PANDUAN

WEBSITE MTs NURUL UMMAH

MTs NURUL UMMAH

Jl. Suprapto No. 27 Sampit – Kalimanatan Tengah

Telp. (0531) - 23043 Kode Pos 74322
E-mail : mts.nurulummah@yahoo.com

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
1. SEJARAH SINGKAT INSTANSI / ORGANISASI

Yayasan Pendidikan Nurul Ummah Ma'arif NU Sampit, MADRASAH

TSANAWIYAH (MTs) NURUL UMMAH SAMPIT adalah salah satu organisasi atau
instansi swasta penyelenggara pendidikan jenjang Sekolah Menengah Pertama (SMP)
dengan waktu belajar pagi, dan sudah berdiri sejak tahun 1986 hingga sekarang dan
berlokasi di Jl. Suprapto No.27 Sampit, Kotawaringin Timur, Kalimantan Tengah.

2. ANALISIS SISTEM BERJALAN

Analisis sistem merupakan suatu tahap pemahaman proses yang bertujuan untuk
mengetahui proses apa saja yang terlibat didalam sistem yang berjalan, bagaimana kerja
dari setiap proses yang terlibat didalam sistem dan hubungan suatau proses dengan
proses yang lainnya. Sehingga dapat dilakukan evaluasi pada sistem yang berjalan untuk
dikembangkan kembali agar lebih baik.
Dalam analisis sistem yang berjalan akan dibahas mengenai dokumen, prosedur serta
diagram sistem informasi Data Siswa Baru, Data Kegiatan Siswa, Data Alumni, Data
Guru dan Staff, Data Mata Pelajaran, Data Jadwal Mengajar, dll di MADRASAH
TSANAWIYAH (MTs) NURUL UMMAH SAMPIT.
2.1 DOKUMEN
1. Nama Dokumen : Data Siswa Baru
Fungsi : Untuk Data Calon Siswa Baru
Panitia Penerimaan Siswa Baru, Wk. Urusan
Sumber :
Kesiswaan, Tata Usaha
Distribusi : Calon Siswa
Jumlah Rangkap : 4 Lembar
Periode : 1 Tahun

Elemen Data : Nama Lengkap, Tempat Lahir, Tanggal Lahir,

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 Jenis Kelamin, Nomor Telepon/WA, Anak Ke,
Jumlah Saudara Kandung, Alamat Lengkap,
Nomor KK, NIK, NIS, NISN, Asal Sekolah,
Alamat Sekolah Asal, Nama Ayah, Umur Ayah,
Alamat Ayah, Nomor Telepon/WA Ayah,
Pendidikan Ayah, Pekerjaan Ayah, Nama Ibu,
Umur Ibu, Alamat Ibu, Nomor Telepon/WA Ibu,
Pendidikan Ibu, Pekerjaan Ibu, Nama Wali, Umur
Wali, Alamat Wali, Nomor Telepon/WA Wali,
Pendidikan Wali, Pekerjaan Wali.
Legalisir fotokopi ijazah, fotokopi raport terakhir
Item Data : semester I dan II, pas photo uk. 4x6, pas photo
uk.3x4

2. Nama Dokumen : Data Alumni

Fungsi : Untuk Data Alumni Siswa
Sumber : Tata Usaha, Wk. Urusan Kesiswaan
Distribusi : Sekolah, Alumni
Jumlah Rangkap : 4 Lembar
Periode : 1 Tahun
Nama Lengkap, Jenis Kelamin, Tempat Lahir,
Elemen Data : Tanggal Lahir, Tahun Lulus, Alamat Lengkap, E-
mail, Nomor Telepon/WA, Sekolah Lanjutan,
Item Data :-

3. Nama Dokumen : Data Kegiatan Siswa

Fungsi : Untuk Data Esktrakurikuler Siswa
Sumber : Wk. Urusan Kesiswaan, Tata Usaha
Distribusi : Siswa
Jumlah Rangkap : 4 Lembar
Periode : 1 Tahun

Nama Lengkap, Tempat Lahir, Tanggal Lahir,

Kelas, Jenis Kelamin, Nomor Telepon/WA,
Elemen Data :
Alamat Lengkap, Nomor Telepon/WA Orang Tua
atau Wali, Jenis Esktrakurikuler,
Item Data :-

4. Nama Dokumen : Data Guru dan Staff

Fungsi : Untuk Data Guru dan Staff
Sumber : Wk. Urusan Rumah Tangga, Tata Usaha

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 Distribusi : Guru dan Staff, Siswa, Alumni, Sekolah
Jumlah Rangkap : 4 Lembar
Periode : 1 Tahun
Nama Lengkap, NIP, Jabatan, Jenis Kelamin,
Elemen Data : Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Alamat Lengkap, E-
mail, Nomor Telepon/WA,
Item Data :-

5. Nama Dokumen : Data Mata Pelajaran

Fungsi : Untuk Data Mata Pelajaran Guru dan Siswa
Sumber : Wk. Urusan Kurikulum, Tata Usaha
Distribusi : Guru, Siswa, Sekolah
Jumlah Rangkap : 4 Lembar
Periode : 1 Tahun
Kode Mata Pelajaran, Nama Mata Pelajaran,
Elemen Data :
Semester, Tahun Pelajaran,
Item Data :-

6. Nama Dokumen : Data Jadwal Mengajar

Untuk Data Jadwal Mengajar Guru dan Jadwal
Fungsi :
Pelajaran Siswa
Sumber : Wk. Urusan Kurikulum, Tata Usaha
Distribusi : Guru, Siswa, Sekolah

Jumlah Rangkap : 4 Lembar

Periode : 1 Tahun
Kelas, NIP, Nama Guru, Kode Mata Pelajaran,
Elemen Data :
Nama Mata Pelajaran, Semester, Tahun Pelajaran,
Item Data :-

2.2 PROSEDUR
Analisis prosedur berjalan disini menjelaskan secara sistematis kegiatan – kegiatan
yang dilakukan didalam sistem informasi akademik yang sedang berjalan di
MADRASAH TSANAWIYAH (MTs) NURUL UMMAH SAMPIT, diantaranya :
1) Prosedur Pendaftaran dan Pengolahan Data Siswa Baru masih dilakukan secara
manual dengan metode konvensional seperti biasa pada umumnya;
2) Prosedur Pengelolaan dan Pendataan Data Alumni Siswa masih dilakukan secara
manual dengan metode konvensional seperti biasa pada umumnya;
3) Prosedur Pendaftaran dan Pengelolaan Data Kegiatan Esktrakurikuler masih
dilakukan secara manual dengan metode konvensional seperti biasa pada
umumnya;

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 4) Prosedur Pengelolaan dan Pendataan Data Guru dan Staff masih dilakukan secara
manual dengan metode konvensional seperti biasa pada umumnya;
5) Prosedur Pengolahan dan Pengelolaan Data Mata Pelajaran masih dilakukan
secara manual dengan metode konvensional seperti biasa pada umumnya;
6) Prosedur Pengolahan dan Pengelolaan Data Jadwal Mengajar masih dilakukan
secara manual dengan metode konvensional seperti biasa pada umumnya;

2.3 DIAGRAM BERJALAN

Analisis sistem diagram berjalan meliputi Activity dan DFD. Tetapi disini hasil
analisis hanya memaparkan satu contoh prosedur berjalan saja, dikarenakan kurang
lebih hampir sama alur diagram prosedur satu sama lain, contohnya seperti berikut :
a) Activity Diagram Sistem Berjalan Data Siswa

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 b) Data Flow Diagram (DFD) Sistem Berjalan Data Siswa

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
3. EVALUASI SISTEM BERJALAN
Sistem berjalan di MADRASAH TSANAWIYAH (MTs) NURUL UMMAH SAMPIT yang
saat ini memerlukan beberapa perbaikan. Seperti presodur Data Siswa Baru, Data
Kegiatan Siswa, Data Alumni, Data Guru dan Staff, Data Mata Pelajaran, Data Jadwal
Mengajar, dll yang masih belum terintegrasi dan sepenuhnya bermigrasi kearah otomasi
penerapan Teknologi Informasi. Dimana hampir 50% semua kegiatan pada masing-
masing prosedur masih dilakukan secara manual dengan metode konvensional seperti
biasa pada umumnya sehingga memerlukann waktu yang relatif lama.

4. PERENCANAAN/PERANCANGAN SISTEM
Perancangan atau perancangan sistem dilakukan setelah tahap analisis sistem berjalan,
dan usulan perancangan sistem yang dibuat adalah merancang sebuah sistem teknologi
informasi dalam bentuk website di MADRASAH TSANAWIYAH (MTs) NURUL UMMAH
SAMPIT.

5. TUJUAN PERENCANAAN/PERANCANGAN SISTEM

Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah untuk memenuhi kebutuhan, membantu
terciptanya otomasi dalam manajemen akademik maupun non-akademik organisasi atau
instansi, meminimalisir kesalahan yang dilakukan oleh sumber daya manusia (human
error), serta meningkatkan kinerja sistem sehingga dapat tercapai efektifitas dan efesiensi
baik untuk guru dan staff maupun siswa/siswi di MADRASAH TSANAWIYAH (MTs)
NURUL UMMAH SAMPIT.

6. GAMBARAN UMUM USULAN SISTEM

Diliat secara keseluruhan sistem yang diusulkan ini sangat penting untuk menunjang
setiap prosedur manual yang sedang berjalan saat ini. Tapi pada sistem yang diusulkan ini
aktivitas akademik maupun non-akademik akan bermigrasi atau terkomputerisasi agar
optimal pengunaannya serta teroganisir dengan baik. Sehingga memberikan cukup
banyak kemudahan dalam menjalankan setiap aktivitas akademik maupun non-akdemik
di MADRASAH TSANAWIYAH (MTs) NURUL UMMAH SAMPIT.

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 6.1 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Perancangan untuk sistem informasi yang diusulkan berdasarkan hasil analisis sistem
berjalan, akan tetapi kami akan memaparkan secara umum (global) flowmap sistem
informasi akademik sebaga gambaran, dikarenakan untuk skema atau alur sistem
informasi yang diusulkan kurang lebih hampir sama antar prosedurnya.
a) Data Flow Diagram (DFD) Sistem Informasi Akademik

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 b) Kamus Data Sistem Informasi Akademik
Kamus data (data dictionary) disebut juga dengan istilah sistem data dictionary ,
merupakan katalog fakta data dan kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu
sistem informasi.

1 Nama arus data : Data Siswa Baru

Aliran arus data : Siswa > Proses, Proses > Admin

kd_siswabaru, nm_siswa, tmpLahir, tglLahir, jk,
no_telp, anak_ke, jmlh_sdr, almt, no_kk, NIK,
NIK_siswa, NISN, asal_sekolah, almt_sekolah,
nm_ayah, umur_ayah, almt_ayah, no_telp_ayah,
Struktur data : pendidikan_ayah, pekerjaan_ayah, nm_ibu,
umur_ibu, almt_ibu, no_telp_ibu, pendidikan_ibu,
pekerjaan_ibu, nm_wali, umur_wali, almt_wali,
no_telp_wali, pendidikan_wali, pekerjaan_wali,
foto_ijazah, foto_raport, foto_4x6, foto_3x4

2 Nama arus data : Data Alumni

Aliran arus data : Siswa Alumni > Proses, Proses > Admin
id_alumni, nama, jenis_kelamin, tempat_lahir,
Struktur data : tanggal_lahir, alamat, tahun_lulus, email, no_telp,
sekolah_lanjutan

3 Nama arus data : Data Kegiatan Esktrakurikuler

Aliran arus data : Siswa > Proses, Proses > Admin

Struktur data :

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 4 Nama arus data : Data Login

Aliran arus data : Admin > Proses, Proses > Sistem

Struktur data :

5 Nama arus data : Data Guru/Staff

Aliran arus data : Admin > Proses, Proses > Sistem

Struktur data :

6 Nama arus data : Data Jadwal

Aliran arus data : Admin > Proses, Proses > Sistem

Struktur data :

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 c) Perancangan Basis Data Sistem Informasi Akademik
Pada perancangan basis data sistem informasi akademik terdapat beberapa hal
yang penting untuk dilakukan yaitu :
1) Normalisasi, merupakan pengelompokan data elemen menjadi table - tabel
yang menunjukan entity dan relasinya. Berikut ini adalah normalisasi sistem
informasi akademik yang diusulkan.
a) Unnormal
Tabel = kd_siswabaru, nm_siswa, tmpLahir, tglLahir, jk, no_telp, anak_ke,
jmlh_sdr, almt, no_kk, NIK, NIK_siswa, NISN, asal_sekolah,
almt_sekolah, nm_ayah, umur_ayah, almt_ayah, no_telp_ayah,
pendidikan_ayah, pekerjaan_ayah, nm_ibu, umur_ibu, almt_ibu,
no_telp_ibu, pendidikan_ibu, pekerjaan_ibu, nm_wali, umur_wali,
almt_wali, no_telp_wali, pendidikan_wali, pekerjaan_wali, foto_ijazah,
foto_raport, foto_4x6, foto_3x4, id_alumni, nama, jenis_kelamin,
tempat_lahir, tanggal_lahir, alamat, tahun_lulus, email, no_telp,
sekolah_lanjutan, dst …
b) Bentuk Normal 1 (Kesatu)
Bentuk normal kesatu adalah bentuk tabel yang tidak mengandung atribut
yang sama dengan menuliskan atribut yang sama hanya satu kali.
c) Bentuk Normal 2 (Kedua)
Bentuk normal kedua yaitu bila relasi tersebut memenuhi kriteria bentuk
normal kesatu dan semua atribut bukan kunci harus bergantung sepenuhnya
ke atribut kunci.
1. Siswa Baru : kd_siswabaru*, nm_siswa, tmpLahir, tglLahir, jk, no_telp,
anak_ke, jmlh_sdr, almt, no_kk, NIK, NIK_siswa, NISN, dst…
2. Alumni : id_alumni*, nama, jenis_kelamin, tempat_lahir, tanggal_lahir,
alamat, tahun_lulus, email, no_telp, sekolah_lanjutan.
3. Kegiatan Esktrakurikuler :

4. Login :

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 5. Guru/Staff :
6. Jadwal :

d) Bentuk Normal 3 (Ketiga)

1. Siswa Baru :
2. Alumni :
3. Kegiatan Esktrakurikuler :
4. Login :
5. Guru/Staff :
6. Jadwal :
7. T_Admin : id_admin*, nama, username, pass
8. T_User : id_user*, nama, username, pass

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 2) Relasi Tabel, setiap tabel dalam sebuah database memiliki sebuah
field yang memiliki nilai yang disebut kunci, field inilah yang
menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya, sehingga tabel yang ada
saling terkait yang kemudian disebut relasi tabel. Berikut ini adalah relasi
table sistem informasi akademik yang diusulkan :

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 3) Struktur File
Nama Tabel : tb_daftar Nama Tabel : tb_alumni Nama Tabel : tb_eskul
Primary Key : kd_siswabaru Primary Key : id_alumni Primary Key : id_eskul
Media : hardisk Media : hardisk Media : hardisk

Nama Tabel : Nama Tabel : Nama Tabel :

Primary Key : Primary Key : Primary Key :
Media : hardisk Media : hardisk Media : hardisk

7. PERANCANGAN ANTAR MUKA

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 A) STRUKTUR MENU ADMIN

B) STRUKTUR MENU USER

C) TEMPLATE TAMPILAN MENU ADMIN

D) TEMPLATE TAMPILAN MENU USER

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 A. Beranda
Halaman beranda atau home adalah halaman utama atau tampilan awal website,
dimana unutk mengakses nya tidak perlu login, dimana berisi semua menu dan laman
yang tersedia diwebsite diantaranya :
a. Menu-menu atau navbar
b. Ucapan selamat datang dengan slide foto
c. Berita, informasi, dan pengumuman terkini

B. Profile
Pada menu profile disini bersi submenu-submenu seperti :
a. Sejarah singkat mengenai instansi penyelenggara pendidikan,
b. Struktur organisasi kepengurusan yang ada di sekolah tersebut,
c. Visi dan misi isntansi atau organsiasi, serta
d. Data atau dokumentasi terkait sarana dan prasarana yang ada.

C. Informasi

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 Selanjutnya pada menu informasi disini berisi submenu pengumuman atau berita
seperti :
a. Hasil seleksi penerimaan siswa baru tahun pelajaran berjalan
b. Hasil kelulusan ujian akhir siswa tahun pelajaran berjalan.

D. Kegiatan
Selanjutnya pada menu kegiatan disini berisi submenu data atau dokumentasi
kegiatan akademik maupun non-akademik sekolah seperti :
a. Kegiatan ekstrakurikuler yang ada disekolaha seperti pramuka, dan keagamanan
b. Kegiatan berupa acara atau event yang diikuti dan terselanggara.

E. Pendaftaran

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 Kemudian pada menu pendaftaran ini kita dapat melakukan input data (transaksi)
dengan penjelsan submenu seperti berikut :
a. Sub-menu pendaftaran PPDB dalam bentuk form online pengisian biodata utuk
penerimaan siswa baru.

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 Dimana pada form pendaftaran online ini kita perlu melakukan unggah dokumen,
apabila proses pengisian form dan unggah dokumen selesai, selanjutnya dapat kita
simpan ataupun reset jika ada yang kurang tepat. Maka otomatis data kita akan
tersimpan di database website.
b. Sub-menu pendaftaran Alumni juga tampil dalam bentuk form online pengisian
biodata utuk alumni siswa untuk keperluan data akademik sekolah.

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 Pada form pendaftaran online data alaumni kurang lebih sama dengan form
pendaftaran siswa baru, bedanya tidak ada form untuk unggah dokumen, apabila
proses pengisian form selesai, selanjutnya dapat kita simpan ataupun reset jika ada
yang kurang tepat. Maka otomatis data kita akan tersimpan di database website.
F. Kontak
Pada menu Kontak disini ketika dipilih kita akan diarahkan menuju laman baru
ataupun langsung diarahkan menuju link nomor kontak berupa whatsapp admin
website :

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 Pada menu kontak jika dipilih akan mengarahkan kita ke laman seperti gambar
diatas, dimana disini berfungsi untuk mengetahui instansti melalui akun social
media, atau menghubungi kontak intansi melalui nomor telepon/handphone ataupun
e-mail, dan bisa menyampaikan kritik, saran, ataupun pertanyaan kepihak instansi,
admin ataupun developer website seperti form diatas yang sudah tersedia.

G. Menu Footer

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH
 Pada menu dan sub-menu beranda bagian navbar bawah ini juga hampir sama
dengan yang dijelaskan pada beberapa point sebelumnya, hanya saja ini tambahan
menu lain yang juga memiliki fungsi sama yaitu sebagai sarana informasi akademik
maupun non-akademik :
a. Menu MTs NURUL UMMAH berisi tentang data sekolah.
b. Menu Biodata berisi tentang profil pengurus, tenaga pendidik, dan pegawai.
c. Menu Ekstrakurikuler berisi tentang berita atau informasi kegiatan, data-data,
dan form online.
d. Menu Prestasi berisi tentang berita atau informasi kegiatan, data-data prestasi
akademik maupun non-akademik yang terjadi di MTs NURUL UMMAH.

Buku Panduan
Website Akademik MTs NURUL UMMAH