TINJAUAN PEMROSESAN

TRANSAKSI DAN SISTEM

ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING

Nela Handayani 3170020

James 3170017
Muhammad Rio 3170207
Bab ini dibagi ke dalam dua bagian besar. Bagian pertama membahas siklus
pengolahan data serta peranannya dalam menyelenggarakan aktivitas bisnis dan
menyediakan informasi bagi pengguna.
Bagian kedua membahas mengenai peranan sistem informasi dalam organisasi modern
dan memperkenalkan konsep sistem enterprise resource planning (ERP)

PEMROSESAN TRANSAKSI : SIKLUS PENGOLAHAN DATA

Akuntan dan pengguna sistem yang lain memainkan peranan penting dalam siklus
pengolahan data . Contohnya, mereka berinteraksi dengan analis sitem untuk
membantu menjawab pertanyaan seperti ini: Data apa yang sebaiknya dimasukkan dan
disimpan dalam organisasi, dan siapa yang sebaiknya memilikiakses terhadap data
tersebut? Bagaimanasebaiknya data diaur, diperbarui, disimpan, diakses dan diambil
kembali? .
Salah satu fungsi SIA adalah untuk memproses transaksi perusahaan secara efektif dan
efisien . Operasi yang dilakukan pada data untuk menghasilkan infoemasi yang penting
dan relevan yang disebut secara kolektif sebagai siklus pengolahan data. Proses ini terdiri
dari empat tahap. Yaitu input data, penyimpanan data, pengolahan data, dan output
informasi.
INPUT DATA
Langkah pertama dalam pemrosesan input adalah dengan mengambil data transaksi dan
memasukkannya ke dalam sistem. Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas bisnis . Data
harus dikumpulkan dari tiga segi setiap aktivitas bisnis.
1. Setiap aktivitas yang menarik.
2. Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas.
3. Orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas.
Secara historis, sebagian besar bisnis menggunakan dokumen sumber kertas untuk mengumpulkan
data mengenai aktivitas bisnis mereka.
Dokumen turnaround adalah output perusahaan untuk pihak eksternal, yang seringkali menambahkan
data ke dokumen, dan kemudian mengembalikan ke perusahaan sebagai dokumen input. Dokumen
turnaround ada dalam bentuk mesin yang dapat dibaca untuk mempermudah pemrosesan berikutnya
sebagai catatan input. Contohnya adalah tagihan utilitas yang dikirim ke pelanggan.
Alat otomatis data sumber mengambil data transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca mesin pada
waktu dan tempat asalnya. Beberapa contohnya adalah ATM yang digunakan olrh Bank.
Langkah kedua dalam pemrosesan input adalah untuk memastikan data yang diambil akurat dan
lengkap. Salah satu cara untuk melakukannya adalah untuk menggunakan otomatisasi data sumber
atau dokumen turnaround yang didesain dengan baik dan layar entri data.
Langkah ketiga dalam pemrosesan input adalah untuk menyakinkan kebijakan perusahaan diikuti,
seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi. Contohnya S&S tidak ingin menjual barang ke
pelanggan yang belum membayar tagihannya.
PENYIMPANAN DATA
Akuntan perlu memahami bagaimana data diatur dalam SIA dan bagaimana data tersebut dapat
diakses . Esensinya, akuntan harus tahu bagaimana mengelola data untuk penggunaan perusahaan
secara maksimun.
Buku Besar, informasi akuntansi kumulatif disimpan dalam buku besar umum dan buku besar
pembantu. Buku besar umum adalah buku besar yang berisi ringkasan level data untuk setiap akun
aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi. Buku besar pembantu adalah buku
besar yang digunakan untuk mencatat data secara detail untuk akun buku besar umum dengan
banyak sub-akun terpisah, seperti piutang, persediaan, utang usaha.
Akun buku besar umum berhubungan dengan buku besarpembantu yang disebut akun kontrol.
Hubungan antara akun kontrol buku besar umum dan total saldo pada tiap-tiap akun buku besar
menjaga keakuratan data SIA. Khusunya jumlah dari semua saldo akun buku besar pembantu yang
harus sama dengan jumlah akun kontrol buku besar umum yang terkait.
Teknik Pengodean, Data dalam buku besar disusun secar logis menggunakan teknik pengodean.
Pengodean adalah penerapan sistematis dari angka atau huruf pada item untuk mengklasifikasi dan
mengatur item-item tersebut.
1. Kode urutan, item yang diberikan nomor secara berurutan untuk akun semua item.
2. Kode blok, blok angka yang dicadangkan untuk kategori data tertentu.
3. Kode grup, merupakan dua atu lebih subgroup dari digit yang digunakan untuk kode item.
4. Kode mnemonik, huruf dan angka yang diselingi untuk mengidentifikasi item.
Bagan Akun, contoh yang sangat baik terkait pengodean ini adalah bagan akun yang merupakan
daftar angka yang ditetapkan untuk setiap akun buku besar umu. Angka-angka akun ini
memungkinkan data transaksi dikodekann, diklasifikasikan, dan dimasukkan ke dalam akun yang
sesuai. (Contoh bagan akun hal. 34 Tabel 2-2)
Jurnal, Data transaksi sering kali dicatat dalam jurnal sebelum dientri ke dalam buku besar. Entri jurnal
menunjukkan akun dan jumlah untuk didebit dan dikredit. Jurnal umum adalah jurnal yang digunakan
untuk mencatat transaksi yang tidak sering atau rutin. Seperti pembayaran pinjaman dan penyesuaian
akhir periode dan jurnal penutup. Jurnal khusus adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat
sejumlah besar transaksin secara berulang seperti penjualan kredit, penerimman kas, pembelian, dan
pengeluaran kas.
Jejak Audit, adalah jalur transaksi yang dapat ditelusuri melalui sistem pengolahan data dari titik asal
ke output final , atau mundur dari output final ke titik asal. Jejak audit ini digunakan untuk mengecek
keakuratan dan validitas posting buku besar.
Konsep Penyimpanan Berbasis Komputer, Entitas adalah sesuatu mengenai yang disimpan
informasinya, seperti karyawan, barang persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut
atau karakterisitik khusu yang disimpan seperti tingkat pembayaran dan alamat. Komputer
menyimpan data dalam field. Field ini berisi data mengenai atribut entitas yang merupakan catatan.
(Lihat hal. 37 Figur 2-3).
File adalah sekelompok record yang saling berhubungan. File induk adalah file permanen record yang
menyimpan data kumulatif mengenai organisasi. File transaksi adalah file yang berisi transaksi bisnis
yang terjadi selama periode fiskal tertentu. Seperangkat file yang saling terkait dan dikoordinasikan
secara terpusat disebut dengan database.
PENGOLAHAN DATA
Setelah data aktivitas bisnis dimasukkan ke dalam sistem, mereka harus diproses untuk menjaga arus
database. Empat jenis aktivitas pengolahan data yang berbeda yang disebut sebagai CRUD sebagai
berikut:
1. Membuat record data baru,
2. Membaca, mengambil, atau melihat data yang sudah ada.
3. Memperbarui data yang tersimpan sebelumnya.
4. Menghapus data.
Pembaruan yang dilakukan secara periodik, misalnya harian, disebut sebagai pemrosesan batch.
Walaupun pemrosesan batch lebih murah dan lebih efisien , data menjadi terbaru dan akurat hanya
beberapa waktu setelah pemrosesan.
Sebagian besar perusahaan memperbarui data pada saat terjadinya transaksi, inin disebut sebagai
pemrosesan online, karena pemrosesan ini menjadikan informasi yang disimpan selalu baru, yang
kemudian akan meningkatkan pengambilan keputusan yang berguna. Sistem ini juga lebih akurat
karena kesalahan input data dapat diperbaiki pada saat itu juga.
OUTPUT INFORMASI
Langkah akhir dalam siklus pengolahan data alah output informasi. Ketika ditampilkan pada monitor,
output mengacu pada soft copy, ketika dicetak dalam kertas mengacu pada hard copy. Informasi
biasanya disajikan pada salah satu dari tiga bentuk yaitu dokumen, laporan atau respons pertanyaan.
Dokumen adalah catatan transaksi atau data perusahaan lainnya. Beberapa seperti cek dan faktur,
dikirimkan kepada pihak eksternal. Lainnya seperti laporan penerimaan dan daftar permintaan
pembelian digunakan secara internal.
Laporan, digunakan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas operasional dan oleh manajer
digunakan untuk membuat keputusan dan untuk merumuskan strategi bisnis. Pengguna eksternal perlu
laporan untuk mengevaluasi profitabilitas perusahaan, menilai kelayakan kredit. Beberapa laporan,
seperti laporan keuangan dan analisis penjualan, dihasilkan berdasarkan basis reguler.
SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
Adalah suatu sistem yang mengintegrasikan semua aspek aktivitas organisasi seperti akuntansi,
keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, manajemen persediaan ke dalam satu
sistem. Sistem ERP termodulasi, perusahaan dapat membeli setiap modul yang memenuhi kebutuhan
khusus mereka. ERP memfasilitasi arusn informasi antara berbagai fungsi bisnis perusahaan dan
mengelola komunikasi dengan para pemangku kepentingam di luar.
Sistem ERP bersifat modular, dengan setiap modul menggunakan praktik bisnis terbaik untuk
mengotomasisasi proses bisnis standar. Modul ERP biasanya mencakup sebagai berikut:
1. Keuangan (sistem buku besar dan pelaporan)
2. Sumber daya manusia dan penggajian
3. Memesan ke kas (siklus pendapatan)
4. Membeli untuk membayar (siklus pengeluaran)
5. Manufaktur (siklus produksi)
6. Manajemen proyek
7. Manajemen hubungan pelanggan
8. Alat sistem
Sistem ERP, dengan database terpusat, memberikan keuntungan signifikan sebagai berikut:
1. ERP memberikan tampilan tunggal atas data organisasi dan situasi keuangan yang terintegrasi di
seluruh perusahaan.
2. Input data diambil atau dikunci sekali, dan tidak berkali-kali, saat dimasukkan ke dalam sistem
yang berbeda.
3. Manajemen mendapatkan visibilitas yang lebih besar ke dalam setiap area perusahaan dan
kemampuan dalam memonitor yang lebih besar.
4. Organisasi memperoleh pengendalian akses yang lebih baik.
5. Prosedur dan laporan yang telah distandardisasi antarunit bisnis.
6. Pelayanan pelanggan meningkat karena karyawan dapat dengan cepat mengakses pesanan,
persediaan yang tersedia, mengirimkan informasi, dan detail transaksi pelanggan sebelumnya.
7. Pabrik manufaktur menerima pesanan baru secara real time, dan otomasisasi proses manufaktur
membuat produktivitas meningkat.
Sistem ERP juga memiliki kerugian yang signifikan sebagai berikut:
1. Biaya
2. Jumlah waktu yang diminta
3. Perubahan proses bisnis
4. Kompleksitas
5. Resistensi

Pentingnya pengendalian internal dalam ERP tidak dapat dinyatakan secara berlebihan. Sifat
terintegrasi sistem ERP berarti bahwa kecuali setiap item data divalidasi dan dicek untuk akurasi waktu
entri awal, kesalahan akan secara otomatis tersebar lewat sistem. Oleh karena itu, pengendalian entri
data dan pengendalian akses menjadi hal yang penting. Sebagian manajer dan karyawan hanya
melihat dan memiliki akses untuk sebagian porsi dari sistem. Pemisahan tugas ini memberikan
pengendalian internal. Penting untuk memisahkan pertanggungjawaban penyimpanan aset, otorisasi
aktivitas yang mempengaruhi aset tersebut, dan mencatat informasi mengenai aktivitas dan status
aset organisasi.