting room ujian dengan klik pada tautan di bawah
tulisan Join Hangouts Meet. Lalu Klik Join Now.

Anda juga dapat dapat masuk ke meeting room melalui alamat

meet.google.com. Jika Anda belum masuk ke akun Google email UNY Anda,
Sign in dari link di kanan atas layar. Masuk dengan SSO UNY.

Apabila ujian telah dijadwalkan, maka akan terdapat link otomatis yang
dapat Anda klik. Silakan klik pada nama event untuk menuju meeting room.

6
 Apabila Anda tidak mendapat email atau nama event tidak muncul pada
halaman awal, silakan klik Join or start a meeting dan masukkan kode
meeting 10 huruf yang tertera di belakang alamat meet.google.com/

3) Untuk masuk ke meeting room, klik pada pilihan Join Now

Apabila Anda ditanyakan setting untuk audio dan video, silakan sesuaikan
dengan perangkat yang Anda miliki. Selalu berikan otorisasi untuk
menggunakan speaker, microphone ataupun webcam.

4) Tampilan video meeting ditunjukkan seperti gambar berikut ini:

7
 Keterangan gambar terebut adalah:
A. Menunjukkan jumlah peserta meeting. Apabila di klik akan
menunjukkan daftar peserta dan menampilkan thumbnail video
masing-masing peserta. Klik pada thumbnail peserta meeting, maka
tampilan Anda akan terfokus pada video peserta tersebut. Klik sekali
lagi untuk melepas fokus.
B. Pesan Teks. Dapat digunakan untuk mengetik pesan kepada semua
peserta. Apabila terdapat kendala teknis seperti audio atau video tidak
muncul, dapat dilaporkan melalui pesan teks ini.
C. Thumbnail dari video Anda. Klik pada thumbnail ini maka akan
memasang pin pada video-nya sehingga siapapun yang sedang aktif,
tampilan video utamanya tetap, tidak beralih. Klik sekali lagi untuk
menghilangkan tanda pin.
D. Nama event video meeting. Apabila di klik akan memunculkan
informasi event, dan juga informasi kode meeting yang dapat Anda
copy.
E. Tiga tombol untuk mematikan mic (mute), tombol keluar meeting
(selesai ujian), dan tombol mematikan sementara webcam Anda.
F. Tombol untuk mempresentasikan layar atau jendala (windows) yang
sedang terbuka. Fitur ini dapat digunakan untuk menampilkan
Powerpoint.
G. Klik titik tiga untuk membuka kelompok menu. Pilhan pada titik tiga
tersebut adalah sebagai berikut:

8
G.1. Merekam meeting. Penguji harus memastikan untuk memilih
Record meeting ini sebelum dan selama berlangsung ujian.
G.2. Change layout untuk mengubah tampilan layar sesuai
kenyamanan pengguna. Ubahlah layout supaya semua peserta
terlihat dengan jelas, dan presentasi mahasiswa nantinya juga
tampil dengan baik. Contoh tampilan dengan layout [bersusun]
ditunjukkan seperti gambar berikut

9
 G.3. Klik full screen untuk Tampilan layar penuh. Klik Esc untuk
kembali ke tampilan semula.
G.4 Setting untuk microphone dan webcam.

5) Ketika Mahasiswa mempresentasikan Powerpoint-nya, tampilan layar Anda

mestinya akan otomatis fokus pada presentasi tersebut. Namun apabila
tidak demikian, silakan klik pada thumbnail Presentation [presentasi] yang
ada.
6) Apabila ujian telah selesai Anda dapat meng-klik pada simbol telpon
berwarna merah (E) untuk mengakhiri meeting.
7) Setelah pemrosesan selama kurang lebih 3 jam, link penyimpanan Google
Drive untuk video hasil rekaman web meeting akan muncul pada email
sekretaris penguji yang membuat meeting room seperti ditunjukkan contoh
berikut ini. Namun pastikan pada awal ujian, pilihan record ini di aktifkan
dengan klik tombol record meeting ( langkah 4 poin G.1)

10