PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA

KEMENTERIAN DALAM NEGERI

DIREKTORAT JENDERAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN DESA
PROYEK PEMBINAAN PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT MANDIRI PERDESAAN

DOKUMEN
Pelelangan Dan
Pengadaaan
Alat, Bahan/Material

JENIS PRASARANA
PERKERASAN JALAN
TELFORD
DAN BANGUNAN
PELENGKAP
 DESA CONTOH
KECAMATAN PANUMBANGAN
KABUPATEN CIAMIS
TAHUN ANGGARAN 2014

DAFTAR ISI

I. KATA PENGANTAR

II. DAFTAR ISI

III. PENDAHULUAN

IV. PERSIAPAN PELELANGAN

IV.1. BERITA ACARA PEMBENTUKAN PANITIA LELANG

IV.2. BERITA ACARA PERSIAPAN PANITIA LELANG

IV.3. PENGUMUMAN PENGADAAN (KECUALI POLA 1)

IV.4. UNDANGAN PELELANGAN (KECUALI POLA 1)

V. PELAKSANAAN PELELANGAN

V.1. DAFTAR HADIR PENGAMBILAN DOKUMEN

V.2. BERITA ACARA RAPAT PENJELASAN (POLA 2&3)

V.3. BUKTI PEMERIKSAAN DOKUMEN ADMINISTRASI SUPLIER

V.4. SURAT PENAWARAN PENGADAAN (FORM 33)/MIN 3 SUPLIER

V.5. SURAT PERNYATAAN

V.6. BERITA ACARA PELELANGAN PENGADAAN BAHAN (FORM 34)

VI. KONTRAK PELELANGAN

VII. PERLENGKAPAN UMUM

VII.1. DATA PERUSAHAAN PESERTA LELANG (PROFILE COMPANY SUPLIER)

VII.2. TATA TERTIB PELELANGAN

VIII. DOKUMENTASI PHOTO KEGIATAN PELAKSANAAN PENGADAAN

 KATA PENGANTAR

Salah satu kegiatan yang perlu dilakukan pada Program Nasional Pemberdayaan
Masyarakat Mandiri Perdesaan ( PNPM MP ) adalah Pengadaan Barang / Jasa. Berdasarkan
Petunjuk Teknis Operasional (PTO) Penjelasan XII PNPM MPd : Untuk nilai Barang / Jasa > 50
juta rupiah, maka pengadaannya dilakukan melalui proses Pelelangan. Prosedur Pelelangan
mengacu pada ketentuan-ketentuan dan persyaratan sebagaimana yang termaksud pada PTO
PNPM MPd tersebut di atas.
Pengadaan bahan/alat bertujuan untuk memperoleh bahan/alat yang berkualitas
baik, terjamin persediaannya dan harga lebih murah. Pengadaan bahan atau alat harus
memenuhi prinsip-prinsip pokok sebagai berikut, Transparansi, Akuntabilitas (dapat
dipertanggungjawabkan secara jelas), dan Pembelajaran bagi masyarakat untuk mengelola
pembangunan, melalui pengadaan bahan/alat yang transparan dan akuntabilitas akan
memudahkan pengawasan, dan menghindari praktek tindak korupsi
Berdasarkan hal tersebut diatas maka dengan ini kami Panitia Pelelangan / Pangadaan
Barang dan Jasa Desa CONTOH membuat Dokumen Pelelangan sebagai bahan acuan dalam
Pelelangan / Pengadaan Barang / Jasa yang diharapkan bisa menjadi dasar dalam pelaksanaan
Pelelalangan / Paengadaan Barang dan Jasa.
Demikian Dokumen Pelelangan ini Kami buat sebagai satu bagian dari tahapan
pelaksanaan PNPM-MPd Desa CONTOH Kecamatan Panumbangan Kabupaten Ciamis TA 2014.

CONTOH, ……………………….2014
Panitia

……………………………….
K e t u a
 PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT
PNPM – MANDIRI PERDESAAN

PENDAHULUAN

DOKUMEN PELELANGAN / PENGADAAN BARANG DAN JASA

PROVINSI JAWA BARAT KABUPATEN CIAMIS
KECAMATAN PANUMBANGAN
TA 2014
 PENDAHULUAN

Salah satu kegiatan yang perlu dilakukan pada Program Nasional Pemberdayaan
Masyarakat Mandiri Perdesaan ( PNPM MP ) adalah Pengadaan Barang / Jasa. Berdasarkan
Petunjuk Teknis Operasional (PTO) Penjelasan XII PNPM MPd : Untuk nilai Barang / Jasa > 50
juta rupiah, maka pengadaannya dilakukan melalui proses Pelelangan. Prosedur Pelelangan
mengacu pada ketentuan-ketentuan dan persyaratan sebagaimana yang termaksud pada PTO
PNPM MPd tersebut di atas.

Proses Pelelangan dilaksanakan oleh Panitia Lelang yang dibentuk dalam Musyawarah
Desa Persiapan Pelaksanaan Kegiatan. Panitia Lelang terdiri dari Ketua TPK, KPMD, dan Wakil
Masyarakat terpilih.
Proses pelelangan yang dilakukan oleh Panitia Lelang adalah sebagai berikut :
a. Mensosialisasikan kebutuhan bahan dan pekerjaan yang akan dilelangkan kepada
suplier.
b. Mengundang suplier untuk ikut berpartisipasi dalam pelelangan.
c. Memberikan penjelasan dokumen pelelangan kepada suplier tentang jenis, spesifikasi,
dan volume kebutuhan bahan dan pekerjaan; sistim evaluasi pelelangan; jadwal
pengiriman barang; serta kunjungan ke lokasi kegiatan.
d. Penyerahan dokumen perusahaan oleh suplier sesuai persyaratan sebagai berikut :
e. Evaluasi kelengkapan dokumen perusahaan peserta lelang.
f. Pemberitahuan Hasil Evaluasi kelengkapan dokumen lelang kepada suplier sekaligus
pembukaan penawaran harga suplier yang layak mengikuti pelelangan dihadapan
masyarakat.
g. Penunjukan suplier pemenang lelang dihadapan masyarakat.
h. Penandatanganan Surat Perjanjian Kontrak antara Suplier Pemenang Lelang dengan
TPK.
1. TUJUAN
Pengadaan bahan/alat bertujuan untuk memperoleh bahan/alat yang berkualitas baik,
terjamin persediaannya dan harga lebih murah. Pengadaan bahan atau alat harus
memenuhi prinsip-prinsip pokok sebagai berikut:
a. Transparansi
b. Akuntabilitas (dapat dipertanggungjawabkan secara jelas)
c. Pembelajaran bagi masyarakat untuk mengelola pembangunan
Melalui pengadaan bahan/alat yang transparan dan akuntabilitas akan memudahkan
pengawasan, dan menghindari praktek tindak korupsi (mark-up, kolusi, nepotisme, dsb)
2. PROSEDUR PENGADAAN
2.1 Penentuan kebutuhan pengadaan
2.2 Pengadaan bahan/alat terdiri 2 macam:
a. Pengadaan bahan yang dikumpulkan oleh masyarakat sendiri.
b. Pengadaan bahan/alat harus dibeli/sewa ke pemasok (toko bangunan,
agen,dsb)
3. PROSEDUR PELELANGAN
3.1. Penentuan Calon Pemasok
TPK melakukan survei harga satuan serta calon pemasok dan hasilnya dicatat pada Form
IV.6 Revisi, harus diverifikasi oleh FT dan Fastekab dimana keduanya harus
mempunyai survei harga satuan sebagai pembanding. Hasil akhir survei harga ini dapat
diketahui paling lambat pada proses desain.
Calon pemasok bisa juga tidak harus badan usaha yang biasa dikenal masyarakat serta
berpengalaman sebagai pemasok, tapi yang penting harus sanggup mencari bahan/alat
dengan menggunakan tenaga dan kendaraan sendiri. Bila jumlah pemasok masih
dianggap kurang banyak (minimal 3 pemasok), atau jika jumlah minimal tersebut dinilai
belum mewakili, TPK harus mencari tambahan pemasok lainnya.

3.2. Proses Pelelangan

Terdapat 3 pola dalam pemberian informasi proses pelelangan kepada pemasok.
Pola pertama, adalah pemberian informasi langsung ke tempat calon pemasok oleh TPK
dan Panitia, karena jarak yang terlalu jauh di luar kota atau situasi yang tidak
memungkinkan para pemasok untuk datang ke desa, biasanya untuk bahan/alat yang
langka untuk daerah terkait, contoh: mesin, jembatan gantung dsb. Penjelasan meliputi
lokasi dropping jumlah bahan/alat yang dibutuhkan agar pemasok mengerti keadaan
desa. Informasi diberikan bersama blangko dokumen penawaran yang harus diisi oleh
calon pemasok.
Pola kedua, yaitu pemasok diundang untuk mengikuti penjelasan di desa. Penjelasan
disampaikan oleh TPK dan Panitia desa di satu atau beberapa lokasi kegiatan tentang
jenis bahan dan spesifikasi bahan yang dibutuhkan serta lokasi dropping material.
Agenda penjelasan ini dicantumkan dalam undangan atau papan informasi.
Pola ketiga, adalah melakukan proses pelelangan langsung di tiap desa atau beberapa
desa sekaligus di satu desa (bukan kantor kecamatan). Desa yang tergabung bisa terdiri
dari satu cluster, atau pun penggabungan lainnya. Jika dilakukan pelelangan gabungan
yang harus diperhatikan adalah kontrak atau surat perjanjian dengan pemasok harus
tetap secara individual tiap desa.
Demi pemberdayaan TPK dan Panitia di tiap desa, serta transparansi serta mengurangi
kerumitan administrasi pelelangan, maka TPK dan Panitia sudah semestinya untuk
melakukan pelelangan secara langsung di tiap desa secara terpisah. Bila acara lelang
digabung, maka tidak mungkin mengadakan peninjauan langsung di lapangan.
Hal-hal yang wajib dijelaskan kepada pemasok:
a. Pada penyerahan penawaran, calon pemasok diminta wajib membawa contoh
bahan yang akan ditawarkan. Hal ini sangat membantu TPK dan atau Panitia
dalam pengendalian mutu bahan, dan membantu dalam penentuan pemenang.
TPK dan atau Panitia harus minta contoh bahan, contoh tersebut diberi
keterangan oleh TPK. Disimpan dengan baik di pos TPK.
b. Penyetoran pajak dan atau pembelian materai adalah tanggung jawab pemasok.
TPK atau Desa tidak ada kewajiban menyetor atau melaporkan pajak manapun.
TPK dan Panitia wajib hadir, dan masyarakat harus banyak yang diundang. Paling
sedikit ada beberapa tokoh masyarakat menyaksikan proses (jika ada, sebaiknya
tim 18 diundang)

3.3. Pembuatan Penawaran

Terdapat 2 macam penawaran:
a. Jika pelelangan memakai cara langsung maka calon pemasok membuat penawaran
langsung pada saat pertemuan pelelangan di desa, yaitu mengisi blangko dokumen
 yang disediakan oleh TPK dan Panitia yang sudah mencantumkan jenis bahan dan
volumenya (pola ketiga), diberi waktu antara 30 sampai dengan 60 menit. Cara ini
disarankan dilakukan jika kondisi asal pemasok relatif tidak terlalu jauh dari lokasi
kegiatan dan dapat datang langsung untuk memberikan penawaran. Cara langsung
lainnya adalah pemasok mengisi blangko dokumen yang disediakan oleh TPK dan
Panitia yang sudah mencantumkan jenis bahan dan volumenya pada saat TPK dan
Panitia ke tempat calon pemasok (pola pertama)
b. Jika pelelangan memakai cara tidak langsung, maka calon pemasok membuat
penawaran yang dilakukan sebelum acara pelelangan dan penawaran dapat dikirim
melalui pos atau dibawa pada saat datang di acara pelelangan (pola kedua).

3.4. Penetapan dan pengumuman pemenang

Kunci keberhasilan pelelangan adalah dalam pengumuman di depan masyarakat.
Amplop penawaran dibuka oleh TPK dan Panitia, dan hasilnya dicantumkan pada
sebuah papan tulis serta ditulis pada berita acara. Pembacaan penawaran disaksikan
wakil tokoh masyarakat.
Kriteria penetapan pemenang pelelangan:
a. Pada pelelangan langsung, pemasok yang dapat dipilih hanya pemasok-pemasok
yang mengikuti acara di desa. Pada pelelangan tidak langsung, pemasok yang
dipilih adalah berdasar atas penawaran tertulis yang telah dikirim oleh pemasok
dalam amplop tertutup, walaupun sebagian wakil atau seluruh pemasok tidak dapat
hadir (aturan dibuat oleh TPK dan panitia lelang sesuai kondisi setempat).
b. Identitas pemasok jelas dan memiliki tenaga kerja serta alat angkut sendiri.
c. Penentuan pemenang secara langsung pada calon pemasok dengan
mempertimbangkan penawaran harga yang terendah dan kualitas yang memenuhi,
tetapi tidak menutup kemungkinan pemenang ditentukan setelah
mempertimbangkan faktor lain seperti jadwal droping dan jaminan persediaan
volume sesuai kebutuhan.
d. Jika harga penawaran terendah di atas RAB (sebagai Owner Estimate) namun
dipandang layak sebagai pemenang, maka harus dipastikan kewajarannya sesuai
kondisi saat itu oleh TPK/FT dan KMT melalui bukti hasil survei harga terbaru.

3.5. Pembuatan Perjanjian

Setelah calon pemenang ditentukan, TPK dan pemasok membuat dan menandatangani
perjanjian. Dasar perjanjian memakai Formulir SURAT PERJANJIAN KONTRAK
termasuk persyaratannya, pada Formulir PTO, tetapi dapat dimodifikasi sesuai
kebutuhan setempat, sebagai contoh di bawah ini:
a. Mencantumkan pasal tentang sanksi bila pemasok tidak memenuhi perjanjian.
Perjanjian ini dapat dibatalkan oleh TPK. Pada prinsipnya, pemasok terikat dan TPK
dapat menggunakannya sesuai pasal yang disepakati sehingga tidak ada pihak yang
dirugikan. Pembayaran dilakukan setelah bahan diterima.
b. Perjanjian harus dilampirkan jadwal pengiriman bahan, memudahkan dalam
pembuatan Rencana Penggunaan Dana (RPD).
c. Bila pemasok tidak bisa memenuhi volume dan jadwal yang telah dijanjikan, TPK
berhak memberi sebagian dari pekerjaan ini kepada pemasok yang lain (dengan
harga yang sama). Desa memberi peringatan tertulis sebelum tindakan ini
dilakukan.
Demikian tahapan Proses Pelelangan yang dilaksanakan di Desa CONTOH Kecamatan
Panumbangan Kabuapten Ciamis untuk menunjuk suplier pengadaan bahan dan pekerjaan
Perkerasan Jalan Telford dalam PNPM MP Kabupaten Ciamis Tahun Anggaran 2014.

PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT

PNPM – MANDIRI PERDESAAN

PERSIAPAN PELELANGAN

BERITA ACARA PEMBENTUKAN PANITIA LELANG

BERITA ACARA PERSIAPAN PENGADAAN

PENGUMUMAN PENGADAAN

UNDANGAN PELELANGAN

DOKUMEN PELELANGAN / PENGADAAN BARANG DAN JASA

PROVINSI JAWA BARAT KABUPATEN CIAMIS
KECAMATAN PANUMBANGAN
TA 2014
 BERITA ACARA
PEMBENTUKAN PANITIA LELANG

Dalam rangka pelaksanaan Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat (PNPM) Mandiri

Perdesaan Tahun Anggaran 2014 di Kecamatan Panumbangan Kabupaten Ciamis Propinsi
Jawa barat, maka pada:

Hari : ____________________________
Tanggal : ____________________________
Waktu : ____________________________
Tempat : ____________________________

Telah dilaksanakan Pembentukan Panitia Pelelangan / Pengadaan Barang dan Jasa yang
dihadiri oleh FK & FT, PJOK, UPK Kepala Desa dan Tokoh Masyarakat Desa sebagaimana
tercantum dalam daftar hadir terlampir.

Materi atau topik yang dibahas dalam forum ini serta yang bertindak selaku unsur
pimpinan rapat dan narasumber adalah:

A. Materi atau topik

1. Maksud dan tujuan Musyawarah
2. Penjelasan Peran dan tugas Panitia Lelang
3. Pembentukan Panitia Pelelangan
4. R K T L (Rencana Kerja Tindak Lanjut)

B. Unsur Fasilitator dan Nara Sumber

Pimpinan Musyawarah : ________________________
Fasilitator dan Narasumber : 1) ___________________________
2) ___________________________
3) ___________________________
4) ___________________________
5) ___________________________
Notulis : ________________________
dari _____________________
dari _____________________
dari _____________________
dari _____________________
dari _____________________
dari _____________________
dari _____________________

Setelah dilakukan pembahasan dan diskusi terhadap materi atau topik diatas, selanjutnya
seluruh peserta memahami dan mempunyai kesamaan persepsi serta mampu tentang:
1. Peserta Musyawarah Memahami Maksud dan tujuan Musyawarah
2. Peserta Musyawarah Memahami Penjelasan Peran dan tugas Panitia Lelang
3. Peserta Musyawarah Memahami Pembentukan Panitia Pelelangan
4. Peserta Musyawarah Memahami R K T L (Rencana Kerja Tindak Lanjut)
Demikian berita acara ini dibuat dan disahkan dengan penuh tanggung jawab agar dapat
dipergunakan sebagaimana mestinya.

CONTOH, ________________________ 2014

Pemimpin Musyawarah Notulis

_____________________________ _________________________________

Mengetahui

Kepala Desa CONTOH

………………………………..

Mewakili Wakil Peserta Musyawarah

No. Nama Alamat Desa Tanda Tangan

1. _____________________________ __________________ _____________

2. _____________________________ __________________ _____________

3. _____________________________ __________________ _____________

4. _____________________________ __________________ _____________

5. _____________________________ __________________ _____________

BERITA ACARA
 PERSIAPAN PELELANGAN

Dalam rangka pelaksanaan Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat (PNPM) Mandiri

Perdesaan Tahun Anggaran 2014 di Kecamatan Panumbangan Kabupaten Ciamis Propinsi
Jawa barat, maka pada:

Hari : ____________________________
Tanggal : ____________________________
Waktu : ____________________________
Tempat : ____________________________

Telah dilaksanakan Persiapan Pelelangan / Pengadaan Barang dan Jasa yang dihadiri oleh
Panitia Lelang, Kepala Desa dan Tokoh Masyarakat Desa sebagaimana tercantum dalam
daftar hadir terlampir.

Materi atau topik yang dibahas dalam forum ini serta yang bertindak selaku unsur
pimpinan rapat dan narasumber adalah:

A. Materi atau topik

1. Maksud dan tujuan Musyawarah
2. Penjelasan Persiapan Lelang
3. Penjelasan Barang Yang Dilelangkan
4. R K T L (Rencana Kerja Tindak Lanjut)
5. Penentuan Pola pelelangan
B. Unsur Fasilitator dan Nara Sumber
Pimpinan Musyawarah : Muhamad Zacqi dari Ketua Lelang
Fasilitator dan Narasumber : 1) ___________________________ dari _____________________
2) ___________________________ dari _____________________
3) ___________________________ dari _____________________
4) ___________________________ dari _____________________
5) ___________________________ dari _____________________
Notulis : ………………………… dari Sekretaris

Setelah dilakukan pembahasan dan diskusi terhadap materi atau topik diatas, selanjutnya
seluruh peserta memahami dan mempunyai kesamaan persepsi serta mampu tentang:
1. Peserta Musyawarah Memahami Maksud dan tujuan Musyawarah
2. Peserta Musyawarah Memahami Persiapan Pelelangan
3. Peserta Musyawarah Memahami Barang/ Material Yang Dilelang
4. Peserta Musyawarah Memahami R K T L (Rencana Kerja Tindak Lanjut)
5. Pserta Rapat Menyepakati Pola Pelelangan yang dipilih adalah Pola ...........
Demikian berita acara ini dibuat dan disahkan dengan penuh tanggung jawab agar dapat
dipergunakan sebagaimana mestinya.

CONTOH, ______________________ 2014

Pemimpin Musyawarah Notulis

………………………………….. ………………………………..

Mengetahui

Kepala Desa CONTOH

……………………………….

Mewakili Wakil Peserta Musyawarah

No. Nama Alamat Desa Tanda Tangan

1. _____________________________ __________________ _____________

2. _____________________________ __________________ _____________

3. _____________________________ __________________ _____________

4. _____________________________ __________________ _____________

5. _____________________________ __________________ _____________

Nomor : Kepada Yth.,
Lampiran : Direktur
Perihal : Undangan Informasi Pelelangan ……………………………………………
Di –
TEMPAT

Dengan Hormat,
Dalam rangka pelaksanaan kegiatan PNPM MP Provinsi Jawa Barat, Kabupaten
Ciamis, Kecamatan Panumbangan, Desa CONTOH Tahun Anggaran 2014, bersama
ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk ikut serta dalam Pengadaan Barang, Alat
dan Jasa dan Pekerjaan ……………………………………., yang akan diselenggarakan pada :

Hari / Tanggal :
Pukul :
Tempat :
Untuk kelengkapan persyaratan administrasi harap membawa :
1. Akta Notaris Pendirian Perusahaan
2. SITU ( Surat Izin Tempat Usaha ) Aktif
3. SIUP ( Surat Izin Usaha Perdagangan ) Aktif
4. NPWP ( Nomor Pokok Wajib Pajak )
5. TDP ( Tanda Daftar Perusahaan )
6. SBU ( Sertifikat Badan Usaha ) Bidang Jembatan
7. IUJK ( Izin Usaha Jasa Konstruksi ) Bidang Sipil
8. SKK ( Surat Keterampilan Kerja )
9. Surat Jaminan Pekerjaan Minimal 6 bulan ( diluar force majore )
10. Pengalaman Perusahaan / CV ( Lampiran Kontrak )
11. Semua dokumen perusahaan dan penawaran dibuat dalam ukuran A4
12. Harga penawaran bahan dan pekerjaan disertai materai Rp. 6.000,- didalam
amplop
13. Surat kuasa dari perusahaan ( apabila mewakilkan )
14. Kehadiran dalam tahapan Pelelangan

Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya kami ucapkan terima
kasih.

…………………., …………..………… 2014.

Panitia Lelang,
Ketua

………………………..
Tembusan : Disampaikan Kepada
1. FasKab Ciamis
2. PJOK Kecamatan Panumbangan
3. FK / UPK Kecamatan Panumbangan
 PENJELASAN PENGADAAN - PELELANGAN
I. PENJELASAN PROSEDUR PELELANGAN DI LOKASI CALON SUPLIER (PEMASOK)

I.1. Pekerjaan pengadaan material / bahan untuk kegiatan sarana prasarana perkerasan
jalan telford
I.2. Kabupaten Ciamis Kecamatan Panumbangan Desa CONTOH dengan SPPB No.
……………………………………………….

I.3. Prosedur Pelelangan

No Kegiatan Lokasi Tanggal Waktu Keterangan

1.3. Pemberian dokumen

Tanpa biaya
1 pelelangan

Penjelasan
1.3.
Penjelasan dokumen pengiriman &
2
lokasi

Meterai
1.3. Penyerahan dokumen
3 pelelangan Rp. 6.000,-

1.3.
Evaluasi Suplier
4

1.3. Penentuan Suplier

5 Pemenang

Meterai
1.3. Penandatangan
6 perjanjian Rp. 6.000,-

II. PENJELASAN DETAIL KEPADA SUPLIER

II.1 Penjelasan kepada Suplier dilaksanakan di lokasi calon Suplier yang dilakukan oleh
panitia lelang yang terdiri dari ( Ketua TPK, KPMD dan wakil masyarakat yang dipilih
secara musyawarah dan bukan anggota BPD atau aparat) wajib dibantu F-Kec/FT Kec

Penjelasan kepada Suplier meliputi :

a. Penjelasan teknis dan mutu bahan.

b. Jadwal pelaksanaan pengiriman bahan.
c. Waktu pemasukan penawaran.
d. Penjelasan di lapangan.
e. Sistem evaluasi yang akan digunakan serta penetapan pemenang.

II.2 Evaluasi dan Penetapan Suplier.

a. Evaluasi Suplier dilaksanakan secara terbuka di balai desa yang dihadiri oleh Suplier
dan panitia lelang yang terdiri dari ( Ketua TPK, KPMD, dan wakil masyarakat) wajib
 dibantu F-Kec/FT Kec. Wakil masyarakat (wakil pemuda, wakil perempuan dan
tokoh masyarakat).
b. Evaluasi dilaksanakan kepada minimal 3 penawaran yang masuk.
c. Evaluasi terhadap Suplier harus memenuhi kriteria antara lain:
 Harga penawaran kompetitif.
 Jadwal waktu realistis.
 Mutu, ukuran atau kapasitas barang yang ditawarkan.
 Untuk jenis tertentu ada garansi.
 Sistem pembayaran tidak memberatkan desa.

II.3 Formulir Penawaran: Jadwal Kegiatan dan Harga terlampir.

II.4 Formulir Perjanjian terlampir.
II.5 Pembayaran sesuai prestasi kemajuan pekerjaan.

III. PERSYARATAN UMUM

III.1. Tugas Ketua TPK adalah:
a. Mengawasi jalannya pelaksanaan pekerjaan.
b. Meneriman pekerjaan yang sudah selesai dan telah dilakukan uji penerimaan
oleh F-Kec/FT Kec.
c. Mempersiapkan dokumen pembayaran dan melakukan pembayaran.

III.2. Tugas FK adalah:

a. Mengawasi jalannya pelaksanaan pekerjaan.
b. Melakukan uji penerimaan pekerjaan yang telah selesai.
c. Membantu Ketua TPK dalam menyiapkan dokumen pembayaran.

III.3. Tugas Suplier adalah:

a. Melaksanakan pekerjaan/pengadaan bahan atau peralatan sesuai spesifikasi teknis
dan pedoman teknis PNPM - MP
b. Melaksanakan pengiriman barang sesuai jadwal yang ditentukan (tepat waktu).

III.4. Penyediaan bahan, peralatan serta tenaga ahli diutamakan dari daerah setempat dan
pekerja biasa harus diambil dari masyarakat desa.

III.5. Pekerjaan tidak dapat dikontrakkan kepada pihak lain (sub-kontrak) tanpa persetujuan
F-Kec/FT Kec dan PjOK (harus tetap mengacu dan sesuai terhadap aturan).
III.6. Suplier harus mentaati segala perundang-undangan dan hukum yang berlaku serta
memperhatikan adat-istiadat setempat.
III.7. Aturan daerah yang berkaitan dengan Pajak / Retribusi baik yang ditetapkan oleh
Undang-undang atau PERDA menjadi tanggung jawab Suplier / Pemasok.
III.8. Force Majeure adalah suatu kejadian atau akibat Bencana alam yang
menghambat/merusakkan pekerjaan yang dilakukan, sedangkan terjadinya diluar
penguasaan Ketua TPK. Bilamana terjadi Force Majeure maka Ketua TPK harus
melaporkan hal tersebut kepada F-Kec dalam waktu 7 hari. F-Kec/FT Kec boleh
menyetujui perubahan harga sebagai akibat Force Majeure, dan menyiapkan addendum
perjanjian bila perlu.
III.9. Bila terjadi perbedaan pendapat antara Ketua TPK dan Suplier, maka harus segara
dibahas dengan F-Kec/FT Kec. Penyelesaian masalah akan diputuskan oleh FT-Kab.
III.10. Kelalaian Suplier
Apabila Suplier tidak mematuhi pasal 3.5 atau 3.6 serta tidak mengindahkan peringatan
yang diberikan oleh Ketua TPK atau F-Kec/FT Kec, maka Ketua TPK atau F-Kec/FT Kec
akan memberikan peringatan tertulis kepada Suplier.

III.11 Sangsi
a. Bila Suplier dianggap melanggar seperti pada pasal 3.9 maka pembayaran kepada
Suplier akan ditunda sampai sebab kelalaian telah diperbaiki dan diterima oleh
Ketua TPK atau FK/FT-Kec sesuai dengan perjanjian.
b. Bila dalam jangka 7 hari setelah menerima peringatan tertulis sebagaimana ditulis
dalam pasal 3.9, Suplier masih belum mengambil langkah-langkah untuk
memperbaiki kelalaiannya, maka Ketua TPK atau F-Kec/FT Kec dapat membatalkan
perjanjian dan segera melakukan proses pelelangan sesuai ketentuan guna
melaksanakan sisa pekerjaan (pada kondisi yang masih layak dalam hal harga satuan
dan kualitas bahan/alat, dapat dipertimbangkan menunjuk peringkat ke II).

III.12 Pembayaran akan dilaksanakan sesuai dengan kemajuan atau prestasi pekerjaan.
a. Tidak dibenarkan TPK memberi uang muka kepada siplier/pemasok dengan alasan
apapun.
b. Setiap pembayaran kepada suplier/pemasok dilakukan maksimum 95% dan sisa 5%
yang tertahan akan dibayarkan kepada suplier/pemasok pada saat pembayaran
yang terakhir.
Penilaian pekerjaan akan dilakukan oleh Ketua TPK dan F-Kec/FT Kec sebagaimana
disebut dalam Perjanjian atau addendum (bila ada).
III.13 Laporan oleh Suplier:
a) Tiap minggu tentang peralatan;
b) Tiap minggu tentang kemajuan kegiatan
IV. Tata Cara Pelelangan
1. Pihak Suplier harus menyerahkan dokumen pelelangan dan administrasi perusahaan
sebagaimana yang dipersyaratkan oleh Panitia Lelang.
2. Suplier yang terlambat menyerahkan dokumen pelelangan dan administrasi
perusahaan sebagaimana yang dipersyaratkan oleh Panitia Lelang atau tidak lengkap
persyaratannya dan tidak menghadiri tahapan pelelangan dianggap mengundurkan
diri dari pelelangan.
3. Pelelangan dianggap sah apabila jumlah peserta lelang minimal 3 ( tiga ). Jika jumlah
peserta lelang belum terpenuhi, Panitia Lelang harus mencari tambahan peserta
lelang.
4. Biaya seluruh materai dalam kegiatan pelelangan ini menjadi kewajiban pihak suplier.
5. Panitia Lelang mengevaluasi seluruh persyaratan yang harus dipenuhi suplier.
6. Seluruh suplier peserta lelang siap menerima keputusan hasil lelang, serta siap untuk
menang dan siap untuk kalah dalam pelaksanaan pelelangan.
7. Penentuan pemenang dilaksanakan secara langsung dengan cara memenuhi
persyaratan administrasi dan mempertimbangkan penawaran harga yang terrendah.
8. Keputusan penunjukan suplier pemenang lelang adalah bersifat mutlak.
9. Segala keputusan Panitia Lelang tidak dapat diganggu gugat oleh pihak manapun dan
bersifat independen.

CONTOH, ______________________2014

Menyetujui, Panitia Lelang

Perwakilan Suplier Ketua

1. …………………………………. ( )

2. …………………………………. ( )

3. …………………………………. ( ) ………………………………

4. …………………………………. ( )

Mengetahui,

PJOK Fasilitator Kecamatan

(Arie Ferdiana, SH) (Rela Catresna, SST) (Atiek Pujiasyati, SP)

Nip. 197401032002121006 FT FK

PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT

PNPM – MANDIRI PERDESAAN
PELAKSANAAN PELELANGAN

DAFTAR HADIR KUNJUNGAN/ PENYERAHAN PENAWARAN LELANG

BERITA ACARA PENJELASAN DAN PENYERAHAN SURAT PENAWARAN

PENGADAAN MATERIAL / BAHAN

BUKTI PEMERIKSAAN DOKUMEN ADMINISTRASI SUPLIER

SURAT PENAWARAN PENGADAAN (FORM 33)/MIN 3 SUPLIER

SURAT PERNYATAAN

BERITA ACARA PELELANGAN PENGADAAN BAHAN (FORM 34)

DOKUMEN PELELANGAN / PENGADAAN BARANG DAN JASA

PROVINSI JAWA BARAT KABUPATEN CIAMIS
KECAMATAN PANUMBANGAN
TA 2014
 DAFTAR HADIR KUNJUNGAN / PENYERAHAN PENAWARAN LELANG

No
Nama Nama CV / TOKO BANGUNAN Alamat Tanda Tangan / cap
.
 BERITA ACARA
PENYERAHAN DAN PENJELASAN DOKUMEN PELELANGAN

Pada hari ini ……………………………Tanggal ...............................Bulan................................Tahun Dua

Ribu sebelas bertempat di ……………………. telah dilaksanakan Musyawarah Penjelasan dan
Penyerahan Dokumen Penawaran Pelelangan Pengadaan Bahan / Material dalam kegiatan
PNPM MPd Tahun Anggaran 2014 di Desa CONTOH Kecamatan Panumbangan Kabupaten
Ciamis.

Penyerahan Dokumen Penawaran Pelelangan Pengadaan Bahan / Material ini dihadiri oleh
Panitia Lelang, Suplier, wakil masyarakat, dan unsur Pemerintah Desa, yang dipimpin oleh
Ketua Panitia Lelang.
Hasil dari musyawarah tersebut adalah :
1. Penjelasan Teknis dan Mutu Bahan.
2. Menyepakati Jadwal Pembukaan Pelelangan.
3. Penyerahan persyaratan / perlengkapan Dokumen Pelelangan.
4. Penjelasan aturan Pelelangan / Tata Tertib Pelelangan.
5. Sistem evaluasi dan cara penentuan suplier pemenang lelang.

Demikian Berita Acara ini kami buat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

…………………., ………………………. 2014.

Suplier Panitia Lelang

(____________________) ( …………………………….. )
Ketua
Mengetahui
Kepala Desa CONTOH

( …………………………………. )
 LEMBAR EVALUASI ADMINISTRASI
SUPLIER PESERTA LELANG JEMBATAN PNPM-MP Contoh Lembar
Desa Contoh Kecamatan Panumbangan Evaluasi
Nama Suplier : ………………………………………….
Alamat : ………………………………………….
Administrasi
Kura Tdk
No Persyaratan Administrasi Ada Keterangan
ng Ada
1. Akta Notaris Pendirian Perusahaan -Nama Pemilik : ……………………………..
-Nama Perusahaan : ……………………………..
-Dikeluarkan di ………………………..Tgl ……………………….
2. SITU (Surat Izin Tempat Usaha) -Nama & alamat perusahaan sesuai/tdk sesuai akte
Aktif notaris
-Status : ………………….
-Dikeluarkan di …………………………Tgl ……………………….
-No. SITU : ……………………………..
3. SIUP ( Surat Izin Usaha -Nama & alamat perusahaan sesuai/tdk sesuai akte
Perdagangan ) Aktif notaris
-Status : ………………….
-Dikeluarkan di …………………………Tgl ……………………….
-No. SIUP : ……………………………..
4. NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) -Nama & alamat perusahaan sesuai/tdk sesuai akte
notaris
-Status : ………………….
5. TDP ( Tanda Daftar Perusahaan ) -Nama & alamat perusahaan sesuai/tdk sesuai akte
notaris
-Kegiatan usaha sesuai dgn kebutuhan ( ………………………. )
-Dikeluarkan di …………………………Tgl ……………………….
-No. TDP : ……………………………..
-Berlaku s/d ………………………….
6. SBU ( Sertifikat Badan Usaha ) -Nama & alamat perusahaan sesuai/tdk sesuai akte
Bidang Jembatan notaris
-Kegiatan usaha sesuai dgn kebutuhan ( ………………………. )
-Dikeluarkan di …………………………Tgl ……………………….
-No. SBU : ……………………………..
-Berlaku s/d ………………………….
7. IUJK ( Izin Usaha Jasa Konstruksi ) -Nama & alamat perusahaan sesuai/tdk sesuai akte
Bidang Sipil notaris
-Kegiatan usaha sesuai dgn kebutuhan ( ………………………. )
-Dikeluarkan di …………………………Tgl ……………………….
-No. IUJK : ……………………………..
-Berlaku s/d ………………………….
8. SKK ( Surat Keterampilan Kerja ) -SKK ditetapkan di ……………………….. Tgl ………………………
-Kegiatan usaha sesuai dgn kebutuhan ( ………………………. )
-Berlaku s/d ……………………….
9. Surat Jaminan Pekerjaan Minimal -Lengkap / Tidak Lengkap
6 bulan ( diluar force majore )
10. Pengalaman Perusahaan / CV -…………………………………
( Lampiran Kontrak ) -……………..………………….
11. Harga penawaran bahan dan Dibawa pada saat pembukaan penawaran dihadapan
pekerjaan disertai materai masyarakat setelah penetapan hasil evaluasi administrasi
Rp. 6.000,- didalam amplop dan persyaratan oleh Panitia Lelang.
12. Surat kuasa dari perusahaan -……………………….
( apabila mewakilkan )
13. Kehadiran dlm Pelelangan -Hadir / Tidak Hadir
Hasil Evaluasi : Layak / Tidak Layak mengikuti Pelelangan
 BUKTI PEMERIKSAAN DOKUMEN ADMINISTRASI SUPLIER

NO NAMA SUPLIER / CEKLIS DOKUMEN

ALAMAT NAMA DOKUMEN
. TOKO BANGUNAN ADA / TIDAK ADA
 PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT
PNPM – MANDIRI PERDESAAN

KONTRAK PELELANGAN
DOKUMEN PELELANGAN / PENGADAAN BARANG DAN JASA
PROVINSI JAWA BARAT KABUPATEN CIAMIS
KECAMATAN PANUMBANGAN
TA 2014

PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT

PNPM – MANDIRI PERDESAAN

PERLENGKAPAN UMUM
DATA PERUSAHAAN PESERTA LELANG
(PROFILE COMPANY SUPLIER)
TATA TERTIB PELELANGAN

DOKUMEN PELELANGAN / PENGADAAN BARANG DAN JASA

PROVINSI JAWA BARAT KABUPATEN CIAMIS
KECAMATAN PANUMBANGAN
TA 2014
 PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT
PNPM – MANDIRI PERDESAAN

DOKUMENTASI PHOTO KEGIATAN

PELAKSANAAN PENGADAAN

DOKUMEN PELELANGAN / PENGADAAN BARANG DAN JASA

PROVINSI JAWA BARAT KABUPATEN CIAMIS
KECAMATAN PANUMBANGAN